1

Badanie pracy i opis

stanowiska pracy

Dr Joanna Litwin

2

Badanie pracy

definicja

polega na

zbieraniu, analizie, ocenie i

systematyzacji

szczegółowych

informacji o pracy wykonywanej na
poszczególnych stanowiskach pracy

Istota badania

pracy

Analiza, ocena i systematyzacja informacji o pracy na
poszczególnych stanowiskach, w tym szczególnie w
zakresie:
- obowiązków

-uprawnień

-odpowiedzialności

-warunków pracy

Określenie wymogów wobec osób
zatrudnionych na poszczególnych
stanowiskach w zakresie:

- kwalifikacji

-cech fizycznych

-cech demograficzno-społecznych

Sporządzenie opisu pracy

Gromadzenie informacji o pracy na
poszczególnych stanowiskach pracy w celu
ustalenia:

-

co

się wykonuje na danym stanowisku

pracy?
-

dlaczego

się to wykonuje?

- przy użyciu jakich

narzędzi

się to wykonuje?

- w

jaki sposób

się to wykonuje?

4

Źródła i metody zbierania informacji

wykorzystywane w trakcie badania pracy

Metoda

zbierania

informacji

Źródło informacji

Dokume

ntacja

Proces

pracy

Wykona

wca

pracy

Bezpośr

edni

przełożo

ny

Współpr

acownik,

podwład

ny

Ekspert

Analiza

dokumentac
ji

X

Obserwacja

X

X

Wywiad

X

X

X

X

Metoda

ankietowa

X

X

X

X

5

Opis stanowiska pracy

definicja

Opis pracy (karta zadań, karta funkcji,

karta służb, karta stanowiska pracy, opis
stanowiska pracy czy zakres czynności)

dokument organizacyjny zawierający
wszechstronną charakterystykę danego
stanowiska pracy i wymagań stawianych
osobie zajmującej to stanowisko, które
wynikają z przydzielonych jej obowiązków.

6

Zawartość opisów pracy

Część A:

Identyfikacja stanowiska

pracy, w tym:



nazwa stanowiska pracy i przyznana mu
kategoria zaszeregowania;



jednostki organizacyjne, w których jest
zlokalizowane to stanowisko;



zależności służbowe dotyczące stanowiska;



zastępstwa dotyczące stanowiska.

7

Zawartość opisów pracy

Część B:

Rola stanowiska pracy

w danej organizacji, w

tym:



cel istnienia stanowiska;



przypisane mu obowiązki;

8

Sposoby formułowania

obowiązków:

1.

Spisanie po kolei wszystkich czynności, które
pracownik wykonuje na stanowisku pracy

2.

Ustalenie kolejności realizowanych
obowiązków według hierarchii ważności

3.

Ustalenie procentowego udziału czasu, który
pracownik ma przeznaczyć na realizację
określonych zadań czy grup czynności
pracowniczych

Fragment opisu stanowiska pracy: EKSPEDYTOR

ŁADUNKÓW

Wydział: spedycji i odbioru
Lokalizacja: magazyn C
Zakres obowiązków:

1. 70% czasu pracy poświęca na:
a) przenoszenie towaru z półek i pakowanie do odpowiednich dla

danej przesyłki kontenerów czy pudełek,

b) ważenie i oznakowanie pudeł przed spedycją transportem

określonym w dokumentacji wysyłki,

c) pomoc przy ładowaniu towaru na środek transportu.
2. 15% czasu pracy poświęca na:
a) przygotowanie i przetworzenie formularzy wysyłki (np. spisów

towarów, kwitów załadowczych,kolejowych listów

przewozowych),

b) wypisywanie potrzebnych formularzy i nalepek,
c) prowadzenie dodatkowych zapisów i dokumentów.
3. Pozostały czas pracy poświęcony jest na:
a) pełnienie funkcji kierowcy ciężarówki firmowej, przewożąc

przesyłki na pocztę lub dokonując miejscowej dostawy,

b) pomoc przy dokonywaniu inwentaryzacji,
c) sprawdzanie wysyłek dokonywanych przez innych

ekspedytorów,

d) utrzymywanie czystości i ładu na miejscu pracy.

1
0

Sposoby formułowania

obowiązków:

Część B

cd

.:

Rola stanowiska pracy

w danej organizacji,

w tym:



przypisane mu uprawnienia;



przypisana mu odpowiedzialność;



wyposażenie stanowiska pracy;



współpraca z jednostkami wewnętrznymi i
zewnętrznymi;



warunki pracy.

1
1

Zawartość opisów pracy

Część C:

Wymagania stawiane pracownikowi

zatrudnionemu na

danym stanowisku pracy, w tym:



kryteria stanowiące podstawę oceny pracownika;



wymagania kwalifikacyjne (niezbędne i pożądane);



wymagania fizyczne;



wymagania demograficzno-społeczne.

1
2

Zawartość opisów pracy

Część D:

Dane administracyjne

:



data sporządzenia opisu pracy, podpisy i nazwy
stanowisk pracy osób zatwierdzających opis;



imię i nazwisko osoby obejmującej dane
stanowisko, oświadczenie tej osoby, że
przyjmuje do wiadomości treść opisu i będzie
go stosować, data oraz podpis tej osoby.

Wzór opisu stanowiska pracy

PION/DZIAŁ:
NAZWA STANOWISKA PRACY:
PODLEGŁOŚĆ SŁUŻBOWA:

–

stanowisko podlega

–

stanowisku podlegają

ZASTĘPSTWA:

–

Aktywne: (zastępujące)

–

Pasywne: (zastępowane przez)

CEL STANOWISKA:
ZADANIA:
ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA:

–

decyzje rezultaty pracy

–

środki i przedmioty pracy

–

bezpieczeństwo innych osób

–

współpracę:
- z zewnętrznymi podmiotami
- z wewnętrznymi podmiotami

WARUNKI PRACY:
WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE:

NIEZBĘDNE

POŻĄDANE

Wykształcenie

Doświadczenie

Umiejętności

Cechy osobowościowe

1
4

Cechy opisów pracy



NORMALIZACJA

, polegająca na przyjęciu jednolitego wzoru

opisu pracy w danej organizacji, aby można było dokonywać

porównań pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy;



AKTUALNOŚĆ

oznaczającą, że treść opisów pracy musi się

zmieniać w czasie, stosownie do zmian w podziale pracy w

organizacji, aby odzwierciedlały rzeczywistą treść i warunki

pracy na poszczególnych stanowiskach;



JEDNOZNACZNOŚĆ

, polegająca na tym, że treść opisów

pracy powinna dokładnie odzwierciedlać wszystkie istotne

właściwości poszczególnych stanowisk pracy, aby wykluczyć

możliwość identyfikacji pracy na danym stanowisku z pracą

wykonywaną na innym stanowisku;

1
5

Cechy opisów pracy

cd.



NIEZMIENNOŚĆ

ze względu na osobę zajmującą dane

stanowisko pracy, aby wykluczyć możliwość

„urządzania” kogoś bliskiego, bez względu na jego

kwalifikacje;



ODPOWIEDNIA SZCZEGÓŁOWOŚĆ

, dostosowana do

celów jakim mają służyć opisy pracy, które nie mogą być

ani zbyt ogólne, gdyż wówczas nie uwzględniałyby

wszystkich istotnych cech pracy, ani zbyt szczegółowe,

gdyż ich przygotowanie i wykorzystanie wiązałoby się z

niepotrzebnym dodatkowym nakładem pracy;



ZROZUMIAŁOŚĆ

oznaczająca, że opisy pracy powinny

być tak zredagowane, aby były w pełni zrozumiałe dla

pracowników których dotyczą.

1
6

Obszary wykorzystania opisów pracy

Organizacja pracy

1. Utrwalenie stosowanych rozwiązań

organizacyjnych

2. Projektowanie nowych rozwiązań

organizacyjnych

3. Tworzenie procedur postępowania
4. Tworzenie warunków pracy zgodnych z

zasadami bhp

1
7

Obszary wykorzystania opisów pracy

Zarządzanie zasobami ludzkimi

1. Planowanie zatrudnienia
2. Rekrutacja kandydatów do pracy
3. Selekcja kandydatów do pracy
4. Adaptacja nowozatrudnionych pracowników
5. Ocenianie pracowników
6. Szkolenie pracowników
7. Wynagradzanie pracowników
8. Przemieszczanie pracowników

1
8

Obszary wykorzystania opisów pracy

Kierowanie ludźmi

1. Ustanowienie miejsca i roli pracownika w danej

organizacji

2. Koordynacja pracy podwładnych
3. Ograniczenie możliwości popełniania błędów
4. Ograniczenie powstawania spraw

kompetencyjnych oraz ułatwienie ich
rozstrzygania

5. Ułatwienie kontroli pracy podległych pracowników

1
9

Przebieg badania pracy

Etap 1: Określenie wstępnych założeń

dotyczących badania pracy



ustalenie celu analizy pracy



ustalenie osoby odpowiedzialnej za przebieg
analizy pracy



ustalenie harmonogramu prac



zabezpieczenie środków finansowych
niezbędnych do przeprowadzenia analizy
pracy

2
0

Przebieg badania pracy

Etap 2: Przygotowanie zasobów ludzkich



poinformowanie pracowników o przystąpieniu
do analizy pracy



wybór osób, które przeprowadzą analizę pracy



przeprowadzenie szkolenia pracowników
biorących udział w analizie pracy

2
1

Przebieg badania pracy

Etap 3: Przygotowanie metody badania pracy



ustalenie zakresu zbieranych informacji



ustalenie źródeł informacji



ustalenie metod zbierania informacji



opracowanie wzorów dokumentów



wybór stanowisk pracy do badań pilotażowych



badania pilotażowe wytypowanych stanowisk pracy



sporządzenie opisów pracy wytypowanych stanowisk pracy



analiza i ewentualna korekta opisów pracy sporządzonych

dla wytypowanych stanowisk pracy



ewentualna korekta metody analizy pracy

2
2

Przebieg badania pracy

Etap 4: Przeprowadzenie badania pracy



zebranie informacji o pracy na poszczególnych stanowiskach pracy



opisanie danych identyfikacyjnych dla poszczególnych stanowisk

pracy



opisanie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności przypisanych

poszczególnym stanowiskom pracy



sprecyzowanie syntetycznych celów istnienia poszczególnych

stanowisk pracy, opisanie warunków pracy i pozostałych danych

charakteryzujących poszczególne stanowiska pracy



opisanie wymogów wobec osób zatrudnionych na poszczególnych

stanowiskach pracy



analiza i ewentualna korekta sporządzonych opisów pracy



zapoznanie pracowników i ich kierowników ze sporządzonymi

opisami pracy



ewentualna korekta przygotowanych opisów pracy



przyjęcie ostatecznej wersji opisów pracy

2
3

Przebieg badania pracy

Etap 5: Weryfikacja opisów pracy



bieżąca aktualizacja opisów pracy



okresowa aktualizacja opisów pracy

2
4

Podmioty realizujące badanie

pracy



Wykonawca pracy



Bezpośredni przełożony



Pracownicy komórki personalnej



Zewnętrzni konsultanci



Kilkuosobowy zespół

2
5

Podmioty realizujące badanie pracy

Wykonawca pracy

Zalety:



najlepsza znajomość pracy na danym

stanowisku



niewielkie obciążenie dodatkową pracą

poszczególnych osób



szybka realizacja całego procesu



nie istnieje zagrożenie zniekształcenia informacji

w trakcie tworzenia opisów pracy

2
6

Podmioty realizujące badanie pracy

Wykonawca pracy

Wady:



ograniczone możliwości wykorzystania ze względu na

wymóg odpowiedniego poziomu kwalifikacji

pracowników zaangażowanych w badanie pracy



duże nakłady na szkolenie pracowników dotyczące

badania pracy



duże ryzyko powstania opisów pracy cechujących się

niejednolitością, niekompletnością, zróżnicowaną

szczegółowością, niejednoznacznością i brakiem

obiektywizmu

2
7

Podmioty realizujące badanie pracy

Bezpośredni przełożony

Zalety:



dobra znajomość pracy na badanych

stanowiskach pracy



szybka realizacja całego procesu



niskie nakłady na szkolenie pracowników

dotyczące badania pracy

2
8

Podmioty realizujące badanie pracy

Bezpośredni przełożony

Wady:



duże ryzyko powstania opisów pracy

cechujących się niejednolitością,

niekompletnością, zróżnicowaną

szczegółowością, niejednoznacznością i

brakiem obiektywizmu

2
9

Podmioty realizujące badanie pracy

Pracownicy komórki personalnej

Zalety:



posiadanie odpowiednich kwalifikacji z
zakresu badania pracy



niskie nakłady na szkolenie pracowników
dotyczące badania pracy



duża szansa na opracowanie jednolitych,
kompletnych, odpowiednio szczegółowych,
jednoznacznych i obiektywnych opisów pracy

3
0

Podmioty realizujące badanie pracy

Specjaliści komórki zajmującej się ZZL

Wady:



brak dogłębnej wiedzy o pracy na

poszczególnych stanowiskach pracy



możliwość wystąpienia zniekształcenia

informacji w trakcie tworzenia opisów pracy



duże obciążenie dodatkową pracą osób

prowadzących badanie pracy



długi okres czasu potrzebny na

przeprowadzenie badania pracy

3
1

Podmioty realizujące badanie pracy

Zewnętrzni konsultanci

Zalety:



posiadanie odpowiednich kwalifikacji z

zakresu badania pracy



niskie nakłady na szkolenie pracowników

dotyczące badania pracy



małe obciążenie dodatkową pracą osób

zatrudnionych w przedsiębiorstwie



duża szansa na opracowanie jednolitych,

kompletnych, odpowiednio szczegółowych,

jednoznacznych i obiektywnych opisów pracy

3
2

Podmioty realizujące badanie pracy

Zewnętrzni konsultanci

Wady:



brak wiedzy o pracy na poszczególnych

stanowiskach pracy



możliwość wystąpienia zniekształcenia

informacji w trakcie tworzenia opisów pracy



długi okres czasu potrzebny na

przeprowadzenie badania pracy



dodatkowe koszty wynikające z konieczności

opłacenia pracy zewnętrznych konsultantów

3
3

Podmioty realizujące badanie pracy

Kilkuosobowy zespół

Zalety:



niskie nakłady na szkolenie pracowników

dotyczące badania pracy



duża szansa na opracowanie jednolitych,

kompletnych, odpowiednio szczegółowych,

jednoznacznych i obiektywnych opisów pracy

3
4

Podmioty realizujące badanie pracy

Kilkuosobowy zespół

Wady:



duże obciążenie dodatkową pracą osób

prowadzących badanie pracy



długi okres czasu potrzebny na

przeprowadzenie badania pracy



wysokie koszty

3
5

Profil wymagań

zawiera zestaw cech, które powinny

zostać wzięte pod uwagę przy doborze
kandydata. Każdej z nich nadaje się
odpowiednią wagę w przyjętej skali,
która odzwierciedla jej znaczenie dla
skutecznej realizacji zadań
przypisanych do danego stanowiska
pracy.

Profil wymagań

3
7

Kwalifikacje

- nagromadzony przez pracownika zasób

wiedzy ogólnej i specjalistycznej,
doświadczenia, umiejętności oraz
ukształtowanych cech osobowości,
przydatny do realizacji przydzielonych
mu obowiązków.

3
8

Wiedza

- zasób wiadomości posiadany przez

pracownika i przydatny do sprawnego
wykonywania określonej pracy.

Do pomiaru wiedzy

wykorzystuje się poziom

i specjalizację wykształcenia.
Wiedzę pracownik nabywa poprzez kursy,
studiowanie dokumentów (książki, internet),
rozmowy, konsultacje, sympozja, seminaria.



wykształcenie podstawowe – posiadają osoby, które ukończyły szkołę

podstawową lub podstawowe studium zawodowe



wykształcenie gimnazjalne – posiadają osoby, które ukończyły gimnazjum



wykształcenie zasadnicze – posiadają osoby, które ukończyły zasadniczą

szkołę zawodową, szkołę zasadniczą lub inną szkołę równorzędną,



wykształcenie zawodowe



wykształcenie średnie – posiadają osoby, które ukończyły szkołę

ponadpodstawową (na podbudowie 8-klasowej szkoły podstawowej) lub

ukończyły szkołę ponadgimnazjalną z wyjątkiem zasadniczej szkoły

zawodowej



wykształcenie policealne - posiadają osoby, które ukończyły studium

policealne, lub szkołę policealną



wykształcenie pomaturalne - posiadają osoby, które zdały maturę



wykształcenie licencjackie



wykształcenie wyższe - jest wykształceniem uzyskanym w uniwersytecie,

uniwersytecie technicznym (politechnika) lub w innych ośrodkach

szkolnictwa wyższego



wykształcenie wyższe zawodowe pierwszego stopnia - posiadają

osoby, które uzyskały stopień licencjata lub inżyniera na studiach

pierwszego stopnia



wykształcenie wyższe zawodowe drugiego stopnia – posiadają osoby,

które ukończyły szkołę zwaną wyższą uczelnią i uzyskały stopień magistra

lub magistra inżyniera lub na jednolitych studiach magisterskich

4
0

Doświadczenie wiedza zdobyta drogą empiryczną

poprzez praktykowanie. Mierzy się ją stażem pracy,

czyli długością czasu pracy na określonym

stanowisku pracy.



Praktyczna biegłość, zdolność unikania błędów.

Praktyczna biegłość, zdolność unikania błędów.



doświadczenie przy pełnieniu określonej funkcji



- 5 lat na stanowisku kierowniczym



doświadczenie w pracy w danym obszarze



- 3 lata w księgowości



- doświadczenie w finansach publicznych



doświadczenie w pracy przy określonych zadaniach



- doświadczenie w przygotowywaniu budżetu resortu



- doświadczenie w zarządzaniu projektami



Można wymagać



- kilku rodzajów doświadczenia



- jednego z kilku wymienionych rodzajów

4
1

Umiejętności



zdolność do wykonywania określonych
obowiązków

4
2

Cechy osobowości



zbiór

charakterystycznych elementów

psychiki

człowieka, które warunkują

jego zachowanie (trwałe predyspozycje
danej osoby).