RACHUNKOWOŚĆ BUDŻETOWA

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA

W JEDNOSTKACH

SEKTORA FINANSÓW

PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY

ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ

SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

INWENTARYZACJA

W JEDNOSTKACH

SEKTORA FINANSÓW

PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY

ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ

SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

2

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Spis treści

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji ........................................................................ 3
– Co ma na celu inwentaryzacja? .................................................................................. 3
• Jak właściwie przeprowadzić inwentaryzację? .................................................................... 4
– Sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji ...................................................................... 4
– Formy przeprowadzenia inwentaryzacji ......................................................................... 4
– Metody inwentaryzacji ............................................................................................ 5
– Terminy przeprowadzania inwentaryzacji ....................................................................... 5
• Etapy czynności inwentaryzacyjnych .............................................................................. 7
• Termin i częstotliwość inwentaryzacji ............................................................................ 10
• Spis z natury ....................................................................................................... 11

Autor

Zdzisława Wysocka

główna księgowa jednostki budżetowej

Kierownik Centrum Wydawniczego

Ewa Marmurska-Karpińska

 

Wydawca

Dorota Liebchen

 

Redakcja

Karol Zawadzki

 

Korekta

Zespół

CBP 358 ISBN 978-83-269-0041-9

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2010

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,

www.wip.pl

tel. [phone], faks 0 22 617 60 10

Praktyczny raport „Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych” chroniony jest prawem

autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w raporcie „Inwentaryzacja w jednostkach sektora finan-

sów publicznych” – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z po-

wołaniem się na źródło. Niniejszy raport został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności

i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia. Zaproponowane w raporcie „Inwenta-

ryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych” wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji

typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych kon-

sultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów

państwowych.

W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawar-

tych w raporcie „Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych” wskazówek, przykładów,
informacji itp. do konkretnych przypadków.

3

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Podczas przeprowadzanej inwentaryzacji może się okazać, że w Twojej jednostce używane są

składniki, które do niej nie należą. Inne zaś, mimo że są własnością jednostki, znajdują się poza nią.

Dokonywanie inwentaryzacji w sposób niezgodny ze stanem rzeczywistym jest naruszeniem

dyscypliny finansów publicznych.

Aby uchronić się przed błędami związanymi z inwentaryzacją, za którą odpowiadasz, przeczytaj

e-book i dowiedz się:

•

Jak prawidłowo przeprowadzić spis z natury i jakie aktywa mu podlegają,

•

Kto musi zinwentaryzować składniki, które Twoja jednostka posiada w swojej ewidencji, a prze-

kazała je do używania innej jednostce,

•

Jakie są terminy inwentaryzacyjne dla poszczególnych rodzajów aktywów.

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji

Jeśli prowadzisz księgi rachunkowe, masz obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji.

Co ma na celu inwentaryzacja?

Celem przeprowadzanej inwentaryzacji jest:

•

ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów Twojej jednostki na określony moment (dzień),

•

porównanie tego stanu ze stanem księgowym,

•

ustalenie i wyjaśnienie różnic ujawnionych w czasie porównania,

•

rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie,

•

ocena stanu i przydatności inwentaryzowanych składników majątku w celu ich ewentualnego

przeznaczenia do kasacji.

Ostatniego dnia każdego roku obrotowego musisz przeprowadzić inwentaryzację:

•

aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów

wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz maszyn

i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie;

•

aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych

przez inne jednostki, należności – w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontra-

hentom własnych aktywów;

•

środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpli-

wych, a w bankach również należności tzw. zagrożonych, należności i zobowiązań wobec

osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;

•

aktywów będących własnością innych jednostek, powierzonych Ci do sprzedaży, przecho-

wania, przetwarzania lub używania.

Bądź na bieżąco z przepisami

Skorzystaj z portalu przeznaczonego dla księgowych sfery budżetowej

Wejdź na

www.SerwisRB.pl

UWAGA!

4

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Jak właściwie przeprowadzić inwentaryzację?

Aby właściwie przeprowadzić inwentaryzację trzeba opracować instrukcję inwentaryzacyjną, która

regulować będzie zasady funkcjonowania inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicz-

nych. Natomiast kwestie organizacyjno – techniczne i proceduralne określane są na podstawie Ko-

deksu pracy i Kodeksu cywilnego – w konsekwencji wypracowuje się praktykę opartą na zasadach nauki

rachunkowości.

Inwentaryzację przeprowadza się na mocy zarządzenia wewnętrznego, a jej celem jest ustalenie stanu

faktycznego pasywów i aktywów i na tej podstawie:

•

doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem

•

rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wnikających z nich informacji ekonomicznych,

•

rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie,

•

dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku,

•

przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik Twojej jednostki.

Sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji

Inwentaryzacji stanu aktywów, pasywów oraz innych składników dokonuje się w drodze:

•

spisu z natury,

•

uzgodnienia sald z bankami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami jednostki,

•

porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosowanych

dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych → Terminy i sposoby inwen-

taryzacji.

Formy przeprowadzenia inwentaryzacji

Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie :

1. okresowej (rocznej),

2. doraźnej (okolicznościowej) – zasadniczo w drodze spisu z natury.

Okolicznościami wymagającymi dokonania inwentaryzacji doraźnej mogą być:

•

wypadki losowe (w szczególności pożar, powódź, zalanie lub kradzież z włamaniem),

•

zmiana osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im składniki

majątkowe (również w przypadku urlopu lub choroby),

•

kontrola i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych – zwykle w terminach niezapowiedzianych,

•

kontrola zewnętrzna, a zwłaszcza kontrola skarbowa,

•

likwidacja jednostki lub jej części (w tym stanowiska).

Najlepsi eksperci zajmą się Twoim problemem, udzielając Ci indywidualnej porady

www.SerwisRB.pl

Portal specjalnie dla księgowych sfery budżetowej.

5

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Metody inwentaryzacji

Metody inwentaryzacji to:

1.

pełna – polegająca na ustaleniu na dany moment stanu wszystkich aktywów i pasywów,

2.

ciągła – polegająca na sukcesywnym ustaleniu stanu faktycznego w sposób pośredni poprzez

wykorzystanie metod zastępczych, np. pomiar, szacunek, porównania weryfikacyjne.

Inwentaryzację ciągłą można przeprowadzić pod warunkiem:

•

zachowania cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości,

•

objęcia inwentaryzacją składników danego rodzaju,

•

prowadzenia dla obejmowanych nią składników ewidencji ilościowo – wartościowej (w przypadku

prowadzenia jej tylko wartościowo – obejmowania nią na dany dzień całego konkretnego pola

spisowego).

Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą

istotnego negatywnego wpływu na zapewnienie prawidłowego, jasnego i rzetelnego przedsta-

wienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

Inwentaryzacje przeprowadza się w następujących terminach:

1)

Na ostatni dzień roku obrotowego metodą spisu z natury: gotówki, krótkoterminowych papie-

rów wartościowych.

2)

Na ostatni dzień roku obrotowego, z tym, że inwentaryzację rozpocząć można w ciągu IV

kwartału i zakończyć do 15 stycznia roku następnego:

a) w drodze uzyskania potwierdzenia salda:

•

środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

•

należności (z wyjątkiem tytułów publiczno – prawnych, spornych, należności od pracow-

ników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz

innych aktywów i pasywów o ile przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przy-

czyn uzasadnionych nie było możliwe),

•

pożyczek i kredytów,

•

własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom,

b) w drodze weryfikacji:

•

gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

•

należności spornych i wątpliwych,

•

należności i zobowiązań wobec pracowników,

•

należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,

•

inwestycji rozpoczętych,

•

wartości niematerialnych i prawnych,

•

udziałów obcych podmiotach,

•

funduszy specjalnych

•

zobowiązań i rezerw

•

przychodów przyszłych okresów

•

aktywów i pasywów ewidencjonowanych na kontach pozabilansowych (np. zobowiązania

warunkowe).

3) Na ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia następnego roku – w drodze spisu z natury:

•

znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub znajdujących się na terenie strzeżonym lecz nie-

objętych ewidencja ilościowo – wartościową zapasów (materiałów, półproduktów, wyrobów

gotowych, towarów),

UWAGA!

6

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

•

środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie

utrudniony) znajdujących się na terenie niestrzeżonym,

•

maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą znajdujących się na terenie niestrzeżonym,

•

składników majątkowych objętych ewidencją ilościową,

•

składników majątkowych będących własnością obcych jednostek.

Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

4)

Raz w ciągu 2 lat – w drodze spisu z natury zapasów materiałów, produktów, półproduktów,

znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo – wartościową.

5)

Raz w ciągu 4 lat – środków trwałych, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwa-

łych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym.

Nowelizacja ustawy o rachunkowości, która weszła w życie 1 stycznia 2009 r. wprowadziła przepro-

wadzenie inwentaryzacji  nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też

znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzą-

cych w skład środków trwałych w budowie.

Nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadziła również określenia:

1) wartości niematerialnych i prawnych, przez które rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane

do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o prze-

widywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na

potrzeby jednostki, a w szczególności:

a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

c) know-how.

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu,

dzierżawy lub leasingu, wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze

stron umowy. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz

koszty zakończonych prac rozwojowych.

2) środków trwałych, przez które rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewi-

dywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przezna-

czone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:

a) nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki,

a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu miesz-

kalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

b) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

c) ulepszenia w obcych środkach trwałych,

d) inwentarz żywy.

Środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się

do aktywów trwałych jednej ze stron umowy.

Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na

dzień postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości.

W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą

w drodze umowy pisemnej odstąpić od inwentaryzacji.

Nowelizacja ustawy o rachunkowości, która obowiązuje od 1 stycznia 2009 r., wprowadziła zapis, że

inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na

dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

7

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji:

1) w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli jednostka nie zamyka

ksiąg rachunkowych,

2) w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony

w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

Poza wymienionymi terminami inwentaryzacje należy przeprowadzić zawsze (w dowolnym czasie na

podstawie decyzji kierownika jednostki, w razie zmian osobowych na stanowiskach pracy, w razie

powstania szkody lub okoliczności nadzwyczajnych, według zarządzenia inspektora kontroli skarbowej.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami

ksiąg rachunkowych.

Stan składników ustalony w drodze inwentaryzacji podlega porównaniu ze stanem wynikającym

z ewidencji księgowej z dnia, na jaki przypada data spisu (uzgodnienie salda, porównanie dokumen-

tacji z ewidencją), nie później jednak niż na ostatni dzień roku obrotowego. W przypadku inwenta-

ryzowania składników po dniu bilansowym stan składników ustalony w drodze spisu (uzgodnień,

porównań) koryguje się odpowiednio o obroty zaistniałe między dniem kończącym rok obrotowy,

a dniem rzeczywistego zinwentaryzowania.

!

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice miedzy stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym

w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku

obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Etapy czynności inwentaryzacyjnych

Czynności inwentaryzacyjne są realizowane w następujących etapach:

1) Czynności przygotowawcze obejmują:

•

wydanie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji z podaniem składu komisji inwenta-

ryzacyjnej, czasu rozpoczęcia i zakończenia prac oraz metody i terminu jej rozliczenia,

•

przygotowanie niezbędnych druków, dokumentów, materiałów pomocniczych i ewentualnie

sprzętu mierniczego,

•

powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji,

•

dokonanie podziału pracy wśród członków komisji,

•

przeszkolenie inwentaryzatorów.

2) Czynności właściwe obejmują:

•

wydanie zespołom spisowym arkuszy spisowych,

•

przeprowadzenie rzetelne spisów z natury,

•

dokonywanie na bieżąco wyceny spisywanych składników majątkowych,

•

sprawdzenie, podliczenie i podpisanie arkuszy spisowych, rachunkowe zestawienie wyników

inwentaryzacji,

•

pobieranie oświadczenia dla osób materialnie odpowiedzialnych o braku uwag i zastrzeżeń co

do kompletności i sposobu jej przeprowadzania,

•

wysłanie do banków i kontrahentów specyfikacji sald stanów ulokowanych tam środków pie-

niężnych oraz rozrachunków,

•

dokonanie w odniesieniu do składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją

w drodze spisów z natury lub uzgodnień sald – porównania danych ewidencji z odpowiednią

dokumentacją oraz wyjaśnienie i weryfikację ewentualnych niezgodności,

•

zakończenie inwentaryzacji właściwej wraz z przygotowaniem materiałów dotyczących przy-

gotowania i przebiegu inwentaryzacji, zabezpieczenia inwentaryzowanych składników i pomiesz-

czeń oraz ich stanu jakościowego,

8

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

•

sporządzenie przez zespół spisowy sprawozdania i złożenie go przewodniczącemu komisji inwen-

taryzacyjnej.

3) Czynności rozliczeniowe obejmują :

•

dokonanie rozliczenia wstępnego po zakończeniu spisu w danej jednostce

•

organizacyjnej z udziałem, o ile jest to możliwe, osób materialnie odpowiedzialnych,

•

przekazanie pełnej dokumentacji inwentaryzacyjnej wraz z dowodami ostatnich operacji do

komórki rozliczeniowej,

•

sprawdzenie dowodów i dokumentacji inwentaryzacyjnej pod względem formalnym, meryto-

rycznym i rachunkowym oraz dokonanie wyceny,

•

sporządzenie końcowego wyliczenia oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych z uwzględnie-

niem ubytków i kompensat,

•

wyjaśnienie powstania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów, nadwyżek) oraz pobranie

w tym zakresie stosownych oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych,

•

przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku wystąpienia wysokich niedobo-

rów w majątku,

•

opracowanie i przedstawienie kierownikowi jednostki propozycji sposobu rozliczania różnic

inwentaryzacyjnych – dokonuje tego komisja inwentaryzacyjna, a wniosek wymaga zaopinio-

wania przez głównego księgowego i radcę prawnego,

•

podjecie decyzji przez kierownika jednostki w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentary-

zacyjnych,

•

rozliczenie i ujęcie różnic inwentaryzacyjnych w księgach roku, na który przypadł termin inwen-

taryzacji,

•

zakończenie czynności rozliczeniowych i sporządzenie sprawozdana wraz z wnioskami.

Czynności inwentaryzacyjne wiążą się najczęściej z poprawą gospodarności, doborem właściwych

osób na stanowiska związane z odpowiedzialnością materialną, adekwatnością oznaczeń i sposo-

bów magazynowania, zagospodarowaniem składników zbędnych. W szczególności czynności poin-

wentaryzacyjne dotyczą następujących zagadnień:

•

skuteczność ochrony majątku,

•

bezpieczeństwo i zgodność z przepisami przechowywania środków pieniężnych, papierów war-

tościowych, znaków skarbowych,

•

magazynowanie, składowanie, eksponowanie i konserwacja towarów i materiałów,

•

oznakowanie składników majątku jednostki w indeksy, numery inwentarzowe, jednostki miary, ceny,

•

gospodarowanie majątkiem powierzonym przez osoby materialnie odpowiedzialne,

•

zabezpieczenie przed kradzieżą czy pożarem,

•

przestrzeganie przepisów sanitarnych, zdrowotnych i ekologicznych.

!

Trzeba podkreślić fakt, że na rynku pojawiło się dużo programów komputerowych, które

w bardzo dobry i prosty sposób pozwalają na prawidłowe prowadzenie ewidencji majątku

gminy – zarówno środków trwałych, które podlegają amortyzacji, jak i środków o niskiej war-

tości, które podlegają ewidencji tylko ilościowej. Specjalistyczne programy komputerowe coraz

częściej wkraczają do urzędów jednostek sektora publicznego. Jednakże nie wszystkie czynności,

zebranie stosownych oświadczeń i podpisów może być prowadzone przy użyciu programu

komputerowego. Część ewidencji majątku musi być prowadzona przy użyciu aktualizowanych

kartotek i spisów, w których muszą znajdować się podpisy osób materialnie odpowiedzialnych.

Rola głównego księgowego przy sporządzaniu inwentaryzacji

Do zadań głównego księgowego jednostki przy przeprowadzaniu inwentaryzacji należy m.in. opra-

cowanie projektów przepisów wewnętrznych, tj.:

•

zakładowego planu kont oraz

•

zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

9

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Zakładowy plan kont

Opracowując plan, zwróć uwagę na prowadzenie kont pomocniczych do zakładowego planu kont.

To kierownik jednostki uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników

aktywów obrotowych, posiadanych przez Twoją jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej

z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla grup składników.

Kierownik ma do wyboru w tym zakresie metodę:

•

ewidencji ilościowo-wartościowej, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jed-

nostkach naturalnych i pieniężnych;

•

ewidencji ilościowej obrotów i stanów, która prowadzona jest dla poszczególnych składników lub

ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. W tym przypadku wartość stanu

wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budże-

tem z tytułu podatku dochodowego dokonane na podstawie danych rzeczywistych;

•

odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów goto-

wych w momencie ich wytworzenia, połączonego z ustalaniem stanu tych składników aktywów

i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Konta ksiąg pomocniczych

Konta te prowadzi się dla:

1) środków trwałych, w tym środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych

– w tym przypadku dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

2) rozrachunków z kontrahentami,

3) rozrachunków z pracownikami,

4) operacji sprzedaży,

5) operacji zakupu,

6) kosztów i istotnych dla jednostki składników,

7) operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

!

Najpóźniej w dniu zamknięcia ksiąg rachunkowych pamiętaj o sporządzeniu zestawienia

wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a w dniu inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzo-

wanej grupy składników aktywów.

Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji

Zwróć uwagę na konieczność udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji. W tym celu kie-

rownik jednostki wydaje stosowne przepisy w formie zarządzeń, np.:

•

zarządzenie w sprawie zakładowego planu kont (kierownik jednostki określa nazwy kont obowią-

zujących w danej jednostce),

•

zarządzenie w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej majątku (kierownik jednostki określa zasady

przeprowadzania inwentaryzacji),

•

zarządzenie sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej (kierownik jednostki określa skład oso-

bowy komisji inwentaryzacyjnej i jej obowiązki),

•

zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji (kierownik jednostki określa termin prze-

prowadzenia inwentaryzacji).

Na właściwie przeprowadzoną inwentaryzację ma również wpływ prawidłowe prowadzenie

ewidencji środków trwałych. Środki trwałe podlegają ewidencji prowadzonej w księdze inwen-

tarzowej.

UWAGA!

10

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Księga inwentarzowa

Księgę inwentarzową powinieneś prowadzić oddzielnie dla:

•

podstawowych środków trwałych (środki trwałe o wartości powyżej 3.500 zł),

•

pozostałych środków trwałych (środki trwałe o wartości poniżej 3.500 zł).

Każdy środek trwały musisz oznaczać symbolem zgodnym z klasyfikacją środków trwałych.

Bardzo ważne jest, abyś dokładnie i rzetelnie wprowadzał zapisy chronologiczne, według grup rodza-

jowych środków trwałych, do ksiąg inwentarzowych. Istotne znaczenie ma dokładne określenie miejsca

użytkowania środka trwałego.

Karty środków trwałych

Oprócz księgi inwentarzowej powinieneś prowadzić szczegółowe karty środków trwałych dla obiek-

tów inwentarzowych. Karty powinny zawierać dokładne charakterystyki obiektów i powinny być pro-

wadzone w szczególności dla środków trwałych o dłuższym okresie używalności. W kartach musisz

uwzględnić m.in. stawki amortyzacji, które po określonym okresie używalności zmniejszają bądź

zwiększają wartość środka trwałego (np. w przypadku ulepszenia środka trwałego).

W praktyce stosuje się dość często prowadzenie kart wyposażenia pracownika. W karcie tej ewiden-

cjonuje się środki trwałe przekazane pracownikowi do użytkowania (np. telefon komórkowy, sprzęt

komputerowy).

Termin i częstotliwość inwentaryzacji

Inwentaryzację musisz przeprowadzić ostatniego dnia każdego roku obrotowego. Jednak terminu

tego dotrzymasz, jeżeli:

•

inwentaryzację składników majątku, z wyłączeniem:

– środków pieniężnych,

– papierów wartościowych,

– produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych,

– materiałów i towarów na dzień zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia,

rozpocząłeś trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyłeś do 15. dnia następnego

roku, ustalenie stanu nastąpiło zaś przez dopisanie do lub odpisanie od stanu stwierdzonego dro-

gą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń),

które nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg

rachunkowych. Pamiętaj jednak, że stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony

po dniu bilansowym;

•

inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdują-

cych się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadziłeś raz

w ciągu 2 lat;

•

inwentaryzację zapasów towarów i  materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową

w punktach obrotu detalicznego jednostki o rozbudowanej sieci detalicznej przeprowadziłeś raz

w roku, pod warunkiem jednoczesnego ustalenia wartości zapasów towarów i materiałów (opa-

kowań) w cenach nabycia lub zakupu;

•

inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych rozpoczętą inwestycją, znaj-

dujących się na terenie strzeżonym przeprowadziłeś raz w ciągu 4 lat.

Sposoby i terminy przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątku powinny

być określone w zakładowym planie kont. Natomiast dobór sposobu prowadzenia inwentaryzacji akty-

wów i pasywów jednostki zależy od rodzaju poszczególnych składników majątku. Zgodnie z tym:

11

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

1. Drogą spisu ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania uzyskanych wartości z danymi z ksiąg

rachunkowych, a także wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic inwentaryzujesz:

•

budowle, maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą;

•

środki trwałe (stanowiące własność lub współwłasność jednostki nieruchomości, z wyjątkiem

gruntów i środków trudno dostępnych oglądowi; maszyny, urządzenia, środki transportu oraz

inne kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do używania przedmioty, a także inwen-

tarz żywy o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, przeznaczone na własne potrzeby

jednostki lub do oddania w używanie na podstawie umowy najmu czy dzierżawy lub innej

umowy o podobnym charakterze oraz obce środki trwałe używane przez jednostkę na pod-

stawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli z innych

przepisów wynika prawo dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych – umorzeniowych

– przez korzystającą z tych środków jednostkę);

•

rzeczowe składniki majątku obrotowego (nabyte w celu zużycia na własne potrzeby materiały,

wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty: gotowe – wyroby, usługi i roboty,

zdatne do sprzedaży, w toku produkcji bądź półprodukty oraz towary nabyte celem odsprze-

daży w stanie nieprzetworzonym);

•

papiery wartościowe (akcje, obligacje, bony skarbowe, losy loteryjne, polisy ubezpieczeniowe);

•

środki pieniężne (banknoty i monety, jednostki pieniężne roz rachunkowe, krajowe i zagraniczne,

z wyłączeniem zgro ma dzonych na rachunku bankowym oraz czeki i  weksle obce, jeżeli są

płatne w ciągu 3 miesięcy od daty ich wystawienia).

2. Drogą uzyskania od kontrahentów i banków potwierdzeń zgodności sald wykazanych na kontach

ksiąg rachunkowych jednostki oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic inwentaryzujesz:

•

środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych,

•

należności, pożyczki i zobowiązania (z wyjątkiem wymienionych w pkt 3) oraz

•

zobowiązania z tytułu zaciągniętych kredytów bankowych  oraz powierzonych kontrahentom

własnych składników majątkowych.

3. Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji

realnej wartości aktywów i pasywów inwentaryzujesz:

•

grunty i środki trwałe o utrudnionym dostępie (np. podziemne budowle, instalacje itp.);

•

należności sporne i wątpliwe, a w bankach również zagrożone;

•

należności i zobowiązania wobec pracowników;

•

należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych;

•

wartości niematerialne i prawne;

•

rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne;

•

przychody przyszłych okresów;

•

kapitały (fundusze) własne (podstawowe, zapasowe, rezerwowe i  pozostałe), fundusze

specjalne (ale nie ZFŚS, który wymaga potwierdzenia salda przez bank);

•

rezerwy;

•

niewymienione w pkt 1 i 2 składniki aktywów i pasywów.

Spis z natury

Nowy zapis wprowadzony nowelizacją ustawy o rachunkowości określa przeprowadzenie inwenta-

ryzacji w drodze spisu z natury:

1)   aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów war-

tościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwa-

łych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń

wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych

ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentual-

nych różnic,

12

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

2)  aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez

inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym

udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych skład-

ników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń pra-

widłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnie-

nia i rozliczenia ewentualnych różnic,

3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifiko-

wanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności

zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów

publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienio-

nych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnio-

nych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi doku-

mentami i weryfikacji wartości tych składników.

Czynności poprzedzające inwentaryzację drogą spisu zależą od wielkości Twojej jednostki i posiada-

nych przez nią zasobów majątkowych. W każdej jednak jednostce powinny być wyznaczone:

•

rodzaje składników majątkowych, które będą objęte spisem;

•

dzień, w którym dokonuje się inwentaryzacji – pamiętaj, aby był to taki dzień, w którym możliwe

jest ustalenie stanów księgowych;

•

daty przeprowadzenia spisu;

•

komisja spisowa (w tym jej przewodniczący i osoby kontrolujące spis).

Podstawowe czynności przy spisie z natury

Pierwszą czynnością jest powołanie na piśmie w formie zarządzenia komisji inwentaryzacyjnej. Prze-

pisy nie regulują zasad powoływania komisji i zespołów spisowych oraz zasad przeprowadzania spisu

z natury.

W związku z tym możesz wykorzystać utrwalone w praktyce i zwyczajowo uznawane zasady postę-

powania. Oto one:

•

W skład komisji inwentaryzacyjnej powinny wchodzić co najmniej 2 – 3 osoby, najlepiej dobrze

obeznane z gospodarką magazynową i znające przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady

przeprowadzania spisu z natury.

•

Z zespołu powołanego do przeprowadzenia spisu kierownik jed nostki (lub osoba odpowiedzialna)

powołuje przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który powinien czuwać nad rzetelnym

przeprowadzeniem spisu z natury i nad przebiegiem innych czynności związanych z inwentaryzacją.

•

Przewodniczący lub inna upoważniona osoba otrzymuje arkusze spisu, odpowiednio oznakowa-

ne w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem.

•

Przed przystąpieniem do spisywania wskazane jest sprawdzenie, czy kierownik inwentaryzowanej

placówki sporządził i przekazał do komórki księgowości wszystkie niezbędne dowody księgowe

mające wpływ na stan księgowy składników majątku objętego inwentaryzacją.

!

Osoby wchodzące w skład zespołu spisowego nie mogą być informowane o wynikających

z ewidencji księgowej ilościach inwentaryzowanych składników majątku. Nie powinno być

sytuacji, w których komisje inwentaryzacyjne korzystają z komputerowo przygotowanych arkuszy

spisu z natury, gdzie są podane asortymenty, symbole i ilości oraz ceny, a praca komisji polega

jedynie na potwierdzeniu wpisanych ilości. Taki sposób prowadzenia inwentaryzacji jest nie-

właściwy i niezgodny z zasadą rzetelnego przeprowadzenia spisu z natury.

Arkusze spisu z natury

Do arkuszy spisu z natury mają zastosowanie przepisy ustawy o rachunkowości dotyczące dowodów

księgowych.

13

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Pamiętaj, że zgodnie z ustawą arkusze te muszą zawierać co najmniej:

•

nazwę i numer kolejny arkusza (karty) spisu oraz oznaczenia uniemożliwające ich zamianę – może

nim być np. podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej;

•

nazwę jednostki (nadruk lub odciśnięcie pieczątki zawierającej nazwę jednostki);

•

datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury, a jeżeli jest to niezbędne dla rozliczenia osób, którym

powierzono składniki majątku – również godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu;

•

termin przeprowadzania inwentaryzacji, jeżeli jest różny od daty spisu z natury;

•

numer kolejny pozycji arkusza spisu;

•

szczegółowe określenie nazwy składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący, np. numer

inwentarzowy, symbol indeksu, numer zlecenia produkcyjnego;

•

jednostkę miary;

•

ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury (zgodnie ze stanem faktycznym);

•

cenę za jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku, stwierdzonej

w czasie spisu z natury, przez cenę jednostkową (podajesz cenę przyjętą do ewidencji zapasów,

po której obciążono osobę odpowiedzialną);

•

imię i nazwisko osoby, której powierzono składniki majątku, oraz jej podpis złożony na dowód

niezgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury; w razie stosowania wspólnej odpowiedzialności

pracowników – nazwiska i podpisy osób współodpowiedzialnych, uczestniczących w spisie.

Na arkuszach spisowych nie pozostawiaj niewypełnionych wierszy (zakreskowuj puste rubryki), a ewen-

tualne poprawki czy korekty wprowadzaj wyłącznie z zachowaniem zasad określonych w ustawie

o rachunkowości, czyli przez:

•

skreślenie błędnego zapisu i wpisanie poprawnego, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz

•

dokonanie poprawki oraz umieszczenie daty zmiany.

Na arkuszach spisu wyodrębnij składniki majątku: obce, zepsute, uszkodzone, niepełnowartościowe itp.

Pamiętaj, aby ujmować je na odrębnych arkuszach spisowych. Każda strona spisu z natury powinna być

akceptowana podpisami członków komisji (zespołu) i osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Spis z natury środków pieniężnych

Przeprowadzenie spisu z natury środków pieniężnych musisz dokonać ostatniego dnia roku obroto-

wego. Spis ten polega na:

•

ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej),

•

porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic,

•

przeliczeniu przez komisję inwentaryzacyjną, w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej,

wszystkich środków pieniężnych znajdujących się w kasie.

Środki pieniężne w bilonie, które są przechowywane w oryginalnych opakowaniach (w stanie niena-

ruszonym), nie muszą być przeliczane, pod warunkiem że liczba i rodzaj środków pieniężnych znajdu-

jących się w tych opakowaniach były sprawdzane wyrywkowo w trakcie spisu. W takim przypadku

wystarczy, że przeliczysz opakowania, uwzględniając ich zawartość.

Spis z natury środków trwałych

Technika spisu z natury środków trwałych polega na stwierdzeniu, że faktycznie istnieją, ustaleniu ich

liczby oraz sprawdzeniu klasyfikacji i oznaczenia.

Środki trwałe podlegają jednolitej klasyfikacji. Każdy środek trwały jako pojedynczy obiekt inwenta-

rzowy powinien być oznaczony w sposób trwały numerem inwentarzowym składającym się z:

•

symbolu klasyfikacji rodzajowej środka trwałego oraz

•

kolejnego numeru wpisu do książki inwentarzowej (lub innej ewidencji).

Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana w drodze spisu z natury ma na celu nie tylko

ustalenie ich rzeczywistego stanu, ustalenie własności składników majątkowych, w szczególności nie-

14

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

ruchomości i gruntów (np. środki trwałe obce w leasingu, dzierżawie itp.), oraz rozliczenie osób mate-

rialnie odpowiedzialnych, ale także określenie środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, nieprzy-

datnych, niewykorzystywanych, zbędnych oraz ujawnienie wykonanych przeróbek, modernizacji itp.

Uzyskanie potwierdzeń stanu wykazanego w księgach

Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia i potwierdzenia stanu księgowego wynika z konieczności okre-

sowego sprawdzania stanu księgowego aktywów i pasywów przez porównanie go ze stanem rzeczy-

wistym oraz ustalenie i wyjaśnienie różnic. Tą drogą inwentaryzujesz stan księgowy należności i zobo-

wiązań oraz składników majątku i finansujących je pasywów, które nie mogą być kontrolowane i aktuali-

zowane na podstawie spisu z natury. Inwentaryzacja drogą uzgodnienia i potwierdzenia stanu księ-

gowego jest wymagana przepisami ustawy o rachunkowości.

Środki zgromadzone na rachunkach bankowych

Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia i potwierdzenia stanu księgowego środków pieniężnych zgro-

madzonych na rachunkach bankowych polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków uloko-

wanych przez jednostkę na posiadanych w danym banku rachunkach bankowych. Zmiana stanu

środków na rachunku bankowym danej jednostki jest każdorazowo potwierdzana przez bank wycią-

giem bankowym.

W  przypadku stwierdzenia błędów w  operacjach na rachunku bankowym jednostki musisz nie-

zwłocznie powiadomić o tym właściwy bank, w którym Twoja jednostka ma swój rachunek. Błędy

stwierdzone w dokumentach bankowych oraz ich sprostowanie zwykle rejestrujesz do czasu sprosto-

wania błędu, na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Rozrachunki z bankiem z tytułu

błędów na rachunkach bankowych”). Wyksięgowanie stwierdzonej różnicy z tytułu błędnego zapisu

na rachunku bankowym następuje po wyjaśnieniu jej z bankiem, na podstawie noty memoriałowej

wystawionej Ci przez bank.

Ustawowo wymagane jest potwierdzenie stanu środków zgromadzonych na rachunkach bankowych

na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Inwentaryzacja należności i zobowiązań

Inwentaryzacja należności i zobowiązań wynikających z rozrachunków z kontrahentami z tytułu dostaw

i usług polega na wzajemnym uzgodnieniu oraz potwierdzeniu stanu księgowego aktywów i pasy-

wów. W tym celu wysyłasz do kontrahenta na piśmie potwierdzenie stanu należności lub zobowią-

zań wynikającego z jej ksiąg. Kontrahent natomiast potwierdza Ci (na piśmie) ten stan lub zgłasza do

niego zastrzeżenia (również na piśmie).

Przy inwentaryzacji należności i zobowiązań nie ma możliwości stosowania tzw. milczącego

potwierdzenia salda. Nie wystarczy zatem wysłanie potwierdzenia do kontrahenta. Konieczne

jest jeszcze, abyś otrzymał od niego na piśmie potwierdzenie. Ewentualne rozbieżności powinny

być wyjaśniane w drodze konfrontacji zapisów księgowych na koncie kontrahenta z zapisami

dokonanymi przez kontrahenta w jego księgach rachunkowych. Wyjaśnienia te mogą być pro-

wadzone nawet telefonicznie, ale ważne jest wówczas, abyś sporządził na piśmie notatki z tej

rozmowy.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości w ten sposób musisz dokonać inwentaryzacji należności i zobo-

wiązań ostatniego dnia każdego roku obrotowego.

W praktyce jednak, zwłaszcza przy bardzo dużej liczbie kontrahentów oraz częstych operacjach za-

kupów i sprzedaży, gdzie ryzyko popełnienia błędów w zapisach księgowych jest większe, inwenta-

UWAGA!

15

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

ryzację rozrachunków drogą potwierdzeń sald wynikających ze stanów należności lub zobowiązań

powinno się przeprowadzać częściej niż tylko na koniec roku obrotowego. W takiej sytuacji wskazane

jest częstsze uzgadnianie i potwierdzanie sald w ciągu roku, np. co kwartał.

Ustalanie i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych

Końcowy etap inwentaryzacji polega na ustaleniu i rozliczeniu różnic wynikających z porównania stanu

księgowego inwentaryzowanych składników majątku ze stanem rzeczywistym ustalonym w drodze

spisu z natury.

Rezultatem takiego porównania może być:

•

niedobór inwentaryzowanych składników majątku, który występuje wtedy, gdy stan rzeczywisty

składników, ustalony na pod stawie spisu, jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych;

•

nadwyżka inwentaryzowanych składników majątku, która ma miejsce, gdy stan rzeczywisty skład-

ników, ustalony na podstawie spisu, jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Różnice inwentaryzacyjne w postaci nadwyżki czy niedoboru określasz w zależności od metod ewi-

dencji: ilościowo i wartościowo lub tylko wartościowo.

Pamiętaj, że po ustaleniu niedoborów czy nadwyżek komisja inwentaryzacyjna powinna jeszcze zba-

dać przyczyny powstałych różnic.

W praktyce częstymi przyczynami powstałych różnic są np.:

•

niewłaściwe zapisy w ewidencji księgowej,

•

brak księgowań protokołów zniszczeń czy likwidacji środka,

•

pomyłki w ilościach spisanych materiałów czy towarów w czasie spisu z natury,

•

pomyłki w ewidencji magazynowej.

Różnice inwentaryzacyjne ujawnione w czasie inwentaryzacji, w zależności od przyczyn ich powsta-

wania, rozliczasz w księgach rachunkowych jako:

•

niedobory lub nadwyżki pozorne,

•

ubytki mieszczące się w granicach norm i limitów na ubytki naturalne (np. wyschnięcie, wyparo-

wanie itp.),

•

niedobory i nadwyżki podlegające kompensacie (powstałe w podobnych asortymentach, ujaw-

nione w czasie tego samego spisu, dotyczące tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej),

•

niedobory niezawinione (np. ubytki spowodowane zdarzeniami losowymi, na które osoba odpo-

wiedzialna nie mogła mieć wpływu),

•

niedobory zawinione będące następstwem zaniedbań lub niedopełnieniem obowiązków osoby

za powierzone jej mienie.

Komisja inwentaryzacyjna kończy swoją pracę protokołem weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.

Natomiast kierownik jednostki, przyjmując za podstawę wyniki postępowania wyjaśniającego pro-

wadzonego przez komisję inwentaryzacyjną, podejmuje decyzję w sprawie zakwalifikowania ubyt-

ków czy nadwyżek składników majątku, ujawnionych podczas inwentaryzacji.

Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji

Odpowiedzialność za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji ponosi kierownik tej jednostki.

Może on przekazać obowiązki i odpowiedzialność na inną osobę (np. głównego księgowego), oczy-

wiście za jej zgodą.

Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba

odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wówczas wszyscy członkowie tego organu.

16

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Zarządzenie w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia

inwentaryzacji aktywów

ZARZĄDZENIE Nr 126/201..

Starosty Powiatu ....................................

z ............. 201.. r.

w sprawie: powołania Komisji Inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia inwentaryzacji

aktywów na ........................201… r.

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. nr 91, poz. 578

ze zm.) oraz art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r.

nr 152 poz. 1223 ze zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

Z dniem ……………….. powołuję Komisję Inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji spisu

z natury w składzie:

Przewodniczący Komisji – Jan Szydłowski

Zastępca Przewodniczącego – Marzena Kowalska

Sekretarz – Izabela Czarnecka

Członek – Agata Kowalska

§ 2

Zobowiązuję Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej do:

– zorganizowania i przeprowadzenia inwentaryzacji,

– rozliczenia inwentaryzacji do ………………….. r.,

– powołania zespołów spisowych do przeprowadzenia inwentaryzacji,

– przekazania sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji do ……………………… r.

§ 3

Zobowiązuję wszystkich Dyrektorów komórek organizacyjnych do dokonania wszelkich rozliczeń finan-

sowych oraz wpłaty gotówki do kasy głównej do ………………………. r.

§ 4

Zobowiązuję Dyrektora Wydziału Administracyjno-Gospodarczego do uzgodnień, według stanu na

dzień inwentaryzacji, prowadzonych przez Wydział Ksiąg Inwentarzowych z Wydziałem Finanso-

wym, który dokona adnotacji w tych księgach.

§ 5

Zobowiązuję Dyrektora Wydziału Gospodarki Nieruchomościami do uzgodnienia z Wydziałem Finan-

sowym decyzji, które stanowią podstawę do prowadzenia ewidencji w tych Wydziałach.

§ 6

Wykonanie zarządzenia powierzam Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej.

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Powiatu

..................................

(podpis)

/-------------------/

17

www.SerwisRB.pl

INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

POZNAJ PROCEDURY ZWIĄZANE Z INWENTARYZACJĄ SKŁADNIKÓW MAJĄTKU JSFP

Zarządzenie w sprawie określenia sposobu przeprowadzania inwentaryzacji aktywów

ZARZĄDZENIE Nr 125/201..

Starosty Powiatu ....................................

z ...................... 201… r.

w sprawie: określenia sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów Starostwa Powiatu

......................... w 201… r.

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. nr 91, poz. 578

ze zm.) oraz art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r.

nr 152, poz. 1223 ze zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

Zarządzam przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury następujących składników mienia:

– magazynu artykułów biurowych,

– magazynu druków komunikacyjnych i tablic rejestracyjnych, w tym wszystkich magazynów gminnych,

– sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem,

– inwestycji rozpoczętych,

– rozrachunków z kontrahentami,

– kasy, znaczków, biletów,

– gruntów budynków na podstawie dokumentacji źródłowej.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta Powiatu

..................................

(podpis)

/-------------------/

Podstawa Prawna:

•

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223

ze zm.).

Warto zapamiętać:

•

Najpóźniej w dniu zamknięcia ksiąg rachunkowych musisz sporządzić zestawienie wszystkich

kont ksiąg pomocniczych, a w dniu inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy

składników aktywów.

•

Na właściwie przeprowadzoną inwentaryzację ma wpływ prawidłowe prowadzenie ewidencji

środków trwałych.

•

Sposoby i terminy przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątku powinny

być określone w zakładowym planie kont.

•

Na arkuszach spisowych nie pozostawiaj niewypełnionych wierszy, puste rubryki zawsze zakreskowuj.