Korespondencja seryjna to technika szybkiego tworzenia, różniących się tylko niektórymi elementami, szeregu identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy danych.

Załóżmy, że musimy wysłać list identycznej treści do 100 różnych odbiorców. Oddzielne tworzenie każdego listu zajęłoby wiele godzin. W takich sytuacjach przydaje się korespondencja seryjna. Używając jej wystarczy utworzyć jeden dokument zwierający informacje jednakowe dla wszystkich kopii. Na przykład w liście zapowiadającym wprowadzenie nowego produktu do firmy, jej logo i tekst na temat produktu będą jednakowe
w każdym egzemplarzu listu, zmieniać się będzie jedynie adres odbiorcy i wiersz powitania.

Przygotowanie korespondencji seryjnej składa się z sześciu kroków podzielonych na trzy etapy:
1. Przygotowanie treści dokumentu głównego.
2. Stworzenie źródła danych (lub skorzystanie z gotowej bazy przygotowanej w Excelu, Accessie, Wordzie).
3. Połączenie (scalenie) dokumentu głównego ze źródłem danych.

Przed rozpoczęciem procesu tworzenia korespondencji seryjnej należy przygotować dokument główny (tekst, który będzie powtarzany i rozsyłany do wybranych adresatów)
i zapisać go na dysku. Następnie można przejść do poniższych kroków:
Na początku z menu Narzędzia należy wybrać Listy i dokumenty wysyłkowe, a następnie kliknąć polecenie Korespondencja seryjna...

Po prawej stronie okna programu zostanie otwarte okienko zadań, opisujące poszczególne kroki, które należy wykonać, aby utworzyć dokument seryjny.

Krok 1 to wybranie typu dokumentu, nad jakim chcemy pracować. Należy zaznaczyć opcję Listy,

a następnie przejść do kroku 2 (Następny: Dokument początkowy).

W tym kroku trzeba wybrać opcję Użyj dokumentu bieżącego, aby przygotować korespondencję seryjną na podstawie dokumentu, który został wcześniej przygotowany.

Teraz można przejść do kolejnego kroku kreatora (Następny: Wybierz adresatów),

w którym należy podać źródło, z którego będzie pochodziła lista adresatów. W tym celu klikamy opcję: Wpisz nową listę, a następnie łącze Utwórz...

Otworzy się okno formularza, przy pomocy którego można wpisać dane adresowe.

Najpierw warto jednak dostosować nagłówki tego formularza (usunąć niepotrzebne lub dodać nieistniejące). Można to zrobić klikając na przycisk Dostosuj... Pojawi się kolejne okienko,
w którym można dodawać pola, usuwać je lub zmieniać nazwę już istniejących.

Po dokonaniu poprawek można już zamknąć okno Dostosowywanie listy adresów, powracając do wcześniejszego okna, do którego należy teraz wpisać dane.

Po wpisaniu pierwszej osoby należy kliknąć na przycisk Nowa pozycja, aby wpisać kolejną osobę.

Po wpisaniu wszystkich danych można zamknąć okno. Powstałą bazę danych należy koniecznie zapisać - w przeciwnym wypadku trzeba będzie rozpocząć proces korespondencji seryjnej od nowa! Po zamknięciu formularza otworzy się okno Adresaci Korespondencji Seryjnej,

które (będąc na etapie tworzenia podstawowej korespondencji seryjnej) można jednak od razu zamknąć (przycisk OK). Teraz można przejść do kroku 4 (Następny: Napisz list).

W tym kroku należy napisać list (jeśli nie zrobiło się tego wcześniej). Teraz można wprowadzić także ewentualne poprawki do treści listu. Na tym etapie trzeba również dodać do listu informacje o adresacie oraz wiersz pozdrowienia. Aby wstawić wiersz pozdrowienia wystarczy kliknąć łącze Wiersz pozdrowienia w okienku zadań. Otworzy się okno,
w którym można dobrać format wiersza.

Z tego etapu pracy najbardziej przydatna opcja to Więcej elementów... Po kliknięciu tego łącza otworzy się okno z polami bazy danych, które trzeba teraz wstawić do dokumentu głównego. W tym celu należy kliknąć to pole, które chce się wstawić do dokumentu
i nacisnąć przycisk Wstaw. W ten sposób trzeba wstawić wszystkie pola, które są potrzebne w dokumencie. Po wstawieniu pól do dokumentu należy zadbać o ich układ. Jeśli w jednym wierszu mają znajdować się dwa pola - trzeba rozdzielić je spacją. Następnie można przejść do kolejnego kroku (Następny: Przejrzyj listy).

W tym kroku można przejrzeć listy z adresatami, ewentualnie wykluczyć wybranego adresata. Ostatnim (6) krokiem w procesie tworzenia korespondencji seryjnej jest ukończenie scalania
(Następny: Ukończ scalanie).

Można od razu wydrukować przygotowaną korespondencję lub przejść do edytowania poszczególnych listów. Łącza do tych czynności są w oknie zadań.

Kliknięcie łącza Drukuj otwiera okno Scalanie na drukarkę, gdzie można wybrać rekordy (wiersze) do scalenia. Listy zostają od razu wydrukowane. Wybierając łącze Edytuj poszczególne listy… otwiera się bardzo podobne okienko scalania rekordów (wierszy)
z nowym dokumentem (łączenia dokumentu głównego z listą adresatów). W tym wypadku
z listów seryjnych zostaje utworzony nowy dokument Worda, który można przejrzeć i zapisać na dysku.

1

---