2015-03-29

1

Audyt wewn

ę

trzny

Wykład 6

77

78

Podj

ę

cie czynno

ś

ci kontrolnych powinno by

ć

poprzedzone

ustaleniem celu i zasadno

ś

ci przeprowadzenia kontroli.

Podczas przeprowadzania kontroli, pracownicy jednostki
kontroli wewn

ę

trznej powinni

weryfikowa

ć

i analizowa

ć

uzyskane

informacje,

zbiera

ć

i

wł

ą

cza

ć

do

własnej

dokumentacji roboczej (np. istotne z punktu widzenia
zdarze

ń

powoduj

ą

cych skutki finansowe) kopie materiałów

ź

ródłowych oraz wyja

ś

nienia uzyskane od pracowników i

kieruj

ą

cego jednostk

ą

kontrolowan

ą

, na podstawie których

stwierdzono nieprawidłowo

ś

ci i sformułowano okre

ś

lone

wnioski b

ą

d

ź

zalecenia.

Zapisy powinny by

ć

uj

ę

te logicznie, zgodnie z podj

ę

tymi

działaniami

podczas

kontroli

i

musz

ą

zawiera

ć

najwa

ż

niejsze fakty stwierdzone podczas kontroli.

2015-03-29

2

79

Wszelkie uwagi i w

ą

tpliwo

ś

ci pojawiaj

ą

ce si

ę

podczas

kontroli

powinny by

ć

na bie

żą

co omawiane i wyja

ś

niane z

odpowiednimi pracownikami. Z przeprowadzonych rozmów
pracownicy

jednostki

kontroli

wewn

ę

trznej

powinni

sporz

ą

dza

ć

notatki podpisane przez zainteresowanych

pracowników,

które

b

ę

d

ą

zał

ą

cznikami

do

raportu

pokontrolnego. Kontrolerzy wewn

ę

trzni powinni d

ąż

y

ć

do

tego,

aby

stwierdzone

nieprawidłowo

ś

ci

były

jak

najszybciej usuni

ę

te, o ile jest to mo

ż

liwe nawet podczas

kontroli (odpowiedni zapis o tym fakcie powinien znale

źć

si

ę

w raporcie pokontrolnym).

80

Po

przeprowadzeniu

kontroli

pracownicy

jednostki

kontroli

wewn

ę

trznej

przeprowadzaj

ą

cy

kontrol

ę

sporz

ą

dzaj

ą

raport pokontrolny .

Kontrola

powinna

by

ć

zako

ń

czona

sporz

ą

dzeniem

raportu

pokontrolnego.

Wymagania

co

do

formy,

zawarto

ś

ci czy miejsca

i terminu

zło

ż

enia

raportu

pokontrolnego oraz cz

ę

stotliwo

ść

przekazania raportów

radzie nadzorczej (np. zbiorczy raport kontrolny) powinny
by

ć

jasno okre

ś

lone i sprecyzowane w procedurach

organizacyjnych jednostki kontroli wewn

ę

trznej.

2015-03-29

3

81

Raport pokontrolny powinien zawiera

ć

ustalenia w pełni

udokumentowane w materiale roboczym. Istotne ustalenia
dotycz

ą

ce nieprawidłowo

ś

ci, które zostały ju

ż

usuni

ę

te

równie

ż

powinny by

ć

w nim opisane.

Dodatkowo,

raport

pokontrolny powinien

wskazywa

ć

istniej

ą

ce niepo

żą

dane zjawiska i zwi

ą

zane z nimi

wyst

ę

puj

ą

ce ju

ż

lub potencjalne ryzyko, które oddziałuj

ą

lub

w

najbli

ż

szym

czasie

mog

ą

oddziaływa

ć

na

działalno

ść

banku oraz zawiera

ć

zalecenia podj

ę

cia

stosownych działa

ń

.

Jednym z zalece

ń

mo

ż

e by

ć

monitorowanie przez

pracowników jednostki poddanej kontroli obszaru, w
którym stwierdzono nieprawidłowo

ś

ci oraz informowanie

jednostki kontroli wewn

ę

trznej o efektach podj

ę

tych

działa

ń

.

Kontrolerzy wewn

ę

trzni powinni tak

ż

e

wskaza

ć

na te

elementy z otoczenia firmy, które mog

ą

mie

ć

dla niej

konsekwencje.

82

Raport pokontrolny powinien by

ć

sporz

ą

dzony terminowo,

w formie pisemnej, powinien by

ć

obiektywny, zwi

ę

zły i

konstruktywny. Rada nadzorcza wraz z zarz

ą

dem powinni

ustali

ć

minimalne wymagania co do zawarto

ś

ci raportu

pokontrolnego.

Zawarto

ść

raportu pokontrolnego

mo

ż

na ograniczy

ć

do

danych identyfikacyjnych oraz listy ustale

ń

i zalece

ń

, ale

wskazane jest, aby zawierał on nast

ę

puj

ą

ce elementy:

−

opis wykonania zalece

ń

i skutków podj

ę

tych działa

ń

po

ostatniej kontroli,

−

cel, zakres oraz przyj

ę

te metody kontroli,

−

wskazanie sposobów i metod naprawczych wraz z
terminem ich wykonania.

2015-03-29

4

83

Stwierdzone fakty oraz opinie i wyniki kontroli powinny

by

ć

omówione z kierownictwem jednostki poddanej

kontroli, przy czym w spotkaniu powinien bra

ć

udział

członek zarz

ą

du nadzoruj

ą

cy prac

ę

jednostki poddanej

kontroli

lub

kieruj

ą

cy

pionem

organizacyjnym,

w

strukturze którego znajduje si

ę

ta jednostka.

Celem

spotkania

jest

uzyskanie

stanowiska

oraz

dodatkowych wyja

ś

nie

ń

, o ile nie zostały one wcze

ś

niej

uwzgl

ę

dnione

(ustalenia

mog

ą

by

ć

omawiane

z

kieruj

ą

cym jednostk

ą

kontrolowan

ą

w trakcie kontroli,

etapami).

84

W regulaminie kontroli wewn

ę

trznej powinny by

ć

uj

ę

te

rozwi

ą

zania

dotycz

ą

ce

ewentualnego

procesu

odwoławczego tzn. trybu post

ę

powania w przypadku, gdy

jednostka poddana kontroli nie zgadza si

ę

z opiniami i

wnioskami z kontroli.

Kieruj

ą

cy

jednostk

ą

kontroli

wewn

ę

trznej

przekazuje

raport pokontrolny prezesowi zarz

ą

du, a w dalszej

kolejno

ś

ci

radzie

nadzorczej.

Decyzj

ę

o

sposobie

wykorzystania wyników kontroli podejmuje prezes zarz

ą

du

i przekazuje j

ą

kierownictwu jednostki kontrolowanej.

2015-03-29

5

85

Sposób sprawdzenia wykonania zalece

ń

pokontrolnych tj.

w trakcie nast

ę

pnej kontroli lub odr

ę

bnego post

ę

powania

pokontrolnego, powinien

wynika

ć

np. z ogólnych ustale

ń

regulaminu

działania

jednostki

kontroli

wewn

ę

trznej.

Jednostka

poddana

kontroli

ponosi

pełn

ą

odpowiedzialno

ść

za realizacj

ę

zalece

ń

pokontrolnych i

jest zobowi

ą

zana do przekazania jednostce kontroli

wewn

ę

trznej informacji o terminach i skutkach podj

ę

tych

działa

ń

naprawczych

zwi

ą

zanych z

przeprowadzon

ą

kontrol

ą

.

Raport pokontrolny

powinien by

ć

udost

ę

pniany nadzorowi

i audytorowi zewn

ę

trznemu.