Analiza interesariuszy

(Zarządzanie projektami)

Interesariusze (stakeholderzy) to strony zaangażowane w daną decyzję,
podmioty które mogą odczuwać jej skutki i wpływać na jej podejmowanie.

Ćwiczenie: w ramach pracy zespołowej zidentyfikujcie
interesariuszy w omawianym przypadku, analizując ich
oczekiwania i możliwe zachowania. Zaproponujcie
podjęcie wobec nich określonych działań.

Oczekiwania

Jak

może

zagrozić
realizacji?

Jak

może

wspomóc
realizację?

Jakie

działania

wobec

niego

podjąć?

Interesariusz 1

Interesariusz 2

Interesariusz 3

Interesariusz 4

Interesariusz 5

© Krzysztof Klincewicz

Decyzje podejmowane

wobec interesariuszy

(Zarządzanie projektami)

Interesariusze (stakeholderzy) to strony zaangażowane w daną decyzję,
podmioty które mogą odczuwać jej skutki i wpływać na jej podejmowanie.

Ćwiczenie: w ramach pracy zespołowej ustalcie, jakie
decyzje podjąć wobec określonych interesariuszy.

Informuj?

Konsultuj? Współpracuj?

Kontroluj?

Interesariusz 1

Interesariusz 2

Interesariusz 3

Interesariusz 4

Interesariusz 5

© Krzysztof Klincewicz

Definiowanie celu

(Zarządzanie projektami)

Prawidłowo zdefiniowany cel powinien spełniać kryteria
SMART – to znaczy być:

S (pecific)

określony

M (easurable)

mierzalny

A (ttainable)

możliwy do osiągnięcia

R (esults-focused)

zorientowany na wyniki

T (ime-related)

ograniczony w czasie

Przykłady niewłaściwie zdefiniowanych celów:

Chcę być w życiu szczęśliwy (S, M, R, T)

Chcę w ciągu 2 lat wziąć ślub i mieć dziecko (S)

Chcę w najbliższej przyszłości zbudować nowy dom (S, M, T)

Wdrożony do 23 marca program komputerowy powinien być przyjazny
dla użytkownika (S)

Przykład dobrze zdefiniowanego celu:

Chcę do końca marca 200. zdać na pozytywn

ą ocenę resortowy

egzamin MSZ z języka tureckiego

Ćwiczenie: zdefiniuj samodzielnie trzy (fikcyjne?) cele

Cel związany z własnym kształceniem

Cel związany z życiem prywatnym (rodzina, mieszkanie, podróże,
oszczędności itp.)

Cel związany z życiem zawodowym (awans, podwyżka, wykonanie zadań
itp.)

Pamiętaj, że dobrze zdefiniowany cel musi spełniać wszystkie kryteria SMART.
Najlepiej, jeśli zawiera się w jednym zdaniu.

© Krzysztof Klincewicz

Definiowanie wymagań

(Zarządzanie projektami)

Prawidłowo zdefiniowany cel powinien spełniać kryteria SMART: S(pecific) określony;
M(easurable) mierzalny; A(ttainable) możliwy do osiągnięcia; R(esults-focused)

zorientowany na wyniki; T(ime-related) ograniczony w czasie

Wymagania w projektach lub procesach zakupowych są określane analogicznie
do celów. Precyzyjne (spełniające kryteria SMART) wymagania mogą stanowić
jednocześnie kryteria akceptacji.

Ćwiczenie: W ramach pracy zespołowej zdefiniujcie wymagania,
odnoszące się do zakupu kartek świątecznych. Kartki z życzeniami
będą wysłane przed Bożym Narodzeniem do organizacji, z którymi
współpracuje nasza instytucja.

Określając wymagania, zwróćcie uwagę na następujące aspekty: kartki
standardowe czy drukowane na zamówienie, motyw graficzny, tekst życzeń,
ewentualny tekst nadruku, czcionka, papier, rozmiar, typ druku, termin dostawy,
koszt.

Każde wymaganie na liście powinno być jednoznaczne i zrozumiałe dla
postronnego odbiorcy. Powinno spełniać kryteria SMART.

1.


2.


3.


4.


5.


6.

© Krzysztof Klincewicz

Studium przypadku

MOTYLKI

(Zarządzanie projektami)

Agencja reklamowa Motylki to mała, specjalistyczna firma z Kopydłowa, zajmująca

się usługami marketingowymi. Firma współpracuje z zaufaną drukarnią i dostawcami
papieru oraz gadżetów i zatrudnia grafika, który projektuje nadruki firmowe oraz składa
komputerowo materiały promocyjne dla klientów. Jej klienci to głównie lokalne
przedsiębiorstwa produkcyjne, szkoły i instytucje samorządowe.

Firma wygrała właśnie przetarg na organizację wysyłki materiałów informacyjnych

w ramach marketingu bezpośredniego, rozpisany przez klienta, Urząd Miasta
Kopydłowa. Kontrakt został jej przyznany dlatego, że zaoferowała najniższą cenę (stałą
kwotę 500.000 złotych, obejmującą już materiały), a jednocześnie posiadała dobre
relacje z klientem, który wcześniej korzystał z jej pomocy przy druku kalendarzy, broszur
i wizytówek.

Klient uważa, że firma Motylki dba o jakość i obsługę klientów, sprawdziła się

również jako kreatywny projektant oraz rzetelny, terminowy wykonawca. Kontrakt
przewiduje dotarcie z materiałami promocyjnymi Urzędu Miasta do 90% firm
chemicznych w Polsce. Urząd miejski chciałby w ten sposób zachęcić te firmy do
inwestowania w nowopowstałym parku technologicznym. Wprowadzono również karę
umowną w wysokości 5% sumy zamówienia za każdy dzień opóźnienia w stosunku do
określonego terminu dostawy.

Firma Motylki nie realizowała dotychczas podobnego projektu, planuje jednak do

jego obsługi zatrudnić osobę z doświadczeniami w marketingu bezpośrednim. Docelowo
ta działalność ma być szansą na dywersyfikację działalności i podniesienie rentowności
na coraz bardziej konkurencyjnym cenowo rynku. W realizację projektu ma być
zaangażowanych ponadto wszystkie 5 osób, obecnie pracujących w firmie. Jest to
największy kontrakt, jaki dotychczas realizowała.

Partnerem przy organizacji wysyłki będzie Poczta Polska – firma Motylki liczy na

profesjonalne doświadczenie partnera w tym obszarze, ale musi z nim jeszcze
przygotować kalkulację kosztów współpracy. Jednocześnie poszukuje odpowiedniej
bazy danych teleadresowych dla organizacji wysyłki oraz nowego pracownika, który
będzie dedykowany do obsługi projektu.

Pytania do dyskusji:

Określ przedmiot projektu

Wskaż możliwe problemy w realizacji projektu przez firmę Motylki

Zaproponuj działania naprawcze

Skomentuj przygotowanie do projektu Urzędu Miasta Kopydłowa

© Krzysztof Klincewicz

Analiza ryzyka

(Zarządzanie projektami)

Ćwiczenie: w ramach pracy zespołowej przeprowadźcie analizę
ryzyka dla projektu

...

Prawdopodo

bieństwo

wystąpienia

Konsekwencje

Priorytet

Postulowane

działania

zapobiegawcze

Ryzyko 1

Ryzyko 2

Ryzyko 3

Ryzyko 4

Ryzyko 5

Prawdopodobieństwo wystąpienia: 0-99% Priorytet: niski – średni – wysoki - bardzo wysoki

© Krzysztof Klincewicz

Studium przypadku

AUTOSTRADA W

BANTUSTANIE

(Zarządzanie projektami)

Bantustan jest krajem o powierzchni ponad 300 tys. km

2

i prawie 40 mln mieszkańców.

Jest rozwijającą się gospodarką, przechodzącą okres transformacji od centralnego sterowania
do gospodarki rynkowej. W ciągu ostatnich 18 lat kraj był kierowany przez jedenaście kolejnych
rządów, a mieszkańcy odczuwają destabilizację polityczną i brak spójnej polityki gospodarczej.

Najważniejszą przeszkodą w rozwoju Bantustanu jest zacofana infrastruktura, w tym brak

sieci transportowej i logistycznej, odpowiadającej wymogom nowoczesnej gospodarki. Naprawa
dróg i ambitne projekty budowy autostrad były istotnymi elementami kolejnych kampanii
wyborczych, jednak często zmieniające się rządy nie dotrzymują składanych obietnic, a intratne
kontrakty otrzymują 'zaufani' wykonawcy, nie wywiązujący się z nich i zastępowani po kolejnych
wyborach.

Po latach realizacji projektów i potężnych inwestycjach, Bantustan posiada obecnie tylko

około 200 kilometrów autostrad – wobec analiz wskazujących pilną potrzebę wybudowania kilku
tysięcy kilometrów.

Dodatkowym problemem jest brak koordynacji działań poszczególnych wykonawców –

poszczególne odcinki autostrad budowane są według inaczej definiowanych wymagań, w
których często 'zapomina' się o krytycznych parametrach technicznych.

Opinię publiczną Bantustanu zbulwersowała ujawniona ostatnio afera korupcyjna, która

doprowadziła do wyeliminowania z budowy autostrad jednego z największych ich
dotychczasowych wykonawców. Równocześnie okazało się, że znaczące odcinki dróg nie są
przygotowane na temperatury powyżej 45 stopni Celsjusza – a takie temperatury panują w
Bantustanie przez kilka tygodni w roku (formalne wymagania mówiły tylko o nawierzchni
odpornej na upały).

Po ostatnich zawirowaniach politycznych, Bantustanem rządzi niedawno uformowana

koalicja rządowa. Pierwsze jej działania pokazały, że zwycięzcy wyborów ponownie nie potrafią
wywiązać się ze wszystkich składanych obietnic wyborczych – jednak wobec intensywnej walki
politycznej, stawką jest przetrwanie lub kompromitacja rządzących partii. Rząd deklaruje
rozgraniczenie działań politycznych i gospodarczych, odwołując się do profesjonalizmu,
bezstronności i etyki.

Jesteście reprezentantami międzynarodowej firmy doradczej i znanymi specjalistami w

zakresie zarządzania projektami, którzy zostali zatrudnieni przez rząd Bantustanu w celu
dokonania oceny dotychczasowych projektów budowy autostrad oraz przygotowania
rekomendacji, jak uzdrowić niesprawny system ich budowy. Wobec ograniczonych środków i
pilnej konieczności szybkiej budowy setek kilometrów autostrad, odgrywacie kluczową rolę w
przygotowaniu kolejnych działań.

Zidentyfikujcie źródła problemów oraz wskażcie inne możliwe ryzyka, które towarzyszyć
mogą projektowi tego typu.

Zaproponujcie rozwiązania organizacyjne – zasady planowania sieci autostrad,
wyłaniania wykonawców, kontroli i rozliczania kontraktów. Propozycje powinny
gwarantować bezstronny wybór i ocenę wykonawców, jak również kontynuację prac
niezależnie od zmian politycznych.

© Krzysztof Klincewicz