Etykieta i dyplomacja

Opracował: Maciej Schab

www.maciejschab.pl

[e-mail]

Facebook:

http://pl-pl.facebook.com/maciej.schab.5

Twitter:

https://twitter.com/MaciejSchab

Agenda

1. Wprowadzenie

•

Historia dyplomacji i źródła prawa dyplomatycznego

•

Protokół dyplomatyczny a codzienne życie

2. Powitania
3. Bilety wizytowe
4. Precedencja
5. Korespondencja tradycyjna
6. Ubiór
7. Oprawa protokolarna wydarzeń (przyjęcia, bankiety, spotkania)
8. Zasady spożywania posiłków
9. Zasady korespondencji elektronicznej (komunikacja przez Internet)
10. Komunikacja telefoniczna

Wprowadzenie

-

Historia dyplomacji

-

Źródła prawa dyplomatycznego

Dyplomacja

• Instytucja dyplomacji zrodziła się w starożytności. Terminy „dyplomata” i „dyplomacja” weszły

do obiegu na przełomie XVII i XVIII wieku

• Ukształtowane przez wieki zwyczaje sformalizował Kongres Wiedeński w 1815 r.

• Uporządkował tytuły i stopnie dyplomatyczne
• Ustalił zasadę precedencji
• Ustalił trzy klasy szefów misji dyplomatycznych (ambasadorowie i nuncjusze, posłowie i

internuncjusze, charge d’affaires

Źródła protokołu dyplomatycznego
• Zwyczaje dyplomatyczne
• Normy międzynarodowe prawa zwyczajowego
• Prawo dyplomatyczne i konsularne
• Międzynarodowe prawo publiczne
• Wielostronne umowy międzynarodowe
• Umowy dwustronne
• Akty prawa wewnętrznego

Powitania

Sposoby powitań

1. Skinienie głowy
2. Ukłon
3. Uścisk dłoni
4. Odpowiednie zwroty
5. Pocałunek

Uwaga:

W relacjach służbowych, biznesowych i podczas innych oficjalnych wydarzeń należy utrzymywać
dystans w nadmiernym zbliżaniu się do poznanej osoby. Chodzi o wstrzemięźliwość w:
• W wylewności podczas powitań
• Przechodzeniu „na ty”

Kto pierwszy inicjuje powitanie – relacje służbowe

Przykłady:

1. Kierownik pierwszy powie dzień dobry zastępcy dyrektora
2. Pracownik firmy pierwszy zwróci się z powitaniem do klienta firmy („klient nasz pan”)

Jednakże:
1. Zawsze osoba wchodząca do pomieszczenia jako pierwsza powinna przywitać osoby już w nim

przebywające.

2. Klient wchodzący do biura firmy pierwszy powinien się przywitać.
3. Osoby przemawiające zawsze jako pierwsze powinny przywitać audytorium

Uwagi:

• Etykieta przyjmuje zasadę starszeństwa w odniesieniu do rangi. Osoba niższa rangą powinna

okazać szacunek osobie o wyższej randze.

• Dla powyższej zasady nie ma znaczenia wiek i płeć

Kto pierwszy inicjuje powitanie – relacje towarzyskie

Przykłady:

1. Młodszy powinien oddać szacunek starszemu
2. Mężczyzna powinien oddać szacunek kobiecie jako pierwszy

Jednakże:
1. Nawet w sytuacjach towarzyskich, gdy na nieoficjalnym spotkaniu pojawia się osoba darzona

szacunkiem, to każdy powinien oddać jej szacunek jako pierwszy bez względu na płeć i wiek
(np. ambasador wchodzi do restauracji, gdzie odbywa się nieoficjalne spotkanie grupy
znajomych, do którego to spotkania ambasador ma dołączyć).

Uścisk dłoni

Przykłady:

1. Prezes firmy jako pierwszy wyciąga dłoń do podległego mu dyrektora.
2. Ambasador wyciąga pierwszy dłoń do starszej kobiety podczas oficjalnego przyjęcia

Jednakże:
Co zrobić w sytuacji gdy nasz partner biznesowy pełniący funkcję prezesa przyjdzie a spotkanie z
dyrektorem jednego z działów jego firmy, którym jest kobieta?

Uwagi:

W przypadku podawania dłoń to osoba wyższa rangą inicjuje podanie ręki

Zasady uścisku dłoni

1. Higiena dłoni
2. Ciepłe ręce
3. Pełny uścisk
4. Zakaz wymachiwania
5. Nie łapiemy pod boki
6. Nie robimy „dochwytu” drugą dłonią
7. Podanie ręki jest naturalne
8. Patrzymy w oczy osobie witanej
9. Bez tzw. niedźwiadków

Powitanie kobiety przez pocałunek w dłoń?

1. Całowanie kobiety w dłoń w relacjach biznesowych i protokole dyplomatycznym jest

zasadniczo odradzane

2. Jeżeli już decydujemy się na takie zachowanie, to należy mieć na względzie reakcję otoczenia.,

oraz kontekst spotkania.

Przykład:
• Jeżeli na przyjęciu jest 100 par, a mężczyzna musi się przywitać z połową z nich, to oznacza, że

będzie musiał pocałować w rękę ok 50 kobiet.

• W niektórych kulturach calowanie w dłoń jest nieznane i może prowadzić do poważnych

komplikacji interpersonalnych.

Przedstawianie przez inne osoby

Przykład:
• Dyrektorowi w wieku 30 lat, przedstawiany jest nowy pracownik – kobieta w wieku 38 lat.
• Na nieoficjalnym spotkaniu mężczyzna zostaje przedstawiony nieznanej dotychczas kobiecie.
• Samotny mężczyzna podczas oficjalnego przyjęcia zostaje przedstawiony parze goszczącej na tej

samej uroczystości

• Prezesowi firmy zostanie przedstawiona żona dyrektora, którego prezes jest przełożonym
• Osoba przybywająca na przyjęcie jest przedstawiana osobom już obecnym.

Uwagi:

• W pracy przedstawiamy osobę niższą ranga osobie o randze wyższej
• Podczas spotkań towarzyskich osoby młodsze przedstawia się starszym, a mężczyzn kobietom
• W relacjach oficjalnych osoby przebywające same na spotkaniu przedstawiane są parom, chyba

że osoba ta ma znacznie wyższą rangę, albo autorytet społeczny

Przedstawianie samego siebie

Przykład:
• Przepraszam, że przeszkadzam, ale chciałbym się przedstawić … Nazywam się … Zależało mi na

tym aby Panią poznać ponieważ …

Uwagi:

• Podczas przedstawiania się utrzymujemy kontakt wzrokowy
• Przedstawiając się dotychczas nieznanej osobie, dobrze jest mieć powód do takiego działania, a

więc trzeba coś niecoś o tej osobie wiedzieć

• Nie należy dążyć do szybkiego przechodzenia „na ty”
• W zakresie przechodzenia „na ty

Bilety wizytowe

Typy wizytówek

1. Wizytówki używane w celach zawodowych o charakterze biznesowym
2. Wizytówki używane w celach zawodowych w sektorze administracji publicznej
3. Wizytówki towarzyskie

50 mm

90 mm

Treść wizytówki

1. Prostota i elegancja
2. Treść:

•

Imię

•

Nazwisko

•

Stanowisko

•

Adres firmy

•

Adres e-mail (firmowy)

•

Nr telefonu stacjonarnego

•

Nr faksu

•

Nr telefonu komórkowego (nie jest niezbędne)

Nie należy umieszczać na biletach wizytowych:
• Prywatnych danych kontaktowych
• Zdjęcia
• Skomplikowanej grafiki
• Laminatów (utrudnia notowanie)

Używanie wizytówek

1. Należy zaopatrzyć się w wizytownik
2. Wymiana wizytówek powinna nastąpić w odpowiednim momencie – nie ma konkretnej reguły

wymiany wizytówek

3. Wymianę wizytówek inicjuje osoba wyższa rangą
4. Wizytówkę wręczamy tak, aby osoba odbierająca mogła ją odczytać bez obracania
5. Dziękujemy za otrzymaną wizytówkę
6. Wizytówkę czytamy przed schowaniem jej
7. Nie wciskamy wizytówki do spodni
8. Wizytówkę możemy schować:

•

Do wizytownika

•

Do portfela

•

Do wewnętrznej kieszeni marynarki

•

Do torebki albo np. notesu

Wizytówkowe błędy

1. Dopominanie się o dane, których nie ma na wizytówce
2. Miętoszenie wizytówki
3. Wymiana wizytówek w niestosownej sytuacji (np. w toalecie, albo podczas posiłku)
4. Wciskanie wizytówki na siłę (np. w celu wypromowania się)
5. Robienie notatek na wizytówce w obecności osoby, która nam ją dała
6. Sugerowanie wymiany wizytówek podczas spotkania w sytuacji, gdy nie mamy do tego

podstaw

Funkcje biletu wizytowego

Skróty językowe:

p.s.

pour saluer

(pozdrowienia)

p.r.

pour remercier

(podziękowanie)

p.p.

pour presentation

(przedstawienie się)

p.p.c.

pour prendre conge

(pożegnanie się)

p.f.

pour feliciter

(gratulacje)

p.c.

pour condoler

(kondolencje)

p.f.n.a.

pour feliciter nouvel an

(życzenia z okazji Nowego Roku)

Gdy nie mam wizytówki, a otrzymałem?

1. Notujemy nasze dane na kartce z notesu i przekazujemy je osobie, która nam wręczyła

wizytówkę.

2. Zapewniamy osobę, która nam wręczyła wizytówkę, że na wskazany na niej adres odeślemy

wizytówkę (a następnie to robimy).

Zasady precedencji

Podstawowe zasady precedencji

1. Wśród przyjaciół i rodziny

•

Starszy przed młodszym

•

Kobieta przed mężczyzną

2. W relacjach zawodowych:

•

Decyduje ranga

Uwagi:

Osoba wyższa rangą:
• Pierwsza wejdzie do pomieszczenia
• Pierwsza poda dłoń
• Pierwsza zacznie jeść
• Pierwsza zaproponuje wymianę wizytówek

Jak zatem postąpić, jeżeli kobieta i mężczyzna w tym samym wieku, piastujący stanowisko
identycznej rangi, które objęli w tym samym momencie mają się przywitać według zasad rangi?

Spotykamy się przy stole (posiłki i spotkania robocze)

Pytania, na które musimy znać odpowiedź przed usadzeniem gości przy stole:
1. Jaki jest charakter spotkania?
2. Ile osób będzie siedzieć przy jednym stole?
3. Jak rozplanowana jest przestrzeń sali?
4. Czy będą goście honorowi?
5. Czy będą osoby funkcyjne towarzyszące gościom (np. tłumacz)

Rozsadzając gości przy stole zastosujemy zasady:
• Najwyższy rangą będzie miał najlepsze miejsce (gospodarz)
• Kolejne miejsca licząc od prawej ręki gospodarza zajmą osoby w kolejności rangi

• Można zastosować rozsadzanie przemienne – po prawej ręce gospodarza osoba z drugą rangą,

po lewej z trzecią, kolejna po prawej z czwartą …

Siadamy przy stole - przykłady

PREZES

NR 2 DYR

NR 3 KIER

NR 4

SPEC

NR 5 MŁ

SPEC

NR 5 AS

Siadamy przy stole - przykłady

PREZES

NR 2 DYR

NR 3 KIER

NR 4

SPEC

NR 5 MŁ

SPEC

NR 5 AS

Siadamy przy stole - przykłady

PREZES

GOSP.

SPEC. 5

MŁ. SPEC.

7

KIER. 3

DYR

WSP. GOSP.

WICE.DYR.

1

WICE.DYR.

2

KIER. 4

SPEC. 6

MŁ. SPEC.

8

Co decyduje, gdy rangi stanowisk są równe?

Spotkania towarzyskie i płeć

GOSPODARZ

GOSPODYNI

KOBIETA 1

KOBIETA 2

MĘŻCZYZNA 1

MĘŻCZYZNA 2

Spotkania towarzyskie i płeć

GOSPODYNI

KOBIETA 1

KOBIETA 2

MĘŻCZYZNA 1

MĘŻCZYZNA 2

GOSPODARZ

Model angielski i francuski zachowują zasady:
• Naprzemienności
• Prawej ręki

Okrągły stół i usadzanie naprzeminne

GOSPODARZ

1

2

3

4

5

6

Okrągły stół i osoby towarzyszące

GOSPODYNI

KOBIETA 1

KOBIETA 2

MĘŻCZYZNA 1

MĘŻCZYZNA 2

GOSPODARZ

MĘŻCZYZNA 3

MĘŻCZYZNA 4

KOBIETA 5

KOBIETA 6

MĘŻCZYZNA 6

MĘŻCZYZNA 5

KOBIETA 4

KOBIETA 3

Zasada naprzemiennego usadzania gości

Zasada naprzemiennego usadzania jest stosowana:
• W stosunku do pracowników jednej firmy (bez względu na płeć, ale według rangi)
• Kobiet i mężczyzna na spotkania towarzyskich i zawodowych, jeżeli uczestniczą w spotkaniu ze

swoimi partnerami (impreza firmowa)

Uwaga:

W przypadku przyjęć z udziałem partnerów stosuję się zasadę, że partnerzy są rozsadzani
(wystarczająco dużo czasu spędzają razem)

Ogólne zasady usadzania przy stole

1. Nie sadzamy obok siebie osób skonfliktowanych
2. Stosujemy zasadę prawej ręki z zasadą pierwszeństwa przechodzącą na partnerkę albo

partnera

3. Tłumacze siedzą po lewej stronie
4. Nie sadzamy gości na krańcach stołu
5. Przy dwóch stołach gospodarz siedzi przy jednym a gospodyni przy drugim
6. Stół honorowy jest frontem do całej sali w miejscu eksponowanym i „spokojnym:

Obsługa kelnerska

Przyjęcie towarzyskie z osobami towarzyszącymi:
• Obsługa zaczyna podawać począwszy od najważniejszej kobiety, a kolejne kobiety według

precedencji

• Ostatnią obsłużoną kobietą jest gospodyni
• Po gospodyni jest jako pierwszy obsłużony mężczyzna po jej prawej stronie i kolejni według

precedencji

Podczas przyjęć o charakterze zawodowym
• W pierwszej kolejności zostanie obsłużona osoba najważniejsza po gospodarzu (po jego prawej

ręce albo naprzeciwko)

• W dalszej kolejności obsługiwane są osoby według rangi
• Ostatni posiłek otrzymuje gospodarz

Wydarzenia – konferencja i prezydium

PREZES

GOŚĆ

SPECJALNY

DYREKTOR

KIEROWNIK

P

rowadzący

Prezydium i audytorium – wariant 1

12 10

8

6

4

2

24 22 20 18 16 14

1

3

5

7

9

11

13 15 17 19 21 23

Prezydium i audytorium – wariant 2

11

9

7

5

3

1

2

4

6

8

22

20

18

16

14

12

15

17

19

21

Podróże samochodem

2

SZOFER

1

3

3

WŁAŚCICIEL

2

1

2

SZOFER

3

4

1

Pytania do zastanowienia

1. Kto pierwszy wchodzi do restauracji – kobieta czy mężczyzna?
2. Kto pierwszy idzie po schodach – kobieta czy mężczyzna?
3. Kto pierwszy wejdzie do pokoju – kobieta czy mężczyzna?
4. Kto pierwszy wchodzi i wychodzi z windy – kobieta czy mężczyzna?

Korespondencja tradycyjna

O czym pamiętamy pisząc list?

1. Format
2. Data i miejscowość
3. Adres nadawcy
4. Adres odbiorcy
5. Zwrot grzecznościowy na początek
6. Wcięcia i akapity
7. Zwrot grzecznościowy na zakończenie
8. Podpis

Warto pamiętać

•

Listy oficjalne piszemy na jednej stronie kartki, każda nowa strona to nowa kartka

•

Przy dużej liczbie stron – numerujemy strony

•

W prywatnej korespondencji nie piszemy adresu odbiorcy – wystarczy ten na kopercie

•

Przy listach prywatnych można napisać datę na końcu listu

•

Ranga podpisów jest następująca

•

Dwa podpisy – wyższą rangę ma ten po prawej stronie

•

Przy trzech podpisach – najniższą rangę ma podpis środkowy

•

Zwroty grzecznościowe piszemy odręcznie

Ubiór i ten, kto w nim się znajduje

Co wpływa na nasz wygląd?

1. Mowa ciała
2. Higiena osobista jako rzecz oczywista

•

Zapach

•

Oddech

•

Dłonie i paznokcie

•

Fryzura

•

Zarost

Dress code – czyli zasady ubioru

Typy ubiorów:
1. Business dress

•

Business dress – czyli klasyczny strój nieformalny – dla mężczyzny garnitur i krawat,
natomiast dla kobiety kostium.

2. Business casual

•

strój obowiązujący podczas mniej formalnych spotkań służbowych, na przykład podczas
podróży służbowej. Charakteryzuje się przede wszystkim swobodą, ale połączoną z
elegancją. Cechą charakterystyczną tego stylu jest np. brak wymogu noszenia krawata,
dopuszczalny jest też sweter czy też koszulka polo. Stanowczo nie można natomiast
ubierać spodni typu jeans.

3. Casual

•

mimo iż nazwa sugeruje, że jest to strój swobodny, nie oznacza absolutnie iż może on być
niestaranny. Strój taki możemy włożyć na nieformalne okazje, np. firmową imprezę
integracyjną. Za właściwie wtedy uznaje się włożenie np. koszulki polo i spodni typu
jeans.

Dress code – czyli zasady ubioru

Typy ubiorów c.d.:
4. Strój koktajlowy (półformalny)

•

(semi-formal wears, fr. tenue d’ aprés) to określenie na strój pośredni pomiędzy
formalnym a nieformalnym stylem ubioru. Można się spotkać również z nazwą semi-
formal wears. Dla mężczyzny strój taki to ciemny garnitur, jasna koszula i stonowany
krawat. Kobiecy strój koktajlowy to np. kostium ze spódnicą lub spodniami. Zwykle są to
ubrania z bardziej delikatnych tkanin i w bardziej intensywnych barwach niż stroje
nieformalne.

5. Strój wieczorowy (ściśle formalny)

•

To strój wieczorowy, noszony na szczególnie ważne i uroczyste okazje. Strojem
wieczorowym dla mężczyzny jest w zależności od rangi uroczystości smoking albo frak.
Towarzysząca mu kobieta założy natomiast krótką suknię, suknię koktajlową albo
wieczorową, kostium wieczorowy albo długą suknię wieczorową (balową).

Warto wiedzieć

Jak zapinamy marynarki?
• Marynarka z trzema guzikami – środkowy i górny
• Marynarka z dwoma guzikami – tylko górny
• Marynarka dwurzędowa (6 guzików) – prawy dolny jest odpięty
• Marynarka zawsze jest zapięta – odpinamy ją gdy siadamy

Kiedy zdejmujemy marynarkę?
• Nie zdejmujemy (zwłaszcza w otoczeniu Dam), chyba że:

• Osoba wyższa rangą to zaproponuje

Kiedy nosimy smoking?
• Nigdy przed 20.00

Typowe błędy

• Widoczna metka od garnituru na rękawie
• Prześwitująca garderoba damska
• Sandały + skarpetki
• Makijaż wagi ciężkiej
• Choinka (biżuteria)
• Brudne buty
• Długie rękawy marynarki
• Koszula z krótkim rękawem i marynarka garniturowa
• Krótkie rękawy koszuli
• Szelki + pasek
• Pasek innego koloru niż buty
• Złe zapięcie marynarki

Wybrane elementy protokołu

Wydarzenia

1. Przyjęcia na stojąco: lampka wina, cocktail party, recepcja, przyjęcie bufetowe, garden party.

Lampka wina
- skromne przyjęcie okolicznościowe (np. otwarcie wystawy, konferencja prasowa),
- może odbywać się o każdej porze dnia,
- trwa ok. 30 minut,
- napoje gorące + wino, aperitify, soki,
- zakąski tylko zimne np. orzeszki, paluszki, migdały.

Cocktail party,
- przyjęcie w godzinach popołudniowych,
- trwa około 2 godziny i kończy się przed 20.00 (w zaproszeniu podaje się godz. rozpoczęcia i
zakończenia),
- goście obsługują się sami, kelnerzy obsługują bar i zbierają naczynia,
- podaje się głównie przekąski zimne i napoje.

Przyjęcie bufetowe lub recepcja - te same zasady co przy cocktail party, z tą różnicą, że podaje się
także kilka ciepłych dań do wyboru.

Wydarzenia

2. Przyjęcia na siedząco: bankiet, obiad, śniadanie (lunch).

Obiad
- uroczysta forma przyjęcia na siedząco.
- rozpoczyna się zwykle około godziny 20 00,
- trwa około 2,5 - 3 godziny,
- czekając na przybycie gości podaje się aperitif (ok.20 minut),
- jeśli w przyjęciu bierze udział więcej niż osiem osób, przed każdym z gości powinien się znaleźć
kartonik z nazwiskiem,
- na obiedzie z dużą ilością gości, zwłaszcza przy kilku stołach, przed wejściem do sali powinien się
znaleźć plan sali i stołów.

Śniadanie
- z ang. lunch, ma formę podobną do obiadu.
- zaczyna się około godziny 13 00,
- trwa 2-2,5 godziny,
- menu skromniejsze, na ogół nie podaje się zupy.

Wydarzenia

2. Przyjęcia na siedząco: bankiet, obiad, śniadanie (lunch) c.d..

Bankiet
- zasady podobne jak na obiedzie, lecz organizowany dla dużej grupy osób, nawet kilkuset.
- do zaproszenia dołącza się zwykle plan sali z zaznaczeniem miejsca, które ma zająć zaproszony.

ZASADY:
- obowiązkiem gospodarza i gościa honorowego jest wygłoszenie toastu,
- należy zachować wszelkie zasady obowiązujące przy nakrywaniu stołu,
- na 6-8 gości przypada jeden kelner.

Zaproszenia

1. Zapraszamy w bezpośredniej rozmowie
2. Zaproszenie wydajemy co najmniej na 21 dni przed wydarzeniem
3. Na zaproszenie odpowiadamy tak szybko jak to możliwe
4. Treść zaproszenia:

1. Kto zaprasza
2. Z jakiej okazji
3. Kogo się zaprasza
4. Czy zaprasza z osobą towarzyszącą
5. W jakiej formie jest spotkanie
6. Data wydarzenia
7. Miejsce wydarzenia
8. Strój obowiązujący
9. Prośba o informację zwrotną (dane kontaktowe)

Szyfr zaproszeń

R.S.V.P (repondes s’il wous plait)
– prosi się o odpowiedź

R.S.V.P. P.M.
– zaproszenie już było potwierdzone, a jest doręczone „dla pamięci”

Regrets only, Regrets seulement, En ca d’empechement
– w razie, gdy nie będziemy mogli skorzystać z zaproszenia

Savoir vivre – co jeszcze?

Savoir vivre to ciągła praca nad sobą

1. Filozofia savoir vivre
2. Mowa ciała i zmiana miejsca
3. Ubiór i wygląd
• Elegancja
• Kobieta
• Mężczyzna
• Moda
• Kolory
• Zależności pomiędzy strojem kobiety i mężczyzny
• Dodatki dla mężczyzn
• Dodatki dla kobiet
• Okulary i etykieta
• Perfumy dla kobiet
• Perfumy dla meżczyzn
• Słownik tkanin
4. Komunikacja
5. Precedencja
6. Wokół stołu
7. Wizyty i przyjęcia
8. Miejsca publiczne

9. Uroczystości rodzinne
10. Podróże i wakacje
11. W Kościele
12. W szkole
13. Savoir vivre na uczelni
14. Savoir vivre dla dzieci
15. W telewizji
16. Kwiaty i prezenty
17. Papierosy, falki, cygara, tabaka
18. Testy i zagadki
19. Wywiady
20. Zwierzęta
21. Savoir vivre za granicą
22. Emisja głosu - ważne!
23. Zachowania naganne
24. Szpital i sanatorium

KONIEC