Wprowadzenie
Instrukcja gospodarowania aktywami trwałymi określa zasady i warunki, jakie powinny być spełnione przy administrowaniu aktywami trwałymi. W podmiocie prowadzącym działalność gospodarczą zakres ten - obok gospodarczego wykorzystania aktywów trwałych - obejmuje warunki ich zabezpieczenia, a także zorganizowanie i prowadzenie ewidencji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Instrukcja została opracowana na podstawie obowiązujących przepisów prawa bilansowego i podatkowego bez wskazania jednoznacznie na którekolwiek rozwiązanie.
Wyjaśnienie użytych w instrukcji określeń i skrótów
Użyte w instrukcji określenia zaprezentowano na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz stosowanych w praktyce zwrotów i określeń. W instrukcji posłużono się terminami o następującym znaczeniu:
1) jednostka - podmioty i osoby określone w art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. spółki handlowe (osobowe i kapitałowe, również w organizacji); osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne, spółki partnerskie; jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, Prawa o publicznym obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych; zagraniczne osoby prawne; zagraniczne jednostki nieposiadające osobowości prawnej; zagraniczne osoby fizyczne prowadzące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność gospodarczą; gmin, powiatów, województw i ich związków, a także państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich:
a) jednostek budżetowych,
b) gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych,
c) zakładów budżetowych,
d) funduszy celowych niemających osobowości prawnej;
Zamiennie do określenia „jednostka” gospodarcza stosowane jest w tekście określenie „podmiot gospodarczy”. Określenie dotyczy organizacji gospodarczej prowadzącej samodzielnie, na własne ryzyko działalność gospodarczą w zakresie produkcji, handlu lub świadczenia usług.
2) aktywa - kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych (art. 3 ust. 1 pkt 12 uor);
3) aktywa trwałe - aktywa jednostki, które nie są zaliczane do aktywów obrotowych (art. 3 ust. 1 pkt 13 uor), o których mowa, w pkt 18 art. 3 ust. 1 uor;
4) wartości niematerialne i prawne - nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższej niż rok, przeznaczone do użytkowania na potrzeby jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 14 uor);
5) środki trwałe - rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 15 uor); kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do użytkowania środki pracy i przedmioty długotrwałego użytkowania oraz ich części składowe stanowiące odrębną nieruchomość i inne przedmioty majątkowe;
6) inwestycje - aktywa nabyte w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu wartości tych aktywów, uzyskania z nich przychodów w formie odsetek, dywidend (udziałów w zyskach) lub innych pożytków, w tym również z transakcji handlowej (art. 3 ust. 1 pkt 17 uor);
7) okres sprawozdawczy - rozumie się przez to okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych (art. 3 ust. 1 pkt 8 uor);
8) zasady (polityka) rachunkowości - dokumentacja opisująca w języku polskim m.in. przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości wraz z zakładowym planem kont, wykazem ksiąg rachunkowych, wykazem zbiorów danych tworzonych przy użyciu komputera, zasadami wyceny aktywów i pasywów, opisem systemu przetwarzania danych, systemem służącym ochronie danych i ich zbiorów (art. 10 ust. 1 uor);
9) Klasyfikacja Środków Trwałych - usystematyzowany wykaz obiektów majątku trwałego, tj. środków pracy i przedmiotów długotrwałego użytkowania zaliczanych do środków trwałych według funkcji, jaką obiekty te spełniają w procesie wytwarzania dóbr i usług materialnych lub w toku nieprodukcyjnego (konsumpcyjnego) użytkowania.
Użyte w tekście skróty określają:
OT - dokument przyjęcia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do eksploatacji i ewidencji,
LT - dokument likwidacji środka trwałego,
LN - dokument likwidacji wartości niematerialnych i prawnych,
LC - dokument likwidacji częściowej,
SP - dokument sprzedaży środka trwałego,
PT - dowód przekazania/otrzymania środka trwałego - protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego,
MT - dokument zmiany miejsca użytkowania środka trwałego,
ZM - dokument zmiany miejsca użytkowania niskocennych składników majątku,
PK - polecenie księgowania,
KP - dokument kasa przyjmie,
KW - dokument kasa wypłaci.
KŚT - klasyfikacja środków trwałych
Ilość egzemplarzy wystawianych dowodów zależy od struktury organizacyjnej jednostki oraz jej wewnętrznych uregulowań zawartych w zasadach (polityce) rachunkowości.