Kalkulacja imprezy

turystycznej

mgr Iryna Manczak

Dynamika potrzeb turysty zorganizowanego a program imprezy
turystycznej*:

1. początek imprezy
2. druga połowa imprezy
3.końcowa część imprezy

*uwzględnienie zmienności potrzeb turystów w programie imprezy pozwala na jego
optymalizację i zwiększenie satysfakcji turystów

Źródło: Obsługa ruchu turystycznego, (red.) B. Meyer, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006, s.76

1. Początek imprezy

Potrzeby i zachowania turystów:
-

emocje związane z wyjazdem

-

potrzeby społeczne

-

nasilenie zainteresowania pozostałymi uczestnikami podróży

-

większa koncentracja turystów na potrzebach społecznych niż

na elementach programu (większa tolerancja na błędy obsługi)

1. Początek imprezy

Zalecenia:
-

w początkowym etapie w programie należy uwzględnić

elementy sprzyjające zaspokojeniu potrzeb społecznych
turystów (np. wspólne gry i zabawy, czas wolny, wieczorki
integracyjne)

2. Druga połowa imprezy

Potrzeby i zachowania turystów:

-

emocje związane z perspektywą przemijania imprezy

-

nasilenie się potrzeb związanych z celami pierwotnymi wyjazdu

-

mogą pojawić się (nie zawsze uzasadnione) zastrzeżenia

odnośnie programu imprezy
-

uczestnicy imprezy zwracają większą uwagę na elementy

merytoryczne i organizacyjne

2. Druga połowa imprezy

Zalecenia:
-

na tym etapie należy umieszczać w programie kluczowe

atrakcje turystyczne, proponować imprezy fakultatywne oraz
realizować najmniej zawodne elementy programu

3. Końcowa część imprezy

Potrzeby i zachowania turystów:

-

kalkulacja nakładów i zysków

-

potrzeba potwierdzenia słuszności podjęcia decyzji o udziale

w wybranej imprezie turystycznej
-

potrzeba podniesienia swojej atrakcyjności i samooceny

- zwracanie uwagi na materialne potwierdzenie odbytej imprezy

3. Końcowa część imprezy

Zalecenia:
-

zapewnienie czasu wolnego na kupno pamiątek, zrobienie

zdjęć, wysłanie widokówek

Elementy tworzące kalkulację imprezy turystycznej:

-

koszt świadczeń

-

marża biura

- stawka akwizycyjna dla agenta (prowizja od
sprzedaży)
- podatek VAT

Koszt świadczeń: kwota netto, jaką należy uiścić
dostawcy (dostawcom) usługi (usług).

Impreza krajowa

– koszty świadczeń i cena imprezy są podawane

w złotówkach.

Impreza zagraniczna wyjazdowa

– koszty świadczeń określane są we właściwej

walucie dla danego kraju walucie obcej, cenę imprezy należy przygotować
w złotówkach (ew. w dewizach).

Impreza zagraniczna przyjazdowa

– koszty świadczeń wyraża się w walutach obcych

bądź w złotówkach, a cenę imprezy ze względu na zagranicznego odbiorcę podaje się
w dewizach.

Źródło: Obsługa ruchu turystycznego, (red.) Z. Kruczek, Proksenia, Kraków 2009, s.261 – 264; Obsługa ruchu turystycznego, (red.) B. Meyer, Wydawnictwo
Naukowe PWN, Warszawa 2006, s.75

– 83.

Koszty świadczeń:

-

koszty stałe: ponoszone bez względu na liczbę uczestników,

*wynagrodzenie pilota, koszt świadczeń z których korzysta pilot (wyżywienie,
nocleg, wstęp do obiektów turystycznych), usługi przewodnickie, usługi
kupione w czarterze (transport, nocleg), opłaty rezerwacyjne

-

koszty zmienne:

zależne od liczby uczestników.

*koszty świadczeń niewykupionych w czarterze (nocleg, wyżywienie), bilety
wstępu do atrakcji turystycznych (muzea, parki rozrywki, koncerty), bilety
komunikacyjne (kolejowe, autobusowe, promowe), koszty ubezpieczenia

Czarter

: specyficzna forma zamawiania świadczeń (przede wszystkim usług

transportowych i noclegowych) w określonym terminie, w określonej jakości,
ilości i cenie.
Umowa czarteru powinna być zawarta w formie pisemnej, w jej ramach
zamawiający nie ma możliwości rezygnacji z części lub całości zamówionych
usług.


Allotment (kontyngent)

– polega na pozostawieniu przez przedsiębiorstwo

turystyczne (np. hotelarskie, przewoźnika lotniczego) określonej liczby miejsc
(np. noclegowych, na pokładzie samolotu) w ściśle określonym czasie (np.
w sezonie turystycznym) do dyspozycji organizatora turystyki, bez względu na
stopień obłożenia tychże miejsc.

Źródło: Obsługa ruchu turystycznego, (red.) B. Meyer, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006, s.237

Koszt miejsca bezpłatnego:

-

miejsce bezpłatne może mieć różne przeznaczenie

-

imprezy krajowe: miejsce bezpłatne jest przeznaczone dla

zlecającego imprezę
- wolna akwizycja: jest przeznaczone na cele promocyjne
-

turystyka zagraniczna: może być przeznaczone dla partnera

zagranicznego (w praktyce przyjmuje się, że jest to co 21. lub
25. miejsce)
-

za miejsce bezpłatne uważa się koszty związane z podróżą

kierowcy (nocleg, wyżywienie)

Opodatkowanie usług turystycznych w procedurze „VAT marża”

- podstawa prawna Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku
od towarów i usług, tekst jednolity, Dz. U. 2011Nr 177, poz. 1054

- rozdz. 3

Szczególne procedury przy świadczeniu usług

turystyki

-

podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest

kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku (art.
119)

Marża - różnica między kwotą należności, którą ma zapłacić

nabywca usługi, a ceną nabycia przez podatnika towarów i usług

od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty; przez

usługi dla bezpośredniej korzyści turysty rozumie się usługi

stanowiące składnik świadczonej usługi turystyki, a w

szczególności transport, zakwaterowanie, wyżywienie,

ubezpieczenie.

Źródło:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity, Dz. U. 2011Nr 177, poz. 1054

Marża biura:
-

narzut do kosztów świadczeń występujących w imprezie

doliczany przez biuro podróży (marża na imprezie)

Marża = przychód biura:
-

powinna pokryć koszty związane z organizacją imprezy:

przygotowanie, promocja, reklama, sprzedaż, realizacja, część
kosztów związanych z prowadzeniem biura, zapewnić zysk.


Wysokość marży waha się w przedziale 5 – 20%.

Zastosowanie właściwego kursu przy ustalaniu marży:

-

niniejszy problem nie został uregulowany w przepisach ustawy

-

praktyka gospodarcza: marża jest przeliczana na PLN wg

średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego
poprzedzającego dzień poniesienia wydatku.

Ograniczenie wpływające na wielkość marży:
-

o jej wysokości w dużej mierze decyduje popyt,

- konkurencja na rynku,
-

stabilność cen

Przykład

Biuro podróży XZY sprzedało klientowi dwutygodniowy pobyt dla 1 osoby
w hotelu na Cyprze. W celu realizacji zamówienia biuro nabyło następujące
usługi:
-

nocleg z pełnym wyżywieniem dla 1 osoby: 2000zł (cena uwzględnia lokalny

podatek VAT)
-

udział w imprezie folklorystycznej: 100zł brutto/os

-

usługa transportowa: transfer autokarem w celu zwiedzenia lokalnych atrakcji

turystycznych 250zł/os

Wynagrodzenie dla biura należne od klienta zostało ustalone w kwocie 4000zł.

Marża biura: 4000 – 2000 – 100 – 250 = 1650zł

Podatek VAT należny z tytułu usługi turystycznej zrealizowanej przez biuro
podróży 380zł

Stawka akwizycyjna dla agenta:

-

kwota doliczana do ceny, jaką płaci klient, a przeznaczona jest

dla agenta prowadzącego sprzedaż w imieniu touroperatora,

-

jej wysokość jest zależna od atrakcyjności imprezy,

-

jest dochodem agenta, dlatego powinna pokrywać koszty

związane z prowadzeniem sprzedaży oraz przynosić zysk,

- jest kosztem organizatora, ponoszonym przez klienta, nalicza
się ją w przypadku sprzedaży imprez poprzez sieć agentów.

Podstawą prawidłowego sporządzenia kalkulacji jest:

- program imprezy,
-

umowy z dostawcami usług bądź potwierdzenia cen,

-

w przypadku imprez zagranicznych tabela kursów walut

i założenia określające trendy w zmianie kursów walut w okresie,
kiedy będzie dokonywane rozliczenie.

Imprezy zlecone:
-

kalkulacja kosztów dla jednego uczestnika lub jako koszt całej

grupy,
-

można podać koszt poszczególnych świadczeń, wtedy

zamawiający w zależności od liczby osób biorących udział
w imprezie sam dokona kalkulacji kosztów imprezy.

Imprezy przeznaczone do wolnej akwizycji:
-

są oferowane w katalogach, dlatego ceny muszą być

skalkulowane w przeliczeniu na jednego uczestnika

Zasada generalna kalkulacji imprez turystycznych:

-

turystyka krajowa: koszty świadczeń są podawane

w złotówkach i cena imprezy podawana jest w złotówkach,

-

turystyka zagraniczna wyjazdowa: koszty świadczeń są

podawane w dewizach i w złotówkach, a cena imprezy –
w złotówkach lub dewizach, często też występuje cena
mieszana,

-

turystyka zagraniczna przyjazdowa: koszty świadczeń są

podawane w dewizach i złotych, a cena imprezy – w dewizach.

Teczka imprezy:

- nazwa zleceniodawcy
- termin imprezy
- numer imprezy (numer nadawany na podstawie rejestru imprez
organizatora, często wpisuje się również numer imprezy
zleceniodawcy)
- trasa lub miejsce docelowe w przypadku imprezy pobytowej
-

liczba osób uwzględnionych w zleceniu

-

specyfikacja zamówionych dla danej imprezy świadczeń

-

dane referenta i pilota prowadzącego imprezę

Zadanie
Przygotuj program trzydniowej imprezy turystycznej
uwzględniając poniższe punkty:
-miejsce docelowe lub trasy

-cel imprezy

-segment docelowy

-termin

-

rodzaj, ilość oraz standard usług noclegowych, żywieniowych

-

rodzaj wykorzystywanego środka transportu

-program pobytu i zwiedzania

-

cenę imprezy

Zadanie należy przygotować w grupach czteroosobowych oraz zaprezentować na
zajęciach (max 5min).