Organizacja
rachunkowości
Część 5
Organizacja
rachunkowości
Część 5
Inwentaryzacja art.26-27uor
• Metody przeprowadzania
inwentaryzacji:
• - spis z natury,
• - uzgodnienie i potwierdzenie sald,
• - weryfikacja stanu księgowego
przez porównanie zapisanych
danych z dokumentami
(potwierdzona protokołem)
Inwentaryzacja cd. -terminy
• Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
• 1. Aktywa pieniężne, papiery wartościowe,
produkcja w toku, zapasy dla których nie
ewidencjonuje się przychodów i rozchodów
w trakcie roku – inwentaryzacja na ostatni
dzień roku obrotowego.
• 2. Dla pozostałych składników aktywów
termin uważa się za dotrzymany, jeśli
inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej
niż 3 miesiące przed końcem roku
obrotowego, a zakończono do 15 dnia
następnego roku.
Inwentaryzacja cd. -
częstotliwość
• - zapasy materiałów, towarów, produktów
gotowych i półproduktów znajdujących się w
strzeżonych składowiskach i objętych
ewidencją ilościowo-wartościową – wystarczy
zinwentaryzować raz w ciągu 2 lat,
• - nieruchomości zaliczone do środków
trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące
się na terenie strzeżonym inne środki trwałe
oraz maszyny i urządzenia wchodzące w
skład środków trwałych w budowie –
wystarczy zinwentaryzować raz w ciągu 4
lat,
Inwentaryzacja cd. -
częstotliwość
• - inwentaryzację
• a) zapasów towarów i materiałów
(opakowań) objętych ewidencją
wartościową w punktach obrotu
detalicznego jednostki,
• b) zapasów drewna w jednostkach
prowadzących gospodarkę leśną.
• - wystarczy przeprowadzić raz w
roku.
Inwentaryzacja cd. -
rozliczenie
• Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji
należy odpowiednio udokumentować i
powiązać z zapisami księgowymi.
• Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice
między stanem rzeczywistym, a stanem
wykazywanym w księgach
rachunkowych należy wyjaśnić i
rozliczyć w księgach rachunkowych tego
roku obrotowego, na który przypadał
termin inwentaryzacji.
Różnice inwentaryzacyjne
Ustalony stan faktyczny porównuje się
ze stanem księgowym:
stan faktyczny < stan księgowy =
niedobór
stan faktyczny > stan księgowy =
nadwyżka
Spis z natury i jego
rozliczenie
• Tryb przeprowadzania i rozliczania
spisu z natury :
1.Przygotowanie inwentury
2. Przeprowadzenie spisu
3. Wycena spisanych składników
majątkowych
4. Porównanie stanów faktycznych z
księgowymi
5 Rozliczenie różnic i ich ujęcie
księgowe
Spis z natury i jego
rozliczenie
• Ad.1
• - zarządzenie kierownika jednostki o
przeprowadzeniu spisu z natury
• (zawartość minimalna: rodzaj
inwentury, przedmiot spisu, dzień na
który przeprowadza się inwenturę,
termin przeprowadzenia spisu, skład
komisji spisowej)
• - uporządkowanie przechowywanych
składników majątkowych,
• - sprawdzenie prawidłowości zapisów
księgowych.
Spis z natury i jego
rozliczenie
• Ad.2
• Wymogi dotyczące przeprowadzania spisu:
- zaopatrzenie komisji w formularze spisowe
(podlegają rozliczeniu),
- niedostępność kartotek magazynowych na
czas spisu,
- wpis na arkuszu danych ogólnych o
inwenturze (rodzaj inwentury, imię i
nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej,
przewodniczącego i członków komisji
spisowej, data i godzina rozpoczęcia spisu),
Spis z natury i jego
rozliczenie
- złożenie oświadczenia przez osoby
materialnie odpowiedzialne potwierdzającego
przekazanie wszystkich dokumentów do
księgowości za okres do dnia spisu ,
- ustalenie ilości składników majątkowych
(przez ich przeliczenie, przeważenie ,
przemierzenie lub wyszacowanie) i wpisanie
kolejnych pozycji do arkusza,
- spisanie na odrębnych arkuszach towarów
(materiałów) nie przedstawiających pełnej
wartości (uszkodzonych , zepsutych itp..),
Spis z natury i jego
rozliczenie
-po naniesieniu ostatniej pozycji spisowej
wpisanie w pierwszym wolnym wierszu
klauzuli „ spis zakończono na pozycji . . .”,
- poniżej wpisanych pozycji, osoby materialnie
odpowiedzialne składają oświadczenie, że nie
wnoszą zastrzeżeń do ustaleń spisu, a
wszystkie składniki majątkowe powierzone ich
pieczy zostały w ich obecności przeliczone
(przeważone , przemierzone, wyszacowane
itp.) i wpisane do arkusza spisowego.
Spis z natury i jego
rozliczenie
• Ad. 2 cd.
• Sposób zapisywania:
• - zapisów dokonuje się w sposób trwały (np.
nie używa się ołówka),
• - na odrębnych arkuszach spisuje się obce
składniki majątku, wskazując do kogo należą,
• - ewentualne pomyłki w zapisie powinny być
skreślone w taki sposób, aby pozostawić
czytelność błędnego zapisu, a dokonana nad
błędnym zapisem poprawka wymaga przy
każdej zmienionej pozycji podpisów
wszystkich osób uczestniczących w spisie.
Spis z natury i jego
rozliczenie
• Ad.3
• Praca zespołu spisowego kończy się, gdy
ustalony stan faktyczny (ilości) wpisano
do arkuszy spisowych.
• Otrzymane od komisji spisowej
wypełnione arkusze przekazuje się
osobie, która (znając branżę) dokonuje
wyceny, zamieszczając w każdej pozycji
cenę i po przemnożeniu ilości przez cenę
wpisuje wartość, a następnie
podsumowuje arkusze.
Spis z natury i jego
rozliczenie
• Ad.4
• Kolejno następuje porównanie stanów
faktycznych składników majątkowych z
zapisami tych pozycji w księgach
rachunkowych i ustala się różnice, którymi
są niedobory i nadwyżki.
• Zestawione różnice przedkładane są
osobom materialnie odpowiedzialnym, aby
ustosunkowały się do wyników spisu
(podały prawdopodobne przyczyny
różnic).
Spis z natury i jego
rozliczenie
• Ad.5
Analiza materiałów dotyczących inwentury pozwala na
przygotowanie rozliczenia różnic i w uzasadnionych
przypadkach dokonanie kompensat (zaliczenie
nadwyżek na poczet niedoborów) według sugestii
komisji spisowej pod warunkiem, że:
• a) jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-
wartościową zapasów,
• b) niedobory i nadwyżki dotyczą tej samej
inwentury i tych samych osób materialnie
odpowiedzialnych,
• c) istnieje prawdopodobieństwo, że ustalone różnice
są wynikiem pomyłek przy wydawaniu i
przyjmowaniu składnika zapasów (podobne nazwy
towarów czy materiałów, niemal identyczne
opakowania itp.)
Spis z natury i jego
rozliczenie
• Ad.5 cd.
• Kwalifikowanie różnic inwentaryzacyjnych:
• - niedobory dopuszczalne np.
wynikające z błędów pomiaru lub
mieszczące się w granicach ustalonych
norm przez kierownika jednostki (ubytki
naturalne) odpisuje się w koszty jednostki
(„zużycie materiałów i energii”),
• - niedobory przekraczające
dopuszczalne (z których dochodzenia
jednostka zrezygnowała) odpisuje się w
„pozostałe koszty operacyjne”,
Spis z natury i jego
rozliczenie
• - niedobory zawinione (dochodzone od
osób winnych), które obciążają osoby
materialnie odpowiedzialne stanowią
”należności (od pracowników) z tyt.
niedoborów i szkód”, a w przypadku odmowy
zapłaty skierowane do postępowania
sądowego stają się roszczeniami spornymi i
są wykazywane jako „należności dochodzone
na drodze sądowej”,
• - nadwyżki (nie skompensowane z
niedoborami) odnoszone są na „pozostałe
przychody operacyjne”.
Rozliczenie różnic
inwentaryzacyjnych
………………….
(pieczątka)
PROTOKOŁ ROZLICZENIA
różnic inwentaryzacyjnych
do spisu z natury przeprowadzonego
w Magazynie towarów nr 5
w dniach 24 do 27 listopada 2015r.
za okres 14.11.2014. do 23.11.2015
Osoba materialnie odpowiedzialna: Jan Krętacz
Rozliczenie różnic
inwentaryzacyjnych
I. wyniki inwentaryzacji: nadwyżki wartość 3000
niedobory wartość 8000
II. Ustalenia Komisji:
- Komisja stwierdza, że ze względu na podobieństwo
nazw i opakowań towarów – istniała możliwość
omyłkowej ich podmiany przy wydawaniu z
magazynu, co uzasadnia zastosowanie kompensat,
- Komisja nie stwierdziła niedociągnięć i uchybień ze
strony przedsiębiorstwa w zakresie zabezpieczenia
i ochrony mienia, zatem wartość
nieskompensowanego niedoboru w całości obciąża
magazyniera.
Rozliczenie różnic
inwentaryzacyjnych
III. Wnioski i propozycje Komisji :
- dokonać kompensat towarów, ujętych w
załączniku nr 1 – zaliczając nadwyżki na
poczet niedoborów w łącznej wartości 2600, a
różnice wartościowe zaksięgować w
„pozostałe przychody operacyjne” w
wysokości 400.
- obciążyć magazyniera niedoborem
zawinionym w kwocie 5400 , stanowiącym
wartość brakującego towaru w cenie zakupu.
Rozliczenie różnic
inwentaryzacyjnych
Poznań, dnia 30.11.2015
•
Komisja:
• Przewodniczący Jacek Burak (podpis)
• Członek Zofia Guzdralska (podpis)
• Członek Paweł Obibok (podpis)
IV. Opinia prawna: Potwierdzam zgodność procedur i
dokumentacji z obowiązującymi jednostkę
przepisami prawnymi i nie wnoszę zastrzeżeń
Poznań 1.12. 2015
Radca Prawny Tomasz Mędrzecki
(podpis
)
Rozliczenie różnic
inwentaryzacyjnych
V. Decyzja kierownika jednostki:
Zatwierdzam protokół rozliczenia
inwentury, z tym, że wysokość roszczenia
wobec osoby materialnie
odpowiedzialnej należy podwyższyć o
wartość marży, stosowanej dla tej grupy
towarów, wynoszącej 27%.
Leszno, dnia 3.12.2015
Dyrektor Jerzy Oferma
(podpis)
Przypomnienie zagadnień
Zadania 1, 2 i 3 - do wykonania
Zadanie: 1
Połącz odpowiednio określenia
(wskazane w punktach 1-4) z opisem czynności
(ujętych w punktach a-d)
• 1. inwentaryzacja 2. inwestycja
• 3. inwersja 4. inwentarz
a) odwrócenie, przestawienie,
b) wykaz składników aktywów i pasywów
potwierdzony ich inwentaryzacją,
sporządzany przez jednostki, które nie
prowadziły wcześniej ksiąg rachunkowych,
c) lokowanie pieniędzy w przedsięwzięcie
d) ogół czynności zmierzających do ustalenia
rzeczywistego stanu aktywów i pasywów .
Zadanie 2: możliwe
odpowiedzi
należy dopisać do pkt.1-7
• a- wystarczy zinwentaryzować raz
na 4 lata,
• b- wystarczy zinwentaryzować raz
na dwa lata,
• c- wystarczy zinwentaryzować raz w
roku (2x),
• d- należy zinwentaryzować w
ostatnim dniu roku obrotowego (3 x)
•
Do składników majątkowych wymienionymi
od nr 1 do 7 dopisz odpowiednio
oznaczenia literowe od a do d
1) produkcję w toku - …,
2) środki trwałe przechowywane na
terenie strzeżonym - ….
3) towary w sklepie spożywczym dla
którego prowadzona jest ewidencja
wartościowa - ….,
4) towary znajdujące się w strzeżonym
magazynie hurtowym, dla którego jest
prowadzona ewidencja ilościowo-
wartościowa - …,
cd.
5) zapasy materiałów do produkcji,
dla których nie prowadzono
ewidencji przychodów i rozchodów w
trakcie roku (zaliczając dokonane
zakupy od razu w koszty) - …,
6) zapasy drewna w jednostkach
prowadzących gospodarkę leśną - …,
7) gotówkę w kasie- …,
Zadanie:3 Dopisz metodę
inwentaryzacji. Pozycja bilansu
Metoda inwentaryzacji
-udzielone firmie F pożyczki,
-środki trwałe (możliwe do oglądnięcia),
-należności od kontrahentów,
-gotówka w kasie,
-środki trwałe, których ogląd jest utrudniony (np. są
zakopane),
-papiery wartościowe (akcje) w postaci materialnej,
-zobowiązania wobec kontrahentów (prowadzących
księgi rachunkowe),
-rzeczowe składniki aktywów obrotowych
-środki na rachunku bankowym