Od Pomysłu do Projektu Od Projektu do Wniosku

Właściwy kierunek myślenia

projektowego zaczyna się od:

KROK PIERWSZY

Analiza problemów

istniejących

w obszarze

zainteresowania

organizacji.

PROBLEMY

KROK DRUGI

Burza mózgów, praca

całego

zespołu,

ograniczona tylko

obszarami możliwych działań,

które reguluje statut

organizacji.

POMYSŁY

Uwaga!

Wniosek o dotacje nie bierze się

znikąd. Jest ostatnim ogniwem w

naszym planie działania, drobnym

fragmentem naszej działalności.

Bez starannego zaplanowania

programu

działań

bez

programu

działań

bez

szczegółowego

opracowania

szczegółowego

opracowania

projektów nie może być mowy o

poprawnym wypełnieniu wniosku o

dotacje.

Pisanie projektu - podstawowe

elementy

UZASADNIENIE

Dlaczego chcemy zrealizować ten

projekt?

•

na czym polega problem?

•

ilu osób dotyczy?

•

na jakim terenie występuje?

•

co jest jego przyczyna?

•

co sie stanie jeśli nie zostanie

rozwiązany?

UZASADNIENIE

Pamiętajmy, że:

•

osoba oceniająca projekt -

nie zna

sytuacji społecznej

czy

ekonomicznej

regionu ani środowiska objętego

projektem,

•

nie musi te być

fachowcem w

dziedzinie, której

dotyczy projekt,

Uzasadnienie powinno być:

•

zwięzłe,

•

proste,

•

zrozumiałe,

•

logiczne,

•

musi umiejscowić projekt w

szerokim

kontekście

społecznym

UZASADNIENIE

Uzasadnienie:

•

odnosi sie do

zakresu tematycznego

objętego

inicjatywą

•

dotyczy

obszaru terytorialnego

objętego

projektem

•

nawiązuje do

informacji o populacji, ze

szczególnym

uwzględnieniem grup

odbiorców, których dotyczy projekt

•

jasno wykazuje

związek przyczynowo-

skutkowy

pomiędzy

istniejącą sytuacją i

potrzebami środowiska a

celami i zadaniami

projektu

UZASADNIENIE

Podstawowe kroki w opisie uzasadnienia:

Opis sytuacji

Wskazanie obszarów problemowych

Określenie potrzeby

Opis sytuacji

•

przedstawia

obecną sytuację

•

udokumentowuje sytuację poprzez

powołanie

się na aktualne

wskaźniki, dane

statystyczne,

wnioski z analizy SWOT, itp.

•

odnosi sie do

strategii i programów

rozwoju

lokalnego i regionalnego

•

zawiera

informacje o charakterze

liczbowym

UZASADNIENIE

•

przedstawia działania związane

tematycznie

z projektem, które były

już realizowane;

pokazuje ich powiązania z

obecną

inicjatywą

•

uwzględnia

działania realizowane

aktualnie

w tym

obszarze a mające związek z

projektem

UZASADNIENIE

Wskazanie obszarów problemowych

•

przedstawia -

istniejące w opisanej

sytuacji -

problemy: społeczne, ekonomiczne,

edukacyjne, itp.

•

wskazuje na ich

specyfikę

•

określa, które z przedstawionych

problemów

znajdą rozwiązanie w

działaniach projektu

(bezpośrednio bądź

pośrednio)

UZASADNIENIE

Przedstawia

wariant

negatywny, tzn. opisuje sytuację,

w której

problem może powodować

dalsze

negatywne

skutki,

dalsze

negatywne

skutki,

przypadku, kiedy żadne działania nie

zostaną podjęte, uzasadnia w jaki

sposób realizacja projektu przyczyni

sie do całkowitego lub częściowego

rozwiązania

zidentyfikowanych

rozwiązania

zidentyfikowanych

Problemów.

UZASADNIENIE

Określenie potrzeb

przedstawia jakie konkretne

potrzeby wynikające

zidentyfikowanych problemów - istnieją

środowisku

opisuje kogo one dotyczą

określa w jaki sposób i w jakim

stopniu projekt

odpowie na te

potrzeby

Prawidłowo opisane problemy i potrzeby

środowiska powinny prowadzić

bezpośrednio

do określenia celów projektu,

zarówno

ogólnych jak i szczegółowych.

UZASADNIENIE

Najczęściej popełniane błędy przy opisie

uzasadnienia

•

brak odpowiedzi na pytania

dlaczego

projekt jest

potrzebny?, dlaczego chcemy

go zrealizować?

•

brak spójności logicznej miedzy tłem,

problemami a

potrzebami

•

brak związku przyczynowo-skutkowego

pomiędzy

uzasadnieniem projektu a jego

celami

•

brak odniesienia do analiz, danych

statystycznych,

wskaźników

•

brak odniesienia do strategii

•

opisowe przedstawianie celów projektu

zamiast

uzasadnienia

CELE

Cele

to pożądany kierunek

działania,

który

obieramy

działania,

który

obieramy

względu

zdiagnozowane

względu

zdiagnozowane

przyczyny

problemu.

Inaczej

przyczyny

problemu.

Inaczej

mówiąc

cele to nasza odpowiedz

na "problemy"

Sformułowane

cele

projektu

Sformułowane

cele

projektu

wyznaczają nam sposób realizacji

projektu.

Jednocześnie

przyjęte

cele

Jednocześnie

przyjęte

cele

zadecydują o tym czy rezultaty

będą

ukierunkowane

będą

ukierunkowane

osiągnięcie

trwałych

efektów

osiągnięcie

trwałych

efektów

projektu.

CELE

Pamiętaj!!! Cele to nasza odpowiedź na

"problemy".

Zdefiniowane

cele

projektu

winny

Zdefiniowane

cele

projektu

winny

odpowiadać

zdiagnozowane

przyczyny

odpowiadać

zdiagnozowane

przyczyny

problemów. W pewnym sensie cele formułujemy na

zasadzie odwrócenia problemu, np. jeśli przyczyną

naszego

problemu

jest

mała

aktywność

naszego

problemu

jest

mała

aktywność

mieszkańców

celem

projektu

będzie

mieszkańców

celem

projektu

będzie

"zwiększenie aktywności mieszkańców".

Warto tu zwrócić uwagę, że wyznaczając cele

powinniśmy odpowiadać na przyczyny sytuacji

problemowej, gdyż w ten sposób można trwale

rozwiązywać sytuacje problemowe.

CELE

Sformułowanie celów umożliwia określenie

planowanych rezultatów (wyników projektu) oraz

działań (metod realizacji projektu).

Aby móc przystąpić do kolejnego etapu jakim

jest definiowanie rezultatów projektu oraz działań i

metod realizacji projektu niezbędne jest posiadanie

określonych celów. Cele wyznaczają nam ramy dla

rezultatów i działań.

Oznacza to, że cele projektu determinują dalsze

prace nad projektem. Trafnie określony cel daje

szansę na osiągnięcie sukcesu, źle obrany to

gwarancja porażki.

"Jest bardzo wielka różnica między robieniem

rzeczy właściwie a robieniem rzeczy

właściwych".

CELE

Cele (ogólny, szczegółowy)

Zidentyfikowane

problemy,

które

chcemy

Zidentyfikowane

problemy,

które

chcemy

rozwiązać - cel ogólny

Cel ogólny/ główny/ strategiczny/ szeroki

•

odnosi sie do ogólnego problemu, na zmianę

którego

wpływa realizacja projektu

•

jego realizacja nie nastąpi poprzez wdrożenie

projektu

•

jego realizacja wymaga szeregu działań

komplementarnych

•

określa szeroki, niewymierny efekt końcowy

•

odnosi sie do

oddziaływania projektu

•

wynika z misji naszej organizacji/ instytucji

CELE

Uwaga

określenia

typu:

Uwaga

określenia

typu:

doskonalić,

wzmacniać,

doskonalić,

wzmacniać,

stymulować,

propagować,

wspomagać, tworzyć, organizować są

nazwami

działań

, ale nie celów.

Cel

szczegółowy

cząstkowy/

Cel

szczegółowy

cząstkowy/

operacyjny

Cele szczegółowe wynikają wprost z

celów ogólnych

Cel ogólny - Cel szczegółowy

CELE

Cel szczegółowy -

wynikają z niego konkretne

zadania,

których osiągniecie

pozwoli na:

•

realizację celu ogólnego - jakich efektów się

spodziewamy? odnosi się do konkretnego projektu

•

określa krótkoterminowe zmiany -

odnosi się do

produktów i rezultatów

•

przedstawiany jest w przeliczeniu na

oddziaływanie,

także długofalowe

•

pośredniczy między celami ogólnymi a

działaniami

•

powinien być zgodny z zapisem w matrycy

logicznej

projektu

CELE

Przykłady:

•

zmniejszenie bezrobocia wśród absolwentów

szkół

średnich

•

zwiększenie atrakcyjności turystycznej regionu

•

zintegrowanie działań w zakresie promowania

nowoczesnych technologii informacyjnych

•

wyeliminowanie zachowań patologicznych

wśród

młodzieży

•

zmniejszenie marginalizacji społecznej grup

dyskryminowanych

•

poprawa jakości usług świadczonych na rzecz

turystów

•

poprawa dostepności do kultury

•

poszerzenie oferty edukacyjnej dla gimnazjów

CELE

Formułowanie celu

Powinno być opisem stanu, który ma

nastąpić w dłuższej perspektywie, ale

jest:

–

realny

–

rzeczywisty

–

osiągalny

Prowadzi do osiągnięcia zmiany, np.

zmniejszenia,

zwiększenia,

wyeliminowania, zintegrowania.

CELE

Dobrze sformułowany cel odzwierciedla zasadę

SMART

- specific -

konkretny

- measurable -

mierzalny

- actionable -

przekładalny na działania

- realistic -

realny/ rzeczywisty

- timetabled -

ujęty w ramach czasowych

Prawidłowo sformułowany

cel zawiera odpowiedź na

pytania:

Co? Gdzie? Kiedy? Dla kogo? O ile ulegnie zmianie

dzięki

realizacji programu?

CELE

Cel ogólny/strategiczny ->

oddziaływanie

Cel szczegółowy -> produkty, rezultaty

Cele strategiczne - przykłady

•

zwiększenie konkurencyjności regionu

•

poprawa jakości życia społeczności

lokalnej

•

zwiększenie ochrony i popularyzacja

dostępu do

kultury w województwie

podkarpackim

Cele szczegółowe - przykłady

•

poprawa jakości oferowanego produktu

turystycznego

•

zwiększenie aktywności społeczności

lokalnej

•

utworzenie nowych miejsc pracy

Grupy docelowe (Beneficjenci)

Bezpośredni / odbiorcy bezpośredni /

uczestnicy

Osoby bezpośrednio korzystające z realizacji

programu

np. uczestnicy szkolenia lub wizyty

studyjnej, organizacje korzystające z

pomieszczeń w wyremontowanym

pomieszczeniu.

Pośredni / odbiorcy pośredni

Osoby, które skorzystają przede wszystkim z

efektów projektu lub wykorzystania programu

przez beneficjentów bezpośrednich

np.

organizacje, których liderzy uczestniczyli w

szkoleniu, społeczność lokalna, turyści.

Grupy docelowe (Beneficjenci)

Opis grupy docelowej - charakterystyka osób,

których projekt dotyczy.

Kim są?,

Jaką stanowią grupę w ogólniejszej populacji?,

Jakie mają cechy charakterystyczne?

Czym sie wyróżniają ze względu na ich wybór

projektu?

Dlaczego chcemy sie nimi zająć?

W jaki sposób do nich dotrzemy z informacją o

projekcie?

Jak ich przekonamy do udziału w projekcie?

W jaki sposób będziemy wybierać tych na

których

nam najbardziej zależy aby

uczestniczyli?

Działania i metody

Działania i metody realizacji projektu są

niczym innym jak

krokami, które mają

spowodować

osiągnięcie

zaplanowanych

spowodować

osiągnięcie

zaplanowanych

rezultatów projektu.

opisach

standardowych

wniosków

opisach

standardowych

wniosków

aplikacyjnych używa sie również określenia

"zadania",

dobrze

oddaje

istotę

"zadania",

dobrze

oddaje

istotę

zagadnienia.

Budując projekt przydatną umiejętnością jest

zdolność

wyodrębniania jednolitych pod

względem

charakteru

czynności

względem

charakteru

czynności

gdy

powoduje to możliwość podzielenia projektu

na kolejne etapy realizacji.

Projekt staje sie bardziej przejrzysty dla

odbiorców oraz łatwiejszy do koordynacji dla

kierownika projektu.

Działania i metody

Warto zapamiętać, że metody i formy działań są

tym miejscem w projekcie, w którym

możemy

zaprezentować nasze sposoby

na problemy.

Prezentacja ta umożliwia wykazanie naszych

doświadczeń, naszej wiedzy, naszych zdolności do

wdrażania innowacyjnych działań oraz podjęcia się

wyzwań i ryzyka.

Metody mogą wyróżniać nasz projekt spośród innych

(dotyczy

szczególnie

tych

przedstawionych

(dotyczy

szczególnie

tych

przedstawionych

dofinansowania). Tak jak problemy i ich opisy są podobne w

wielu społecznościach, cele projektu muszą uwzględniać

interesy innych uczestników projektu, rezultaty wskazywać na

efektywność społeczną i ekonomiczną,

tak działania i

metody są czymś co jest przynależne tylko i wyłącznie

realizatorom. Tutaj można popuścić wodze wyobraźni i

szukać

pomysłów z całego bagażu naszych doświadczeń.

Działania i metody

Metody -

opisują sposób realizacji

każdego z działań, strukturę

instytucjonalną realizacji projektu.

Zawsze należy uzasadnić wybór danej

metody:

•

efektywność

•

wykonalność

•

gwarancję przestrzegania

zasad

konkurencyjności

•

zapewnienie jakości

Rezultaty

Rezultat projektu stanowi

konkretyzację zapisanych celów.

Musi być wyrażony w postaci

mierzalnej

(w postaci cyfr, liczb, procentów).

Należy pamiętać, że do każdego

postawionego celu należy

przypisać przynajmniej jeden

rezultat, który osiągniemy.

Rezultaty

Rezultat to etap na drodze do osiągania celu

Rezultat

twardy

Rezultat

twardy

ilościowy,

łatwo

ilościowy,

łatwo

weryfikowalny,

np. liczba osób, które uzyskały nowe

umiejętności

Rezultat

miękki

Rezultat

miękki

jakościowy;

też

jakościowy;

też

weryfikowalny i

nawet dający się policzyć, ale przy

zastosowaniu

bardziej złożonych metod (np. zmiana

postaw,

zwiększenie wiary we własne możliwości)

Zarządzanie projektem

Monitoring

- jest procesem, który ma na

celu analizowanie stanu zawansowania

projektu i jego zgodność z stawianymi przed

nim oczekiwaniami.

Istotą monitoringu jest nie patrzenie w

przeszłość, ale wyciąganie wniosków z tego

co zrobiono i modyfikowanie dalszych

poczynań w taki sposób, aby osiągnąć

zakładany cel w przyszłości. Istotnym

elementem

monitoringu

elementem

monitoringu

jest

wypracowanie

technik

zbierania

jest

wypracowanie

technik

zbierania

informacji oraz opracowanie odpowiednich

wskaźników które będą odzwierciedlały

efektywność prowadzonych działań.

Zarządzanie projektem

Zasady prowadzenia monitoringu

•

Ścisłość.

Informacja musi być bardzo

ścisła.

Niedokładne

dane

systemu

Niedokładne

dane

systemu

monitoringu mogą

spowodować podjęcie

niewłaściwych działań

korygujących.

•

Aktualność.

Informacje muszą być

zbierane,

przekazywane i oceniane w sposób,

który

umożliwia podjęcie na czas działań

korygujących.

•

Obiektywność.

Monitoring prowadzony

w oparciu o

analizę wskaźników i danych

pochodzących z

wywiadów i ankiet daje

możliwość

prowadzania

możliwość

prowadzania

obiektywnego

monitoringu

nie

skażonego

monitoringu

nie

skażonego

subiektywnością wynikającą z przywiązania do

własnych pomysłów.

Zarządzanie projektem

Skupienie

się

strategicznych

Skupienie

się

strategicznych

punktach.

Monitoring powinien koncentrować się na

dziedzinach, w których istnieje prawdopodobieństwo

wystąpienia największych odchyleń, które mogą

wywoływać zahamowania czy zatrzymanie w

realizacji projektu.

Realizm.

Monitoring musi być zgodny z realiami

projektu.

Wykonawca powinien dostrzegać, że zamawiającemu

zależy na wydajności i jakości dostarczanych

produktów.

Zarządzanie projektem

Koordynacja informacji.

Monitoring musi być skoordynowany z tokiem

pracy tak, aby nie wpływał na jej zahamowanie, ani

też nie przeszkadzał w realizacji podejmowanych

działań. Monitoring każdego z etapów projektu

powinien wpływać na powodzenie całego projektu.

Oceny, których dokonuje się w trakcie jego realizacji

powinny być znane członkom zespołu, a w przypadku

ujawnienia uchybień, należy podjąć działania,

których celem będzie naprawienie błędów oraz

zapobieżenie powstaniu podobnych sytuacji w

przyszłości. Informacje płynące z prowadzonego

monitoringu powinny docierać do wszystkich

członków zespołu tak, aby umożliwić im właściwe

podejmowanie decyzji dotyczące realizacji projektu.

Zasady tworzenia budżetu

Definicja

Budżet

- zestawienie wszystkich

przewidywalnych

kosztów i przychodów związanych z

prowadzeniem

określonej

prowadzeniem

określonej

działalności w przyjętym okresie.

Zasady tworzenia budżetu

Budżet

przedstawia

projekt

Budżet

przedstawia

projekt

postaci liczb. Powinien on być dobrze

przemyślany i uwzględniać wszystkie

możliwe koszty.

Ważne jest aby wyliczenia były w

miarę możliwości dokładne, robione w

oparciu

konkretne

potrzeby

oparciu

konkretne

potrzeby

wynikające z działań zapisanych w

projekcie. Unikać należy przyjmowania

tzw. danych szacunkowych.

Musimy określić jakimi środkami

finansowymi dysponujemy dla realizacji

projektu a czego nam brakuje.

Zasady tworzenia budżetu

ROLA BUDŻETU W PROJEKCIE

•

Jest narzędziem planowania i

zarządzania

projektem od strony finansowej

•

Wyraża w kategoriach finansowych

cele,

środki i sposoby realizacji projektu

•

Wskazuje źródła pochodzenia funduszy

przeznaczonych na finansowanie

projektu

•

Jest uzupełnieniem planu pracy

Zasady tworzenia budżetu

W kosztorysie wydatki projektu dzieli się

na dwie kategorie:

koszty bezpośrednie

- związane z

realizacją

konkretnych działań

koszty pośrednie

- jednostki związane z

obsługą administracyjną projektu.

Ogólnie obowiązującą zasadą przy

sporządzaniu kosztorysu jest

grupowanie wydatków w jednorodne

grupy kosztów np. koszty osobowe,

materiały, usługi obce itp.

Zasady tworzenia budżetu

Metody tworzenia budżetów

Metoda kosztowa

Przedstawia koszty w

uporządkowaniu

rodzajowym.

Metoda zadaniowa

Pokazuje koszty niezbędne do

wykonania

zadań

przewidzianych w

projekcie

Document Outline