Zarządzanie projektami unijnymi, wykład 1. 11.10.2013 r.

Temat: Metodyki zarządzania projektami

Metodyka – ustandaryzowane dla danego obszaru podejście do rozwiązywania problemów. Skupia się na metodach realizacji zadań.

Projekt – jest to niepowtarzalne przedsięwzięcie o pewnej złożoności, określone co do okresu realizacji, z harmonogramem, określonym budżetem, określonymi zasobami ludzkimi i materialnymi.

Cechy charakterystyczne projektu:

1. Jasno określone cele
2. Określone zadania
3. Określony budżet
4. Określony czas
5. Działania nastawione na zmiany
6. Wybrana metodyka

Podział metodyk zarządzania projektami:
1. Tradycyjne, np. PRINC 2, PCM
2. Zwinne, lekkie, np. AGILE
3. Adaptacyjne, Np. APF

Korzyści ze stosowania metodyki:
- powtarzalność (można ją wykorzystywać do różnych projektów)
- wiedza i doświadczenie
- ostrzega o ryzykach
- możliwość kontrolowania wszystkich etapów projektu

Zarządzanie projektem odbywa się poprzez:
- zarządzanie zakresem
- zarządzanie czasem
- zarządzanie kosztem
- zarządzanie jakością
- zarządzanie komunikacją
- zarządzanie zasobami ludzkimi
- zarządzanie ryzykiem
- zarządzanie zamówieniami (dostawami)

Rodzaje procesów projektów:

1. Główne, prowadzą do wytworzenia produktów w projekcie, wykonywane są przez grupy robocze i zarządzane są przez kierowników zespołu.

2. Pomocnicze, wspierają one procesy główne, wykonywane są przez wyspecjalizowane działy, i nie prowadzą one bezpośrednio do wytworzenia produktów (kupujemy surowce do budowy garażu, dział księgowości – tylko pomaga).

3. Zarządcze, mają na celu efektywne i skuteczne powadzenie projektu, tworzą produkty zarządcze, czyli: plany, raporty, harmonogramy, protokoły, itp. Charakteryzują się podejściem opartym na inicjowaniu, definiowaniu, planowaniu, kontrolowaniu i zamykaniu projektu.

Wybrane techniki w zarządzaniu projektami:

1. Diagram problemów i celów 2. Tablica, matryca logiczna 3. Diagram następstwa produktów 4. Struktura podziału prac 5. Diagram sieciowy

6. Ścieżka krytyczna 7. Mapa udziałowców 8. Metoda punktowa szacowania ryzyka 9. Macierz odpowiedzialności RAE

Zarządzanie projektami to planowanie, organizowanie, monitorowanie, i kierowanie wszystkimi aspektami projektów. Jest to także motywowanie prowadzące do osiągania celów według założonych planów.

PRINC 2 została upowszechniona w latach ’90 w Wlk. Brytanii, wprowadzona do administracji publicznej i stała się metodyką standardową rządu brytyjskiego do zarządzania dużymi projektami. Składa się z:
- technik:
→ planowanie zorientowane na produkty,
→ sterowanie zmianami,
→ ocena jakości.
- komponentów:
→ uzasadnienie biznesowe,
→ organizacja,
→ plany,
→ elementy sterowania,
→ zarządzanie ryzykiem,
→ jakość w projekcie,
→ zarządzanie konfiguracją,
→ sterowanie zmianami
- procesów:
*przygotowanie projektu (PP),
*inicjowanie projektu (IP),
*zarządzanie strategiczne projektem (ZS),
*zarządzanie strategiczne etapu (ZE),
*sterowanie etapem (SE),
*zarządzanie sterowaniem produktu (ZP),
*zamykanie projektu (ZP),
*planowanie projektu (PL).

PP – polega na ustaleniu celów, stworzeniu zespołu do zarządzania oraz ustalenia formuły realizacyjnej do zarządzania
IP – plan projektów podzielony na: produkty, działania, jakość, zasoby
ZS – zatwierdzenie wprowadzenia prac oraz przyznawania zasobów, decyzje o konstruowaniu zasobów i ich zamykaniu
SE – podstawowy proces zarządzania projektem
ZP – tworzenie produktów specjalistycznych projektu i składanie sprawozdań kierownikowi projektu oraz dostarczanie oceny na temat produktów (jakości).
ZE – Składanie sprawozdań ze stanu zaawansowania procesów z danego etapu oraz tempo wykonywania tych etapów na projekt, planowanie etapów.
ZP – przygotowanie do zamknięcia projektu w sposób uporządkowany, dokonywanie oceny ewaluacyjnej, i archiwizowanie dokumentacji
PL – polega na opracowywaniu planów, wykonywana we wszystkich procesach

Każdy z tych procesów dzieli się na podprocesy
Dokumenty zarządcze procesów
*zlecenie opracowania podstawowych założeń projektu
*podstawowe założenia procesów
*dokument inicjujący projekt
*opis pakietu pracy
*plan projektów
*plany etapów
*plany zespołu
*plan naprawczy
*plan rezerwowy
*plan przeglądu
*plan zarządzania ryzykiem
*plan jakości
*plan komunikacji
*procedura zarządzania zmianami
*wniosek o zmianę
*rejestr zagadnień projektowych
*rejestr zmian
*rejestr ryzyka
*rejestr jakości
*rejestr dokumentów finansowo-księgowych
*rejestr umów
*raporty: raport na temat pakietów prac, o odchyleniach, końcowy etapu, końcowy projektu, doświadczeń, protokoły akceptacji, raport końcowy

Procesy operacyjnego zarządzania etapem:

Kierownictwo firmy

Komitet sterujący

Kierownik projektu

Kierownik zespołu realizującego

Właścicielem procesów jest kierownik projektu.

Komponenty PRINC 2:
- Uzasadnienie biznesowe
- Organizacja rozumiana szerzej (otoczenie zewnętrzne i wewnętrzne)
- Planowanie
- Sterowanie

PRINC 2 – charakterystyczne dla niej jest planowanie oparte na produktach, które dzielimy na produkty specjalistyczne i zarządcze. Narzędzia : Diagram struktury produktów,

Diagram następstwa produktów: Produkt 1 Produkt 2 Produkt finalny

Istotnym elementem metodyki PRINC 2 jest proces zarządzania ryzykiem, który realizowany jest na poziomie każdego z planów :

Analiza ryzyka

Identyfikacja zagrożeń

Ocena zagrożeń

Reakcja na zagrożenie

Wybór reakcji

Możliwe reakcje na ryzyko:

- unikanie

- łagodzenie

- akceptacja

- przeniesienie

Zarządzanie ryzykiem dokonywane jest na każdym etapie projektu i powinno stanowić kluczowy element w zarządzaniu.