Efektywna komunikacja w organizacji
Autor: Irena Ochyra
Komunikowanie się w organizacji to wymiana informacji i znaczeń. Jest ono niezbędnym elementem istnienia każdej organizacji.
Komunikacja nieuporządkowana, zbyt dowolna, przeszkadza organizacji w realizacji jej celów - rozprasza uwagę, zabiera czas, nakłada się na komunikaty niezbędne do prawidłowego działania organizacji, tworząc szumy informacyjne (np.: długie rozmowy telefoniczne).
Szum informacyjny - może stanowić wszystko. Aby podjąć prawidłową decyzję, menadżer musi oprzeć się na rzetelnych faktach, przekazywanych przez współpracowników. Aby skutecznie kierować grupą, musi być pewien, że jego decyzje są prawidłowo rozumiane. Aby motywować podwładnych do lepszej pracy, musi prawidłowo rozumieć ich intencje i potrzeby.
Przyczyny zakłóceń w komunikacji
Jakie więc mogą być przyczyny zakłóceń?
Cechy ludzi przekazujących i odbierających komunikat (różnice językowe, różnice w postrzeganiu zjawisk, cech i ludzi, filtr informacyjny, projekcja stosunku emocjonalnego do nadawcy: lęku, złości, gniewu) Brak niezbędnych kompetencji komunikacyjnych. Przyczyna może tkwić w kontekście działań komunikacyjnych (niewłaściwe miejsce i czas przekazania komunikatu-krytyka pracownika, upomnienia, brak sprzyjającego klimatu w grupie, czyli brak chęci zaangażowania w wymianę komunikatu) Mogą wypływać z cech formalnej struktury komunikacji w organizacji (zbyt rozbudowany łańcuch powiązań komunikacyjnych, zbyt duża standaryzacja komunikacji ogranicza możliwości przekazywania informacji nietypowych).
Wady środków przekazu (niesprawne tel. zawodny system obiegu dokumentów).
Jak pokonać bariery komunikacyjne?
Wg. Andersona należy:
Formułować komunikaty raczej opisowe, a nie oceniające.
Unikać mówienia więcej niż odbiorca komunikatu może jednorazowo wysłuchać.
Pytać wprost o to, jak druga strona rozumie twoje wypowiedzi i idee.
Wybierać czas i miejsce przekazania przez odbiorcę komunikatów zwrotnych, dogodne dla niego.
Przekazywać informacje zwrotne w stosunku do wypowiedzi nadawcy, kiedy druga strona ich oczekuje i kiedy sądzimy, że spowodują one zmianę jego zachowań lub sądów.
Preferujemy komunikację „twarzą w twarz".
Słuchamy drugiej strony.
Podtrzymujemy sprzyjający klimat komunikacji.
Wystrzegamy się znanego w psychologii mechanizmu wnioskowania
o intencjach drugiej strony na podstawie własnych obaw.
Aby komunikacja miała charakter uporządkowany, tworzone są środki i kanały porozumiewania się oraz system bodźców skłaniający członków organizacji do korzystania z nich. Podtrzymywany jest kod kulturowy właściwy każdej organizacji ( zwracanie się lub wywoływanie partnera) Tworzony jest i podtrzymywany system hierarchii w stosunkach komunikacyjnych. Ważnym predykatem komunikacji jest styl komunikowania się pracowników i przełożonych. Typologię podstawowych stylów komunikowania się oprzemy na podstawie dwóch wymiarów:
Otwartości wobec osób, z którymi komunikujemy się.
Zakresu wykorzystania sprzężenia zwrotnego.
Otwartość w komunikowaniu się zakłada, że pozytywnie reagujemy na działania komunikacyjne innych osób, pozwalając im na swobodne poszerzanie wiedzy na temat naszych odczuć, interesów i znaczeń, którymi się posługujemy, niesie to jednak ryzyko dla uczestników porozumiewania się szczególnie w sytuacji współzawodnictwa pomiędzy ludźmi lub rygorystycznej kontroli ich poczynań. Dlatego mówimy o względnej otwartości komunikowania się. Wykorzystanie sprzężenia zwrotnego polega na przekazywaniu innym ludziom informacji na temat tego, jak rozumiemy ich przekazy, jak postrzegamy ich jako rozmówców.
Style komunikowania się
Rozróżniamy podstawowe style komunikowania się: styl introwertyczny, ekstrawertywny, obronny, przetargowy oraz styl efektywnej komunikacji.
Styl „introwertyczny" prezentują osoby , które dążą do ograniczenia komunikacji z innymi, są zamknięte, nie interesują się opiniami, postawami i emocjami pozostałych członków organizacji. Jeśli kierownik prezentuje ten styl komunikowania się - to przejawia się on w autokratycznym stylu przywództwa, jeśli spotka się takich kilku introwertyków, możemy spodziewać się niewielkiej kreatywności podwładnych i niskiej wydajności pracy.
Styl „ekstrawertywny" , prezentują osoby skupiające się na własnych pomysłach i odczuciach chcąc je przekazać innym, ale nie są otwarci na sugestie innych. Kierownicy o tym stylu komunikowania się koncentrują uwagę na sobie , nie potrafią słuchać tego co mówią podwładni nie lubią słów krytyki. Ten styl komunikowania się może doprowadzić do niepewności i zagrożenia u podwładnych.
Styl obronny, prezentują osoby, które podejmują próby badania i oceniania innych, ale nie dopuszczą do poznania swoich uczuć i poglądów. Taki styl wzbudza nieufność wśród pracowników.
Styl „przetargowy", prezentują osoby, które przyjmują informację zwrotną, otwierają się na innych ale oczekują za to wzajemności. Ten styl może powodować niepokój, może ograniczać współpracowników.
Styl „efektywnej komunikacji" - to osoby elastyczne, otwarte wobec innych i wykorzystują sprzężenie zwrotne. Osoby takie potrafią zaakceptować krytykę własnych działań, potrafią czerpać doświadczenia z informacji zwrotnej, świetni pracownicy zespołów, świetni przywódcy.
http://www.jakosc.biz/psychologia-zarzadzania/komunikacja/efektywna-komunikacja-w-organizacji.html