dr inż. Agata Szeptuch
FUNKCJE ZARZ
DZANIA:
KONTROLOWANIE
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 2
OTOCZENIE
ORGANIZACJA
Planowanie
Nakłady z
i podejmo-
Organizo-
otoczenia:
wanie
wanie
decyzji
- zasoby
ludzkie
Sprawnie
- zasoby
MENEDŻER
osiągnięte
finansowe
cele
- zasoby
materiałowe
Przewo-
Kontrolo-
dzenie
- zasoby
wanie
(kierowanie
informacyjne
ludz
mi)
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 3
1. Istota kontroli
2. Proces kontroli:
żð opracowanie standardów i kryteriów
żð ocena dziaÅ‚aÅ„ w stosunku do standardów
żð wskazanie jak usunąć ewentualne odchylenia
3. Cechy prawidłowego systemu kontroli
4. Controling
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 4
Zmiany zachodzÄ…ce w otoczeniu wymuszajÄ… na
organizacjach konieczność dokonywania korekt w
zakresie i sposobie działania
Tempo i dynamika zmian otoczenia skutkujÄ…
skróceniem czasu możliwej reakcji ze strony
organizacji
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 5
Oznacza to, że poprawność funkcjonowania
organizacji w coraz większym stopniu warunkowana
jest właściwą realizacją procesu kontroli, która
stopniowo przestaje orientować się na przeszłość i
w coraz większym stopniu zaczyna otwierać się na
przyszłość, uwzględniając tym samym perspektywę
funkcjonowania organizacji
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 6
Realizacja funkcji kontroli polega na takim
ukształtowaniu systemu procesów w organizacji aby
osiągane efekty były zgodne z założonymi celami, a
w przypadku wystąpienia odchyleń, była możliwa
szybka korekta i rewizja planów
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 7
Funkcja kontroli jako funkcja zarzÄ…dzania
realizowana jest w organizacji przez kierownictwo
osobiście bądz
też poprzez wyspecjalizowany
aparat kontroli
Na podstawie wyników kontroli kierownictwo
podejmuje działania, mające na celu usunięcie
nieprawidłowości w realizacji zadań, zmierzających
do osiągnięcia złożonego stanu
Najczęściej przybierają one formę decyzji lub
zaleceń adresowanych do podmiotu kontrolowanego
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 8
żð wstÄ™pna żð doraz
na
żð bieżąca żð koÅ„cowa
Kontrola wstępna
ma charakter prewencyjny, celem jej jest
zapobieżenie przyszłym, potencjalnym odstępstwom
od przyjętych założeń
Kontrola bieżąca
bieżąca, wykonywana równolegle z kontrolowanymi
działaniami
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 9
Kontrola doraz
na
przeprowadzana w razie potrzeby, majÄ…ca zatem
charakter interwencyjny
Kontrola końcowa
jest podstawowym, najczęstszym typem kontroli
polega ona na porównaniu ostatecznych efektów
danego działania z przyjętymi uprzednio standardami
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 10
żð opracowanie standardów i kryteriów
żð ocena dziaÅ‚aÅ„ w stosunku do standardów
żð wskazanie jak usunąć ewentualne odchylenia
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 11
Pierwszy etap procesu kontroli ukazuje, jakie bliskie
sÄ… w istocie funkcje kontroli i planowania
Standardy sÄ… konkretnymi celami, w stosunku do
których można dokonać oceny działań
Cele te definiowane sÄ… w procesie planowania
Wszystkie standardy wykorzystywane w procesie
kontroli powinny być przy tym określone na podstawie
zbioru celów organizacji i jej strategii
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 12
Cele, które mogą być wykorzystywane jako standardy
w procesie kontroli, powinny charakteryzować się
dwiema istotnymi cechami:
żð cele powinny być okreÅ›lone w czasie, zatem
powinien być zdefiniowany konkretny termin, w
którym zadanie powinno być wykonane
żð w celu musi być zawarte kryterium wedÅ‚ug którego
będzie można ocenić stopień realizacji zadania
(czyli skuteczność)
Te dwa parametry określają w precyzyjny sposób to,
co powinno być zrobione, aby można było osiągnąć
postawione cele
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 13
Tak zdefiniowane standardy pozwalajÄ… kierownikom
porównać rzeczywiście osiągnięte rezultaty z
zaplanowanymi i odpowiedzieć na ważne pytania:
żð Co należy zrobić, aby osiÄ…gnąć zaplanowane cele ?
żð Czego jeszcze nie zrobiono ?
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 14
Drugi etap procesu kontroli polega na porównaniu
rzeczywiście osiągniętych rezultatów z przyjętymi
standardami
Na tym etapie kierownik powinien określić, w jakim
stopniu osiągnięte rezultaty odpowiadają jego
oczekiwaniom
Podejmuje on przy tym istotną decyzję, określając
dopuszczalny stopień odchyleń od standardów
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 15
Dokonuje następnie oceny, która stanowi podstawę
dla podjęcia decyzji i rozpoczęcia działań
usprawniajÄ…cych
Czynności realizowane na tym etapie sprowadzają się
przede wszystkim do określenia skali
dopuszczalnych odchyleń, dokonania pomiaru
rezultatów, oceny informacji i przekazania jej
odpowiednim członkom organizacji
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 16
Wskaz
niki skuteczności określają najczęściej w sposób
precyzyjny cel ukierunkowujący wysiłki członków
organizacji
Jednakże niezwykle rzadko uda się uniknąć odchyleń
od postawionego celu
W istocie jedną z cech prawidłowego standardu
kontrolowanego jest zawarcie w nim odpowiedniego
zakresu tolerancji dotyczącej parametrów celów
Zatem niezwykle ważnym problemem jest tutaj
określenie dopuszczalnego zakresu potencjalnych
odchyleń
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 17
Jeżeli zakres ten będzie zbyt szeroki, to powstające
problemy mogą ujawnić się w niebezpiecznej skali, lecz
gdy określi się zbyt wąski zakres tolerancji, wówczas
organizacja będzie reagować również na nieznaczne
odchylenie, co może okazać się bardzo kosztowne
i powodować będzie znaczne straty czasu
Taki system kontroli może paraliżować
i dezorganizować funkcjonowanie organizacji i będzie
raczej przeszkadzać niż pomagać w osiągnięciu jej
celów
W takich sytuacjach osiąga się wysoki stopień
kontroli, lecz proces kontroli staje siÄ™ nieefektywny
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 18
Aby kontrola była efektywna, proce kontroli
powinien odpowiadać wymogom korzystności
działania
Efekty uzyskane w wyniku kontroli powinny zatem
przewyższać nakłady na przeprowadzenie działań
kontrolnych
Nakłady te to przede wszystkim nakłady czasu pracy
kierowników i innych osób przeprowadzających
działania kontrolowane, na zbieranie, przekazywanie
i analizę informacji, a także nakłady na różnego
rodzaju środki techniczne wykorzystywane w
procesie kontroli
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 19
W przypadku przedsiębiorstwa, gdy dodatkowy zysk
uzyskany dzięki systemowi kontroli jest mniejszy od
kosztów funkcjonowania tego systemu, wówczas taka
kontrola jest po prostu nieekonomiczna
Jednym ze sposobów zwiększenia efektywności
kontroli jest wykorzystanie tzw. metody zarzÄ…dzania
przez wyjÄ…tki
Jej istota polega na tym że system kontroli jest
uruchamiany jedynie wówczas, gdy pojawiają się
istotne odchylenia od określonych standardów
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 20
Określenie wielkości odchylenia wymaga przede
wszystkim dokonania pomiaru uzyskanych
rezultatów
Aby proces mierzenia przebiegał sprawnie,
powinien odpowiadać rodzajowi działalności, który
podlega kontroli
Na wstępie niezbędne jest dokonanie wyboru
jednostki miary, przy czym musi być ona zgodna z
jednostkami, w których wyrażony jest standard
Standard bowiem określa w specyficznej formie te
wielkości, które mogą być mierzone
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 21
Koszty związane z mierzeniem rezultatów działań są
najczęściej największym składnikiem ogólnych kosztów
kontroli
One zatem stanowią z reguły czynnik decydujący o tym ,
czy uruchomiony zostanie cały system kontroli
Dlatego szczególnie z powodu wysokich kosztów dokonania
pomiarów, kierownik powinien unikać pokusy mierzenia
wszystkiego w sposób bardzo dokładny
Gdy bowiem ulegnie jej, wówczas koszty działań
kontrolnych będą tak duże że ich wielkość może
przewyższać potencjalne korzyści wynikające z
przeprowadzenia kontroli
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 22
Kolejnym elementem etapu oceny działań jest
przekazanie informacji kontrolnej
W celu sprawnego funkcjonowania całego systemu
kontroli niezbędne jest bowiem przekazanie
poszczególnym członkom organizacji informacji,
dotyczącej zarówno standardów jak i osiągniętych
rezultatów
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 23
Informacja ta powinna być precyzyjna, przekazywana w
odpowiednim czasie i dostarczona wszystkim
pracownikom odpowiedzialnym za realizacjÄ™
poszczególnych zadań w postaci umożliwiającej szybkie
podjęcie niezbędnych decyzji i działań wykonawczych
Kierownictwo organizacji powinno mieć przy tym
pewność, że ustalone standardy zostały przez wszystkich
pracowników przyjęte i zrozumiane
Osiągnięcie tego stanu wymaga zapewnienia efektywnej
więzi między kierownictwem formułującym standardy a
pracownikami, którzy powinni zapewnić ich osiągnięcie
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 24
Drugi etap procesu kontroli kończy ocena informacji,
dotyczącej osiągnięcia tych rezultatów
Kierownik powinien ocenić czy otrzymał potrzebną
informację i w jakim stopniu jest ona dla niego ważna
Ważna informacja to taka, która prawidłowo opisuje
badane zjawisko i jest niezbędna dla podjęcia
prawidłowej decyzji
Najczęściej ocena informacji zdeterminowana jest
przez strategiÄ™ organizacji
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 25
W wielu przypadkach jako punkt odniesienia może służyć
skala dopuszczalnych odchyleń, która została określona
odpowiednio wcześniej
Niejednokrotnie jednak kierownicy muszą stosować
indywidualne oceny i samodzielnie interpretować
znaczenie otrzymanej informacji i określać korelacje
między planowanymi i rzeczywiście osiągniętymi
rezultatami
Celem tej oceny jest umożliwienie odpowiedzi na
pytanie:
Czy niezbędne jest podjęcie działań korekcyjnych, a
jeżeli tak, to jakiego rodzaju ?
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 26
Dokonanie oceny działań zrealizowane w drugim
etapie, pozwala na zdefiniowanie sposobów eliminacji
odchyleń
Etap trzeci wiąże się zatem z wyborem jednego z
trzech sposobów zachowania:
żð nie podejmować żadnych dziaÅ‚aÅ„ korekcyjnych
żð usuwać odchylenia
żð zweryfikować standardy kontrolne
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 27
Podstawowe zadanie kontroli polega na tym, aby
osiągnąć taką sytuację, w której proces zarządzania
instytucjÄ… zapewni jej funkcjonowanie zgodnie z
planem
Jeżeli porównanie rzeczywistych rezultatów ze
standardami wskazuje że postawione cele są
osiągane, to lepiej nie poodejmować dodatkowych
działań
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 28
W procesie zarządzania nie należy jednak liczyć na to
że to co wydarzyło się obecnie powtórzy się w
przyszłości
Nawet najbardziej efektywne dotychczas sposoby
działania powinny podlegać ocenie
Jeżeli kontrola wykazała, że w jakiejś części
organizacji zachodzÄ… negatywne zjawiska, to
niezbędne jest, powtarzając cykl kontroli,
kontynuowanie pomiaru rezultatów
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 29
Tworzenie systemu kontroli, który nie pozwala na
likwidowanie odchyleń - zanim osiągną one rozmiary,
stanowiące dla organizacji istotne zagrożenie - mija
siÄ™ z celem
Równocześnie potencjalne działania korygujące
powinny być skoncentrowane na likwidowaniu
rzeczywistych przyczyn powstałych odchyleń
W praktyce dokonanie pomiaru rezultatów powinno
ukazać skalę odchylenia od standardu i precyzyjnie
wskazać jego przyczynę
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 30
Jest to bezpośrednio związane z koniecznością
określenia racjonalnej procedury podejmowania
decyzji, dotyczących sposobów likwidacji odchyleń od
planu
Sens działań korekcyjnych polega zatem na tym aby
zapewnić zrozumienie przyczyny powstałego
odchylenia i umożliwić organizacji powrót do
prawidłowego sposobu funkcjonowania
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 31
Nie zawsze celowe okazuje siÄ™ likwidowanie
zauważonych odchyleń
Niekiedy same standardy mogą okazać się
nieprawidłowe (nierealne) ze względu na przykład na
zmiany warunków funkcjonowania organizacji
Zmiany te wpływają na modyfikacje planów na
podstawie których formułowane są standardy
Modyfikacja planu powinna zatem pociągnąć za sobą
zmianę standardów
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 32
1. Jej przejawem jest przede wszystkim nadmierna
formalizacja działań kontrolnych i dominacja w
procesie kontrolnym kryterium legalności tzn.
porównania efektów działań do wzorców
formalnych, bez próby ich oceny z punktu
widzenia aktualnej przydatności i racjonalności
2. Brak zaleceń pokontrolnych i ograniczony stopień
egzekwowania ich realizacji co wiąże się ściśle z
autonomizacjÄ… kontroli
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 33
3. Wskazuje się również często na nadmierne
zagęszczenie kontroli w czasie będące
najczęściej wynikiem braku koordynacji działań
różnych instytucji lub osób kontrolujących, a także
na nadmierną szczegółowość kontroli i brak
kompleksowego podejścia do kontrolowanego
zagadnienia
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 34
żð kontrola powinna być przede wszystkim celowa, tzn.
powinna służyć realizacji celów danej instytucji, której
funkcjonowanie jest oceniana
żð kontrola powinna być sprawna i szybka, aby możliwie
szybko można było ujawnić i usunąć potencjalne błędy i
niedociągnięcia w działaniu
żð kontrola powinna być obiektywna co nie jest takie
proste jeżeli wez
mie siÄ™ pod uwagÄ™ subiektywne
czynniki, wpływające na system kontroli
żð niezbÄ™dnÄ… cechÄ… kontroli powinna być elastyczność, co
oznacza że w procesie kontroli należy brać pod uwagę
dynamiczny charakter wykorzystywanych standardów
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 35
żð kontrola powinna być zrozumiaÅ‚a zarówno dla
podmiotów kontrolowanych jak i kontrolujących -
oznacz to że należy przed jej rozpoczęciem
wyraz
nie określić jakie obiekty i działania będą
kontrolowane, jakimi metodami i kto będzie
realizował funkcję kontroli
żð każda kontrola powinna pociÄ…gać za sobÄ… dziaÅ‚ania
usprawniajÄ…ce - trzeba wyraz
nie określić ewentualne
błędy lub niedociągnięcia osób odpowiedzialnych za
wykonywanie zadań, podlegających kontroli oraz
wskazywać sposoby zmiany powstałej sytuacji
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 36
Controling polega na tym, że osoby zajmujące
się nim dokonują na bieżąco analizy
porównawczej typu plan - wykonanie i sterują
w taki sposób procesami w firmie, ażeby nie
dopuścić do popełnienia błędów i
występowania odchyleń zarówno w czasie
teraz
niejszym , jak i w przyszłości
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 37
Kontrola nastawiona jest z założenia na wyniki
z przeszłości, jest zatem analizą ex post,
natomiast podstawowym założeniem tkwiącym
u podstaw controlingu jest koncentracja na
przyszłości
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 38
Prawidłowa implementacja systemu controlingu wymusza
na organizacji konieczność wdrożenia założeń,
odnoszących się do realizacji procesów w organizacji
Założenia te, wyznaczające warunki brzegowe systemu
controllingu, obejmują następujący zbiór działań:
żð wytyczenie celów i obowiÄ…zków - cele ustalone we
współpracy z dyrekcją przedsiębiorstwa i wynikające z
tego zadania sÄ… wyraz
nie określone dla każdego
wydziału
żð delegowanie uprawnieÅ„ - dyrekcja przedsiÄ™biorstwa
przenosi na pracowników zarządu stosowane
kompetencje oraz odpowiedzialność
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 39
żð wymiana - kierownicy muszÄ… w ramach podlegÅ‚ych
im wydziałów prowadzić podział obowiązków między
poszczególnych pracowników oraz muszą informować
ich w odpowiednim czasie i zakresie, umożliwiając w
ten sposób prawidłowe i terminowe wypełnianie
obowiązków
żð doradztwo - powinno dotyczyć kierownictwa
przedsiębiorstwa oraz innych pracowników zarządu
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 40
żð siÅ‚a twórcza - każdy pracownik powinien aktywnie
uczestniczyć w współkształtowaniu swego miejsca
pracy
żð kontrola - realizowana regularnie przez dyrekcjÄ™
dotyczy realizacji wyznaczonych celów w
poszczególnych wydziałach oraz samokontroli
kierowników wydziałów
żð doksztaÅ‚canie - niezbÄ™dne dla zachowania
równowagi między potencjałem możliwości
kierowników a wypełnianymi przez nich zadaniami
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 41
żð czynniki zewnÄ™trzne (np. rynki zbytu i
zaopatrzenia, dostępna technologia wytwarzania,
stosunki konkurencyjne, struktura odbiorców)
żð czynniki wewnÄ™trzne przedsiÄ™biorstwa (np.
struktura organizacyjna, wielkość przedsiębiorstwa,
struktura produkcji)
żð specyficzne czynniki zwiÄ…zane z
realizacjÄ… koncepcji controllingu
(np. czas potrzebny na wprowadzenie
systemu controllingu)
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 42
Działania controllingowe w przedsiębiorstwie
majÄ… charakter funkcji doradczej
i nakierowane sÄ… na opiniowanie i doradzanie
kierownictwu możliwych kierunków działań
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 43
żð tempo i dynamika zamian w otoczeniu wymuszajÄ… na
organizacjach korekty w zakresie i sposobie działania
żð korekty takie możliwe sÄ… dziÄ™ki realizacji funkcji
kontroli
żð kontrola jest ciÄ…gÅ‚ym, realizowanym w trzech
etapach procesem
żð współczeÅ›nie funkcjÄ™ kontroli zastÄ™puje siÄ™
controlingiem
żð nie ma jednego uniwersalnego optymalnego modelu
systemu controlingu, który mógłby być wdrożony w
każdym przedsiębiorstwie
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 44
Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach 45