www.sgk.gofin.pl Strona 1
Zeszyty Metodyczne Rachunkowości
nr z dnia 2010-10-20 nr kolejny 284
20
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., www.sgk.gofin.pl
Wpłata zadatku lub zaliczki na poczet przyszłych dostaw
1. Czym różni się zadatek od zaliczki?
Między zadatkiem i zaliczką występują podobieństwa, ale także istotne różnice. Dlatego tych pojęć nie należy stosować
zamiennie.
Zadatek służy zabezpieczeniu wykonania świadczenia umownego. Może również stanowić rodzaj świadczenia
odszkodowawczego na wypadek niewykonania zobowiązania. Zadatek nie ma jednak charakteru obligatoryjnego, lecz zależy od
decyzji stron umowy.
Z przepisu art. 394 ż 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.) - dalej zwanej
K.c. - wynika, iż w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to
znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu
dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie
wyższej. Z art. 394 ż 2 K.c. wynika natomiast, że w razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet
świadczenia strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi. W razie rozwiązania
umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy
wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi
odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony (art. 394 ż 3 K.c.).
Wpłata pewnej kwoty przy zawarciu umowy może jednak nie oznaczać zadatku, lecz zwykłe wręczenie zaliczki na
poczet wykonania przyszłej umowy. Decydujące znaczenie ma wola stron.
Uwaga: Kwota wręczana drugiej osobie staje się zadatkiem tylko wtedy, gdy zostanie to wprost określone
w umowie - bez tego oznaczenia jest to zaliczka.
Zaliczka ma inny cel i inne skutki. Zgodnie z definicją zawartą w  Słowniku języka polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN,
2005 r.), zaliczka jest częścią należności wpłacaną lub wypłacaną z góry na poczet tej należności. Podlega ona zaliczeniu na
umówione wynagrodzenie, nie zabezpiecza jednak samego wykonania umowy. Jeśli do wykonania umowy nie dojdzie i jedna ze
stron odstąpi od umowy, to zaliczka powinna zostać zwrócona.
Do zaliczki nie stosuje siÄ™ zasad wskazanych w art. 394 K.c., dotyczÄ…cych przepadku zadatku lub obowiÄ…zku jego zwrotu
w podwójnej wysokości. W odniesieniu do zaliczki ma zastosowanie art. 494 K.c. W świetle tego przepisu strona, która
odstępuje od umowy wzajemnej, obowiązana jest zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała od niej na mocy
umowy. Może też dodatkowo żądać naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. Oznacza to, że
w przypadku gdy umowa nie dojdzie do skutku strony zwracają sobie wszystko co świadczyły.
2. Jak dokumentuje się wpłatę zadatku i zaliczki na poczet dostaw towarów lub usług?
Co do zasady każdy wypływ środków pieniężnych z kasy lub z konta bankowego firmy lub wpływ tych środków do kasy
lub na konto bankowe (w tym zaliczka, zadatek) jest udokumentowany dowodem: KP - kasa przyjmie, KW - kasa wypłaci
lub WB - wyciąg bankowy. Ponadto, jeżeli wpływ środków pieniężnych dotyczy np. zaliczki bądz
zadatku, jednostki
będące podatnikami VAT są zobowiązane uwzględnić przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów
i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.), dalej zwanej ustawą o VAT. W myśl art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli przed
wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek,
ratę, obowiązek podatkowy w zakresie VAT powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. Podstawą opodatkowania jest
http://www.sgk.gofin.pl/11,2377,127019,wplata-zadatku-lub-zaliczki-na-poczet-przyszl... 2010-12-08 08:26:34
www.sgk.gofin.pl Strona 2
kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Zatem
każda zaliczka czy zadatek związana z dostawą towaru czy wykonaniem usługi rodzi obowiązek podatkowy i obowiązek
wystawienia faktury VAT. Szczegółowe zasady wystawiania faktur stwierdzających otrzymanie części lub całości
należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi oraz dane, które powinny zawierać takie faktury, określa ż 10
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom,
wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania
zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze zm.), dalej zwanego rozporządzeniem w sprawie
faktur. Faktura dokumentująca otrzymanie zaliczki lub zadatku powinna zawierać co najmniej:
1) imiona i nazwiska lub nazwy bÄ…dz
nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
2) numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
3) datÄ™ wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako  FAKTURA VAT lub  FAKTURA VAT-MP , kwotÄ™
otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku określonym w ż 10 ust. 3 rozporządzenia
w sprawie faktur (tzn. w przypadku faktury dokumentującej wpłatę kolejnej zaliczki lub zadatku) - również daty
i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto,
4) stawkÄ™ podatku,
5) kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:
ZB × SP
KP =
100 + SP
gdzie:
KP - oznacza kwotÄ™ podatku,
ZB - oznacza kwotę pobranej części lub całości należności brutto,
SP - oznacza stawkÄ™ podatku,
6) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość
zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz
wartość brutto zamówienia lub umowy,
7) datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), o której mowa w ż 10 ust.
1-3 rozporządzenia w sprawie faktur, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.
Jeżeli faktury zaliczkowe:
nie obejmują całej ceny brutto - sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę końcową,
z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę
podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części
należności,
obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi - sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia
faktury końcowej.
Z kolei w przypadku zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków bądz
rat, podlegajÄ…cych opodatkowaniu, wystawia
siÄ™ fakturÄ™ korygujÄ…cÄ….
Natomiast nabywcy (wpłacającemu zaliczkę bądz
zadatek) - na podstawie art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o VAT - przysługuje
prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze potwierdzającej
dokonanie przedpłaty (zaliczki bądz
zadatku). W przypadku otrzymania faktury korygujÄ…cej nabywca jest obowiÄ…zany
do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc (lub kwartał), w którym tę fakturę otrzymał.
http://www.sgk.gofin.pl/11,2377,127019,wplata-zadatku-lub-zaliczki-na-poczet-przyszl... 2010-12-08 08:26:34
www.sgk.gofin.pl Strona 3
3. Jak ujmuje się zadatek i zaliczkę w księgach rachunkowych?
Według art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów
środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, ujmuje się
w księgach rachunkowych jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. Zatem otrzymane od kontrahentów zaliczki
bÄ…dz
zadatki na poczet przyszłych dostaw towarów i usług nie powodują powstania przychodu bilansowego
w momencie ich otrzymania. KwotÄ™ zaliczki bÄ…dz
zadatku ujętą na koncie 84  Rozliczenia międzyokresowe przychodów
zarachowuje się do przychodów ze sprzedaży pod datą zrealizowania dostawy lub wykonania usługi, której zaliczka
bÄ…dz
zadatek dotyczy.
Ewidencja zaliczek na dostawy, zarówno w księgach otrzymującego, jak i wpłacającego, może przebiegać w sposób
przedstawiony na przykładzie.
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka jawna  X 1 lipca 2010 r. zamówiła dostawę materiałów budowlanych o wartości brutto: 122.000 zł,
w tym VAT 22%: 22.000 zł. W tym samym dniu wpłaciła na konto bankowe dostawcy zaliczkę w wysokości:
24.400 zł, tj. 20% dostawy. Pozostałą kwotę zobowiązania: 97.600 zł uregulowała po dostarczeniu towarów,
tzn. 20 sierpnia 2010 r.
2. Zgodnie z ZPK, jednostka ewidencjonuje towary według cen zakupu.
3. Sprzedawca 1 lipca 2010 r. wystawił fakturę zaliczkową, która zawierała następujące dane:
a) wartość netto: 20.000 zł,
b) VAT należny: 4.400 zł,
c) wartość brutto: 24.400 zł.
A. Zapisy w księgach nabywcy
II. Dekretacja u nabywcy:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. WB - wpłata zaliczki na konto bankowe sprzedawcy 24.400 zł 21 13-0
2. Faktura VAT dokumentująca wpłaconą zaliczkę:
a) kwota wpłaconej zaliczki 24.400 zł 30 21
b) VAT naliczony 4.400 zł 22-1 30
3. Faktura VAT końcowa wystawiana po zrealizowaniu dostawy:
a) wartość brutto 97.600 zł 30 21
b) VAT naliczony 17.600 zł 22-1 30
4. Pz - rozliczenie dostawy (przyjęcie materiałów do magazynu) 100.000 zł 31 30
5. WB - zapłata pozostałej części zobowiązania 97.600 zł 21 13-0
III. Księgowania u nabywcy:
http://www.sgk.gofin.pl/11,2377,127019,wplata-zadatku-lub-zaliczki-na-poczet-przyszl... 2010-12-08 08:26:34
www.sgk.gofin.pl Strona 4
B. Zapisy w księgach sprzedawcy
IV. Dekretacja u sprzedawcy:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. WB - wpływ zaliczki na rachunek bankowy 24.400 zł 13-0 20
2. Faktura VAT dokumentujÄ…ca otrzymanÄ… zaliczkÄ™:
a) kwota otrzymanej zaliczki 24.400 zł 20 84
b) VAT należny 4.400 zł 84 22-2
3. Faktura VAT końcowa wystawiana po zrealizowaniu dostawy:
a) wartość netto 80.000 zł 73-0
b) VAT należny 17.600 zł 22-2
c) wartość brutto 97.600 zł 20
4. PK - zarachowanie otrzymanej zaliczki do przychodów 20.000 zł 84 73-0
5. WB - wpływ pozostałej części należności na konta bankowe 97.600 zł 13-0 20
V. Księgowania u sprzedawcy:
Uwaga: Ewidencja wpłaconego i otrzymanego zadatku przebiega analogicznie, jak zaliczki.
4. Jakich zapisów należy dokonać w sytuacji, gdy nie dojdzie do realizacji warunków umowy?
W razie niewykonania umowy przez jedną ze stron, druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od
umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.
Natomiast w razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony i nie ma obowiązku zapłaty sumy dwukrotnie
http://www.sgk.gofin.pl/11,2377,127019,wplata-zadatku-lub-zaliczki-na-poczet-przyszl... 2010-12-08 08:26:34
www.sgk.gofin.pl Strona 5
wyższej. Zadatek powinien być również zwrócony w sytuacji, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności,
za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.
Inaczej sytuacja siÄ™ przedstawia w przypadku zaliczki. Do zaliczki nie stosuje siÄ™ bowiem zasad dotyczÄ…cych przepadku
zadatku lub obowiązku jego zwrotu w podwójnej wysokości. W przypadku zaliczki, gdy umowa nie dojdzie do skutku
strony zwracają sobie wszystko co świadczyły. Zatem zaliczka podlega zwrotowi. Ponadto, można też dodatkowo żądać
naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania (kara umowna).
W księgach rachunkowych kwotę kary umownej ujmuje się - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości
- na koncie pozostałych przychodów lub kosztów operacyjnych ( ). Analogicznie ujmuje się kwotę
konto 76-0 lub 76-1
zwróconego w podwójnej wysokości zadatku.
Z uwagi na fakt, iż otrzymanie zaliczki i zadatku przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi rodzi obowiązek
podatkowy w VAT, a tym samym obliguje do wystawienia faktury zaliczkowej w terminie siedmiu dni od jej otrzymania, to
w sytuacji gdy nie dojdzie do realizacji warunków umowy jednostka powinna wystawić fakturę korygującą na kwotę
zaliczki lub zadatku.
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka  X 1 lipca 2010 r. podpisała ze spółką  Y umowę na budowę garażu. Zgodnie z warunkami umowy,
nabywca usługi (czyli spółka  X ) jest zobowiązany do wpłaty zadatku w wysokości: 5.000 zł. W razie
odstąpienia od umowy z winy wykonawcy wpłacony zadatek podlega zwrotowi w podwójnej wysokości.
Wymagany zadatek spółka  X wpłaciła na konto bankowe spółki  Y w dniu podpisania umowy.
2. W dniu otrzymania zadatku spółka  Y wystawiła fakturę zaliczkową, która zawierała następujące dane:
a) wartość netto: 4.098,36 zł,
b) VAT należny: 901,64 zł,
c) wartość brutto: 5.000 zł.
3. Z winy spółki  Y (wykonawcy), po dwóch tygodniach odstąpiono od wykonania umowy. Zatem spółka  Y
wystawiła fakturę korygującą oraz zwróciła wpłacony zadatek w podwójnej wysokości.
A. Zapisy w księgach nabywcy
II. Dekretacja u nabywcy:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. WB - wpłata zadatku na konto bankowe spółki  Y 5.000,00 zł 24 13-0
2. Faktura VAT dokumentująca wpłacony zadatek:
a) kwota wpłaconego zadatku 5.000,00 zł 30 24
b) VAT naliczony 901,64 zł 22-1 30
3. Faktura VAT korygujÄ…ca:
a) wartość brutto 5.000,00 zł 24 30
b) VAT naliczony 901,64 zł 30 22-1
4. WB - zwrot do spółki  Y zadatku w podwójnej wysokości 10.000,00 zł 13-0 24
5. PK - zaliczenie do przychodów kwoty: 5.000 zł 5.000,00 zł 24 76-0
http://www.sgk.gofin.pl/11,2377,127019,wplata-zadatku-lub-zaliczki-na-poczet-przyszl... 2010-12-08 08:26:34
www.sgk.gofin.pl Strona 6
III. Księgowania u nabywcy:
B. Zapisy w księgach sprzedawcy
IV. Dekretacja u sprzedawcy:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. WB - wpływ zadatku od spółki  X na rachunek bankowy 5.000,00 zł 13-0 20
2. Faktura VAT dokumentujÄ…ca otrzymany zadatek:
a) kwota otrzymanego zadatku 5.000,00 zł 20 84
b) VAT należny 901,64 zł 84 22-2
3. Faktura VAT korygujÄ…ca:
a) wartość brutto 5.000,00 zł 84 20
b) VAT należny 901,64 zł 22-2 84
4. WB - zwrot zadatku w podwójnej wysokości 10.000,00 zł 20 13-0
5. PK - zarachowanie do kosztów kwoty: 5.000 zł 5.000,00 zł 76-1 20
V. Księgowania u sprzedawcy:
http://www.sgk.gofin.pl/11,2377,127019,wplata-zadatku-lub-zaliczki-na-poczet-przyszl... 2010-12-08 08:26:34