10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 29 • 10.04.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Porady eksperta

Miejsce przechowywania dokumentów księgowych

Od 1 stycznia 2007 r. prowadzę księgi rachunkowe. W poprzednich

latach rozliczałem się z podatku dochodowego od osób fizycznych na

podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak w przepisach

uregulowana jest sprawa prowadzenia i przechowywania ksiąg w obu

tych przypadkach?

Gdzie prowadzić i przechowywać księgi rachunkowe?

Zagadnienia dotyczące prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych oraz

dokumentów z nimi związanych regulują przepisy ustawy o rachunkowości.

Co do zasady, księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki (przedstawi-

cielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej). Stanowi o tym art. 11 ust. 1 ustawy

o rachunkowości. Jednostki posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi

rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów).

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki (oddziału,

zakładu) w razie powierzenia ich prowadzenia podmiotowi uprawnionemu do

usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (biuru rachunkowemu). Wynika

to z art. 11 ust. 3 ustawy. Chodzi tu o sytuację, w której prowadzenie ksiąg rachunko-

wych firmy powierza się osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nieposiadającej

osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług. W takim przypadku

kierownik jednostki obowiązany jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu

prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki

(oddziału, zakładu). Musi także zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do bada-

nia przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału,

zakładu).

Natomiast o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych,

dokumentów inwentaryzacyjnych, sprawozdań finansowych i dokumentacji przyjętych

zasad rachunkowości stanowi art. 73 ustawy. Po zatwierdzeniu sprawozdania finan-

sowego za dany rok obrotowy, dokumenty te przechowuje się w siedzibie zarządu

lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci (art. 73 ust. 3 ustawy). Księgi

powinny być przechowywane w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu

prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób

pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Należy zauważać, że aktualnie przechowywanie ksiąg rachunkowych jest moż-

liwe wyłącznie w siedzibie jednostki. Zatem biuro rachunkowe nie może przecho-

wywać dokumentacji księgowej jednostki, której prowadziło księgi. Dokumentacja

Generalnie celem wniesienia dopłat do spółki z o.o. jest jej okresowe dokapitalizowanie.

Minimalna wysokość kapitału zakładowego określona w prawie handlowym nie jest wysoka

– kapitał ten powinien wynosić co najmniej 50.000 zł. Stanowi o tym art. 154 § 1 Kodeksu

spółek handlowych (Dz. U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.). W spółkach z o.o., których

kapitał zakładowy określony został na minimalnym poziomie, częstym zjawiskiem jest

brak środków (kapitału) na prowadzenie bieżącej działalności. Instytucja dopłat mająca

charakter kapitałowo-pożyczkowy pozwala więc na pozyskanie przez spółkę dodatkowych

środków finansowych bez zaciągania kredytu bankowego.

Dopłaty mogą być bezzwrotne – wówczas najczęściej wnoszone są przez wspólników na

pokrycie straty wykazanej w jej rocznym sprawozdaniu finansowym. Temat ten omówiono

w poprzednim numerze Gazety Podatkowej.

Wspólnicy spółki z o.o. mogą także podjąć uchwałę o wniesieniu tzw. dopłat zwrotnych

– przykładowo na rozwój spółki, bądź w celu poprawy trudnej sytuacji finansowej – gdy

występuje zagrożenie utraty płynności finansowej przez spółkę.

Zasady wnoszenia dopłat regulują przepisy art. 177–178 K.s.h. Natomiast zasady doko-

nywania zwrotu dopłat uregulowane są w art. 179 K.s.h. Z przepisu tego wynika, że dopłaty

mogą być zwracane wspólnikom, jeżeli nie są wymagane na pokrycie straty bilansowej

wykazanej w sprawozdaniu finansowym.

Zwrot dopłat może nastąpić po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia o zamie-

rzonym zwrocie w piśmie przeznaczonym do ogłoszeń spółki, tj. w Monitorze Sądowym

i Gospodarczym. W tej sprawie wymagane jest podjęcie uchwały przez wspólników spółki

z o.o. Wynika to z art. 228 pkt 5 K.s.h.

Zwrot dopłat powinien być dokonany równomiernie wszystkim wspólnikom (art. 179

§ 3 K.s.h.).

Uchwalone dopłaty zwiększają kapitał rezerwowy spółki z o.o. Wynika to z art. 36

ust. 2e ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Dopłaty – na

podstawie uchwały wspólników – ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

– Wn konto 24

„Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem

z tytułu dopłat),

– Ma konto 81-2

„Kapitał rezerwowy” (w analityce: Kapitał rezerwowy z dopłat

wspólników).

W sytuacji kiedy do dnia bilansowego część wspólników spółki z o.o. nie wpłaciła

uchwalonych dopłat, na koncie 24 pozostaje saldo (po stronie Winien), które należy wy-

kazać w bilansie, w pasywach, w odrębnej pozycji kapitału własnego „Należne dopłaty na

poczet kapitału rezerwowego (wielkość ujemna). Należy wskazać, że we wzorze bilansu

(załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości) nie wymieniono tej pozycji. Dlatego na for-

mularzu bilansu po poz. A.VI, a przed A.VII należy wprowadzić dodatkową pozycję dla

wykazania (w wielkości ujemnej) dopłat niewniesionych przez wspólników. Taki sposób

ujęcia urealnia (zmniejsza) wartość kapitałów własnych spółki z o.o. wykazywanych w jej

rocznym sprawozdaniu finansowym.

Odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowego wniesienia dopłat przez wspólników ujmuje

się w księgach rachunkowych, zapisem:

– Wn konto 24

„Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Konta wspólników – rozrachunki

z tytułu należnych odsetek),

– Ma konto 75-0

„Przychody finansowe”.

Uchwalony zwrot dopłat wspólnikom zmniejsza kapitał rezerwowy spółki z o.o.

Ewidencja operacji księgowych związanych ze zwrotem dopłat może przebiegać zapi-

sami:

1. Uchwała wspólników o zwrocie dopłat – po upływie trzech miesięcy od dnia ogło-

szenia:
– Wn konto 81-2

„Kapitał rezerwowy” (w analityce: Kapitał rezerwowy z dopłat

wspólników),

– Ma konto 24

„Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem

z tytułu dopłat).

2. Zwrot dopłat – na podstawie wyciągu bankowego:

– Wn konto 24

„Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki ze wspólnikami

z tytułu dopłat),

– Ma konto 13-0

„Rachunek bieżący”.

Ewidencja w księgach rachunkowych operacji związanych z wniesieniem i zwrotem

dopłat może przebiegać w sposób przedstawiony w przykładzie.

Przykład

Założenia

1. Kapitałzakładowyspółkizo.o.wynosi:

50.000zł.

2. Wkwietniu2008r.wzwiązkuztrudnąsytuacjąfinansowąspółkiwspólnicypodjęli

uchwałęowniesieniudopłatwkwocie150.000złproporcjonalniedoobjętychudzia-

łów,tj.:

a)wspólnik„X”posiadający40%udziałów–kwotadopłatywynosi60.000zł,

b) wspólnik„Y”posiadający60%udziałów–kwotadopłatywynosi90.000zł.

3. Wspólnik„X”niewniósłdopłatywterminieiwzwiązkuztymzostałzobowiązany

douiszczeniaodsetekzazwłokęwkwocie567zł.

4. Wewrześniu2008r.wzwiązkuzeznacznąpoprawąsytuacjifinansowejspółkiwspól-

nicypodjęliuchwałęozwrociedopłatw50%(łącznie75.000zł).

5. Wypłatydopłatwspólnikomspółkadokonaławgrudniu2008r.

Dekretacja

1. Uchwała zobowiązująca wspólników do wniesienia dopłat:

a) wspólnik „X”

60.000 zł

– Wn konto 24

„Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem „X” z tytułu dopłat),

b) wspólnik „Y”

90.000 zł

– Wn konto 24

„Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem „Y” z tytułu dopłat),

c) wartość dopłat razem

150.000 zł

– Ma konto 81-2

„Kapitał rezerwowy”

(w analityce: Kapitał rezerwowy z dopłat wspólników).

2. WB – wniesienie dopłat przez wspólnika „Y” (pkt 2b założeń):

90.000 zł

– Wn konto 13-0

„Rachunek bieżący”,

– Ma konto 24

„Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem

„Y” z tytułu dopłat).

3. Obciążenie wspólnika „X” odsetkami za zwłokę – na podstawie

noty obciążeniowej:

567 zł

Dopłaty zwrotne wniesione do spółki z o.o.

ciąg dalszy na str. 11

– Wn konto 24

„Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem „X” z tytułu dopłat),

– Ma konto 75-0

„Przychody finansowe”.

4. WB – wniesienie dopłat wraz z odsetkami przez wspólnika „X”

60.567 zł

– Wn konto 13-0

„Rachunek bieżący”,

– Ma konto24

„Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem „X” z tytułu dopłat).

5. Uchwała wspólników w sprawie częściowego zwrotu dopłat:

a) zmniejszenie kapitału rezerwowego

75.000 zł

– Wn konto 81-2

„Kapitał rezerwowy”

(w analityce: Kapitał rezerwowy z dopłat wspólników),

b) zobowiązanie wobec wspólnika „X”

30.000 zł

– Ma konto 24

„Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem „X” z tytułu dopłat),

c) zobowiązanie wobec wspólnika „Y”

45.000 zł

– Ma konto24

„Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem „Y” z tytułu dopłat).

6. WB – wypłata dopłat wspólnikom:

a) wspólnikowi „X”

30.000 zł

– Wn konto 24

„Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem „X” z tytułu dopłat),

b) wspólnikowi „Y”

45.000 zł

– Wn konto 24

„Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem „Y” z tytułu dopłat),

c) razem zwrot dopłat

75.000 zł

– Ma konto 13-0

„Rachunek bieżący”

Księgowania

Konto 13-0

„Rachunek

bieżący”

Konto 24

„Pozostałe roz-

rachunki” (w analityce:

Rozrachunki ze wspólni-

kiem „X” z tytułu dopłat)

Konto 24

„Pozostałe roz-

rachunki” (w analityce:

Rozrachunki ze wspólni-

kiem „Y” z tytułu dopłat)

2) 90.000

75.000 (6c

1a) 60.000

60.567 (4

1b) 90.000

90.000 (2

4) 60.567

3)

567

30.000 (5b

6b) 45.000

45.000 (5c

6a) 30.000

135.000

135.000

90.567

90.567

Konto 75-0

„Przychody

finansowe”

Konto 81-2

„Kapitał rezer-

wowy” (w analityce: Kapitał re-

zerwowy z dopłat wspólników)

567 (3

5a) 75.000

150.000 (1c
75.000 (S.k.

Na koniec roku kapitał rezerwowy z dopłat wspólników wynosi 75.000 zł (saldo

Makonta81-2).Zostanieonwykazanywbilansiewpoz.A.VI.Pozostałekapitały(fundusze)

rezerwowewdodatkowejpozycji,np.–wtym:kapitałrezerwowyzdopłatwspólników.

Ewa Gruchot