Jak zwiększyć swoją produktywność w pracy?

Wielu ludzi stale spóźnia się na umówione spotkania, zapomina o różnych sprawach. Kiedy

ich potrzebujemy, ciągle są nieosiągalni. Istnieją również ludzi, którzy są lepiej

zorganizowani - zarówno w domu, jak i w pracy. Mają mnóstwo obowiązków, z których

zresztą świetnie się wywiązują, a mimo to zawsze znajdą czas, aby spokojnie usiąść i

porozmawiać. Jak im się to udaje? Jak głosi porzekadło: jeśli chcesz, żeby coś zostało

zrobione, powierz to bardzo zajętej osobie. Słowo, „zajętej” można zamienić na „skutecznej”

– słowo, które ma nieco inne znaczenie. Dzięki kilku poniższym wskazówkom, niekoniecznie

staniesz się menedżerem perfekcyjnie zarządzającym czasem, ale będziesz mógł lepiej go

organizować i sprawniej radzić sobie w nieoczekiwanych sytuacjach.

Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem zdefiniowane jako „najbardziej produktywne wykorzystanie czasu

poświęcanego na pracę” można z powodzeniem wykorzystać w odniesieniu do życia

rodzinnego.

Dlaczego należy zarządzać czasem?

Czy kiedykolwiek mamy poczucie, że doba jest wystarczająco długa, aby zdążyć ze

wszystkim? No cóż, na razie nie ma możliwości rozciągnięcia jej do 35 godzin. Mamy

niezmiennie do dyspozycji 24 godziny, które trzeba jak najlepiej wykorzystać. W tym czasie

powinniśmy zmieścić wszystko, co danego dnia należy zrobić, i dodatkowo zarezerwować

czas na niespodziewane zdarzenia, które potrafią zrujnować najbardziej misterny plan.

Wskazówka 1: Najważniejszym czynnikiem jest twoje własne nastawienie

Problem - Większość ludzi doświadcza choćby niewielkich trudności związanych z

zarządzaniem czasem. A kiedy pojawiają się trudności, wtedy przeważnie szukamy winnych:

• Znów się na mnie uwzięli!

• On zawsze chce czegoś na wczoraj.

• Gdyby, co pięć minut mi nie przeszkadzano, mógłbym trochę popracować.

• Przez cały dzień musiałam odbierać telefony.

• Wszystkim nam zdarza się czasem powiedzieć coś podobnego.

Z dużą łatwością zarzucamy innym ludziom trudności w radzeniu sobie z własnymi

obowiązkami? To nie nasza, że mamy problemy z zarządzaniem swojego czasu.

Współpracownicy i obowiązki zawodowe narzucają pewne wymagania związane z czasem,

ale oskarżanie kogoś innego nie prowadzi do rozwiązania problemu. Być może spowoduje, że

przez chwilę poczujemy się lepiej, ale niczego nie zmieni.

Rozwią zanie - Jesteśmy głęboko przekonani, że klucz do skutecznego zarządzania czasem

leży w naszym własnym nastawieniu do tej kwestii. Osoby, które doświadczają tu trudności,

mogą zrobić milowy krok do przodu, jeśli przyznają, że same są odpowiedzialne za większość

swoich niepowodzeń w walce z czasem i że pozostałe czynniki tylko się do nich dokładają.

Żadne zmiany na lepsze nie będą możliwe, dopóki nie zrozumiesz, że zarządzanie czasem jest

twoim osobistym problemem i że jedyną osobą, która może się nim zająć, jesteś ty sam. Nie

oczekuj, że łatwo zmienisz nawyki i zwyczaje innych osób. Zastanów się raczej, co takiego

robisz (lub czego nie robisz), co przyczynia się do wystąpienia problemu. Jak i kiedy możesz

mu zaradzić? Zanotuj pomysły, które przyjdą ci do głowy.

Wskazówka 2: Każdy system jest dobry, pod warunkiem, że jest twój

1

Problem - Pokutuje przekonanie, że jeśli system zarządzania czasem jest kosztowny lub

skomputeryzowany, po jego wprowadzeniu problemy związane z efektywnością same się

rozwiążą. Niestety, takie historie można włożyć między bajki. Każdy jednak powinien

korzystać z takiego systemu, który nam odpowiada. Ważne jest, by systemy spełniały nasze

wymagania i były dopasowane do metod pracy. Niestety, zbyt często narzucają określony

sposób działania, niekoniecznie prowadząc tam, dokąd chcemy. Mogą też być na tyle

skomplikowane, że planowanie w nich zadań jest zbyt pracochłonne. W rezultacie są one

wykorzystywane tylko w niewielkiej części lub niewykorzystywane wcale.

Rozwią zanie - Każdy system jest odpowiedni pod warunkiem, że spełnia potrzeby

użytkowników. Warto też podkreślić, że aby zaprowadzić porządek w codziennych planach,

jakiś prosty system jest konieczny. U jednych osób sprawdza się zapisanie kilku punktów na

odwrocie pudełka papierosów, u innych – drogi program komputerowy, który poprawia im

samopoczucie i motywuje do bardziej efektywnego wykorzystania czasu. Oba systemy są

dobre i należy z nich korzystać, jeśli nam służą. Jeśli jednak twój system pozostawia wiele do

życzenia, najpierw zastanów się i zanotuj, jakie warunki powinien spełniać jego następca.

Dopiero wtedy sprawdź, jakie masz możliwości wymiany lub modyfikacji obecnego systemu.

W niezbyt odległych czasach, kiedy nie korzystaliśmy z komputeryzacji, wykorzystywano

notatniki lub terminarze. Prowadziło to do powielania informacji w dwóch równoległych

systemach.

Wskazówka 3: Pilne niekonieczne znaczy ważne

Problem - Zdumiewająco łatwo mylimy pojęcia „pilne” i „ważne”. Co robimy, gdy dzwoni

telefon? Rzecz jasna, odbieramy go. Uporczywie dzwoniący telefon wywołuje wrażenie

niezwykle pilnego. Oczywiście powinniśmy go odebrać. Problem dotyczy dopiero tego, co

następuje po odłożeniu słuchawki. Czy zdarzyło się wam kiedykolwiek odebrać telefon, a

potem spędzić godzinę na załatwianiu pilnej, ale niezbyt istotnej sprawy – w dodatku dla

kogoś innego? Jeśli jakaś sprawa jest pilna, to niekoniecznie musi być ważna. Mimo to

sprawy pilne zwykle traktowane są priorytetowo, gdyż zdajemy sobie sprawę, że zostawiając

je na później, możemy na przykład spóźnić się z ich wykonaniem. Pilne sprawy nie powinny

nam jednak przeszkadzać w wykonywaniu ważnych zadań.

Rozwią zanie - Przede wszystkim nie należy poddawać się presji wywoływanej przez pilne

sprawy. Pilne sprawy należy wykonać, mają one swój priorytet, pamiętaj jednak o tym, że:

• wysoki poziom pilności oznacza, że zadanie należy wykonać natychmiast;

• wysoki poziom ważności oznacza powiązanie zadania z zasadniczym celem, czyli to,

że ma ono ważny wpływ na jego osiągnięcie.

Następnie przyjrzyj się swoim zadaniam i zdecyduj, w jakiej kolejności powinny być

wykonywane. Jak teraz spożytkujesz swój czas? Zadania o wysokim stopniu zarówno

pilności, jak i ważności, należy wykonać natychmiast i poświęcić im należytą ilość czasu.

Zadania pilne, ale mniej ważne należy wykonać jak najszybciej, ale nie poświęcając im zbyt

wiele czasu. Takie rozróżnienie pomaga ustalić limity czasowe dla każdej pozycji z listy.

Wskazówka 4: Umieść listę zadań w swoim terminarzu

Problem - Listy zadań mogłyby być doskonałym rozwiązaniem, gdyby tylko nie wydłużały

się szybciej, niż potrafimy zadania wykonywać. Czasem wydaje się, że listę zadań można

spisywać na rolkach papieru toaletowego, ponieważ zadań wciąż przybywa. Większość ludzi

robi na swój użytek listy spraw do załatwienia – w notesach, na kartkach A4, na kolorowych

karteczkach do przyklejania itd. Jest to jednak dość niewygodne i można łatwo te zapiski

2

zgubić. Wyobraźcie sobie osobę rozpaczliwie przerzucającą sterty papieru: „ Gdzieś tu miałam

taką karteczkę…”.

Rozwią zanie – Zalecane jest wpisywanie spraw do załatwienia i zaplanowanych spotkań do

terminarza. Takie rozwiązanie ma dwie zalety:

• Listę trudniej zgubić;

• Zwiększa się przejrzystość, gdy wpisujemy zadania z podziałem na daty; Zwiększa się

prawdopodobieństwo, że sprawy zostaną załatwione we właściwym terminie.

„A jeśli nie zrobię czegoś albo nie dokończę?” – mógłby zapytać któryś z czytelników. Wpisz

tę sprawę na kolejny wolny dzień. Powielanie informacji jest irytujące, dlatego zyskujemy

dodatkową wewnętrzną motywację do wykonania zadania, dzięki której nie będziemy

przepisywać tego samego zadania w kółko. Po wykonaniu zadania odznacz je haczykiem lub

wykreśl. Sama ta czynność da ci poczucie zadowolenia, a jednocześnie przypomni, co zostało

jeszcze do zrobienia w danym dniu.

Skorzystaj z rad:

1. Valentin Jolanta, Dzisiaj awans, jutro podwyż ka!, Złote Myśli, 2010

Zakup: 29.90

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6655/dzisiaj-awans-jutro-podwyzka.html

2. Kątek Sebastian, Strategia sukcesu firmy, Złote Myśli, 2008

Zakup: 57.00

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6538/strategia-sukcesu-firmy.html

3. Młynarz Miłosz, Idealny pracownik, Złote Myśli, 2007

Zakup: 29.90

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6209/idealny-pracownik.html

4. Basza Janusz, Niezmienne zasady ludzi sukcesu, Złote Myśli, 2008

Zakup: 29.90

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6506/niezmienne-zasady-ludzi-

sukcesu.html

5. Cebulski Kamil, Myś leć Jak Milionerzy, Złote Myśli, 2009

Zakup: 39.90

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6597/myslec-jak-milionerzy.html

6. Dwornikiewicz Małgorzata, Ja i cele, Złote Myśli, 2007

Zakup: 37.00

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6289/ja-i-cele.html

7. Griessman Eugenie, Czynniki osią gania sukcesu, Złote Myśli, 2007

Zakup: ebooki 41.70

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6421/czynniki-osiagania-sukcesu.html

8. Kubis Iwona, Zarzą dzanie sobą samym w czasie, Złote Myśli, 2007

Zakup: 31.70

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6299/zarzadzanie-soba-samym-w-

czasie.html

3

9. Maszke Elżbieta, Weź się w garść!, Złote Myśli, 2009

Zakup: 32.90

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6571/wez-sie-w-garsc.html

10. Podlaski Arkadiusz, Skazany na sukces, Złote Myśli, 2009

Zakup: 33.97

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6623/skazany-na-sukces.html

11. Szuba Mariusz, Pokaż , na co Cię stać!, Złote Myśli, 2008

Zakup: 31.70

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6469/pokaz-na-co-cie-stac.html

12. Wisely Ben, Złodzieje czasu, Złote Myśli, 2009

Zakup: 34.90

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6604/zlodzieje-czasu.html

13. Wojtyniak Andrzej, Droga do doskonałoś ci, Złote Myśli, 2010

Zakup: 32.90

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6637/droga-do-doskonalosci.html

14. Wójtowicz Witold, Sukces a praca, Złote Myśli, 2008

Zakup: 31.70

http://zlotemysli.pl/justynatalen,1/publication/show/6484/sukces-a-praca.html

4