ROZDZIAŁ II

1.Jakie znaczenie w procesie negocjacyjnym ma przygotowanie negocjacji?

Przygotowanie negocjacji jest początkiem procesu negocjacyjnego, ważną częścią, warunkującą sprawny przebieg następnych etapów. Złe przygotowanie utrudnia, a często uniemożliwia dojście do porozumienia i znalezienie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony rozmów. Sposób przygotowania negocjacji jest też ważnym kryterium pozwalającym ocenić poziom profesjonalizmu uczestników negocjacji. Daje możliwość odróżnienia nowicjuszy od negocjatorów wybitnych, o dużym doświadczeniu negocjacyjnym.

2. Jakie błędy popełniane są najczęściej przez negocjatorów w związku z przygotowaniem negocjacji?

• Brak jasnych celów Przystępując do negocjacji bez jasno i precyzyjnie określonych celów, negocjatorzy godzą się często na rozwiązanie, którego w innej sytuacji nigdy by nie zaakceptowali.

• Nieprzygotowanie argumentów. Negocjujący z reguły są przekonani, że nie muszą zastanawiać się nad argumentacją. Wystarczy, że znają produkt, umieją wskazać jego wady i zalety, negocjują od tylu już lat itp. W rezultacie zasiadają do negocjacji bez żadnego przygotowania, a nie umiejąc skutecznie argumentować- przegrywają.

• Niezrozumienie potrzeb drugiej strony. Przeprowadzenie analizy przyszłych negocjacji jest często pobieżne i na ogół ogranicza się do zidentyfikowania sporu. Negocjatorzy są w stanie jedynie odpowiedzieć na pytanie, co jest przedmiotem konfliktu. Często analizują zajmowane pozycje, starając się wyjaśnić, jak rozwiązać istniejącą sprzeczność. Rzadziej natomiast sięgają do poziomu potrzeb i interesów, nie umiejąc niejednokrotnie odpowiedzieć na pytanie, dlaczego proponowane rozwiązanie jest takie, a nie inne. Dopiero ten najgłębszy poziom analizy otwiera pole do poszukiwania twórczych rozwiązań, jednak najczęściej jest zaniedbywany przez negocjatorów.

• Nadmierna wiara w spryt i szybkość. Wśród negocjatorów panuje błędne przekonanie że spryt i szybkość są w stanie zastąpić żmudne przygotowania. Są pewni, że wrodzona inteligencja i przebiegłość pozwolą im bez większych problemów pokonać przeciwnika. Podejście to jest nieskuteczne z dwóch powodów:

1) negocjacje nie są sytuacją, w której chodzi o przechytrzenie drugiej strony, i nie powinny być w ten sposób traktowane;

2) negocjacje mogą odbywać się w ten sposób, że druga strona będzie starała się o przewagę poprzez odwlekanie.

3. Co oznacza BATNA i w jaki sposób wykorzystywana jest w negocjacjach?

BATNA( Best Alternative to Negotiated Agrement)to podstawowe narzędzie wykorzystywane w analizie negocjacji. Obejmuje rozpoznanie rozstrzygnięć alternatywnych do zakładanego porozumienia.

Im bardziej atrakcyjną alternatywę posiadają strony negocjacji w stosunku do proponowanego porozumienia, tym większa jest ich siła w negocjacjach. Im mniej alternatyw i im mniejsza ich atrakcyjność w stosunku do zakładanego wyniku negocjacji, tym siła strony negocjacji jest mniejsza.

4. Jakie główne czynności obejmuje przygotowanie negocjacji?

• diagnozowanie sytuacji konfliktowej

- staramy się zrozumieć naturę i charakter konfliktu

- analiza zależności między stronami

- rozpoznanie BATNY własnej i partnera

• zdefiniowanie kwestii negocjacyjnej powstaje na podstawie:

- przeprowadzonej analizy konfliktu;

- wcześniejszych doświadczeń ( osoba kupująca lub sprzedająca po raz kolejny dom albo samochód posiada wcześniej zdobytą wiedzę na temat tego, jakie kwestie powinny być poruszane w trakcie rozmowy)

- zebranych informacji i konsultacji ( gdy wiedza negocjatora na temat przedmiotu rozmów nie jest zbyt duża, niezbędne jest zebranie koniecznych danych i przeprowadzenie możliwych konsultacji)

- burzy mózgów( metoda pracy zespołowej, która polega na tym, że osoby uczestniczące w specjalnie w tym celu zorganizowanym spotkaniu starają się opisać kwestie mogące pojawić się w negocjacjach. Dzięki wzajemnej inspiracji i nakładaniu się pomysłów dostrzegają rozwiązania, które pojedynczemu negocjatorowi mogłyby umknąć.

• przygotowanie argumentów

- przygotowanie argumentów popierających prezentowany w negocjacjach własny punkt widzenia

- kontrargumenty do odparcia argumentów drugiej strony

• analiza drugiej strony

- zbiór informacji o tym, kim jest druga strona

- zbieranie informacji dotyczących stylu negocjacyjnego

- zbieranie informacji na temat uprawnień decyzyjnych drugiej strony

• budowa zespołu negocjacyjnego

- kierownik

- rzecznik

- ekspert

- analityk

- rozjemca

Przygotowanie negocjacji obejmuje pewne czynności o charakterze typowo organizacyjnym. Strony muszą m. in. rozstrzygnąć: kiedy odbędą się rozmowy, jak długo będą trwały, gdzie będą trwały, gdzie będą się odbywały. Ważne jest też odpowiednie przygotowanie miejsca spotkania.

5. Na czym polega analiza drugiej strony negocjacji?

Analiza drugiej strony negocjacji powinna dać odpowiedz na kilka podstawowych pytań;

- kim jest druga strona negocjacji i jaka jest jej charakterystyka?

- jaki jest jej styl negocjacyjny?

- jakie są cele drugiej strony?

- jakie są jej potrzeby?

- jak dalece uprawniona jest do podejmowania decyzji?

Wykorzystuje się w tym celu różne źródła informacji, mogą to być dane dotyczące; historii biznesowej naszego partnera, analizy wcześniejszych negocjacji, dane finansowe, bezpośrednie rozmowy z przyjaciółmi i znajomymi przyszłych kontrrozmówców lub osobami które miały wcześniej z nimi kontakt.

Co do stylu negocjacyjnego drugiej strony są pomocne źródeła dotyczące:

- doświadczenia wyniesionego przez negocjatora z rozmów prowadzonych z poprzednikami drugiej strony. Negocjator pyta - jak poprzednicy drugiej strony negocjowali z nami w przeszłości?

- wcześniejsze doświadczenia negocjacyjne pochodzące z kontaktów z drugą stroną- jak druga strona negocjowała z nami w przeszłości?

- wcześniejsze doświadczenia negocjacyjne drugiej strony, pochodzące z kontaktów z różnymi innymi partnerami- jak druga strona negocjowała z innymi w przeszłości?

Analizę celów drugiej strony można uzyskać bezpośrednio od przyszłego rozmówcy. Błędem, związanym z ustaleniem jego celów, jest widzenie ich jedynie przez pryzmat własnych celów i wartości.

W ramach rozpoznania drugiej strony negocjacji należy wiedzieć jakie są jej potrzeby.

- negocjator o silnej potrzebie bezpieczeństwa będzie dążył do porozumienia gwarantującego bezpieczeństwo

- potrzeba uznania- będzie wymagał dostosowania argumentacji do swoich oczekiwań

- potrzeba przywiązania- może chcieć rozwijać i utrzymywać długotrwałe związki.

Do analizy drugiej strony ważne jest określenie, jak dalece uprawniona jest druga strona do podejmowania decyzji. Wyjaśnienie jej kompetencji może pomóc uniknąć wielu nieporozumień. Należy przed negocjacjami albo w fazie rozmowy wstępnej określić kompetencje decyzyjne naszego rozmówcy

6. Omów zasady dotyczące budowy zespołu negocjacyjnego?

Do utworzenia zespołu należy określić rolę jego członków oraz zakres ich odpowiedzialności. Należy ustalić kiedy zespół rozpocznie pracę, jakimi będzie się kierował zasadami w trakcie jej trwania, np. jak będzie wyglądała komunikacja członków zespołu, kiedy zakończy on działalność, oraz jak dokumentowany będzie jej przebieg.

- kierownik- odpowiedzialny za całokształt prac zespołu negocjacyjnego, formułowanie, modyfikowanie celów negocjacji. Kontroluje i ocenia skuteczność prac zespołu.Wymagana jest od niego zdolność podejmowania trafnych decyzji i myślenia strategicznego. Powinien on unikać daleko idącego bezpośredniego zaangażowania w prowadzenie rozmów.

- rzecznik- członek zespołu negocjacyjnego, dzięki któremu proces komunikacji z drugą stroną negocjacji jest lepiej zorganizowany i pełniej kontrolowany. Jego rola polega na przyjęciu głównego ciężaru w wyrażaniu stanowiska zespołu- odpowiedzialny za jednolitość artykułowanych sądów i opinii. Powinien być osobą komunikatywną, dobrze wyrażającą myśli i intencje.

- ekspert- osoba szczególnie znająca fakty ważne dla omawianych w negocjacjach kwestii. Dba o to, aby żadne z niezbędnych zagadnień nie były pominięte. Potrafi udzielić wyczerpujących informacji o przedmiocie rozmów , drugiej stronie, jak i członkom własnego zespołu negocjacyjnego. Wymaga się od niego, aby miał bardzo dobre rozeznanie tematu stanowiącego przedmiot negocjacji.

- analityk- osoba nie uczestnicząca bezpośrednio w przebiegu negocjacji, a w związku z tym nie angażująca się w prezentowanie racji i argumentację. Dzięki tej pozycji może oceniać rozwój sytuacji. Do jego zadań należy obserwowanie przebiegu negocjacji i wyciągania wniosków odnośnie do kierunku, w jakim one zmierzają. Analizuje oferty, przyczyny ich odrzucenia oraz zachowania uczestników. Powinien posiadać dobrze rozwiniętą umiejętność obserwacji, wiedzę na temat negocjacji oraz doskonałe zdolności analityczne.

- rozjemca-osoba odpowiedzialna za odpowiedni klimat rozmów. Do jego zadań należy podtrzymywanie dobrych kontaktów z zespołem drugiej strony. Przydatny jest podczas bardziej długotrwałych negocjacji, odpowiedzialny jest wtedy za utrzymywanie kontaktów poza salą obrad i organizowanie czasu uczestników rozmów w ramach tzw. programu kulturowego. Ponadto jest odpowiedzialny za usuwanie ewentualnych zadrażnień między członkami własnej grupy negocjacyjnej. Rozjemcą powinna być osoba pogodna, mająca zdolność obiektywnego spojrzenia na sytuację, chętna do współpracy, posiadająca łatwość nawiązywania kontaktów.

7. Co oznacza strategiczny, taktyczny i administracyjny poziom przygotowania negocjacji?

STRATEGICZNY- Obejmuje zdefiniowanie celu negocjacji i stanu, jaki powinien zostać osiągnięty po ich zakończeniu. Zakłada analizę konfliktu, ustalenie interesów, a w tym interesów wspólnych i różnych, wskazanie wariantów możliwych rozwiązań, określenie charakteru związków pomiędzy stronami po zakończeniu rozmów.

TAKTYCZNY- służy zdefiniowaniu sposobów realizacji założonych celów. Obejmuje zaplanowanie całego zespołu czynności taktycznych, pomocnych w realizacji założonych wcześniej założeń strategicznych-od działań na rzecz budowy klimatu zaufanie, poprzez metody wzmacniania własnej argumentacji, aż po określenie sposobów prezentacji faktów wspierających tę argumentację.

ADMINISTRACYJNY- czynności wchodzące w jego skład służą ,,wygładzaniu,, procesu rozmów i mają spowodować, by przebiegały one bez większych zakłóceń. Konieczne jest tu podjęcie rozlicznych przygotowań, ustaleń i planów co do czasu i miejsca negocjacji.

---