DOKUMENTACJA W ZASTĘPIE

Elementy dokumentacji w zastępie:
1. Obrzędowa Książka Pracy.
2. Obrzędowa Kronika.
3. Dokumentacja Fotograficzna.
4. Dziennik Harcerza
5. Hyde Park
6. Gazetka

O dokumentacji:

"Powiadacie: szkoda czasu na kronikę. Zapewne! Teraz to wszystko nie jest znów tak
nadzwyczajne, ale za lat dziesięć? A dla tych, którzy będą oglądać waszą kronikę, ale do
Dąbrowy nigdy może nie przyjdą? Z różnych względów należy się strać o taka dokumentację
aby obraz drużyny był możliwie najbardziej wierny."
Z kroniki z roku 1930

Na początku każdego kursu uczymy się zasad dokumentacji oraz podejmujemy decyzję w jaki
sposób poprowadzimy kronikę kursu. Okazuje się że wielu drużynowych nie zastanawia się
po co istnieje dokumentacja. Nie wiedzą tego harcerki i harcerze w ich drużynach. A my, z
chęcią zarwalibyśmy całą noc aby obejrzeć Wasze kroniki, książki pracy, notatniki zastępów
itp. Zanim przypomnę cele dokumentacji, chciałabym abyś sam, drogi czytelniku, zastanowił
się po co dokumentujesz. Jeżeli wypisałeś choć pięć powodów, dla których dokumentujecie w
drużynie, to teraz spójrz na te, które zostały zebrane przez zeszłorocznych kursantów:
- Dokumentacja jest dowodem ciągłości pracy
- Pomaga w programowaniu, kontroli i ocenie działań
- Pozwala wyciągać wnioski z popełnionych błędów
-Motywuje do prasy nad sobą i do dążenia do doskonałości (praca nad cechami: rzetelność,
skrupulatność, uczciwość, staranność, realizuje wymagania na stopnie i sprawności)
- z czasem nabiera wartości historycznej i pieniężnej
- napawa zadowoleniem, a jej tworzenie jest przyjemnością
- może być elementem zabawy, przynosi radość
- pełni funkcję pamiątkową
- służy realizacji zdolności manualnych i pisarskich oraz twórczego myślenia.
- rozbudza pasję (np. pisarstwo, fotografika)
- podtrzymuje tradycje i obrzędy.
- inne

Dokumentacje chciałabym podzielić na dwie grupy. Pierwsza służy do planowania pracy
szczepu, drużyny, zastępu i pomaga w osiąganiu celów. Do tej grupy zaliczyłabym książki
pracy, plany pracy, notatniki zastępowych i skrypty. Druga grupa pełni głównie funkcje
pamiątkową. Należą do niech kroniki, pamiętniki harcerskie, zdjęcia, albumy, filmy, gazetki i
inne wydawnictwa, hyde park, przewodniki itp.

Jedną z najważniejszych osób o jakie należy dbać w drużynie, aby zapewnić rozwój
dokumentacji jest lub sekretarz. Jeżeli nie macie takiej osoby to szybko trzeba sobie postawić
za cel jej znalezienie. O motywowaniu do prowadzenia dokumentacji napiszę później.

Kronikarz , czy to w zastępie, czy w drużynie traktowany jest honorowo. Powinien znać swój
fach, czyli zasady kronikowania. Nie każdy nadaje się do pełnienia tej funkcji. Kronikarz to
osoba odpowiadająca za obecność i wartość kroniki. Niestety nie może odpowiadać za
wszystko co się w niej znajduje. Nie tylko on ma obowiązek uzupełniania kroniki, ale także
pozostali członkowie druzyny. Bowiem bez ich uczestnictwa nie oddacie wizerunku tego, co
się dzieje wewnątrz w sposób obiektywny. Dobry kronikarz zachęca do kronikowania, ma
ogromną ilość pomysłów, zna różnorodność form zapisu, potrafi w kronice zakorzenić pewien
styl. Kronikarz może przygotować scenariusz dokumentowania. Na przykład na biwaku
morze podzielić kto i za co chce lub może być odpowiedzialny (tekst, rysunki, zdjęcia).

Sekretarz czy kronikarz odpowiada za zabieranie książki pracy czy kroniki oraz
przygotowanie kolejnego tomu, zeszytu. Jest jeszcze jedno zadanie dla osoby zajmującej się
dokumentacją - wychowanie następcy.

Teraz przejdźmy do zasad dokumentowania. Każda forma, czy to kronika, czy książka pracy,
czy album powinna być prowadzona czysto i starannie. Jest to największa ich zaletą.
Zwróćcie więc uwagę wykonanie zeszytu do dokumentacji. Na grubość i wielkość kartek,
zszycie, łatwość otwierania itp. Zadbajcie o estetykę wpisów. Każda strona przed wpisem
powinna być zakomponowana. Pomyślcie o układzie tekstu (jedna, dwie szpalty, w pionie lub
poziomie), rysunków i zdjęć. Zaplanujcie rytm dokumentowania tzn. elementy powtarzające
się : graficzne oraz merytoryczne. Możecie podzielić dokumentacje na funkcje. Na przykład
w kronice według zainteresowań: na sport, turystykę, historię, harce, a w książce pracy na
plany zbiórek, wnioski, postanowienia, rady itd. Do każdego działu można wybrać "logo".
Nie zapomnijcie o oprawie obrzędowej, która wpływa na dostojność kroniki i książki pracy.

Dokumentacja jest nic nie warta, jeśli nie jest prowadzona systematycznie. Powinna rzetelnie
obrazować życie i działalność środowiska. Musi być żywa , przedstawiać dobre i złe chwile.
Ale nie może nikogo obrażać. W zależności od formy dokumentacji zamieszczam różne
teksty.

W książce pracy i planie piszemy konkretnie, bez fabularnych opisów. Podstawą książki
pracy i notatników zastępowych jest wpisywanie wyciągniętych ze zbiórki wniosków. W
oparciu o nie doskonalimy drużynę. Wnioski można podzielić na organizacyjne i
programowe. Zachęcam was do wypisywania z każdej zbiórki plusów i minusów. Dobry
wniosek, to taki który opisuje konkretne działanie, daje konkretną wskazówkę, jak należy
postępować. Jeżeli zapomnieliście zapałek na rekwizyty to złym wnioskiem jest
postanowienie "zawsze pamiętać o zapałkach" lub "sprawdzać rekwizyty przed zbiórką".
Należałoby postanowić "podzastępowy Janek sprawdza rekwizyty do każdej zbiórki na pięć
dni przed zbiórką". Tak samo postępujemy z wnioskami programowymi. Oprócz wpisywania
wad i porażek koniecznie pamiętajcie o wnioskach pozytywnych.

Natomiast pamiętnik i kronika wymagają wzbogaconej formy z użyciem przymiotników,
elementów grozy i radości, narastającego napięcia akcji itp. Często posługujemy się tekstem
osobistym, bez wyszukanych zwrotów. Dokumentacja musi być autentyczna. Opisujemy
wybrane zdarzenia, które najlepiej interpretują życie środowiska.

Formy dokumentacji pełniące cele pamiątkowe powinny zawierać historię drużyny, obrzędy,
skład zastępów. Obraz zbiórek, akcji, wyjazdów, wyczynów. Dzieje powstania drużyny,
bohaterem, szczepu. Opisy środowiska, w którym działa drużyna (harcówkę, szkołę, miasto).

Przedstawienie drużynowej, przybocznej, sekretarza itp.

Ważna pamiątką są zdjęcia. Powinny być starannie wybrane, tak aby najlepiej interpretować
wydarzenia. Fotograf wcześniej musi się zapoznać z planem zbiórki, aby wiedzieć kiedy robić
zdjęcia. Inną ciekawą formą są wycinki z gazet, wpisy gości, rysunki i kopie. Każdy tekst i
rysunek powinien być podpisany przez autora. Tak samo powinno być jeśli przepisujecie
jakieś teksty lub kopiujecie rysunki. Każda rzecz musi być podpisana. Nie możecie pominąć
dat i miejscowości.

Kronikarz musi dbać, aby w dokumentacji nikt nie ważył się narazić czyjejś godności!
Każda forma dokumentacji jest odmienna i niepowtarzalna. Trudno jest radzić jak ją
prowadzić. Musicie sami wybrać sposób i styl dostosowując go do waszego środowiska i
waszych potrzeb.

Na koniec kilka pomysłów na dokumentację:

1. Zaklejanie kartek w kronice. Przygotowujcie zeszyt na kronikę wraz z obrzędową okładką.
Prezentujcie go harcerzom. Wyjątkiem od ogólnie ustalanych zasad kronikowania jest
zachowanie tajemnicy wpisów. Każdy wpis jest zaklejany (np. przez nałożenie i zszycie
koperty). Po pewnym, ustalonym czasie (np. po zakończeniu obozu) wspólnie otwieracie
kronike i czytacie.

2. Funkcja kronikarza jest zaszczytem. Kronikarz wybierany jest przez radę drużyny. Oprócz
obowiązków kronikarzowi przysługują także prawa. Na przykład możliwość przebywania w
miejscu obrad rady, komendzie, korzystanie z materiałów znajdujących się w skarbcu
drużyny itp. Oczywiście miejsca drużyny i skrzynia muszą przedstawiać odpowiednią wartość
dla harcerzy. Kronikarz zmienia się codziennie. Pomysł ten zaczerpnęłam z obozu 307 WDH-
y. Po takiej "turze" kronikarzy na pewno wybierzecie najlepszą osobę do tej roli.

3. konkurs fotograficzny. Co zrobić, gdy nie macie fotografa drużyny, albo ciągle
zapominacie robić zdjęcia? Ogłoście konkurs między zastępami na reportaż fotograficzny z
ż

ycia zastępu. Przed ogłoszeniem, w gronie rady lub całej drużyny ustalcie zasady. Określcie

czas konkursu i kryteria oceny(jakość zdjęć, zdjęcie portretowe zastępu, zdjęcie ze zbiórki
prezentujące zainteresowania harcerzy itp.). Pod koniec nie zapomnijcie podsumować i
przyznać sprawności. Na zbiórce zastępu zastępowych możecie poprowadzić zajęcia z zasad
fotografowania.

phm. Dominika Wywrocka

Myślisz: co za głupi rozdział? Po co ta biurokracja? I komu to potrzebne?

A więc: potrzebne jest Tobie i zastępowi. Myślę, że do kroniki zastępu nie muszę Cię
przekonywać. Sama pewnie chętnie przeglądasz stare i nowe kroniki, wspominasz zaszłe lata,
poznajesz historię drużyny. Tylko wtedy kronika jest wartościowa, gdy jest robiona na gorąco
i każdy może w nią wpleść kawałek własnych myśli. Ponieważ Twój zastęp ma być tym
najlepszym, musisz zadbać o wygląd tej kroniki: o okładkę, kształt, zdjęcia .. tu macie
szerokie pole do popisu.

Drugi niezbędny dokument zastępu to książeczka pracy zastępu. Książka ta pomoże ci w

planowaniu zbiórek, skorzystasz z niej za rok przy układaniu planów. Zawsze będziesz mogła
przypomnieć sobie przebieg kolejnej zbiórki, wasze postanowienia, podział zadań. Lecz
Twoja książeczka wcale nie musi być szarą książką za składnicy harcerskiej. Wręcz
przeciwnie. Może być tajemną księgą zrobioną przez was i pełną obrzędowych cudów.

Powinna zawierać jednak:
- stronę tytułową
- tematy zbiórek
- dane zastępu (ewidencja)
- sieć alarmową zastępu
- plan pracy
- plany zbiórek zastępu