1

Rynek turystyki biznesowej

Rynek turystyki biznesowej

Stefan

Sacha

2

KONFERENCJE

 

3

Definicja i główne

charakterystyki

Konferencja to narada naukowa lub

techniczna gromadząca grupę ludzi o
wspólnym

zawodzie

lub

zainteresowaniach.

 

    Zasadniczo są one otwarte dla
wszystkich. Oznacza to, że uczestnicy
zgłaszają się sami, sami dokonują dla
siebie rezerwacji i sami płacą za wszystkie
usługi. Z tego powodu konferencje
wymagają

znacznych

wysiłków

organizacyjnych.

 

 

4

      

Odbywają się one regularnie w

różnych obiektach i są planowane z
wyprzedzeniem (średnio od 2 do 5 lat).

Około 57% konferencji charakteryzuje
się rotacją miejsca organizacji w skali
międzynarodowej.

 

  W skali światowej

średnia liczba

uczestników wynosi 700,

zaś przekracza

1000 tylko w przypadku 20% imprez.

5

    

Zapotrzebowanie

zależy od pory roku i

koncentruje

się

w

następujących

miesiącach:

maj, czerwiec

,

chociaż są też

spotkania odbywające się w innych
porach roku.

Zasadniczo konferencje odbywają się w
dużych miastach lub dużych ośrodkach
turystycznych.

Decyzja o odbyciu konferencji w danym
mieście podejmowana jest wcześniej, na
poprzednich konferencjach.

6

Spośród wszystkich konferencji

odbytych w ubiegłym roku,

51%

miało

miejsce

w

Centrach

Konferencyjnych, 22% w salach
hotelowych

a

18%

na

uniwersytetach.

Podczas konferencji odbywa się wystawa
produktów związanych z zawodem uczestników.
Z punktu widzenia organizatora, wystawa
przynosi wymierne korzyści, ponieważ firmy
obecne na wystawie płacą za uczestnictwo.

7

 Organizacja

konferencji

jest

zadaniem

złożonym, a jego głównymi składnikami są:

Program

naukowo-techniczny

:

referaty

i

doniesienia, mówcy, liczba i rodzaj sesji, itd.

Wystawa

: stanowi rodzaj niewielkich targów,

podczas których wystawiane są produkty
związane z tematem konferencji.

Program towarzyski

: otwarcie, zamknięcie,

formalne kolacje, podziękowania, itd. Program
dla osób towarzyszących: jest to zazwyczaj
program turystyczny, który obejmuje wizyty i
wycieczki w danej okolicy.

 

Wycieczki pokonferencyjne

: możliwość wyjazdu

na wycieczki turystyczne przed i po konferencji.

8

Konferencje odbywają się pod patronatem
organizacji i stowarzyszeń międzynarodowych,
instytucji naukowych, szkół zawodowych i
uniwersytetów.

 

70%

Stowarzyszeń

Międzynarodowych

zlokalizowane

jest w Europie, 20% w Ameryce
Północnej i tylko 2% w Ameryce
Południowej i Ameryce Środkowej.

9

Według Unii Stowarzyszeń Międzynarodowych
(UIA),

konferencja

międzynarodowa

musi

spełniać następujące wymagania:

 



       Minimalna liczba uczestników:

300

       Minimalny odsetek cudzoziemców:

40 %

      

Minimalna

liczba

narodowości

uczestników: 5
       Minimalny czas trwania (dni):

3

10

Europa

to główny organizator w

przypadku konferencji międzynarodowych,
obsługujący

60% ogólnej liczby spotkań.

Jeśli chodzi o inne obszary, to liderem
wśród nich jest Azja, dalej Ameryka
Północna.

Ameryka Południowa i Ameryka Środkowa
łącznie obsługują zaledwie 4% takich
konferencji.

11

Udział w rynku według liczby konferencji

 

OBSZAR

%

Europa

60

Azja

19

Ameryka Północna

10

Ameryka Południowa i
Ameryka Środkowa

4

Afryka

3

Australia/Pacyfik

2

12

Miasta,

w

których

odbywa

się

największa

liczba

konferencji

międzynarodowych

to

Barcelona,

Sydney i Londyn.

Inne miasta to Hong Kong, Amsterdam
czy Wiedeń.

Wszystkie te miasta posiadają cieszące
się

wielką

popularnością

Biura

Kongresów.

13

Głównymi czynnikami warunkującymi
sukces w zakresie realizacji konferencji
międzynarodowych są:

duże miasto z łatwym dostępem do

obiektów i wszystkich usług,

centrum konferencyjne lub duże sale,
wystarczająca liczba cztero- i pięcio-

gwiazdkowych hoteli dla uczestników,

miejscowe firmy zdolne zorganizować

aspekt logistyczny tego typu imprez o
skali makro. Mogą to być operatorzy
turystyki przyjazdowej lub zawodowi
organizatorzy konferencji

wyspecjalizowani

usługodawcy:

tłumacze tekstowi i żywego słowa,
zaopatrzenie gastronomiczne, transport,
itd.

 

14

Obiekty konferencyjne wybierane są
ze znacznym wyprzedzeniem (2-5 lat),
tak więc wyniki promocji danego
kierunku

będą

widoczne

tylko

częściowo w krótkim horyzoncie
czasowym.

15

Ponieważ

konferencje

międzynarodowe

odbywają się na zasadach rotacji i są
promowane

przez

stowarzyszenia,

reprezentują

one

dobrze

zdefiniowany

rynek, na którym ważną rolę odgrywa
informacja.

Niektóre źródła informacji przedstawiono
poniżej:

 

16



International

Congress

and

Convention Association, ICCA

 

Biuro Wykonawcze: Amsterdam

Tel. + 31 20 690 11 71

Fax. + 31 20 699 07 1

E-mail: [e-mail]

Web:
http://congresscity.com/icca

Publikacja:

The

International

Meetings Market (rocznik)

17

 

    

American Society of Association

Executives,

ASAE

Washington

Fax. [phone]

E-mail: [e-mail]

http://www.asaenet.org

18

Union

des

Associations

Internationales

Rue

Washington,

40,

B-1050

Bruxelles

Web: www.uia.org

Publikuje

ona

rocznik

organizacji

międzynarodowych,

Yearbook of International

Organizations,

zawierający

informacje

o

kontaktach, naczelnych kadrach kierowniczych,
działalności, komisjach technicznych i lokalnych,
liczbie członków według krajów i organizowanych
naradach.

19

International Congress
Calendar

(Międzynarodowy Kalendarz Kongresów)

publikowany co trzy miesiące. Dane zbierane są
poprzez

kwestionariusze

wysyłane

do

organizatorów.

Informacja:

e-mail: [e-mail]  

20

Konwencje

Konwencje

21

       Konwencja to spotkanie robocze organizowane

przez firmę. Może to być spotkanie wewnętrzne
adresowane do pracowników firmy (sprzedaż,
spotkania

techniczne,

szkolenia,

itd.)

lub

zewnętrzne skierowane do dealerów (prezentacja
produktów, kampania tworząca nowy “obraz” firmy,
kampania reklamowa, itd.).

Czasami spotkania o krajowym lub lokalnym

charakterze organizacji zawodowych / naukowych /
politycznych lub stowarzyszeń również nazywane są
konwencjami.

22

     

Rynek konwencji jest zróżnicowany i

mniej przejrzysty niż rynek konferencji.

      

Konwencje to spotkania wyłącznie

dla osób zaproszonych

. Firma płaci za

wszystko

a

uczestnictwo

może

być

obowiązkowe.

   Konwencja może mieć charakter lokalny,
krajowy lub międzynarodowy zależnie od
wielkości i charakterystyki firmy oraz
miejsca pochodzenia uczestników.

23

   Ogólnie, konwencje organizowane są okresowo

i

zazwyczaj

rotacyjnie.

W

przypadku

firm

ponadnarodowych, często wybierane jest miejsce,
w którym firma posiada zakłady, oddziały czy
przedstawicielstwa. Często jednak są to spotkania
ad hoc i dlatego są one trudniejsze do
wychwycenia niż konferencje międzynarodowe.

 

       Średnia liczba uczestników wynosi od 100 do

300 osób.

24

       Firma wybiera miejsce i nie bierze

pod uwagę preferencji uczestników.

 

       Okres czasu między wyborem

miejsca a spotkaniem jest krótszy niż w
przypadku konferencji, i bardzo często
wynosi mniej niż rok.

 

 

      

Czasami

konwencja

może

obejmować wyjazd motywacyjny, na
który

uczestnicy

zabierają

swoich

bliskich.

25

    

Konwencje

organizują

najczęściej : 

Firmy ubezpieczeniowe

Firmy samochodowe
Laboratoria farmaceutyczne
Przemysł spożywczy     
Chemia
Komputery / telekomunikacja

 

26

Podstawowymi czynnikami sukcesu są:

 

Sale posiedzeń i miejsca na formalne posiłki

dysponujące wystarczającą liczbą miejsc

Zakwaterowanie

w

hotelach

cztero-

i

pięciogwiazdkowych

posiadających

takiego

samego

rodzaju

pokoje

dla

wszystkich

uczestników. Normalnie potrzebne jest jedynie
zakwaterowanie w jednym hotelu, ale niektóre
firmy mogą nie mieć nic przeciwko podzieleniu
grup
  Referencje (wcześniejsze doświadczenia)

 

27



Dobrej jakości usługi żywieniowe

 

      

Transport

lokalny,

wygodny

i

bezpieczny

 

       Lokalni operatorzy przyjazdowi (DMC)

zdolni do zorganizowania i zadbania o
wszystko

 

       Czas transferu z lotniska do hotelu nie

powinien przekraczać jednej godziny

28

Sposoby prowadzenia marketingu

 

     

Sprzedawanie

konwencji

oznacza

zajmowanie się tylko jednym klientem:
firmą, która organizuje imprezę i pokrywa
wszystkie wydatki.

 

      Duże firmy mają zazwyczaj osobę

odpowiedzialną za organizację tego typu
spotkań. Zazwyczaj jest to Dział Marketingu
lub Dział Sprzedaży, choć często organizuje
je Dyrekcja Generalna.

 

29

Źródła informacji

:

International Congress and

Convention Association

http://congresscity.com/icca/corporate.html

Od roku 1997 ICCA

[

rozpoczęło zbieranie danych

o organizatorach narad firm.

Na podstawie tej bazy danych możliwe jest
identyfikowanie klientów według:

       Kraju pochodzenia
      Obszaru na którym organizowane są narady
       Liczby uczestników
       Typu potrzebnego wyposażenia
 

30

WYJAZDY

MOTYWACYJNE

31

  Wyjazdy motywacyjne to wyjazdy stanowiące
nagrodę,

wyjazdy

w

przypadku

których

“wszystko wliczone jest w cenę” zapłaconą
przez firmę.

 

Europejski

rynek

wyjazdów

motywacyjnych stanowi około 50% rynku
światowego.

 Rynek ten jest młodszy i mniej rozwinięty niż
w Ameryce Północnej i nie ma na jego temat
zbyt wielu opracowań.

32



W niektórych krajach europejskich

wyjazdy motywacyjne mogą być
przedmiotem obniżenia opodatkowania, w
innych kwalifikują się do odliczeń
podatkowych jeżeli połączone są z naradą
roboczą. Dlatego też wiele wyjazdów
motywacyjnych łączone jest z
konwencjami, seminariami lub
jakiegokolwiek rodzaju naradami. Z tego
powodu trudno jest ustalić granice tego
rynku.

Jest to rynek
wyspecjalizowany,potrzebujący
wyspecjalizowanych profesjonalistów.

33

 

Stany Zjednoczone są pierwszym

po Europie kierunkiem dla tego typu
wyjazdów.

Inne popularne miejsca to Hong
Kong, Brazylia, Meksyk, Kanada, Azja
czy północna Afryka.

34

 

     

Kryteria mające zastosowanie

przy wyborze miejsca docelowego to:
jego atrakcyjność, dostępność i
standardy zakwaterowania, zawsze
mieszczące się w granicach
dostępnego na ten cel budżetu.

Jeśli chodzi o zakwaterowanie,
potrzebne są nie tylko hotele
pięciogwiazdkowe ale także obiekty
komercyjne, których lokalizacja i
charakterystyki czynią je
atrakcyjnymi.

35

Klucze do sukcesu

  

Atrakcyjność miejsca docelowego.

 Oryginalne i przemawiające programy:
muszą one obejmować różne aktywności i
środki transportu będące poza zasięgiem
podróżującego niezależni
Kompetentni i odpowiedzialni
operatorzy przyjmujący, którzy są w
stanie mówić tym samym językiem co
klient, oferujący atrakcyjne podróże (ze
szczegółowym programem i uczciwi przy
negocjowaniu cen).

Wyspecjalizowany personel: eksperci w

zakresie motywacji, instruktorzy
aktywności, itp..

 

36

Incentive

Houses

to

firmy

marketingowe, wyspecjalizowane w
wyjazdach

motywacyjnych,

które

oferują nie tylko podróż, ale także
zintegrowane programy motywacyjne.
Są one lepiej rozwinięte w Stanach
Zjednoczonych.

Katalogi podróży motywacyjnych

nie

są zazwyczaj publikowane. Firmy
pracują na podstawie dopasowanych
do indywidualnych potrzeb sugestii.
Czasami

tylko

przedstawiane

są

pewne trasy standardowe.

37

Źródła informacji :

 

q

      

Society of Incentive Travel

Executives (

SITE)

 

Web: http: //site-intnl.org

 

 

38

Barcelona została wybrana drugim na
świecie a pierwszym w Europie miejscem
wyjazdów motywacyjnych w badaniu
przeprowadzonym na rynku angielskim
przez

czasopismo

CONFERENCE

&

INCENTIVE TRAVEL. W pierwszej piątce
miejsc docelowych znalazły się: Nowy
Jork, Barcelona, Paryż, Floryda i Karaiby.
Jak

wskazuje

czasopismo,

sukces

Barcelony

wynika

z

powiązania

bezpośrednich połączeń lotniczych z
hotelami dobrej jakości, ogromną ofertą
możliwości

spędzenia

czasu

i

atrakcyjnym nocnym życiem. Nie trzeba
dodawać, że miasto to oferuje dobry
wskaźnik jakości do ceny i że przez cały
rok oferuje ładną pogodę.

Boletín de Turisme de Barcelona. kwiecień -

czerwiec 1998.