Zarządzanie procesami

Zarządzenie procesami staje się coraz powszechniejsze w polskich przedsiębiorstwach i jednostkach administracji publicznej. Do niedawna tylko nieliczne organizacje podejmowały się wdrożenia narzędzi informatycznych, takich jakSmart Architect, wspierających zarówno tworzenie, jak i zarządzanie procesami. Zazwyczaj inicjatorem takich działań było wprowadzenie systemu zarządzania w oparciu o normę ISO 9001, lub przygotowanie analizy pod wdrożenie systemów informatycznych (ERP czy Workflow). Z doświadczeń i analiz wynika, że organizacje te często rozwijają rozwiązania opierające się na zarządzaniu procesami, jednak w większości przypadków nie wykorzystują przy tym narzędzi informatycznych. Jako główne przyczyny podawane są bariery technologiczne i kosztowe wprowadzenia takich systemów. Obecnie organizacje zmieniają to podejście, a potrzeba optymalizacji funkcjonowania organizacji i zachodzących w niej procesów, pociąga za sobą wdrożenia narzędzi i środków wspierających tego typu działania. Innym wskazywanym czynnikiem sięgania po narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie jest fakt, że wraz z nieuniknioną modernizacją i edukacją informatyczną, funkcjonujące w przedsiębiorstwach rozwiązania organizacyjne i technologiczne podlegają lub będą podlegać dużej integracji.   W zależności od charakteru i potrzeb organizacji, Smart Architectpozwala na dowolne definiowanie procesów, tworzenie wielopoziomowych struktur i przedstawienia ich w postaci diagramów.      Zarządzanie procesami to określenie zdarzeń w ramach realizowanych zadań oraz opisanie ich pod kątem konkretnych wymagań, celów, wskaźników. Zaletą narzędzia Smart Architectjest możliwość wprowadzania dowolnych informacji i za pomocą atrybutów przypisywanie ich do różnych elementów bazy (procesów, czynności, dokumentów, stanowisk, itd.)    Narzędzia informatyczne wspierają zarządzanie procesami poprzez metodologiczne opisanie przebiegu procesów i automatyzację prowadzonej analizy. W zależności o stopnia zaawansowania aplikacji, umożliwiają szybką i kompleksową aktualizację informacji, pozbawioną typowo ludzkich błędów. Osoby zarządzające poszczególnymi częściami procesów mają możliwość rzetelnej oceny skuteczności i efektywności zarówno całego procesu, jak i jego części. Przekłada się to wprost na możliwość dynamicznego oddziaływania na procesy i bieżącego wdrażania działań korekcyjnych, lub zapobiegających możliwości wystąpienia niezgodności. Zarządzanie procesami z wykorzystaniem narzędzi informatycznych pozwala ponadto na prowadzenie szczegółowych analiz związanych z przepływem informacji, zakresem odpowiedzialności i możliwościami optymalizacji realizowanych procesów. Wykorzystanie narzędzi do zarządzania dokumentacją systemu zarządzania np. jakości czy bezpieczeństwa informacji daje możliwość utworzenia portalu informacyjnego organizacji. Połączenie wiedzy w zakresie zarządzania procesami wspierane narzędziami informatycznymi pozwala na integrację wielu czynności związanych z codziennym funkcjonowaniem organizacji. Niweluje przyczynę powstania dwóch odseparowanych od siebie światów: organizacyjnego od narzędziowego (informatycznego). Przyjęty model zarządzania powinien zapewniać organizacji automatyzację w zakresie opracowania i dystrybucji regulacji wewnętrznych, oraz zapewniać dostęp do danych, umożliwiających analizę funkcjonowania procesów. Obecnie zdecydowana większość badanych organizacji (ponad 80%) wykonuje regularne działania w zakresie optymalizacji procesów. Niestety, duża część z nich nie wykorzystywała dotąd narzędzi informatycznych, realizując projekty w oparciu o „ręczne" analizy przebiegu procesów i ich atrybutów. Na uwagę zasługuje także fakt, że te organizacje które deklarowały używanie narzędzi IT do zarządzania procesami nie zawsze i nie do końca potrafiły określić korzyści z ich stosowania. Najczęściej wskazywaną potrzebą przedsiębiorstw w zakresie możliwości wykorzystania narzędzi informatycznych w zarządzaniu procesami było połączenie cech profesjonalnego narzędzia do modelowania i analiz procesów z możliwością wykorzystania go w zakresie zarządzania informacją w organizacji - przede wszystkim przyjaznego i szybkiego w aktualizacji portalu informacyjnego. Wśród najczęstszych problemów, wskazywano grupę narzędzi zbyt skomplikowanych (w większości producenci zagraniczni), a także grupę narzędzi niestabilnych lub bez właściwej obsługi serwisowej producenta (oferta krajowa). Dynamika rozwoju rynku spowodowała konieczność wspierania decyzji rzetelną wiedzą w zakresie zarządczym, dlatego wykorzystanie takich narzędzi jak Smart do zarządzania, będzie gwałtownie rosnąć. Skutki nieoptymalnych procesów i opisujących je procedur wprost przekładają się na wyniki finansowe, dlatego po okresie „zarządzania procesami" powinna powstać rzetelna ocena obecnie funkcjonujących rozwiązań zarówno organizacyjnych, jak i informatycznych. Na uwagę zasługuje przy tym fakt, że organizacje nie boją się zastępować dotychczas wykorzystywanych narzędzi informatycznych innymi, jeżeli te zapewnią im optymalne środowisko zarządcze. Faktu tego dowodzą liczne przykłady płynące z rynku.  Jest kilka głównych czynników inicjujących przegląd i wdrożenie rozwiązań w zakresie zarządzania procesami, między innymi: wdrożenie normy ISO 9001, wdrożenie normy w zakresie bezpieczeństwa informacji ISO 27001, oraz przygotowanie organizacji pod wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego czy systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Niezależnie jednak od przyczyn uruchomienia projektu wdrożenia narzędzi informatycznych w zakresie zarządzania procesami, podstawowym efektem takiego przedsięwzięcia powinna być możliwość precyzyjnego określania celów, zakresu, odpowiedzialności i przepływu informacji w organizacji. Poprawnie zamodelowane procesy oraz przypisane do nich atrybuty powodują, że menedżerowie otrzymują swoisty mikroskop dzięki któremu mogą badać każdy punkt organizacji, a dobre narzędzia informatyczne powinny dostarczyć niezbędnych informacji o możliwościach optymalizacji.  Wykorzystanie narzędzi informatycznych do optymalizacji organizacji z wykorzystaniem zarządzania procesami rośnie. Według różnych danych w ciągu najbliższych 3 lat wzrośnie ono nawet o 150%. Obecnie można obserwować trwały proces wzrostu stosowania zarządzania procesami w zakresie prac analitycznych dla coraz to nowych obszarów organizacji. Większość organizacji dostrzega także duże korzyści w rozwoju i stosowaniu narzędzi informatycznych wspierających ten proces. Należy zwrócić przy tym uwagę, że funkcjonalności wielu z nich odpowiada specyfice funkcjonowania organizacji sprzed 3-4 lat. Wypierane są one przez nowe rozwiązania oferujące wsparcie dla takich zagadnień jak: modelowanie procesów i dystrybucję dokumentacji także: zarządzanie ryzykiem, BSC, Workflow, czy portale informacyjne. Z jednej strony jest to wynikiem ograniczonych kompetencji producentów w zakresie zintegrowanego zarządzania wieloma elementami organizacji. Z drugiej wysokiej specjalizacji doradców-ekspertów, którzy mogą bezpośrednio wpływać na określone potrzeby klientów. Na przykład organizacje, które zobowiązane są wdrożyć Sarbanes-Oxley Act, wspierają takimi rozwiązaniami procesy nadzoru nad realizacją i aktualizacją procedur. Potrzebują także aby funkcjonalność narzędzi informatycznych zapewniała dynamiczną analizę ryzyka oraz zapewniała zintegrowany system zarządzania audytami wewnętrznymi. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku potrzeby połączenia narzędzi do zarządzania procesami z rozwiązaniami ERP czy Workflow. Powszechne połączenie zarządzania procesami z narzędziami wspierającymi ten proces w przedsiębiorstwach i urzędach wydaje się jedynie kwestią czasu. Korzyści płynące z takich wdrożeń wprost przekładają się na organizację, jej skuteczność i efektywność, oraz bezpieczeństwo. Rozwój i szybkość zmian wymusza pełną kompatybilność już nie tylko w sferze technologicznej ale także zarządczej. Szukanie nowych możliwości to w dużej mierze dążenie do optymalizacji, która jest możliwa w przypadku szybkiego dostępu do informacji o wewnętrznym funkcjonowaniu organizacji, ale także zdolności dostosowania jej struktur do otoczenia, czyli partnerów i klientów.