Microsoft Word - rzuc okiem 2.doc

Monika Brzozowska

Firma – status prawny i funkcjonowanie przedsiębiorstwa,

jednostki sektora finansów publicznych, urzędu itd.

Regulaminy wewnętrzne, struktura pionów i komórek

funkcjonalnych. Obieg dokumentacji wewnętrznej firmy,

tworzenie i klasyfikacja dokumentów, archiwizowanie,

niszczenie.

Instytut Europejski

●

Studium Prawa Europejskiego

w Warszawie

ul. Prosta 2/14 lok. 204

00-850 Warszawa

tel./fax: (0-22) 833-38-90; (0-22) 833-39-90

www.uniaeuropejska.net.pl.pl e-mail: info@spe.edu.pl

Instytut Europejski

Spis Treści

Wstęp

I. Status prawny firmy i funkcjonowanie przedsiębiorstwa

1. Przedsiębiorca i firma

2. Ewidencje i rejestry

II.

Jednostki

sektora

finansów

publicznych

III. Regulaminy wewnętrzne, struktura pionów i komórek

funkcjonalnych

1. Obieg dokumentacji wewnętrznej w firmie

Tworzenie

klasyfikacja

dokumentów 28

Archiwizowanie

niszczenie

dokumentów

Podsumowanie

Bibliografia

Wstęp

Niniejsze opracowanie ma na celu przybliżenie zasad prawnych, na jakich opiera się

działalność firmy i przedsiębiorstwa, jak również ułatwienie odnalezienia przyszłemu

przedsiębiorcy potrzebnych przepisów i regulacji, koniecznych przy zakładaniu działalności

gospodarczej. Omówiono także pokrótce podstawy funkcjonowania jednostek sektora

finansów publicznych oraz sposób ich finansowania.

Skrypt przybliża zasady tworzenia i organizacji wewnętrznego funkcjonowania firmy,

gdzie bardzo ważny jest obieg informacji, potrzebnych do sprawnego jej prowadzenia. Często

regulacje te nie są unormowane przepisami prawa, przy czym zwrócono uwagę na przypadki,

gdzie przy tworzeniu, przechowywaniu czy niszczeniu firmowych dokumentów konieczne

jest sięgnięcie do stosownych aktów prawnych.

I. Status prawny firmy i funkcjonowanie przedsiębiorstwa

1. Przedsiębiorca i firma

Zgodnie z prawem przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka

organizacyjna, której ustawa nadaje zdolność prawną prowadząca we własnym imieniu

działalność gospodarczą lub zawodową. Przedsiębiorca działa w obrocie pod firmą, której

nazwę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej

(art. 43[2] kodeksu cywilnego dalej jako k.c.).

Uściślając należałby rozwinąć rozumienie pojęcia przedsiębiorcy jako osoby

fizycznej, osoby prawnej oraz jednostki organizacyjnej, nieposiadającej osobowości prawnej

(art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Wobec tego za przedsiębiorcę jako

osobę fizyczną uważana będzie osoba prowadząca we własnym imieniu działalność

gospodarczą lub zawodową. Osoba prawna jako przedsiębiorca występuje najczęściej

w obrocie w postaci spółki kapitałowej prawa handlowego czyli spółki z o.o. lub akcyjnej

(SA). Jednak jest to bardzo szeroka kategoria, do której zaliczane są również banki,

spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, a w niektórych przypadkach za przedsiębiorcę

jako osobę prawną uznawane będą także stowarzyszenia, fundacje oraz inne organizacje

społeczne i zawodowe. Jeżeli natomiast chodzi o jednostki organizacyjne, o których mowa

w art. 33[1] k.c. to zaliczać będziemy na tej podstawie do przedsiębiorców spółki kapitałowe

w organizacji oraz spółki osobowe prawa handlowego czyli spółkę jawną, partnerską,

komandytowa i komandytowo-akcyjną.

Jak wskazano wcześniej przedsiębiorca występuje w obrocie pod firmą. Jej nazwa

powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących

działalność na tym samym rynku. Firma nie może również wprowadzać w błąd,

w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca

działalności czy źródeł zaopatrzenia. Sąd rejestrowy każdorazowo powinien więc ustalić czy

brzmienie firmy dostatecznie odróżnia ją od innych firm działających na tym samym rynku.

Przy czym inaczej będzie traktowany np. niewielki warsztat samochodowy działający na

terenie małego miasteczka, a inaczej firma obejmująca zakresem swojej działalności cały kraj,

bowiem w pierwszym przypadku podobny warsztat na drugim końcu kraju na pewno nie

będzie działał na tym samym rynku. Podany przykład akurat daje jednoznaczną odpowiedź co

do wyznaczenia obszaru działalności firmy. Nie zawsze jednak odpowiedź jest tak prosta,

ponieważ rynek może być nie tylko tzw. lokalny obejmujący jedną miejscowość, ale dotyczyć

również całego powiatu, województwa, kilku województw czy całego kraju. Należy tutaj

również odwołać się do definicji rynku właściwego zawartej w ustawie o zwalczaniu

nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 r.

O dopuszczalności czy też odmowie dokonania wpisu firmy rozstrzyga pierwszeństwo

użycia firmy przez przedsiębiorcę na danym rynku, jak również porównanie brzmienia firmy

z innymi podobnymi, aby uniknąć wprowadzania w błąd uczestników obrotu co do

poszczególnych przedsiębiorców.

Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego firmą osoby fizycznej jest jej imię

i nazwisko, co nie wyklucza jednak, włączenia do firmy pseudonimu lub określeń

wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych

określeń dowolnie obranych. Firmą natomiast osoby prawnej jest jej nazwa, przy czym musi

zawierać określenie formy prawnej osoby prawnej, która może zostać podana w skrócie.

Ponadto firma osoby prawnej może już fakultatywnie wskazywać na przedmiot działalności,

siedzibę tej osoby oraz inne określenia dowolnie obrane. Dodatkowo firma osoby prawnej

może zawierać nazwisko lub pseudonim osoby fizycznej, jeżeli służy to ukazaniu związków

tej osoby z powstaniem lub działalnością przedsiębiorcy. Umieszczenie w firmie nazwiska

albo pseudonimu osoby fizycznej wymaga pisemnej zgody tej osoby, a w razie jej śmierci -

zgody jej małżonka i dzieci.

Przedsiębiorca może również posiadać oddziały firmy, jednakże posługiwanie się do

oznaczania oddziału tej samej firmy mogłoby wprowadzać uczestników obrotu w błąd. Stąd

art. 43[6] k.c. zawiera rozwiązanie przewidujące, iż firma oddziału osoby prawnej zawiera

pełną nazwę tej osoby oraz określenie „oddział” ze wskazaniem miejscowości, w której

oddział ma siedzibę. Przepis ten dotyczy oddziału firmy osoby prawnej, natomiast

ustawodawca w art. 5 pkt 4 ustawie o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r.

nr 155, poz. 1095 z późn. zm.) zawarł zapis, iż oddziałem przedsiębiorcy jest wyodrębniona

i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej wykonywanej przez

przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania

działalności. Zmiana firmy wymaga ujawnienia w odpowiednim rejestrze. W razie

przekształcenia osoby prawnej można zachować jej dotychczasową firmę z wyjątkiem

określenia wskazującego formę prawną osoby prawnej, jeżeli uległa ona zmianie, ma to

również zastosowanie do przekształcenia spółki osobowej.

W przypadku kontynuowania działalności gospodarczej osoby fizycznej przez inną

osobę fizyczną będąca jej następcą prawnym konieczne jest wyrażenie na piśmie zgody przez

osobę fizyczną, której działalność kontynuujemy. W przypadku jej śmierci konieczna jest

zgoda jej małżonka lub dzieci. Te same zasady stosuje się do utraty członkostwa przez

wspólnika, którego nazwisko było umieszczone w firmie. W przypadku nabycia

przedsiębiorstwa, nabywca może je nadal prowadzić pod dotychczasową nazwą. Powinien

jednak umieścić dodatek wskazujący firmę lub nazwisko nabywcy, chyba że strony

postanowiły inaczej. Kodeks cywilny zawiera przepis zabraniający zbycia firmy.

Przedsiębiorca może jedynie upoważnić innego przedsiębiorcę do korzystania ze swej firmy,

jeżeli nie wprowadza to w błąd (art. 43[9] k.c.). Wynika więc, że ustawodawca zastrzegł

wyraźnie niezbywalność firmy przedsiębiorcy, traktując ją jako dobro osobiste (por. art. 23

i 24 k.c.). „Wynika to z oderwania firmy od przedsiębiorstwa (w znaczeniu przedmiotowym

i funkcjonalnym) i ścisłego związania jej z osobą przedsiębiorcy.”

Wobec tego zakazane jest

zbywanie firmy poprzez rozporządzenie przedsiębiorcy zarówno dotyczące samej firmy jak

Kodeks cywilny. Komentarz., red. prof. dr hab. Edward Gniewek, rok wydania 2008, C.H.Beck

i przy okazji zbywania przedsiębiorstwa (tak m.in. red. prof. dr hab. Edward Gniewek,

Kodeks cywilny. Komentarz., rok wydania 2008, C.H. Beck). Pamiętać należy, że chodzi

tutaj o firmę w rozumieniu art. 43[2] i nast. k.c., a więc o firmę będącą oznaczeniem

przedsiębiorcy, pod którą prowadzi on swą działalność. Zbycie więc firmy za pomocą umowy

będzie czynnością bezwzględnie nieważną na mocy art. 58 § 1 k.c. „Sankcji nieważności nie

należy stosować, mimo nazwania umowy przez strony "umową sprzedaży firmy", jeśli

z treści jej postanowień wynika, że zgodnie z zamiarem stron celem umowy jest jedynie

udzielenie przez przedsiębiorcę, któremu przysługuje prawo do firmy, innemu przedsiębiorcy

upoważnienia do korzystania ze swej firmy. Jeśli spełnione są przesłanki posługiwania się

firmą przez drugiego przedsiębiorcę, a w szczególności, jeżeli posługiwanie nie będzie

wprowadzać w błąd innych osób (zob. art. 43[9] § 2 k.c.)”.

Przedsiębiorca, którego prawo do firmy zostało zagrożone cudzym działaniem, może

żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego

naruszenia może on także żądać usunięcia jego skutków, złożenia oświadczenia lub

oświadczeń w odpowiedniej treści i formie, naprawienia na zasadach ogólnych szkody

majątkowej lub wydania korzyści uzyskanej przez osobę, która dopuściła się naruszenia.

Przy wyjaśnianiu pojęcia przedsiębiorcy oraz firmy należy również wskazać niektóre

zagadnienia dotyczące samego przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. art. 55[1] k.c.

zawierającym definicję przedsiębiorstwa, jest ono zorganizowanym zespołem

składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności

gospodarczej, przy czym obejmuje ono w szczególności:

1. oznaczenie indywidualizujące przedsiębiorstwo lub jego wyodrębnione części (nazwa

przedsiębiorstwa);

2. własność nieruchomości lub ruchomości, w tym urządzeń, materiałów, towarów

i wyrobów, oraz inne prawa rzeczowe do nieruchomości lub ruchomości;

3. prawa wynikające z umów najmu i dzierżawy nieruchomości lub ruchomości oraz

prawa do korzystania z nieruchomości lub ruchomości wynikające z innych stosunków

prawnych;

4. wierzytelności, prawa z papierów wartościowych i środki pieniężne;

5. koncesje, licencje i zezwolenia;

6. patenty i inne prawa własności przemysłowej;

Komentarz do przepisów Działu III Księgi i KC, red. prof. dr hab. Stanisław Sołtysiński, rok wydania: 2008,

C.H. Beck

7. majątkowe prawa autorskie i majątkowe prawa pokrewne;

8. tajemnice przedsiębiorstwa;

9. księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Wskazane powyżej składniki przedsiębiorstwa stanowią tzw. substrat przedsiębiorstwa

czyli jego majątkową (niekoniecznie materialną), podstawę. Ten określony zespół

składników, zgodnie z art. 55[1] KC, jest warunkiem koniecznym (sine qua non) istnienia

przedsiębiorstwa (tak m.in. dr Jacek Widło, Przedsiębiorstwo w świetle zmian kodeksu

cywilnego, Monitor Prawniczym, rok 2004, nr 1). Jak wskazuje nam definicja kodeksowa ten

substrat przedsiębiorstwa mogą tworzyć zarówno składniki materialne jak i niematerialne –

ważne jest by tworzyły one pewien zespół/całość. Możliwe jest tworzenie tego substratu

jedynie przez jeden rodzaj tych składników np. przy przedsiębiorstwach świadczących usługi

internetowe ten substrat może stanowić majątkowa, ale niekoniecznie już materialną,

podstawę przedsiębiorstwa (tak również dr Jacek Widło, Przedsiębiorstwo w świetle zmian

kodeksu cywilnego, Monitor Prawniczym, rok 2004, nr 1).

Ustawodawca w art. 55[1] używa stwierdzenia „w szczególności” co oznacza, że jest to

katalog otwarty/przykładowy, nie wskazuje więc jednoznacznie co jest warunkiem

koniecznym istnienia przedsiębiorstwa, poza tym, że musi to być zorganizowany zespół

składników niematerialnych i materialnych przeznaczonych do prowadzenia działalności

gospodarczej. „W stosunkach wewnętrznych będą to najczęściej dobra o charakterze

niematerialnym np. sposób organizacji przedsiębiorstwa, podział obowiązków między

pracownikami, technologia produkcji, patenty i rozwiązania techniczne na konkretny produkt,

systemy jakości i odbioru jakościowego, narzędzia stymulacji efektywności pracy, receptury

chemiczne (know-how techniczne, handlowe i organizacyjne) itp. Dobra te mają charakter

z reguły niematerialny o wymiernej wartości ekonomicznej. Dobra materialne będą miały

z reguły charakter podrzędny (nie będą miały zdecydowanego wpływu na sukces

przedsiębiorstwa), co nie znaczy, że nie będą istotne z punktu widzenia funkcjonowania

przedsiębiorstwa.”

Przedsiębiorstwo w świetle zmian kodeksu cywilnego, dr Jacek Widło, Monitor Prawniczym, rok 2004, nr 1

2. Ewidencje i rejestry

Przedsiębiorcy muszą uzyskać wpisy w odpowiednich ewidencjach/rejestrach. Należy

jednak zaznaczyć, że do innej ewidencji/rejestru wpisywani są przedsiębiorcy będący

osobami fizycznymi, a gdzie indziej będący osobami prawnymi.

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną powinien uzyskać wpis do ewidencji

działalności gospodarczej gdzie zamieszczane są takie informacje jak PESEL, NIP czy nazwa

firmy i osoby prowadzącej działalność. Od dnia 31 marca 2009 r. obowiązują nowe przepisy

upraszczające procedurę zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej wprowadzające

tzw. koncepcję „jednego okienka”. Osoba fizyczna zamierzająca więc założyć działalność

gospodarczą wypełnia tylko jeden formularz, a następnie składa go we właściwym dla

miejsca zamieszkania urzędzie gminy/miasta.

Wniosek niniejszy stanowi jednocześnie:

• wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej

(REGON),

• zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacje NIP,
• zgłoszenie składek do systemu ubezpieczeń społecznych.

Niektóre z rodzajów działalności gospodarczej aby mogły być prowadzone zgodnie

z przepisami prawa wymagają: koncesji, wpisu do rejestru działalności regulowanej,

zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej, licencji do prowadzenia działalności

gospodarczej lub też stosownych uprawnień zawodowych.

1. Uzyskania stosownej koncesji wymaga prowadzenie działalności gospodarczej

związanej z:

- Poszukiwaniem lub rozpoznawaniem złóż kopalin, wydobywaniem kopalin ze złóż,

bezzbiornikowym magazynowaniem substancji oraz składowaniem

odpadów

w górotworze, w tym w podziemnych wyrobiskach górniczych. Koncesja jest udziela przez

Ministra Środowiska, marszałka województwa lub starostę właściwego ze względu na

siedzibę przedsiębiorcy.

- Wytwarzaniem i obrotem materiałami wybuchowymi, bronią i amunicją oraz wyrobami

i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym. Koncesja jest udzielana przez

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji.

- Wytwarzaniem, przetwarzaniem, magazynowaniem, przesyłaniem, dystrybucją i obrotem

paliwami i energią. Koncesja jest udzielana przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki.

- Ochroną osób i mienia. Koncesja jest udzielana przez Ministra Spraw Wewnętrznych

i Administracji.

- Rozpowszechnianiem programów radiowych i telewizyjnych. Koncesja jest udzielana przez

Przewodniczącego Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji.

- Przewozami lotniczymi. Koncesja jest udzielana przez Prezesa Urzędu Lotnictwa

Cywilnego.

2. Wpisu do rejestru działalności regulowanej wymaga prowadzenie działalności

gospodarczej związanej z:

- Organizowaniem imprez turystycznych oraz pośredniczeniem na zlecenie klientów

w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych. Wpisu do rejestru organizatorów

turystyki i pośredników turystycznych dokonuje się u marszałka województwa właściwego ze

względu na siedzibę przedsiębiorcy.

- Świadczeniem usług turystycznych obejmujących polowania wykonywane przez

cudzoziemców na terytorium RP i polowania za granicą. Wpisu do rejestr polowań prowadzi

dokonuje się u marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.

- Świadczeniem usług w zakresie pośrednictwa pracy na terenie RP, pośrednictwa pracy za

granicą, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego, pracy tymczasowej. Wpisu do

rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia dokonuje się u marszałka

województwa właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.

- Konfekcjonowaniem lub obrotem środkami ochrony. Wpisu do rejestru przedsiębiorców

wykonujących działalność w zakresie konfekcjonowania lub obrotu środkami ochrony roślin

dokonuje się u wojewódzkiego inspektora właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.

- Obrotem materiałem siewnym. Wpisu do rejestry przedsiębiorców dokonujących obrotu

materiałem siewnym dokonuje się u wojewódzkiego inspektora właściwego ze względu na

siedzibę przedsiębiorcy.

- Wytwarzaniem lub magazynowaniem biokomponentów. Wpisu do rejestru przedsiębiorców

wytwarzających, magazynujących oraz importujących biokomponenty dokonuje się u Prezesa

Agencji Rynku Rolnego.

- Wyrobem lub rozlewem napojów spirytusowych. Wpisu do rejestru działalności w zakresie

wyrobu lub rozlewu napojów spirytusowych dokonuje się u Ministra Rolnictwa i Rozwoju

Wsi.

- Wyrobem lub rozlewem wyrobów winiarskich. Wpisu do rejestru przedsiębiorców

wykonujących działalność w zakresie wyrobu lub rozlewu wyrobów winiarskich dokonuje się

u Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

- Wyrobem, oczyszczaniem, skażaniem, odwadnianiem alkoholu etylowego lub wytwarzanie

wyrobów tytoniowych. Wpisu do rejestru podmiotów wykonujących działalność w zakresie

wyrobu i przetwarzania alkoholu etylowego oraz rejestru producentów wyrobów tytoniowych

dokonuje się u Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

- Prowadzeniem przedsiębiorstwa składowego. Wpisu do rejestru przedsiębiorstw składowych

przyjmujących na skład towary rolne dokonuje się u Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi,

wpisu do rejestr przedsiębiorstw składowych przyjmujących na skład towary przemysłowe

dokonuje się u Ministra Gospodarki.

- Przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie

przechowywania. Wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych dokonuje

się u marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności

objętej wpisem.

- Kształceniem podyplomowym lekarzy i lekarzy dentystów. Wpisu do rejestru podmiotów

prowadzących kształcenie podyplomowe lekarzy i lekarzy dentystów dokonuje się

u Okręgowej Rady Lekarskiej właściwej dla siedziby organizatora prowadzenia kształcenia

oraz u Naczelnej Rady Lekarskiej, w przypadku gdy okręgowa izba lekarska jest

organizatorem kształcenia.

- Kształceniem podyplomowym pielęgniarek i położnych. Wpisu do rejestru przedsiębiorców

prowadzących kształcenie podyplomowe dokonuje się u Okręgowej Rady Pielęgniarek

i Położnych właściwej dla miejsca prowadzenia kształcenia oraz u Naczelnej Rady

Pielęgniarek i Położnych w przypadku jednostek organizacyjnych samorządu pielęgniarek

i położnych oraz utworzonych przez nie spółek handlowych i innych podmiotów.

- Prowadzeniem indywidualnej, indywidualnej - specjalistycznej i grupowej praktyki

pielęgniarek i położnych. Wpisu do rejestru indywidualnych, indywidualnych -

specjalistycznych i grupowych praktyk pielęgniarek i położnych dokonuje się u Okręgowej

Rady Pielęgniarek i Położnych właściwej dla miejsca prowadzenia praktyk.

- Prowadzeniem grupowej praktyki lekarskiej. Wpisu do rejestru grupowych praktyk

lekarskich dokonuje się u Okręgowej Rady Lekarskiej właściwej ze względu na miejsce

wykonywanej praktyki.

- Prowadzeniem indywidualnej praktyki lekarskiej oraz indywidualnej specjalistycznej

praktyki lekarskiej. Wpisu do rejestru indywidualnych praktyk lekarskich oraz rejestru

indywidualnych specjalistycznych praktyk lekarskich dokonuje się u Okręgowej Rady

Lekarskiej właściwej ze względu na miejsce wykonywanej praktyki.

- Prowadzeniem stacji kontroli pojazdów, prowadzeniem ośrodka szkolenia kierowców lub

prowadzeniem ośrodka doskonalenia techniki jazdy. Wpisu do rejestru przedsiębiorców

prowadzących stację kontroli pojazdów, rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek

szkolenia kierowców oraz rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek doskonalenia

techniki jazdy dokonuje się u starosty właściwego ze względu na miejsce wykonywania

działalności.

- Prowadzeniem pracowni psychologicznej. Wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzących

pracownię psychologiczną dokonuje się u marszałka województwa właściwego ze względu na

siedzibę przedsiębiorcy lub miejsce zamieszkania uprawnionego psychologa.

- Prowadzeniem działalności kantorowej. Wpisu do rejestru działalności kantorowej dokonuje

się u Prezesa Narodowego Banku Polskiego.

- Prowadzeniem usług detektywistycznych. Wpisu do rejestru działalności detektywistycznej

dokonuje się u Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

- Wykonywaniem działalności pocztowej niewymagającej zezwolenia, z wyjątkiem

działalności pocztowej polegającej na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu druków

bezadresowych oraz działalności wykonywanej przez agenta lub agenta pocztowego na

podstawie umowy agencyjnej, zawartej z operatorem zgodnie z przepisami Kodeksu

cywilnego. Wpisu do rejestru operatorów pocztowych dokonuje się u Prezesa Urzędu

Komunikacji Elektronicznej.

- Organizowaniem wyścigów konnych. Wpisu do rejestru organizatorów wyścigów konnych

dokonuje się u Prezesa Polskiego Klubu Wyścigów Konnych.

- Prowadzeniem działalności telekomunikacyjnej. Wpisu do rejestru przedsiębiorców

telekomunikacyjnych dokonuje się u Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

- Prowadzeniem kursów początkowych i kursów doskonalących dla doradców do spraw

bezpieczeństwa przewozu koleją towarów niebezpiecznych. Wpisu do rejestru

przedsiębiorców prowadzących kursy początkowe i kursy doskonalące dokonuje się u Prezesa

Urzędu Transportu Kolejowego.

- Prowadzeniem kursów dokształcających dla kierowców przewożących towary

niebezpieczne. Wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzących kursy dokształcające

dokonuje się u marszałka województwa.

3. Zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej wymagane jest do

prowadzenia działalności związanej z:

- Sprzedażą napojów alkoholowych. Zezwolenia udziela: na sprzedaż detaliczną napojów

alkoholowych - wójt, burmistrz lub prezydent miasta; na sprzedaż hurtową napojów

alkoholowych do 18% - marszałek województwa dla przedsiębiorców posiadających siedzibę

na terenie województwa; na sprzedaż hurtową napojów alkoholowych powyżej 18% -

Minister Gospodarki.

- Urządzaniem lub prowadzeniem działalności w zakresie gier losowych, zakładów

wzajemnych, gier na automatach. Zezwolenia udziela Minister Finansów.

- Prowadzeniami działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej.

Zezwolenia udziela Minister Gospodarki.

- Odbieraniem odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, opróżnianiem

zbiorników bezodpływowych i transportem nieczystości ciekłych. Zezwolenia udziela wójt,

burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce świadczenia usług.

- Ochroną przed bezdomnymi zwierzętami, prowadzeniem schronisk dla bezdomnych

zwierząt, a także grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych i ich części. Zezwolenia udziela

wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce świadczenia usług.

- Leczeniem substytucyjnym osób uzależnionych, wytwarzaniem, przetwarzaniem lub

przerabianiem środków odurzających lub substancji psychotropowych, zbiorem mleczka

makowego i opium z maku oraz ziela konopi i żywicy konopi, przywozem z zagranicy

i wywozem za granicę środków odurzających lub substancji psychotropowych oraz

prekursorów grupy I-R, obrotem hurtowym środkami odurzającymi substancjami

psychotropowymi lub prekursorami grupy I-R, uprawą i kontraktacją upraw maku lub konopi

włóknistych. Zezwolenia udziela: na leczenie substytucyjne w zakładach opieki zdrowotnej –

wojewoda; na uprawę maku lub konopi włóknistych - wójt, burmistrz lub prezydent miasta

właściwy ze względu na miejsce położenia uprawy; w pozostałych przypadkach - Główny

Inspektor Farmaceutyczny.

- Produkcją tablic rejestracyjnych. Zezwolenia udziela marszałek województwa.

- Prowadzeniem działalności maklerskiej lub rachunków papierów wartościowych przez

banki, prowadzeniem giełdy lub rynku pozagiełdowego. Zezwolenia udziela Minister

Finansów lub Komisja Nadzoru Finansowego.

- Prowadzeniem funduszu emerytalnego. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru Finansowego.

- Prowadzeniem banku lub instytucji kredytowej. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru

Bankowego.

- Prowadzeniem giełdy towarowej. Zezwolenia udziela Minister Finansów.

- Zarządzaniem specjalną strefą ekonomiczną. Zezwolenia udziela Rada Ministrów.

- Gospodarką odpadami (zbieranie, transport, odzysk i unieszkodliwianie odpadów oraz

nadzór nad wyżej wymienionymi działaniami oraz nad miejscami unieszkodliwiania

odpadów). Zezwolenia udziela marszałek województwa lub starosta.

- Instalacją lub naprawą oraz sprawdzaniem pod względem zgodności z wymaganiami

okresowo, przed i po zainstalowaniu oraz po naprawie określonych rodzajów przyrządów

pomiarowych, jeżeli to wynika z wiążących Polskę umów międzynarodowych. Zezwolenia

udziela Prezes Głównego Urzędu Miar.

- Prowadzeniem zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków.

Zezwolenia udziela wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce

świadczenia usług.

- Prowadzeniem laboratorium referencyjnego. Zezwolenia udziela Minister Środowiska.

- Wytwarzaniem produktów leczniczych. Zezwolenia udziela Główny Inspektor

Farmaceutyczny.

- Wykonywaniem przewozów kabotażowych na terytorium RP. Zezwolenia udziela Minister

Infrastruktury.

- Wykonywaniem rybołówstwa morskiego. Zezwolenia połowowego udziela: Minister

Rolnictwa i Rozwoju Wsi - na połowy w polskiej wyłącznej strefie ekonomicznej, na morzu

terytorialnym, w Zatoce Puckiej i w Zatoce Gdańskiej oraz poza polskimi obszarami

morskimi; właściwy okręgowy inspektor rybołówstwa morskiego - na połowy w Zalewie

Wiślanym, w Zalewie Szczecińskim, na obszarze Zalewu Kamieńskiego i Jeziora Dąbie.

- Założeniem lotniska, zarządzaniem lotniskiem użytku publicznego i prowadzeniem na nim

obsługi naziemnej statków powietrznych, ładunków, pasażerów i ich bagażu, wykonywaniem

przewozów lotniczych do, lub z Rzeczypospolitej Polskiej przez obcego przewoźnika

lotniczego, prowadzeniem sprzedaży przewozów lotniczych na terytorium RP przez obcego

przewoźnika lotniczego. Zezwolenia udziela Prezes Urzędu Lotnictwa Cywilnego.

- Utworzeniem i prowadzeniem instytucji pieniądza elektronicznego. Zezwolenia udziela

Komisja Nadzoru Bankowego.

- Wykonywaniem działalności ubezpieczeniowej. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru

Finansowego.

- Wykonywaniem działalności brokerskiej. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru

Finansowego.

- Wykonywaniem działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania

i doręczania w obrocie krajowym i zagranicznym przesyłek dla ociemniałych, przesyłek

z korespondencją do 2000 g z wyłączeniami przewidzianymi w ustawie z 12 czerwca 2003 r.

Prawo pocztowe. Zezwolenia udziela Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

- Prowadzeniem składu podatkowego, prowadzeniem działalności jako zarejestrowany lub

niezarejestrowany handlowca, wykonywaniem czynności w charakterze przedstawiciela

podatkowego. Zezwolenia udziela właściwy naczelnik urzędu celnego.

- Prowadzeniem funduszu inwestycyjnego. Zezwolenia udziela Komisja Nadzoru

Finansowego.

- Hodowlą zwierząt laboratoryjnych lub dostarczaniem zwierząt doświadczalnych.

Zezwolenia udziela Powiatowy Lekarz Weterynarii.

- Wykonywaniem planów urządzenia lasu. Zezwolenia udziela Minister Środowiska.

- Wykonywaniem działalności związanej z narażeniem na działanie promieniowania

jonizującego, określonego w ustawie z 29 listopada 2000 r. Prawo atomowe. Zezwolenia

udziela Prezes Państwowej Agencji Atomistyki.

- Prowadzeniem warsztatu w zakresie instalacji, napraw lub sprawdzania tachografów

cyfrowych. Zezwolenia udziela Prezes Głównego Urzędu Miar.

- Wykonywaniem działalności regularnych przewozów osób w krajowym transporcie

drogowym osób. Zezwolenia udziela: na wykonywanie przewozów na liniach

komunikacyjnych na obszarze gminy – wójt; na wykonywanie przewozów na liniach

komunikacyjnych w komunikacji miejskiej - burmistrz albo prezydent miasta;

w przypadku innych niż wyżej wymienionych linii komunikacyjnych, wykraczających poza

obszar gminy, miasta, powiatu lub województwa - starosta albo marszałek województwa.

- Utworzeniem wielkopowierzchniowego obiektu handlowego (powyżej 400 m2 powierzchni

sprzedaży). Zezwolenia udziela wójt, burmistrz albo prezydent miasta właściwy ze względu

na lokalizację wielkopowierzchniowego obiektu handlowego.

4. Uzyskania stosownej licencji potrzeba do prowadzenia działalności

gospodarczej, gdy jest ona związana z:

- Wykonywaniem krajowego i międzynarodowego transportu drogowego, lub z przewozami

taksówkowymi. Licencję na transport drogowy wydaje starosta właściwy dla siedziby

przedsiębiorcy, licencję na przewozy taksówkowe wydaje wójt, burmistrz lub prezydent

miasta, licencję na międzynarodowy transport drogowy wydaje Minister Infrastruktury.

- Wykonywaniem przewozów kolejowych lub udostępnianiem pojazdów trakcyjnych.

Licencję udziela Prezes Urzędu Transportu Kolejowego.

- Wykonywaniem czynności syndyka. Licencję udziela Minister Sprawiedliwości, dodatkowo

konieczne jest zdanie przez kandydatów egzaminu organizowanego przez Ministerstwo

Sprawiedliwości.

5. Zgoda na prowadzenie działalności gospodarczej jest potrzebna przy:

- Prowadzeniu systemu płatności lub systemu rozrachunku papierów wartościowych

w zakresie określonym w ustawie z dnia 24 sierpnia 2001 r. o ostateczności rozrachunku

w systemach płatności i systemach rozrachunku papierów wartościowych oraz zasadach

nadzoru nad tymi systemami.

6. Uzyskanie uprawnień zawodowych do prowadzenia działalności gospodarczej

przez przedsiębiorcę lub jego pracownika jest konieczne przy prowadzeniu działalności

gospodarczej związanej z i profesją:

- lekarza i lekarza dentysty,

- pielęgniarki i położnej,

- lekarza weterynarii,

- adwokata,

- komornika,

- radcy prawnego,

- rzecznika patentowego,

- biegłego rewidenta

- aptekarza,

- architekta,

- inżyniera budownictwa,

- brokera ubezpieczeniowego,

- doradcy podatkowego,

- maklera papierów wartościowych,

- doradcy inwestycyjnego,

- księgowego.

http://www.biznes-firma.pl/d.102.Jak_zalozyc_firme.html

Inaczej sprawa wygląda, jeżeli chodzi o rejestrację przedsiębiorców będących osobami

prawnymi. Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 roku (tj. Dz. U.

2007.168.1186) wprowadza ogólną zasadę zgodnie z którą wniosek o wpis do Rejestru

powinien być złożony w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu,

chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Krajowy Rejestr Sądowy składa się z rejestru

przedsiębiorców; rejestru stowarzyszeń, i innych organizacji społecznych, zawodowych,

fundacji, zakładów opieki zdrowotnej oraz rejestru dłużników niewypłacalnych. Zgodnie

z przepisami obligatoryjne dla ich istnienia są wpisy do Krajowego Rejestru Sądowego nowo

powstałych podmiotów takich jak spółki osobowe, czyli spółki jawnej, partnerskiej,

komandytowej czy komandytowo- akcyjnej, a także spółdzielni, stowarzyszenia czy fundacji.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku spółek kapitałowych, czyli spółki z o.o. i spółki

akcyjnej ponieważ przed wpisem do rejestru działają one w postaci tzw. spółek w organizacji,

a dopiero wpis do Krajowego Rejestru Sądowego jest warunkiem koniecznym powstania

osoby prawnej.

Wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego wymaga również każda zmiana danych,

które były podawane przy rejestracji m.in. składzie zarządu, reprezentacji spółki, zmianie

wspólników w sp. z o.o., zmianie firmy itp.

II. Jednostki sektora finansów publicznych

Przez finanse publiczne rozumie się wszelkie procesy związane z gromadzeniem

i rozdysponowaniem środków pieniężnych. Te środki pieniężne przyjmują postać tzw.

środków publicznych.

Kwestią związaną z finansami publicznymi jest to jakie podmioty mają prawo gromadzić

i wydatkować środki publiczne. Muszą to być podmioty, które w myśl przepisów ustawy

z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), mają prawo

gospodarować tymi środkami oraz niejako z nich „żyć”. Ustawodawca daje odpowiedź na

powyższe pytanie w rozdziale III ustawy, ale bowiem w art. 8 stanowi, że jednostki sektora

finansów publicznych mogą być tworzone tylko w takich formach jakie zostały wskazane

w tym przepisie oraz w przepisach ustaw odrębnych. Art. 9 z kolei określa te jednostki

sektora finansów publicznych, które mają prawo funkcjonować wyłącznie w takich formach,

jakie określił ustawodawca. Zgodnie z tym przepisem sektor finansów publicznych

tworzą:

1. organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli

państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;

2. jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;

3. jednostki budżetowe;

4. samorządowe zakłady budżetowe;

5. agencje wykonawcze;

6. instytucje gospodarki budżetowej;

7. państwowe fundusze celowe;

8. Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa

Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy

Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;

9. Narodowy Fundusz Zdrowia;

10. samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;

11. uczelnie publiczne;

12. Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;

13. państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe;

14. inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych

ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw,

jednostek badawczo-rozwojowych, banków i spółek prawa handlowego.

Zgodnie z powyższym sektor finansów został przez ustawodawcę stosownie podzielony.

Wskazuje on po pierwsze, że to wszelkiego rodzaju organy władzy publicznej, kontroli,

ochrony prawa, sądy, trybunały organy administracji rządowej, a także jednostki samorządu

terytorialnego oraz ich związki (pkt 1-2).

Natomiast w kolejnych pkt. 3 - 7, ustawodawca określa, pod jakimi postaciami będą działać

organy władzy publicznej. Co do zasady, będzie się przyjmować, że wszystkie one są

jednostkami budżetowymi – czyli „mają tyle, ile w budżecie zapisano.” Mogą one

funkcjonować wyłącznie w oparciu o środki budżetowe, ale jednocześnie ustawodawca

stwierdza, że mogą przybierać inną formę, np. samorządowego zakładu (pkt 4). Dzisiaj już

nie można tworzyć państwowych zakładów budżetowych (dawniej były także gospodarstwa

pomocnicze jednostek budżetowych – musiały jednak ulec likwidacji do dnia 31 grudnia

2009 r.). W poprzednim okresie funkcjonowały także państwowe i samorządowe fundusze

celowe – od 1 stycznia 2010 r. funkcjonują już tylko państwowe fundusze celowe.

Alternatywą w stosunku do funkcjonowania jednostek budżetowych, w celu realizacji

wymogów unijnych, jest funkcjonowanie jednostek w postaci: samorządowych zakładów

budżetowych, agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej bądź państwowych

funduszy celowych. Oznacza to, że jednostka sama musi wypracowywać pieniądze, nie

czekając na fundusze. Czyli będzie odpłatnie wykonywać pewne zadania i z tego co uzyska

w ramach działalności będzie się utrzymywać.

W katalogu jednostek sektora finansów publicznych wymienionych w pkt 8 - 14, znajdują się

dalsze jednostki należące do sektora finansów publicznych, a więc działające nierozerwalnie

z budżetem i w oparciu o środki publiczne. Natomiast do sektora finansów publicznych nie

należą: przedsiębiorstwa, jednostki badawczo-rozwojowe, banki i spółki prawa handlowego

(wyłącznie z drugiej części pkt 14).

Ustawa o finansach publicznych do sektora finansów publicznych zalicza więc dość

wyjątkowe podmioty i jednostki, które wprost nazywa, czyli: ZUS, KRUS, samodzielne

publiczne zakłady opieki zdrowotnej, PAN, uczelnie o charakterze państwowym, inne

wszelkie państwowe i samorządowe osoby prawne, które wykonują zadania publiczne za

wyjątkiem wskazanych powyżej przedsiębiorstw, spółek prawa handlowego, banków oraz

jednostek badawczo – rozwojowych. Są to, zatem jednostki, dla których te środki publiczne

są tworzone i te jednostki następnie tymi środkami dysponują.

Nie do końca jednak tylko te podmioty mają prawo gromadzić i wydatkować środki

publiczne, bowiem ustawa o finansach publicznych dopuszcza także możliwość finansowania

jednostek, które nie są zaliczane do jednostek sektora finansów publicznych. Art. 132

ust. 2 ustawy o finansach publicznych w pkt 4, 5, 7 stanowi, iż także jednostki, które nie

należą do sektora finansów publicznych mogą otrzymywać dotacje do tego, co będą robić

w ramach realizowania inwestycji. Z budżetu państwa mogą być udzielane (choć nie muszą)

dotacje.

Jeżeli chodzi o samo wskazanie jednostek, które mogą funkcjonować w oparciu

o środki publiczne to trzy pierwsze punkty art. 132 ust. 2 ustawy to jednostki sektora

finansów publicznych. Oprócz tego, zgodnie z pkt 4 – dotacje mogą otrzymywać także

jednostki nie zaliczane do sektora finansów publicznych. Te jednostki nie zaliczane do

sektora finansów publicznych wynikają z katalogu tych jednostek, które należą do sektora

finansów publicznych – ustawodawca stanowi bowiem za wyjątkiem, z wyłączeniem.

Jednostki te mimo, że nie zostały zaliczone do sektora finansów publicznych, w pewnych

sytuacjach mogą dostać dofinansowanie z budżetu. Jeżeli uzyskają dofinansowanie to oznacza

to, iż funkcjonują w oparciu o środki publiczne. Kolejny pkt 5 art. 132 ust. 2 stanowi, że

środkami publicznymi wynikającymi z budżetu mogą także dysponować inne jednostki

w zakresie realizacji zadań zleconych organizacją pozarządowym. Te organizacje

pozarządowe to według definicji z ustawy podmioty, które zostały wymienione w art. 3

ust. 3 ustawy dotyczącej pożytku publicznego i wolontariatu. Gdy sięgniemy do przepisów tej

ustawy, będziemy mogli przeczytać, że są to „nie będące jednostkami sektora finansów

publicznych i nie działające w celu osiągnięcia zysku osoby prawne, jednostki nie posiadające

osobowości prawnej utworzone na podstawie przepisów ustaw w tym fundacje

i stowarzyszenia, oprócz tego także działalność prowadzona w oparciu osoby prawne

działające w oparciu o przepisy ustawy o stosunku państwa do kościoła katolickiego oraz

innych kościołów i związków wyznaniowych, jeżeli jej cele statutowe przewidują

prowadzenie działalności pożytku publicznego”.

Na podstawie art. 132 ust. 2 ustawy możemy jeszcze wymienić jeszcze jeden podmiot,

który może korzystać z środków publicznych, a nie należy do jednostek sektora finansów

publicznych (pkt 7). Są to jednostki, które prowadzą działalność o charakterze naukowym lub

są związane z podejmowaniem prac rozwojowych. Nowe rozwiązanie dotyczy jednostek

badawczo – rozwojowych, które kiedyś należały do sektora finansów publicznych, a obecnie

są z niego wyłączone.

Ustawodawca w ust. 3 analizowanego nadal art. 132 ustawy o finansach publicznych

precyzuje, o kogo chodzi, gdyż wskazuje, że dotyczy to tych jednostek sektora finansów

publicznych, które nie należą do tego sektora, a będą realizować zadania sektora finansów

publicznych. Jako pierwszych ustawodawca wymienia przedsiębiorców - dotacje są im

udzielane jednak z uwzględnieniem przepisów o pomocy publicznej (zawężenie). Ustawa

o finansach publicznych nie definiuje przedsiębiorcy, sięgamy więc do ustawy o swobodzie

działalności gospodarczej, a ściśle wskazanego już w części dotyczącej przedsiębiorców, jej

art. 4, zgodnie z którym przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, prawna, jednostka organizacyjna

nie będąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną wykonującą we

własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorcę uznaje się także wspólników

spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Następnie

należy sięgnąć do ustawy o uzyskiwaniu pomocy publicznej z 30 kwietnia 2004 roku, gdzie

czytamy, że beneficjantem pomocy publicznej są podmioty prowadzące działalność

gospodarczą w tym podmioty prowadzące działalność w zakresie rolnictwa, rybołówstwa bez

względu na formę organizacyjno – prawną oraz sposób finansowania, którzy otrzymali pomoc

publiczną.

Zgodnie z orzecznictwem sądowym pomoc dla przedsiębiorców określana będzie

w ramach programów pomocowych, pomocy regionalnej, szkoleniowej, dla małych i średnich

przedsiębiorstw.

Druga grupa tych podmiotów wymienionych w art. 132 ust. 3, to te, które mogą

działać w oparciu o środki publiczne, to podmioty które prowadzą badania naukowe oraz

zajmują się pracami naukowo – technicznymi, działalnością innowacyjną państwa. Zaliczają

się tu między innymi placówki naukowe PAN-u, jednostki badawczo – rozwojowe,

międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych przepisów, Polska

Akademia Umiejętności.

Trzecia grupa podmiotów, która również może funkcjonować w ramach środków

finansowych budżetu państwa to podmioty, które zawierają umowy partnerskie publiczno –

prywatne (ustawa o partnerstwie publiczno – prywatnym). Tym prywatnym podmiotem może

być np. przedsiębiorca krajowy czy zagraniczny zaś podstawą wykonywania zadań będzie

podpisanie przez te podmioty umowy.

III.

Regulaminy wewnętrzne, struktura pionów i komórek

funkcjonalnych.

1. Obieg dokumentacji wewnętrznej w firmie

Działalność firmy, a ściślej ujmując działalność jednostki organizacyjnej jest związana

z tworzeniem i otrzymywaniem dokumentów. Brak jest tutaj jednolitych wymogów, które

wynikałyby z określonych regulacji prawnych z zastrzeżeniem pewnych wyjątków, o których

będzie mowa. Często przedsiębiorstwa i instytucje bardziej przykładają wagę do samej treści

i wyglądu dokumentów, a mniejszą - do ich szybkiego i skutecznego obiegu - zapominając, że

jest to podstawowy element funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej. Należałoby

wyróżnić kolejne etapy postępowania z dokumentacją takie jak:

•  przyjmowanie i ewidencja informacji wpływających z zewnątrz,
•  wewnętrzny obieg informacji,
•  opracowanie informacji (rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie),
•  wysyłanie informacji na zewnątrz,
•  gromadzenie/archiwizowanie/brakowanie.
Czynności, które są związane z przyjmowaniem pism, ich opracowywaniem, obiegiem

wewnątrz danej jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw już

załatwionych określać powinna tzw. instrukcja kancelaryjna.

Konieczność prawidłowego zorganizowania procedur obiegu dokumentacji w firmie

będzie często warunkowała prawidłową realizację jej celów. Bardzo często od tego będzie

zależało prawidłowe funkcjonowanie danej jednostki organizacyjnej.

Samo ustalenie procedur obiegu dokumentów w firmie jest kwestią czysto wewnętrzną,

nie podlegającą prawnej weryfikacji, co oznacza, że co do zasady, organizacja obiegu

dokumentów pozostawiona jest w gestii jednostki, a najczęściej osoby będącej jej

kierownikiem. Tutaj często pojawia się pojęcie tzw. outsorcingu, czyli korzystania przez

jednostkę z pomocy zewnętrznych podmiotów, które mogą przygotować procedury obiegu

dokumentów w firmie lub sami przejąć zadnia związane z tym obiegiem.

Niekiedy jednak przepisy prawa narzucają konieczność wprowadzenia przepisów

wewnętrznych związanych z obiegiem dokumentów (wyjątki), określając jednocześnie zasady

ich organizacji. Jako przykład należy podać przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy

o ochronie informacji niejawnych czy też ustawy o ochronie danych osobowych.

Organizacja obiegu dokumentów zazwyczaj oparta jest na tzw. aktach wewnętrznych,

czyli pewnego rodzaju wewnętrznym systemie prawnym, właściwym dla danej jednostki. Jak

już było wcześniej wskazane brak jest regulacji normatywnych dotyczących samych procedur

dokumentacyjnych, a sposób ich kształtowania pozostawiony jest zasadniczo samej jednostce,

jednak, co oczywiste, nie mogą one być sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi

przepisami prawa.

W praktyce, więc bardzo trudno byłoby wskazać jednolite założenia, które byłyby

właściwe dla wszystkich podmiotów, ponieważ w każdej jednostce mogą występować inne

cele i potrzeby, zależnie od jego działalności czy struktury wewnętrznej.

Możliwe jest jednak wskazanie pewnych generalnych wyznaczników, na których opierać

się powinna organizacja obiegu dokumentów w danej jednostce. Można wskazać tutaj

podstawową zasadę uregulowania obiegu dokumentacji w sposób zapobiegający ich

wzajemnej sprzeczności. Takim przykładem może być ogólna instrukcja obiegu dokumentów

i instrukcja obiegu dokumentów zawierających informacje niejawne. Aby instrukcje te nie

były wzajemnie potrzebny jest tutaj akt regulujący problematykę szczególną, który może

zawierać rozwiązania odmienne od przyjętych ogólnie, a także uściślać i rozwijać

postanowienia aktu nadrzędnego. Nie może on jednak akt taki zawierać rozwiązań:

•  sprzecznych z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa,
•  pozostających w sprzeczności z rozwiązaniami ogólnymi,
•  dotyczących innych procedur dokumentacyjnych, o charakterze szczególnym.

Jako akty wewnętrzne regulującymi problematykę obiegu dokumentów w firmie

występują najczęściej różnego rodzaju instrukcje, regulaminy i zarządzenia wewnętrzne.

Na marginesie zaznaczyć trzeba, że w spółkach prawa handlowego aktem wewnętrznym

regulującym ich funkcjonowanie jest umowa lub statut spółki. Przepisy Kodeksu spółek

handlowych zawierają regulacje określające minimum postanowień, jakie musi zawierać

każda umowa lub statut pod rygorem nieważności lub bezskuteczności w stosunku do spółki.

Chodzi tutaj przykładowo o postanowienia dotyczące sposobu podejmowania uchwał przez

zarząd.

Przy zorganizowania prawidłowego obiegu dokumentów konieczne jest zatem

ustalenie zasadniczej procedury przyjmowania, ewidencjonowania, przekazywania,

udostępniania oraz archiwizacji dokumentów, jak też dookreślenie zasad współpracy

pomiędzy poszczególnymi jednostkami lub konkretnymi osobami w sytuacji, gdy

opracowanie danego dokumentu wymaga koordynacji działań większej ilości osób.

Można wskazać taki przykładowy, bardzo ogólny i ujednolicony sposób

ukształtowania procedury dokumentacyjnej w jednostce:

- Wyodrębnienie osoby lub jednostki strukturalnej, której zadaniem jest przyjmowanie

korespondencji np. sekretariatu czy kancelarii. W tym miejscu może pojawić się od razu

kwestia umocowania określonych osób do odbioru pism bądź też dokonanie zastrzeżenia, że

poświadczenie odbioru pism (wszystkich lub niektórych) dokonywane będzie przez

kierownika jednostki. Przykładem może być spółka kapitałowa, gdzie, co do zasady odbiór

pism skierowanych do spółki należy do członka zarządu w ramach tzw. reprezentacji biernej.

- Ustalenie jej zakresu zadań oraz ewentualne przeszkolenie pracowników w zakresie

rozpoznawania dokumentów według ich treści i umiejętności kwalifikowania ich z punktu

widzenia rangi dokumentu.

- Wprowadzenie wymogu prowadzenia rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej

oraz rejestru tzw. spraw załatwionych, spraw w toku itp.”

. Następnie w ramach rejestru

konieczne jest określenie: liczby porządkowej dokumentu, nadawcy, rodzaju dokumentu, daty

otrzymania lub wysyłki, przedmiotu sprawy, osoby, która otrzymała dokument z poleceniem

załatwienia sprawy (tzw. dekretacja), sposób załatwienia ewentualnie przebieg sprawy.

- Ustalenie systemu ewidencji dokumentów bowiem każda firma czy instytucja, której

działalność jest związana z tworzeniem lub przyjmowaniem dokumentów powinna ustalić na

jakim systemie kancelaryjnym będzie się opierał wewnętrzny obieg dokumentów.

System ten określający sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy

systemem kancelaryjnym, a jego ramach kolejny podział na:

- System dziennikowy, najczęściej spotykany, występujący w trzech odmianach: jako system

wielodziennikowy, dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji –

największą wagę przykłada się tutaj do pojedynczego pisma, a nie do sprawy której pismo

dotyczy. Jest on prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów.

Natomiast jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.

Pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym każde wychodzące i przychodzące

pismo, nadając mu numer - najczęściej pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym

roku kalendarzowym i wskazania jego dwóch ostatnich cyfr. Przykładowe oznaczenie pisma

w systemie dziennikowym: 34/10. Numer ten traktowany jest jako sygnatura pisma, którą

następnie wpisuje się w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu czy

kancelarii w systemie dziennikowym odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku

podawczym. Jak już wskazano wyżej, do ewidencji korespondencji w systemie

dziennikowym wykorzystuje się jeden, dwa lub kilka dzienników. Zależnie od tego, jeżeli

jest:

http://menedzer.wp.pl/artykuly-r.php?tematyka=Kadry&id_ar=5636

• jeden dziennik, to rejestruje się w nim korespondencję przychodzącą i wychodzącą
• dwa dzienniki, wówczas jeden przeznaczony jest dla korespondencji wchodzącej,

a drugi dla wychodzącej

• kilka dzienników, wówczas ewidencjonuje się w nich korespondencję ze względu na jej

charakter np. korespondencja zwykła przychodząca, korespondencja zwykła

wychodząca, faksy, dokumentacja księgowa - faktury, rachunki, rozliczenia.

Dodatkowo w systemie dziennikowym dokumenty najczęściej wpinane są do teczek/akt

chronologicznie według wpływu, jednak możliwe jest również segregowanie według rodzaju

sprawy.

- System bezdziennikowy, w którym dokumentów nie rejestruje się w dziennikach

podawczych (kancelaryjnych). W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz

rejestruje się załatwione już sprawy. Kopię pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism

przysyłanych przechowuje np. referent. System ten jest mniej pracochłonny, a obieg pism

szybszy niż w systemie dziennikowym. Najczęściej spotykany jest w instytucjach

państwowych, administracji rządowej i samorządowej, stowarzyszeniach czy fundacjach.

Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz - na podstawie

pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się, co

oznacza, że każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam numer/tę samą sygnaturę.

System ten opiera się na rzeczowym, jednolitym wykazie akt powstających w czasie

działalności firmy czy instytucji. Ten jednolity, rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł

rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną. Należy

zapamiętać, że wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej i z tego też powodu

często określany jest mianem, dlatego też system systemu dziesiętnego. Przykładowe

oznaczenie pisma w systemie bezdziennikowym: DM. DZ. 1-5/10, przy czym skrót nazwy

firmy i działu (DM. DZ), numer z rzeczowego wykazu akt (1), numer sprawy w obrębie danej

kategorii spraw (5) oraz rok bieżący (2010). System bezdziennikowy jest obowiązkowy

w instytucjach, w których wytwarzane są materiały archiwalne oznaczone kategorią A (czyli

przeznaczone na wieczyste przechowywanie w archiwach państwowych np. niektóre

materiały biblioteczne przechowywane przez Bibliotekę Narodową w Warszawie).

- System mieszany, który jak wynika z samej nazwy, łączy pewne elementy obydwu

wcześniej omówionych systemów. Równocześnie stosuje się tutaj dziennik podawczy i spis

spraw. Pracownik biura podawczego rejestruje pismo w dzienniku, nadając mu sygnaturę

według tego dziennika, a pracownik, który jest odbiorcą danego pisma rejestruje je (jeżeli

zaczyna ono nową sprawę) w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest już

w toku. Wobec tego pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury: sygnaturę wynikającą

z wpisu w dzienniku korespondencyjnym i sygnaturę z teczki danej sprawy.

- Określenie generalnych obowiązków związanych z przychodzącą i wychodząca

korespondencją w zależności od sposobu jej przekazywania (np. list, przesyłka polecona,

poczta elektroniczna - np. sprawdzanie prawidłowości funkcjonowania systemu, w ramach

którego odbierana i wysyłana jest poczta)

- Ustalenie sposobu przyjmowania korespondencji przychodzącej (np. procedur, które muszą

być dokonane w sytuacji, gdy przesyłka jest uszkodzona, przyjmowania listów lub paczek

doręczanych przez gońca, odbiór w sytuacjach awaryjnych np. nieobecność osoby

bezpośrednio odpowiedzialnej za przyjmowanie korespondencji, kwitowanie odbioru itp.).

- Określenie zasad notyfikacji wpływu np. pieczęć przyjęcia z podaniem daty wpływu,

rejestracja w rejestrze korespondencji przychodzącej itp.

- Określenie zasad otwierania korespondencji (kwestie związane z informacjami niejawnymi,

korespondencją prywatną).

- Określenie dalszego postępowania po zadekretowaniu dokumentu np. przekazanie do

właściwej jednostki, właściwej osoby.

- Wyznaczenie obowiązków jednostek lub osób, do których kierowany jest dokument:

rejestracja wpływu, system ewidencji dokumentów, zakładanie teczek, oznaczanie: sprawa

załatwiona, sprawa w toku, sprawa niezałatwiona.

- Określenie sposobu załatwienia spraw (ustnie, pisemnie, telefonicznie, za pośrednictwem

internetu) oraz szczegółowych rozwiązań wynikających z danego sposobu załatwienia.

- Ustalenie zasad sporządzania pism (projektów dokumentów) wymagających akceptacji

zwierzchnika, a także zasad sporządzania kopii i odpisów.

- Określenie obowiązków kancelarii związanych z wysyłką przesyłek (np. zasady rejestracji).

- Ustalenie procedur związanych z postępowaniem z dokumentami zawierającymi informacje

niejawne

- Wskazanie sposobu postępowania w przypadku konieczności posługiwania się drukami

ścisłego zarachowania

- Wprowadzenie ujednoliconych zasad przechowywania dokumentów (tzw. archiwizacja).

http://menedzer.wp.pl/artykuly-r.php?tematyka=Kadry&id_ar=5636

Dodatkowo należy wspomnieć o organizowaniu w firmie obiegu dokumentów

księgowych. Podstawę opracowania stosownej instrukcji obiegu dokumentów powinna

stanowić inwentaryzacja występujących w jednostce dowodów księgowych, której

powinna mieć na celu m.in.:

• odpowiednie zidentyfikowanie wszystkich dokumentów,
• wskazanie wszystkich komórek organizacyjnych jednostki uczestniczących w obiegu

dokumentów pod względem zakresu ich uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności,

• wskazanie sposobu przepływu dokumentów.

Można wskazać różne sposoby przedstawienia obiegu dokumentów w jednostce,

a mianowicie:

- metoda graficzna - polega na oznakowaniu dowodów księgowych, czynności, ogniw

i kanałów przepływu oraz innych elementów systemu obiegu dokumentów za pomocą

znaków graficznych i przedstawieniu całości w logicznym powiązaniu lub przy dużej ilości

dokumentów w oddzielnych schematach graficznych dla każdego dowodu;

- metoda tabelaryczna - polega na utworzeniu tablic przepływu dowodów księgowych,

z wykorzystaniem symboli, skrótów nazw i znaków umownych, odpowiednio zdefiniowanych

i objaśnionych dla potencjalnych użytkowników dokumentacji;

- metoda opisowa - polega na opisaniu całego systemu obiegu dowodów księgowych, tj. dla

wszystkich dowodów opisanie poszczególnych czynności, przypisanych wszystkim ogniwom

organizacyjnym w logicznym powiązaniu;

- metoda kartotekowa - polega na wprowadzeniu dowolnej ilości kart stanowiących całość

systemu obiegu dokumentów księgowych, gdzie każda karta obejmuje jeden dokument;

metoda ta wymaga wcześniejszego opracowania karty wzorcowej, na której zostaną następnie

odpowiednio przedstawione obiegi poszczególnych dokumentów

Poniżej przykładowy schemat obiegu dokumentów dotyczących deklaracji PIT

w jednym z Urzędów Skarbowych:

• wszystkie deklaracje PIT wpływają do kancelarii Urzędu Skarbowego, po czym są

stemplowane datownikiem,

• następnie trafiają do komórki podatku dochodowego,
• każda deklaracja PIT sprawdzana jest pod względem formalnym i rachunkowym,

http://www.biznespartner.pl/content/view/14/38/

• sprawdzone deklaracje trafiają do komórki wprowadzania danych, w której na podstawie

dowodu źródłowego deklaracji PIT wprowadzane są dane do stosowanego przez Urzędu

Skarbowego programu komputerowego,

• deklaracje PIT po wprowadzeniu danych są podstawą do sporządzenia rejestrów

przypisów i odpisów,

• rejestry i deklaracje trafiają do działu księgowości gdzie stanowią podstawę do

zaksięgowania przypisu podatku dochodowego za dany okres rozrachunkowy,

• po zaksięgowaniu deklaracje PIT wracają do referatu wymiaru podatku gdzie znajdują się

akta osobowe podatników i zostają wpięte do akt poszczególnych podatników,

• jeżeli deklaracja jest błędnie sporządzona, komórka wymiarowa wzywa podatnika do

poprawienia swojej deklaracji, bowiem tylko prawidłowo sporządzone deklaracje

stanowią podstawę do wprowadzania danych.

2. Tworzenie i klasyfikacja dokumentów

Prowadzenie działalności przez instytucje lub firmę będzie jak już podnoszono

wcześniej wiązało się najczęściej z tworzeniem dokumentów np. dokumenty wewnętrzne

dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej firmy. Dodatkowo jednostki organizacyjne

otrzymują dokumenty z zewnątrz i na zewnątrz wysyłają

W każdym biurze będziemy mogli wyróżnić:

• dokumenty biurowe, jest nimi każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie

liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz;

• akta spraw, które są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej

sprawy, akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące

na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia natomiast akta spraw

załatwionych obejmują sprawy już zamknięte;

• dokumentację biurową, obejmującą akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi,

rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp.

Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma, bowiem ze względu na

tryb postępowania przy obiegu pism i innych dokumentów, sposoby ich opracowywania,

przesyłania i przechowywania, możemy wyróżnić się następujące ich podziały.

1. Ze względu na nadawcę i adresata pisma wyróżnia się:

- pisma przychodzące, korespondencja zewnętrzna,

- pisma wychodzące, korespondencja zewnętrzna,

- pisma wewnętrzne, korespondencja wewnętrzna.

2. W zależności od treści zawartej w dokumencie wyróżnia się:

- pisma i notatki,

- protokoły tworzone w celu rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań,

- sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń.

3. W zależności od pilności sprawy możemy wyróżnić:

- pisma zwykłe, załatwiane są w terminach zwyczajowo przyjętych lub określonych

stosownymi przepisami,

- pisma pilne przesyłane i załatwiane w pierwszej kolejności, bez zbędnej zwłoki,

- pisma terminowe, które mają ustalony, nieprzekraczalny termin załatwiania.

4. W zależności od sposobu przesyłania wyróżnia się:

- pisma przesyłane pocztą zwykłą bez dodatkowych opłat,

- pisma przesyłane pocztą jako polecone,

-pisma przesyłane pocztą jako polecone z potwierdzeniem odbioru (np. korespondencja

sądowa),

- pisma przesyłane pocztą priorytetową (expresową) i lotniczą,

- pisma przesyłane w postaci telefonogramów, telegramów, teleksów i telefaksów.

5. Ze względu na zapewnienie tajemnicy wyróżnia się:

- pisma jawne, nie zawierające żadnej tajemnicy,

- pisma poufne, zawierające tajemnicę służbową,

- pisma tajne, zawierają tajemnicę państwową,

- możemy dodatkowo wymienić również pisma prywatne, zawierające wiadomości chronione

zgodnie z zasadą nienaruszalności prywatności (osobista korespondencja pracownika).

6. Ze względu na charakter samego dokumentu wyróżnia się:

- pisma, notatki, protokoły, stanowiące korespondencję biurową,

- dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury, rachunki.

3. Archiwizowanie i niszczenie dokumentów

Firmy czy instytucje w wyniku swojej działalności wytwarzają różnego rodzaju

dokumentację, która obrazuje/rejestruje sposób działania danej jednostki organizacyjnej.

Należy się więc zastanowić jakie są zasady jej archiwizacji czy prawne aspekty postępowania

z wytworzoną dokumentacją.

Postępowanie z dokumentacją instytucji nie jest więc dowolne i opiera się

o określone zasady prawne, przy czym najważniejszym aktem prawnym dotyczącym

archiwizacji dokumentów jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie

archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). Około 25% akt o trwałej

wartości historycznej stanowi narodowy zasób archiwalny, a po upływie obowiązującego

okresu przechowywania w instytucji materiały te muszą zostać przekazane na wieczyste

przechowywanie do właściwego archiwum państwowego. Pozostałe akta stanowią

dokumentację niearchiwalną i po upływie obowiązującego okresu przechowywania

przeznaczone są do zniszczenia na makulaturę.

Oprócz wspomnianej ustawy szczegółowe postępowanie z dokumentacją uregulowane jest

w przepisach wykonawczych do niej. Należałoby tutaj wymienić przede wszystkim:

- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie określenia

szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych

z dnia 29 lipca 2008 r. (Dz. U. Nr 156, poz. 970)

- Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów

archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 3 czerwca 2008 r.

(Dz. U. Nr 107, poz. 679)

Oprócz przepisów wykonawczych do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach postępowanie z dokumentacją regulują również inne przepisy ustawowe,

takie jak:

-ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591

z późn. zm.);

-ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku -Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.);

-ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883

z późn. zm.);

-ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11,

poz. 95 z późn. zm.);

- ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.)

Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach materiałami

archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, są wszelkiego rodzaju akta

i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy

i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty

elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji

działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz inna dokumentacja, bez

względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości

historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych

państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami,

o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze

politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji

i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego

i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca

współcześnie.

Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów

archiwalnych, dzieli się na:

1) państwowy zasób archiwalny;

2) niepaństwowy zasób archiwalny.

Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające

w wyniku działalności:

- organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych,

-organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek

organizacyjnych,

- obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek

organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek

wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne jeżeli stały się

własnością państwa Polskiego w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze,

a powstałe w wyniku działalności:

• partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym,

zawodowym i gospodarczym;

•  kościołów i związków wyznaniowych;
•  innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych;
•  działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki

i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do

rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do

rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki;

• rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki

polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw

i innej aktywności gospodarczej.

Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą natomiast materiały archiwalne, które nie

wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, przy czym zasób ten może być:

- ewidencjonowany,

- nieewidencjonowany.

Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne

powstałe i powstające w wyniku działalności:

- partii politycznych,

- organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych,

- kościołów i związków wyznaniowych,

- innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz stanowiące ich własność.

Z chwilą ustania działalności jednostek organizacyjnych, o których mowa powyżej ich

materiały archiwalne stają się własnością państwa Polskiego i wchodzą do państwowego

zasobu archiwalnego. Podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci

archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Organy

niepaństwowych jednostek organizacyjnych obowiązane są do ewidencjonowania,

przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wchodzących w skład

niepaństwowego zasobu archiwalnego.

Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe

i powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób lub ich

prawnych następców.

Państwową sieć archiwalną tworzą:

•  archiwa państwowe,
•  archiwa państwowe wyodrębnione,
•  archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek

organizacyjnych,

• archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych

jednostek organizacyjnych.

Archiwa państwowe dzielą się na:

• archiwa centralne obejmujące swoim zasięgiem działania cały kraj,
• archiwa terenowe obejmujące zasięgiem działania pewien region (obszar jednego lub

kilku województw).

Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:

• kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;
• ewidencja, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów

archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego;

• kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego

zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach

organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym;

• wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji

przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

• prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin

pokrewnych;

• popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie

działalności informacyjnej;

• wykonywanie zadań określonych w ustawie lub w odrębnych przepisach.

Dokumentacja wytworzona w toku działalności urzędów i instytucji a także innych jednostek

organizacyjnych może być bardzo zróżnicowana. Podstawowymi kryteriami podziału

dokumentacji są:

•  kryterium wartości archiwalnej dokumentacji,
•  kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik,
•  kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.

Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów

praktycznych dzielimy całą dokumentację na dwie kategorie:

- materiały archiwalne oznaczone symbolem "A ",

- dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem "B".

Jak już wcześniej wskazywano, za materiały archiwalne uważa się wszelkiego rodzaju

akta i dokumenty, korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy

i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty

elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji

działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz inną dokumentację, bez

względu na sposób jej wytworzenia, mającą znaczenie jako źródło informacji o wartości

historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych

państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami,

o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze

politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji

i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego

i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca

współcześnie.

Materiały archiwalne mające więc wartość historyczną, przechowywane są wieczyście, a więc

nie mogą być nigdy zniszczone. Natomiast dokumentacja niearchiwalna (w odróżnieniu od

materiałów archiwalnych) posiada jedynie wartość praktyczną. Po jej wykorzystaniu i po

upływie określonych okresów przechowywania, j es t brakowana i niszczona.

Dokumentacja ta dzieli się na trzy grupy:

-"B" z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas okres jej przechowywania (np. "B5"),

-"BE" z dodaniem cyfr arabskich, gdzie litera "E" oznacza przeprowadzenie ekspertyzy przez

właściwe archiwum państwowe, po obowiązującym okresie przechowywania dokumentacji

w instytucji (np. "BElO"),

-"Bc" oznaczającą dokumentację, która jest powtarzalna, ma wyłącznie krótkotrwałą wartość

praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę.

Instytucje wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są do prowadzenia

archiwum zakładowego, natomiast te, które wytwarzają tylko dokumentację niearchiwalną

prowadzą składnice akt. Decyzje w tej sprawie wydaje Naczelny Dyrektor Archiwów

Państwowych.

Dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną może

zostać utrwalona na różnego rodzaju nośnikach. Podstawowym nośnikiem jej utrwalenia jest

papier, a dokumentację zarejestrowaną na tym nośniku nazywamy aktową. Oprócz

dokumentacji aktowej spotykamy często dokumentację audiowizualną (mechaniczną).

Utrwalona jest ona na płytach gramofonowych, kasetach magnetofonowych oraz innych

nośnikach dźwięku, a także na kasetach wideofonowych. Dokumentację audiowizualna będą

stanowiły również fotografie w postaci negatywów bądź pozytywów.

Instytucje równie często utrwalają swoją dokumentację korzystając z komputerów.

Forma ta obejmuje dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17

lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

Rozpatrując dokumentację pod względem dostępności do niej osób trzecich, niezależnie

od jej wartości archiwalnej oraz nośnika, na którym została utrwalona, możemy

wyróżnić jej dwa rodzaje:

- dokumentację jawną,

- dokumentację niejawną.

Dokumentacja jawna nie jest objęta klauzulą tajności, a więc może być ona

udostępniona osobom trzecim, w przeciwieństwie do dokumentacji niejawnej zawierającej

informacje objęte tajemnicą.

Postępowanie z dokumentacją w instytucjach od chwili wpływu lub od momentu

wytworzenia jej w komórce organizacyjnej oraz obieg tej dokumentacji w trakcie załatwiania

spraw do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub do składnicy akt reguluje

instrukcja kancelaryjna. Jest ona podstawą pracy biurowej instytucji i określa jej system

kancelaryjny. Instrukcja kancelaryjna reguluje w szczególności zasady rejestrowania spraw

oraz znakowania pism, zakładania teczek aktowych oraz zasady przekazywania akt spraw

zakończonych do archiwum zakładowego bądź do składnicy akt.

Instytucje państwowe i samorządowe, jednostki organizacyjne, w których powstają

materiały archiwalne (wskazane wcześniej akta kategorii "A") zobowiązane są do

opracowania i stosowania instrukcji kancelaryjnych. Na mocy art. 6 ust 2 ustawy

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach instrukcje te wymagają zatwierdzenia przez

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który do tego celu upoważnił dyrektorów

właściwych archiwów państwowych. Zatwierdzanie instrukcji kancelaryjnych przez

dyrektorów archiwów państwowych nie jest obowiązkowe dla instytucji niepaństwowych,

których instrukcje są zatwierdzane i wprowadzane w życie przez kierownictwo tych

instytucji.

W polskich instytucjach najczęściej spotykanym systemem kancelaryjnym jest system

dziennikowy i bez dziennikowy lub mieszany, już szczegółowo wcześniej omówione, tutaj

zostaną ponownie krótko scharakteryzowane celem wyjaśnienia.

W systemie dziennikowym podstawą ewidencji pism jest i dziennik podawczy,

w którym każde wpływające lub wychodzące pismo otrzymuje kolejny numer. Dziennik

podawczy lub dzienniki podawcze jest/są wspólny/e dla całej korespondencji, dlatego kolejne

pisma tej samej sprawy mają różne znaki co może utrudniać tworzenie kompletu akt spraw.

Natomiast w systemie bez dziennikowym dokonuje się rejestracji poszczególnych

spraw, a nie pism. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma, a następne

każde pismo w tej samej sprawie otrzymuje ten znak co pismo pierwsze.

Następnie rejestracji dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki

aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Jeżeli sprawy rejestruje się za pomocą

komputera, to formularz spisu spraw należy wprowadzić do pamięci komputera. Tak

wypełniony spis spraw zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi rzeczowego wykazu akt jest

nazwą pliku. Rzeczowy wykaz akt jest podstawą systemu bezdziennikowego. Wykaz akt

stanowi niezależną od struktury organizacyjnej rzeczową klasyfikację wszystkich akt

powstających w toku działalności instytucji i zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje

on wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji oznaczone

w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami oraz kategorią archiwalną.

Konsekwentne stosowanie systemu bezdziennikowego, tzn. przestrzeganie jednolitych

zasad rejestrowania spraw, tworzenia teczek aktowych oraz ich układu może przynieść spore

korzyści merytoryczne. Materiały archiwalne mogą bowiem zostać od razu wydzielone,

a następnie właściwie uporządkowane i zabezpieczone dla przyszłych pokoleń,

a dokumentacja niearchiwalna o jednakowym okresie przechowywania (po jego upływie),

może być brakowana bez potrzeby oddzielania jej od dokumentacji o innym okresie

przechowywania.

Przy stosowaniu mieszanego systemu kancelaryjnego rejestracja prowadzona jest

niejako dwutorowo. Kancelaria instytucji nadaje pismu kolejny numer wpływu wynikający

z dziennika podawczego, natomiast pracownicy komórek organizacyjnych dokonują

właściwej rejestracji wykorzystując do tego celu symbole klasyfikacyjne wspomnianego już

wyżej rzeczowego wykazu akt.

Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok

kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw. W sytuacji znikomej ilości

akt wytworzonych w ciągu jednego roku można prowadzić teczki ze spisami spraw przez

kilka lat. Odnosi się to także do akt, których charakter wymaga łączenia ich przez dłuższy

czas, np. zbiorów normatywów.

Końcowej klasie wykazu akt odpowiada teczka aktowa (może być podzielona na

tomy) o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Nie należy

łączyć w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych.

Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać następujące

oznaczenia:

1) na środku u góry - pełną nazwę instytucji oraz nazwę komórki organizacyjnej,

2) w lewym górnym rogu -znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej

i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,

3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt, a w przypadku dokumentacji

niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okres jej przechowywania,

4) na środku - tytuł teczki, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji

zawartej w teczce,

5) pod tytułem - rok założenia teczki.

Dokumentację spraw załatwionych należy przechowywać w teczkach aktowych założonych

zgodnie z wykazem akt.

Teczki aktowe układa się w kolejności poszczególnych pozycji wykazu akt.

Przechowywana dokumentacja powinna być ułożona w teczce aktowej w kolejności liczb

porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw - chronologicznie, przy czym pismo

rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.

Po upływie dwóch lat od momentu zakończenia spraw, akta z komórek organizacyjnych

przekazywane są do archiwum zakładowego (lub do składnicy akt). Przekazywane akta

powinny być uporządkowane przez komórkę, która je wytworzyła. Przez uporządkowanie

rozumie się:

a) ułożenie akt w teczkach sprawami, a w obrębie spraw chronologicznie, według spisu spraw

(pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu),

b) wyłączenie wtórników i brudnopisów,

c) opisanie teczek aktowych poprzez podanie następujących oznaczeń:

- na środku u góry - pełnej nazwy instytucji oraz nazwy komórki organizacyjnej ,

- w lewym górnym rogu -znaku akt złożonego z symbolu literowego komórki organizacyjnej

i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,

- w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej akt, a w przypadku dokumentacji

niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okresu jej przechowywania,

- na środku - tytułu teczki, tj. pełnego hasła z wykazu akt uzupełnionego o rodzaj

dokumentacji zawartej w teczce,

- pod tytułem - roku założenia teczki. d) ułożenie teczek w porządku zgodnym z wykazem

akt, e) ponumerowanie stron, zszycie akt oraz usunięcie części metalowych w teczkach

zawierających materiały archiwalne (akta kategorii "A").

Punkt e) nie dotyczy uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii "B"), a więc

dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.

Uporządkowane akta (zarówno kategorii "A ", jak i kategorii "B") przekazuje się na

podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (wzór formularza zawiera załącznik nr 3).

Spisy te sporządza się osobno dla materiałów archiwalnych - w czterech

egzemplarzach i osobno dla dokumentacji niearchiwalnej - w trzech egzemplarzach. Jeden

egzemplarz spisu zatrzymuje, po poświadczeniu przez archiwistę, komórka organizacyjna

przekazująca akta. Pozostałe przeznaczone są dla archiwum zakładowego (bądź składnicy

akt).

Akta powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami. Te, które nadal są

niezbędne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórce organizacyjnej na zasadzie

wypożyczenia, tzn. umieszczenia odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym”

Jeżeli chodzi o archiwizację dokumentów firmy, która nie stanowi zgodnie z art. 1

ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach materiału archiwalnego, to mogą co

do niej również obowiązywać przepisy szczególne nakazujące jej archiwizację przez

określony czas.

Dokumentacja podatkowa

Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 z późn.

zm.) oraz ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,

dokumenty firmowe bowiem dotyczące dokumentacji podatkowej należy przechowywać

przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności

podatku. Dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu

w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku oraz w podziale na okresy sprawozdawcze.

W toku opracowania dokumentacji księgowej za przechowanie tej dokumentacji

odpowiedzialni są najczęściej pracownicy, którzy otrzymują kolejno tą dokumentację zgodnie

z ustaleniami instrukcji obiegu dokumentów.

Od powyższej generalnej zasady są następujące wyjątki:

- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres

wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych

oraz podatkowych (nie krócej jednak niż 5 lat),

- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - przechowuje się do dnia

zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia

rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się 1 rok po terminie upływu

rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

http://www.sciaga.pl/tekst/25427-26-

archiwizacja_podstawy_prawne_postepowania_z_dokumentacja_rodzaje_dokumentacji

Ponadto:

- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz

umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym

postępowaniem karnym albo podatkowym - przechowuje się przez 5 lat od początku roku

następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały

ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia (polityki) rachunkowości - przechowuje się

przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Dokumentacja pracownicza

Dokumentację pracowniczą należy zgodnie z prawem przechowywać przez okres

zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat.

Sposób prowadzenia samej dokumentacji szczegółowo reguluje rozporządzenie

Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez

pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu

prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.), natomiast okres

przechowywania dokumentów pracowniczych regulują różne akty prawne.

Akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika

u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat zgodnie z przepisami ustawy

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ponadto, oprócz dokumentacji osobowej,

pracodawca przechowuje również dokumenty potwierdzające opłacanie składek emerytalnych

i rentowych.

Pracodawca jako płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty

wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru

emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy

u danego płatnika. Natomiast kopie przekazanych do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych

należy przechowywać przez 5 lat od dnia ich przekazania (art. 125a ust. 4 ustawy

z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – Dz. U.

nr 162, poz. 1118 ze zm.).

Dokumentacja dla ZUS

Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz

dokumentów je korygujących przechowuje się przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS

(art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz. U.

z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).

3. Archiwizowanie i niszczenie dokumentów

Dla ważności uregulowań prawnych nie ma znaczenia fakt czy pracodawca sam przechowuje

dokumenty, czy przekaże ten obowiązek wyspecjalizowanym przedsiębiorstwom,

działającym na podstawie przepisów określonych w rozdziale 4a ustawy z 14 lipca 1983 r.

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach regulującym prowadzenie Działalności

gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

o czasowym okresie przechowywania.

Niszczenie dokumentów

Jeżeli chodzi o samo niszczenie (brakowanie) dokumentów, to wspomina o tym

zarówno ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jak i rozporządzenie

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją,

zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów

archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375).

Przepisy te nie dotyczą jednak dokumentów prywatnych przedsiębiorstw - oczywiście

w granicach, w których nie podlegają one archiwizacji zgodnie z przytoczonymi

we wcześniejszej części opracowania przepisami. Firmy przeprowadzają niszczenie

dokumentów we własnym zakresie, ale istnieje kilka zasad o których należy w tym wypadku

pamiętać.

Jak wynika z ustaw (oraz stosownych rozporządzeń) regulujących przetwarzanie

określonych rodzajów informacji, do których zalicza się:

- ustawę z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach,

- ustawę z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorstw w zakresie gospodarowania

niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej i opłacie depozytowej,

- ustawę z dnia 11 maja 2001 r. o opakowaniach i odpadach opakowaniowych,

niszczenie dokumentacji firmy należy przeprowadzać przede wszystkim systematycznie

(zazwyczaj w pierwszym kwartale danego roku).

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na ochronę danych osobowych i informacji, które

nie powinny zostać bezprawnie udostępniane w wyniku niszczenia dokumentacji (ustawa

z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883)

oraz ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. Nr

11, poz. 95). Dodatkowo odrębne ustawy regulują niszczenie dokumentacji np. komorniczej,

sądowej czy medycznej – przepisy te zawierają warunki jej przechowywania i niszczenia.

W dzisiejszych czasach bardzo często dokumentacja jest prowadzona w formie

elektronicznej i także w tym przypadku zastosowanie mają określone przepisy, a mianowicie

rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r.

w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U.

z 2006 r. Nr 206, poz. 1518).

Jeżeli samo niszczenie dokumentów nie jest regulowane stosownymi przepisami, jak

np. przy niszczeniu dokumentacji księgowej, co do którego brak przepisów w ustawie

o rachunkowości, to należy robić to przede wszystkim w taki sposób, aby dane

w nich zawarte nie trafiły w niepowołane ręce. Chodzi tutaj między innymi

o tajemnicę handlową firmy i ochronę danych osobowych pracowników. Obecnie na rynku

działają firmy profesjonalnie wykonujące usługi bezpiecznych zniszczeń dokumentów,

z których oferty niekiedy warto skorzystać.

Podsumowując należałoby dodać, że samo tworzenie dokumentacji przedsiębiorstwa

i późniejszy jej obieg w firmie najczęściej można uregulować stosownymi przepisami

wewnętrznymi. Jednakże później mogą, co do dokumentów wytworzonych w toku

działalności, mieć zastosowanie przepisy prawa. Chodzi tutaj głównie o okresy

przechowywania czy zasady już końcowego niszczenia dokumentów – o tych zasadach należy

pamiętać i sięgać każdorazowo do stosownych uregulowań normatywnych.

Podsumowanie

Opracowanie

powyższe ma przede wszystkim na celu wyjaśnienie sposobu regulacji

niektórych zagadnień związanych z przedstawioną tematyką i wskazanie jej podstaw

prawnych. Dokładne omówienie wszystkich regulacji jej dotyczących,

z gruntowną analizą stosownych przepisów prawa, przekraczałoby wielokrotnie wielkość

niniejszego skryptu, co należy mieć na uwadze.

Bibliografia:

- E. Gniewek, Kodeks cywilny. Komentarz, rok wydania 2008, C.H. Beck

- J. Widło, Przedsiębiorstwo w świetle zmian kodeksu cywilnego, Monitor Prawniczym, rok

2004, nr 1

- S. Sołtysiński, Komentarz do przepisów Działu III Księgi i KC, rok wydania 2008,

C.H. Beck

http://www.biznes-firma.pl/d.102.Jak_zalozyc_firme.html

http://menedzer.wp.pl/artykuly-r.php?tematyka=Kadry&id_ar=5636

http://www.biznespartner.pl/content/view/14/38/

-http://www.sciaga.pl/tekst/25427-26-

archiwizacja_podstawy_prawne_postepowania_z_dokumentacja_rodzaje_dokumentacji