Controlling: Zarządzanie kosztami przedsiębiorstwa

Roman Kotapski Pracownik naukowy Katedry Rachunku Kosztów i Rachunkowości Zarządczej Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu Podstawowym czynnikiem decydującym o poziomie efektywności gospodarowania czynnikami produkcji jest poziom ponoszonych kosztów przez przedsiębiorstwo. Koszty są jednym z głównych wskaźników ekonomicznych działalności przedsiębiorstwa na rynku. Znajomość kosztów działalności przedsiębiorstwa jest niezbędna do zarządzania nimi. Przedsiębiorstwo musi umiejętnie wykorzystywać swoje zasoby rzeczowe, ludzkie, informacyjne i finansowe (schemat 1). Zasoby te powinny być wykorzystywane efektywnie i racjonalnie, gdyż ma to wpływ na poziom ponoszonych kosztów przez przedsiębiorstwo. Tym samym kadra zarządzająca musi właściwie zarządzać kosztami wykorzystania tych zasobów. Muszą być właściwie zaplanowane procesy technologiczne i ich obsługa, np. organizacja przepływu prefabrykatów na linii produkcyjnej, w których wykorzystuje się wymienione wcześniej zasoby. Również powinny być zidentyfikowane i zaplanowane wszystkie działania związane z pozyskaniem klienta i sprzedażą produktu, gdyż przy tych działaniach zasoby też są zużywane i w konsekwencji odzwierciedla się to w koszcie oferowanego produktu lub usługi. Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie niektórych problemów związanych z zarządzaniem kosztami przedsiębiorstwa. Każdemu działaniu gospodarczemu towarzyszy poniesienie kosztu (lub szerzej - wydatku). Natomiast działanie jest efektem podjętej wcześniej decyzji. Decyzje podejmuje się na podstawie otrzymanych informacji i danych. Umiejętność oraz skuteczność podejmowanych decyzji będzie zależeć od jakości oraz szybkości otrzymanych informacji i danych, które będą rzutować w przyszłości na poziom ponoszonych kosztów w przedsiębiorstwie. Schemat 1 Zasoby przedsiębiorstwa Źródło: opracowanie własne Zadania rachunku kosztów Jednym z zadań rachunku kosztów jest dokonanie właściwego pomiaru kosztów działalności przedsiębiorstwa. Bez właściwego pomiaru kosztów procesów technologicznych, kosztów ich obsługi itp. nie można w ogóle mówić o jakimkolwiek zarządzaniu kosztami przedsiębiorstwa. Złe informacje na wejściu (brak np. właściwego pomiaru kosztów) nie może zagwarantować i umożliwić prawidłowej oceny sytuacji, a tym samym podjęcia właściwej decyzji. Stan wiedzy o kosztach jest następstwem rezultatów i jakości pomiaru kosztów zarówno planowanych, jak i poniesionych w rzeczywistości. Dlatego też informacje o kosztach dostarczone użytkownikom muszą być w różnych przekrojach informacyjnych. Bez wiedzy tej nie jest możliwe ustalenie m.in.: kosztów docelowych produktów i usług, cen za świadczone usługi, kosztów utrzymania infrastruktury, cen wewnętrznych. Są to najważniejsze obszary zarządzania kosztami przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwa stosują różne odmiany rachunku kosztów. Natomiast bez względu na stosowaną odmianę rachunku kosztów, która wpływa na pomiar kosztów, należy wiedzieć: co jest przedmiotem pomiaru, na czym polega istota tego pomiaru, jak utrwala się rezultaty tego pomiaru, według jakich przekrojów ewidencyjnych należy ujmować wyniki tego pomiaru, według jakich procedur następować ma przetwarzanie, w tym rozliczanie oraz prezentowanie informacji o kosztach. Z obserwacji w różnych przedsiębiorstwach wynika, niestety, że z wiedzą dotyczącą pomiaru kosztów, zarówno kadra zarządzająca, jak i pracownicy tych przedsiębiorstw mają wiele problemów. Bardzo często wynika to z braku znajomości: procesów technologicznych, działań, które należy podjąć, aby ten proces obsłużyć, co składa się na ten proces, oraz z braku rozpoznania przyczyn i mechanizmów powstawania kosztów. Często pomiar kosztów ogranicza się i skupia tylko na pomiarze wartościowym, a nie ilościowym. I tak, ilościowe zużycie materiałów na budowie danego obiektu określa się tylko według projektu technicznego, a nie rzeczywistego zużycia. Nie bada się różnic między planem a wykonaniem, a w szczególności rzeczywistych odchyleń od planu. Często bowiem ogranicza się tylko do stwierdzenia tego faktu. Natomiast brak jest późniejszego rozliczenia kierownika lub osoby odpowiedzialnej za powierzone zasoby. Przecież poniesienie kosztu jest następstwem podjęcia wcześniej decyzji. Zarządzanie kosztami Zarządzanie kosztami to celowe i świadome podejmowanie decyzji prowadzących do osiągnięcia i utrzymania założonego poziomu kosztów w przedsiębiorstwie. W gospodarce rynkowej podmioty gospodarcze nie mogą pozwolić sobie na dowolne kształtowanie poziomu kosztów. Założony poziom kosztów powinien wynikać z: racjonalnego wykorzystania zasobów rzeczowych, ludzkich, finansowych i informacyjnych, przyjętej filozofii tworzenia planów lub budżetów kosztów, stanu technicznego zasobów rzeczowych (sprzętu, transportu, maszyn), przyjętej technologii wytwarzania, przyjętej organizacji produkcji. Nierespektowanie tych przesłań zagraża egzystencji każdego przedsiębiorstwa. Efektywnie zarządzać kosztami i osiągnąć zamierzone cele można na podstawie posiadanych (właściwie zdefiniowanych) zasobów informacyjnych, w szczególności zaś płynących z systemu rachunkowości, oraz przy doborze i wykorzystaniu właściwych narzędzi zarządzania nimi. W szczególności, bez rzetelnie prowadzonego rachunku kosztów nie ma zarządzania kosztami. Podstawowymi celami zarządzania kosztami jest: poznanie mechanizmów i przyczyn powstawania kosztów, obniżenie poziomu kosztów całkowitych i jednostkowych, kształtowanie poziomu kosztów produktów, kształtowanie pożądanej struktury kosztów. Często można się spotkać z poglądem, że zarządzanie kosztami to tylko obniżanie kosztów. Jest to główny cel każdego przedsiębiorstwa, gdyż wzrasta wtedy jego efektywność oraz wartość. Należy jednak pamiętać, że w zarządzaniu kosztami nie chodzi tylko o uzyskanie obniżki kosztów. W zarządzaniu kosztami może chodzić także o to, aby: utrzymać dotychczasowy poziom kosztów w przedsiębiorstwie, koszty nie rosły szybciej niż założony wcześniej ich poziom ze względu na brak możliwości dalszej ich obniżki. Może to wynikać choćby ze stosowanej technologii produkcji. Należy wziąć pod uwagę, że maszyny czy też urządzenia, które posiada przedsiębiorstwo, nigdy nie będą zachowywać swoich idealnych parametrów użytkowych w całym okresie ich eksploatacji. Z dłuższym okresem eksploatacji maszyn najczęściej wiąże się poniesienie większego kosztu ich pracy. Dlatego też należy zastanowić się, jak długo można pozwolić dalej eksploatować tę maszynę, a tym samym tolerować większy koszt jej funkcjonowania. Nieraz przedsiębiorstwa nie stać na zakup nowej maszyny i musi eksploatować starą, choć wiadomo, że zasoby zużywane na tę maszynę są większe niż przy nowej. Narzędzia zarządzania kosztami Zarządzanie kosztami będzie efektywne wtedy, kiedy będzie posiadać zestaw niezbędnych narzędzi. Spośród wielu narzędzi, jakie są w dyspozycji zarządzających przedsiębiorstwami, najniezbędniejsze wydają się: regulamin organizacyjny, struktura organizacyjna, zakres praw i obowiązków pracownika, regulamin wynagradzania, rachunek kosztów, budżety, kosztorysy, zakładowy plan kont, system informatyczny (schemat 2). Schemat 2 Narzędzia zarządzania kosztami Źródło: opracowanie własne Wymienione narzędzia ułatwiają zarządzanie przedsiębiorstwem. Dobór tych narzędzi zależy od tego, jakiemu celowi mają służyć. Im umiejętniej i konsekwentniej będą one stosowane przez użytkowników, tym skuteczniejsze będzie zarządzanie kosztami. Niebagatelny wpływ na ten dobór ma jakość kadry zarządzającej, oraz, przede wszystkim, umiejętność korzystania z nich. Nieumiejętne korzystanie z tych narzędzi przez kadrę zarządzającą przedsiębiorstwem może doprowadzić do paraliżu organizacyjnego przedsiębiorstwa. Sposób organizacji przedsiębiorstwa, stan jego zaplecza produkcyjnego, obszar działalności mają wpływ na budowę własnego systemu informacyjnego, stosowanych zasad rozliczeń, ustalenia cen wewnętrznych itp., a także ponoszonych kosztów jego działalności. Dlatego też ze względu na obserwowaną różnorodność działalności przedsiębiorstw i ich wielkość inaczej może być praktykowane zarządzanie kosztami w tych przedsiębiorstwach gdyż występuje w nich i odmienność, i różna złożoność problemów decyzyjnych. Natomiast umiejętność pomiaru kosztów i jego jakość oraz sposób zarządzania mają wpływ na uzyskiwane wyniki w każdym przedsiębiorstwie. Dzięki lepszej metodologii przyporządkowania kosztów obiektom ich odniesienia powinna zmniejszyć się wielkość kosztów w przedsiębiorstwie tradycyjnie ujmowanych jako koszty wydziałowe i koszty zarządu. Tym samym pracownikowi nie da się uniknąć odpowiedzialności za poniesione koszty. Będzie temu służyć przypisany zakres odpowiedzialności za koszty oraz odpowiedzialność materialna. Ważnym aspektem zarządzania kosztami jest ocena kosztów, zwłaszcza ocena odchyleń kosztów rzeczywistych od planowanych. Na powstałe odchylenie ujemne bądź dodatnie musi być reakcja. Sposoby reagowania na powstałe odchylenia kosztów muszą być z góry określone. Ważne są także późniejsze decyzje dotyczące problemów związanych z powstaniem tych odchyleń. Może to dotyczyć kosztów docelowych świadczonych usług na konkurencyjnym rynku. W przedsiębiorstwie zarządzanie kosztami może odegrać przypisaną i oczekiwaną istotną rolę tylko wtedy, kiedy będą przestrzegane określone warunki dotyczące m.in.: myślenia kategoriami celowości i troski o ponoszone koszty, umiejętności pomiaru kosztów, doskonalenia procedur planowania kosztów, dążenia kadry zarządzającej, jak też samych pracowników do maksymalnej precyzji w kształtowaniu kosztów ośrodków odpowiedzialności za nie. Dlatego tak ważnym czynnikiem skutecznego oddziaływania na wielkość, strukturę i dynamikę ponoszonych kosztów jest jakość kadry zarządzającej oraz przejawiana przez nią chęć i zrozumienie istotnych problemów dotyczących ponoszonych kosztów w przedsiębiorstwie. Brak zainteresowania kadry kierowniczej tymi problemami może niewątpliwie doprowadzić do zachwiania gospodarki finansowej przedsiębiorstwa. Podstawą do stworzenia metodologii zarządzania kosztami w każdym podmiocie gospodarczym jest znajomość kosztów, miejsc i przyczyn ich powstawania oraz mechanizmów ich kształtowania. Stwarza to możliwość planowania kosztów i panowania nad nimi. Należy po prostu wiedzieć, czym się zarządza. Bez znajomości kosztów i ich planowania nie ma świadomego zarządzania kosztami. Zarządzanie kosztami jest procesem poprzedzającym poniesienie kosztu. I tak więc np. budżetowanie kosztów umożliwia poznanie poziomu kosztów na etapie planu, a nie w momencie ich poniesienia, kiedy jest już za późno na jakieś inne działanie ze strony zarządu przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwo, które nie będzie znać właściwego poziomu, dynamiki i struktury kosztów, może w ostateczności zostać wyeliminowane z rynku, gdyż nie sprosta konkurencji. Należy mieć też na uwadze źródła pokrycia planowych, jak też poniesionych kosztów ŹRÓDŁO: Controlling i Rachunkowość Zarządcza Nr 12/2001 www.infor.pl