I. Wprowadzenie do tematyki:
Wykorzystywanie zewnętrznych konsultantów w prowadzeniu przez firmy działań z zakresu rekrutacji i selekcji pracowników jest praktyką coraz powszechniej stosowaną. Wiąże się to z wieloma zaletami tego rodzaju współpracy. Dzięki wynajęciu wyspecjalizowanych fachowców dysponujących odpowiednimi kwalifikacjami oraz doświadczeniem, proces rekrutacyjny może być prowadzony skutecznie, a pracownicy danej firmy (management i działy personalne) odciążone od obowiązków związanych z poszukiwaniem i doborem pracowników, zwłaszcza wtedy, gdy chodzi o zatrudnienie wysokiej klasy specjalistów lub członków wyższej kadry kierowniczej, a także wtedy, gdy rekrutacja dotyczy większej liczby stanowisk jednocześnie. Aby współpraca z zewnętrzną firmą była odciążeniem a nie obciążeniem - niezbędna jest wiedza o zasadach takiej współpracy. Trzeba wiedzieć, że sukces zleconej na zewnątrz rekrutacji w dużej mierze zależy od umiejętnego jej zlecania i przekazania. Wiele zależy od dobrego początku - jasno sprecyzowanych potrzeb, umiejętnego zainicjowania współpracy. Zależy również o tego czy będziemy potrafili ocenić kompetencje firmy, której zlecamy to zadnie i czy potrafimy precyzyjnie określić warunki i oczekiwania związane z tą współpracą. Aby rozpocząć taką współpracę trzeba zapoznać się z dostępnymi na rynku firmami, ich usługami, metodologią, sposobem działania. Warto zapoznać się z usługami dodatkowymi, bo być może nie ma sensu nadwyrężać budżetu, kiedy część zadań możemy wykonać sami - a zewnętrznej firmie zlecić tylko wsparcie procesu (np. kampanię ogłoszeniową, preselekcję aplikacji, badania psychologiczne). Wzajemne zrozumienie, jasne określenie obowiązków i oczekiwanych efektów stanowią podstawę satysfakcjonującej i efektywnej współpracy.
Szkolenie skierowane jest do wszystkich osób prowadzących lub planujących prowadzić rekrutacje. Uczestnicy szkolenia znajdą odpowiedzi na takie pytania jak np.: jak działają firmy rekrutacyjne, jakie usługi oferują, dlaczego warto zwrócić się o pomoc do doradztwa personalnego, z czym należy się liczyć korzystając z jego usług, a wreszcie jak powinna w praktyce wyglądać taka współpraca? Uczestnicy za pomocą szeregu ćwiczeń prześledzą również poszczególne etapy tej współpracy: od zainicjowania kontaktu poprzez trafny wybór oferty (jak go dokonać?) do podpisania umowy i egzekwowania jej wykonania. Ponadto uczestnicy będą mogli przyjrzeć się jak to wygląda z tej „drugiej strony"- kim jest konsultant, jak powinien być przygotowany do kontaktu z klientem, na ile i jak może pomóc pracodawcy czy kandydatowi do pracy. Zajęcia będą miały charakter wykładowo - warsztatowy. Uczestnicy po ich zakończeniu skompletują podstawowy zestaw narzędzi do współpracy z doradztwem oraz zdobędą wiedzę na temat działalności, specyfiki oraz wad i zalet współpracy z doradztwem personalnym.
1. Źródła pozyskania pracownika
2. Zakres usług, oferta firm rekrutacyjnych:
▪ ogłoszenia rekrutacyjne (przygotowanie kampanii ogłoszeniowej),
▪ preselekcja (pomoc na początkowym etapie rekrutacji),
▪ rekrutacja i selekcja: rekrutacja specjalistów różnych szczebli; kompleksowa rekrutacja kadr, ekspresowa rekrutacja kadr na stanowiska wykonawcze,
▪ badania umiejętności, przydatności zawodowej, potencjału,
▪ executive search (poszukiwania bezpośrednie czyli direct search - „wyjęcie" kandydata z konkurencji),
▪ projekty outplacementu, audyt personalny, assessment, szkolenia.
3. Rynek doradztwa personalnego:
▪ charakterystyka firm działających aktualnie w Polsce,
▪ specyfika rynku doradztwa personalnego w Polsce.
4. Klasyfikacje firm rekrutacyjnych.
▪ rodzaje firm rekrutacyjnych ze względu na sposób pozyskiwania kandydatów: firmy typu executive search, firmy rekrutacyjno-selekcyjne.
5. Zalety i wady współpracy z doradztwem rekrutacyjnym - dlaczego i kiedy korzystamy z usług doradztwa personalnego?
6. Formalne zasady współpracy z zewnętrzną firmą:
▪ zapoznanie się z działalnością danej firmy zewnętrznej,
▪ ustalenie doświadczenia firmy w interesującym nas obszarze,
▪ złożenie zapytania ofertowego,
▪ zweryfikowanie oferty usługodawcy,
▪ wspólne ustalenie zasad współpracy (oczekiwany efekt, czas, gwarancje, obowiązki, off limits - stworzenie umowy).
7. Doradztwo personalne a pośrednictwo pracy (różnice).
IV. Plan zajęć, opis ćwiczeń:
Przebieg, elementy szkolenia - cel, wskazówki dla trenera
Forma, metody, polecenia dla uczestników
Materiały (wskazówki, co do źródła) + czas
Wstęp - poszukiwanie pracowników
Źródła pozyskiwania pracowników, czyli co zrobić, gdy brakuje nam kadry? - wprowadzenie do zajęć. Zapoznanie się z zakresem możliwości w poszukiwaniu pracowników, ćwiczenie na rozgrzewkę
Dyskusja moderowana przez trenera (Burza mózgów - trener spisuje pomysły i tworzy razem z uczestnikami szkolenia listę możliwych sposobów na pozyskanie pracownika)
Pozyskiwanie kandydatów - podsumowanie
Prezentacja: Trener wymienia wszystkie metody i krótko je opisuje - przechodzi do jednej będącej przedmiotem szkolenia - wynajęcie zewnętrznej firmy
Rzutnik multimedialny lub rzutnik folii (prezentacja na temat źródła pozyskiwania kandydatów)
Oferta firm rekrutacyjnych
Trener opisuje usługi doradztwa - jednocześnie zadając pytanie co uczestnicy rozumieją przez taką usługę?
Cel: Wskazanie uczestnikom jakie usługi oferują doradztwa personalne, jaki jest ich zakres, uświadomienie co można zlecić na zewnątrz, na ile doradztwo może pomóc (od niewielkiego wsparcia do przejęcia całości procesu) wspólne omawianie usług ma pozwolić na zrozumienie na czym polega usługa. Zrozumienie tego na początku pozwala uniknąć nieporozumień
Wykład, Prezentacja + pytania do uczestników, opisanie etapów rekrutacji i selekcji opisanie etapów direct search, opisanie przygotowania kampanii ogłoszeniowej (dlaczego warto zlecić ją doradztwu) opisanie innych usług świadczonych przez doradztwa personalne
Rzutnik multimedialny lub rzutnik folii (prezentacja usług)
Rynek doradztwa personalnego
Opisanie specyfiki rynku doradztwa personalnego w Polsce (krótki rys historyczny)
Wykład, prezentacja zestawień dotyczących firm istniejących w Polsce, specjalizacji etc.
Rzutnik multimedialny lub folii
Rodzaje firm rekrutacyjnych
Prowadzący przedstawia klasyfikację firm, rodzaje firm rekrutacyjnych
Rzutnik multimedialny lub rzutnik folii
Zapoznanie się z ofertami dwóch dowolnych firm, które zajmują się:
1.search & selection oraz
Cel: zrozumienie różnicy pomiędzy tymi dwiema usługami, zapoznanie się z zasadami, na jakich się odbywają
Praca w grupach (uczestnicy podzieleni na dwie grupy: otrzymują po jednej ofercie, zapoznają się, przygotowują i prezentują na forum: co firma oferuje, jakie są tego koszty, w jakim czasie, jaki poziom stanowisk obsadza się w ten czy inny sposób) w tym czasie trener zapisuje porównanie ofert - na tablicy/flip charcie tworzy tabele i uzupełnia razem z uczestnikami
Tablica + przykłady ofert (oferty przygotować na podstawie ofert dwóch znanych na rynku firm - ale bez podawania nazw firm - otrzymać je można bezpośrednio od firm)
Zalety i wady współpracy z doradztwem rekrutacyjnym
Kiedy firmy zgłaszają się o pomoc doradztwa personalnego? Trener opisuje sytuacje, kiedy firma nie może sama rekrutować, kiedy nie powinna, kiedy warto skorzystać z firmy zewnętrznej
Cel: dostrzec zalety, ale i wady korzystania z usług doradztwa
Wykład, prezentacja tabeli wad i zalet
Rzutnik folii lub multimedialny (tabela wad i zalet - dostępna w M. Suchar „Rekrutacja i selekcja".
Formalne zasady współpracy z zewnętrzną firmą
Praca w grupach (podział uczestników na 3 grupy - 2 „firmy doradztwa personalnego" + „firma zlecająca" rekrutację) Jedna z firma jest tańsza, ale o mniejszym doświadczeniu, druga droższa, ale o większym doświadczeniu
Przygotowanie się do podjęcia współpracy: złożenie zapytania ofertowego, przygotowanie oferty.
Cel: umiejętne złożenie zapytania (tak, by jak najwięcej się dowiedzieć) oraz umiejętne stworzenie oferty (tym samym uczestnicy nauczą się, jakie elementy powinny znaleźć się w umowie)
Wskazówka: warto zrobić to ćwiczenie na przykładzie np. bardzo specjalistycznego stanowiska, nietypowego
Praca w grupach. Firma zlecająca przygotowuje zapytanie ofertowe, w tym czasie doradztwa zapoznają się ze swoją działalnością - ustalają swoje mocne i słabe strony (na podstawie przygotowanych opisów), przygotowują ofertę ogólną usług
Grupy zamieniają się przygotowanymi materiałami i przygotowują do „spotkania"
Dla każdej z grup przygotowujemy osobny scenariusz:
1.firmom rekrutacyjnym określamy jakie mają usługi, listę referencyjną, zrealizowanie zlecenia, cennik, przykład umowy, życiorysy konsultantów etc.
2. firmie zlecającej: kogo szukają, jaki mają czas na realizację, przewidziany budżet etc.
Każda firma jest w posiadaniu informacji dla siebie i nie dzieli się z innymi grupami
Spotkanie Klient - firma rekrutacyjna
Po przeprowadzonym warsztacie, omówienie czego się dowiedzieliśmy?
Warsztat: każda grupa przygotowuje się do „spotkania" a następnie wyłania przedstawicieli:
1. w firmach rekrutacyjnych np. senior i junior konsultant
2. w firmie zlecające: HR Managera, przełożonego poszukiwanej osoby i np. prezesa
Zadaniem „doradztwa" jest przedstawić swoją ofertą jak najrzetelniej, zadaniem „firmy zlecającej" dowiedzieć się:
jakie firma ma doświadczenie, jakie terminy, jakie koszty, jaka jest metodologia, jak będzie wyglądała współpraca etc.
Praca trenera z grupą. Co się dowiedzieliśmy, o co powinniśmy zapytać? Etc.
Rozmowy można nagrać na video a następnie je omówić
Zasady współpracy podsumowanie, jak powinna wyglądać współpraca, na co zwracać uwagę etc.
Wskazówka dla trenera: na liście powinny się znaleźć:
- Szczegółowe sprawdzanie kompetencji i wiarygodności firmy (np. poprzez poproszenie o listę referencyjną i kontakty z poprzednimi klientami)
- Zapoznanie się z technologią działania firmy, sprawdzanie stosowanych przez firmę zasad i metod rekrutacyjnych (poprzez prośbę o przedstawienie szczegółowej oferty)
- Ustalenie czy firma ma doświadczenie w pracy w danej branży, poszukiwaniu kandydatów o podobnej specjalności lub na podobne stanowiska (lista klientów i zrealizowanych prac)
- Ustalenie czy firma zatrudnia konsultantów o dostatecznym doświadczeniu i umiejętnościach (prośba o życiorysy zawodowe)
- Skonstruowanie umowy dotyczącej rekrutacji tak, aby:
a. ściśle zdefiniowany był efekt rekrutacji (np. przedstawienie dostatecznej liczby kandydatów)
b. jasno określone były obowiązki firmy rekrutacyjnej, dokładnie określony był termin wykonania umowy i ewentualne konsekwencje jej niedotrzymania
c. określony był okres gwarancyjny
d. firma rekrutacyjna przyjęła w stosunku do firmy klienta zasadę off limits
Praca wspólnie z grupami: stworzenie listy zasad współpracy z doradztwem personalnym
Kilka uwag na temat współpracy w trakcie procesu rekrutacyjnego. Przekazywanie informacji o postępach, organizowanie spotkań. Konsulat jako pomost pomiędzy pracodawcą a kandydatami - jak powinno to funkcjonować.
Cel: określenie elementów współpracy w trakcie procesu
Cel: omówienie zobowiązań konsultanta nie tylko wobec pracodawcy, ale i wobec kandydatów
Rzutnik multimedialny lub folii
Doradztwo personalne a pośrednictwo pracy (różnice)
Omówienie różnic: doradztwo personalne a pośrednictwo
Wykład połączony z pytaniami do uczestników: jak myślą, jaka jest różnica? Kim jest Konsultant personalny? Czy wszystkie działania Konsultanta są etyczne?
Łączny czas w ramach jednodniowego szkolenia wynosi ok. 6 godzin.
Zalecana liczba uczestników w grupie prowadzonej przez jednego trenera wynosi 20 - 15 osób.
Rzutnik multimedialny lub folii, flip chart, przykłady ofert firm typu executive search oraz search & selection, opisy dotyczące zasad działalności dwóch firm rekrutacyjnych oraz opis potrzeb personalnych firmy ABC (wraz z budżetem), kartki papieru, flamastry. Do przygotowanych zapytań i ofert dwa laptopy.
1. Suchar M., Rekrutacja i selekcja, Warszawa 2005.
2. Suchar M., Rekrutacja kandydatów metodą IPK, Gdańsk 2005.
3. Praca zbiorowa pod redakcją Kazimierza Sedlaka, Jak poszukiwać i zjednywać najlepszych pracowników, Kraków 1998.
4. Pocztowski A., Zarządzanie Zasobami Ludzkimi, PWE 2006.
Assessment Center - nowoczesna metoda oceny (centrum oceny). Głównym celem assessment center jest zbadanie cech osobowości, predyspozycji i umiejętności związanych zwykle z pracą w grupie, w sytuacji stresowej lub na kierowniczym stanowisku. Jest to zwykle seria zadań/ćwiczeń, które odbywają się w 5-8 osobowych grupach, każdą grupę obserwuje 3-4 osobowy zespół asesorów (osób specjalnie przeszkolonych do oceniania w czasie AC oraz wyposażonych w specjalne formularze do oceniania). Typowy assessment jest podzielony na 3 bloki a ćwiczenia to różnego rodzaju zadania grupowe, dyskusje grupowe, prezentacje oraz indywidualne rozmowy z poszczególnymi uczestnikami.
audyt personalny - to usługa diagnozy i oceny umiejętności zawodowych, składników osobowości oraz motywacji budujących kompetencje pracownika i/lub kandydata.
direct serach - to metoda bezpośredniego poszukiwania menedżerów i kluczowych specjalistów o umiejętnościach rzadko spotykanych na rynku pracy. Zakłada identyfikację odpowiednich osób poprzez analizę właściwych grup zawodowych i penetrację firm o podobnym profilu, strukturze i organizacji. Kluczowymi źródłami informacji są dla nas najlepsi specjaliści z danej branży, jak również osoby znające dobrze firmy bezpośrednio konkurujące z naszymi Klientami.
executive search - poszukiwania i dobór kandydatów na najwyższe stanowiska menedżerskie (bazują głównie na poszukiwaniach bezpośrednich oraz indywidualnej sieci kontaktów konsultantów).
off limits - zasada, w imię której firma rekrutacyjna przez określony czas zobowiązuje się nie kontaktować się z zatrudnionym za jej pośrednictwem kandydatem, ani innymi pracownikami klienta.
Outplacement - usługa polegająca na wsparciu zwalnianych pracowników w poszukiwaniu nowych możliwości zatrudnienia.
Programy outplacementu indywidualnego realizowane są w sytuacjach pojedynczych zwolnień i dotyczą najczęściej kadry kierowniczej oraz wysokiej klasy specjalistów. Celem programów indywidualnych jest wsparcie pracowników objętych projektem w poszukiwaniu nowych możliwości rozwijania kariery zawodowej oraz kształtowanie umiejętności, pozwalających na realizację planów zawodowych.
Programy outplacementu grupowego realizowane są w sytuacjach zwolnień grupowych np. w sytuacji fuzji, przejęć, zmian organizacyjnych lub likwidacji części działalności firmy. Ich celem jest wyposażenie uczestników w niezbędną wiedzę i umiejętności z zakresu poszukiwania nowego miejsca pracy i autoprezentacji podczas spotkań rekrutacyjnych.
search & selection - klasyczna metoda rekrutacji i selekcja stosowana przy poszukiwaniu pracowników niższego szczebla. Bazuje na ogłoszeniach prasowych i własnej bazie kandydatów. Czasami jest wpierana przez poszukiwania bezpośrednie.
|