1

Organizacja funkcji
personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Aliki Jaworska

Dyrektor Personalny Parker Hannifin sp. z o.o.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

funkcje personalne

procedury personalne

regulamin pracy i inne wewn

ę

trzne akty prawne

dokumentacja personalna

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Funkcje personalne

2

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Funkcja personalna to zbiór wszystkich
działa

ń

odnosz

ą

cych si

ę

do pracowników,

nastawionych na osi

ą

ganie celów

organizacji oraz na zaspokajanie potrzeb
pracowników.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Funkcje personalne tworzy si

ę

w

przedsi

ę

biorstwie w oparciu o strategi

ę

firmy, jej wielko

ś

ci, jej obszary działalno

ś

ci

i wykreowan

ą

przez ni

ą

kultur

ę

organizacyjn

ą

.

Ć

wiczenie

W grupach wypiszcie znane Wam funkcje
personalne

3

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Podstawowe funkcje personalne:

administracja kadrowa

analiza sytuacji kadrowej i społecznej,

zatrudnienie

rekrutacja i dobór pracowników,

adaptacja zawodowa i integracja nowych pracowników

system oceniania pracowników

szkolenie pracowników,

motywowanie pracowników,

badanie efektywno

ś

ci pracy,

rotacja pracowników,

organizacja pracy,

zarz

ą

dzanie wiedz

ą

w organizacji,

komunikowanie si

ę

z pracownikami firmy,

współpraca ze zwi

ą

zkami zawodowymi,

kształtowanie kultury organizacyjnej

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Poziom

administracyjny

Jest to poziom typowo wykonawczy,
obejmujący prowadzenie dokumentacji
związanej z przyjęciem pracownika do pracy,
przebiegiem jego pracy i zwalnianiem
pracowników

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Poziom

zarządzania

podstawowego

Oprócz spraw administracyjnych poziom ten
obejmuje zorganizowana rekrutację
pracowników (nabór i selekcja), stosowanie
prostych środków motywacji płacowej i
pozapłacowej oraz prowadzenie wybranych
szkoleń niezbędnych do sprawnego
przebiegu pracy

4

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Poziom

zarządzania

zaawansowanego

Obejmuje zarówno planowanie zatrudnienia,
jak i prowadzenie adaptacji zawodowej wraz
z budowaniem programów integracyjnych, a
także prowadzeniem ocen okresowych – na
tym poziomie mamy do czynienia ze
ś

wiadomym umożliwianiem rozwoju

pracowników

Ć

wiczenie

Do podanych struktur organizacyjnych
działu kadr/personalnego przyspieszcie
funkcje personalne, które Waszym
zdaniem b

ę

d

ę

w przedsi

ę

biorstwie

realizowanie

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Procedury personalne

5

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Procedury personalne s

ą

efektem

ko

ń

cowym strategicznego i operacyjnego

zarz

ą

dzania zasobami ludzkimi. Rodzaje

procedur personalnych oraz ich ilo

ść

s

ą

uwarunkowane przez wielko

ść

i charakter

przedsi

ę

biorstwa.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Coraz cz

ęś

ciej precyzuje si

ę

wewn

ę

trzne

procesy obowi

ą

zuj

ą

ce w firmach i ujednolica si

ę

je w formie kontrolowanych procedur. Nawet
najbardziej zło

ż

one procedury, jak te, zwi

ą

zane

z czasem pracy, wynagrodzeniem, zasiłkami
socjalnymi, szkoleniami itd., s

ą

ci

ą

gle

dostosowywane i ulegaj

ą

zmianom w trakcie ich

obowi

ą

zywania.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Podczas cyklu pracy pracownika w du

ż

ym

przedsi

ę

biorstwie na stałe lub tymczasowo

aktywuje si

ę

przeci

ę

tnie ponad dwadzie

ś

cia

procedur kadrowych w zakresie wolnych miejsc
pracy, rekrutacji, rozwoju zawodowego, szkole

ń

,

komunikacji wewn

ą

trz firmy, bezpiecze

ń

stwa i

higieny pracy itd.

6

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Przykłady procedur personalnych:

Procedura planowania zapotrzebowania na
zasoby ludzkie.

Procedura szkole

ń

i rozwoju

Procedura ocen okresowych

Procedura zarz

ą

dzania talentami

Procedura adaptacji zawodowej

Procedura rekrutacji i selekcji

Ć

wiczenie cz. 1

Po zapoznaniu si

ę

z opisem

przedsi

ę

biorstwa przygotujcie:

propozycj

ę

schematu organizacyjnego

działu personalnego

opis wyst

ę

puj

ą

cych w nim funkcji

personalnych

Ć

wiczenie cz.2

Dla funkcji wewn

ę

trznego rozwoju

pracowników stwórzcie propozycje
procedury personalnej.

7

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Dokumentacja personalna

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

ROZPORZ

Ą

DZENIE

MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ

z dnia 28 maja 1996 r.

w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców

dokumentacji w sprawach zwi

ą

zanych ze

stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika.

(Dz. U. Nr 62, poz. 286)

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Dokumentacj

ą

personaln

ą

nazywamy

zbiór dokumentów zwi

ą

zanych z

nawi

ą

zaniem i trwaniem zatrudnienia. W

terminologii ustawowej okre

ś

lenie to

wyst

ę

puje w formie poj

ę

cia akta osobowe

pracownika i dokumenty osobowe.

8

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Obowi

ą

zek prowadzania przez pracodawc

ę

dokumentacji

personalnej zwi

ą

zanej ze stosunkiem pracy przewiduje art. 94 pkt

9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974r Kodeks Pracy.

Natomiast szczegółowe zasady jej prowadzania reguluj

ą

przepisy

rozporz

ą

dzania Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja

1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach zwi

ą

zanych ze stosunkiem pracy oraz

sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Rozporz

ą

dzenie

to ma moc obowi

ą

zywania w stosunku do wszystkich pracodawców,

którymi rozumieniu art. 3 Kodeksu Pracy s

ą

zarówno jednostki

organizacyjne, jak i osoby fizyczne zatrudniaj

ą

ce pracowników.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Akta osobowe prowadzone s

ą

dla wszystkich

pracowników, zatrudnionych na podstawie:

umowy o prac

ę

powołania

wyboru

mianowania

spółdzielczej umowy o prac

ę

.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Akta osobowe pracownika składaj

ą

si

ę

z 3 cz

ęś

ci i

obejmuj

ą

:

w cz

ęś

ci A - dokumenty zgromadzone w

zwi

ą

zku z ubieganiem si

ę

o zatrudnienie

w cz

ęś

ci B - dokumenty dotycz

ą

ce nawi

ą

zania

stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
pracownika

w cz

ęś

ci C - dokumenty zwi

ą

zane z ustaniem

zatrudnienia

9

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

W cz

ęś

ci B - dokumenty dotycz

ą

ce nawi

ą

zania stosunku pracy oraz przebiegu

zatrudnienia pracownika, mi

ę

dzy innymi:

umow

ę

o prac

ę

zakres czynno

ś

ci (zakres obowi

ą

zków)

pisemne potwierdzenie zapoznania si

ę

przez pracownika z regulaminem pracy

za

ś

wiadczenia o uko

ń

czeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpiecze

ń

stwa i

higieny pracy,

o

ś

wiadczenie pracownika b

ę

d

ą

cego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym

mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku
zamiaru korzystania z uprawnie

ń

okre

ś

lonych w tych przepisach,

dokumenty dotycz

ą

ce powierzenia pracownikowi mienia z obowi

ą

zkiem zwrotu albo

do wyliczenia si

ę

,

dokumenty zwi

ą

zane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

W cz

ęś

ci C - dokumenty zwi

ą

zane z ustaniem zatrudnienia, mi

ę

dzy innymi:

o

ś

wiadczenie o wypowiedzeniu lub rozwi

ą

zaniu umowy o prac

ę

,

dotycz

ą

ce

żą

dania wydania

ś

wiadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy)

oraz zwi

ą

zane z nie wypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieni

ęż

nego

za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

kopi

ę

wydanego pracownikowi

ś

wiadectwa pracy,

potwierdzenie dokonania czynno

ś

ci zwi

ą

zanych z zaj

ę

ciem wynagrodzenia

za prac

ę

w zwi

ą

zku z prowadzonym post

ę

powaniem egzekucyjnym (art.

884 § 2 Kodeksu post

ę

powania cywilnego),

umow

ę

o zakazie konkurencji po rozwi

ą

zaniu stosunku pracy, je

ż

eli strony

zawarły tak

ą

umow

ę

,

orzeczenia lekarskie wydane w zwi

ą

zku z przeprowadzonymi badaniami

okresowymi po rozwi

ą

zaniu stosunku pracy.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Oprócz akt osobowych pracodawca powinien zało

ż

y

ć

i prowadzi

ć

odr

ę

bnie dla ka

ż

dego pracownika:

kart

ę

ewidencji czasu pracy, w której zaznacza si

ę

prac

ę

w

poszczególnych dobach, w tym prac

ę

w niedziele i

ś

wi

ę

ta, w porze

nocnej, w godzinach nadliczbowych

imienn

ą

kart

ę

(list

ę

) wypłacanego wynagrodzenia za prac

ę

i innych

ś

wiadcze

ń

zwi

ą

zanych z prac

ą

,

kart

ę

ewidencyjn

ą

przydziału odzie

ż

y i obuwia roboczego oraz

ś

rodków ochrony indywidualnej, a tak

ż

e wypłaty ekwiwalentu

pieni

ęż

nego za u

ż

ywanie własnej odzie

ż

y i obuwia oraz ich pranie i

konserwacj

ę

.

10

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Regulamin pracy

i inne wewn

ę

trzne akty prawne

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Zakładowy regulamin pracy b

ą

d

ź

inne akty wewn

ę

trzne

reguluj

ą

ce prawa i obowi

ą

zki pracownicze s

ą

ustanawiane w bezpo

ś

redniej zale

ż

no

ś

ci do innych

ź

ródeł prawa i uło

ż

one w hierarchicznym stosunku.

Oznacza to,

ż

e w aktach ni

ż

szego rz

ę

du nie mo

ż

e by

ć

zapisów mniej korzystnych dla pracownika ni

ż

w aktach

wy

ż

szego rz

ę

du. I tak np. aktem wy

ż

szego rz

ę

du b

ę

dzie

Konstytucja Rzeczpospolitej Polskiej lub zapisy Ustaw,
np. Kodeksu Pracy; a aktami ni

ż

szego rz

ę

du b

ę

d

ą

wewn

ę

trzne akty prawne, takie jak Regulamin Pracy czy

Układ Zbiorowy Pracy.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Zakładowe prawo pracy - przykłady dokumentów

Regulamin pracy

Regulamin wynagradzania

Regulamin zakładowego funduszu

ś

wiadcze

ń

socjalnych

Regulamin Gospodarowania

Ś

rodkami Zakładowego

Funduszu

Ś

wiadcze

ń

Socjalnych

Regulamin gospodarowania Zakładowym Funduszem

Ś

wiadcze

ń

Socjalnych w spółce

Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy

11

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Regulamin Pracy

Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników ma
obowi

ą

zek wprowadzenia regulaminu pracy (art. 104 § 2 k.p.).

Kryterium determinuj

ą

cym jest liczba zatrudnionych. Nie ma

znaczenia rodzaj zawartej umowy o prac

ę

, wymiar czasu pracy oraz

to na jaki czas s

ą

zawarte umowy o prac

ę

. Pracodawca zatrudniaj

ą

c

20-tego pracownika musi wywi

ą

za

ć

si

ę

z obowi

ą

zku ustalenia

organizacji i porz

ą

dku pracy w formie regulaminu pracy.

Regulamin pracy jest aktem wewn

ę

trznym ustalaj

ą

cym organizacj

ę

i

porz

ą

dek w procesie pracy oraz zwi

ą

zane z tym prawa i obowi

ą

zki

pracowników.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Regulamin pracy traktuje o dwóch

obszarach zwi

ą

zanych z procesem pracy:

organizacji i porz

ą

dku w wykonywaniu

pracy;

prawach i obowi

ą

zkach stron stosunku

pracy – pracodawcy i pracowników.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

W regulaminie pracy powinny zosta

ć

omówione nast

ę

puj

ą

ce zagadnienia:

Porz

ą

dek wewn

ę

trzny w zakładzie;

Praktyczna organizacja pracy;

Obowi

ą

zki pracodawcy;

Obowi

ą

zki pracownika;

Czas pracy;

Bezpiecze

ń

stwo i higiena pracy;

Odpowiedzialno

ść

porz

ą

dkowa pracowników

12

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Art. 104§ 1 k.p. podaje zakres jaki powinien by

ć

"w szczególno

ś

ci” przedmiotem

regulaminu:

organizacj

ę

pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po

jej zako

ń

czeniu, wyposa

ż

enie pracowników w narz

ę

dzia i materiały, a tak

ż

e w odzie

ż

i obuwie robocze oraz

ś

rodki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyj

ę

te okresy rozliczeniowe czasu pracy,

por

ę

nocn

ą

,

termin, miejsce, czas i cz

ę

stotliwo

ść

wypłaty wynagrodzenia,

wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym i kobietom,

rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w
celu odbywania przygotowania zawodowego,

wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym
celu ni

ż

przygotowanie zawodowe,

obowi

ą

zki dotycz

ą

ce bezpiecze

ń

stwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpo

ż

arowej,

w tym tak

ż

e sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wi

ąż

e

si

ę

z wykonywan

ą

prac

ą

,

przyj

ę

ty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i

obecno

ś

ci w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecno

ś

ci w pracy,

informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialno

ś

ci

porz

ą

dkowej pracowników.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Tryb ustanowienia regulaminu pracy zale

ż

y od tego, czy w firmie działa

zakładowa organizacja zwi

ą

zkowa. Gdy nie ma zwi

ą

zków zawodowych,

pracodawca samodzielnie ustala regulamin pracy. Je

ż

eli natomiast u

pracodawcy s

ą

organizacje zwi

ą

zkowe, wprowadzenie regulaminu wymaga

dokonania uzgodnie

ń

ze zwi

ą

zkami zawodowymi. Je

ż

eli u pracodawcy

działa kilka organizacji zwi

ą

zkowych, wówczas po przedstawieniu im

projektu regulaminu, maj

ą

one 30 dni na uzgodnienia mi

ę

dzyzwi

ą

zkowe.

Je

ż

eli w tym czasie zwi

ą

zki nie uzgodni

ą

mi

ę

dzy sob

ą

wspólnego

stanowiska, pracodawca samodzielnie ustala tre

ść

regulaminu pracy, po

rozpatrzeniu odr

ę

bnych stanowisk zakładowych organizacji zwi

ą

zkowych,

które nie doszły do porozumienia.

Regulamin pracy wchodzi w

ż

ycie po upływie 2 tygodni od podania go do

wiadomo

ś

ci pracowników w sposób zwyczajowo przyj

ę

ty u pracodawcy.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

Regulacje dotycz

ą

ce wynagradzania

Regulacje dotycz

ą

ce wynagradzania zawarte s

ą

w

dwóch rodzajach dokumentów – układach zbiorowych
pracy oraz w regulaminach wynagradzania.

Obowi

ą

zek ustalenia regulaminu wynagradzania dotyczy

pracodawcy, który ł

ą

cznie spełnia nast

ę

puj

ą

ce warunki:

zatrudnia co najmniej 20 pracowników,

nie jest obj

ę

ty zakładowym układem zbiorowym pracy

pozwalaj

ą

cym na okre

ś

lenie na jego podstawie

indywidualnych warunków umów o prac

ę

.

13

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

W regulaminie wynagradzania mog

ą

si

ę

tak

ż

e znale

źć

postanowienia

okre

ś

laj

ą

ce dodatkowe składniki wynagrodzenia, je

ś

li zostały one

przewidziane z tytułu wykonywania pracy. Składniki, których obowi

ą

zywanie

wynika z mocy przepisów kodeksu pracy np. dodatek za godziny
nadliczbowe czy dodatek za prac

ę

w porze nocnej i szczegółowo

uregulowane w przepisach nie wymagaj

ą

doprecyzowywania w regulaminie.

Je

ż

eli jednak pracodawca chciałby wprowadzi

ć

korzystniejsze uregulowania

np. poprzez wypłat

ę

wy

ż

szych dodatków, umieszcza stosowne

postanowienia w regulaminie wynagradzania. Pracodawca mo

ż

e tak

ż

e

ustali

ć

składniki płac nieuregulowane ustawowo. Regulamin wynagradzania

mo

ż

e okre

ś

la

ć

jakie dodatkowe składniki wynagrodzenia (dodatki, premie) i

w jakiej wysoko

ś

ci nale

ż

ne s

ą

pracownikowi, oraz jakie warunki ten

pracownik musi spełni

ć

aby je otrzyma

ć

.

Regulamin okre

ś

la tak

ż

e form

ę

, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia.

Organizacja funkcji personalnej
w przedsi

ę

biorstwie

PYTANIA ?