WSZOP zajęcia 2008, SYSTEMY ZARZĄDZANIA BHP audit, Podstawowe rodzaje audytów


Audit systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy

Podstawowe pojęcia i rodzaje kontroli

Pojęcie kontrola lub kontrolowanie oznacza sprawdzanie zgodności realizowanych działań i ich wyników z przyjętymi założeniami. W procesie kontroli ważną rolę odgrywa umiejętność dokładnego rozdzielenia warunków obiektywnych od subiektywnych.

Kontrola polega na stwierdzeniu zgodności lub odchyleń między tym „jak jest” i tym „jak być powinno”, czyli ma na celu porównanie założonego celu z efektem pracy i wyciągnięciu wniosków na przyszłość.

Od strony technicznej kontrola sprowadza się do ustalenia norm (standardów), oceny efektów (wyników) i korekty odchyleń (zakłóceń) według następującej kolejności:

W literaturze fachowej i praktyce zarządzania spotyka się różne teorie kontroli, przy czym najbardziej ogólny podział wyróżnia trzy podstawowe etapy decyzyjne:

Oddzielnym pojęciem jest kontroling, który oznacza szczególny system koordynacji określonych działań w sferze kierowania, a przede wszystkim w zakresie planowania i kontrolowania, a także gromadzenia i przetwarzania informacji.

Kontroling jest to permanentne i wyprzedzające stan aktualny przewidywanie możliwości występowania odchylenia od stanu pożądanego (zaplanowanego) w celu dokonania stosownych korekt (działań korygujących).

Podstawową różnicą pomiędzy kontrolingiem a kontrolą jest to, że kontrola z zasady dotyczy przeszłości, a kontroling jest zorientowany na przyszłość.

Można wyróżnić m.in. następujące rodzaje kontroli:

Podstawowe pojęcia i zasady auditowania

Stosowane często zamiennie pojęcia audit i audyt lub auditowanie i badania auditowe, oznaczają systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania informacji o charakterze ilościowym i jakościowym, a także proces obiektywnej oceny informacji w celu określenia stopnia spełnienia przyjętych kryteriów, np. dotyczących polityki, procedur i wymagań systemu zarządzania.

Audit jest wszechstronną i nowoczesną oceną systemu zarządzania w organizacji, dokonywaną najczęściej przez jej członków lub niezależnych ekspertów, która wykorzystuje wszelkie dostępne dane i informacje, m.in. uzyskane podczas planowych i pozaplanowych kontroli, np. inspekcji, wizytacji, rewizji, lustracji, monitoringu i przeglądów.

W różnych definicjach auditu podkreśla się szczególną rolę informacji, mając na uwadze jej obiektywność, wiarygodność i aktualność, dlatego audit jest na tyle wiarygodny, na ile przyczynia się do poprawy skuteczności funkcjonowania sytemu zarządzania.

Z procesem auditu wiąże się wiele pojęć, wśród których najistotniejsze dla celów praktycznych są m.in. następujące:

Można wyróżnić m.in. następujące rodzaje auditów systemów zarządzania:

Polska norma PN-EN ISO 19011:2003 pt. „Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego” zastąpiła dotychczas różne wytyczne w zakresie auditu systemu zarządzania jakością (PN-ISO 10011-1, PN-ISO 10011-2 i PN-ISO 10011-3) i zarządzania środowiskowego (PN-EN ISO 14010, PN-EN ISO 14011 i PN-EN ISO 14012), ujednolicając wymagania dotyczące zasad auditowania, programu auditów, prowadzenia auditów i kompetencji auditorów.

Pod koniec 2005 r. ustanowiono czwartą polską normę serii PN-N-18000, PN-N-18011 pt. „Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy - Wytyczne auditowania”, dotychczas istniały tylko krótkie podrozdziały pt. „Auditowanie” (PN-N-18001:2004 p. 4.5.3. i PN-N-18004:2001 p. 4.5.2.).

Ponadto ww. norma PN-EN ISO 19011 jest często stosowana nie tylko dla potrzeb zintegrowanych systemów zarządzania, ale także łącznie z normą PN-N-18011 w odniesieniu do auditu systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

W specjalistycznej literaturze i normach spotyka się różnorodne definicje pojęcia auditu systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, np.:

W polskich normach serii PN-N-18000 podkreśla się znaczenie auditu jako narzędzia do monitorowania i weryfikowania skutecznego wdrożenia polityki bezpieczeństwa i higieny pracy organizacji oraz jako istotnej części działań związanych z oceną zgodności, np. zewnętrzna certyfikacja lub rejestracja.

Podsumowując można stwierdzić, że audit systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy jest to systematyczny i permanentny proces zbierania obiektywnej i niezależnej informacji na temat efektywności funkcjonowania tego systemu przez ocenę stosowanych strategii i sposobów planowania, organizowania, realizowania i kontrolowania działań w zakresie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników.

W punkcie 4. pt. „Zasady auditowania” normy PN-EN ISO 19011 przedstawiono ogólne zasady auditowania systemów zarządzania, gdzie dwie podstawowe zasady dotyczące auditu to niezależność i podejście oparte na dowodach, a trzy podstawowe zasady dotyczące auditorów to postępowanie etyczne, rzetelna prezentacja i należyta staranność zawodowa:

Audit jest prowadzony w ograniczonym czasie i z użyciem ograniczonych zasobów, dlatego jest oparty na próbkach dostępnych informacji. Odpowiedni dobór próbki losowej jest ściśle związany z zaufaniem, jakie można mieć do wniosków z auditu.

Zaproponowane w normie zasady auditowania powinny być systematycznie stosowane dla zapewnienia, że wnioski z auditu są właściwe i wystarczające oraz w celu umożliwienia niezależnie pracującym auditorom dochodzenia w podobnych warunkach (np. prawnych, technicznych, organizacyjnych lub kulturowych) do podobnych wniosków.

Ustalenia z auditu, wnioski z auditu i raporty z auditu odzwierciedlają działania auditowe dokładnie i zgodnie z prawdą. Wszelkie nierozstrzygnięte lub rozbieżne opinie pomiędzy zespołem auditującym a auditowanym powinny być odnotowywane w raporcie.

Podstawową zasadą auditowania jest wymaganie, aby auditorzy mieli odpowiednie kompetencje. Auditorzy powinni wykazywać staranność odpowiednią do ważności zadań, jakie wykonują, oraz zaufania, jakie mają do nich klienci auditu i inne zainteresowane strony.

Ważnym wymaganiem jest kryterium, aby auditorzy byli niezależni od działalności poddanej auditowi oraz wolni od uprzedzeń i konfliktu interesów. Auditorzy zachowują obiektywizm podczas całego procesu auditu, aby zapewnić, że ustalenia i wnioski z auditu są oparte wyłącznie na dowodach z auditu.

Audity pełnią ważną rolę procesie planowania, wdrażania, utrzymywania i doskonalenia systemów zarządzania, ponieważ umożliwiają dokonanie wszechstronnej oceny skuteczności funkcjonowania organizacji, m.in. poprzez następujące działania:

Wytyczne dotyczące programu auditów

Podstawowe wytyczne dotyczące programu auditów przedstawiono w punkcie 5. pt. „Zarządzanie programem auditów” normy PN-EN ISO 19011, który obejmuje następujące składowe: Postanowienia ogólne, Cele i zakres programu auditów, Odpowiedzialność, zasoby i procedury związane z programem auditów, Wdrożenie programu auditów, Zapisy dotyczące programu auditów, Monitorowanie i przeglądy programu auditów.

Program auditów powinien obejmować działania niezbędne do zaplanowania i zorganizowania auditów pod względem rodzajów i liczby oraz zapewnienia zasobów do ich skutecznego i efektywnego przeprowadzania w określonych ramach czasowych, może on obejmować jeden lub więcej auditów, mogą to być także audity wspólne lub połączone.

Osoby odpowiedzialne w organizacji za zarządzanie programem auditów powinny ustanowić, wdrożyć, monitorować, przeglądać i doskonalić program auditów, a także zidentyfikować i zapewnić niezbędne zasoby.

Ustalenie programu auditów jest etapem planowania, który powinien obejmować m.in. następujące elementy:

Zakres programu auditów zależy głównie od:

Wdrożenie programu auditu jest etapem realizacji, który powinien obejmować m.in. następujące elementy:

Wdrożenie programu auditów jest realizowane głównie przez:

Zapisy dotyczące programu auditów należy utrzymywać w celu wykazania wdrożenia programu auditów, powinny one obejmować przede wszystkim:

Monitorowanie i przeglądy programu auditów są etapem kontroli, który powinien obejmować m.in. następujące elementy:

Przegląd programu auditów powinien uwzględniać przede wszystkim:

Wytyczne dotyczące działań auditowych

Podstawowe wytyczne dotyczące działań auditowych przedstawiono w punkcie 6. pt. „Działania auditowe” normy PN-EN ISO 19011, który obejmuje następujące składowe: Postanowienia ogólne, Inicjowanie auditu, Przeprowadzenie przeglądu dokumentacji, Przygotowanie działań auditowych realizowanych na miejscu, Przeprowadzenie działań auditowych na miejscu, Przygotowanie, zatwierdzenie i rozpowszechnianie raportu z auditu, Zakończenie auditu, Przeprowadzenie działań poauditowych.

Pierwszym etapem jest inicjowanie auditu, które obejmuje następujące zagadnienia:

Cele auditu określają, co należy osiągnąć w wyniku auditu, powinny one obejmować w pierwszej kolejności:

Zakres auditu określa obszar i granice auditu, powinien on uwzględniać przede wszystkim takie informacje jak:

Kryteria auditu są stosowane jako odniesienie, w stosunku do których określana jest zgodność, powinny one uwzględniać następujące wytyczne:

Podczas określania ilości i składu członków zespołu auditującego należy uwzględniać następujące wymagania:

Drugim etapem auditu jest przeprowadzenie przeglądu dokumentów, które obejmuje dwa zasadnicze elementy: przegląd istotnych dokumentów systemu zarządzania, łącznie z zapisami, określenie ich adekwatności w odniesieniu do kryteriów auditu.

Podczas przeglądu dokumentów należy uwzględnić przede wszystkim wielkość, charakter i złożoność organizacji oraz cele i zakres auditu. Dokumentacja ta powinna obejmować w pierwszej kolejności odpowiednie dokumenty i zapisy dotyczące systemu zarządzania, a także raporty z poprzednich auditów.

Następnym etapem auditu jest przygotowanie działań auditowych realizowanych na miejscu, które obejmuje trzy podstawowe elementy:

Plan auditu wymaga wcześniejszego zaakceptowania przez klienta auditu oraz przedstawienia go auditowanemu przed rozpoczęciem działań auditowych na miejscu, powinien on obejmować przede wszystkim takie informacje jak:

Zasadniczym elementem auditu jest prowadzenie działań auditowych na miejscu, które obejmuje następujące zagadnienia:

Ustalenia z auditu powinny być oparte na ocenie dowodów z auditu w odniesieniu do kryteriów auditu, mogą one wskazywać na zgodność lub niezgodność z kryteriami auditu oraz na możliwość doskonalenia systemu zarządzania.

Wniosek z auditu powinien dotyczyć w pierwszej kolejności następujących zagadnień:

Po przygotowaniu i przeprowadzeniu działań auditowych na miejscu następuje przedostatni etap auditu, który obejmuje przygotowanie raportu z auditu, jego zatwierdzenie i rozpowszechnianie.

Raport z auditu obejmuje kompletne, dokładne, zwięzłe i jasne zapisy z auditu, powinien on zawierać w pierwszej kolejności:

Ostatnim etapem działań auditowych jest zakończenie auditu. Audit jest zakończony, jeżeli wszystkie działania opisane w planie auditu zostały wykonane i zatwierdzony raport z auditu został rozesłany.

Wnioski z auditu mogą wskazywać na potrzebę podjęcia w organizacji określonych działań korygujących, zapobiegawczych lub doskonalących system zarządzania, ale działania poauditowe nie są na ogół uważane za część auditu.

Wytyczne dotyczące kompetencji auditorów

Podstawowe wytyczne dotyczące kompetencji auditorów przedstawiono w punkcie 7. pt. „Kompetencje i ocena auditorów” normy PN-N-18011 i PN-EN ISO 19011, który obejmuje następujące składowe: Postanowienia ogólne, Cechy osobowości, Wiedza i umiejętności, Wykształcenie, doświadczenie w pracy, szkolenie auditorskie i doświadczenie w auditowaniu, Utrzymywanie i doskonalenie kompetencji, Ocena auditora.

Można wyróżnić m.in. następujące rodzaje auditorów systemów zarządzania:

Zespół auditujący może być jednoosobowy lub obejmować auditorów wewnętrznych i zewnętrznych, z których jeden pełni funkcję auditora wiodącego, oraz dodatkowo auditorów szkolących się i w razie potrzeby ekspertów technicznych.

Jeżeli auditorzy zespołu auditującego nie w pełni mają niezbędną wiedzę i umiejętności, mogą być uzupełniani przez włączenie ekspertów technicznych, którzy powinni działać pod kierunkiem auditora. Ekspert techniczny jest to osoba służąca zespołowi auditującemu specjalistyczną wiedzą i umiejętnościami, które odnoszą się np. do specyfiki organizacji, procesu lub działalności podlegającej auditowi.

Zaleca się, aby auditor wiodący dokonując określenia zakresu odpowiedzialności dla każdego członka zespołu auditującego, wziął pod uwagę potrzebę zachowania niezależności i kompetencji auditorów oraz skutecznego wykorzystania zasobów, jak również różnej roli i odpowiedzialności auditorów, auditorów szkolących się i ekspertów technicznych.

Zaufanie do procesu auditu i jego wiarygodność zależą w dużej mierze od kompetencji auditorów, które dotyczą głównie wiedzy i umiejętności oraz cech osobowości. Auditorzy uzyskują wymagany poziom wiedzy i umiejętności przez odpowiednie wykształcenie, doświadczenie w pracy, szkolenie auditorskie i doświadczenie w auditowaniu.

Auditorzy powinni utrzymywać i doskonalić swoje kompetencje przez ciągły rozwój zawodowy i regularne uczestnictwo w auditach, można to osiągnąć głównie poprzez dodatkowe doświadczenie w pracy, szkolenie, indywidualne dokształcanie się, prowadzenie szkoleń, udział w spotkaniach, seminariach i konferencjach.

Ocena auditora stanowi ważne narzędzie utrzymywania i doskonalenia kompetencji, może ona dotyczyć różnych etapów działalności zawodowej, np.:

Cechy osobowości są wspólne dla auditorów i auditorów wiodących, a wymagania zalecają, aby auditor był m.in.:

Wiedza i umiejętności dotyczą zróżnicowania w zakresie ogólnej wiedzy i umiejętności oraz specyficznej wiedzy i umiejętności w odniesieniu do auditorów i auditorów wiodących systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy oraz systemu zarządzania jakością i/lub systemu zarządzania środowiskowego.

Auditorzy powinni posiadać wiedzę i umiejętności m.in. w następujących obszarach:

Wytyczne zalecają, aby auditor potrafił m.in.:

Ogólna wiedza i umiejętności auditorów wiodących w kierowaniu auditem mają umożliwić przeprowadzenie auditu w sposób skuteczny i efektywny, zaleca się, aby auditor wiodący potrafił:

Specyficzna wiedza i umiejętności auditorów wiodących dotyczą rodzaju auditowanej działalności w zakresie:

Wytyczne dla auditorów systemu zarządzania jakością i/lub systemu zarządzania środowiskowego określają przykłady poziomu wykształcenia, doświadczenia w pracy, szkolenia auditorskiego i doświadczenia w auditowaniu, które nie różnicują kompetencji dla auditora i auditora wiodącego, poza doświadczeniem w auditowaniu:

Wytyczne dla auditorów systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy określają przykłady poziomu wykształcenia, doświadczenia w pracy, szkolenia auditorskiego i doświadczenia w auditowaniu:

Wśród nielicznych definicji dotyczących kompetencji auditora systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy można wymienić m.in. następujące:

Auditorem systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy powinna być osoba o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych, która posiada doświadczenie i specjalistyczne przygotowanie, uprawniające do niezależnej i obiektywnej oceny wdrażania zasad i procedur systemu zarządzania BHP.

Auditorem wewnętrznym systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy może być odpowiednio przeszkolony pracownik, który posiada uprawnienia do oceny systemu zarządzania BHP w swoim zakładzie pracy, obejmujące m.in. ukończenie specjalistycznego kursu, odpowiedni staż pracy i uzyskanie certyfikatu.

Auditor wewnętrzny może uczestniczyć w audicie obejmującym przykładowo cały zakład pracy (audit strategiczny), jednostki organizacyjne (audit działowy), miejsca i stanowiska pracy (audit stanowiskowy).

Auditorem wiodącym systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy powinien być specjalista posiadający uprawnienia auditora wewnętrznego (pracownik własny) lub profesjonalnego konsultanta (osoba zewnętrzna), który pełni rolę koordynatora w zakresie projektowania, wdrażania, funkcjonowania i sprawdzania systemu zarządzania BHP.

Auditor wiodący powinien spełniać m.in. następujące zadania w zakładzie pracy:

Auditor wiodący powinien posiadać odpowiedni zasób wiedzy i umiejętności, który pozwala fachowo koordynować prace w następujących obszarach problemowych:

36



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
WSZOP zajęcia 2008, SYSTEMY ZARZĄDZANIA BHP, Dr inż
WSZOP zajęcia 2008, WSZOP Zarządzanie bezpieczeństwem zaoczne
WSZOP zajęcia 2008, WSZOP podmioty funkcjonujące w systemie, Dr inż
Ergonomia systemy zarządzania BHP
dotyczy Formularza Zgłoszeniowego, STUDIA, WZR I st 2008-2011 zarządzanie jakością, Audit ISO 9001
WSZOP zajęcia 2008, WSZOP ocena ryzyka zawodowego, Dr inż
WSZOP zajęcia 2008, WSZOP ocena ryzyka zawodowego, Dr inż
Ergonomia-systemy zarządzania BHP
System zarządzania bhp wg PN18001
Szkol System zarządzania bhp
formularz UG AW 9001, STUDIA, WZR I st 2008-2011 zarządzanie jakością, Audit ISO 9001
OCHRONA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ, STUDIA, WZR I st 2008-2011 zarządzanie jakością, PNOP - podstawy n
Pytania na egzamin z Auditora ISO 9001- ODPOWIEDZI, STUDIA, WZR I st 2008-2011 zarządzanie jakością,
Audit jakości, STUDIA, WZR I st 2008-2011 zarządzanie jakością, Audit ISO 9001
PSZ4.14, STUDIA, WZR I st 2008-2011 zarządzanie jakością, Audit ISO 9001
Pytania na egzamin z Auditora ISO 9001, STUDIA, WZR I st 2008-2011 zarządzanie jakością, Audit ISO 9
MATERIA üY SYSTEM ZARZADZANIA BHP tematy 27 37

więcej podobnych podstron