Gazeta Podatkowa nr 42 • 24.05.2007 r.

www.gazetapodatkowa.pl

10

Rachunkowość dla każdego

Porady eksperta

Z pytań wpływających do naszej Redakcji wynika, że firmy prowadzące działalność

gospodarczą często rozważają możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej.

Okazuje się, że najwięcej problemów sprawia rozliczanie działalności prowadzonej w ten

sposób oraz sposób ujęcia tych zdarzeń w księgach rachunkowych.

Na wstępie należy zaznaczyć, że ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu

świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) dopuszcza możliwość pro-

wadzenia wspólnej działalności socjalnej, która może obejmować:

- organizację usług na rzecz różnych form wypoczynku,

- działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną,

- udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), a także zwrotnej lub bez-

zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

Wspólna działalność socjalna może być prowadzona przez kilka podmiotów (pracodaw-

ców) na warunkach określonych w umowie o charakterze cywilnoprawnym. Stosowne

regulacje w tej kwestii zawiera art. 9 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem umowa o pro-

wadzeniu wspólnej działalności socjalnej powinna określać w szczególności: przedmiot

wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia

i rozwiązania umowy.

Treść umowy o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej powinna być uzgodniona

z zakładowymi (międzyzakładowymi) organizacjami związkowymi. Jeżeli natomiast

u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, treść tej umowy powinna być uzgodniona

z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2

ustawy).

Poszczególni pracodawcy mogą przeznaczyć na wspólną działalność cały swój Fundusz –

tworzony indywidualnie przez każdego z pracodawców – lub tylko jego wydzieloną część.

Jeżeli pracodawcy przeznaczą na wspólną działalność socjalną część swojego Fundu-

szu, w takim przypadku umowa powinna w sposób szczegółowy określać, jakie cele będą

realizowane wspólnie.

W każdym przypadku przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym powinno

odbywać się na jednakowych zasadach – konieczne jest w związku z tym opracowanie

odrębnego, wspólnego regulaminu określającego zasady gospodarowania wydzielonym

Funduszem.

Finansowanie wspólnych celów może odbywać się w dowolny sposób określony przez

strony umowy. Najwygodniejszą formą jest połączenie środków pieniężnych. W takim

przypadku umowa powinna określać kwoty środków pieniężnych przeznaczonych na fi-

nansowanie tej działalności oraz terminy ich przekazania. W tym celu strony umowy mogą

otworzyć wspólny rachunek bankowy, służący do obsługi tej działalności. Ponadto, by

usprawnić obsługę tej działalności, strony mogą ustanowić jednego z pracodawców (bę-

dącego stroną umowy) administratorem wspólnych środków Funduszu.

Prowadzenie wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców stwarza możli-

wość bardziej efektywnego wykorzystania środków Funduszu. Jest to korzystne w szczegól-

ności dla mniejszych podmiotów. Strony powinny jednak dokonać w umowie precyzyjnych

i szczegółowych zapisów, aby zapobiec powstawaniu ewentualnych nieporozumień i sporów

na tym tle w trakcie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej.

Należy podkreślić, że prowadzenie wspólnej działalności socjalnej – na podstawie zawar-

tej umowy – w żadnym razie nie zwalnia poszczególnych pracodawców (będących stroną

tej umowy) od wypełniania obowiązków określonych w ustawie o zakładowym funduszu

świadczeń socjalnych. Funduszem nadal administruje pracodawca i to właśnie on ponosi

odpowiedzialność za gospodarowanie tym Funduszem niezgodnie z przepisami ustawy.

Z przepisów ustawy wynika, że odpisy i zwiększenia obciążają koszty działalności

pracodawcy (art. 6 ust. 1 ustawy). Zatem każdy pracodawca ujmuje w swoich księgach

rachunkowych – na podstawie dowodu polecenia księgowania (PK) – ustalony na dany

rok odpis, zapisem:

-

Wn konto 40 „Koszty działalności operacyjnej” (w analityce: Ubezpieczenia społecz-

ne i inne świadczenia – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych),

-

Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: Zakładowy Fundusz Świadczeń

Socjalnych).

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń pracodawca obowiązany jest przekazać,

w terminie określonym w art. 6 ust. 2 ustawy, na odrębny rachunek bankowy – na podstawie

wyciągu bankowego – zapisem:

-

Wn konto 13-5 „Rachunek bankowy ZFŚS”,

-

Ma konto 13-0 „Rachunek bankowy”.

Za pośrednictwem tego rachunku dokonywane są rozliczenia corocznego odpisu na ten

Fundusz. Należy bowiem pamiętać, że dla celów podatku dochodowego kosztem uzyskania

przychodów są wyłącznie odpisy, których równowartość została przekazana na wyodrębnio-

ny rachunek bankowy Funduszu. Zawarcie zatem umowy cywilnej o prowadzeniu wspólnej

działalności socjalnej nie zwalnia podatników tego podatku od obowiązku prowadzenia

odrębnego rachunku bankowego ZFŚS.

Z wyodrębnionego rachunku bankowego pokrywane są wszelkie wypłaty i zobowiązania

Funduszu. Na rachunek ten powinny też wpływać wszelkie należności Funduszu zarówno

od osób fizycznych, jak i prawnych.

Przekazanie środków pieniężnych na prowadzenie wspólnej działalności socjalnej

– w kwotach i terminach określonych w umowie – na wyodrębniony rachunek bankowy

środków Funduszu pracodawcy pełniącego funkcję administratora – na podstawie wyciągu

bankowego – może przebiegać zapisem:

-

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Kwoty do rozliczenia – wspólna

działalność socjalna),

-

Ma konto 13-5 „Rachunek bankowy ZFŚS”.

Z kolei pracodawca „administrator” wpływ środków pieniężnych wyodrębniony na ra-

chunek bankowy może ująć zapisem:

-

Wn konto13-5 „Rachunek bankowy ZFŚS”,

-

Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Kwoty do rozliczenia – wspólna

działalność socjalna).

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 24 powinna zapewnić uzyskanie informacji

o wpłaconych środkach przez poszczególnych pracodawców. W księgach rachunkowych

pracodawcy „administratora” wartość świadczeń wypłaconych osobom zatrudnionym przez

pracodawców, z którymi podpisano umowę o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej

podlegać będzie ujęciu po stronie Wn tego konta. Ewidencja tych zdarzeń – na podstawie

dowodów dokumentujących przyznanie i wypłatę świadczeń – może przebiegać zapisami:

a) wartość świadczeń wypłaconych pracownikom zatrudnionym u pracodawcy „admi-

nistratora”

Obowiązek stosowania kont zespołu 5

Jesteśmy niewielką firmą usługową. Zgodnie z zakładowym planem kont

do ewidencji kosztów stosujemy konta zespołu 4. Czy mamy obowiązek

stosowania w księgach rachunkowych kont zespołu 5?

Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. zasad (Dz. U. z 2002 r. nr 76,

poz. 694 ze zm.) nie nakłada na jednostkę obowiązku ujmowania w ewidencji księgo-

wej kosztów za pomocą kont zespołu 5. Decyzję dotyczącą zasad ewidencjonowania

kosztów w księgach rachunkowych, podejmuje kierownik jednostki, uwzględniając

wielkość danej jednostki, jej strukturę organizacyjną oraz rodzaj działalności.

Sposób ujmowania kosztów powinien znaleźć odzwierciedlenie w przyjętych za-

sadach (polityce) rachunkowości jednostki wymaganej w art. 10 ust. 1 ww. ustawy,

tj. w zakładowym planie kont.

Wybór sposobu ewidencjonowania kosztów jest ściśle związany z przyjętym przez

jednostkę wariantem sporządzania rachunku zysków i strat. Jednostka bowiem może

ewidencjonować koszty:

- wyłącznie w układzie rodzajowym – zespół 4 (konto 40 „Koszty według rodza-

jów” i konto 49 „Rozliczenie kosztów”); rachunek zysków i strat sporządza się

wówczas w wersji porównawczej,

- tylko w układzie funkcjonalnym – zespół 5 (tj. na kontach 50, 52, 53, 55, i 58)

z pominięciem ewidencji i rozliczania kosztów na kontach zespołu 4; rachunek

zysków i strat sporządza się w wersji kalkulacyjnej,

- równolegle w układzie rodzajowym – na kontach zespołu 4 i funkcjonalnym

na kontach zespołu 5 – wówczas dysponując danymi o kosztach rodzajowych

zgromadzonych na kontach zespołu 4, jak też o kosztach rozliczonych na kontach

zespołu 5, rachunek zysków i strat może być sporządzony w wersji porównawczej

lub kalkulacyjnej.

Ewidencja kosztów na kontach zespołu 5, dostarcza informacji o kosztach ponoszo-

nych w poszczególnych komórkach organizacyjnych, oraz wskazuje, gdzie i w jakiej

wysokości koszty te zostały poniesione. Jest ona zazwyczaj stosowana w jednostkach

o rozbudowanej strukturze organizacyjnej oraz jednostkach produkcyjnych.

Z pytania wynika, że jednostka jest niewielką firmą i posiada prostą strukturę orga-

nizacyjną – wydaje się, że nie ma więc potrzeby ewidencjonowania kosztów w układzie

funkcjonalnym na kontach zespołu 5. Nie oznacza to jednak, że jednostka nie może

tego sposobu ujmowania kosztów stosować. Decyzję w tej sprawie powinien podjąć

– jak wskazano wcześniej – kierownik jednostki.

A.B.

Wspólna działalność socjalna

– ewidencja w księgach rachunkowych

-

Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: Zakładowy Fundusz Świadczeń

Socjalnych),

- Ma konto 13-5 „Rachunek bankowy ZFŚS”,

b) wartość świadczeń wypłacona osobom zatrudnionym przez pracodawców, z którymi

podpisano umowę o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej
-

Wn konto24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Kwoty do rozliczenia – wspól-

na działalność socjalna),

- Ma konto 13-5 „Rachunek bankowy ZFŚS”.

Na podstawie pisemnej informacji otrzymanej od pracodawcy pełniącego funkcję admi-

nistratora, pracodawca zatrudniający osoby wskazane w pkt b) ujmuje w swoich księgach

wartość tych świadczeń na zmniejszenie „swojego” zakładowego funduszu świadczeń

socjalnych, zapisem:

-

Wn konto85 „Fundusze specjalne” (w analityce: Zakładowy Fundusz Świadczeń

Socjalnych),

-

Ma konto 24 Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Kwoty do rozliczenia – wspólna

działalność socjalna).

W przypadku gdy wspólna działalność socjalna obejmuje swym zakresem udzielanie

zwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe, ich wypłata przez pracodawcę pełniącego funkcję

administratora nie będzie podlegała ujęciu na wskazanym wyżej koncie 24 „Pozostałe rozra-

chunki (w analityce: Kwoty do rozliczenia – wspólna działalność socjalna). Wartość udzie-

lonych zwrotnych pożyczek nie zmniejsza także środków zakładowego funduszu świadczeń

socjalnych. Zatem nie jest ujmowana na koncie 85 „Fundusze specjalne” – niezależnie od tego,

czy pożyczkobiorcą jest pracownik „administratora” czy też osoba ta jest zatrudniona przez

pracodawcę, z którym podpisano umowę o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej.

W każdym przypadku powstaje należność od pożyczkobiorców, którą pracodawca „admini-

strator” ujmuje w swoich księgach rachunkowych – w dacie wypłaty pożyczki – zapisem:

-

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu

udzielonych pożyczek z ZFŚS) – w przypadku pracowników zatrudnionych przez

pracodawcę „administratora”,

- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Konto imienne pożyczkobiorcy)

– w przypadku osób zatrudnionych przez pracodawców, z którymi podpisano umowę

o wspólnej działalności socjalnej),

- Ma konto13-5 „Rachunek bankowy ZFŚS”.

Dodać należy, że umowy pożyczki zawierane z poszczególnymi osobami powinny szcze-

gółowo regulować zasady i terminy spłaty udzielonych pożyczek.

Przedstawione wyżej przykładowe księgowania mogą mieć zastosowanie w przypadku

prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców w pełnym zakresie.

Nie ma jednak przeszkód, aby w taki sam sposób ewidencjonować zdarzenia w sytuacji,

gdy umowa o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej polega na udzielaniu pomocy

np. tylko w formie pożyczek na cele mieszkaniowe. W tym przypadku, na wydzielony

rachunek bankowy pracodawcy pełniącego funkcję administratora wspólnych środków

pieniężnych, przekazana zostanie jedynie część środków ZFŚS będących własnością uma-

wiających się stron. Pozostałe środki Funduszu tych jednostek powinny być wykorzystane

na cele określone w ich regulaminach.

Saldo konta 24 powinno być okresowo uzgadniane przez umawiające się strony, a wszel-

kie niezgodności niezwłocznie wyjaśniane i korygowane.

Ewa Gruchot