ORGANIZACJA

PRACY

KANCELARYJNEJ

•Istotą pracy biurowej jest

obsługa przepływu
informacji i jej
gromadzenie, czyli
zbieranie danych
(informacj) niezbędnych
do podejmowania decyzji.

•Informacja może być wyrażona

za pomocą mowy, pisma, obrazu,
rysunku, znaku, kodu, dźwięku
lub w jakikolwiek inny sposób.
Utrwalanie czyli zapisywanie
informacji na nośniku nazywa się
dokumentowaniem, stąd termin -
dokumentacja.

• Aby ułatwić i usprawnić

obieg dokumentacji należy
wszystkie ogniwa
organizacyjne u danego
aktotwórcy odpowiednio
oznakować.

•Zazwyczaj stosuje się symbole

literowe, cyfrowe lub ich
kombinacje. Zamieszczanie ich
na poszczególnych
dokumentach czy materiałach
pozwala na szybkie i precyzyjne
przesyłanie danych lub pism do
właściwego adresata.

•Pisma, akta,

korespondencja,
redagowanie pism

• Osoby wykonujące czynności

biurowe mają w mniejszym lub
większym zakresie do czynienia z
korespondencją, czyli przede
wszystkim z dokumentacją
aktową, na którą składają się
zarówno pisma z zewnątrz, jak i
pisma wytwarzane wewnątrz
danego urzędu czy firmy

• Przez samo zaś pismo należy

rozumieć różnego rodzaju
listy, notatki, protokoły,
sprawozdania itp. zapisywane
na nośniku pa pierowym.
Pisma (dokumentacja)
dotyczące jednej sprawy
tworzą akta sprawy

•Aby właściwie

prowadzić
korespondencję
biurową, a więc dobrze
redagować pisma,
należy pamiętać o:

• przedmiocie i zakresie załatwianej

sprawy,

• przepisach prawa obowiązujących w

zakresie przedmiotowym sprawy,

• stosowanych formach pism dla danego

typu spraw,

• obowiązujących w danej instytucji

zwrotach i sformułowaniach,

• zasadach poprawnego redagowania

treści pism.

•Przejmowanie i

otwieranie przesyłek

•W zakładach pracy

przyjmowaniem
korespondencji jawnej i
rozdzielaniem jej między
poszczególne działy
zajmuje się sekretariat lub
kancelaria.

•Kancelaria przyjmuje i

otwiera wszelką
korespondencję
wpływającą, telegramy,
faksy, telefonogramy oraz
pocztę elektroniczną, z
wyjątkiem:

• przesyłek zawierających informacje

niejawne, przekazywanych przez

sekretariat kierownikowi,

• przesyłek pieniężnych lub

przedmiotów wartościowych, które

przejmuje kasa jednostki

organizacyjnej,

• przesyłek kierowanych imiennie do

poszczególnych pracowników

jednostki or ganizacyjnej.

•Otwierając koperty należy

zwrócić uwagę, aby nie
uszkodzić adresu
nadawcy. Po otwarciu i
wyjęciu zawartości
przesyłki należy sprawdzić
czy:

•nie zawiera ona pisma

mylnie skierowanego,

•do pisma dołączona

została podana w nim
ilość załączników.

• Koperty dołącza się do

następujących wpływów:

• objętych klauzulami tajności oraz

wartościowych,

• pism z określonym terminem

odpowiedzi,

• pism, w których brak nazwiska i

adresu nadawcy,

• załączników nadesłanych bez pisma

przewodniego.

•Typowy obieg dokumentacji

• Należy przestrzegać zasady, iż

szybki i sprawny obieg pisma
oraz terminowa realizacja sprawy
ułatwia jej właściwe załatwienie
pod względem mery torycznym.
Pisma pilne i terminowe,
telegramy i faksy doręcza się
adresatowi bezzwłocznie, poza
zwykłą kolejnością.

• W dobrze zorganizowanej jednostce

organizacyjnej jej szef nie musi czytać całej

wpływającej korespondencji. Rodzaj i

problematykę pism, które należy kiero wać do

kierownika instytucji powinna określać

odpowiednia instrukcja wewnętrzna. Pisma

przeznaczone do wglądu kierownika powinny

być kierowane przez kancelarię lub

sekretariat w pierwszej kolejności. Po

naniesieniu ewentualnych uwag i poleceń

dostarczane są kierownikowi właściwej

komórki organizacyjnej.

•Systemy kancelaryjne

• System kancelaryjny określa zasady

postępowania z dokumentacją od
chwili wszczęcia sprawy do
momentu przekazania dokumentacji
do archiwum'' zakładowego lub
składnicy akt. Tak więc ustala on
sposób rejestrowania i znakowania
oraz metody klasyfikowania oraz
przechowywania pism i akt spraw.

•Współcześnie funkcjonują w

Polsce równolegle trzy
następujące podstawowe
systemy kancelaryjne:

•• dziennikowy,
•• bezdziennikowy,
•• mieszany.

• System kancelaryjny dziennikowy

opiera się na dzienniku
podawczym, w którym rejestruje
się w porządku chronologicznym
po lewej stronie dzienni ka każde
pismo wpływające i po prawej
stronie każde pismo wysyłane,
niezależnie od tego, jakiej
sprawy one dotyczyły

• Otrzymany w ten sposób numer pisma

jest łamany przez dwie ostatnie cyfry
roku i stanowi jednocześnie znak pisma,
na który należy powoływać się przy
udzielaniu odpowiedzi. W tym systemie
pisma odnoszące się do tej samej
sprawy mają więc różne numery
dziennika podawczego
(korespondencyjnego), co oczywiście,
nie sprzyja tworzeniu akt spraw w
registraturze.

• System bezdziennikowy

charakteryzuje się tym, iż nie
rejestruje się w dzienniku
korespondencyjnym wszystkich
pism wchodzących i wy
chodzących z danej instytucji, lecz
jedynie sprawy w spisie spraw a
więc pierwsze praktycznie pismo
wszczynające sprawę.

•Z kolei teczki spraw, a więc

forma grupowania i
łączenia pism, są zakładane
i prowadzone według
jednolitego rzeczowego
wykazu akt obowiązującego
u danego aktotwórcy

• W praktyce biurowej

wykształciły się dwie
podstawowe odmiany systemu
bezdziennikowego:

• • system bezdziennikowy -

bezrejestrowy,

• • system bezdziennikowy-

rejestrowy

• Cechą charakterystyczną

systemu bezdziennikowego w
wersji
bezrejestrowej jest
posługiwanie się dokumentacją
i aktami spraw w zasadzie bez
żad nej rejestracji i kwitowania
w obiegu wewnętrznym.

•System bezdziennikowy

rejestrowy zakłada
natomiast rejestrację
sprawy na podstawie
pierwszego pisma ją
wszczynającego

•System mieszany to

połączenie systemu
kancelaryjnego
bezdziennikowego i
dziennikowego

• W systemie dziennikowym kancelaria lub

sekretariat rejestrują:

• pocztę zwykłą - w dzienniku

korespondencyjnym i zaopatrują jaw
pieczątkę wpływu,

• wpływy faksów i telegramów - w odrębnym

dzienniku, które również zaopatrują w
pieczątkę wpływu,

• faktury, rachunki i noty nadesłane do

zapłaty są rejestrowane w odrębnym
rejestrze.

• Rejestrowanie korespondencji w

systemie bezdziennikowym może
odbywać się w kancelarii
(sekretariacie) lub częściowo w
kancelarii i przede wszystkim w
komórce merytorycznej, czyli tam,
gdzie pismo jest załatwiane. Zależy
to od rodzaju stosowanego systemu
bezdziennikowego, który dokładniej
przedstawimy dalej.

• W systemie bezdziennikowym

rejestrowane są sprawy

• Sprawy rejestrowane są w spisie

spraw

.........................................................
(Nazwa zakładu pracy)

SPIS SPRAW

Rok

Pracowni
k

Symbol jed.

org.

Ozn.

teczki

(nr

wg.instr.kan

cl

Tytuł teczki według wykazu akt

L.p.

SPRAWA

OD KOGO

WPŁYNĘŁA

DATA

UWAGI

( krótka treść)

znak pisma

z

dnia

Wszcz

ęcia

spraw

y

Ostatecz

nego

załatwie

nia

(sposób

załatwienia)

1

2

3

4

5

•Kolejne pisma w tej samej

sprawie nie są już

rejestrowane, jednakże w

obrębie pieczątki wpływu na

korespondencji wchodzącej

lub w „naszym znaku" pisma

wychodzącego jest

odnotowywany znak sprawy.

•Rejestracji nie podlegają:
- publikacje (gazety, czasopisma,

książki, afisze, ogłoszenia,
prospekty itp.),

- potwierdzenia odbioru, które

dołącza się do akt właściwej
sprawy,

- zaproszenia, życzenia itp.

• Na przeglądanej korespondencji,

przewidzianej do załatwienia przez

po szczególne komórki

organizacyjne bądź stanowiska

pracy, umieszcza się dyspozycje

dotyczące:

- sposobu załatwienia sprawy,
- terminu załatwienia sprawy,
- aprobaty załatwienia sprawy lub

podpisania czystopisu.

• Po dekretacji przez kierownika jednostki

lub komórki organizacyjnej pismo zostaje

przekazane referentowi celem załatwienia

sprawy. I tak po przygotowaniu projektu

odpowiedzi pismo musi zostać

zaakceptowane przez przełożonego,

przepisane na maszynie (lub w edytorze

tekstów), przedłożone do podpisu osobie

upoważnionej i następnie wysłane za

pośrednictwem kancelarii lub sekretariatu.

•Jak wynika z

powyższego opisu,
załatwienie każdej
sprawy składa się z
trzech faz:

•przyjęcia pisma,
•załatwienia (opracowania

odpowiedzi),

•wysłania odpowiedzi.

• W poszczególnych fazach obiegu

pismo przechodzi przez wiele
ogniw organizacyjnych, które
nazywa się punktami
zatrzymania pisma. Każde pismo
wpływające do urzędu czy firmy
musi przejść następujące
zasadnicze punkty zatrzymania:

• • kancelarię (sekretariat),
• • kierownika instytucji lub

kierownika komórki organizacyjnej,

który pismo przegląda i ewentualnie

wydaje dyspozycje dotyczące jego

załatwienia,

• • referenta, czyli każdego pracownika,

niezależnie od jego stopnia

służbowego, który pismo załatwia pod

względem merytorycznym,

• Przedstawione punkty zatrzymania

pisma są tylko podstawowymi
etapami obiegu dokumentacji.
Należy pamiętać, iż w zależności
od rodzaju spra wy, wielkości i
struktury organizacyjnej instytucji,
zakresu kompetencji itp. punktów
zatrzymania może być znacznie
więcej.

• System obiegu pism w instytucji

powinien być tak zorganizowany,
aby zapewnić jak najszybsze
doręczenie korespondencji
pracownikom załatwiającym
określone sprawy i ograniczyć do
minimum ilość czynności
manipulacyjnych.

• Wpływ na szybki obieg dokumentacji w

instytucji ma:

- struktura organizacyjna z podziałem

kompetencji,

- wprowadzenie zasady decentralizacji prawa

decyzji i podpisu,

- dobór kadry pracowniczej o odpowiednich

kwalifikacjach merytorycznych i

organizacyjnych,

- zapewnienie dobrych warunków pracy,
- sposób komunikacji (łączności) wewnątrz lokali

biurowych,

- dobór optymalnych narzędzi pracy.

•Instrukcja kancelaryjna

• Instrukcja kancelaryjna to akt

normatywny wewnętrzny,
regulujący sposób wykonywania
przez wszystkie ogniwa
organizacyjne instytucji czynności
związanych z obiegiem pism oraz
trybem formalnego postępowania
z pismami i aktami i pozostałymi
rodzajami dokumentacji

• Szczegółowo instrukcja kancelaryjna

określa i reguluje następujące
kwestie:

- system kancelaryjny,
- obieg akt (zasadnicze etapy obiegu

dokumentacji, punkty zatrzymania),

- zasady przyjmowania i przesyłania

wpływów,

- odbiór korespondencji przychodzącej,

- rejestrowanie i znakowanie pism

lub spraw,

- formy załatwiania spraw,
- podpisywanie pism,
- terminy załatwiania spraw,
- wysyłanie pism,
- przechowywanie akt bieżących

oraz tryb przekazywania

dokumentacji do archiwum

zakładowego lub składnicy akt.

•Instrukcję kancelaryjną

wprowadza się do
praktycznego stosowania
za rządzeniem
wewnętrznym kierownika
jednostki organizacyjnej.

• Dodatkowo w celu zapewnienia

należytego przestrzegania przepisów
instrukcji jest rzeczą istotną
wyznaczenie jednej komórki
funkcjonalnej (np. działu organizacji), a
w niej ściśle określonej osoby
odpowiedzialnej za nadzór nad
prawidłowym wypełnianiem zapisów
instrukcji. Wskazane jest również
zorganizowanie praktycznego szkolenia
w tym zakresie.

•Formy załatwiania

korespondencji

• Przy pisemnym załatwianiu

spraw stosuje się następujące
formy:

- odręczną,
- korespondencyjną,
- inną(np. przy użyciu pieczęci z

odpowiednim tekstem, na formularzu
itp.).

• Forma odręczna jest skróconym

sposobem załatwienia sprawy i
polega na sporządzeniu przez
referenta, bezpośrednio na
otrzymanym piśmie, zwięzłej
odpowiedzi załatwiającej sprawę
lub na sporządzeniu na nim
odręcznej notatki wskazującej
sposób jej załatwienia.

• forma korespondencyjna wymaga

sporządzenia przez referenta projektu
pisma załatwiającego sprawę. Projekt
ten wraz z aktami sprawy przedkładany
jest do wglądu aprobującemu, który
sprawdza prawidłowość projektowanego
załatwienia sprawy i po akceptacji
zwraca go referentowi do ostatecznego
przygotowania odpowiedzi.

• Przy pisemnym załatwianiu

należy przestrzegać
następujących zasad:

• pisma powinny być

redagowane jasno i zwięźle w
sposób wyczerpujący, powinno
się ograniczyć do istotnej
potrzeby powoływanie na
wszelkiego rodzaju przepisy,
należy używać powszechnie
znanych skrótów;

•każdą sprawę załatwia się

odrębnym pismem;
niewskazane a wręcz
niedopuszczalne jest
łączenie w jednym piśmie
spraw nie mających ze sobą
bezpośredniego związku

•w odpowiedziach należy

podawać datę i znak
pisma, którego odpowiedź
dotyczy;

•adresy należy pisać w

pierwszym przypadku

;

•Kancelaryjna postać

pisma

•W trosce o ujednolicenie

korespondencji pod
względem formy stosuje
się znormalizowane
blankiety
korespondencyjne.

• Ich wzory zostały wprowadzone normą

o symbolu

PN-60/F-92802

, która

blankietem korespondencyjnym określa
przeznaczony do korespondencji arkusz
papieru o ustalonym nadruku. W
praktyce biurowej używa się
blankietów w formacie A4,
traktowanych jako format podstawowy
i A5, przeznaczonych przede wszystkim
do pisania krótkich pism

•Blankietów w formacie A4

należy używać tylko w
układzie pionowym,
natomiast w formacie A5
zarówno w układzie
pionowym, jak i
poziomym.

• Znak sprawy

• DO-028-4/99

• DO.III-028-4/99

• DO.I-028-4/99JK

• Cechą charakterystyczną, rozpoznawczą pisma

(sprawy) w tym systemie jest znak sprawy,

który składa się z następujących elementów:

• - symbol (najczęściej literowy) komórki

organizacyjnej,

• - symbol klasyfikacyjny (cyfrowy) z wykazu akt

• - kolejny numer, pod którym sprawa (pismo)

została zarejestrowana w spisie spraw,

• - dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego.

• Biorąc pod uwagę częstotliwość

wykorzystywania powstałej w
zakładzie pracy dokumentacji,
możemy ją podzielić na niezbędną w
bieżącej działalności, gdzie akta
przechowywane są na stanowiskach
pracy oraz archiwalną,
przechowywaną w archiwum firmy

• Ze wszech miar wskazane jest,

aby już na etapie tworzenia
dokumentacji, posiadała ona
ustalony okres przechowywania,
a więc kwalifikację archiwalną
określoną odpowiednią kategorią
akt.

• Dokumentacja wykorzystywana

do bieżącej pracy powinna być
przechowywana przez
poszczególnych referentów na
stanowiskach pracy.

• Na referencie ciąży obowiązek

właściwego zabezpieczenia i
przechowywania dokumentacji
zarówno w godzinach pracy, jak i
po ich zakończeniu

• Dokumentacja na stanowiskach

pracy (w komórkach
organizacyjnych) przechowuje się
przez rok lub dwa licząc od daty
zakończenia teczki spraw

• Na każdy rok kalendarzowy

zakładamy nowe teczki akt
spraw

• Każda teczka akt spraw powinna być

właściwie opisana

• Po okresie przechowywania,

określonym w Instrukcji
kancelaryjnej, dokumentacja powinna
być przekazana do archiwum
zakładowego lub składnicy akt