Organizacja i zarządzanie

Istota organizacji i

zarządzania

(wykład)

© dr inż. Jerzy KUPIŃSKI

Zagadnienia

definicja organizacji;
składowe organizacji
całkowitej;
elementy
organizacji;
otoczenie
organizacji;
modele organizacji;

definicja
zarządzania;
formy zarządzania;
funkcje kierowania;
zasady sprawnego
działania.

Definicja organizacji

Organizacja jest całością, która
składa

się

z

części.

Części

przyczyniają się do powodzenia
całości, przy czym podstawowymi
częściami są ludzie.

Definicja Kotarbińskiego i Zieleniewskiego.

Ujęcia organizacji

Ujęcie

rzeczowe

-

INSTYTUCJA

Ujęcie

czynnościowe

- PROCES

Ujęcie

atrybutowe

- PORZĄDEK

ORGANIZACJA

Ujęcie rzeczowe

Organizacja jest

instytucją

lub

grupą

funkcjonalną

, w skład której wchodzą

celowo organizowane zespoły ludzi i
rzeczy.

Zachodzą

w

niej

procesy

realne

(materialne i fizyczne) oraz kierowania
na

które

składają

się

działania

informacyjne i decyzyjne.

Ujecie czynnościowe

Organizacja

jest

procesem

celowego

zgrupowania ludzi i rzeczy w taki sposób,

by sprawnie osiągały założone cele.

Organizowanie jest działaniem polegającym

na tworzeniu pewnej nowej organizacji i

celowym koordynowaniu czynności, działań,

pracy, służby itp.

Ujęcie atrybutowe

Struktura organizacyjna - czyli porządek

Organizacja w sensie atrybutowym
eksponuje

właściwości

rozpatrywanej

organizacji:
pozytywne lub negatywne,
istotne lub nieistotne,
mówimy że coś jest dobrze lub źle
organizowane,
albo dana organizacja jest sprawna lub
niesprawna,
efektywna lub nieefektywna itp.

Składowe organizacji

całkowitej

Organizacja całkowita

potencjalny

poziom

formalizacji

organizacja poddająca się formalizacji

organizacja

nie poddająca

się

formalizacji

pożądany

poziom

formalizacji

organizacja formalizowana

organizacja

nie

formalizowana

rzeczywisty

poziom

formalizacji

- organizacja formalna,
- organizacja nieformalna,
- organizacja nierzeczywista,

-

organizacja poza formalna,

- organizacja rzeczywista

organizacja

niesformalizowa

na

Organizacji całkowita

część organizacji

poddająca się

formalizacji

cele, zadania obowiązki

,

produkcja, kształtowanie wydajności na
stanowiskach po przez: normowanie
pracy (normy ilościowe, jakościowe,
czasowe).

część organizacji

nie poddająca

się

formalizacji

(

prace

koncepcyjne),

Organizacja

nie formalizowana -

niesformalizowana

obejmuje te

cele i stosunki organizacyjne

,

które w procesie formalizacji są

pozostawione

świadomie poza organizacją formalną

;

dają one jej członkom

margines swobody

działania

(np. dowolność stosowania metod

i technik kierowania, wypracowania

decyzji, technik planistycznych, motywowania

pracowników, technik kontroli i nadzoru).

Organizacja formalna

jest opisana w postaci modelu, na który
składają się zadania, hierarchia
oraz więzi funkcjonalne;
porządek wewnętrzny jest określony
przez

zbiór

reguł

organizacyjnych

porządkujący procesy i działania;
tworzy się ją, aby osiągać założone cele.

Organizacja nieformalna

jest pojmowana jako grupa
nieformalna, która powstaje na bazie
spontanicznych więzi międzyludzkich;
cele tych grup nie muszą pokrywać się
i ale najczęściej pokrywają się
z celami organizacji formalnej.

przyczyny działań niezgodnych ze wzorcem:



świadome

:

• powstanie warunków

uniemożliwiających działanie zgodne

z normami;

• przekonanie, że działanie

nieformalne jest lepsze, łatwiejsze,

korzystniejsze;

• konflikt interesów;
• niski poziom poszanowania norm;



nieświadome

:

• nieznajomość wzorców;
• niewłaściwe zrozumienie wzorców.

Organizacja

nieformalna c.d.

Organizacja rzeczywista

jest syntezą organizacji formalnej,

nieformalnej, poza formalnej i

niesformalizowanej;

jest to organizacja powstała na bazie

reguł, zadań, hierarchii i przewidywanych

więzi funkcjonalnych oraz wniesionych przez

jej uczestników celów indywidualnych i

grupowych, a także ukształtowanych poza
organizacją sposobów zachowań itp.

Organizacja

pozaformalna

tworzy się na bazie stosunków między
uczestnikami organizacji istniejących
w obrębie organizacji;
cele tej organizacji są częściowo lub
całkowicie rozbieżne z celami
organizacji formalnej (

realizowane są

cele własne

).

zachowania indywidualne i grupowe
mogą

odbiegać od zadań realizowanych

przez organizację formalną

.

Organizacja

nierzeczywista

to ta część organizacji formalnej,
która nie funkcjonuje

;

istnieje ponieważ wcześniej ustalone
stosunki

organizacyjne

uległy

dezaktualizacji (tzw. "martwe przepisy");
lub członkowie organizacji z pewnych
powodów

nie stosują się do ustalonych

reguł i przepisów

.

Podstawowe elementy

organizacji

Cele,

struktura organizacyjna,

ludzie,

zasoby materialne i niematerialne.

Elementy organizacji

- Cele

misja
strategiczne,
taktyczne,
operacyjne,

Misja

sformułowanie podstawowego celu
organizacji, który wyróżnia ją
wśród innych firm tego typu
i wskazuje na zakres operacji
przedsiębiorstwa w kategoriach
produktu i rynku.

Cele strategiczne

Cele ustalone

na najwyższym szczeblu

zarządzania

dla

realizacji

misji

przedsiębiorstwa. Cele strategiczne
określają dokąd firma zmierza i co
chce osiągnąć w kolejnych okresach.

Produkcyjne,

finansowe,

marketingowe,

logistyczne, badawczo-rozwojowe.

Cele taktyczne

Cele ustalone

na średnim szczeblu

i

dla

menadżerów

średniego

szczebla organizacji. Koncentrują
się

na

sposobie

działań

niezbędnych

do

osiągnięcia celów strategicznych

.

Cele operacyjne

Cele ustalone

na niższym szczeblu

i dla menadżerów niższego
szczebla organizacji. Koncentrują
się

metodach

i

sposobach

wytwarzania produktu lub realizacji
usługi.

Określają również zadania

realizowane

na

stanowiskach

pracy.

Cechy celów

cele wyznaczają nasze plany i decyzje,
cele zapewniają nam poczucie
kierunku działania,
cele wpływają na koncentrację
naszych wysiłków,
cele pomagają nam w ocenie
osiąganych postępów.

Ustalanie celów

„SMART”

S

- (Specific) -

specyficzny,

konkretny

M

- (Measurable) -

mierzalny

A

- (Achivable) -

osiągalny

R

- (Relevant) -

istotny

T

- (Timed) -

terminowy

Przykład

Mój cel:

AWANSOWAĆ!!!!

S

-

(Specific) specyficzny,

konkretny

Dokładnie określ swój cel a dużo łatwiej będzie Ci

go osiągnąć!!!!

Co chcę osiągnąć?

Zajmować wyższe kierownicze stanowisko w szkole nr

20 w Gdyni

Kto jest zaangażowany w jego realizację?

Ja i .........żona, teściowa...........

Dlaczego chcę go osiągnąć?

1.

Zaspokoi to moje ambicje, będę lepiej zarabiał;

2.

W końcu dobiorę się „do skóry” mojemu byłemu

szefowi

M

- (Measurable) -

mierzalny

Powinien być możliwy do zmierzenia –
pozwoli to na obiektywną ocenę

Czy Twój cel jest mierzalny?
Jeśli tak to jak możesz go zmierzyć?

Osiągnę cel jeśli zostanę kierownikiem
wydziału (...)

A

- (Achivable) - osiągalny

Twój cel musi być wykonalny, to znaczy

możliwy do osiągnięcia w założonym

czasie.

Być może należy go podzielić na

mniejsze kroczki

?

Czy twój cel jest osiągalny?

Tak

!!!!Spełniam wszystkie wymagania -

właśnie zwolniło się stanowisko. Stanę do

konkursu i jeśli skutecznie przedstawię

wizję i strategię rozwoju to

wygram

– mam szansę na awans.

R

- (Relevant) - istotny

Twój cel powinien mieć dla Ciebie znaczenie.

Jeśli nie będzie wyzwaniem – nie będziesz miał
motywacji do działania

– cel wyda Ci się

zbędny.
Jakie znaczenie ma dla mnie realizacja celu?
Co zmieni się na lepsze?
Na co wpłynie zrealizowanie przeze mnie
mojego celu?
Kto na tym skorzysta i jak?

Bardzo zależy mi na podniesieniu statusu
mojej rodziny. Awans jest dla mnie wyzwaniem
– pozwoli na rozwój umiejętności.
No i pokażę niektórym kto tu rządzi.

T

- (Timed) - terminowy

Twój cel powinien być określony w czasie

(daty: rozpoczęcia i zakończenia).

W celu

ułatwienia realizacji wyznacz kamienie

milowe

Zaczynam realizować cel

od jutra (24-ego

października)



1. krok: W ciągu 2 tygodni przygotuję projekt



2. krok: 15 lutego staję do konkursu

Zrealizuję swoje zadanie

w dniu rekrutacji

Jeśli się nie powiedzie zacznę szukać

innego rozwiązania

Elementy organizacji -

Ludzie

ich wartości i motywacje,
przyzwyczajenia,
postawy,
kwalifikacje,
umiejętności,
zdolności uczenia się,
stosunki międzyludzkie itp..

Elementy organizacji -

zasoby materialne

i niematerialne

budynki,
maszyny,
technologie,
środki finansowe,
patenty,
certyfikaty,
kultura organizacyjna,
wizerunek firmy,
znak towarowy.

Elementy organizacji -

Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna to

układ komórek

organizacyjnych

wraz

ustalonymi

powiązaniami (

więzami organizacyjnymi

).

komórka organizacyjna:



komórki kierownicze;



komórki operacyjne;



komórki wspierające (poza operacyjne).

Więzi

organizacyjne:

powiązania

wyrażone przepływami informacji, zasileń

i zleceń o trwałym charakterze

.

Modele organizacji

Model Sienkiewicza
Model Bruke’go i Litwina

Organizacja jako system

Organizację w ujęciu systemowym
definiuje się jako zbiór

elementów

oraz

relacji

zachodzących między nimi

w celu zaspokojenia potrzeb ludzkich.

Modelowe struktury

organizacyjne

(ujęcie systemowe - Sienkiewicza)

NADRZĘDNY SYSTEM KIEROWANIA

NADRZĘDNY

SYSTEM

DECYZYJNY

NADRZĘDNY

SYSTEM

INFORMACYJNY

SYSTEM KIEROWANIA

SYSTEM

DECYZYJNY

SYSTEM

INFORMACYJNY

SYSTEM

PODSTAWOW

Y

SYSTEM

WSPOMAGAJĄC

Y

SYSTEM ROBOCZY

Założenia modelowe

Sienkiewicza

każdy system działania tworzą dwa podstawowe
podsystemy -

system kierowania i system

roboczy

(wykonawczy);

system roboczy

realizuje procesy robocze,

energomateriałowe, które bezpośrednio
związane są z zaspokajaniem potrzeb
społecznych;

system kierowania

realizuje procesy

kierowania,

informacyjno-decyzyjne,

organizujące działanie (przebieg procesów
roboczych);

Założenia modelowe

c.d.

system kierowania

jest podporządkowany

nadrzędnemu systemowi kierowania;

system kierowania

tworzą dwa podstawowe

podsystemy -

system decyzyjny oraz system

informacyjny

;

system

decyzyjny

realizuje

proces

podejmowania

decyzji

niezbędnych

dla

racjonalnego (efektywnego) działania
organizacji;

system informacyjny

realizuje procesy zbierania,

przesyłania, przetwarzania, przechowywania
i udostępniania informacji zgodnie z
potrzebami systemu decyzyjnego.

Model Bruke’go i Litwina

Środowisko
zewnętrzne

Środowisko
zewnętrzne

Przywództwo

Przywództwo

Praktyka

zarządzania

Praktyka

zarządzania

Klimat

w miejscu pracy

Klimat

w miejscu pracy

Motywacja

Motywacja

Indywidualny i organizacyjny

poziom pracy

Indywidualny i organizacyjny

poziom pracy

Kultura

organizacyjna

Kultura

organizacyjna

Misja i

strategia

Misja i

strategia

Struktura

Struktura

System

i procedury

System

i procedury

Indywidualne

potrzeby

i wartości

Indywidualne

potrzeby

i wartości

Wymagania

i indywidualne

możliwości

Wymagania

i indywidualne

możliwości

Misja i strategia

W przekonaniu pracowników jest to

najważniejszy cel organizacji oraz
sposoby osiągania tego celu

.

Misja i strategia

- mogą być

formułowane w sposób mniej lub
bardziej formalny lecz najważniejsza
jest

ich

interpretacja

przez

pracowników.

Przywództwo

Zachowania kierownictwa, które
wyznaczają kierunek i zachęcają
innych do podejmowania działań.

Kultura organizacyjna

„Jak to się u nas robi”.

Kultura jest zbiorem jawnych i ukrytych
reguł, wartości i zasad, jakimi kierują się
pracownicy.
Wynika ona z historii, zwyczajów i
praktyki.
Kiedy sposób

„jak to się u nas robi”

zmienia

się,

powstaje

potrzeba

stworzenia nowych norm.

Struktura organizacyjna

Grupowanie funkcji i ludzi w obszarach
i poziomach obowiązków,
odpowiedzialności,

uprawnień

i

wzajemnych relacji.
Struktura

zapewnia

efektywne

wdrażanie misji i strategii.

System polityki

i procedury

Standaryzowane

procedury

i

mechanizmy zaprojektowane w celu
ułatwienia pracy.

Najczęściej mówi się o systemach:

nagród, kontroli, przepływu informacji,
ustalania i podziału budżetu,
zarządzania zasobami ludzkimi.

Praktyka zarządzania

To co zwykle robią kierownicy, aby
wykorzystać ludzkie i materialne
zasoby, jakimi dysponują dla
realizowania strategii organizacji.

A co robią zwykle kierownicy? 

Praktyka zarządzania

- zmiany

przewidywanie, ustalanie celów, planowanie;
określenie problemów jakie muszą być rozwiązane, aby osiągnąć

postawione cele;
poszukiwanie różnych rozwiązań tych problemów;
określenie najlepszego i najbardziej akceptowanego rozwiązania;
uzyskanie zgody na wdrożenie rozwiązania;
przygotowanie i wydanie instrukcji dla przeprowadzenia

zaaprobowanego rozwiązania;
egzekwowanie wprowadzenia rozwiązania;
zaprojektowanie sytemu kontroli – dla sprawdzenia:



czy rozwiązanie jest właściwie wykonywane;



czy w rzeczywistości rozwiązano problemy, dla których rozwiązanie

było wymyślone;

projektowanie, wprowadzanie i utrzymywanie struktury

organizacyjnej najbardziej odpowiedniej dla tych działań;
dobór, szkolenie, rozwój i kierowanie pracownikami (

kierunki

działalności kierowniczej

).

Klimat w miejscu pracy

Relacje

między

wszystkimi

pracownikami organizacji.
Aktualne,

podzielane

przez

członków

zespołów

roboczych

wrażenia, oczekiwania i uczucia

.

Wymagania

i indywidualne możliwości

zachowania ludzi jakie są wymagane dla
efektywnego wykonywania zadań (

cechy

osobowości, role grupowe

),

oraz zadania jakie zostały pracownikowi
przydzielone

lub

za

jakie

jest

odpowiedzialny, wymagające specyficznych

umiejętności i wiedzy

.

Określane jest to jako

dopasowanie osoby

i zadania.

Indywidualne potrzeby

i wartości

Specyficzne czynniki psychologiczne, które
powodują, że pewne działania stają się
pożądane i nabierają wartości

.

Może to obejmować:

reputację

czy

specyficzną

etykę zawodową

pracowników.

Związek pomiędzy

potrzebami pracownika

a

organizacją

– pewien rodzaj

psychologicznego kontraktu, od którego
zależą wzajemnie korzystne relacje.

Motywacja

motywacja

wewnętrzna

-

stan

wewnętrzny

pracowników,

który

pobudza, organizuje i ukierunkowuje
pewne wzorce i zachowania.

motywacja zewnętrzna

- co robi

organizacja na rzecz pracowników,
aby ich umotywować do osiągania
celów.

Indywidualny

i organizacyjny poziom

wykonania

Rezultaty i wyniki pracy wraz ze

wskaźnikami wysiłku i osiągnięć.

Może to obejmować takie wskaźniki jak:

wydajność

pracy,

gospodarność,

korzystność,

ekonomiczność,

skuteczność, jakość usług, satysfakcja

klientów, itp.

Środowisko zewnętrzne

(otoczenie organizacji)

Wszelkie sytuacje i uwarunkowania
zewnętrzne,

które nie wchodzą w skład

organizacji

a wpływają i uzależniają jej

funkcjonowanie na rynku.

Wyróżniamy otoczenie

bliższe i dalsze.

Otoczenie bliższe-

mikrootoczenie

- klienci;
- dostawcy;
- administracja państwowa i lokalna;
- związki zawodowe;
- sojusznicy strategiczni itp.

Otoczenie mające bezpośredni wpływ na

funkcjonowanie organizacji:

Otoczenie dalsze -

makrootoczenie

Zespół warunków funkcjonowania organizacji
wynikający z tego, że działa ona w
określonym kraju i regionie,
w określonej strefie klimatycznej,
w danym układzie politycznym, prawnym,
kulturowym, itp.

Makrootoczenia

otoczenie ekonomiczne,
otoczenie technologiczne,
otoczenie społeczne,
otoczenie demograficzne,
otoczenie polityczne i prawne,
otoczenie międzynarodowe.

Otoczenie ekonomiczne

Najważniejsze jej wskaźniki to:

wskaźnik stopy wzrostu
gospodarczego,
wahania kursów walut,
inflacjia,
stopa bezrobocia, itp.

Wyznaczane jest przez kondycję
gospodarki.

Otoczenie

technologiczne

dostępność do nowej technologii,

rozwój techniki komputerowej,

uprzemysłowienie w danym regionie,
czas potrzebny do wprowadzenia
wynalazku na rynek itp.

Otoczenie społeczne

nowa jakość życia (zwiększone
potrzeby społeczne -

nie tylko ilość

ale jakość produktów

),

rosnąca

rola

akcjonariuszy

w

procesach zarządzania,
odchodzenie od państwa
opiekuńczego,
wrażliwość na ochronę środowiska
itp.

Otoczenie

demograficzne

Podział społeczeństwa wg. płci,
podział społeczeństwa wg. wieku,
podział społeczeństwa wg.
wykształcenia,
podział społeczeństwa wg.
zatrudnienia.

Otoczenie polityczne i

prawne

W zależności od tego jaka partia jest przy

władzy można się spodziewać różnych

rozwiązań prawnych:

rządach lewicowych możemy spodziewać

ustaw kreujących społeczną gospodarkę

rynkową,
przy rządach prawicowych – liberalną

gospodarkę rynkową

Otoczenie

międzynarodowe

Polityka państw wobec państwa w którym
organizacja się znajduje,
Restrykcje i ograniczenia międzynarodowe
(Polska w okresie stanu wojennego,
Rosja – zakaz importu mięsa z Polski).
Dostęp do rynków zagranicznych - państwa
konsumpcyjne i produkcyjne - szukanie szans.

Otoczenie

konkurencyjne

Określa warunki funkcjonowania i rozwoju
przedsiębiorstwa w danym sektorze i na
danym rynku geograficznym.
Sektor to część przemysłu grupująca
przedsiębiorstwa produkujące wyrobu lub
usługi o podobnym przeznaczeniu
i sprzedające je na tym samym
rynku geograficznym.

Definicja i formy

zarządzania

Wg. K. Bolesty – Kukułki – „Mały

słownik Menadżera”

Zarządzanie

to

kierowanie

działalnością przedsiębiorstwa, zbiór
ogólnych funkcji regulujących (tj.

planowania,

organizowania,

motywowania i kontroli

) i wszelkich

działań zmierzających do zapewnienia
przedsiębiorstwu

celowego

i

efektywnego

funkcjonowania

przy

użyciu zasobów, jakimi dysponuje;

W. Kieżuna - „Sprawne

zarządzanie organizacją”

w rozdziale poświęconym elementom
i stylom procesu zarządzania,

stawia

znak

równości

między

kierowaniem i zarządzaniem

.

Zaś

kierowanie

definiuje

następująco

: jest to „powodowanie

aby ktoś lub coś zachowywało się
zgodnie z celem organizacji”

.

Wg. J. Stonera i Ch.

Wankela

Z kolei J. Stoner i Ch. Wankel powołują się

wstępnie na definicję M. Follett, wedle

której „

Kierowanie określone jako sztukę

realizowania czegoś za pośrednictwem

innych ludzi

”, a dalej przedstawiają własną

definicję kierowania (a nie zarządzania)

jest

to proces planowania, organizowania,

przewodzenia i kontrolowania

działalności członków organizacji oraz

wykorzystanie

wszystkich

innych

jej

zasobów dla osiągnięcia ustalonych celów

.

Wg. J. Zieleniewskiego

Zarządzanie to „formułowanie celu
działania,

planowanie,

organizowanie,

pozyskiwanie

i

rozmieszczenie zasobów.

Istotą

zarządzania

jest

podejmowanie decyzji o wyborze
celów i ich realizacji.”

Wg. J. Gościńskiego

Całość procesu zarządzania to
wieloetapowy

proces

podejmowania decyzji.

Zarządzanie

to ogół działań zmierzających
do efektywnego wykorzystania
zespołów

ludzkich

i środków

materialnych,

podejmowanych

w celu osiągnięcia wcześniej
sformułowanych założeń.

Główne postacie

sprawnego działania

SKUTECZNOŚĆ
KORZYSTNOŚĆ
EKONOMICZNOŚĆ

SKUTECZNOŚĆ

SKUTECZNOŚĆ - wskutek działania
zorganizowanego

zostaje

osiągnięty zamierzony cel.

Miarą skuteczności jest

stopień

osiągania celu

.

KORZYSTNOŚĆ

KORZYSTNOŚĆ - nadwyżka

wyniku

użytecznego

nad

poniesionym

kosztem

.

Miarą korzystności jest

cenność

nadwyżki

dla podmiotu działania.

EKONOMICZNOŚĆ

EKONOMICZNOŚĆ jest to relacja pomiędzy

wynikiem użytecznym (zysk)

(w) do

kosztu

(k)

E = w/k >1

Drogi zwiększania ekonomiczności

1) Droga wydajnościowa –

koszty pozostają na

tym samym poziomie

a zwiększa się zysk.

2) Droga oszczędnościowa –

koszty spadają

a

zysk pozostaje na tym samym poziomie.

3) Droga równoległa –

koszty spadają

i zysk

rośnie.

KIEROWANIE

DOWODZENIE

ADMINISTRO-

WANIE

FORMY

ZARZĄDZANIA

Formy
zarządzania

polega na kierowaniu zespołem osób,
zarządzaniem

instytucją

o

określonych

funkcjach lub jest to

ogół czynności

wykonywanych przez organy państwowe
lub

samorządowe

w

zakresie

władzy

wykonawczej.

ADMINISTRACJA w znaczeniu powszechnym
oznacza

jednostkę

organizacyjną

odpowiedzialną za wykonywanie czynności
powodujących sprawne funkcjonowanie
instytucji lub świadczenie usług ogółowi
obywateli

.

Administrowanie

KIEROWANIE

to

działanie

decydujące o zachowaniu się
innych ludzi.

Kierowanie

Dowodzenie

to

działalność

dowódcy

mająca

na

celu

wykonanie

zadania

poprzez

utrzymanie

wojsk

w

ciągłej

gotowości i zdolności bojowej,
przygotowanie działań zbrojnych
oraz kierowanie nimi.

Dowodzenie

Dziękuje za uwagę

Proszę o pytania ???