TURYSTYKA KULTUROWA I BIZNESOWA, Turystyka


TURYSTYKA KULTUROWA I BIZNESOWA

DEFINICJE

Według WTO, podróże w celach biznesowych są dzielone na następujące rodzaje :
- instalację urządzeń;
- wizytacje;
- podróże handlowe do innych przedsiębiorstw;
- uczestnictwo w spotkaniach, konferencjach, kongresach, targach i wystawach;
- wycieczki będące formą motywacji pracowników ( incentive);
- wygłaszanie wykładów i występy na koncertach;
- zawieranie kontraktów;
- podróże związane z zawodowym uprawianiem sportu;
- misje rządowe ( włączając w to personel dyplomatyczny, wojskowy i członków organizacji międzynarodowych);
- płatne studia, kształcenie i badania naukowe, kursy językowe i inne rodzaje kształcenia specjalistycznego, związane z interesami lub zawodem osoby podróżującej.

(„Terminologia Turystyczna. Zalecenia WTO”. ONZ Warszawa 1995 r.)

1) Konferencja
Wydarzenie zainicjowane przez dowolną organizację w celu spotkania i wymiany poglądów, rozpowszechnienia informacji, otwarcia dyskusji itp. Konferencja nie musi być powtarzalna ani zgodna z tradycją ewentualnych poprzednich spotkań. Trwają zwykle krótko i maja określone cele.
2) Kongres
Regularnie powtarzane spotkanie ( zjazd) dużej grupy osób ( od kilkuset do kilku tysięcy) najczęściej w celu przedyskutowania konkretnego tematu. Trwa zwykle kilka dni i w tym czasie odbywa się równolegle kilka sesji. Przerwa pomiędzy kongresami jest stała i ustalona z góry, może się odbywać raz na rok, co dwa lata lub w innych stałych odstępach czasu.

3) Konwencja
Formalne spotkanie przedstawicieli instytucji, grupy społecznej lub zawodowej w celu przekazania informacji na temat określonej sytuacji, omówienia jej oraz uzgodnienia przez uczestników przyszłych działań. Czas trwania jest ograniczony a częstotliwość spotkań jest nieokreślona.
4) Szkolenia
Impreza, podczas której uczestnicy gromadzą się celem uzyskania informacji lub doskonalenia swoich umiejętności. Mogą być „zamknięte” ( uczestniczą w nich wtedy osoby zatrudnione u jednego pracodawcy) lub „otwarte” ( program dostępny dla wszystkich zainteresowanych)
5) Targi i wystawy
Prezentacje produktów lub usług dla zaproszonej publiczności, w celu poinformowania i pobudzenia sprzedaży. Stymulują do uprawiania turystyki ( sprzedających jak i odwiedzających) i generują popyt na usługi turystyczne

I) Brak jest standardowej i właściwie zdefiniowanej terminologii dla różnych sektorów podróży służbowych.
II) Jest potrzeba opracowania wiarygodnych statystyk i przeprowadzania regularnych badań statystycznych.

Struktura przemysłu podróży służbowych.

1. Indywidualne podróże służbowe

Prezentacje, konsultacje, badania, spotkania 1:1

2. Turystyka biznesowa

- często grupowe

Spotkania grupowe

Podróże motywacyjne

- grupowe

- rodzinne

Wystawy

Turystyka korporacyjna

- imprezy z aktywnym udziałem gości

Turystyka biznesowa- typologia

KONFERENCJE

(spotkanie biznesowe z udziałem do 200 osób)

TARGI

i inne imprezy wystawiennicze

KONGRESY

(spotkanie biznesowe z udziałem powyżej 200 osób)

IMPREZY KONSUMENCKIE

(events)

IMPREZY MOTYWACYJNE

- incentive travels - meetings - events

WYJAZDY INTEGRACYJNE

- wewnątrzfirmowe - z partnerami firmy - z prestiżowymi klientami

WYJAZDY GRATYFIKACYJNE

(wyjazd jako forma nagrody; zazwyczaj z najbliższą rodziną)

SPOTKANIA FIRMOWE

- wyjazdowe posiedzenia zarządu - narady szefów oddziałów regionalnych - inne

SZKOLENIA

(różnego rodzaju)

WSZELKIEGO RODZAJU PODRÓŻE BIZNESOWE

(typu delegacje służbowe pojedynczych lub kilku pracowników)

NAZEWNICTWO

Abstract - pisemne streszczenie wypowiedzi, prezentacji itp. na około 200 - 500 słów, często stosowane przy konferencjach.
Agenda - program/terminarz z zajęciami, które mają się odbyć lub zostać przedyskutowane podczas spotkania lub określonego czasu. Może zawierać dokładną informację godzinową.
Air Walls - ruchome bariery (dźwiękoszczelne) ścianki służące do dzielenia dużych pomieszczeń na mniejsze sale - także „kurtyna powietrzna” zabezpieczająca wejście do obiektu od wpływów atmosferycznych.
Aisle - przejście pomiędzy stolikami, krzesłami umożliwiające przechodzenie. Termin stosowany przy określaniu ustawienia wyposażenia w salach konferencyjnych.
Akceptacja (acceptance) - zgoda, podpis pod umową, kontraktem.

Ambient Light - poziom naturalnego światła w danym pomieszczeniu.
Animator - osoba zatrudniona w celu organizowania życia towarzyskiego, zajęć programowych o charakterze rekreacyjnym dla gości hotelu, uczestników podróży motywacyjnej czy pasażerów statku turystycznego.
Ankieta sondażowa (review form) - ankieta, dzięki której można poznać opinię uczestników o organizacji imprezy, warunkach zakwaterowania itd.
Association Planner - osoba organizująca spotkania dla stowarzyszeń.
Bid Dokument (ankieta przetargowa dla oferentów) - zaproszenie do składania ofert przetargowych na lokalizację imprezy wraz z informacjami rzeczowymi na jej temat. Zapytanie ofertowe.
Break-down Time (czas rozbiórki) - czas, jaki należy przeznaczyć na demontaż i wyniesienie konstrukcji ustawionych w sali w związku z konferencją i towarzyszącą jej wystawą.

Certified Meeting Professional (CMP) - manager spotkań, który ukończył profesjonalne szkolenie i uzyskał certyfikat kompetencji/fachowości.
Charakterystyka imprezy (Meeting Profile) - krótkie opracowanie informujące o głównym celu i poszczególnych częściach składowych danej imprezy, niezbędne wszystkim zainteresowanym stronom.
Charakterystyka uczestników (Delegate Profile) - krótka charakterystyka grupowa osób uczestniczących w konferencji.
Conference Center (centrum konferencyjne) - miejsca specjalnie wybudowane do przyjmowania i obsługiwania imprez związanych z podróżami służbowymi. Zwyczajowo ma więcej sal i pomieszczeń konferencyjnych niż pokoi sypialnych.

Corporate Event - wydarzenie firmowe, mające: integracyjny, szkoleniowy, motywacyjny, poznawczy charakter; gromadzące pracowników, dystrybutorów, często zaproszonych gości, połączone z atrakcyjnym programem turystyczno - rekreacyjnym.
Corporate Meeting - spotkanie pracowników danej firmy, gdzie koszty podróży, zakwaterowania, posiłków są pokrywane przez pracodawcę.
Corporate Travel - rodzaj podróży służbowych, pracownicy podróżują w celach biznesowych na koszt pracodawcy.
Część konferencyjna (Meeting space) - ta cześć centrum, gdzie realizowany będzie program merytoryczny konferencji.
Decision Maker - osoba w firmie odpowiedzialna za podejmowanie decyzji. Osoba zlecająca wyjazd incentive. (zazwyczaj szef marketingu, działu kadr/HR lub działu PR).

Destination Management Company (DMC) - biuro obsługujące organizatorów spotkań w danym miejscu. Zajmuje się m.in. organizacją wycieczek, planowaniem i zarządzaniem spotkań w tym miejscu; planowaniem,prowadzeniem imprez towarzyszących
EFAPCO - European Federation of Associations of Professional Congress Organisers, federacja stowarzyszeń narodowych skupiających PCO (założona w 2004 r. z udziałem tow.”KiKwP”).
Familiarization Trip (Fam Trip) - wycieczka organizowana w celu prezentacji profesjonalnym organizatorom spotkań destynacji, bazy hotelowej, restauracji i lokalnych atrakcji.
Flyer (ulotka) - jednokartkowy (dwustronny) druk, promujący imprezę.
Fourier (przewodnik grupy) - osoba zatrudniona do wskazania drogi i opieki nad grupą w trakcie wycieczek organizowanych podczas konferencji.

Gala Dinner - oficjalna kolacja podczas konferencji, z uroczystym programem wieczoru; w trakcie którego, po posiłku mają miejsce przemówienia ważnych gości (prezes, dyrektor, polityk itp.)
Venue (centrum konfer.) - miejsce przeprowadzenia imprezy.
Hosted Buyer - termin określający specjalnych kupców - zapraszanych na koszt wystawców. Bardzo często jest to osoba odpowiedzialna za decyzje w dużej firmie, organizująca konferencje, zamawiająca podróże motywacyjne oraz zajmująca się podróżami służbowymi w danej korporacji.
IACC - International Association of Conference Centers; IACVB - International Association of Convention & Visitors Bureaus; IAEM -International Association for Exposition Management; IAMC -Institute of Association Management Companies; IATA -International Air Transport Association; ICCA - International Convention & Congress Association, obecnie: The Meeting Association; ICPA - Insurance Conference Planners Association; IEA - International Exhibitors Association

Indywidualne podróże służbowe
(1) rutynowe zajęcia służbowe, często odbywane w pojedynkę, w skład których wchodzą prezentacje, konsultacje, badania, spotkania „jeden na jeden”. Miejsce docelowe jest zwykle wiadome i wynika z obowiązków; jedyny sektor podróży służbowych, który nie dopuszcza dowolności.
(2) jakakolwiek podróż z miejsca, w którym dana osoba normalnie pracuje w celu wypełnienia obowiązków służbowych
Inspection Trip - wycieczka organizowana w celu prezentacji profesjonalnym organizatorom spotkań: destynacji, bazy hotelowej, restauracji i lokalnych atrakcji.
Local Host - gospodarz, grupa osób odpowiedzialna za strategię, organizację i przebieg danego spotkania, konferencji itp. Rola podobna do komitetu organizacyjnego.

MICE - meetings, incentives, conferences and exhibitions
( spotkania, podróże motywacyjne, konferencje i wystawy).
Meeting - spotkanie pewnej ilości osób w określonym miejscu i celu. Zajmują się podobną tematyką, mają podobne zainteresowania.
Meeting Professional - osoba, która planuje i realizuje spotkania, konferencje, kongresy.
OHP (Overhead Projector) - rzutnik pisma.
Organizator prezentacji (Production Company) - firma, która w ramach konferencji przygotowuje i przeprowadza prezentację lub promocję produktu. Można jej także zlecić przygotowanie tematyki konferencji.
Osoba towarzysząca (Partner) - osoba towarzysząca oficjalnemu uczestnikowi, zaproszona przez niego na konferencję (niekoniecznie współmałżonek).

Pakiet konferencyjny - pakiet materiałów drukowanych (czasem w uzupełnieniu: taśma wideo, CDROM, DVD), wydanych w celu promocji danego centrum, zawierający wszechstronne informacje dla klientów.
Planista konferencji (meeting planner) - osoba odpowiedzialna za planowanie i organizowanie w firmie szkoleń, konferencji, sympozjów, narad i innych spotkań związanych z działalnością firmy. Współpracująca z profesjonalnymi agencjami i podmiotami specjalizującymi się w obsłudze imprez z zakresu turystyki biznesowej.
Pre & Post (Trip) Tours - fakultatywne wycieczki, imprezy organizowane przed lub tuż po zakończeniu się konferencji, z których korzystają jej uczestnicy; mające na celu zapoznanie ich z atrakcjami turystycznymi, kulturą danego regionu lub udział w wydarzeniu wysokiej rangi.

Podróż motywacyjna (Incentive travel/tourism) - podróż pracowników, sprzedawców, agentów lub osób szczególnie wyróżniających się w firmie, opłacana przez przedsiębiorstwo, w ramach nagrody za realizację danego zadania, wysoką sprzedaż, wybitne osiągnięcia lub jako nagroda motywująca do większej aktywności w przyszłości. Bardzo często niedostępna dla normalnych turystów i charakteryzująca się wyjątkowością, trudnością w organizacji i mająca w swym programie elementy nierzadko innowacyjne, pionierskie i ekskluzywne.
Podróże służbowe indywidualne - podróże odbywające się, z założenia, w czasie pracy i finansowane z budżetu firmy. Są krótkie i częste oraz odbywają się poza sezonem turystycznym. Za miejsca docelowe wybierane są większe miasta na obszarach uprzemysłowionych. Podróże odbywane samotnie, głównie przez pracowników wyższego szczebla.

Profesjonalny Organizator Konferencji (PCO Professional Conference Organizer)
(1) Firma, która specjalizuje się w zarządzaniu kongresami. PCO działa jako konsultant komitetu organizacyjnego, wpływając na jego decyzje, wykorzystując swoje doświadczenie i wiedzę, zdobyte w ciągu wielu lat pracy w organizacji imprez. Mogą być to także biura podróży, firmy PR itp. Często usługi oferowane przez te firmy dotyczą tak zwanego destination management. To odróżnia je od PCO, iż ich podstawowym, przeważającym biznesem nie jest profesjonalna organizacja kongresów.
(2) Jest to menedżer produktu ( tj. całej imprezy), od czasu do czasu, konsultant doradzający w takich kwestiach, jak: techniki komunikacji, marketing i PR, podatki i ubezpieczenia. Są oni także w stanie służyć radą na temat np. potrzeb rządowych spotkań wysokiego szczebla,
( zasady protokołu i obsługi VIP-ów, zasady bezpieczeństwa i sprawy zw. z obsługą medialną.)
PCO muszą posiadać Certyfikaty Jakości Usług, nadawane przez POT ( ważny na 2 lata)

Protokół czynności - lista niezbędnych czynności, które należy podjąć w celu zapewnienia konferencji sukcesu, z wyszczególnieniem osób lub instytucji powołanych do ich przeprowadzenia, a także terminów realizacji.
Przemysł spotkań (Meeting Industry) - sektor przemysłu związany z obsługą, organizacją i nadzorowaniem konferencji, kongresów, wystaw itd.
Rejestracja (Registration) - procedura związana z przyjęciem zgłoszenia do uczestnictwa w imprezie. Można ją przeprowadzić w terminie poprzedzającym imprezę oraz ponownie na miejscu lub też tylko na miejscu.
Rekonesans (site inspection) - wstępne zapoznanie się z bazą noclegowo-restauracyjną, transportem, zapleczem konferencyjnym, atrakcjami turystycznymi itp. w określonym terenie.

Sales Coordinator/ Manager Representative - osoba np. w hotelu, odpowiedzialna za sprzedaż miejsc noclegowych i przestrzeni funkcjonalnej (sal wielofunkcyjnych).
Sesje tematyczne (syndicate sessions) - spotkania w ramach mniejszych grup tematycznych ( amer.- breakout session).
Social Space (miejsce spotkań kuluarowych, towarzyskich) - ten obszar centrum konferencyjnego, gdzie odbywać się będą wszelkie spotkania w ramach organizacji czasu wolnego.
Spotkania - obejmują wiele rodzajów imprez : konferencje, seminaria szkoleniowe, wprowadzanie nowych produktów na rynek, doroczne walne zgromadzenia. Są organizowane przez firmy i stowarzyszenia w celu ułatwienia komunikacji między pracownikami, klientami, udziałowcami i członkami

Środki audiowizualne (Audio-Visual; AV) - termin zbiorczy na określenie metod i środków technicznych ułatwiających wizualny bądź akustyczny kontakt z widownią.
Turystyka biznesowa (Business tourism) - dowolne, nie rutynowe zajęcia służbowe odbywające się zazwyczaj w grupie, w których skład wchodzą spotkania grupowe (konferencje, seminaria), podróże motywacyjne, targi i wystawy oraz turystyka korporacyjna; szeroko pojęte podróże służbowe w ramach pracy zawodowej.
Turystyka korporacyjna - forma podróży służbowej, polegająca na zapraszaniu gości organizatora (firmy, najcenniejsi klienci), do darmowego uczestnictwa w ważnych wydarzeniach sportowych i kulturalnych lub zorganizowanym wypoczynku, trwająca zazwyczaj dzień lub krócej ( obejmuje luksusowe rozrywki).

Transfery (Transfers) - termin określający transport usług z lotnisk, portów do hoteli bądź centrów konferencyjnych.
Uczestnik (Delegate) - osoba uczestnicząca w sesjach roboczych konferencji, niezależnie od tego, czy bezpośrednio powołano je do udziału, czy też nie.
VIP (Very Important Person) - osobistość, gość specjalny.
Welcome Cocktail/Drink - (1) napój serwowany na przywitanie gości. (2) przyjęcie, podczas którego są serwowane różne napoje.
Workshop - (1) Spotkanie kilku osób w celu intensywnej dyskusji na dany temat; (2) Sesja treningowa polegająca na otwartych ćwiczeniach, odkrywaniu zdolności, pogłębianiu wiedzy dla uczestników spotkania (konferencji, kongresu).
Wykonawcy usług (suppliers) - osoby fizyczne lub firmy, z których sprzętu, urządzeń lub pracy korzysta organizator imprezy
Wystawy - targi lub imprezy konsumenckie.

Porównanie podróży w czasie wolnym i służbowych

Zagadnienia

Podróż w czasie wolnym

Podróż służbowa

Kto płaci za podróż

Podróżujący

Pracodawca

Kto/co ma decydujący wpływ na wybór miejsca docelowego

Podróżujący

Organizator wydarzenia, miejsce lub praca do wykonania

Kiedy się odbywają

W wolnym czasie

W czasie pracy

Okresy wakacyjne i weekendy

Poza sezonem turystycznym (pon-pią)

Parę razy w roku, ale trwają dłużej ( wakacje)

Są częstsze ale krótsze

Jak wcześnie należy je planować

Wakacje - z dużym wyprzedzeniem

Duże imprezy organizowane są parę lat wcześniej

Kto podróżuje

Kto ma czas i pieniądze

Osoby dorosłe, pracownicy wyższych szczebli lub ci którzy mają określone umiejętności niedostępne w danym miejscu

Co jest celem podróży

Morze, góry, miasta, obszary wiejskie

Większe miasta na obszarach uprzemysłowionych

W czyim towarzystwie się podróżuje

Przyjaciele, Rodzina

- Podróże służbowe - samotnie;

- T.biznesowa - koledzy z pracy

Sektor podróży służbowych

Nabywcy

Pośrednicy

Dostawcy

Indywidualne podróże służbowe

> Przedsiębiorstwa i inne organizacje ( agencje rządowe itp.)

> Własny personel

- kierownicy ds. podróży;

- sekretarze, asystenci

PCO, DMS - poprzez :

> swoje filie w siedzibie klienta;

> systemy rezerwacji on-line

 

> przewoźnicy;

> obiekty noclegowe;

> gastronomia;

> organizatorzy rozrywki i rekreacji;

Spotkania

> Przedsiębiorstwa;

> Administracja publiczna;

( lokalna, regionalna, narodowa, ponadnarodowa)

> Stowarzyszenia (zawodowe, handlowe, religijne itp.);

> Własny personel

- kierownicy ds. podróży;

- sekretarze, asystenci;

- organizator konferencji

> PCO, DMS;

> Agencje poszukujące miejsc spotkań;

> Firmy produkcyjne;

> Firmy oferujące własną bazę;

> Firmy marketingowe;

> Organizacje promocyjne

powołane do promowania danego miejsca ( CB, UM, ROT,LOT itp.)

> przewoźnicy;

> obiekty noclegowe

( sale konferencyjne);

> gastronomia;

> organizatorzy rozrywki i rekreacji;

> Centra konferencyjne i szkoleniowe;

> Uniwersytety;

> Miejsca nietypowe;

> Dostawcy usług audiow.

> Firmy telekomunikac. (konferencje wideo lub satelitarne);

> Tłumacze

Podróże motywacyjne

> Przedsiębiorstwa;

> Własny personel :

- kierownicy ds. podróży;

- sekretarze, asystenci

> PCO, DMS;

> Firmy oferujące własną bazę;

> Organizacje promocyjne

(CB, UM, ROT,LOT itp.)

> przewoźnicy;

> obiekty noclegowe; gastronomia;

> organizatorzy rozrywki i rekreacji,miejsca nietypowe

Wystawy

> Producenci i dostawcy usług

> Organizatorzy wystaw;

> pośrednicy w organizacji wystaw;

> Organizacje promocyjne

powołane do promowania danego miejsca ( CB, UM, ROT,LOT itp.)

> przewoźnicy;

> obiekty noclegowe;

> gastronomia;

> org. rozrywki i rekr.;

> Centra wystawiennicze;

> Firmy wynajmujące zabudowę targową

Turystyka korporacyjna

> Przedsiębiorstwa

> Agencje turystyki korporacyjnej;

> Public relation;

> PCO, DMS

 

> Firmy wynajmujące duże namioty;

> Gastronomia;

> Miejsca nietypowe i historyczne

> Organizacje promujące wydarzenia sport. i artyst.;

> Organizatorzy czasu wolnego

> Wielkość podróży służbowych jest bardziej stabilna i mniej podatna na modę i załamania gospodarki niż podróże w czasie wolnym.
> Liczba podróży służbowych jest raczej stała.
> Wydatki na podróże służbowe nie są stałe.
> Wydatki na podróże służbowe są rozłożone bardziej równomiernie w całym roku, z niewielkim spadkiem podczas sezonów wakacyjnych
> Popyt na podróże służbowe i w czasie wolnym uzupełniają się ( niektóre destynacje mogą mieć możliwość obsługi obu tych rynków - może być to metoda wydłużenia sezonu turystycznego)
> Odbywają się najczęściej w czasie tygodnia pracy (pon - czw.) - weekendy uzupełniane są przez podróże w czasie wolnym (np. w tych samych obiektach - mniejsze koszty)

Miejsca docelowe podróży służbowych
> Celem większości podróży służbowych są miasta.
> W wielkich miastach są ulokowane główne siedziby firm, fabryki, centra kongresowe, konferencyjne, targi; infrastruktura ( hotele, lotniska, centra rozrywkowe, kulturalne itp.)
> Miejsca odwiedzane znajdują się w ograniczonej liczbie krajów.
> 1/3 pasażerów w samolotach to osoby podróżujące służbowo.

> Osoby podróżujące w czasie wolnym :
- wybierają miejsca znajdujące się na terenie krajów rozwijających się;
- są zainteresowane tymi miastami w których są zabytki, rozrywka, centra handlowe;
- najczęściej poruszają się blisko centrum danego miasta;

> Osoby podróżujące służbowo :
- wybierają miejsca znajdujące się na terenie krajów uprzemysłowionych ( wyjazdy zależą bezpośrednio od stanu gospodarki);
- są zainteresowane miastami które mają charakter handlowy czy przemysłowy (takie podróże przynoszą efekty ekonomiczne miejscom nie odwiedzanym przez „turystów”)
- najczęściej poruszają się w wielu miejscach ( nie tylko w centrum)

PLUSY ၉
> Prestiż wynikający z organizacji w jakimś mieście międzynarodowego kongresu, z goszczenia spotkania na wysokim szczeblu ( np. spotkanie głów państwa, szczyt polityczny itp.) - może podnieść wiarygodność miasta i jego rangę na międzynarodowej scenie politycznej.
> Miasta które postawiły na rozwój turystyki biznesowej, pobudzają inwestycje zagraniczne - osoby związane z biznesem uznają dane miejsce za atrakcyjne podczas podróży służbowej i wracają do niego, aby rozpocząć tam działalność.
> Uczestnicy spotkań, stają się także „ambasadorami” danego miasta, przekazując innym swoje pozytywne wrażenia.

> Wpływ podróży służbowych na odwiedzane miasta jest „mniej szkodliwy” niż odwiedziny w czasie wolnym ( turystyka biznesowa jest zwykle bardziej równomiernie rozłożona geograficznie, nie ma tak szkodliwego wpływu na środowisko, w odróżnieniu do turystyki masowej która często „rozdeptuje” popularne destynacje np. kurorty).
> Koszty ponoszone przez miasta aby przyciągnąć osoby podróżujące służbowo są w większości marginalne ( korzystają z hoteli, sal, lotnisk, restauracji i innej infrastruktury z której korzystają także uczestnicy wyjazdów rekreacyjnych) - odnosi się to tylko do indywidualnych podróży służbowych, podróży motywacyjnych i turystyki korporacyjnej.

MINUSY
> Koszty ponoszone przez miasta aby przyciągnąć kongresy, konferencje, targi - wymagają już specjalnych nakładów ( np. budowa Centrum Kongresowego).
> Koszty dodatkowe to koszty:
- ponoszone z tytułu zapewnienia uczestnikom spotkań oficjalnych - bezpieczeństwa;
- usuwania szkód spowodowanych np. przez przeciwników/protestantów.
> Rozwój przestępczości i prostytucji, zjawisk patologicznych itp.

Podaż EUROPA
Czynniki korzystne :
- atrakcyjna różnorodność miejsc i kultur;
- dojrzały rynek z wieloletnią tradycją ;
- kompetencje i profesjonalizm specjalistów;
- jakość produktów turystycznych;
- obecność głównych siedzib wielu firm, instytucji i stowarzyszeń, co powoduje duże zapotrzebowanie na spotkania i wymianę informacji;
- szybki rozwój infrastruktury transportowej ( koleje szybkobieżne, tanie linie lotnicze);
Czynniki niekorzystne :
- problem długich odpraw na lotniskach;
- konkurencja Azji, Australii

Popyt
- Rozwój handlu od końca II wojny światowej zapewnił w Europie wzrost sektora podróży służbowych;
- Poziom popytu wzrastał dzięki zniesieniu kontroli granicznych, wprowadzeniu wspólnej waluty Euro;
- Zniesienie międzynarodowych barier w handlu - spowodowało powstanie rynku globalnego + wolna konkurencja

Indywidualna podróż służbowa oznacza jakąkolwiek podróż z miejsca, w którym dana osoba normalnie pracuje, w celu wypełnienia obowiązków służbowych.
- podróże osób zatrudnionych przez spółki;
- podróże przedstawicieli administracji publicznej, naukowców itp.;
- podróże krajowe i zagraniczne;
- podróże samolotem, statkiem, samochodem, koleją;
- może obejmować noclegi, wynajem samochodu itp.

Przewidywany roczny rzeczywisty wzrost wydatków na podróże służbowe w Europie do 2010 roku -
wyniesie 3,7 % !!!

Charakterystyka osób podróżujących

> Osoby podróżujące w interesach rzadko mogą wybrać datę i miejsce podróży;
> Oczekują usługi, która zapewni im możliwość zmiany lub odwołania rezerwacji

Charakterystyka osób podróżujących

1) Przedstawiciele wyższego szczebla kierownictwa firmy oraz zarządzający średniego i niskiego szczebla - stanowią znaczny % rynku podróży międzynarodowych;

2) Przedstawiciele regionalni i pracownicy działów sprzedaży - stanowią znaczny % rynku podróży krajowych;

3) Większość wyjeżdżających w interesach - to mężczyźni ( tylko 13 % podróżujących stanowią kobiety).

Czego spodziewają się podróżujący służbowo ?
 Chcą skutecznych i o wysokiej jakości produktów związanych z wyjazdami
 Wygody;
Komfortu;
Wiarygodności;
Chcą podróżować bezstresowo;
Wymagają szybkiego rozwiązywania wszystkich pojawiających się problemów

Dane statystyczne : USA ( 2000 r.)
 1/5 dorosłych osób ( 22 %) odbywa przynajmniej jedną podróż służbową w roku ( obserwuje się wzrost o ok.5 % rocznie);
osoby podróżujące w interesach odbywają średnio 5 podróży w roku;
najwięcej podróży jest w sektorach : ochrona zdrowia, prawo, edukacja, produkcja, finanse, bankowość, nieruchomości;
mężczyźni podróżują więcej niż kobiety ( średnio : 7 wyjazdów mężczyźni, 4 wyjazdy kobiety);
średni wiek osób podróżujących w interesach : 42 lata;
podróże służbowe w USA to raczej wyjazdy krajowe niż zagraniczne

Składniki wydatków ponoszonych przez firmy
 Płace
Przetwarzanie danych
ႃ Wydatki na podróże indywidualne

Jak są podejmowane decyzje o wyjazdach służbowych i z czego wynikają ?

1) OGÓLNA POLITYKA FIRMY DOTYCZĄCA PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH : wyznaczają je ramy, w których podejmowane są decyzje na drugim poziomie ( oficjalna, spisana polityka firmy - zadania, cele)
2) INDYWIDUALNE, SKONKRETYZOWANE ZAKUPY : ustalenia podejmowane są z dnia na dzień w ramach polityki firmy ( przyjęte parametry i warunki)

OSOBY PODEJMUJĄCE DECYZJE

I POZIOM - OGÓLNA POLITYKA FIRMY
> Członkowie kierownictwa spółek ( Dyrektorzy ds. zakupów, Dyrektor zarządzający; Kierownik ds. podróży) :
- wybierają konkretne linie lotnicze;
- sieci hotelowe;
- wypożyczalnie samochodów z których będą korzystać pracownicy;
- decydują o wyborze firmy pośredniczącej.
II POZIOM - INDYWIDUALNE, SKONKRETYZOWANE ZAKUPY
> Pracownicy odpowiedzialni za te zadania ( czasem sami podróżujący, częściej są to ich asystenci i sekretarze)
- rezerwacja hoteli;
- rezerwacja biletów lotniczych;

> OSOBA PODEJMUJĄCA DECYZJĘ KIERUJE SIĘ GŁÓWNIE CENĄ
> OSOBA PODRÓŻUJĄCA KIERUJE SIĘ LUKSUSEM, PRESTIŻEM I KOMFORTEM

Przykłady wytycznych, które podejmują firmy, dotyczące wyboru dostawców usług

- korzystanie z usług tańszych linii lotniczych na krótszych trasach;
- korzystanie z lotów I klasą tylko w przypadku podróży dłuższych niż 3 godziny;
- noclegi w hotelach max. ***;
- korzystanie z usług wyłącznie tych dostawców z którymi firma ma umowy;
- zakaz zbierania lotniczych punktów rabatowych na własne konto podczas podróży służbowych.

Czynniki mające wpływ na osoby które decydują o zakupie usług
1) Osobiste doświadczenia w podróżach służbowych;
2) Rekomendacje i krytyka ze strony innych osób w danej firmie i innych spółkach;
3) Artykuły prasowe i inne informacje podawane przez media;
4) Narzędzia sprzedaży i marketingu stosowane przez dostawców tego rynku i przez same agencje.

Dostawcy usług (których najczęściej identyfikuje się z rynkiem podróży służbowych)

1. Linie lotnicze

Linie lotnicze dążą do maksymalnego zwiększenia swoich wpływów z podróży służbowych;
> Linie lotnicze obniżają prowizję płaconą biurom podróży;
> Nabywcy usług dążą do maksymalnego ograniczenia wydatków na przeloty ( które są głównym składnikiem kosztów podróży).

> Linie lotnicze musiały dostosować się do zmieniających się potrzeb osób podróżujących służbowo;
> Do początku lat 90 - firmy korzystały z klasy I i klasy biznes;
> Obecnie firmy korzystają z klasy ekonomicznej
( zwłaszcza na trasach krótkich);
> Linie lotnicze walcząc o powrót klientów do klasy wyższej, wprowadzają różnego rodzaju luksusowe udogodnienia : np.w samolotach - większe fotele, łóżka ( parawan, regulowany podgłówek, dodatkowy składany stoliczek, gniazdko zasilające laptopa, telefon, 10,5 calowy ekran do oglądania filmów), programy lojalnościowe, szybsze odprawy itp.;
> Konsumenci coraz chętniej korzystają z usług tanich przewoźników;
> Coraz więcej firm negocjuje ceny biletów w klasie biznes.

2. Hotele

> Wiele firm poszukuje tanich hoteli ( spowodowało to rozwój takich sieci jak np. Formuła 1);
> Hotele tworzą dla swych stałych klientów programy lojalnościowe ( np. możliwość zameldowania się o późnej porze i wymeldowanie o wcześniejszej - bez konieczności płacenia za dodatkową noc; szybsza obsługa gości; pokoje o wyższym standardzie bez dopłaty; zniżka za pralnię i rozmowy telefoniczne, darmowe noclegi w weekend itp.);
> Hotele wprowadzają udogodnienia związane z możliwością prowadzenia „biznesu” - usługi biurowe, usługi translatorskie, komputery w pokojach, faxy, Internet, ksero, skaner, drukarka itp.

Wymagania stawiane hotelom przez kobiety

1) Dobrze oświetlone, bezpieczne parkingi lub usługa odprowadzania samochodów;

2) Dobrze zamykane pokoje;

3) Stale oświetlone korytarze hotelowe;

4) Wizjery w drzwiach hotelowych;

5) Podawanie numerów pokojów przez recepcjonistów w sposób dyskretny;

6) Mieszkanie w pokojach na piętrze a nie na parterze;

7) Suszarki do włosów;

8) Deski do prasowania;

9) Więcej miejsca do pracy w pokojach;

10) Duże lustra w pokojach ( pokazujące całą sylwetkę)

Cechy charakteryzujące wszystkie usługi świadczone na rynku podróży służbowych

Niematerialność
Sprzedajemy iluzję. Turysta ( konsument) kupując ofertę/produkty, kupuje naprawdę jego cechy o pewnym postrzeganym standardzie jakości i stylu, które odzwierciedlają pomysł. Obraz i wartość oferty/produktu mogą być wzmocnione nazwą marki, będącej wskazówką przy identyfikacji produktu jako mającego określoną jakość.

Niepodzielność
Zmienność

1) Usługa jest wytwarzana i konsumowana w tym samym czasie.

2) Usługa nie jest odbierana w taki sam sposób przez wszystkich klientów ( wpływ na to mają błędy ludzkie, pogoda, awarie sprzętu, różnice w gustach i nastrojach, różne postrzeganie rzeczywistości itp.)

Działania

- szkolenie i motywowanie swojego personelu;

- działania zmierzające do zwiększenia udziału klienta w świadczonych usługach np. usługa automatycznego - komputerowego, samodzielnego wymeldowania się z hotelu; automatyczna odprawa na lotniskach; kupowanie biletów przez Internet itp.

Ulotność

Brak możliwości przechowywania usług, aby świadczyć je później (nie sprzedane miejsca w hotelach, w samolotach, są nieodwracalnie stracone.Usług turystycznych nie można przechowywać.)
Działania :
- przewidywanie zwiększonego ruchu odbiorców oferty : np. podstawienie większej ilości samochodów do wypożyczenia, zwiększenie ilości personelu obsługującego w hotelach.

Brak prawa do własności pomysłu

Dostawcy usług nie mogą sobie rościć prawa dodanego pomysłu : innowacji czy usprawnień nie można opatentować.

Przykłady :

- tanie linie lotnicze;

- programy lojalnościowe;

- telefony w samolotach;

- możliwość podłączenia laptopa w klasie biznes

CECHY ODRÓŻNIAJĄCE USŁUGI OD TOWARÓW

Towary

Usługi

- są produkowane;

- są świadczone;

- wykonywane są w pomieszczeniach, do których klienci nie mają dostępu

- świadczone są w pomieszczeniach producenta z udziałem klienta

- towary dostarczane są do miejsc zamieszkania klientów;

- klienci docierają do miejsc, gdzie usługi są świadczone;

- nabycie oznacza prawo własności do używania wg. własnej woli

- nabycie przyznaje tymczasowe prawo użycia w określonym czasie i miejscu

- towary w miejscach sprzedaży „można dotknąć”, można je sprawdzić;

- usługi nie mają namacalnej formy, nie mogą być sprawdzane

- mogą być fizycznie magazynowane

 

POŚREDNICY

-Gdy dana firma wydaje na wyjazdy niewielkie kwoty - zatrudnia kierownika ds. podróży służbowych - NIE KORZYSTA Z POŚREDNIKÓW.
-Firmy korzystające z pośredników - korzystają z usług PCO lub DMC. Wybierają je na zasadzie przetargowej.

SPOTKANIA

Rynek spotkań jest najbardziej zróżnicowany ze wszystkich sektorów podróży służbowych i turystyki.
Zapotrzebowanie na konieczną infrastrukturę i usługi pochodzi od wielu klientów, dla których organizowane spotkania mają rozmaite cele i są bardzo zróżnicowane liczebnie.

Motywacja do odbywania spotkań:
„DZIELENIE SIĘ WIEDZĄ , UMIEJĘTNOŚCIAMI I POMYSŁAMI W CELU WYPRACOWANIA ROZWIĄZAŃ OKREŚLONYCH PROBLEMÓW, ZACHĘCENIA CZY TYLKO ZNALEZIENIA MOŻLIWOŚCI LEPSZEGO WYKONANIA OBOWIĄZKÓW”

„ W OSTATNIM CZASIE SPOTKANIA ZACZĘŁY PRZYNOSIĆ DUŻE ZYSKI I STAŁY SIĘ WAŻNĄ CZĘŚCIĄ PROCESU KOMUNIKACJI, OD KTÓREGO ZALEŻY CAŁA NASZA GLOBALNA WIOSKA A „PRZEMYSŁ SPOTKAŃ „ TO STOSUNKOWO NOWY TERMIN. W LATACH 50 UŻYWAŁO GO NIEWIELE OSÓB”.

Kto przeprowadza badania :
UNION OF INTERNATIONAL ASSOCIATIONS (UIA) Bruksela
- dane pochodzą z corocznych badań ponad 25.000 członków dot. corocznych spotkań stowarzyszeń narodowych z udziałem zagranicznych gości

SEGMENTACJA RYNKU

Jest to podział rynku na grupy klientów o podobnych potrzebach i oczekiwaniach

- musimy dokonać wyboru rynku docelowego, tzn. określić jakich konsumentów chcemy obsługiwać

PAMIĘTAJ ⇒ POTRZEBY LUDZKIE SĄ BARDZO RÓŻNE
1) Każdy wyodrębniony segment rynku musi zostać określony z punktu widzenia jego wielkości, a więc musi być mierzalny ( np. biznesmeni itp.);
2) Segment rynku powinien być opłacalny ( będzie tak wtedy, kiedy wybrana grupa ludzi będzie mieć znaczny udział w całej społeczności - z punktu widzenia wielkości, lub będzie to grupa o istotnym znaczeniu z punktu widzenia np. posiadanych zasobów).
3) Segment rynku powinien być dostępny, tzn. istnieje możliwość dotarcia z ofertą, co wiąże się z określeniem środków informacji i promocji ( np. publikacje w prasie branżowej, udział w targach, działalność CB itp.);
4) Segment rynku powinien być homogeniczny, tzn. potrzeby wybranego segmentu rynku winny być do siebie zbliżone ( np. spotkania branżowe)
 

PO DOKONANIU WYBORU OKREŚLONYCH SEGMENTÓW ORGANIZATOR IMPREZY MOŻE SFORMUŁOWAĆ DLA JEDNEGO
( zdarza się to bardzo rzadko - obsługa tzw. „ nisz rynkowych” ) LUB WIELU SEGMENTÓW RYNKU
( o wiele częściej) :
1) Specyficzne produkty;
2) Główne rynki
3) Sprzedaż

Można zaproponować kilka różnych podziałów całego popytu na spotkania :
1) wg. wielkości : małe i duże;
2) wg. ich celu : spotkania edukacyjne, motywacyjne, informacyjne itp.;
3) wg. uczestników : osoby tutejsze, przyjezdnych, cudzoziemców;
4) wg. branży : rodzaj nabywcy usług ( farmacja, bankowość itp.)
5) „wewnętrzne” : szkolenie pracowników firmy
( niewielkie liczebnie, trwają 1 dzień);
6) „zewnętrzne” : bierze w niej udział większa ilość osób, trwają parę dni
Przemysł spotkań w Europie

Popyt na spotkania tworzą najczęściej :
ႁ Przemysł naftowy, gazowy i petrochemiczny;
ႂ Medycyna i farmacja;
ႃ Informatyka i telekomunikacja;
ႄ Inżynieria i produkcja;
ႅ Finanse;
ႆ Sprzedaż detaliczna i hurtowa;
ႇ Podróże i transport;
ႈ Administracja;
ႉ Związki wyznaniowe;
ႊ Związki zawodowe.

Popyt w sektorze spotkań tworzą organizacje sektorowe działające w imieniu swoich członków.
Mogą to być ( m.innymi):
- stowarzyszenia zawodowe;
- stowarzyszenia handlowe;
- stowarzyszenia osób mających te same zainteresowania ( np. sport, rekreacja, kultura, hobby);
- organy rządowe ( władze lokalne, centralne, agendy rządowe);
- struktury pozarządowe;
- związki religijne i zawodowe itp.
Mogą mieć charakter lokalny, regionalny, narodowy, międzynarodowy.

CHARAKTERYSTYKA SPOTKAŃ STOWARZYSZEŃ
> Spotkania mogą odbywać się co roku lub co dwa
( rzadko częściej - zależy to od liczby członków i jego zasięgu geograficznego);
> Spotkania są bardzo liczebne ( powyżej 200 osób);
> Są zwykle dłuższe od spotkań odbywających się w firmach;
> Uczestnicy są zakwaterowani w miejscu spotkania;
> Okres realizacji tego typu imprez wynosi 2-3 lata
( spotkania dot. firm są planowane poniżej roku);
> Wydatki uczestników ( w miejscach odbywania się spotkań) są nie za duże ( płacone z własnej kieszeni - uczestnictwo jest dobrowolne - w przeciwieństwie do spotkań firmowych );

> Wybór miejsca spotkania jest dowolny ( zależny od atrakcyjności miejsca - zwiększa to atrakcyjność imprezy i może zwiększyć ilość uczestników - przy spotkaniach firmowych : wybór miejsca nie ma wpływu na liczbę uczestników). Konsekwencją zmiany miejsca spotkań, jest niestety brak powrotu przez najbliższe lata do miejsca odbywania się ostatniego spotkania;
> Bardzo trudno jest dostawcy usług wyłonić/ zdefiniować osoby planujące spotkania stowarzyszeń (np.mogą być to osoby przydzielone do organizacji jednej imprezy w ciągu 2 lat, a ich główne zadania w organizacji/spółce mogą być zupełnie inne, często nie mają one upoważnień do podejmowania ostatecznej decyzji na temat np.miejsca spotkania) - najważniejsze to dotrzeć do osób z „komitetu organizacyjnego” ( proces decyzyjny w przypadku stowarzyszenia obejmuje więcej osób niż w przypadku firmy).

> W przypadku stowarzyszeń międzynarodowych często jest przeprowadzana procedura przetargowa
( dzieje się tak ponieważ pomysł zorganizowania spotkania w jakimś określonym miejscu jest często inicjatywą lokalnego lub narodowego oddziału danego stowarzyszenia - o wyborze miejsca decydują złożone oferty konkurujących ze sobą oddziałów stowarzyszenia). Władze lokalne powinny zabiegać o takie imprezy ( dobrym sposobem jest wspólne składanie ofert - formalne zaproszenie, podpisane przez prezydenta; opis atrakcji i usług świadczonych przez CB i PCO itp.)

Dostawcy usług

Dostawcami są ci, którzy wynajmują miejsca i zapewniają usługi konieczne do odbycia się spotkania ( poza „ofertą miejsca” mamy także oferty m.innymi usług wideo, usługi cateringowe, wystawy i targi itp.).
Najważniejszymi dostawcami „miejsca” są :
- HOTELE;
- CENTRA KONFERENCYJNE;
- OŚRODKI NAUKOWE;
- CENTRA KONFERENCYJNE OFERUJĄCE ZAKWATEROWANIE;
- NIETYPOWE MIEJSCA

1. Hotele PLUSY

> Z roku na rok wzrasta ich zainteresowanie organizacją u siebie spotkań i konferencji ( takie działania to np. sprzedawanie swoich usług przez sieć hotelową pod wspólną marką - co daje gwarancję usług);
> Hotele zapewniają 70 % miejsc w przypadku spotkań ( zapewniają lepszą obsługę i atmosferę);
> Dzięki spotkaniom wykorzystują mniej używane zasoby i infrastrukturę
( np. wzrost wykorzystania miejsc noclegowych);
> Hotele najpopularniejsze do odbywania się spotkań to :
1) hotele położone w centrach miast (zwłaszcza duże, **** i *****) - plusem jest położenie ale także to że wszyscy uczestnicy pozostają w tym samym miejscu i mają równy dostęp do np. barów, rozrywki, sklepów; nie muszą przemieszczać się z miejsca zakwaterowania do miejsca odbywania się konferencji, a więc oszczędzają czas i czują się bezpieczniej;
2) hotele „lotniskowe” - pozwalają zwłaszcza zaoszczędzić czas i nerwy
( problemy z dojazdem do centrum) ;
> Więcej jednodniowych konferencji odbywa się w miastach niż poza nimi
( miejsca poza miastami są bardziej atrakcyjne dla organizacji kilkudniowych konferencji).

MINUSY
> Niewystarczająca liczba sal konferencyjnych w wielu hotelach jest czynnikiem ograniczającym liczbę dużych spotkań które można tam zorganizować;
> Niezdolność hoteli do przystosowania sal do różnego rodzaju spotkań;
> Brak w hotelach mniejszych sal ( np. na spotkania plenarne, grupy dyskusyjne itp.)

ATRYBUTY HOTELI NAJISTOTNIEJSZE W OKREŚLANIU

ICH PRZYDATNOŚCI DLA RYNKU SPOTKAŃ ( w kolejności ważności)

Opinie planujących spotkania

Opinie menedżerów hoteli

Bardzo dobre wyżywienie

Pomocny personel

Czystość w hotelu

Bardzo dobre wyżywienie

Doświadczony kierownik ds. konferencji

Czystość w hotelu

Wygodne miejsca do siedzenia w Sali konferencyjnej

Wygodne miejsca do siedzenia w Sali konferencyjnej

Dobra izolacja dźwięków na Sali konferencyjnej

Doświadczony kierownik ds. konferencji

Możliwość całkowitego zaciemnienia Sali konferencyjnej

Dostępność podstawowego sprzętu audiowizualnego

Hotel zdolny do zakwaterowania wszystkich gości

Dobra akustyka w Sali konferencyjnej

Pomocny personel

Hotel wyspecjalizowany w organizowaniu konferencji

Sprawne i szybkie zameldowanie/wymeldowanie

Sprawne i szybkie zameldowanie/wymeldowanie

Dobra akustyka w Sali

Hotel zdolny do zakwaterowania wszystkich gości

Klimatyzacja na Sali

Dobry dojazd

Przystosowane pokoje do zorganizowania w nich mniejszych spotkań

Dobra izolacja dźwięków na Sali konferencyjnej

Konkurencyjne ceny

Wygodny parking

Specjalnie przystosowana sala konferencyjna

2. Centra konferencyjne

Wzrost ich znaczenia nastąpił się w latach 60 i 70 - tych (rozwój stowarzyszeń, zwłaszcza międzynarodowych (Europa i Ameryka Północna);
> lata 80 i 90 - te : budowa centrów w Azji (Hongkong, Singapur), Afryce
( RPA) oraz Europie ( Węgry, Czechy);
> obecnie : Rosja, Chiny.
PLUSY
> Dysponują dużą powierzchnią konieczną do zorganizowania kongresów/ konferencji/spotkań;
> W Europie znaczna większość centrów należy do miast ( budowa była współfinansowana ze środków państwowych lub unijnych), są jednak zarządzane przez spółki ( sektor państwowy i prywatny - np. Francja);
> Są najbardziej widocznym znakiem rewitalizacji miasta wraz z wieloma hotelami zbudowanymi w odpowiedzi na wzrost popytu;
> Są nie tylko miejscami spotkań, ale także jako centra rozrywkowe, rekreacyjne, kulturalne; zaspokajające potrzeby mieszkańców i turystów
( koncerty, przedstawienia teatralne, sportowe, targowe itp.)

Powody dla których miasta powinny inwestować w budowę CK (m.innymi) :

> Korzyści gospodarcze;
> Przyciągnięcie prywatnych inwestycji w hotele, restauracje i inne obiekty komercyjne;
> Wzmocnienie wizerunku i prestiżu miasta jako wiodącego centrum kulturalnego i komercyjnego;
> Wsparcie roli miasta jako centrum naukowego biznesowego, handlowego lub technologicznego;
> Podkreślenie niezależności i dojrzałości miasta jako miejsca spotkań wielu narodowości.

MINUSY
> Bardzo duże koszty eksploatacyjne Centrów;
> Generowane bezpośrednie wpływy są często nieadekwatne do kosztów eksploatacyjnych ( a tym bardziej do obsługi zadłużenia związanego z budową);
> Długi okres budowy.

3. Ośrodki naukowe

> Uniwersytety dysponują znakomitą „przestrzenią do nauki”; zróżnicowanymi salami wykładowymi i mniejszymi salkami, co doskonale odpowiada potrzebom rynku spotkań;
> W okresie wakacji mogą zaoferować miejsca w akademikach;
> Uczelnie zapewniają także znakomitą atmosferę odbywania się spotkań;
> Ośrodki akademickie są drugim za hotelami miejscem konferencji organizowanych przez stowarzyszenia;
> Dzięki organizacjom konferencji uczelnie lepiej wykorzystują infrastrukturę, znajdują stałe zatrudnienie dla personelu pomocniczego i pokrywają bieżące koszty.

Mocne i słabe strony ośrodków akademickich jako miejsc spotkań

Mocne strony

Słabe strony

Znajdują się na terenie całego kraju

Brak standardowego wyposażenia hotelowego

( m.innymi bezpośrednie linie telefoniczne, TV satelitarne, stołówki a nie restauracje)

Wiele z nich położonych jest na pięknych, atrakcyjnych terenach

Relatywnie duży teren

( duże odległości pomiędzy obiektami)

Obiekty o zróżnicowanym stylu architektonicznym

Najczęściej dostępne tylko podczas okresu wakacyjnego

Zróżnicowana wielkość budynków : duże sale na sesje plenarne, sale wykładowe i seminaryjne na spotkania w grupach

Naukowa atmosfera : sprzyja poważnym dyskusjom

Wsparcie techniczne : sprzęt audiowizualny, pomoc specjalistów

Dobra cena

Usługi całościowe : parkingi, zakwaterowanie, bary, stołówki, obiekty sportowe

4. Centra konferencyjne oferujące zakwaterowanie

> Są to najczęściej centra szkoleniowe dla kadry kierowniczej (popularne zwłaszcza dla rynku korporacyjnego);
> Są zwykle położone poza miastami, blisko autostrad, linii kolejowych, lotnisk;
> Są uważane za bezpośrednich konkurentów hoteli
( brak sytuacji „mieszania się” uczestników szkolenia z gośćmi hotelowymi; firmy wybierają na miejsce spotkania czy szkolenia specjalistyczne centrum, co robi lepsze wrażenie na klientach czy udziałowcach).

5. Miejsca nietypowe

> Jest to zróżnicowana infrastruktura używana do organizowania konferencji : muzea, obiekty historyczne, galerie sztuki, teatry, kluby sportowe, statki, promy, parki tematyczne itp.;
> Atrakcyjność tych miejsc polega na tym że zapadają w pamięć (wyjątkowość) oraz że miejsca te oferują dodatkowe rozrywki;
> Zazwyczaj dysponują niewielkimi salami ( do 200 osób), oferują własne zaplecze gastronomiczne lub usługi firm cateringowych, posiadają dość ubogie wyposażenie audiowizualne i techniczne ( tablica, ekran, rzutnik);
> Statki pasażerskie.

PLUSY
> Są bardzo poszukiwanym miejscem na konferencje;
> Z miejsc nietypowych najchętniej korzystają :
- sektor korporacyjny;
- stowarzyszenia;
- świat nauki;
- organizatorzy spotkań biznesowych, promocyjnych i premiery produktów.
MINUSY
> Ich wykorzystywanie na konferencje jest tylko od czasu do czasu;
> Występują konflikty między podstawową funkcją miejsca a znacznymi wymaganiami rynku spotkań ( brak mniejszych sal na spotkania w grupach; ograniczenia wynikające z konstrukcji budynków; brak nowoczesnego sprzętu; brak personelu; problemy logistyczne; często brak elastyczności u zarządzających obiektami - godzenie podstawowej działalności z konferencjami);
> Ich atrakcyjność opiera się na aspekcie „nowego miejsca” ( „miejsca jednorazowego użytku”).

Mocne i słabe strony miejsc w których organizowane są spotkania

MIEJSCE

MOCNE STRONY

SŁABE STRONY

CENTRA KONGRESOWE

> Miejsce na duże spotkanie

> Dostęp do nowoczesnych technologii

> Niektóre posiadają miejsca wystawiennicze

> Nie zawsze są odpowiednie do organizowania mniejszych spotkań

> brak bazy noclegowej

HOTELE

> „Wszystko pod jednym dachem”

> Oferty all-inclusive

> Oszczędność czasu - hotele lotniskowe

> Preferują je Amerykanie

> Turyści i uczestnicy spotkań są razem

> Miejsce może okazać się mało profesjonalne i prestiżowe

> Nieodpowiednie do organizacji bardzo dużych imprez

> Często nie mogą zaoferować dodatkowych sal

UNIWERSYTETY

> Dobra cena

> Naukowa atmosfera

> Wszystko na miejscu

> Tradycyjny/nowoczesny styl obiektów

> Sale wykładowe o różnej wielkości

> Brak komfortu

> Brak specjalistycznego sprzętu i wyposażenia

> Czasem dostępne tylko w okresie wakacji

> Obiekty znajdują się na dużych obszarach

CENTRA KONFERENCYJNE OFERUJĄCE ZAKWATEROWANIE

> Atmosfera biznesowa

> Brak rozrywek - łatwiej skoncentrować się na pracy

> Odległość od centrów miast

NIETYPOWE MIEJSCA

> Niezapomniane przeżycia

> Aspekt nowości

> Ograniczenia wynikające z konstrukcji budynku, jego funkcji podstawowej

> Rzadko wynajmowane dwa razy przez tego samego klienta, tracą aspekt nowości

> Brak bazy noclegowej

Kryteria wyboru miejsca

Turystyka biznesowa i kongresowa musi być efektywnie przyciągana do miasta wyłącznie poprzez skoordynowane działania całego sektora, zaangażowanego w obsługę turystów i generującego rynek spotkań, a nie tylko przez poszczególne jego podmioty.

LICZBA GOŚCI JAKĄ

MOŻE PRZYJĄĆ DANE

MIEJSCE

- liczba osób które może przyjąć dane miejsce, ma podstawowe znaczenie dla rodzaju spotkań, jaki będzie się tam odbywał

- muszą przyjmować taką liczbę gości, jaką chcą do nich wysłać organizatorzy spotkań

- im większa impreza, tym mniej miejsc można brać pod uwagę na etapie planowania

- planujący spotkania na kilka tysięcy uczestników mają dość ograniczony wybór ( mało jest takich miejsc które mogą spełnić takie warunki)

UDOGODNIENIA

- centralne położenie i dostępność do dobrej jakości hoteli, transportu publicznego itp.

- bliskość do centrum, dzielnic biznesu, dzielnic handlowych, rozrywkowych, terenów rekreacyjnych, miejsc atrakcyjnych

- dostępność do parkingów

- oferta miejsca- atrakcyjność oferowanego produktu

OBSŁUGA

- jeden z najważniejszych warunków osiągnięcia sukcesu

Kryteria wyboru miejsca docelowego

> Niezależnie od jakości oferty danego centrum lub hotelu, jego powodzenie zależy w dużej mierze od miasta, w którym się znajduje;
> 78 % nabywców korporacyjnych wybiera miasto przed wyborem konkretnego miejsca :
1) poszukiwane jest miasto;
2) bierze się pod uwagę skąd przyjedzie większość osób oraz jakie będą koszty;
3) poszukuje się konkretnego centrum kongresowego lub hotelu.

DOJAZD

- właściwa infrastruktura transportowa jest ważniejsza od położenia geograficznego;

- duża rola miast posiadających bezpośrednie połączenia lotnicze z krajem i ze światem ( wygoda oraz czas podróżowania );

- brak dostępności komunikacyjnej zalecane jest przy organizacji spotkań dla polityków, wojskowych.

WIZERUNEK

- postrzeganie danego miejsca będzie zawsze miało

znaczny wpływ na decyzję czy zorganizować w nim spotkanie ( miejsce bez wyraźnego wizerunku lub ze złą opinią - nie liczą się na rynku);

- wizerunek tworzą m.innymi : media, materiały promocyjne, policja, politycy, CB itp.

- osoby planujące spotkania znające dane miasto mają raczej o nim lepsze zdanie ( inwestujmy w study-tour-y !).

WSPARCIE UDZIELONE

PRZEZ

MIASTO

  • ważnym czynnikiem w wyborze miasta jest zakres finansowego wsparcia ze strony samorządu lokalnego

( dofinansowanie np. do noclegów, transportu, gala diner itp.).

POŚRDENICY

I) POŚREDNICY PRACUJĄCY W IMIENIU NABYWCÓW

> Profesjonalni Organizatorzy Konferencji (PCO - Professional Conference Organizer)

>Agencje zajmujące się wyszukiwaniem miejsc

> Firmy producenckie zajmujące się konferencjami

II) POŚREDNICY WYSTĘPUJĄCY W IMIENIU DOSTAWCÓW

> Firmy odpowiedzialne za marketing miejsca (CB)

> Stowarzyszenia firm odpowiedzialnych za marketing miejsca

PCO

> Są menedżerami produktu ( organizacja imprezy ).
> Ich zadania to m.innymi :
- spotkania z komitetami organizacyjnymi;
- doradztwo i konsulting;
- PR;
- wydarzenia towarzyszące;
- personel na miejscu;
- współpraca z liniami lotniczymi;
- transport gości;
- system rejestracji;
- zapewnienie cateringu, noclegów itp.

CONVENTION BUREAU

> Reprezentuje bezstronnie wszystkich usługodawców miejsca m.innymi : hotele, biura podróży, restauracje, firmy zajmujące się obsługą techniczną konferencji, firmy transportowe, tłumacze itp.
> Odgrywają rolę kluczowego źródła informacji oraz instytucji pierwszego kontaktu dla osób zainteresowanych zorganizowaniem kongresu/ konferencji w danym regionie/mieście.
> Promuje region/miasto na zewnątrz i podejmuje wszelkie działania które sprawią, że zostanie zauważone przez potencjalnych organizatorów konferencji i brane przez nich pod uwagę przy planowaniu takich wydarzeń.

> Osoby odpowiedzialne za planowanie konferencji są o wiele bardziej skłonne wyznaczyć jako miejsce konferencji miasto, w którym jest CB niż takie, w którym go nie ma. Miasta nie posiadające CB mają o wiele mniejszą szansę na to, iż odbędzie się tam impreza (przynosząca dochód firmom, mieszkańcom i Miastu).
> CB udzielają pomocy lokalnym środowiskom naukowym, gospodarczym i sportowym, będących głównym animatorem spotkań.Wspierają, pomagają i doradzają im (na etapie ubiegania się o organizację imprezy, ale także na etapie realizowania spotkania).

> CB na świecie mają zróżnicowane struktury organizacyjne. Najczęściej są to spółki typu non-profit. W zależności od wielkości biura i kraju, biuro działa w ramach jednostki samorządu terytorialnego lub ściśle z nim współpracując. CB na świecie są zróżnicowane, zarówno pod wzgl. ilości osób, które zatrudniają, jak i budżetów jakimi dysponują ( od kilku osób do np. 300 obsługujących Hongkong - CB i od 100 tys. euro do 16 mln euro rocznie).
> Różne są źródła finansowania CB:
USA - finansowane głównie z funduszy pochodzących ze specjalnie wprowadzonego podatku nałożonego na usługi hotelowe (od każdego sprzedanego pokoju w obiekcie hotelowym, część podatku odprowadzana jest na działalność CB - im większe bowiem jest natężenie ruchu turystycznego, tym większe możliwości rozwoju biura).
Europa - fundusze pochodzą głównie z budżetu miast. Władze lokalne, świadome faktu, iż działalność biur przynosi wymierne korzyści miastu i regionowi, finansują jego działalność operacyjną.

> Niestety zauważa się także tendencję nabywców usług do pomijania pośrednictwa CB przy organizacji imprez;
> Często nabywcy negocjują bezpośrednio z dostawcami usług (hotelem, Centrum Kongresowym - dzieje się tak na świecie; w Polsce - mimo tego że nie mogą one prowadzić usług turystycznych - zgodnie z Ustawą o Usługach Turystycznych);
> Internet również wykorzystywany jest w marketingu imprez ( możliwość bezpośredniego kontaktu, videokonferencje).

Działanie Polskiej Organizacji turystycznej

W 2002 roku przy Polskiej Organizacji Turystycznej zostało powołane Convention Bureau of Poland. Powołano także CB w miastach : Wrocław, Warszawa, Kraków, Poznań, Gdańsk i Bydgoszcz.

Jak pracować aby osiągnąć sukces?

Współdziałanie convention bureaus i instytucji naukowych

w pozyskiwaniu kongresów międzynarodowych

Kim jesteśmy i co robimy

Convention Bureau of Poland i miejskie convention bureaus

1.Instytucja rządowa i samorządowa publicznego zaufania

2.Promocyjny i doradczy charakter działalności

3.Bezpłatne świadczenia i pomoc dla przedstawicieli nauki z

pieniędzy publicznych określone w Programie Ambasadorów

Kongresów Polskich

4.Koordynacja współpracy i tworzenie finalnych pakietów dla

zleceniodawców kongresów

5.Międzynarodowy wymiar działalności (13 Polskich Ośrodków

Informacji Turystycznej oraz członkostwo w International

Congress and Convention Association - ICCA )

Korzyści z kongresu

1.Wymiar promocyjny: uczestnikami konferencji i kongresów

są osoby z elity intelektualnej i naukowej mające duży

wpływ na kształtowanie się opinii o danym kraju lub mieście

2.Wymiar naukowy: udział w kongresach wybitnych

przedstawicieli nauki światowej pozwala na bieżący kontakt

z najnowszymi osiągnięciami danej dyscypliny naukowej

3.Wymiar ekonomiczny: według danych ICCA przeciętny

uczestnik kongresu pozostawia w danym miejscu kwotę

około 1.650 USD

Kryteria wyboru destynacji kongresowej przez zleceniodawców imprez

(w opinii ekspertów międzynarodowych)

- infrastruktura komunikacyjna / łatwy dostęp lotniczy

lub kolejowy

Kongresów Polskich)

Przygotowanie oferty do konkursu - zawartość

,,bid book”

turystyczne

Narzędzia przekazu

kongresu

Gdzie szukać kontaktów ?

narodowe komitety / oddziały organizacji międzynarodowych

Co zrobić po przyznaniu kongresu ?

► powołanie lokalnego komitetu organizacyjnego i

naukowego

► wybór PCO i określenie jego zadań

Kryteria wyboru :

□ doświadczenie

□ potencjał finansowy i kadrowy

□ posiadane licencje i zezwolenia

□ otrzymane rekomendacje

□ opinia u klientów

Zakres podstawowych zadań ze strony PCO`s

□ założenie strony internetowej

□ plany i doradztwo finansowe

□ prowadzenie księgowości imprezy

□ organizacja sekretariatu i rejestracja uczestników

□ rezerwacje hotelowe

□ organizacja imprez towarzyszących

□ transfery

□ wycieczki pokongresowe

□ pomoc w zorganizowaniu wystawy

□ rozliczenie konferencji

> Pozyskanie sponsorów i instytucji współpracujących

przy imprezie kongresowej

> Zorganizowanie „wizyty inspekcyjnej”

Podróże motywacyjne

> Podróże motywacyjne nastawione są głównie na nieskrępowaną zabawę i rozrywkę, są formą turystyki biznesowej, która najbardziej przypomina turystykę rekreacyjną.
> Podróż w celu zmotywowania/nagrodzenia pracowników za ich pracę ( wyjeżdża ten kto wygrał konkurs lub rywalizację).
> Są to wyjazdy grupowe ( z innymi „zwycięzcami”, często z małżonkiem).
> Programy obejmują najczęściej specjalne rozrywki, przyjęcia, imprezy, udział w konferencji lub seminarium - nie dostępne w normalnej ofercie turystycznej ( program jest tworzony „pod klienta”).
> Podróże motywacyjne to produkt turystyczny.
> Przygotowuje się je w długim okresie czasu ( do 12-cy).
> To najbardziej podatny na zmiany rodzaj podróży służbowej.

ჰKORZYŚCI DLA PRACODAWCY :
ႁ Ułatwienie komunikacji i integracji w firmie
ႂ Krzewienie kultury firmy i interakcji społecznych
ႃ Zwiększenie entuzjazmu pracowników
ႄ Kształtowanie lojalności pracowników wobec firmy
ჰ KORZYŚCI DLA PRACOWNIKA :
ႁ Motywacja fizyczna ( odpoczynek, zdrowie, sport itp.)
ႂ Motywacja kulturowa ( chęć poznania innych kultur, ludzi, krajów)
ႃ Motywacje interpersonalne ( poznawanie i kontakt z ludźmi)
ႄ Statut i prestiż

NABYWCY PODRÓŻY MOTYWACYJNYCH

> Nabywcami są w większości te same sektory;

> Podróże motywacyjne różnią się w zależności od kraju np. :

- Francja, Włochy, Niemcy - preferowane są podróże krajowe;

- Anglia - wyjazdy poza kraj ( wyjazdy po kraju nie uważa się tam za nagrodę);

- kraje skandynawskie ( zwłaszcza w Szwecji) - uznaje się, że podróże motywacyjne źle wpływają na „etos pracy” - jeśli już takie wyjazdy się organizuje , to są to wyjazdy dla wszystkich pracowników ( coś jak wycieczki zakładowe);

- Amerykanie - wyjazdy do Europy, do miejsc znanych przeciętnemu amerykaninowi.

CECHY PODRÓŻY MOTYWACYJNYCH

-UNIKATOWOŚĆ - żadna impreza nie może być taka, jak inne. Program musi być nieprzewidywalny, pełen niespodzianek i wydarzeń specjalnych;

-FANTAZJA I EGZOTYCZNE DOZNANIA - uczestnicy mogą np. uprawiać te dyscypliny sportowe o których zawsze marzyli;

-WYŁĄCZNOŚĆ - przekonanie uczestników o wyjątkowości imprezy w której biorą udział;

-AKTYWNOŚĆ - imprezy te charakteryzują się czynnym i aktywnym udziałem wszystkich uczestników imprezy ( rywalizacja, zawody sportowe, gry itp.)

DOSTAWCY USŁUG

> Podróże motywacyjne korzystają z usług i infrastruktury wykorzystywanych przez inne sektory turystyki ( zakwaterowanie, transport, atrakcje turystyczne, rekreacja itp.)

> Dostawcy muszą spełniać ogromne wymagania klientów, usługi muszą być bez zarzutu, musi być położony duży nacisk na detale ( np. usługi luksusowe)

1.Hotele

- Muszą spełniać najwyższe standardy usług

( nie tylko ceny ale usługi i oferty dodatkowe);

- „Duża mobilność usług”.

2. Transport

- Nie jest to tylko środek dotarcia do celu, ale element „przeżycia emocjonalnego uczestnika podróży motywacyjnej” (specjalne posiłki, prezenty, pamiątki itp.);
- Linie lotnicze są najchętniej wykorzystywane do tego celu ( ważna jest ich elastyczność - listy pasażerów, możliwość rezerwacji miejsc na długo przed wylotem, szybsza odprawa na lotniskach itp.).

3. Miejsce docelowe

- Nakłady na jedną osobę są większe niż w przypadku jakichkolwiek innych form podróży służbowych, a korzyści ekonomiczne dla dostawców - są bardzo duże;
- Wizerunek miejsca docelowego bardziej się wzmacnia gdy impreza osiągnie sukces;
- Przy wyborze miejsca docelowego dużą rolę odgrywają : nowość i moda ( miejsca nietypowe);
- Aby odnieść sukces muszą odpowiednio motywować tych, którzy „walczą o nagrodę” ( niekoniecznie muszą to być miejsca „na końcu świata”);
- Muszą być bezpieczne i stabilne politycznie.

Różnice pomiędzy rynkiem europejskim a amerykańskim - podróże motywacyjne do Europy

RYNEK EUROPEJSKI

RYNEK AMERYKAŃSKI

Firmy organizują wiele podróży w ciągu roku, dla mniejszych grup

Firmy organizują jedną lub dwie podróże w ciągu roku, dla większych grup

Więcej zadań do wykonania przez uczestników : seminaria, warsztaty itp.

Minimalna ilość zadań dla uczestników : rozrywka

Krótki okres przygotowań

( znajomość rynku europejskiego)

Długi okres przygotowań

( mniejsza znajomość rynku europejskiego)

Mniej znane miejsca, nietypowe rozrywki, przygoda, program kulturalny

Miejsca znane - najczęściej stolice państw, nacisk na jakość i zakwaterowanie

Długość imprezy : 4 noce, weekend

Długość imprezy : 7 dni ( droga „dojazdu”)

Niski budżet na uczestnika

( hotele *** i ****)

Wysoki budżet na uczestnika

( hotele **** i *****)

Mała rola firm organizujących imprezę

Duża rola firm organizujących imprezę

PRZEMYSŁ WYSTAWIENNICZY

> Wystawy/targi są miejscem sprzedaży produktów i usług;
> Trwają zwykle od kilku dni do tygodnia, gdzie spotykają się wystawcy i organizacje oraz zwiedzający;
> Można je podzielić na :
- handlowe (impreza branżowa na którą mają wstęp zazwyczaj osoby poszukujące produktów i usług, potrzebnych do ich pracy);
- konsumenckie ( otwarte dla publiczności i oferują produkty oraz usługi, które kupują nabywcy indywidualni);

> Ta sama impreza może być otwarta zarówno dla klientów branżowych jak i dla indywidualnych ( w różne dni);
> Targi konsumenckie przyciągają wielu odwiedzających, lecz większość z nich przyjeżdża tylko na jeden dzień ( są to najczęściej osoby z danego Regionu lub miasta);
> Duże, specjalistyczne targi odwiedzane są najczęściej przez klientów i wystawców z głębi kraju i zagranicy ( uważane są za stymulujące turystykę zagraniczną w kraju docelowym).

Główne cele :
- generowanie sprzedaży;
- promowanie nowych produktów i usług (dość tani środek promocyjny);
- podtrzymywanie/nawiązywanie kontaktów;
- wymiana informacji między wystawcami, ekspertami, odwiedzającymi;
- jeśli są odwiedzane przez osoby z zagranicy, to stają stymulatorem handlu wewnętrznego i zwiększają eksport danego kraju.

Odwiedzający

>Inwestują swój czas i pieniądze aby wziąć udział w imprezie, jako nabywcy.

Wystawcy

>Są to firmy które płacą za możliwość wystawienia swoich towarów;

>Podejmują działania promocyjne :

- zawiadamiają pocztą lub e-mailami obecnych lub potencjalnych klientów o swoim uczestnictwie w targach;

- reklamują się w wydawnictwach branżowych;

- przeprowadzają na swoich stoiskach konkursy, budują atrakcyjne stoiska

ჰKORZYŚCI DLA ODWIEDZAJĄCYCH :
ႁ Ułatwienie dotarcia do atrakcyjnych towarów, ofert, usług ( możliwość dotknięcia, wypróbowania, kupienia, bezpośredniej rozmowy z przedstawicielem firmy itp.).
ႂ Możliwość udziału w konferencjach, seminariach, kontakt ze specjalistami.

ჰ KORZYŚCI DLA WYSTAWCÓW :
ႁ Możliwość kontaktu z obecnymi i przyszłymi klientami ( zwiększenie rzeczywistej sprzedaży).
ႂ Możliwość zwiększenia swojej obecności na rynku, poprawa wizerunku.
ႃ Bezpośrednie spotkanie z konkurencją.

ჰKORZYŚCI DLA MIEJSC DOCELOWYCH :
ႁ Wpływy do kasy miasta od wystawców i odwiedzających z tytułu : transportu, zakwaterowania, rekreacji, rozrywki itp.
ႂ Korzyści finansowe także dla innych dostawców usług ( wynajem samochodów, agencje towarzyskie itp.).

DOSTAWCY USŁUG

1.Miejsca

> Powinno zapewnić powierzchnię pod dachem, z dobrym dojazdem, recepcją, parkingiem i usługami dodatkowymi (ochrona

catering, tłumacze, sprzątanie itp.);

> Centra Wystawiennicze - usytuowane w centrach miast lub na obrzeżach ( różny stan zarządzania);

> Również hotele ( w których odbywają się konferencje ) mogą spełniać rolę miejsc wystawienniczych.

2. Usługodawcy

> Są to firmy które zapewniają wystawcom i organizatorom targów kompleksowe usługi ( wynajem i instalacja stoisk, zapewnienie oświetlenia, wykonanie napisów na fryzach, transport, ochrona itp.)

POŚREDNICY

Organizatorzy targów

Ich główne zadania :
MARKETING - działania promocyjne, rozpoznanie rynku, wydawnictwa targowe itp.;
SPRZEDAŻ - sprzedaż powierzchni wystawienniczych, bilety, sponsoring;
OBSŁUGA - przygotowywanie miejsc wystawienniczych, zabudowy, usługi dodatkowe, sprzątanie

TARGI W POLSCE

CZĘSTOTLIWOŚĆ

PROFESJONALIŚCI

KONSUMENCI

Raz w roku

24,0 %

49,0 %

2-3 razy

52,8 %

37,9 %

4-6 razy

17,7 %

11,0 %

Częściej

5,5 %

2,1 %

Dystans, który skłonni są pokonać zwiedzający, żeby odwiedzić targi

Dystans w km

Profesjonaliści

Konsumenci

Każda odległość

42,5 %

32,8 %

300-600

15,9 %

Brak danych

100-300

27,0 %

21,5 %

Do 100

14,6 %

45,7 %

Źródła informacji o targach ( wg. ważności)

ŹRÓDŁA INFORMACJI

PROFESJONALIŚCI

KONSUMENCI

Wcześniejszy pobyt na targach

1

3

Zaproszenie od wystawcy

2

7

Informacje z prasy i mediów

3

2

Zaproszenie od organizatorów targów

4

6

Inne źródła informacji ( w tym Internet)

5

1

Reklama

6

5

Znajomi

7

4

Liczba osób, którym przekazywane są informacje z targów

LICZBA OSÓB

PROFESJONALIŚCI

KONSUMENCI

Więcej niż 10

25,9%

29,0%

7-10

20,1%

18,9%

4-6

29,6%

33,2%

1-3

22,6%

16,8%

Nikomu

1,8%

2,1%

Turystyka korporacyjna

>Jest to forma podróży służbowych polegających na zapraszaniu gości do udziału, darmowego uczestnictwa w ważnych wydarzeniach kulturalnych, sportowych, uczestnictwa w wypoczynku, które trwają najczęściej jeden dzień lub krócej.
> Może to być np. :
- aktywne uczestnictwo w grze w golfa, rejsy żeglarskie, jazda konna itp.
- udział w przedstawieniach teatralnych, operach, MŚWPN;

> Jest narzędziem wykorzystywanym przez firmy do budowania i rozwijania kontaktów z najważniejszymi partnerami oraz do budowania i podtrzymywania swojej „marki” (np. prezentacja PBP Orbis Travel dla swoich agentów)
>Ten typ turystyki „kształtuje relacje firmy z klientami” (tzw. „marketing partnerski” : lepiej mieć swoich stałych klientów niż zdobywać ich stale nowych; reklama „ustna”; wierny klient dokonuje częstszych zakupów; stały klient jest bardziej tolerancyjny itp.);
> Są to oferty drogie i wyszukane;

> Jest jedną z metod działań marketingowych
( obok reklamy i PR - działania te wymuszane są przez wzrost konkurencyjności);
> Jest turystyką typu „ face to face” - bezpośredni kontakt z klientem, pośrednikiem naszych usług itp.;
> Jest jednym z najlepszych sposobów zdobywania nowych rynków i klientów;
> Może w niej wziąć udział od 10 do 500 osób;
> Często zdarza się że firmy które organizują dla swych klientów takie imprezy, są także ich sponsorami ( promocja logo, nazwy).

Klasyfikacja imprez turystyki korporacyjnej

Wydarzenia sportowe

Aktywne uczestnictwo

Wystawy

Wycieczki

Grand Prix

Rajdy

Wystawy kwiatów, koni

Wycieczka jednodniowa

Wyścigi konne

Wyścigi

Teatr

Zakupy

Regaty

Kursy pilotażu

Premiery kinowe

Krótkie rejsy wycieczkowe

Turnieje tenisowe

Turnieje rycerskie

Wystawy i targi ( wina)

Wycieczki samolotowe

Turnieje golfowe

Loty balonem

Mecze piłki nożnej ( krajowe lub międzynarodowe)

Gimnastyka artystyczna

Grupy osób do których kierowane są imprezy korporacyjne

Obecni i potencjalni klienci i dostawcy

Kontakt z klientami, pielęgnowanie relacji, programy „lojalnościowe”

Pośrednicy i agenci

Rekomendują lub kupują produkty, usługi od firmy która ich zaprasza

Partnerzy finansowi

Inwestorzy obecni lub przyszli

Osoby wpływowe

Dziennikarze, osoby ze świata polityki, sportu, kultury

Klienci „wewnętrzni”

Personel firmy

DOSTAWCY USŁUG

> Jest to rynek bardzo atrakcyjny dla dostawców usług.
> Rynek na którym bardzo dużo się wydaje i bardzo dużo zarabia.

1.Miejsca

> Powinno być to sławne, prestiżowe miejsca historyczne ( np. Dwór Artusa, Ratusz Głównomiejski), obiekty sportowe (kluby sportowe, stadiony, hale sportowe itp.) -snobizm uczestników

> Miejsca te powinny być dostępne przy okazji wielkich i ważnych wydarzeń

(obchody miasta, mecze piłkarskie, turnieje golfowe, przedstawienia teatralne, koncerty, otwarcie linni lotniczej).

2. Rozrywka

> Jest ściśle związana z wyborem miejsca;

> Aktywne formy wypoczynku ( w zależności od wieku, zainteresowań itp.) - loty balonem, spływy kajakowe, zabiegi SPA, degustacja win i potraw, jazda konna

3. Catering

> Zapewnienie odpowiedniego cateringu, jest jednyn z niezbędnych warunków aby impreza korporacyjna odniosła pełny sukces.

POŚREDNICY

> Firmy obsługujące ten typ turystyki muszą świadczyć usługi na najwyższym poziomie frofesjonalizmu ( ważni goście, duża kasa, reputacja, możliwość kontraktów w przyszłości);
> Powinni zapewnić ( poza sprawną organizacją imprezy) także dodatkowe, oryginalne atrakcje (potrawy, miejsca, występy gwiazd, upominki) które na długo zapamiętają uczestnicy imprezy;
> Goście oczekują od organizatora wyszukanej imprezy, unikatowych i niezapomnianych przeżyć.

POLSKA

Kryteria wyboru miejsca docelowego w podróżach służbowych.

1) DOSTĘPNOŚĆ KOMUNIKACYJNA

2) CB

3) ZAKWATEROWANIE

4) REKOMENDACJE MIEJSCA + BEZPIECZEŃSTWO

5) MIEJSCA NIETYPOWE

6) KOMFORT, WYGODA

7) WYŻYWIENIE

8) RÓZNORODNOŚĆ OFERTY

9) CENA

I) Potrzeba skutecznej współpracy pomiędzy sektorem publicznym i prywatnym, w celu zapewnienia sukcesu rozwoju turystyki biznesowej w Polsce.
II) Władze lokalne powinny wreszcie zauważać jaki potencjał drzemie w tego typu turystyce.

Informacje ogólne

> Turystyka biznesowa w Polsce przeżywa niewątpliwy rozkwit. Prawie we wszystkich hotelach prowadzi się większe lub mniejsze inwestycję związane z przygotowaniem sal konferencyjnych i świadczeniem usług. To relatywnie dobrze rozwinięty sektor turystyki polskiej.
> Bardzo popularne stają się również imprezy incentive, czyli podróże motywacyjne.
> W ostatnich latach odnotowano także szereg nowych inwestycji w zakresie dużych sieci hotelowych, ośrodków konferencyjnych, obiektów typu incentive z ofertą przyrodniczą, ośrodków szkoleniowo -wypoczynkowych.

> Coraz częściej w Polsce organizuje się duże, prestiżowe, międzynarodowe konferencje i kongresy. Coraz częściej polskie firmy organizują różnego typu warsztaty, seminaria, szkolenia.
> Konferencje, szkolenia i kongresy pozwalają na działalność całoroczną (nie tylko sezonową jak większość ofert turystyki w warunkach polskich);
> Udział w konferencjach i spotkaniach biznesowych w Polsce przynosi coraz częściej zainteresowanie ofertami okołaturystycznymi ( rekreacja, zakupy itp.);
> Turystyka biznesowa w Polsce (w tym konferencje i kongresy) odnotowuje stałą tendencję wzrostową.

> Średniej wielkości konferencję można obecnie zorganizować w ok. 1200 obiektach w całej Polsce.
> Goście biznesowi, w tym uczestnicy konferencji i kongresów, wydają zwykle 5 do 8 razy więcej niż typowi turyści (wydatki osobowe uczestnika kongresu / konferencji w Polsce w 2005 r. płacone całościowo wynoszą średnio 1650 $ - w tym 237 $ to wydatki osobiste uczestnika - z własnej kieszeni);

> Cele biznesowe (w tym konferencje i kongresy) stanowią cel przyjazdu 30% wszystkich odwiedzających Polskę, a dla 45% celem jest biznes łączony z innymi motywami (odwiedziny, odpoczynek, poznawanie kraju - dane za 2005 r.)
> Średnia długość pobytu : 3,3 noclegu;
> Udział biur podróży w organizacji podróży służbowych jest nieznaczny;
> Pobyty w dużych miastach : Warszawa, Kraków, Poznań, Łódź, Trójmiasto, Wrocław;

> Turyści biznesowi zwracali uwagę na :
- stan sanitarny ( 23%);
- wysokie koszty pobytu ( 19);
- uciążliwość dojazdu (17%);
- poziom usług (10 %);
- dostępność informacji (10%);
- inne ( 21%).
> Przyjeżdżali do nas : samolotem ( 20 %), samochodem (65%), autobusem (15 %).
> Odsetek osób korzystających z obiektów hotelowych/noclegowych jest wysoki ( 2002 r.-77%, 2003 r.-81 %, 2004 r.-82%);
> Wizyty w interesach łączą się z większą częstotliwością przyjazdów ( średnia liczba wizyt : 3,4);

Polski produkt turystyczny można podzielić na trzy specjalności :
I) Organizacja małych i średnich konferencji. Imprezy do tysiąca osób stanowią ok. 80 proc. całego rynku. Na świecie konferencje do 800 uczestników stanowią 87 proc. rynku.
II) Firmowe i korporacyjne imprezy organizowane w obiektach zabytkowych oraz w plenerze.
III) "Polska szkoła imprez motywacyjnych„ - incentive (w przyszłości rosnąć będzie popyt na imprezy intergracyjne).

POZYSKIWANIE DANYCH O KONFERENCJACH

Podstawowe cele zbierania informacji o kongresach i konferencjach

Próby oszacowań dla Polski

Podstawowe potrzeby w zakresie informacji o kongresach i konferencjach

Uwaga: musimy zbierać dane wg obu
standardów

Zakres informacji o spotkaniach międzynarodowych (UIA)

Minimalny zakres informacji o kongresach i konferencjach w Polsce

Przykładowy zakres informacji o kongresach i konferencjach

Bazy danych, Informacje ogólne

Bazy danych
Informacje szczegółowe

Źródła informacji o spotkaniach organizowanych w mieście/regionie

Wyszukiwarka www. google„Gdańsk Zjazd 2006” (661 pozycji)

Gdańska Organizacji Turystyczna (GOT) działa na podstawie Ustawy Prawo o Stowarzyszeniach oraz ustawy Polskiej Organizacji Turystycznej, jako Lokalna Organizacja Turystyczna.
Jest organizacją koordynującą i współpracującą z lokalną branżą turystyczną i samorządem terytorialnym w zakresie turystyki w Gminie Gdańsk. Została powołana w 2003

Główne zadania to :
- prowadzenie wszelkich działań zmierzających do rozwoju i promocji szeroko pojętej turystyki Gdańska i regionu pomorskiego, przez promowanie walorów turystycznych;
- integracja organizacji podmiotów turystycznych i samorządu terytorialnego;
- prowadzenie informacji turystycznej w Gdańsku ( całorocznej i sezonowej);
- promocja atrakcji, obiektów i produktów turystycznych Gdańska;
- upowszechnianie wizerunku Gdańska i Pomorza jako miejsc o szczególnych walorach turystycznych;
- współpraca z Polską Organizacją Turystyczną;
- prowadzenie Biura Konferencji i Kongresów - Gdańsk Convention Bureau

Obecnie GOT skupia 50 członków ( m.innymi biura podróży, hotele, stowarzyszenia branżowe, restauracje, właścicieli atrakcji turystycznych itp. ).
Miasto Gdańsk jest członkiem założycielem GOT.

W roku 2005 wychodząc naprzeciw oczekiwaniom i zapotrzebowaniu rynku, oficjalnie otwarto działalność Gdańsk Convention Bureau.

MISJA BIURA

1)KSZTAŁTOWANIE WIZERUNKU GDAŃSKA I REGIONU JAKO MIEJSCA ODBYWANIA SIĘ KONFERENCJI I KONGRESÓW, WYJAZDÓW STUDYJNYCH ITP.

2) ZWIĘKSZENIE DOCHODÓW ORAZ AKTYWIZACJI ROZWOJU TURYSTYKI BIZNESOWEJ GDAŃSKA I REGIONU, POMORSKIEGO.

ZADANIE GŁÓWNE

1) Promocja Gdańska i Regionu, poprzez bezstronne reprezentowanie wszystkich usługodawców z gałęzi przemysłu turystycznego, obsługujących turystów biznesowych.

2) Koordynacja działań w zakresie turystyki biznesowej w Gdańsku i Regionie.

Zadania zrealizowane przez Gdańsk Convention Bureau dotyczyły m.in.:

1)Inwentaryzacja potencjału turystycznego związanego z turystyką biznesową

> zinwentaryzowano 126 obiektów : z Gdańska (62 obiektów ), Sopotu ( 10 obiektów ) Gdyni ( 14 obiektów) i Regionu ( 40 obiektów) :

a) obiekty posiadające sale konferencyjne ( kina, teatry, muzea, obiekty zabytkowe);

b) obiekty noclegowe posiadające sale konferencyjne;

c) uczelnie;

d) rekomendowane restauracje ( serwujące zwłaszcza kuchnię regionalną)

> Przeprowadzono badania statystyczne nt. ilości zorganizowanych imprez konferencyjnych, które odbyły się w Gdańsku i Regionie

2) Program Ambasadorów Kongresów i Konferencji

> nawiązano współpracę z uczelniami z terenu Trójmiasta;

> współpraca z POT która wyróżniła 2 osoby z Gdańska : Prof. S.Wrycza i kpt. R.Wróbel, Dyplomami Honorowych Ambasadorów Konferencji i Kongresów w Polsce ( na wniosek BP „Business Travel”- PCO,członka GOT).

3) Wydawnictwa promocyjne

> opracowano oraz wydano przy współpracy z Miastem Gdańsk, „Katalog Obiektów Konferencyjnych Gdańska, Sopotu, Gdyni i Regionu Pomorskiego” ( j.angielski, nakład 1.000 sztuk - planowany dodruk);

> opracowano oraz wydano ulotkę informacyjną dot. Gdańskiej Organizacji Turystycznej i Gdańsk Convention Bureau (j.polski i angielski, nakład 15.000 szt.).

4) Strona internetowa

> (zawartość strony - m. innymi) :

- język : polski, angielski;

- kalendarz imprez biznesowych;

- informacje o zadaniach i bieżącej działalności GCB;

- informacje dodatkowe ( atrakcje, temperatura, odległości z Gdańska do wybranych miast, linki do UM Gdańska, POT, Instytutu Turystyki, policji, atrakcji itp. )

5) Działalność promocyjna GCB

A) Targi i wystawy

> Udział na Gdańskich Targach Turystycznych- 08-10.04.2005;

> Współorganizator Międzynarodowej Konferencji BTC dot. promocji państw M.Bałtyckiego na rynku amerykańskim, oraz workshopu w trakcie trwania MTT w Gdańsku - 07-08.04.2005;

> Udział w Międzynarodowych Targach Poznańskich MTT'2005 - 19-22.10.2005;

> Udział ze stoiskiem w trakcie Jarmarku Dominikańskiego - 30.07-13.08.2005;

> Udział na stoisku promocyjnym POT - Convention Bureau of Poland, w Targach BTF w W-wie-17-18.11.2005,

B) Promocja w wydawnictwach branżowych :

- „Aktualności Turystyczne” Nr 2/3 i 4 (22)

- „Biznes Trójmiejski” Nr 4/05

- „Kongresy i konferencje”

- „Biuletyn Prasowy POT Nr 137

- „Kongresy i Konferencje”- kwiecień 2005

- „Forum Pomorskie”- październik 2005

C) Promocja w TV, radiu

- „Radio Gdańsk”, „TV Gdańsk”

D) Promocja na stronach internetowych ( m.innymi) :

www.naszemiasto.pl, www.gdansk.pl, www.btf.waw.pl

E) Organizacja studdy-tour i studdy-press

Organizacja studdy-press ( przy współpracy z Ośrodkiem POT w Budapeszcie) dla 2 dziennikarzy TV Węgierskiej ( pobyt w trakcie obchodów 25 - lecia „Solidarności”) - 29.08-02.09.2005

6) Szkolenia

Udział w szkoleniu nt. turystyki biznesowej, zorganizowane przez „Meetings Managment” oraz POT w Warszawie w dniach 26-27.04.2005 r.

7) Dystrybucja i wymiana informacji

> Współpraca z rekomendowanymi przez POT, Profesjonalnymi Organizatorami Konferencji (PCO) z terenu woj.Pomorskiego (Aktiv Tours, Bussines Travel, Orbis Travel)

> Współpraca z policją i strażą miejską w celu poprawy bezpieczeństwa turystów krajowych i zagranicznych przybywających do naszego Miasta, a także mieszkańcom ;

> Dystrybucja informacji i materiałów promocyjnych GOT, GCB i Gdańska do ambasad, konsulatów z terenu Trójmiasta, do zagranicznych Ośrodków POT, jednostek konsularnych RP na świecie, oraz uczestników wielu imprez turystycznych, kulturalnych, sportowych, które odbywają się w Gdańsku ( 55.000 sztuk mat.promocyjnych Gdańska);

- bieżąca współpraca z POT - Convention Bureau of Poland, pozostałymi CB w Polsce oraz „ Stowarzyszeniem Konferencje i Kongresy” oraz innymi organizacjami, stowarzyszeniami i uczelniami.

8)Udział GCB w spotkaniach ( m.innymi )

> cykliczne spotkania Biur CB w POT w Warszawie;

> Posiedzenia Komisji ds. Turystyki i Sportu RM Gdańska;

> II Forum Biznesowe w Gdańsku;

> spotkanie z przedstawicielami gminy Harjedalen

( Szwecja) - Klub Biznesu w Gdańsku

> spotkanie z przedstawicielami „Silja Line”;

> przeprowadzenie szkoleń dla przedstawicieli samorządów, ROT-ów, LOT-ów - (warsztaty w Łodzi zorganizowane przez Ministerstwo Gospodarki oraz POT ) oraz poprowadzenie warsztatów zorganizowanych przez Śląską Organizację Turystyczną oraz Śląski Związek Gmin i Powiatów )

9) Pozyskiwanie Konferencji do Gdańska i Regionu

Współpraca z POT oraz PCO z terenu Regionu Pomorskiego dot : m.innymi : SOE - 2011 r., CEPIC - 2008 r., AISEK - 2006 r., Zjazd Polskiego Towarzystwa Chemicznego - wrzesień 2006 r.).

ANKIETA SKIEROWANA DO OBIEKTÓW POSIADAJĄCYCH SALE KONFERENCYJNE

PYTANIA

A) Informacje o obiekcie

- Rodzaj obiektu noclegowego ( hotel, pensjonat, ośrodek wypoczynkowy itp.), kategoria, rekomendacja;
- Data rozpoczęcia działalności
- Właściciel - zarządzający
- Styl architektoniczny - wystrój ( nowoczesny, stylowy itp.)

B) Wyposażenie konferencyjne

C) Warunki zakwaterowania

D) Rekreacja

E) Restauracje / Bary

F) Pytania dodatkowe

Dzięki Ankiecie zinwentaryzowano 126 obiektów posiadających sale konferencyjne :
> w Gdańsku - 62 obiekty;
> w Sopocie - 10 obiektów;
> w Gdyni - 14 obiektów;
> w Regionie - 40 obiektów.

W sumie w/w obiekty posiadają 350 sal,

o powierzchni od 15 m2 do 2700 m2.

Maksymalna liczba miejsc w ustawieniu konferencyjnym w obiektach : 1500 osób.

Problemy

- jeszcze brak zrozumienia u branży roli CB;

- pomijanie CB przez firmy które chciałyby zorganizować konferencję w Gdańsku lub Regionie ( kontaktują się bezpośrednio z np. z hotelami);

- niechęć lub często odmowa w wypełnianiu ankiet, przesyłaniu informacji dot. statystki odbytych imprez w obiektach, ich tematyki, liczebności uczestników itp. przez gestorów bazy;

- CB -><- PCO<-> usługodawcy<-> Pieniądze?


Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
CECHY GŁÓWNYCH KULTUR BIZNESOWYCH
Kultura i biznes w perspektywie globalnej
KULTURA BIZNESU czyli biznesowy savoir vivr’e
KULTURA BIzNESU NORMY I FORMY IRENA KAMINSKARADOMSKA
etyka i kultura w biznesie
RYNEK TURYSTYKI BIZNESOWEJ W POLSCE
Turystyka biznesowa statystyka
Biznes-plan-biuro turystyczne Jurek, Biznes plany
kultura masowa a turystyka maso Nieznany
ochrona środowiska kulturowego i turystyka, Pomoce naukowe, studia, ochrona srodowiska
Filozoficzne aspekty kultury fizycznej i sportu, Filozofia VII rozdział, VII ANTROPOLOGICZNE, SAKRAL
Spojrzenie turysty od 24 do 35, Kulturoznawstwo, Komunikacja kulturowa
Działalnośc biznesowa w turystyce prozdrowotnej wykład 1

więcej podobnych podstron