Japońskie negocjacje

JĘZYK INTERESÓW

Wielu japońskich negocjatorów mówi obcymi językami, przede wszystkim po angielsku. Mimo to powinno się zapytać partnera, czy potrzebny będzie tłumacz.

ROLA HIERARCHII I STATUSU SPOŁECZNEGO;

STOSUNEK DO KOBIET W BIZNESIE.

Oczekuje się, że młodsze, niższe rangą osoby będą spolegliwe wobec osób starszych i o wyższej randze. Ponieważ niewiele kobiet w tym tradycjonalistycznym, hierarchicznym społeczeństwie osiągnęło stanowiska, do których przynależy duży zakres wiedzy, większość japońskich mężczyzn nie jest przyzwyczajona do załatwiania spraw biznesowych z kobietami na zasadzie równości.

Nabywca ma w Japonii automatycznie wyższą pozycję niż sprzedawca, toteż młodzi cudzoziemcy napotykają znaczące bariery kulturowe, gdy starają się coś sprzedać tutejszym klientom.

Oto cztery sposoby pokonania barier wieku i płci:

1. Niech się przedstawi możliwie najstarszy i najwyższy rangą kolega. Status jest dobrem przenaszalnym.

2. Będąc sprzedawcą, naucz się werbalnych, para werbalnych i niewerbalnych sposobów okazywania swojemu klientowi należytego szacunku. Okazując szacunek, sam go zyskujesz.

3. Stopniowo potwierdzaj swoją wiarygodność w sprawach zawodowych, starając się nie wyglądać na zarozumiałego i chełpliwego. Fachowość zapewnia wyższy status.

4. Kobiety cechują się na ogół większą umiejętnością rozumienia „mowy ciała” niż mężczyźni. Ta zdolność jest szczególnie cenna przy załatwianiu spraw z Japończykami, którzy niejednokrotnie porozumiewają się w sposób niewerbalny. Naucz się odczytywać „mowę ciała”.

CEREMONIALNOŚĆ I RYTUAŁY.

Aby zachować spokój na zewnątrz i zapobiec „utracie twarzy”, Japończycy przestrzegają sporej liczby zrytualizowanych kodeksów zachowań, których przykładami mogą być: ceremonia picia herbaty i rytuał wymiany wizytówek, czyli meishi. Japońscy negocjatorzy ubierają się w sposób konserwatywny, zachowują się ceremonialnie i dobrze się czują, gdy goście postępują podobnie.

PROTOKÓŁ W BIZNESIE

UBIÓR

Ciemny garnitur, biała koszula i stonowany krawat w przypadku mężczyzn, skromny kostium lub prosta sukienka w przypadku kobiet.

WITANIE SIĘ

Spodziewaj się ukłonu i delikatnego uścisku dłoni. Koniecznie powstrzymaj się od nadmiernego mocnego ściskania ręki i nazbyt bezpośredniego kontaktu wzrokowego. Przy podawaniu ręki należy się lekko ukłonić, przedstawić się nazwiskiem i wymienić nazwę swojej firmy.

WYMIANA WIZYTÓWEK

Warto opanować rytuał wręczania meishi. Podaj swoją wizytówkę obiema rękami, trzymając ją między kciukiem a palcem wskazującym stroną z japońskim nadrukiem do góry. Odbierz wizytówkę drugiej osoby także obiema rękami, studiuj ją przez kilka sekund, a następnie połóż z uszanowaniem na stole konferencyjnym albo włóż do skórzanego (nie plastykowego) portfelika na wizytówki.

TUTUŁOWANIE PARTNERÓW

Zwracaj się do danej osoby po jego lub jej nazwisku z dodatkiem przyrostka san, na przykład Watanabe-san. W Japonii nazwisko jest podawane jako pierwsze, a po nim następują imiona. Na wizytówkach przeznaczonych dla cudzoziemców może być jednak odwrotnie, tak, że jeśli będziesz miał wątpliwości, to należy zapytać, co jest nazwiskiem.

PREZENTY

Wymiana podarunków jest ważnym elementem tutejszych obyczajów w biznesie, przyczyniającym się do budowania więzi międzyludzkich. Trzeba przygotować odpowiednie prezenty dla swoich japońskich partnerów. Może to być drogi koniak, dobra niskoprocentowa whisky słodowa bądź jakaś gustowna rzecz typowa dla twojego miasta, regionu czy kraju.

WSPÓLNE POSIŁKI

Podejmowanie kogoś i bycie podejmowanym to istotna część składowa procesu nawiązywania bliskich stosunków osobistych z japońskimi kontrahentami. Gdy oni pierwsi wydadzą przyjęcie, na terenie Japonii można się odwzajemnić zaproszeniem do restauracji w zachodnim stylu, serwującej na przykład dania kuchni francuskiej lub chińskiej. W naszym kraju ojczystym lub w kraju trzecim zazwyczaj dobrze nadaje się do tego restauracja serwująca specjalności miejscowej kuchni.

Aby się wykazać znajomością japońskich obyczajów, postaraj się udoskonalić swoje umiejętności posługiwania się pałeczkami i wznoś odpowiednie toasty. Tradycyjnym sposobem poznawania się partnerów płci męskiej jest rytuał picia alkoholu. Czasami trzeba wypić bardzo dużo, a nawet się upić. W przypadku niektórych biznesmenów japońskich alkohol zdaje się rozpuszczać sztywność i oficjalność, z którymi można się spotkać podczas spotkań w interesach.

Japończycy w dużym stopniu zdają się na tatemae, czyli niezbyt otwarte komunikowanie się - mówią ci to, co myślą, że chciałbyś usłyszeć. Po paru kieliszkach mogą jednak spuścić z tonu i pofolgować sobie w komunikowaniu się honne, mówiąc ci to, co naprawdę myślą. Alkohol może być, zatem dobrym rozcieńczalnikiem grząskich negocjacji.

W Japonii nie oczekuje się, że kobiety będą piły alkohol, a już na pewno nie tego, że się upiją. Nie przyłączenie się do męskiego rytuału picia może stanowić pewien handicap dla kobiet usiłujących robić interesy z Japończykami.

Mężczyźni, którzy wolą nie pić alkoholu, mogą się wymówić chorobą bądź względami religijnymi. Niewykluczone jednak, że w konsekwencji utracą szansę pogłębienia stosunków z japońskimi partnerami i dowiedzenia się o nich czegoś więcej.

ZACHOWANIA PODCZAS NEGOCJACJI

PREZENTACJA TOWARÓW I USŁUG

Unikaj rozpoczynania prezentacji żartem czy humorystyczną anegdotą, gdyż mogłoby to świadczyć o lekceważeniu sprawy i audytorium. Mów jasnym, prostym językiem. Nie używaj podwójnych przeczeń, zawiłych zdań, żargonu, slangu i wyszukanych słów.

Należy uważać, żeby nie przechwalić swojego produktu lub przedsiębiorstwa. Zamiast tego, przedstaw referencje bądź artykuły o twojej firmie. Używaj pomocy wizualnych, zwłaszcza w przypadku danych liczbowych, i dostarcz kopie swojego wystąpienia.

TARGOWANIE SIĘ

W niektórych kulturach biznesowych rozpoczynanie negocjacji od wysokiej ceny, tak by pozostało pole do przetargu, jest skuteczną strategią. W przypadku Japończyków takie podejście może spalić na panewce. Powinno się mieć przekonujące powody domagania się jakichkolwiek większych ustępstw dotyczących ceny i innych warunków kontraktu.

USTĘPSTWA

Japończykom często jest trudno robić ustępstwa w trakcie negocjacji. Jest tak, dlatego, że do stanowiska, z którym przystępują do przetargu, dochodzi zwykle w toku długiego, przewlekłego procesu w ramach własnej spółki. Każda zmiana „pakietu” może wymagać długotrwałej dyskusji wewnętrznej. Tak, więc usiądź przy stole z dużym zapasem cierpliwości i zachowaj każde swoje większe ustępstwo aż do końcowej rozgrywki.

PODEJMOWANIE DECYZJI

W wielu firmach japońskich decyzje nadal podejmuje się w drodze konsensusu. Jest to proces pochłaniający masę czasu, co stanowi kolejny powód zabrania z sobą do stołu negocjacji dużej dozy cierpliwości.

ZNACZENIE KONTRAKTU

Końcowa pisemna umowa jest mniej ważna od mocnych powiązań z partnerem. Mimo to postaraj się mieć wszystko na piśmie. Strona japońska może, bowiem oczekiwać renegocjacji kontraktu, jeśli zmieni się sytuacja. Dla nich kontrakt jest razem wyrazem intencji.

Niektórzy zachodni menedżerowie lubią wręczać drugiej stronie projekt kontraktu jako punkt wyjścia do negocjacji, a następnie dyskutować każdą sprawę punkt po punkcie. W kontaktach z japończykami lepiej zachować taki projekt dla siebie. Dobrze jest natomiast poszukać obszarów porozumienia przed przystąpieniem do omawiania trudnych punktów, a prawników trzymać w trakcie procesu negocjacji gdzieś na uboczu.

---