Jadwiga Grabowska

Politechnika Śląska w Gliwicach, Wydział Organizacji i Zarządzania

Funkcjonowanie systemów informacyjnych i informatycznych

stosowanych przez uczestników kanałów dystrybucji węgla

Wstęp

W dobie informacji jednym z istotnych problemów wspó

ł-

czesnego przedsiębiorstwa, w tym również przedsiębiorstwa
górniczego,

może być zarówno nadmiar informacji jak i jej

brak. O ilości krążących informacji w przedsiębiorstwie
górniczym

może świadczyć bardzo rozbudowana struktura

organizacyjna centrali

tego przedsiębiorstwa. W związku

z tym aby móc wykorzystać tą ilość krążących informacji do

tworzenia przewagi konkurencyjnej należy odpowiednio te

informacje gromadzić, klasyfikować, analizować i właściwie

nimi zarządzać. Uwaga ta dotyczy procesu zarządzania

informacją zarówno na poszczególnych szczeblach przedsię-
biorstwa górniczego

jak i pozostałych przedsiębiorstw

uczestniczących w kanałach dystrybucji węgla kamiennego.

Zarządzanie informacją w kanałach dystrybucji węgla ka-

miennego (w tym także gromadzenie i przetwarzanie infor-

macji) nie jest jednak możliwe bez właściwego systemu
informacji logistycznej opartego o system informacyjny,
który z kolei jest wspomagany odpowiednim systemem
informatycznym.

Celem niniejszego artykułu jest przedstawienie aktualnego

systemu informacyjnego i informatycznego stosowanego

przez uczestników kanałów dystrybucji węgla kamiennego.
Przeprowadzone

badania dotyczą:

•

określenia systemu informacyjnego przedsiębiorstwa

i systemu informatycznego wspierającego proces dystry-
bu

cji węgla kamiennego,

•

identyfikacji kanałów informacyjnych,

•

określenia aktualnego systemu informacji logistycznej.

Badania przeprowadzono na podstawie obserwacji, wy-

wiadów i analizy dokumentacji źródłowej oraz przy użyciu
kwestionariusza ankiety. Kwestiona

riusz ankiety dotyczył

następujących obszarów problemowych: system informacyj-
ny: rodzaj, funkcje; system informatyczny; problemy w ko-
muni

kacji między uczestnikami kanałów dystrybucji; zakres

dostępu do informacji przez producenta, pośrednika, prze-

woźnika i odbiorcę instytucjonalnego. Dobór próby miał

charakter celowy. Zamierzeniem było zebranie jak najwięk-

szej liczby menedżerów na różnych stanowiskach reprezen-
tu

jących poszczególne ogniwa w kanałach dystrybucji węgla

kamiennego. Podmiotem bada

ń byli uczestnicy kanałów

dystrybucji węgla kamiennego: przedsiębiorstwo górnicze
(PG)

wraz z kopalniami wchodzącymi w jej skład, producent

węgla i zarazem największa firma wydobywająca węgiel
kamienny w Europie; Autoryzowani Sprzedawcy; przewo

ź-

nicy

węgla kamiennego; największy polski eksporter węgla

oraz krajowi odbiorcy strategiczni dla PG.

Wynikiem

badań jest przedstawienie kanałów informacyj-

nych i aktualnego systemu informacji logistycznej.

Analiza obecnego systemu informacji

logistycznej w kanałach dystrybucji

węgla kamiennego

Analiza obecnego systemu informacji logistycznej w kana-

łach dystrybucji węgla kamiennego PG wykazała, że jest on

niepełny i niespójny, bowiem każdy z uczestników posiada

co prawda własny system informacyjny, jednakże nie zawsze
wspomagany on

jest systemem informatycznym. Oczywiście

najbardziej rozbudowane systemy posiada PG.

Potwierdzają to uzyskane wyniki ankiety (rys. 1), w której

36% ankietowanych odpowiedziało, że najczęstszymi pro-

blemami (zakłóceniami) występującymi w komunikacji
po

między uczestnikami kanału dystrybucji węgla jest brak

kompletnej i aktualnej informacji. Na zakłócenia w komuni-

kacji spowodowane awarią portalu eKKW

1

, systemu Szyk2

lub telefonów wskazało 27% respondentów. Jako istotny

problem respondenci wskazali także brak możliwości spraw-

dzenia statusu złożonego zamówienia (25% odpowiedzi),
nieaktualne informacje na stronach internetowych (10%)

i należącą do rzadkości, ale jednak występująca, niekompe-

tencję pracowników (2%).

36%

27%

25%

2%

10%

niekompletna/nieaktualna informacja
awaria portalu eKKW/telefonów/systemu Szyk2 itp.
brak możliwości sprawdzenia statusu zamówienia
niekompetencja pracowników
inne, jakie? np..nieaktualne informacje na stronie internetowej

Rys. 1.

Problemy (zakłócenia) występujące w komunikacji pomię-

dzy uczestnikami kanału dystrybucji węgla kamiennego. Źródło:

opracowanie własne wyników ankiety.

Systemy informacyjne wykorzystywane przez uczestników

kanałów dystrybucji węgla kamiennego, to przede wszystkim

systemy zarządzania relacjami z klientami (rys. 2). Wskazało
na to 34% respondentów, którzy pochodzili jedynie z PG,

a także spośród nielicznych odbiorców strategicznych.

1

P

ortal umożliwiający składanie zamówienia na węgiel.

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

70

Wykorzystanie systemów wspomagania kierownictwa wska-

zało 11% respondentów, a systemów wspomagania decyzji
5% respondentów. Odpowiedzi tych udzielili tylko odbiorcy

strategiczni. Największa część respondentów (35%) nie

udzieliła odpowiedzi wogóle (byli to w większości AS),

a 15% respondentów stwierdziło, że wykorzystuje inny sys-

tem informacyjny (nie podając jednak szczegółowo jaki to
jest system).

34%

5%

11%

15%

35%

System zarządzania relacjami z klientem (CRM – Customer Relationship

Management),

System wspomagania decyzji SWD (DSS – Decisions Suport Systems),

Systemy wspomagania kierownictwa (Executive Support Systems - ESS)

Inny, np. niesformalizowany ?..........

Brak odpowiedzi

Rys. 2. System informacyjny wykorzystywany przez uczestników

kanałów dystrybucji węgla kamiennego. Źródło: opracowanie

własne wyników ankiety.

Funkcje wykorzystywanych systemów informacyjnych

przedstawiono na

rysunku 3 respondenci wskazali, że uży-

wane są głównie funkcje informacyjno-decyzyjne (38%
odpowiedzi) oraz komunikacyjne (33% odpowiedzi).

38%

33%

13%

12%

4%

Informacyjno-decyzyjne

Komunikacyjne

Sterująco-przetwarzające

Sprzedażowo-

transakcyjne

Doradcze, ekspertowe

Rys. 3. Funkcje wykorzystywanych systemów informacyjnych.

Źródło: opracowanie własne wyników ankiety.

Systemy informatyczne,

wspomagające funkcjonowanie

opisanych uprzednio systemów informacyjnych, są narzę-

dziem technicznym obejmującym oprogramowanie i sprzęt
komputerowy, który od strony praktycznej zapewnia odpo-

wiednią moc obliczeniową i pojemność w celu przetwarzania
baz danych realizowanych przez system informatycz-
ny[Bendkowski 1991, Wodarski i in. 2004].

Najbardziej zaawansowaną klasą systemów informatycz-

nych, służących wspomaganiu zarządzania przedsiębior-

stwem lub współdziałania grupy współpracujących ze sobą

przedsiębiorstw, poprzez gromadzenie danych oraz umożli-
wienie wykonywania operacji na zebranych danych, jest

system klasy ERP

2

.

Należy wskazać, że jedną z zalet stoso-

wania systemu ERP jest możliwość szybkiej wymiany in-

formacji i związana z nią również oszczędność czasu i obni-

żenie kosztów Wyniki przeprowadzonego badania dotyczą-

cego zastosowania systemu ERP wskazują, że większość

uczestników kanałów dystrybucji węgla kamiennego stosuje
wspomniany system ERP (58% odpowiedzi respondentów

spośród tych, którzy oczywiście stosują systemy informa-

tyczne). Jednak aż 43% respondentów nie udzieliło odpo-
wiedzi na to pyta

nie, wśród nich ponad połowę stanowili AS

oraz odbiorcy strategiczni). Można więc przypuszczać, że

AS nie stosują tej klasy systemów bowiem zazwyczaj są oni

drobnymi przedsiębiorcami i prawdopodobnie nie stać ich na

zakup systemów tej klasy. Wydaje się, że AS wszelkie dane
i informa

cje przechowują w programach takich jak np. MS

Excel lub inne. W przeprowadzonej ankiecie nie uzyskano

odpowiedzi dotyczących rodzaju stosowanego systemu in-
formatycznego przez odbiorców strategicznych.

Rodzaj zastosowanych modułów systemów ERP przez

uczest

ników kanałów dystrybucji węgla prezentuje rysunek

4. Respondenci wykorzystuj

ący w swojej działalności system

ERP, korzysta

ją w głównej mierze z modułu finansowego

(24% odpowiedzi respondentów) modułu sprzedaży i dystry-

bucji (23%) oraz zarządzania zasobami ludzkimi (21%).

Moduł zarządzanie taborem wykorzystują jedynie przewoź-

nicy węgla.

24%

2%

21%

15%

15%

23%

finansowego

zarządzania taborem

zarządzania zasobami

ludzkimi

kontrolingu

zarządzania jakością

sprzedaży i dystrybucji

Rys. 4.

Stosowane moduły systemów ERP przez uczestników

kana

łów dystrybucji węgla. Źródło: opracowanie własne wyników

ankiety.

Systemem klasy ERP stosowanym przez PG jest system

informatyczny SZYK2 autorstwa Centralnego Ośrodka
Informatyki Górnictwa SA. System SZYK2 jest oparty m.in.
o n

astępujące założenia [Koszowski i in. 2007]:

• z

integrowanie Kompleksu Sprzedaży (KSP) na jednej

centralnej bazie danych,

• c

entralne zarządzanie sprzedażą,

• w

łączenie klientów w funkcjonalność systemu,

• wprowadzenie dokumentów elektronicznych z podpisem

cyfrowym,

• zastosowanie technologii internetowej.

System SZYK2 zbudowany jest z niezależnych komplek-

sów, w skład których wchodzą funkcjonalnie wydzielone

moduły. Moduły te komunikują się między sobą i odwołują

do wspólnej bazy danych. KSP udostępnia swoje dane poza
systemem SZYK2 innym aplikacjom np. hurtowni danych

(Business Object) jak i komunikuje się z systemami ze-

wnętrznymi np. z niezależnymi systemami załadunku i wa-

żenia oraz systemami monitoringu i nadzoru nad procesem

sprzedaży [Koszowski i in. 2007]. KSP został podzielony na

2

Słownik terminologii logistycznej, ILiM, Poznań 2006.

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

71

mod

uły wg ich roli w procesie sprzedaży węgla [Rymaszew-

ski i in. 2010

]: sprzedaż obsługa klienta, sprzedaż Centralny

Marketing, sprzedaż rozliczenie sprzedaży, sprzedaż ekspe-

dycja, sprzedaż kontrola jakości, sprzedaż drobnicowa,
sprzeda

ż obsługa przewoźnika. Pomimo fizycznego charak-

teru przepływu węgla kamiennego pomiędzy PG, a jej od-
biorcami,

właśnie od usprawnienia sfery informacyjnej,

zależy w dużej mierze optymalizacja całego obszaru dystry-
bucji. Coraz nowsze oprogramowania wspomagaj

ące przyję-

cie zamówienia, jego przygotowanie, realizację oraz kontrolę

stanu jego realizacji pozwalają zwiększyć skuteczności logi-
styki zbytu (dystrybucji).

Biorąc pod uwagę integracyjną rolę logistyki w przedsię-

biorstwie, skuteczność procesów przepływu towarów i in-

formacji w zakresie dystrybucji jest zależna od skali wyko-

rzystania nowoczesnych narzędzi informatycznych [Ficoń
2005

]. Realizacja procesu dystrybucji węgla jest możliwa

m.in. dzięki zdolności PG do rozpoznawania teraźniejszych

i przyszłych potrzeb klientów oraz związanego z tym pro-

gnozowania popytu. Należy jednak wyraźnie podkreślić,

że wydobycie węgla w kopalniach PG w latach 2003–2010

systematycznie malało z 56,8 do 39,5 mln ton.

Planowanie wydobycia, gospodarki materiałowej oraz sta-

nu z

apasów węgla mogłoby być sprawniejsze, gdyby infor-

macje dotyczące istniejącego na rynku zapotrzebowania na

określone typy węgla były gromadzone w systemie SZYK2

i dostępne zwłaszcza dla kadry zarządzającej PG.

Interesującym zagadnieniem jest także możliwości dostępu

PG do informacji wewnętrznych klienta, mającej wspomóc
planowanie jego potrzeb (rys. 5).

47%

53%

tak
nie

18%

3%

26%

telefon
e-mail
system informatyczny

Rys. 5

. Dostęp PG do informacji wewnętrznych klienta. Źródło:

opracowanie własne wyników ankiety.

Odpowiedzi negatywnej udzieliło 53% respondentów i byli

to w większości AS, odbiorcy strategiczni oraz eksporter

i połowa przewoźników. Odpowiedź taka z jednej strony nie

zaskakuje, gdyż informacje wewnętrzne są tajemnicą przed-

siębiorstw i respondenci Ci najwidoczniej nie przewidują
pomocy PG w planowaniu swoich potrzeb. Z drugiej jednak

strony należy zaznaczyć, że taka informacja o spodziewanej

wielkości zapotrzebowania na węgiel w nadchodzących

latach, nie powinna stanowić aż tak wielkiej tajemnicy han-

dlowej. Dla PG pozyskanie takiej informacji stanowiłoby

jednakże wielkie ułatwienie w przygotowaniu, z odpowied-

nim wyprzedzeniem, niezbędnego frontu eksploatacyjnego.

Odpowiedzi pozytywne ( 44%) na umożliwienie dostępu

do informacji wewnętrznych klienta udzieliło kliku AS
i niektórzy odbiorcy strategiczni.

Wśród odpowiedzi pozy-

tywnych, a więc zezwalających na dostęp do informacji,

najwięcej respondentów wskazało, że powinno to się odby-

wać za pomocą odpowiedniego systemu informatycznego
(23% odpowiedzi).

Na dostęp PG do informacji o stanach zapasów magazy-

no

wych węgla u swojego odbiorcy zgadza się natomiast

większość respondentów (rys. 6).

54%

46%

tak
nie

14%

1%

39%

telefon
e-mail
system informatyczny

Rys. 6.

Dostęp PG. do informacji o stanach zapasów magazyno-

wych węgla u swojego odbiorcy. Źródło: opracowanie własne
wyników ankiety.

PG powinno mieć dostęp do informacji o stanach zapasów

magazy

nowych węgla u swojego odbiorcy według 54%

respondentów i w tym celu powinien być wykorzystany
system informatyczny (39% odpowiedzi). Odpowiedzi pozy-

tywne udzieliła większości AS oraz odbiorców strategicz-

nych, a także połowa przewoźników i eksporter. Możliwość

dostępu PG do informacji o położeniu ładunku (węgla)

w drodze również została oceniona pozytywnie przez re-
spondentów (rys. 7).

56%

44%

tak
nie

25%

5%

26%

telefon
e-mail
system informatyczny

Rys. 7.

Dostęp PG do informacji o położeniu ładunku (węgla)

w drodze.

Źródło: opracowanie własne wyników ankiety.

Informacja o położeniu ładunku (węgla) w drodze powinna

być dostępna również w systemie informatycznym (26%

odpowiedzi) bądź poprzez telefon (25% odpowiedzi). Należy

zaznaczyć, że informacja taka dla PG jest zupełnie nieistotna
(

za wyjątkiem przypadków szczególnych lub awaryjnych).

PG bierze odpowie

dzialność za węgiel jedynie do czasu

opuszczenia przez wagony terenu kopalni. Informacja o po-

łożeniu ładunku w drodze bardziej przydatna byłaby dla AS
i odbiorców strategicznych. Potw

ierdzają to wyniki uzyska-

nych odpowiedzi na pytanie o dostęp klienta do informacji
o stopniu realizacji zamówienia u producenta (rys. 8) i prze-

woźnika (rys. 9).

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

72

83%

17%

tak
nie

36%

5%

42%

telefon
e-mail
system informatyczny

Rys. 8.

Dostęp klienta do informacji o stopniu realizacji zamówie-

nia u producenta.

Źródło: opracowanie własne wyników ankiety.

73%

27%

tak
nie

30%

9%

34%

telefon
e-mail
system informatyczny

Rys. 9.

Dostęp klienta do informacji o stopniu realizacji zamówie-

nia u przewoźnika. Źródło: opracowanie własne wyników ankiety.

Odbiorca węgla (klient) powinien mieć dostęp do informa-

cji o stopniu realizacji zamó

wienia u producenta według 83%

respondentów i informację tę powinien uzyskiwać w syste-
mie informatycznym (42% odpowiedzi) ewentualnie telefo-
nicznie (36% odpowiedzi). Informacja taka jest istotna, kiedy

na kopalni wystąpią nieprzewidziane problemy np. z wydo-

byciem czy załadunkiem węgla. Dostęp do informacji

o stopniu realizacji zamówienia u przewoźnika (rys. 9) po-

winien być możliwy według 73% respondentów. Informacja

to powinna być uzyskiwana również poprzez system infor-
matyczny (34% odpowiedzi) ewentualnie telefonicznie (30%

odpowiedzi). Informacja taka jest ważna, kiedy np. przewoź-

nik nie może podstawić na czas wagonów na kopalnie,

a odbiorca na konkretny dzień musi zamówić ludzi i urzą-

dzenia do rozładowania węgla.

Warto zwrócić uwagę, że przewoźnicy posiadają systemy

wspomagające handlową obsługę przesyłek towarowych,

umożliwiające monitorowanie i określenie położenia pociągu

na trasie (stację nadania i stację docelową). Systemy te jed-

nak nie współpracują z portalem klienta eKKW oraz syste-
mem SZYK2. Tym

samym przewoźnik zazwyczaj telefo-

nicznie uzyskuje informacje o miejscu i czasie podstawienia

wagonów, ilości potrzebnych wagonów, załadunku węgla

i możliwości odbioru wagonów. Wedle respondentów moż-

liwość uzyskania tej informacji powinna istnieć poprzez
s

ystem informatyczny (rys. 10), co potwierdziło 30% re-

spondentów.

32%

17%

21%

30%

telefon

faks

e-mail

system

informatyczny

Rys. 10.

Dostęp przewoźnika do informacji o miejscu i czasie

podstawienia wagonów, ilości potrzebnych wagonów, załadunku

węgla i możliwości odbioru wagonów. Źródło: opracowanie własne
wyników ankiety.

Możliwości powiadamiania klienta o problemach z reali-

zacją zamówienia u producenta lub przewoźnika przedstawia
rysunek 11.

25%

21%

25%

29%

telefon

faks

e-mail

system

informatyczny

Rys. 11.

Możliwości powiadamiania klienta o problemach z reali-

zacją zamówienia. Źródło: opracowanie własne wyników ankiety.

W przypadku wystąpienia problemów z realizacją zamó-

wienia obecnie klient informowany jest telefonicznie.

Według respondentów powinien mieć jednak możliwość
uzyskania takiej informacji poprzez system informatyczny
(29% odpowiedzi).

Wyniki b

adań dotyczące możliwości pozyskiwania infor-

macji wewnętrznych klientów dotyczących stanów magazy-

nowych, statusu zamówienia (stopień realizacji zamówienia)

oraz o miejscu, czasie, ilości i możliwości odbioru załado-

wanych wagonów wskazują na istotne braki. Dotyczą one

zarówno braku niektórych informacji jak i braku narzędzi

umożliwiających ich dogodne pozyskiwanie, np. klient nie

zawsze ma możliwość uzyskania informacji o położeniu

pociągu na trasie, o wystąpieniu opóźnień załadunku, prze-

jazdu, uszkodzenia ładunku etc. Te informacje mogłyby

znacząco wpływać na usprawnienie procesu dystrybucji

węgla kamiennego (pozyskiwanie i posiadanie takich infor-

macji zaaprobowała większość uczestników kanałów dystry-
bucji).

Podsumowanie

Analiza obecnego systemu informacji logistycznej w kana-

łach dystrybucji węgla kamiennego wykazała, że jest on

niepełny i niespójny, bowiem każdy z uczestników posiada

co prawda własny system informacyjny, jednakże nie zawsze
wspomagany on jest systemem informatycznym. Zaprezen-
towane wyniki

dają podstawę do zbudowania systemu in-

formacji logistycznej obejmującej wszystkich uczestników

kanałów dystrybucji węgla kamiennego i opierającego się na
rozbudowanym systemie informatycz

nym, umożliwiającym

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

73

gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie informacji

niezbędnych w procesie dystrybucji węgla kamiennego.

System informacji logistycznej powinien wspomagać do-

starczanie zebranych i przetworzonych danych oraz odpo-

wiednich informacji do zespołów podejmowania decyzji

zarówno na każdym szczeblu organizacyjnym przedsiębior-

stwa jak i w całym kanale dystrybucji węgla kamiennego.

Obecny system, jak już wspomniano, nie jest zintegrowany

w obrębie kanałów dystrybucji węgla i dlatego też przepływ

informacji miedzy ogniwami kanałów dystrybucji węgla
kamiennego bywa niejednokrotnie utrudniony lub w ogóle

nie występuje.

Streszczenie

Celem niniejszego artykułu jest przedstawienie aktualnego

systemu informacyjnego i informatycznego stosowanego

przez uczestników kanałów dystrybucji węgla kamiennego.
W realizacji niniejszego

celu zastosowano następujące meto-

dy badawcze: kwestionariusz ankiety, wywiady oraz obser-
wacje. Wynikiem

przeprowadzonych badań jest przedsta-

wienie kanałów informacyjnych i aktualnego systemu infor-

macji logistycznej uczestników kanałów dystrybucji węgla
kamiennego.

Słowa kluczowe: kanały dystrybucji, system informacyjny,

system informatyczny, węgiel kamienny, przedsiębiorstwo
górnicze.

L

ITERATURA

1. Bendkowski J.,

Systemy informatyczne zarządzania w górnic-

twie. Nowe kierunki rozwoju, Mechaniz. Automatyz. Gór. 1991.

2. Grabowska J., Model systemu informacji logistycznej w kana-

łach dystrybucji węgla kamiennego, rozprawa doktorska, Gliwi-
ce 2012.

3.

Ficoń K., Zarys mikrologistyki, Bel STUDIO 2005.

4. Koszowski Z., Horodecki J., Nowe produkty ora

z formy usług

informatycznych oferowanych przez COIG SA w Katowicach,
Polski Kongres Górniczy, Sesja VIII, Wyd. IGSMiE PAN,
Kraków 2007.

5. Rymaszewski S., Matkowski P., Charakterystyka i budowa

Kompleksu sprzedaży – KSP, opracowanie wewnętrzne COIG
SA, Katowice 2010.

6. Wodarski K., Karbownik A., Bendkowski J. i in., Struktura

organizacyjna i modelowanie sytemu informacyjnego spółki

węglowej, Wyd. Pol. Śl., Gliwice 2004.

Logistyka – nauka

Logistyka 5/2013

74