Identyfikacja potrzeb szkoleniowych to pierwszy element w procesie szkoleń pracowników. Jest punktem wyjścia do określenia konkretnego planu przebiegu tego procesu. Trafne określenie potrzeb szkoleniowych zmniejsza ryzyko przeprowadzenia niepotrzebnego, lub zbyt kosztownego szkolenia narażającego organizację na straty. Istotne są tutaj przede wszystkim diagnoza i analiza stanowisk pracy, określające charakterystykę pracownika, jego kwalifikacje oraz ambicje, jak również charakterystykę stawianych mu przez organizacje wymagań w odniesieniu do umiejętności, wiedzy oraz zdolności pracownika. Na podstawie przeprowadzonej analizy określa się dopasowanie oraz stopień zbieżności kwalifikacji pracownika do wymogów określających stanowisko pracy. Ustalenie tej zależności pozwala określić potrzeby szkoleniowe oraz odpowiedzieć na tym etapie działania na pytania: "kogo i czego powinno się nauczyć?"  Metody i techniki pozyskiwania informacji służą poprawnemu zidentyfikowaniu potrzeb szkoleniowych. Wśród nich wyróżnia się: analizę dokumentów personalnych, która polega na skupieniu się na przemieszczeniach pracowniczych, tzw. fluktuacjach, wywołanych awansami poziomymi lub pionowymi wewnątrz przedsiębiorstwa i potrzebie określenia szkoleń dostosowawczych; ważne może być w tej metodzie również zidentyfikowanie przyczyn wypadków na stanowisku pracy i stwierdzenie, czy nie są one spowodowane nieumiejętnym obsługiwaniem narzędzi zgromadzonych na danym stanowisku pracy, obserwację, podczas której dokonuje się analizy zachowań pracownika, bądź grupy pracowników, zgromadzonych przeważnie na stanowiskach wykonawczych; wykorzystywane są tutaj również wywiad z pracownikiem lub jego kierownikiem liniowym oraz badanie ankietowe, analizę wyników oceniania pracowników pozwalającą zidentyfikować pracowników, których praca i kwalifikacje odbiegają od określonych w organizacji norm; zbadanie luk w zdolnościach i umiejętnościach pracownika pozwoli na minimalizację różnic poprzez opracowanie indywidualnej ścieżki szkolenia pracownika, analizę standardów kwalifikacyjnych, w której na podstawie opisów stanowisk pracy określa się dopasowanie pracownika do stanowiska; opisy te pozwalają zidentyfikować już na etapie rekrutacji, bądź też na etapie awansu, stopień spełniania przez pracownika wymogów opisujących dane stanowisko, a co za tym idzie określenie obszarów, w których wymagane jest przeszkolenie pracownika, analizę strategicznych planów organizacji, w ramach której określa się obszary, w których niezbędne jest przeszkolenie pracownika, bądź grupy pracowników, w celu prawidłowej realizacji strategii.     Nadrzędny cel, do realizacji którego dąży organizacja jest elementem niezbędnym przy określaniu potrzeb szkoleniowych. W oparciu o obrany kierunek działania przeprowadzana będzie bowiem analiza zasobów ludzkich oraz ocena pracowników i podejmowanych przez nich działań. Celem tym i jednocześnie kryterium analizy i oceny jest najczęściej efektywność pracy a w jej ramach: zapewnienie efektywności, dążenie do efektywności, wprowadzanie ewentualnych zmian podnoszących efektywność. Dzięki szkoleniom, poprawianiu umiejętności pracowników, manager zapewni swojej firmie fachową kadrę dobrze wyszkolonych pracowników, a przez to zwiększy efektywność i wydajność ich pracy oraz zyski swojej firmy. Przedsiębiorstwo, w którym personel pracuje w dobrych warunkach pracy, przyjaznej atmosferze, kierownictwu, które rozumie jego potrzeby, jest na najlepszej drodze do własnego rozwoju oraz ciągłego doskonalenia. Szkolenia sprawiają, iż personel zwiększa swoją pomysłowość, innowacyjność, zyskuje nowe spojrzenie na wykonywane dotychczas rutynowo zadania. Inwestując w istniejącą już kadrę pracowniczą manager nie tylko oszczędza pieniądze, które musiałby poświecić na przeprowadzenie nowej rekrutacji, ale również inwestuje w rozwój pracowników, którzy zdążyli już zaznajomić się z firmą oraz zasadami jej działania. Są to zaufani ludzie, których przedsiębiorczość pozwoli przedsiębiorstwu na sprostanie wymogom ciągle rozwijającego i nieustannie zmieniającego się rynku.