Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
5. ZARZ
DZANIE ZAPASAMI
Dlaczego utrzymujemy zapasy? Jak du\
e utrzymywać?
Jak wpływają na przepływy kapitałowe?
Procesom logistycznym w sferze zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji przedsiębiorstwa
nieustannie towarzyszy tworzenie zapasów, wśród których znajdują się dobra produkcyjne
i konsumpcyjne. W zale\
ności od charakteru bran\
y i obsługiwanych rynków mogą to być
zapasy towarów w sieciach dystrybucji, zapasy wyrobów gotowych w magazynie centralnym,
zapasy zespołów i podzespołów do monta\
u, zapasy surowców i części do produkcji
(utrzymywane u producenta lub dostawców) itp. W takim ujęciu zapasami są wszelkie zasoby
materiałowe znajdujące się w ró\
nych fazach procesu gospodarczego.
Dla skutecznej i efektywnej realizacji procesów logistycznych przedsiębiorstwa sfera
zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie. Aby podkreślić wagę tego stwierdzenia, warto
w tym miejscu przytoczyć jedno z uproszczonych określeń logistyki, jako  zarządzania
zapasami w spoczynku lub w ruchu .
5.1 Rodzaje zapasów w przedsiębiorstwie
W systemie logistycznym przedsiębiorstwa wyró\
nia siÄ™ cztery podstawowe grupy rodzajowe
zapasów: surowców i materiałów wyjściowych, produkcji nie zakończonej, wyrobów
gotowych i towarów. Dwie pierwsze grupy, ściśle związane z realizacją procesów
wytwórczych, określa się jako zapasy produkcyjne. Pozostałe  jako zapasy handlowe.
Zgodnie z zasadami rachunkowości zapasy są sładnikiem majątku obrotowego, tworząc wraz
z majątkiem trwałym aktywa przedsiębiorstwa. Efektywne anga\
owanie środków obrotowych
w zapasach ma istotny wpływ na zwiększanie szybkości rotacji zapasów (o czym będzie
mowa w dalszej części), a pośrednio na szybkość obrotu kapitałem związanym w zapasach
i tempo zwrotu nakładów inwestycyjnych. Niemniej nie wszystkie kategorie zapasów
w przedsiębiorstwie biorą udział w omawianej zale\
ności, stąd dla analizy logistycznej istotne
jest kształtowanie się struktury ilościowej (wartościowej) zapasów. Struktura ta
w najprostszym ujęciu dziełi zapasy na część rotującą i nierotującą (rys. 5-1).
PWr / IOZ
5-1
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
Ilość
(wartość)
Zu\
ycie Dostawa
Zapas rotujÄ…cy
Zapas bezpieczeństwa
Zapas nadmierny
Czas
Rys. 5-1. Typowa struktura ilościowa (wartościowa) zapasu.
Część rotująca (obrotowa) zapasów, to zapasy związane z dostawami (lub produkcją)
zaspokajajÄ…cymi bie\
ące potrzeby odbiorców i systematycznym zu\
yciem. Cechą szczególną
zapasów rotujących jest zu\
ywanie siÄ™ ich w jednym cyklu gospodarczym. Zapasy te sÄ…
odnawiane według określonych zasad, a ich poziom (równy połowie wielkości dostaw
w rozpatrywanym okresie) wynika z wielkości dostaw i okresowego zu\
ycia. Część
nierotująca stanowi zazwyczaj zapas zabezpieczający. Niemniej, z ró\
nych przyczyn, część ta
mo\
e obejmować równie\
zapas nadmierny, zwany równie\
zapasem martwym (Dead Stock),
zwiększający koszty utrzymania zapasu, a nie wnoszący \
adnej wartości dodanej w procesie
logistycznym. Zatem ka\
dy zapas utrzymywany w przedsiębiostwie mo\
e składać się z trzech
części: zapasu rotującego, zapasu zabezpieczającego i zapasu nadmiernego.
W ujęciu przepływowym (logistycznym) ogół zapasów materiałowych przedsiębiorstwa
wytwórczego o charakterze rotującym mo\
na natomiast sklasyfikować w trzy podstawowe
kategorie: zapasy kupowane, przetwarzane i sprzedawane (rys. 5-2).
ZAPASY W PRZEDSI
BIORSTWIE PRZEMYSA
OWYM
ZAPASY ZAPASY
ZAPASY ZAPASY
SPRZEDAWANE NIEROTUJ
CE
KUPOWANE PRZETWARZANE
Wyroby gotowe Bezpieczeństwa
Surowce Produkcja w toku
Części zamienne Nadmierne
Elementy z zakupu Roboty w toku
Materiały pomocnicze
Towary
Rys. 5-2. Klasyfikacja zapasów materiałowych w przedsiębiorstwie wytwórczym (ujęcie logistyczne).
Do zapasów kupowanych (faza logistyki zaopatrzenia) zalicza się zapasy surowców i elementów
z zakupu, stanowiących materiały wyjściowe do przetwarzania w wyroby gotowe. Zapasy
PWr / IOZ
5-2
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
przetwarzane (faza logistyki produkcji) obejmują zapasy materiałów w trakcie wytwarzania
(produkcja nie zakończona), do których zalicza się zapasy produkcji w toku (zapas
magazynowy) oraz zapasy robót w toku (zapas technologiczny). Do zapasów sprzedawanych
(faza logistyki dystrybucji) zalicza się zapasy wyrobów gotowych i elementów serwisowych
oraz zapasy towarów (nabytych celem dalszej odsprzeda\
y), stanowiÄ…cych przedmiot
sprzeda\
y (zapasy handlowe).
Odrębną kategorię zapasów reprezentują zapasy nierotujące (nieobrotowe), do których zalicza
się, jak wspomniano, zapasy bezpieczeństwa i zapasy nadmierne oraz wszelkiego rodzaju
materiały pomocnicze (wykorzystywane i zu\
ywane w czynnościach obsługi podstawowych
procesów wytwórczych). Zapasy (bufory) zabezpieczające właściwą realizację procesów
logistycznych mogą przyjmować dwie formy: buforów ilościowych lub czasowych.
1. Bufor ilościowy (Stock Buffer)  typowy zapas (rezerwa) bezpieczeństwa (Safety Stock)
mierzony w jednostkach fizycznych. Jego przykładową lokalizację w harmonogramie
produkcji, zabezpieczającą niezakłóconą realizację dwóch kolejnych faz procesu
wytwórczego (produkcja części A i monta\
u zespołu B), przedstawiono na rys. 5-3.
Bufor ilościowy
dla części A
Produkcja części A
Monta\
zespołów B
Rys. 5-3. Zapas bezpieczeństwa części A dla monta\
u zespołów B.
Efektem tworzenia buforów ilościowych jest zwiększenie ilościowego parametru przepływów
materiałowych (zwiększenie średniego poziomu utrzymywanego zapasu).
2. Bufor czasowy (Time Buffer)  wyprzedzenie czasowe (rezerwa czasu) mierzone
w jednostkach czasu. Jego przykładową lokalizację w harmonogramie produkcji z rys. 5-3,
zabezpieczającą niezakłóconą realizację dwóch kolejnych faz procesu wytwórczego,
przedstawiono na rys. 5-4.
Bufor czasowy
dla części A
Produkcja części A
Monta\
zespołów B
Rys. 5-3. Wyprzedzenie czasowe realizacji części A dla monta\
u zespołów B.
PWr / IOZ
5-3
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
Efektem tworzenia buforów czasowych jest zwiększenie czasowego parametru przepływów
materiałowych (wydłu\
enie cyklu produkcyjnego).
5.2 Przyczyny utrzymywania zapasów
Zapasy uczestniczÄ… w procesach gospodarczych na skutek istniejÄ…cych rozbie\
ności między
popytem a poda\
ą w czasie i przestrzeni. Stąd ogólną przyczyną gromadzenia zapasów
w kolejnych ogniwach łańcuchów logistycznych (zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych)
jest występowanie ró\
nic w intensywności (tempie) dopływu strumieni materiałowych
(dostaw) i tempie odpływu (zu\
ycia zapasu), co zobrazowano na rys. 5-5.
Tempo dopływu
(dostaw)
Zapas rotujÄ…cy
Tempo odpływu
(popytu)
Zapas nierotujÄ…cy
Rys. 5-5. Przepływowy model powstawania zapasów.
O wielkości tempa dopływu strumieni materiałowych do punktu tworzenia zapasów decyduje
stosowana w przedsiębiorstwie polityka dostaw  zarówno zewnętrznych (zamawiania) jak
i wewnętrznych (zlecania produkcji). Tempo odpływu regulowane jest natomiast
intensywnością zu\
ycia zapasu, kształtowaną przez wielkość okresowego zapotrzebowania
(popytu) na zapas od strony odbiorców.
Współczesne logistyczne koncepcje zarządzania produkcją i zapasami ukierunkowane są na
maksymalne zniwelowanie ró\
nic między intensywnością zu\
ycia zapasu (popytem)
i tempem dostaw (poda\
ą), celem uzyskania ciągłości przepływów materiałowych przy
minimalnym poziomie zapasów. Niemniej zapasy spełniają kilka istotnych funkcji na całej
długości łańcucha logistycznego, rzutujących na przyczyny ich utrzymywania. Niezale\
nie od
logistycznych kategorii zapasów (kupowanych, przetwarzanych czy sprzedawanych), funkcje
zapasów mo\
na ogólnie sklasyfikować w trzy podstawowe grupy: funkcje antycypacyjne,
ekonomiczne i zabezpieczajÄ…ce.
PWr / IOZ
5-4
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
1. Funkcje antycypacyjne  wyprzedzajÄ…ce zaspokajanie potrzeb w relacji  dostawca-odbiorca .
Antycypacyjne tworzenie i regularne uzupełnianie zapasów zapewnia utrzymanie
wysokiej bie\
ącej dostępności produktów. Rezultatem jest uzyskanie wysokiego poziomu
obsługi odbiorcy w zaspokajaniu jego zmiennych (często sezonowych) potrzeb w pełny
i szybki sposób, prowadzące do poprawy skuteczności funkcjonowania systemu
logistycznego.
2. Funkcje ekonomiczne  przejawiajÄ…ce siÄ™ w wykorzystaniu:
efektu ekonomii skali produkcji i zakupów (mo\
liwość produkcji i zakupów
w seriach/partiach ekonomicznych),
oszczędności w produkcji i zaopatrzeniu na zapas przy sezonowości popytu i poda\
y,
ekonomii skali zakupów przy ofertach rabatowych,
mo\
liwości tworzenia zapasów spekulacyjnych przy fluktuacji cen i inflacji.
Rezultatem wykorzystania ekonomicznych funkcji zapasów jest istotna redukcja kosztów,
prowadząca do poprawy efektywności funkcjonowania systemu logistycznego.
3. Funkcje zabezpieczające (izolujące)  ochrona przed niepewnością popytu i skutkami
zakłóceń w realizacji procesów logistycznych w relacji  dostawca-odbiorca . Rezultatem
tworzenia buforów bezpieczeństwa jest utrzymanie wysokiej ilościowo-terminowej
niezawodności dostaw, prowadzące (podobnie jak w przypadku funkcji antycypacyjnych)
do poprawy skuteczności funkcjonowania systemu logistycznego.
Wymienione funkcje zapasów, odgrywające istotną rolę w skutecznym i efektywnym
funkcjonowaniu systemu logistycznego przedsiębiorstwa, wskazują na, często uzasadnioną,
potrzebę ich tworzenia. Stąd tradycyjnie zapasy traktuje się jako  konieczne zło , dą\
Ä…c do
maksymalnej ich redukcji przy zało\
onym poziomie obsługi odbiorców.
5.3 Cele i zadania zarzÄ…dzania zapasami
Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie wytwórczym stanowi funkcję (podsystem) logistycznego
zarządzania produkcją, kształtującą ilościowo-czasowe parametry przepływów materiałowych
(rys. 5-6).
PWr / IOZ
5-5
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
ZarzÄ…dzanie produkcjÄ…
ZarzÄ…dzanie
D
K
zapasami
O
L
S
I
T
E
A
Produkcja Monta\

Zaopatrzenie Sprzeda\

N
elementów wyrobów
W
C
C
I
Y
Zapasy Zapasy
Zapasy przetwarzane
kupowane sprzedawane
Rys. 5-6. Zakres zarządzania produkcją i zapasami w procesie logistycznego przepływu materiałów
w przedsiębiorstwie wytwórczym.
Zakres funkcji i zadań zarządzania produkcją i zapasami jest ściśle zintegrowany i wzajemnie
się warunkujący. W warunkach działalności wytwórczej zarządzanie zapasami nie mo\
e być
realizowane oddzielnie od zarzÄ…dzania produkcjÄ…. Zapasy umo\
liwiają produkcję, a jednocześnie
są jej rezultatem. Stąd cele i zadania zarządzania zapasami wynikają wprost z celów
zarządzania produkcją, z uwzględnieniem celów marketingu i finansów. Poznana ju\
w tym
zakresie przeciwstawność rynkowej i efektywnościowej orientacji przedsiębiorstw w wyraz
ny
sposób rzutuje na sprzeczność logistycznych celów zarządzania zapasami (rys. 5-7).
CELE ZARZ
DZANIA ZAPASAMI
ORIENTACJA RYNKOWA ORIENTACJA EFEKTYWNOÅšCIOWA
Sprzeczność
MAKSYMALIZACJA POZIOMU OBSA
UGI MINIMALIZACJA KOSZTÓW
celów
Dostępność właściwych materiałów, Redukcja kosztów
w wystarczających ilościach, poprzez minimalizację
we właściwym miejscu i czasie stanów zapasów materiałowych
Rys. 5-7. Cele zarządzania zapasami w orientacji rynkowej i efektywnościowej.
Niezale\
nie od stosowanej polityki decyzje dotyczące zapasów muszą uwzględniać kwestie
związane z kosztami i wymaganym poziomem obsługi klienta. Z jednej strony wysoki
poziom obsługi odbiorców wymaga wysokiego poziomu zapasów, gwarantującego ciągłość
przepływów materiałowych w łańcuchu logistycznym, co rzutuje na wzrost kosztów
funkcjonowania systemu logistycznego. Z drugiej strony, zorientowanie na redukcję kosztów
pociąga za sobą konieczność minimalizacji kapitału związanego w zapasach, drogą
PWr / IOZ
5-6
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
minimalizacji stanów zapasów materiałowych. Podejmowane więc przez zarządzającego
zapasami decyzje powinny zmierzać do osiągnięcia równowagi (trade-off) między
po\
ądanym poziomem obsługi odbiorców i utrzymywaniem zapasów na mo\
liwie niskim
poziomie (rys. 5-8).
Poziom Poziom zapasu
dostępności zapasu bezpieczeństwa
Poziom obsługi odbiorcy Ryzyko niedoboru
100 %
Rys. 5-8. Równowaga w rozwiązaniach kompromisowych w zarządzaniu zapasami.
Zapasy mają wpływ na wszystkie elementy obsługi klienta związane z obsługą dostawczą,
jak: jakość, niezawodność, elastyczność i szybkość dostaw, wyra\
aną ogólnie jako gotowość
do świadczenia dostaw uwarunkowaną dostępnością zapasów w czasie i przestrzeni. Niemniej
najczęściej stosowanym w tym zakresie kryterium oceny zarządzania zapasami i ustalania
po\
ądanego poziomu obsługi klienta jest ilościowo-terminowa niezawodność dostaw, której
poziom wyznaczany jest określoną wielkością zapasu bezpieczeństwa, zapewniającego
ciągłość dostaw w przypadku wzrostu popytu bądz
opóz
nień w dostawach. W ustalaniu
poziomu obsługi i związanego z tym zapasu bezpieczeństwa wykorzystywany jest
powszechnie rachunek prawdopodobieństwa. Poziom obsługi klienta definiowany jest
wówczas jako prawdopodobieństwo nie wystąpienia niedoboru zapasu w danym cyklu
uzupełniania zapasu (np. poziom obsługi = 95% oznacza, \
e prawdopodobieństwo
zaspokojenia potrzeb odbiorców w danym cyklu uzupełniania wynosi 95%, a ryzyko
wystÄ…pienia niedoboru zapasu = 5%)1.
Zasady i reguły podejmowanych w zakresie zarządzania zapasami decyzji zmierzają do
ustalenia: kiedy i w jakim wymiarze nale\
y uruchamiać mechanizmy ich tworzenia, aby
zrealizować przedstawione cele?. Stąd podstawowym zadaniem stojącym przed
zarzÄ…dzajÄ…cym zapasami jest znalezienie, w odniesieniu do ka\
dej pozycji zapasu,
odpowiedzi na dwa elementarne pytania:
1
Najczęściej wykorzystywanym w tym celu rozkładem prawdopodobieństwa jest rozkład normalny (jak równie\

rozkład wykładniczy i Poissona w przypadku materiałów wolno rotujących). Stosowanymi w praktyce miarami
poziomu obsługi w zakresie niezawodności dostaw są równie\
takie wskaz
niki, jak: ilościowy udział zamówień
zrealizowanych z zapasu, udział okresów bez niedoborów i in.
PWr / IOZ
5-7
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
1) ile zamawiać/zlecać? (jaka powinna być wielkość zleceń zakupu lub zleceń produkcji
uzupełniających zapasy?),
2) kiedy zamawiać/zlecać? (w jakich terminach składać zamówienia lub uruchamiać
produkcjÄ™?).
Decyzje podejmowane w trakcie szukania odpowiedzi na wymienione pytania wiÄ…\
Ä… siÄ™
z wyborem określonej strategii zamawiania, która oprócz realizacji celów logistycznych
powinna być zgodna z celami i preferencjami sfery marketingu i finansów.
5.4 Zapasy a kapitał obrotowy
Determinantami poziomu zapasów w przedsiębiorstwie są poznane wcześniej (temat 4)
ilościowo-czasowe parametry przepływów materiałowych, a pośrednio wielkość serii lub
partii oraz czas produkcji lub zu\
ycia zapasu (rys. 5-9).
Parametr ilościowy Parametr czasowy
(wielkość przepływu) (szybkość przepływu)
SERIA / PARTIA CZAS REALIZACJI / ZUśYCIA
Ilość materiałów Czas przebywania
przebywanych w przedsiębiorstwie materiałów w przedsiębiorstwie
ZAPAS
Ilość i czas przebywania
materiałów w przedsiębiorstwie
Rys. 5-9. Determinanty poziomu zapasów w przedsiębiorstwie.
Wielkość serii lub partii (czyli wielkość składanych zamówień bądz
uruchamianej produkcji)
oraz długotrwałość cyklu produkcyjnego lub okresu zu\
ycia zapasu kształtują trzeci parametr 
wielkość zapasu, pozostając z nim w ścisłej korelacji. Charakter tych związków, na przykładzie
dynamiki zapasów rotujących kształtowanych w fazie zaopatrzenia (zakupy) i produkcji,
zilustrowano na rys. 5-10.
PWr / IOZ
5-8
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
Ilość Ilość
Zakupy Produkcja
Q1 Q1
Zapas średni Zapas średni
Q2 Q2
Czas Czas
Czas zu\
ycia zapasu Q1 Czas zu\
ycia zapasu Q1
Czas Q2 Czas Q2
Rys. 5-10. Ilościowo-czasowe parametry przepływów materiałowych a wielkość zapasu.
Jak widać z rysunku, produkcja lub zakupy w większych rozmiarach (Q1) wydłu\
ajÄ… czas
(cykl) produkcji i okres zu\
ycia zapasu w systemie, zwiększając jednocześnie średni poziom
utrzymywanego zapasu. Odwrotnie, częściej realizowane zakupy lub produkcja w mniejszych
rozmiarach (Q2) zmniejszają te wielkości. Zale\
ności te znajdują ścisłe odzwierciedlenie
w związanym z przepływem materiałowym przepływem zaanga\
owanego w nim kapitału
obrotowego, którego uproszczony schemat obrotu przedstawiono na rys. 5-11.
Kapitał obrotowy niezaanga\
owany
ÅšRODKI PA
YNNE
ODBIORCY DOSTAWCY
(nale\
ności) (zobowiązania)
ZAPASY
ZAPASY
SPRZEDAWANE
KUPOWANE
ZAPASY
PRZETWARZANE
Kapitał obrotowy zaanga\
owany
przepływ pienię\
ny przepływ materialno - pienię\
ny
Rys. 5-11. Kapitał obrotowy zamra\
any w zapasach  cykl obrotu.
PWr / IOZ
5-9
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
Efektem transformacji ilościowo mniejszego i szybszego przepływu materiałów na przepływ
pieniÄ™\
ny jest usprawnienie cyklu obrotu kapitałem obrotowym, poprzez zmniejszenie
zarówno wielkości jak i okresu jego zamro\
enia w zapasach. W rezultacie przyczynia siÄ™ to
do zwiększenia szybkości i częstotliwości obrotu kapitałem, poprawy płynności finansowej
i zwrotu nakładów.
Wyra\
any ilościowo lub wartościowo średni poziom zapasu, nie odniesiony do innych
wielkości, nie daje pełnego obrazu efektywności zarządzania zapasami. W praktyce poziom
utrzymywanego zapasu odnosi się zazwyczaj do wielkości lub wartości obrotu (sprzeda\
y,
zu\
ycia). Uzyskana tą drogą dogodna, najczęściej wykorzystywana w przedsiębiorstwach,
miara oceny zarządzania zapasami określana jest jako wskaz
nik rotacji zapasów WZR
(Inventory Turnover Ratio), wyra\
any ilościowo lub wartościowo zale\
nością:
SPRZEDAś (OBRÓT)
[w razach]
WRZ =
ZAPAS ÅšREDNI
lub
ZAPAS ÅšREDNI · LICZBA DNI W OKRESIE
[w dniach]
WRZ =
SPRZEDAś (OBRÓT)
Wyra\
any  w razach wskaz
nik WRZ określa  ile razy zapas obróci się (odnowi) w ustalonym
okresie (najczęściej miesiącu, kwartale lub roku). Popularne w praktyce określanie wskaz
nika
WRZ  w dniach oznacza z kolei okres pokrycia popytu zapasem (na ile dni mamy zapas?).
Przykładowo, jeśli średni poziom zapasu wynosi 500 jednostek, a miesięczna sprzeda\

(zu\
ycie) jest równa 1000 jednostek danego produktu, wówczas miesięczna rotacja = 2
(roczna = 24), a okres pokrycia potrzeb zapasem wynosi 2 tygodnie.
Poziom rotacji zapasów jest zró\
nicowany w zale\
ności od charakteru i profilu działalności.
W działalności handlowej (w odró\
nieniu od działalności przemysłowej) wskaz
nik WRZ
osiÄ…ga zazwyczaj du\
e rozmiary (rząd kilkudziesięciu lub więcej obrotów), szczególnie
w przypadku towarów powszechnego u\
ytku. W działalności wytwórczej, niski poziom
wskaz
nika WRZ (poni\
ej 10 obrotów) oznacza produkcję trudno sterowalną, w której czasy
przepływów materiałowych rozciągają się na wiele tygodni lub miesięcy. Osiąganie istotnie
większych obrotów uzyskiwane jest w nowoczesnych systemach logistycznych,
funkcjonujących na bazie współczesnych, zorientowanych logistycznie, koncepcji
zarzÄ…dzania produkcjÄ… i zapasami.
PWr / IOZ
5-10
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
Rotacja zapasów jest po\
ytecznym wskaz
nikiem oceny efektywności zarządzania zapasami,
szczególnie z punktu widzenia skutków finansowych. Niemniej, dla potrzeb logistycznych,
nie jest informacją wystarczającą. Zwiększanie wskaz
nika WRZ mo\
e wynikać zarówno
z redukcji zapasów jak i wzrostu sprzeda\
y. Zwiększanie sprzeda\
y przy nie zmienionym
poziomie zapasu mo\
e grozić zmniejszeniem poziomu obsługi. Podobny negatywny efekt
mo\
na osiągnąć przy redukcji zapasów, która mo\
e być dokonywana kosztem zapasu
rotujÄ…cego lub zabezpieczajÄ…cego. StÄ…d, obok wskaz
ników charakteryzujących obrót zapasu,
logistyczna analiza zapasów powinna równie\
obejmować identyfikację i właściwe
kształtowanie struktury ilościowej (wartościowej) zapasów.
5.5 Określanie popytu i poda\
y zapasów
Zarządzanie zapasami wymaga operowania zbiorem ró\
norodnych informacji. Charakter tych
danych oraz metody ich ustalania wpływają w znacznej mierze na dobór rozwiązań w zakresie
samego procesu zarzÄ…dzania. Do podstawowych zalicza siÄ™:
" informacje o popycie na zapas (rodzaj, wielkość) i odchyleniach,
" informacje o stanach zapasów (bie\
Ä…cych, w drodze),
" informacje o czasie realizacji zamówień/zleceń (czasie dostawy) i odchyleniach,
" informacje o kosztach zapasów,
" informacje o wartości i zu\
yciu zapasów (analiza ABC i XYZ)
i szereg innych (często specyficznych) danych szczegółowych kształtujących problematykę
zapasów. W dalszej części uwaga zostanie skupiona na sposobach określania popytu i poda\
y
zapasów oraz kosztach zapasów
METODY OKREÅšLANIA POPYTU (ZAPOTRZEBOWANIA) NA ZAPAS
Metody określania potrzeb ró\
nią się stosowaną w nich bazą danych i dokładnością ustaleń.
W praktyce wyró\
nia się określanie deterministyczne, stochastyczne i subiektywne.
A. Określanie deterministyczne (dokładne)  obliczanie zapotrzebowania materiałowego na
podstawie harmonogramów produkcji wyrobów finalnych oraz specyfikacji (zestawień)
materiałowych. Je\
eli podstawą określania wtórnych potrzeb materiałowych są dokumenty
obrazujące strukturę wyrobu (specyfikacje materiałowe), wówczas mamy do czynienia
z analitycznym określaniem potrzeb. Je\
eli struktury produktów stosuje się jako narzędzie
pomocnicze, wówczas mamy do czynienia z syntetycznym określaniem potrzeb.
PWr / IOZ
5-11
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
B. Określanie stochastyczne (przybli\
one)  prognozowanie zapotrzebowania materiałowego
na podstawie statystyki zu\
ycia w porównywalnych okresach w przeszłości. W oparciu o te
dane określa się zapotrzebowanie za pomocą wybranych metod prognozowania. Najczęściej
stosuje się metody określania wartości średniej, wygładzania (wyrównywania) wykładniczego
i analizÄ™ regresji.
C. Szacowanie subiektywne (najmniej dokładne)  stosowane przy braku mo\
liwości
zastosowania deterministycznych i stochastycznych metod określania potrzeb, mogące
przyjąć formę szacowania intuicyjnego lub analogowego. Szacowanie intuicyjne opiera się na
wiedzy, doświadczeniu i osobistej ocenie jednej lub kilku osób. Je\
eli natomiast przy
szacowaniu potrzeb wykorzystywane jest kształtowanie się zapotrzebowania porównywalnej
pozycji materiałowej, wówczas mamy do czynienia z metodą szacowania analogowego.
SYSTEMY KONTROLI (REJESTRACJI) STANÓW ZAPASÓW
Strukturę i ilościowy stan zapasów ustala się wykorzystując odpowiedni system kontroli
(rejestracji) poziomu zapasów (Inventory Monitoring System). W praktyce kontrola zapasów
mo\
e się odbywać okresowo lub ciągle.
A. System kontroli okresowej (Periodic Inventory Monitoring System).
W systemie kontroli okresowej, zwanym równie\
systemem okresowym (Periodic System)
bÄ…dz
przeglÄ…du okresowego (Periodic Review), fizyczne ustalenie stanu zapasu i
podejmowanie odpowiednich decyzji odbywa się cyklicznie, co pewien ustalony przedział
czasu T (tydzień, miesiąc, kwartał). Zaletami systemu są:
prostota i stosunkowo mała pracochłonność,
brak konieczności ciągłego śledzenia stanów zapasów.
Do wad nale\
y zaliczyć:
brak bie\
Ä…cej informacji o stanie zapasu,
większe koszty eksploatacji systemu wynikające z konieczności zabezpieczenia przed
niedoborami zapasu w okresie międzykontrolnym (koszty zapasów bezpieczeństwa).
B. System kontroli ciągłej (Continuous Inventory Monitoring System).
W systemie kontroli ciągłej, zwanym równie\
systemem nieustajÄ…cym (Perpetual System)
bÄ…dz
przeglądów ciągłych (Continuous Review), monitorowanie stanu zapasu i podejmowanie
odpowiednich decyzji odbywa siÄ™ na bie\
Ä…co przy rejestracji transakcji magazynowych
(przychodów, rozchodów). Oczywistymi zaletami systemu są:
bie\
Ä…ca informacja o stanie zapasu,
mniejsze koszty eksploatacyjne (koszty zapasów bezpieczeństwa).
PWr / IOZ
5-12
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
Do wad zalicza siÄ™:
konieczność zautomatyzowania (informatyzacji) procedur transakcyjnych,
konieczność okresowej inwentaryzacji rzeczywistych stanów zapasów (weryfikacja z tytułu
błędów, braków, odpadów, kradzie\
y itp.).
Z wielu względów kontrolę ciągłą uwa\
a siÄ™ obecnie za korzystniejszÄ… od tradycyjnej
inwentaryzacji okresowej. Rejestracja transakcji magazynowych w systemie mo\
e być
realizowana w trybie transakcji seryjnych (batch system) lub bie\
Ä…cych (on-line system).
W trybie seryjnym zapisy dotyczące zapasów są gromadzone i okresowo wprowadzane do
systemu. W trybie bie\
Ä…cym transakcje sÄ… rejestrowane na bie\
Ä…co.
5.6 Koszty zapasów
Celem podejmowania efektywnych decyzji logistycznych związanych z polityką zapasów
niezbędna jest znajomość kosztów zapasów. Ogólnie wśród kosztów związanych z gospodarką
zapasami wyró\
nia się koszty stałe i zmienne.
KOSZTY STAA
E
Do kategorii kosztów stałych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką
zapasami, których wielkość nie jest zale\
na od poziomu utrzymywanych zapasów oraz
wielkości i liczby składanych zamówień lub zleceń uzupełniających stany zapasów. Nale\
Ä…
do nich przede wszystkim:
" jednostkowe koszty zakupu lub wytworzenia (produkcji) pozycji zapasu,
" koszty utrzymania obiektów magazynowych (czynsz, ogrzewanie, oświetlenie itp.),
" koszty utrzymania słu\
b magazynowych i zaopatrzenia itp.
Niejednokrotnie kwalifikacja niektórych z wymienionych składników do kosztów stałych nie
jest w pełni jednoznaczna. Na przykład w przypadku oferty rabatów cenowych koszty zakupu
zaliczone zostaną do kategorii kosztów zmiennych. Podobnie przy ustalaniu kosztów
powierzchni magazynowej (rosnÄ…cych lub malejÄ…cych w miarÄ™ wzrostu lub spadku poziomu
zapasów) lub kosztów ubezpieczeń firmy powinny raczej brać pod uwagę koszty zmienne,
a nie stałe.
KOSZTY ZMIENNE
Do kategorii kosztów zmiennych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką
zapasami, których wielkość jest zale\
na od poziomu utrzymywanych zapasów oraz wielkości
PWr / IOZ
5-13
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
i liczby składanych zamówień lub zleceń uzupełniających. Główne rodzaje kosztów
zmiennych zapasów obejmują koszty: utrzymania zapasów, zamawiania/zlecania, niedoborów
oraz nadmiarów zapasów.
1. Koszt utrzymania zapasu (Holding Cost).
Koszt utrzymania zapasu, nazywany zamiennie kosztem oprocentowania (Interest Cost), jest
kosztem zamro\
enia kapitału obrotowego. Stanowi zatem odpowiedz
na pytanie, ile kosztuje
przedsiębiorstwo zamro\
enie kapitału w zapasach, w przeciwieństwie do mo\
liwości jego
wykorzystania w inny ekonomiczny sposób (koszt utraconych mo\
liwości). Koszt ten mo\
e
być ustalony jako wartość kwotowa (stała) lub  częściej  jako wartość procentowa (stopa
procent wartości pienię\
nej utrzymywanego zapasu).
2. Koszt zamawiania/zlecania (Ordering Cost).
Koszt zamawiania/zlecania, nazywany zamiennie kosztem tworzenia zapasów, związany jest
z zakupem lub uruchomieniem produkcji określonej ilości produktów celem uzupełnienia
zapasu (koszt realizacji zleceń zakupu lub produkcji). Dla określonych zleceń będą to koszty:
" zlecenie zewnętrzne (zakupu)  koszt realizacji zamówienia przez dział zaopatrzenia
(Purchase Cost),
" zlecenie wewnętrzne (produkcyjne)  koszt przezbrajania/przestawiania procesu
produkcji lub monta\
u (Setup Cost).
3. Koszt niedoboru zapasu (Shortage Cost).
Koszt niedoboru, nazywany zamiennie kosztem wyczerpania zapasu (Stockout Cost), jest
kosztem związanym z brakiem dostępności zapasu w okresie, kiedy jest on potrzebny
klientowi. Skutki kosztowe wyczerpania zapasu mogą przyjąć trzy formy (w kolejności od
najmniej do najbardziej niepo\
Ä…danych):
" niedobory są przenoszone na następne okresy (zaległe zamówienia)  koszt obsługi
zaległych zamówień, opóz
nionych zysków, obni\
enia poziomu obsługi;
" niedobory nie są przenoszone na następne okresy (utracona sprzeda\
)  koszt utraconej
sprzeda\
y (potencjalnych zysków), obni\
enia poziomu obsługi;
" niedobory nie są przenoszone na następne okresy (utracony klient)  koszt utraconej
sprzeda\
y (długotrwała utrata potencjalnych zysków), obni\
enia poziomu obsługi.
4. Koszt nadmiaru zapasu (Excess Cost).
Ostatni rodzaj kosztu zmiennego, jakkolwiek będący w rzeczywistości kosztem związanym
z utrzymaniem zapasu, jest koszt zapasu nadmiernego. Z uwagi jednak na dodatkowe
(w odró\
nieniu od zapasu rotującego) skutki kosztowe zapasów nadmiernych, mo\
na uznać je
PWr / IOZ
5-14
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
za odrębną grupę kosztów. W tym zakresie, podobnie jak w przypadku niedoboru zapasu,
wyró\
nia siÄ™ dwie opcje:
" nadmiar jest przenoszony na następne okresy  koszt przedłu\
onego utrzymania zapasu
oraz obni\
enia zysków (np. w przypadku wyprzeda\
y po ni\
szych cenach);
" nadmiar nie jest przenoszony na następne okresy  koszt straconych nakładów oraz
dodatkowy koszt likwidacji zapasów w sposób zgodny z normami firmy i ochrony
środowiska naturalnego.
5.7 Czynniki kształtujące problematykę zapasów
Dobór właściwego systemu, a w jego ramach określonego modelu (algorytmu) zarządzania
zapasami, zale\
y od wielu ró\
nych czynników. Istotę i charakterystykę podstawowych z nich
przedstawiono w tabeli 5-1. Prezentowany zestaw nie wyczerpuje w pełni zagadnień
kształtujących problematykę zapasów.
Tabela 5-1. Podstawowe czynniki kształtujące politykę zapasów.
Charakter popytu Niezale\
ny (pierwotny) Zale\
ny (wtórny)
Określanie popytu Deterministyczne Stochastyczne Subiektywne
Czas dostawy Niepewny Pewny
Wartość zapasu Klasa A Klasa B Klasa C
Zu\
ycie zapasu Klasa X Klasa Y Klasa Z
Uzupełnianie zapasu Natychmiastowe Stopniowe
Niedobory zapasu Niedopuszczalne Dopuszczalne
Niedobór zapasu Nie przenoszony Przenoszony
Nadmiar zapasu Nie przenoszony Przenoszony
Rabaty cenowe Nie występują Występują
Czynnik inflacji Nie uwzględniany Uwzględniany
Grupowe zamawianie Stosowane Nie stosowane
Okresy planowania Jeden Wiele
Kombinacje przedstawionych czynników tworzą szereg zró\
nicowanych warunków
decyzyjnych w kształtowaniu ilościowo-czasowych parametrów zapasów. Ka\
de z nich
wymagają doboru odpowiednich zasad i systemów, a w ich ramach odpowiednich metod
i modeli zarządzania zapasami. Ogólną typologię podstawowych rozwiązań z zakresu
PWr / IOZ
5-15
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
zarządzania zapasami, uwzględniającą sposoby ustalania potrzeb z wyró\
nieniem określania
stochastycznego (zasada prognozowania) i deterministycznego (zasada obliczania),
przedstawiono w tabeli 5-2.
Tabela 5-2. Ogólna typologia systemów zarządzania zapasami.
ZARZ
DZANIE ZAPASAMI
FAZA PLANOWANIA FAZA STEROWANIA
Systemy sterowania
zapasami SCS
Stock Control Systems
Stochastyczne
(prognozowanie)
System planowania potrzeb dystrybucji DRP
Distribution Requirements Planning
System planowania potrzeb materiałowych MRP
Material Requirements Planning
Deterministyczne
(obliczanie)
System zarzÄ…dzania wÄ…skimi przekrojami OPT
Optimized Production Technology
Analiza przedstawionej w tabeli ogólnej klasyfikacji systemów zarządzania zapasami pozwala
na ich charakterystykÄ™ odniesionÄ… do samego procesu zarzÄ…dzania, obejmujÄ…cego fazÄ™
planowania i sterowania zapasami. Wynika z niej, \
e w miarÄ™ rozwoju mo\
liwości
elektronicznego przetwarzania danych i rozwiązań merytorycznych w przedmiotowym
zakresie, rozwiązania te zmierzały w kierunku wykorzystania koncepcji logistycznych
(właściwe materiały, we właściwej ilości, we właściwym czasie), poprzez rozszerzanie
procedur zarządzania zapasami o fazę planowania i coraz ściślejsze ustalanie ilościowo-
czasowych parametrów przepływów materiałowych. Od klasycznych systemów sterowania
zapasami opartych na prognozach potrzeb (których podstawowe zasady i formuły są nadal,
mimo rozwoju nowych koncepcji nakierowanych na obni\
anie zapasów, powszechnie
stosowane i udostępniane w nowoczesnych systemach informatycznych), do systemu
planowania potrzeb materiałowych MRP lub zarządzania wąskimi przekrojami OPT,
umo\
liwiających planowanie potrzeb i stanów zapasów w czasie z dokładnością wymaganą
przez u\
ytkownika. Współcześnie mamy do czynienia ze standaryzacją i integracją systemów
zarzÄ…dzania zapasami z systemami zarzÄ…dzania produkcjÄ…, zaopatrzeniem i dystrybucjÄ…, gdzie
w większości przypadków programy realizujące procedury zarządzania zapasami stanowią
składnik większych informatycznych systemów logistycznego zarządzania przepływem
materiałowym i innymi zasobami przedsiębiorstwa (MRP II, ERP).
PWr / IOZ
5-16
POTRZEB
METODY OKRE
Åš
LANIA
Tadeusz Zbroja Zarządzanie produkcją i usługami (temat 5)
Przedstawiona w tabeli 5-2 ogólna typologia rozwiązań z zakresu logistycznego kształtowania
ilościowo-czasowej struktury przepływów materiałowych nie obejmuje wszystkich,
stosowanych w praktyce przedsiębiorstw, systemów zarządzania produkcją i zapasami, jak:
strategia produkcji  dokładnie na czas JIT, zarządzanie ukierunkowane na obcią\
enia BOA,
metody graficzne, metody sieciowe (PERT, MULTIPROJEKT) itp. Treść dalszej części
dotyczyć będzie opisu podstawowych (klasycznych i współczesnych) koncepcji logistycznego
zarządzania produkcją i zapasami, charakterystycznych dla sytuacji typowych, z pominięciem
rozwiązań szczególnych i marginalnych.
PWr / IOZ
5-17