1. Struktura administracji publicznej w Polsce.

Naczelne organy administracji państwowej.

Organy opiniodawczo-doradcze Rady Ministrów.

Centralne organy administracji państwowej.

Podległych Prezesowi Rady Ministrów.

Podległych poszczególnym ministrom:

- Ministrowi infrastruktury

- Ministrowi finansów

- Ministrowi rolnictwa

- Ministrowi spraw wewnętrznych i administracji

- Ministrowi zdrowia

Zespolona administracja ogólna pod kierownictwem wojewody.

Niezespolona administracja specjalna.

2. Ogólna charakterystyka pracy biurowej.

Czynniki administracyjno-biurowe są.

Grupy usprawnień do organizacji pracy biurowej.

3. Informacja jako efekt pracy biurowej.

Każda informacja powinna być.

Cztery grupy informacji w administracji publicznej.

W administracji publicznej występuje zjawisko sprzężenia informacji z decyzjami.

4. Struktura organizacyjno - prawna instytucji i typy struktur.

Instytucja.

Struktura organizacyjna.

Typy struktur organizacyjno - prawnych instytucji:

- liniowa

- funkcjonalna

- sztabowa

- techniczna (kooperacyjna)

Struktury organizacyjne instytucji:

- macierzowa

- hybrydowa

- ograniczona

5 i 6. Zasady organizacji indywidualnych stanowisk pracy.

Elementami strukturalnymi instytucji są:

- komórki organizacyjne

- stanowiska pracy

- stanowiska kierownicze

- stanowiska wykonawcze

Zasady organizacji indywidualnych stanowisk pracy:

- zadania

- kompetencje (instrumenty prawne realizacji zadań, decyzji)

- odpowiedzialność

Zasady organizacji indywidualnych stanowisk pracy:

- przystosowalności

- mierników

- równomierności bodźców i nacisków

- wywodliwości

- racjonalnej reszty

- automatycznego zastępstwa nieobecnych

- harmonizacji działań między poszczególnymi stanowiskami pracy

7. Organizacja pracy kancelarii ogólnej.

Kancelaria.

Pisma wpływające do instytucji, kancelaria porządkuje w sposób następujący.

8. Sekretariaty.

Rodzaje sekretariatów:

Do obowiązków sekretariatów należy:

Obsługa bezpośrednia kierownika polega na wykonywaniu m. in. takich czynności jak:
Wyręczanie kierownika w stosunkach z interesantami zewnętrznymi.

Wyręczanie kierownika urzędu w stosunkach z kierownikami i pracownikami danej jednostki.

9. Techniki prowadzenia zebrań.

Rodzaje zebrań:

- zebrania twórcze

- decyzyjne

- informacyjne

10. Zebrania o specjalnych scenariuszach.

Advocatus diaboli

Kilku adwokatów

Dialektyczne rozwiązanie

11. Technika burzy mózgów (opracowanie).

Technika grupy nominalnej.

Burza mózgów służy dwóm celom.

Etapy burzy mózgów.

12. Systemy kancelaryjne.

Wyróżniamy trzy podstawowe systemy kancelaryjne:

1) dziennikowy

2) bezdziennikowy

3) mieszany

13. Korespondencja w sprawach administracyjnych.

Rodzaje:

1) związane z organami władzy administracji państwowej.

2) związane z postępowaniem administracyjnym.

3) w sprawach skarg i wniosków.

4) różne pisma w sprawach administracyjnych.

5) protokoły i sprawozdania.

14. Ogólna charakterystyka polskiego prawa archiwalnego.

Pojęcie i źródła prawa archiwalnego.

Podstawy prawne działalności archiwalnej, czyli tzw. źródła prawa archiwalnego, można podzielić na trzy kategorie.

15. Pojęcie i konstrukcje prawa archiwalnego.

Materiały archiwalne.

Do typowych materiałów archiwalnych zalicza się.

Materiały archiwalne wchodzą do Narodowego Zasobu Archiwalnego (NZA).

PZA - Państwowy Zasób Archiwalny.

NPZA - Niepaństwowy Zasób Archiwalny.

16. Działalność archiwalna.

Państwową Sieć Archiwalną tworzą archiwa.

Archiwami państwowymi wyodrębnionymi są.

17. Wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych.

Do wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych są uprawnione.

Kategorie archiwalne.

18. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

19. Archiwa zakładowe.

20. Celowość przechowywania dokumentacji.

21. Organizacja pracy archiwisty zawodowego.

22. Układ akt archiwów zakładowych.

- strukturalny

- numeryczny

23. Sprawozdawczość archiwum zakładowego.

24. Kontrola archiwum zakładowego.

25. Kontrola i nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi.

Kontrola.

Rodzaje kontroli:

a) ze względu na usytuowanie podmiotu:

b) ze względu na kryterium czasu:

c) ze względu na planowość:

d) ze względu na sposób przeprowadzania:

Kontrola wewnętrzna:

26. Funkcje kontroli.

Kontrola wewnętrzna spełnia trzy zasadnicze funkcję:

27. Metody kontroli.

28. Samokontrola w administracji.

Samokontrola.

Działania własne kierownika mogą być poddane samokontroli.

29. Nadzór.

30. Kontrola i nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi.

31. Konflikty w administracji i sposoby ich rozwiązywania.

Według prof. PONDY można wyróżnić trzy grupy konfliktu.

THOMAS, KILMAN wyróżnili pięć sposobów rozwiązywania konfliktów w administracji.

Negocjacje w oparciu zasad - Harwardzki projekt negocjacyjny.

32. Załatwienie spraw w administracji.

Formy załatwienia spraw.

Pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się dwie zasadnicze formy:

1) odręczną

2) korespondencyjną

3) oraz inną

Wysyłanie i doręczanie pism.

33. Organizacja obiegu dokumentów biurowych.

Dokumentacja biurowa i jej rodzaje.

Kryterium tajemnicy daje podstawę do wyróżnienia.

Każda informacja o charakterze niejawnym podlega klasyfikacji, stąd można wyróżnić 4 kategorie pism:

1)pisma (informacje) z klauzulą „ściśle tajne”

2) pisma (informacje) tajne

3) pisma (informacje)

4) pisma (informacje niejawne) „zastrzeżone”

Przyjmując kryterium treści można wyróżnić.

Podania.

Sprawozdania.

Biorąc pod uwagę terminy załatwiania spraw w administracji można wyróżnić.

Zasady prawidłowego obiegu pism.

Instrukcja kancelaryjna.

Systemy kancelaryjne:

1) dziennikowy

2) bezdziennikowy

3) mieszany

10. Zebrania o specjalnych scenariuszach.

1) Advocatus diaboli Adwokat diabła - technika znana przy wyborze papieża, czyli jeden z uczestników ma za zadanie wynajdowanie wszystkich możliwych wad projektu czy kandydata na stanowisko.

2) Kilku adwokatów, gdy sprawa dotyczy grupy interesantów. Każdy z uczestników zebrania przyjmuje rolę obrońcy interesów określonej grupy. W ten sposób generuje się pulę problemów, które potem wszyscy próbują wspólnie rozwiązać.

3) Dialektyczne rozwiązanie - technikę tę spopularyzował Korwin Mikke. Chodzi tutaj o kwestionowanie samych założeń przyjętych do rozwiązania problemu. Zadanie to wyznacza się jednej osobie lub grupie osób.

31. Konflikty w administracji i sposoby ich rozwiązywania.

Według prof. PONDY można wyróżnić trzy grupy konfliktu:

1) podział dóbr - materialnych i niematerialnych, oczekiwania pracownika są większe niż możliwości pracodawcy,

2) na tle sprawowania władzy - zbytnio intensywna kontrola przełożonego,

3) na tle koordynacji, podziału funkcji i zadań.

THOMAS, KILMAN wyróżnili pięć sposobów rozwiązywania konfliktów w administracji:

1) rywalizacja - pojawia się bardzo silna obrona własnych interesów, bez brania pod uwagę stanowiska pracy,

2) współpraca - obrona własnych interesów, ale i pragnienie by partner zrealizował swoje cele,

3) kompromis - pragnienie częściowego zaspokojenia własnych i partnera interesów,

4) separacja - unikanie zajmowania się konfliktem,

5) dostosowywanie się - maksymalne pragnienie zaspokojenia potrzeb partnera z rezygnacją obrony własnych interesów.

Negocjacje w oparciu zasad - Harwardzki projekt negocjacyjny:

1) oddziel ludzi od problemu,

2) skoncentruj się na interesach a nie na stanowiskach spieranie wokół stanowisk nie daje możliwości rozwiązania konfliktu,

3) opracuj wiele możliwości rozwiązywania konfliktu,

4) stosuj obiektywne kryteria.

1. Struktura administracji publicznej w Polsce:

I - Naczelne organy administracji państwowej: Prezydent, Prezes Rady Ministrów, poszczególni ministrowie, przewodniczący niektórych komisji i komitetów np. Przewodniczący Komitetu Badań Naukowych, Przewodniczący Komitetu Integracji Europejskiej oraz Rządowe Centrum Studiów Strategicznych, które ma charakter normalnego ministerstwa.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 8. sierpnia 1996r. o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów.

Organy opiniodawczo-doradcze Rady Ministrów - rozporządzenie z dnia 11. luty 1997r. w sprawie utworzenia stałych komitetów: Komitet Rozwoju Regionalnego, Komitet do spraw Obronnych.

Zarządzenie nr 127 Prezesa Rady Ministrów z dnia 25. październik 2001r. w sprawie utworzenia stałego zespołu Rady Ministrów. W pracach komitetu uczestniczą: Przewodniczący Komitetu Integracji Europejskiej, Prezes Rządowego Centrum Studiów Strategicznych, Prezes Urzędu Konkurencji i Konsumentów i Rządowe Centrum Legislacji.

II - Centralne organy administracji państwowej. Jest to grupa organów zróżnicowana podległa Sejmowi, Radzie Ministrów czy poszczególnym ministrom. Trzonem tych organów stanowią inspekcje specjalne.

I tak: Sejmowi podlega:

- Główny Inspektor Pracy,

- Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

Nie wchodzą one w skład naczelnych organów administracji poza Komitetem Obrony Kraju.

Podległych Radzie Ministrów KOK.

Podległych Prezesowi Rady Ministrów:

- Prezes Głównego Urzędu Statystycznego,

- Prezes Polskiego Komitetu Normalizacji,

- Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów,

- Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

- Szef Agencji Wywiadu,

- Szef Służby Cywilnej,

- Dyrektor Polskiego Centrum Akredytacji,

- Centralna Komisja ds. Tytułu Naukowego i Stopni Naukowych.

Podległych poszczególnym ministrom:

Ministrowi infrastruktury:

- Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad,

- Główny Inspektor Kolejnictwa,

- Główny Inspektor Transportu Drogowego,

- Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego,

- Prezes Urzędu Regulacji Telekomunikacji i Poczty,

- Główny Geodeta Kraju.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29. marca 2002r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury.

Ministrowi finansów:

- Komisja Nadzoru Ubezpieczeń i Funduszy Emerytalnych,

- Komisja Papierów Wartościowych i Giełd,

- Izby i Urzędy skarbowe,

- Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej,

- Generalny Inspektor Informacji Finansowej,

- zlikwidowano urzędy centralne Prezesa Głównego Urzędu Ceł i Generalnego Inspektora Celnego włączając je w struktury Ministerstwa Finansów.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29. marca 2002r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów.

Ministrowi rolnictwa:

- Główny Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa,

- Główny Lekarz Weterynarii,

- Główny Inspektor Skupu i Przetwórstwa Artykułów Rolnych,

- Okręgowi Inspektorzy Rybołówstwa Morskiego,

- Prezes Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Podstawa prawna: jw. Dz. Nr 32 poz. 305.

Ministrowi spraw wewnętrznych i administracji:

- Komendant Główny Policji,

- Komendant Główny Straży Pożarnej,

- Komendant Główny Straży Granicznej,

- Szef Obrony Cywilnej Kraju,

- Prezes Urzędu ds. Repatriacji i Cudzoziemców,

- Prezes Urzędu Zamówień Publicznych,

- Prezes Wyższego Urzędu Górniczego.

Ministrowi zdrowia:

- Główny Inspektor Sanitarny,

- Główny Inspektor Farmaceutyczny,

- Inspektor ds. Substancji i Preparatów Chemicznych.

III - Zespolona administracja ogólna pod kierownictwem wojewody.

- Inspekcja Handlowa,

- Służby Ochrony Zabytków,

- Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych,

- Inspekcja Ochrony Środowiska,

- Inspekcja Farmaceutyczna,

- Inspekcja Budowlana,

- Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa,

- Inspekcja Weterynaryjna,

- Inspekcja Transportu Drogowego,

- Policja,

- Państwowa Straż Pożarna.

IV - Niezespolona administracja specjalna.

- Dowódcy okręgów wojskowych,

- Szefowie sztabów wojskowych,

- Dyrektorzy Izb Skarbowych i Naczelnicy Urzędów Skarbowych,

- Dyrektorzy urzędów górniczych,

- Dyrektorzy okręgowych urzędów miar i Naczelnicy obwodowych urzędów miar,

- Dyrektorzy okręgowych urzędów pobierczych i Naczelnicy obwodowych urzędów probierczych,

- Dyrektorzy urzędów celnych,

- Dyrektorzy urzędów morskich,

- Dyrektorzy urzędów statystycznych,

- Państwowi Inspektorzy Sanitarni,

- Okręgowi Inspektorzy Rybołówstwa Morskiego.

Wykaz organów: zał. do ustawy z dni 5. czerwca 1998r. o administracji rządowej w województwie.

2. Ogólna charakterystyka pracy biurowej.

Czynniki administracyjno-biurowe są:

- powszechne - występują w każdej jednostce organizacji,

- masowe - występują w administracji publicznej i gospodarczej,

- typowe - polegają na klasyfikacji, obsłudze interesantów, ewidencjonowaniu,

- powtarzające się, co pewien czas.

Czynniki administacyjno-biurowe pełnią funkcję usługową w administracji gospodarczej a w administracji publicznej stanowią działalność podstawową.

Można wymienić dwie grupy usprawnień do organizacji pracy biurowej:

1) doskonalenie przepisów prawnych, usprawnianie struktur organizacyjnych, doskonalenie metod pracy biurowej, zastosowanie nowoczesnej techniki pracy biurowej;

2) odnoszą się do pracowników, właściwy dobór kadr w administracji, podnoszenie kwalifikacji pracowników, troska o właściwe stosunki międzyludzkie.

3. Informacja jako efekt pracy biurowej.

To podstawowy produkt administracji publicznej.

Każda informacja powinna być:

- zwięzła i wyczerpująca,

- szybka i terminowa,

- dokładna i rzetelna,

- kompetentna.

Są cztery grupy informacji w administracji publicznej:

1) pierwotne - te, które nie podlegają rejestracji,

2) pierwotne - te, które podlegają rejestracji,

3) przetworzone informacje pierwotnych,

4) sprawozdawcze.

W administracji publicznej występuje zjawisko sprzężenia informacji z decyzjami.

1. Informacja,

2. Decyzje,

3. Polecenia wynikające z decyzji,

4. Działania wynikające z poleceń,

5. Kontrola.

20. Celowość przechowywania dokumentacji.

- przejmowanie dokumentacji komórek organizacyjnych urzędu,

- przechowywanie dokumentacji w taki sposób, aby było możliwe jej odczytanie nawet po kilkudziesięciu a w niektórych przypadkach po kilkuset latach,

- prowadzenie ewidencji przechowywanego zasobu,

- udostępnianie zgromadzonej dokumentacji dla celów służbowych i naukowych,

- wydzielanie na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął,

- przygotowanie materiałów archiwalnych wchodzących w skład Państwowego Zasobu Archiwalnego do przekazania do Archiwum Państwowego.

9. Techniki prowadzenia zebrań.

Rodzaje zebrań:

1) zebrania twórcze- pragnie się rozwiązać jakiś problem. Najczęściej wykorzystywaną tutaj techniką jest burza mózgów. Polega ona nie tylko na wykorzystaniu ogromnej ilości pomysłów, ale przede wszystkim na wyznaczeniu momentu zebrania, do którego nikomu nie wolno tych pomysłów krytykować. W tego typu zebraniach powinno uczestniczyć ok.12 osób. Wynikiem tych zebrań jest nowa jakość. Z nich też wynikają zwykle konsekwencje takie jak z innego rodzaju zebrań..;

2) decyzyjne- jest to posiedzenie rządu czy komisji dyscyplinarnej. Konieczne jest tutaj kworum 50+1. Zebrania decyzyjne ze względu na swoją wagę były już wielokrotnie analizowane. Często występuje na tego typu zebraniach zjawisko zbiorowego niemyślenia lub zbiorowego ogłupienia. Drugą negatywną cechą jest ich długotrwałość, spowodowane przez niekończące się procedury (np. obrady sejmu);

3) informacyjne- może tu brać udział nieograniczona liczba osób. Stanowi kontynuację zebrania twórczego i decyzyjnego. Co zostało wymyślone na zebraniu twórczym i o czym po odpowiednim przygotowaniu i opracowaniu zdecydowano na zebraniu decyzyjnym musi być przekazane do wiadomości wszystkim zainteresowanym właśnie na zebraniu informacyjnym. Po zakończeniu zebrania należy pamiętać, aby wszystkie pomysły były zapisane, została wyznaczona osoba odpowiedzialna za ich realizację. Wyznaczono czas realizacji zamierzeń. Wyznaczono sposób realizacji zamierzeń.

21. Organizacja pracy archiwisty zawodowego.

1. Brukowanie dokumentacji niearchiwalnej miesiące: I, II.

2. Przygotowanie miejsca na przyjęcie dokumentacji III.

3. Przyjmowanie dokumentacji w oparciu o harmonogram z komórek organizacyjnych IV, V.

4. Sporządzanie inwentarza topograficznego po przyjęciu ostatnich dokumentów.

5. Wymiana zniszczonych obwolut dokumentacji i przygotowanie materiałów archiwalnych stanowiący państwowy zasób archiwalny VI, XII.

6. Udostępnianie dokumentacji przez cały rok.

4. Struktura organizacyjno - prawna instytucji i typy struktur.

Tadeusz Kotarbiński w Traktacie o dobrej robocie pisał, iż instytucja to rzecz złożona z personelu i aparatury, natomiast J. Zieleniewski, dodał do tego określenia, iż jest to zespół ludzi mający wspólny cel wraz z zasobami w działaniu. Z kolei W. Dawidowicz, pod pojęciem instytucji ujmował zorganizowany zespól ludzi, który realizuje swoje cele w sposób ciągły i długotrwały oraz dysponuje w związku z tym zasobami naturalnymi jak lokal, narzędzia pracy.

Zatem instytucje można ująć w sposób graficzny następująco:

Instytucja - jest to system dynamiczny, podlega zmianom wraz ze zmianą jej otoczenia (potrzeb); tym samym zmieniają się jej cele i zadania.

Struktura organizacyjna oznacza budowę wewnętrzną instytucji, wskazującą, z jakich członków składa się instytucja i jakie występują między nimi powiązania.

Typy struktur organizacyjno - prawnych instytucji:

1) liniowa zwana niekiedy hierarchiczną albo piramidalną - dotyczy administracji scentralizowanej, charakteryzuje się więzią organizacyjną, w której główne drogi oddziaływań wzajemnych między członkami instytucji biegną po prostej linii hierarchicznej zależności np. Prezes Rady Ministrów, wojewoda, dyrektorzy wydziałów. Zarzuca się tej strukturze małą elastyczność w stosunku do zmieniających się warunków otoczenia.

2) funkcjonalna - wprowadza uzupełnienie do członu kierowniczego struktury liniowej. W tej strukturze obok członu kierowniczego występują na tym samym szczeblu jeszcze inne człony kierownicze o wyspecjalizowanych funkcjach, np. z-ca dyrektora ds. ekonomicznych, główny księgowy czy skarbnik w urzędzie gminy. W administracji państwowej ten typ struktury występował od dawna, jego elementy w dojrzałej formie możemy dostrzec, np. w administracji municypialnej starożytnego Rzymu. W administracji gospodarczej koncepcję tę wprowadził W. Taylor - podzielił on obowiązki majstrów na 8 osób (4 majstrów w warsztacie i 4 urzędników w biurze).

3) sztabowa - jej genezę wiąże się w literaturze z rozwojem organizacji militarnych, wprowadza do instytucji nowy człon o wyspecjalizowanej funkcji,a mianowicie człon o charakterze doradczo - opiniodawczym. Człon ten występuje w praktyce w różnych formach organizacji - począwszy od bardzo prostych, np. komórka radcy prawnego, a skończywszy na instytutach będącymi jednostkami sztabowymi określonego systemu organizacji, jak np. resortowe instytuty naukowo - badawcze podporządkowane ministrom.

4) techniczna (kooperacyjna) - J. Zieleniewski stwierdza, że o zachowaniu się ludzi w zespole decyduje przede wszystkim to, czego jedni członkowie zespołu mogą i muszą od innych oczekiwać w ramach ustalonych zasad podziału zakresów działania i przyjętych procesów kooperacji (współdziałania). Czyli zachowanie ludzi w instytucji uzależnione jest od zachowania innych członków zespołu. Ten typ jest mało rozpowszechniony, może znaleźć szersze zastosowanie nie tylko w administracji gospodarczej, ale i ogólnej, jeżeli przyjmiemy, że podstawowym surowcem reżimu technologicznego w administracji publicznej będzie dobra, rzetelnie sporządzona i na czas dostarczona informacja niezbędna do wydawania trafnych decyzji.

Struktury organizacyjne instytucji:

1) macierzowa - to próba odejścia od klasycznego, biurokratycznego założenia, że formalna struktura organizacyjna powinna być jako całość systemem stałym i trwałym; w jej skład wchodzą dwie części:

- stała - składająca się z komórek organizacyjnych jak w strukturach sztabowo - liniowych;

- zmienna - stanowią ją zespoły powołane do wykonania określonych przedsięwzięć, a po ich wykonaniu zespoły się rozwiązują;

2) hybrydowa - polega na włączeniu do części zmiennej struktury macierzowej, komórek sztabowych pomagających kierownikom przedsięwzięć w realizacji ich funkcji;

3) ograniczona - polega na tworzeniu grup dla realizacji określonych zadań, przy czym skład osobowych tych grup jest zmienny, a powiązania między osobami je tworzące nie są oparte na tradycyjnych więziach organizacyjnych, lecz na związkach wynikających ze specjalizacji ich członków przy słabo zarysowanej podległości kierownikowi grupy. Jest to struktura przyszłościowa. Jednak obecna struktura organizacji administracji publicznej jest to udoskonalony model instytucji biurokratycznej. Jest ona strukturą hierarchiczną (liniową), w której działają komórki sztabowe (tj. zespoły powołane do realizacji określonych zadań, zgodnie z postulatami struktury macierzowej).

12. Systemy kancelaryjne.

Punktem wyjścia obiegu pism jest ich wpływ i system rejestracji.

Wyróżniamy trzy podstawowe systemy kancelaryjne:

1) dziennikowy, polega na rejestracji wszystkich pism wpływających i wysyłanych. Występuje on w dwóch postaciach: jednodziennikowy i dwudziennikowy. W systemie jednodziennikowym pisma wpływające i wysyłane rejestruje się w jednym dzienniku korespondencyjnym. W rejestracji dwudziennikowej pisma wpływające i wysyłane są rejestrowane w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych, zwanych księgą korespondencyjną lub podawczą. System dwudziennikowy jest bardzo pracochłonny. Opiera się na ciągłej rejestracji, stąd opóźnia obieg pism. W związku z tym administracji publicznej obowiązuje system bezdziennikowy. Zgodnie z § 13 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej dla gminnych w wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2) bezdziennikowy nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy.

Kolejność czynności jest następująca:

- kancelaria przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu,

- kancelaria przekazuje pismo do komórki organizacyjnej,

- kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

- referent rejestruje pismo w spisie spraw dołączonych do teczki,

- referent po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do kancelarii ogólnej w celu ekspedycji pisma do adresata,

- kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały tych pism przysłanych przechowuje referent.

3) mieszany to połączenie systemu dziennikowego i bezdziennikowego.

W urzędach prowadzone są również centralne rejestry kancelaryjne, do których należy zaliczyć: rejestr uchwał organów samorządu, rejestr skarg i wniosków, rejestr aktów wewnętrznych i rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw (§ 21 ik.).

23. Sprawozdawczość archiwum zakładowego.

Powinna być wykazana ilość dokumentacji w jednostkach archiwalnych, w oparciu o podsumowane zapisy w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych, w metrach bieżących półek - według stanu na dzień 1 stycznia danego roku. Oprócz stanu ilościowego zasobu archiwalnego powinien wykazywać osobno dane dotyczące materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. W następnych punktach należy podać ilość dokumentacji wybrakowanej wykaz wydziałów i referatów, których akta brukowano, ilość dokumentacji przyjętej do archiwum z rozbiciem na materiały archiwalne i akta kategorii „B”, wykaz wydziałów, z których akta przyjęto do archiwum oraz salda końcowe stanów liczbowych na dzień 31 grudnia. Powinna znaleźć się informacja o ilości teczek dokumentacji udostępnionych w ciągu roku.

27. Metody kontroli.

W zapewnieniu skuteczności systemu kontroli, istotną rolę odgrywa stosowanie właściwych metod i technik kontroli oraz rodzajów kontroli.

Metody kontroli:

1) metoda kontroli przez cele - podstawą tej metody jest cel traktowany jako pożądany rezultat),

2) metodę analiz ekonomicznych,

3) metodę progresji - proces badania rozpoczynamy od dokumentów pierwotnych, a kończymy się na dokumentacji syntetycznej (sprawozdaniach),

4) metodę regresji - proces badania od uogólnienia do szczegółów czyli sprawozdawczości do dokumentów źródłowych,

5) metodę reprezentacji,

6) metodę porównań - plan wykonanie,

7) metodę kolejnych przybliżeń - myślą przewodnią tej metody jest ustalenie czynników ujemnych bądź dodatnich wpływających na stan ogólny instytucji,

8) metodę fotografii,

9) metodę ankietową - ankietę stosuje się jedynie pomocniczo należy traktować ją jako dodatkowe źródło informacji,

10) metodę inwentaryzacji.

28. Samokontrola w administracji.

Samokontrola - jest jednym z podstawowych procesów samoregulacji oraz elementem procesu samodoskonalenia się. Samokontrola jako typ kontroli polegający na kontroli samego siebie co pozwala na wcześniejsze wykrywanie błędów, przyśpiesza proces ich naprawy, a zarazem sprzyja zachowaniu autorytetu kierownika.

Działania własne kierownika mogą być poddane samokontroli:

1) poprzez włączenie się do realizacji wydanego przez siebie polecenia służbowego, żeby na „własnej skórze” zbadać prawidłowość przyjętej koncepcji,

2) przeprowadzenie sondażu nt. praktyki wykonania wydanego polecenia (oczywiście posługując się pytaniami nie wprost),

3) należy wrócić do sprawy już zakończonej i odłożonej ad acta przy pojawieniu się sprawy podobnej, wówczas z pewnej perspektywy można ocenić swoje stanowisko,

4) należy przeprowadzić konsultacje proponowanych rozwiązań niekoniecznie zaangażowane, ze specjalistami różnych dziedzin, po czym należy wnikliwie ocenić stanowiska oponentów.

29. Nadzór.

Pojęcie nadzoru:

1) kontrola + ingerencja władzy,

2) nadzór jest kompetencją, kierowanie jest funkcją,

3) nadzór jest oparty na delegacji szczególnej, kierowanie na delegacji ogólnej,

4) delegacja szczególna brzmi następująco: organ nadzorujący wkracza w działalność podmiotu nadzorowanego tylko w przypadkach wskazanych w ustawie,

5) nadzór posiada ściśle wyznaczony zakres podmiotowy i przedmiotowy, ustawodawca w podmiotowym wyróżnia krąg podmiotów do sprawowania nadzoru w odniesieniu do gminy Prezes Rady Ministrów, wojewoda,

6) zakres przedmiotowy ustawodawca przewiduje zamknięty katalog środków nadzoru, gmina - stwierdzenie nieważności aktu bądź niezgodności z prawem,

7) zamknięty katalog środków nadzoru staje się podstawą do ochrony samodzielności podmiotu nadzorowanego w przypadku w przypadku kierowania wszystkie środki są dozwolone za wyjątkiem tych, które naruszają normy prawne, bo organ niższego szczebla jest w pełnej dyspozycyjności wobec organu wyższego szczebla.

W administracji rządowej - szczeble - Prezes Rady Ministrów

W administracji samorządowej - stopnie - powiat, województwo.

32. Załatwienie spraw w administracji.

Formy załatwienia spraw.

Kodeks postępowania administracyjnego jak również instrukcje kancelaryjne przyjmują podstawową metodę załatwienia spraw metodą pisemności.

Zgodnie z art.14 kodeksu postępowania administracyjnego sprawy należy załatwiać w formie pisemnej. § 2 tegoż artykułu stanowi, iż sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

Tak, więc zgodnie z treścią art.14 załatwianie spraw w formie pisemnej nie dotyczy tylko aktu załatwienia sprawy, ale odnosi się do wszystkich czynności w toku załatwienia sprawy.

Kodeks dopuszcza tylko w wyjątkowych przypadkach ustne załatwienie sprawy, (gdy interes strony i przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie). Niemniej jednak ustne załatwienie sprawy nie wyłącza zasady pisemności, gdyż ustawodawca wprowadza obowiązek utrwalenia tego faktu w protokole lub podpisanej przez stronę adnotacji.

§ 22 instrukcji kancelaryjnej dla gmin i związków międzygminnych stanowi, iż przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się dwie zasadnicze formy:

1) odręczną- jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia;

2) korespondencyjną- polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę. Przy czym załatwienie sprawy może mieć charakter tymczasowy - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia poprawności wyjaśniającego i ostateczny - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. Ostatecznie załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony adresata. Przy załatwieniu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu „odr”. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak „oz”, który oznacza „ostatecznie załatwione”.(§ 23 i.k.);

3) oraz inną np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem na formularzu.

Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Zgodnie z obowiązującym w administracji publicznej bezdziennikowym systemem kancelaryjnym referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość proponowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent po sporządzeniu czystopisu przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia ze szczególnym uwzględnieniem przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w szczególności art.35§ 1 i art.36§ 1 i 2.

Zgodnie z art.35§ 1 i § 3 organy administracji publicznej zobowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane- nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania; zaś w postępowaniu odwoławczym- w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Stosownie do art.36§ 1 i 2 o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art.35 organ administracji publicznej zobowiązany jest zawiadomić stronę, podają przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

A zatem obowiązek zawiadomienia stron o niezałatwieniu sprawy wraz z podaniem przyczyn zwłoki i wskazaniem nowego terminu załatwienia sprawy dotyczy każdego bez wyjątku przypadku.

Wysyłanie i doręczanie pism.

Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. Kancelaria przekazuje odbiorcy pismo w postaci przesyłki listowej, faksem, teleksem lub dalekopisem, na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową bądź pocztą elektroniczną.

Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii jest zobowiązany sprawdzić, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą, zwraca referentom kopie wysłanych pism, przesyłki specjalnego rodzaju wpisuje do odrębnych rejestrów kontrolnych, a do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta odpowiedni formularz.

Szczegółowe zasady i tryb doręczania pism w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują kodeks postępowania administracyjnego (rozdział VIII) oraz inne przepisy proceduralne.

Warto w tym miejscu podkreślić, iż doręczenie jest wyraźną, władczą, obligatoryjną, formalną i nieodwołalną czynnością procesowo- techniczną właściwego organu administracji publicznej lub wykonującego funkcje zlecone z zakresu administracji, za pomocą, której przekazuje się pisma adresatowi w postępowaniu administracyjnym w sposób przewidziany prawem, z którą prawo wiąże określone skutki prawne.

Stosowanie do art. 39 kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

W literaturze przedmiotu pod pojęciem „pisma” przyjmuje się, że jest to zbiorcze określenie na oznaczenie wezwań, poświadczeń i aktów administracyjnych występujących pod różnymi nazwami procesowymi w postępowaniu administracyjnym.

Czynność procesowa doręczania musi być dokonana w określonym miejscu. Stanowi to jeden z warunków prawidłowości doręczenia. Kodeks postępowania administracyjnego wyznacza ścisłe miejsce, w którym doręczenie jest prawnie dopuszczalne, dokonując pewnego zróżnicowania, inne jest dla osób fizycznych, a inne dla jednostek organizacyjnych, niezależnie czy posiadają osobowość prawną czy też nie są w nią wyposażone.

W przypadku osób fizycznych za najwłaściwsze miejsce doręczenia kodeks postępowania administracyjnego uznaje mieszkanie adresata lub miejsce jego pracy. Są to podstawowe, zasadnicze miejsca doręczania (§ 1 art. 42); dodatkowym miejscem doręczania zgodnie z § 2 art. 42 kpa jest lokal organu administracji państwowej.

Kodeks postępowania administracyjnego wprowadza również wyjątkowe miejsca doręczeń art. 42 § 3; jest nim każde miejsce, gdzie się adresata zastanie. Natomiast w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, ustawodawca jako adres traktuje oznaczenie „lokalu ich siedziby” (art. 45 kpa).

Obok podstawowych zasad doręczeń kodeks postępowania administracyjnego uregulował również problem doręczania zastępczego (art. 43 i 44) - bądź subsydiarnego, doręczania konkludentnego (art. 47 kpa) czy doręczania przez obwieszczenie lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości (art. 49 kpa).

Fakt doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym musi być udowodniony, tj. w drodze pisemnego potwierdzenia odebrania dokumentu (jak wspomniano art. 39 stanowi, iż pisma doręczone są za pokwitowaniem). Odbierający pismo winien potwierdzić doręczenie swym podpisem ze wskazaniem daty (pokwitowanie zwykłe art. 46 § 1 kpa), może również wystąpić forma pokwitowania zastępczego, dokonywana nie przez odbiorcę pisma, ale przez doręczyciela (art. 46 § 2 i art. 47 § 1 kpa); i szczególne dowody doręczeń. Na gruncie regulacji kodeksu postępowania administracyjnego dowodami doręczeń będą - urzędowe potwierdzenie, że pismo oczekiwało odpowiednią liczbę dni na odbiór w urzędzie pocztowym lub w urzędzie gminy (art. 44), tj. z upływem 7 dni; i doręczenie przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty sposób w danej miejscowości, tj. po upływie 14 dni.

Tak, więc doręczenie jest istotną czynnością postępowania administracyjnego za pomocą, której nie tylko przekazuje się treść pism urzędowych.

30. Kontrola i nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi. Str. 49 i 50.

Kontrola i nadzór - ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu. Obowiązki kierownika urzędu w zakresie nadzoru polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników poszczególnych wydziałów i udzielaniu im wskazówek a w szczególności na sprawdzeniu:

- prawidłowość prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

- prawidłowość załatwiania spraw,

- terminowość załatwiania spraw

- prawidłowość obiegu akt, ustalonego instrukcją,

- prawidłowość pobierania opłaty skarbowej i kasowej znaczków,

- prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w instrukcji dotyczącej formuły zewnętrznej pism załatwiających sprawę.

Ponadto kierownicy jednostek organizacyjnych obowiązani są zapewnić: gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny podległych im archiwów zakładowych, klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów niearchiwalnych, a także przekazywanie ich właściwym archiwom państwowym.

Przyjmując za J. Jagielskim, wyznacznikiem dobrej kontroli jest jej obiektywizm i bezstronność.

Następną cechą dobrej kontroli jest jej kompetentność, tj. zdolność i umiejętność właściwego wykonywania kontroli w trzech aspektach: merytorycznym, organizacyjnym i technicznym. Kontroler musi posiadać merytoryczną widzę w dziedzinie, którą kontroluję i ocenia. Istotnym elementem fachowej kontroli jest znajomość prawa i umiejętność posługiwania się przepisami prawnymi.

16. Działalność archiwalna.

Działalność archiwalna - jest to działalność obejmująca takie formy postępowania z archiwaliami jak:

1) gromadzenie,

2) ewidencja,

3) przechowywanie,

4) opracowywanie,

5) zabezpieczanie,

6) udostępnianie materiałów archiwalnych,

7) prowadzenie działalności informacyjnej (art. 23 u. a.).

Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą archiwa wchodzące w skład Państwowej Sieci Archiwalnej oraz niektóre inne jednostki organizacyjne.

Państwową Sieć Archiwalną tworzą archiwa:

- państwowe,

- państwowe wyodrębnione,

- Archiwum Komitetu ds. Radia i Telewizji, Polskie Radio i Telewizja.

Archiwa państwowe tworzy i likwiduje w drodze rozporządzenia Minister Kultury. Zależnie od zakresu swojego działania archiwa państwowe dzielą się na centralne i regionalne.

Archiwa państwowe centralne jak i regionalne podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

Archiwami państwowymi wyodrębnionymi są:

- Archiwum Sejmu RP,

- Archiwum Senatu RP,

- Archiwum Urzędu Prezydenta,

- Archiwum Ministra Obrony Narodowej, Spraw Wewnętrznych i Administracji Spraw Zagranicznych Instytutu Pamięci Narodowej.

Organizację archiwum sejmowego określa Szef Kancelarii Sejmu, archiwum urzędu Senatu określa Szef Kancelarii Senatu, a archiwum urzędu Prezydenta określa Szef Kancelarii Prezydenta oraz poszczególni ministrowie. Zasób archiwalny archiwów Sejmu, Senatu i urzędu Prezydenta stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku ich działalności, a także ich zasób historyczny. Pozostałe archiwa nie obejmują zasobu historycznego.

33. Organizacja obiegu dokumentów biurowych.

Dokumentacja biurowa i jej rodzaje.

Dokumentem biurowym nazywa się każde pismo, notatkę służbową, protokół czy sprawozdanie, sporządzone w toku pracy biurowej. Klasyfikacja dokumentacji biurowej ma swoją podstawę w postanowieniach prawa i doktrynie. Przyjmując kryterium adresata pisma dokumentację biurową możemy podzielić na: korespondencję wewnętrzną i zewnętrzną otrzymywaną bądź wysyłaną. Kryterium tajemnicy daje podstawę do wyróżnienia:

- pism ściśle tajnych;

- pism tajnych;

- pism z klauzulą zastrzeżone;

- pism poufnych;

- pism jawnych.

Podstawowym aktem prawnym w tej dziedzinie jest ustawa z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych- (Dz.U nr. 11, poz. 92 z mocą obowiązującą od 11 marca 1999r.)

Zgodnie z art.2 ustawy, pod pojęciem tajemnicy państwowej należy rozumieć informacje niejawne określone w wykazie informacji niejawnych, stanowiących zał. nr 1 do ustawy, której ujawnienie może spowodować istotne zagrożenie dla interesów RP, a w szczególności dla niepodległości lub nienaruszalności terytorium, interesów obronności, bezpieczeństwa państwa i obywateli albo narazić te interesy, na co najmniej znaczną szkodę.

Tajemnica służbowa w rozumieniu ustawy jest informacją niejawną niebędącą tajemnicą państwową uzyskaną w związku z czynnościami służbowymi albo wykonaniem prac zleconych, której nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki organizacyjnej.

Każda informacja o charakterze niejawnym podlega klasyfikacji, stąd można wyróżnić 4 kategorie pism:

1)pisma (informacje) z klauzulą „ściśle tajne”- dotyczą przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować istotne zagrożenie dla niepodległości, nienaruszalności terytorium albo polityki zagranicznej lub stosunków międzynarodowych RP albo zagrażać nieodwracalnymi lub wielkimi stratami dla interesów obronności, bezpieczeństwa państwa i obywateli lub innych interesów państwa albo narazić je na szkodę w wielkich rozmiarach;

2) pisma (informacje) tajne- gdy nieuprawnione ujawnienie informacji mogłoby spowodować zagrożenie dla międzynarodowej pozycji państwa, interesów obronności, bezpieczeństwa państwa i obywateli, innych istotnych interesów państwa albo narazić je na znaczną szkodę;

3) pisma (informacje) - oznaczone klauzulą poufne, dotyczą przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie spowodowałoby szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego

lub prawnie chronionego interesu obywateli;

4) pisma (informacje niejawne) „zastrzeżone”, gdy ich ujawnienie spowodowałoby szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej.

Przyjmując kryterium treści można wyróżnić:

- protokoły służące rejestracji zdarzeń; - notatki służbowe (adnotacje);

- inne pisma służące wymianie informacji w szczególności pisma w postępowaniu administracyjnym- podania (art.63 kpa), decyzje (art.107 i nast. kpa), odwołania (art.128 kpa) czy zażalenia (art.141 i nast. kpa),

- sprawozdania opisujące przebieg zdarzeń.

Organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mający istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. W szczególności protokół sporządza się z wniesionego ustnie podania, z przesłuchania strony, świadka i biegłego, oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracji publicznej, rozprawy czy ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia (art.67§ 1 i 2 kpa). Protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy i gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono, jakie uwagi miały obecne osoby (art.68 kpa).

Tak, więc kodeks postępowania administracyjnego określa w sposób prosty i jasny niezbędne składniki protokołu. Adnotacja. W postępowaniu administracyjnym z czynności organu administracji publicznej, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności (art.72 kpa). Tak, więc z formalnoprawnego punktu widzenia adnotacja jest notatką służbową, uwagą pracownika sporządzoną bez zachowania określonej formy, często wprost na podaniu strony. W administracji biurowej na szczególną uwagę zwracają pisma służące wymianie informacji w postępowaniu administracyjnym takie jak podania (żądanie, wyjaśnienie, odwołanie czy zażalenie), które mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

Podania - są to wszelkiego rodzaju oświadczenia stron oraz innych uczestników postępowania. Kodeks postępowania administracyjnego w stosunku do podań nie stawia wymagań formalnych takich jak kodeks postępowania cywilnego. Zgodnie z art.63§ 2 podanie powinno zawierać wskazanie osoby, od której pochodzi, adres i żądanie oraz podpis wnoszącego.

Sprawozdania - to ustny lub pisemny opis przebiegu zdarzeń lub relacji z działalności organu za dany rok. Biorąc pod uwagę treść sprawozdania, można wyróżnić sprawozdania liczbowe, ankietowe czy opisowe (np. relacje z wyjazdu służbowego).

Biorąc pod uwagę terminy załatwiania spraw w administracji można wyróżnić:

- pisma pilne załatwione w pierwszej kolejności;

- pisma terminowe, posiadające ustalone termin załatwienia;

- pisma zwykłe, załatwiane w sposób zwyczajowo przyjęty.

Zasady prawidłowego obiegu pism.

Prawidłowa organizacja przebiegu pism ma istotne znaczenie dla działania instytucji. Pisma zawierają z reguły polecenia do wykonania lub zaniechania pewnych czynności, stąd istotnym jest czas ich przekazania na właściwe stanowisko pracy. A zatem dobra organizacja wewnętrzna obiegu dokumentów biurowych jest niezmiernie ważna.

Organizację obiegu pism ustala instrukcja kancelaryjna. Na stopniach samorządu terytorialnego instrukcje kancelaryjne zostały wprowadzone Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319) oraz Rozporządzeniami Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. dla organów samorządu województwa (Dz. U. nr 160, poz. 1073) i dla organów powiatu (Dz. U. nr 160, poz. 1074).

Instrukcja kancelaryjna - jest zbiorem przepisów regulujących zasady postępowania z pismami od chwili wpływu z zewnątrz lub ich wytworzenia w toku działalności instytucji, do momentu ostatecznego załatwienia i przekazania ich do archiwum.

Warto w tym miejscu podkreślić, iż droga pisma od momentu przyjęcia do jego wysyłki powinna być jak najkrótsza, to jednak jest uzależnione od szeregu warunków:

- podziału zadań i kompetencji pomiędzy stanowiskami pracy, tj. przestrzeganie zasad organizacji stanowisk pracy,

- właściwego doboru kadr w administracji,

- sprawnej kontroli wewnętrznej,

- zapewnieniu odpowiednich środków technicznych pracy biurowej.

Systemy kancelaryjne.

Punktem wyjścia obiegu pism jest ich wpływ i system rejestracji.

Wyróżniamy trzy podstawowe systemy kancelaryjne:

1) dziennikowy, polega na rejestracji wszystkich pism wpływających i wysyłanych. Występuje on w dwóch postaciach: jednodziennikowy i dwudziennikowy. W systemie jednodziennikowym pisma wpływające i wysyłane rejestruje się w jednym dzienniku korespondencyjnym. W rejestracji dwudziennikowej pisma wpływające i wysyłane są rejestrowane w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych, zwanych księgą korespondencyjną lub podawczą. System dwudziennikowy jest bardzo pracochłonny. Opiera się na ciągłej rejestracji, stąd opóźnia obieg pism. W związku z tym administracji publicznej obowiązuje system bezdziennikowy. Zgodnie z § 13 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej dla gminnych w wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2) bezdziennikowy nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. Kolejność czynności jest następująca:

- kancelaria przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu,

- kancelaria przekazuje pismo do komórki organizacyjnej,

- kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

- referent rejestruje pismo w spisie spraw dołączonych do teczki,

- referent po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do kancelarii ogólnej w celu ekspedycji pisma do adresata,

- kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały tych pism przysłanych przechowuje referent.

3) mieszany to połączenie systemu dziennikowego i bezdziennikowego.

W urzędach prowadzone są również centralne rejestry kancelaryjne, do których należy zaliczyć: rejestr uchwał organów samorządu, rejestr skarg i wniosków, rejestr aktów wewnętrznych i rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw (§ 21 ik.).

25. Kontrola i nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi.

Kontrola:

1) stan postulowany,

2) stan faktyczny,

3) analiza,

4) wnioski pokontrolne (część merytoryczna kontroli).

Rodzaje kontroli:

a) ze względu na usytuowanie podmiotu:

- wewnętrzna - podmiot kierujący znajduję się w obrębie struktury administracyjnej. Kontrola nie jest jednorodna i obejmuje kontrolę funkcjonalną i instytucjonalną. Pierwsza jest sprawowana przez organy sprawujące funkcje kierownicze, a druga przez specjalne wyodrębnione komórki organizacyjne. Podstawą wykonania kontroli wewnętrznej są reguły akty wewnętrzne o charakterze organizacyjnym. Wyniki tej kontroli służą do bieżącego korygowania pracy instytucji,

- zewnętrzna - jeżeli podmiot kierujący znajduję się na zewnątrz struktury administracyjnej to mówimy o kontroli zewnętrznej. Mamy tu na uwadze podmioty stające poza strukturą organizacyjną administracji, np. Najwyższą Izbę Kontroli, Regionalną Izbę Obrachunkową czy Sąd Administracyjny oraz w pewnym zakresie kontrolę sprawowaną przez sądy powszechne, Trybunał Konstytucyjny, Trybunał Stanu, Rzecznik Praw Obywatelskich.

b) ze względu na kryterium czasu:

- wstępna - ma charakter prewencyjny, jej zadaniem jest chronić instytucję przed zaistnieniem zjawisk nieprawidłowych,

- faktyczna - obejmuje badanie stanu aktualnego realizacji zadań,

- następna - bada efekt wyniki działania po ich zakończeniu.

c) ze względu na planowość:

- planowa,

- pozaplanowa.

d) ze względu na sposób przeprowadzania:

- inspekcja - polega na obserwacji zachowania się ludzi w jednostce kontrolowanej,

- lustracja - polega na ocenie stanu rzeczywistego czy też wyników określonej dziedzinie,

- rewizja - kontrola finansowa,

- wizytacja - polega na bezpośrednim wglądzie w całokształt działalności podmiotu kontrolowanego.

Kontrola wewnętrzna:

- funkcjonalna - należy ująć kontrolę sprawowaną przez pracowników samorządowych (samokontrola pracy), a także skarbnika miasta czy radcę prawnego.

- instytucjonalna - jest sprawowana w szczególności przez radę gminy, komisję rewizyjną rady gminy bądź wyodrębnioną komórkę kontroli wewnętrznej, tj. rewidenta miejskiego, który dokonuje kontroli na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez zarząd gminy.

17. Wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych.

Materiały archiwalne udostępnia się użytkownikom zasadniczo po upływie 30 lat od daty ich wytworzenia. Ustawa dopuszcza możliwość wcześniejszego ich udostępniania na zasadach ustalonych w przepisach wykonawczych. Aktualnie w zakresie tym obowiązuje rozporządzenie z MNSzWiT z 25 lipca 1984r. stanowi ono, między innymi, że materiały archiwalne mogą być udostępniane jednostkom organizacyjnym i osobom fizycznym przed upływem 30 lat od ich wytworzenia na potrzeby nauki, kultury, postępu technicznego oraz organizacji i zarządzania gospodarką narodową, jeżeli nie zawiera to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Do wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych są uprawnione:

a) archiwa państwowe,

b) jednostki organizacyjne z powierzonym zasobem archiwalnym,

c) biblioteki i muzea, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne wchodzące do Państwowego Zasobu Archiwalnego,

d) szkoły wyższe, których archiwa zakładowe posiadają zasób historyczny.

Kategorie archiwalne. Str. 32

Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie zasadnicze kategorie:

1) materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, oznaczone symbolem „A”.

2) dokumentację niearchiwalną posiadającą czasową wartość praktyczną oznaczoną symbolami: „B”, „BE”, „BC”. Dokumentację kategorii „B” przechowuje się od dwu do pięćdziesięciu lat, kategorii „BC” dwa lata, przekazanie jej na makulaturę nie wymaga zgody archiwum państwowego, a tylko zakładowego, natomiast kategoria „BE” po upływie obowiązującego okresu przechowywania w archiwum zakładowym podlega ekspertyzie archiwum państwowego, które może zmienić kategorie dokumentacji uznając ją za archiwalną.

18. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Polega na ocenie jej przydatności dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę (§ 7 ust 2 rozp. klas.) Może ono przez dyrektora właściwego archiwum państwowego lub w określonych przypadkach - przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych na wniosek kierownika państwowej jednostki organizacyjnej (§ 7 ust 3 oraz § 8 ust 2 i 3 rozp. klas.) Zezwolenie wydaje się tylko wówczas, gdy materiały archiwalne gromadzone i przechowywane w danej jednostce organizacyjnej są uporządkowane zgodnie z odpowiednimi przepisami (§ 9 ust I rozp. Klasyfikacyjnego).

Udostępnianie materiałów archiwalnych następuje na podstawie zezwolenia wydanego przez kierownika właściwej jednostki organizacyjnej. Kierownicy jednostek organizacyjnych udzielający zezwoleń powiadamiają Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o wydanych zezwoleniach na wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych.

Wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych cudzoziemcom może nastąpić na podstawie zezwolenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Jednostki organizacyjne i osoby ubiegające się o wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych powinny złożyć w wniosek w jednostce organizacyjnej właściwej do wydania zezwolenia.

We wniosku należy podać w szczególności:

a) tytuł materiału archiwalnego bądź temat którego on dotyczy,

b) cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego,

c) nazwę jednostki organizacyjnej lub dane dotyczące osoby ubiegającej się o udostępnienie materiału archiwalnego.

W razie niekorzystania z materiałów archiwalnych w ciągu 6 miesięcy od daty uzyskania zezwolenia należy ponownie uzyskać zezwolenie na wcześniejsze udostępnienie tych materiałów archiwalnych w trybie określonym.

Kierownik jednostki organizacyjnej uprawnionej do wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych może w uzasadnionych wypadkach odmówić wydania zezwolenia. Na odmowę wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych przysługuje odwołanie do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

19. Archiwa zakładowe. Str. 28

Archiwa zakładowe są powołane w jednostkach organizacyjnych w celu zabezpieczenia i przechowywania akt oraz dokumentów zgodnie z zasadą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, a także trybem przekazywania materiałów do archiwów.

Zgodnie z art. 33 ustawy z dn. 14 lipca 1983r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne.

Archiwa zakładowe są komórką organizacyjną urzędu lub zakładu pracy powołaną do magazynowania i wstępnego segregowania akt, które w danej instytucji powstają. Każda instytucja, w związku ze swoją działalnością i istnieniem, wytwarza akta i dokumenty odzwierciedlające jej istnienie i działalność. Każda instytucja jest archiwotwórcą.

Dokumentację archiwalną stanowią: akta, księgi, kartoteki, plany, mapy, dokumentacja techniczna, fotografie, afisze, nagrania dźwiękowe, eta.

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego przekazywania akt do archiwum zakładowego,

2) przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,

3) sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii archiwalnej, zgodnie z obowiązującym wykazem akt,

4) przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych akt oraz prowadzenie prawidłowej ich ewidencji,

5) udostępnianie akt osobom upoważnionym,

6) przygotowanie i przekazanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, zgodnie z obowiązującymi terminami,

7) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w celu jej rekwalifikacji lub przekazania wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

24. Kontrola archiwum zakładowego.

Nadzór nad archiwum zakładowym sprawuje kierownik komórki organizacyjnej, której podlega archiwum lub kierownik urzędu. Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych w archiwum zakładowym sprawują wojewódzkie archiwa państwowe.

Centralnym organem administracji państwowej w sprawie zasobów archiwalnych jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, którego powołuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Podstawowym sposobem sprawowania kontroli jest wizytacja, która ocenia prawidłowość funkcjonowania archiwum zakładowego. Wizytator ma za zadanie ocenić terminowość przejmowania akt z poszczególnych komórek organizacyjnych, prawidłowość uporządkowania zasobów oraz udostępniania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściwe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz terminowe przekazywanie akt archiwalnych do archiwum państwowego. Wizytator przeprowadza też kontrolę warunków lokalowych archiwum, mających duże znaczenie dla stanów archiwaliów.

Przed rozpoczęciem wizytacji archiwista zgłasza się do kierownika urzędu z prośbą o zgodę na przeprowadzenie kontroli, po czym zapoznaje się ze środkami ewidencyjnymi.

Ewidencje powinny stanowić spisy zdawczo-odbiorcze, karty życzeń, protokoły niszczenia i spisy brakowania akt.

W razie stwierdzenia nieprawidłowości w sposobie uporządkowania akt kategorii „A” lub brakowania akt kategorii „B”, czy też układu akt w magazynie archiwista zaleca usunięcie nieprawidłowości oraz udziela wszelkiej pomocy w tym zakresie.

Wizytujący dokonuje też oceny pracownika opiekującego się archiwum zakładowym pod względem przygotowania zawodowego. W przypadku stwierdzenia braku odpowiednich kwalifikacji, kieruje pracownika na kurs archiwistów.

Pod dokonaniu kontroli wizytujący omawia jej wyniki z kierownikiem urzędu, a następnie opisuje je w protokole. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kierownik urzędu, a drugi archiwum państwowe. Protokół podpisują: kontrolujący, kierownik jednostki kontrolowanej i osoba odpowiedzialna za prowadzenie archiwum. Protokół ten pozwala ocenić działalność archiwum zakładowego i sprecyzować ewentualne zalecenia pokontrolne.

26. Funkcje kontroli.

Kontrola wewnętrzna spełnia trzy zasadnicze funkcję:

1) instruktażową - samo ujawnienie faktu niezgodnego ze stanem wyznaczonym jest początkiem instruktażu, który powinien polegać na fachowym wskazaniu, na czym polega błąd w działaniu,

2) profilaktyczną ( prewencyjną) - która ma na celu zapobiegać powstaniu wszelkiego rodzaju nieprawidłowością. Jest to możliwe dzięki ich ujawnieniu we właściwym czasie, a przede wszystkim rozpoznaniu przyczyn ich powstania,

3) sygnalizacyjną - jej rola polega na dostarczeniu decydentom niezbędnych informacji (sygnałów) o istniejących nieprawidłowościach.

13. Korespondencja w sprawach administracyjnych.

Rodzaje:

1) związane z organami władzy administracji państwowej:

- rozpoczynające sprawę,

- wyjaśniające,

- zamykające, merytoryczne załatwienie sprawy.

2) związane z postępowaniem administracyjnym:

- przed wydaniem decyzji - podania,

- wydanie decyzji bądź postanowienia,

- weryfikacja decyzji, czyli odwołanie,

- weryfikacja postanowienia, czyli zażalenie.

3) w sprawach skarg i wniosków,

4) różne pisma w sprawach administracyjnych:

- zaświadczenia,

- wezwania - pisemny nakaz,

- upomnienie - pismo przypominające obowiązki,

- skierowanie - urzędowe polecenie,

- świadectwa stwierdzające określone fakty bądź zdarzenia.

5) protokoły i sprawozdania:

Sprawozdania:

- liczbowe,

- ankietowe,

- opisowe.

Protokoły:

- zdaniowo - odbiorcze,

- z kontroli,

- z zebrania,

- z części postępowania dochodowej administracji,

- ustne ogłoszenie decyzji.

22. Układ akt archiwów zakładowych.

- strukturalny - dla każdej komórki organizacyjnej, osygnowane teczki umieszcza się na regałach lub w szafach,

- numeryczny - dokumentacja składowana jest na regałach w kolejności, w jakiej napływa do archiwum tzn. według numerów kolejnych spisów zdawczo - odbiorczych.

15. Pojęcie i konstrukcje prawa archiwalnego.

Materiały archiwalne = narodowy zasób archiwalny. Dokumenty będące wynikiem ludzkiej działalności dzieli się na materiały archiwalne (archiwalia) oraz dokumentację niearchiwalną. Każda z tych teorii podlega osobnym unormowaniom prawnym. Definicję materiałów archiwalnych zawiera art. 1 u. a. Są to najogólniej mówiąc wszelkiego rodzaju dokumenty mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innym państwem o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki. Dla kwalifikacji tej nie ma znaczenia czas, w którym dokumentacja ta powstała, sposób wytworzenia, ani rodzaj nośnika, na którym treść dokumentu zapisano.

Do typowych materiałów archiwalnych zalicza się:

1) akta i dokumenty rządowe,

2) korespondencję,

3) dokumentację finansową, techniczną i statystyczną,

4) mapy i plany,

5) fotografie, filmy i mikrofilmy,

6) nagranie dźwiękowe wideofonu.

Materiały archiwalne wchodzą do Narodowego Zasobu Archiwalnego (NZA).

NZA:

1) PZA - Państwowy Zasób Archiwalny,

Reżim prawny Państwowego Zasobu Archiwalnego:

- art. 16 Ustawy stanowi, że materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym oraz obywatelom do potrzeb nauki, kultury i techniki oraz gospodarki,

- zasady postępowania z tymi materiałami zatwierdza Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych - jako centralny organ administracji, który ponosi odpowiedzialność prawną za stan tego zasobu. Ponadto ustawowy i bezwarunkowy zakaz zbywania tych materiałów a nawet przekazywania ich innym jednostkom Państwowej Sieci Archiwalnej. Zbaraniany jest wywóz tych materiałów za granicę bez odpowiedniego zezwolenia.

Do PZA można zaliczyć również materiały znajdujące się poza granicami Polski, które na podstawie prawa międzynarodowego lub zwyczajów międzynarodowych powinny być przekazane Polsce.

2) NPZA - Niepaństwowy Zasób Archiwalny,

NPZA:

1) zasób ewidencjonowany tworzą go materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:

- partii politycznych,

- organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych,

- kościołów i związków wyznaniowych,

- innych niż wymienione w punkcie 2 niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz stanowiące ich własność (art. 42 u. a.).

2) zasób nieewidencjonowany tworzą go materiały powstałe i powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób lub ich prawnych następców (art. 46 u. a.).

Między nimi zachodzą dość istotne różnice prawne. Ogólnie można powiedzieć, że reżim prawny ewidencjonowanego NPZA jest zbliżony do reżimu prawnego PZA. Przejawia się to w następujących zasadach odnoszących się do zasobu ewidencjonowanego:

- zakaz obrotu ewidencjonowanego NPZA oraz inne ograniczenia własności tych materiałów (obowiązek zapewniania odpowiedniej ich ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą, możliwość ustawowego przejmowania ich przez jednostki Państwowej Sieci Archiwalnej itp.) możliwość wpisania ewidencjonowanego zasobu do rejestru NPZA (art. 43 ust 2 u. a.) Rejestr taki jest prowadzony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz poszczególne archiwa państwowe w celu ochrony materiałów tworzących NPZA (art. 41 ust 3 u. a.) Skutkami wpisu są określone obowiązki uprawnienia jak również zaostrzona odpowiedzialność prawna właściciela zarejestrowanego NPZA.

- możliwość przekazywania ewidencjonowanego NPZA w depozyt archiwom państwowym (art. 44 ust 3 u. a.)

- zakaz wywozu za granicę bez zezwolenia (art. 14 u. a.).

11. Technika burzy mózgów (opracowanie).

Technika grupy nominalnej:

1) uczestnicy składają razem propozycje i na piśmie przedstawiają pomysły,

2) każdy uczestnik przedstawia jeden pomysł, który jak wszystkie inne jest zapisywany na tablicy,

3) na każdym pomysłem się dyskutuje, wyjaśnia i ocenia,

4) uczestnicy układają w ciszy pomysły w kolejności od najlepszego do najgorszego,

5) ostateczna decyzja, wygrywa pomysł, który uzyskał największą liczbę punktów.

Na tle wymienionych tradycyjnych narzędzi jak również „nowych narzędzi QFD” na miano najbardziej uniwersalnego zasługuje burza mózgu. Możliwość jej wykorzystania bez trudu dostrzeżemy na wszystkich etapach zarządzania jakością, tak podczas projektowania, produkcji czy kreowania usługi, jak i w kontekście usługi poprzedniej.

Za pomysłodawcę uważa się szefa reklamy jednej z amerykańskich firm Alexa Osborna, chociaż do zaproponowanych przez niego podstawowych założeń dobudowano wiele innych aspektów, tworząc bardzo efektywne narzędzie wdrażania i doskonalenia Total Quality Management.

Burza mózgów służy dwóm celom:

1) tworzy bogactwo pomysłów na temat rozpatrywanego problemu;

2) poprawia umiejętność współpracy w grupie.

Efektem jej stosowania nie jest tylko osiągnięcie celu, jaki stawia sobie grupa pracowników, gdyż niejako przy okazji sprzyja ona kształtowaniu się twórczej atmosfery w zespole, wytworzeniu pewnego rodzaju entuzjazmu.

Etapy burzy mózgów:

1) Wybór tematu - należy zdecydować się, jaki jest cel naszych starań, czy np. chcemy dociec przyczyn powodujących dany problem, czy też znaleźć możliwości jego rozwiązania.

2) Skompletowanie zespołu - musimy zadbać o to, aby analizowaniem problemu zajmowali się fachowcy osoby, które bezpośrednio się z nimi stykają.

3) Wybór kierownika zespołu - osoby posiadającej doświadczenie w kierowaniu ludźmi i prowadzeniu burzy mózgów, szanowanej i uznawanej przez członków zespołu.

4) Właściwa burza mózgów - kierownik zachęca do tego, aby każdy z członków przedstawili swoje pomysły dotyczące danego tematu. Pozostali członkowie grupy powinni powstrzymywać się od wszelkich uwag, wszelkie pomysły zostają zachowane.

5) Zakończenie - kierownik grupy powinien zamknąć burzę w momencie, gdy uczestnicy tracą zbyt dużo czasu na precyzowanie kolejnych pomysłów.

6) Podsumowanie - po zakończonej prezentacji autorzy wyjaśniają swoje propozycje i odpowiadają na pytania, aby wszystkim pomysły były zrozumiałe dla pozostałych członków.

7) Weryfikacja pomysłów.

Grupa robocza biorąca udział w burzy mózgów nie powinna być zbyt liczna, max.15 osób. Powinna reprezentować te obszary działalności firmy, których dotyczy analiza. Ważne jest by w zespole pracowały osoby znające się wzajemni, nieskonfliktowane. Burza mózgów ma na celu zgromadzenie możliwie największej liczby różnorodnych pomysłów dotyczących czy to przyczyn występowania problemu, czy to metod jego rozwiązania przy jednoczesnym przestrzeganiu podstawowego założenia „odroczonego sądu”. Zasada ta oznacza, że żadne z wypowiedzianych propozycji nie mogą być komentowane, ta uwaga odnosi się do opinii krytycznych, ale również do pochwał.

Takie usytuowanie uczestników daje wszystkim jednakowe szanse wypowiedzi, siedzą, bowiem oni w równej odległości od kierownika. Uczestniczący w spotkaniu mają niejednakową łatwość wypowiadania się. Burza mózgów ma charakter dialogu między kierownikiem a członkami zespołu. Wszystkie pomysły powinny być notowane przez sekretarza, całość zebrania może być nagrana a po jego zakończeniu zapisane wszystkie pomysły. W praktyce zostaje wykorzystane ok. 8 do 10% propozycji. W jej trakcie powinny być przestrzegane reguły porządkowe. Uczestnicy podają po jednej propozycji w określonej kolejności np. zgodnie z ruchem wskazówek zegara. Duże tempo prowadzenia burzy mózgów sprzyja wypowiadaniu pomysłów bez uprzedniego analizowania przez autorów. Kierownik zespołu kontroluje tempo rzuconych pomysłów.

14. Ogólna charakterystyka polskiego prawa archiwalnego.

Pojęcie i źródła prawa archiwalnego.

To zespół norm prawnych regulujących stosunki związane z organizacją i funkcjonowaniem archiwów oraz postępowaniem z materiałami archiwalnymi.

Przedmiotem tej regulacji są w szczególności takie sprawy, jak system administrowania działalnością archiwalną, tworzenie i organizacja archiwów, oraz zarządzanie tymi placówkami, gromadzenie, opracowywanie, przetwarzanie i udostępnianie materiałów archiwalnych, a także odpowiedzialność za przestępstwa przeciwko tym materiałom.

Podstawy prawne działalności archiwalnej, czyli tzw. źródła prawa archiwalnego, można podzielić na trzy kategorie:

1) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (Ustawa archiwalna) Podstawowym aktem prawnym w dziedzinie archiwistyki jest ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. N. 38 poz 173 z późn. zm.).

2) przepisy wykonawcze do tej ustawy. Rozporządzenie z dnia 10 września 2002r. Ministra Kultury w sprawie zasad kwalifikowania i klasyfikowania dokumentacji oraz zasad i wpływy przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz. U. nr. 41 poz 218) pochodzi z 1983r. Przepisy związkowe, które pośrednio dotyczą spraw archiwalnych:

a) rozporządzenie z 13 sierpnia 1987r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw rządowych lub przekazywania ich archiwom państwowym,

b) rozporządzenie z dnia 5 maja 1989r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw rządowych lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz. U. Nr 28, poz 150).

3) przepisy związkowe. Są to przepisy ogólnie obowiązujące, a więc nienastawione specjalnie na normowanie stosunków w zakresie działalności archiwalnej, obejmujące jednak zasięgiem swej regulacji także sprawy archiwów i materiałów archiwalnych.

8. Sekretariaty.

Sekretariaty są to jednoosobowe stanowiska pracy, powołane do obsługi i odciążenia kierownika urzędu od wykonania wielu drobnych czynności administracyjnych.

Rodzaje sekretariatów:

- uniwersalne - łączą funkcję sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej,

- osobiste - do obsługi kierownika urzędu,

- działowe - obsługują pewien dział, wydział,

- organów kolegialnych.

Do obowiązków sekretariatów należy:

1) przyjmowanie, ewidencja i załatwianie korespondencji (wpływów). Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję, a jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje je w dzienniku korespondencyjnymi przekazuje odpowiednio kierownikowi urzędu, zastępcom kierownika urzędu lub pozostałym członkom zarządu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym. Przejrzaną i zwróconą przez kierownika i jego zastępcę korespondencję pracownik sekretariatu dzieli:

- na podlegającą załatwieniu przez kierownika,

- na podlegającą załatwieniu przez wydziały;

2) obsługa kierownika w zakresie pośredniczenia w osobistych i telefonicznych kontaktach kierownika z interesantami i pracownikami;

3) przestrzeganie harmonogramu prac kierownika urzędu;

4) wykonywanie czynności pomocniczych przy przygotowaniu spotkań, zebrań czy konferencji;

5) prowadzenie podręcznego archiwum.

Tak, więc dobrze pracujący sekretariat może w znacznym stopniu ułatwić pracę kierownikowi urzędu. Kierownik wówczas może skupić się na problemach pracy kierowniczej bez rozproszenia i przerywania jej na załatwianie spraw drobnych.

Według L. Buczkowskiego obowiązki sekretariatów „osobistych” można podzielić na trzy grupy:

- obsługa bezpośrednia (np. kierownika urzędu),

- wyręczanie w stosunkach z interesantami zewnętrznymi,

- wyręczanie w stosunkach z kierownikami i pracownikami danego urzędu.

Obsługa bezpośrednia kierownika polega na wykonywaniu m. in. takich czynności jak:
- przestrzeganie harmonogramu prac kierownika urzędu, pisanie wszelkich korespondencji i sprawozdań zleconych przez kierownika, opracowanie korespondencji w sprawach administracyjno - gospodarczych, wykonywanie czynności pomocniczych przy organizowaniu spotkań, zebrań czy konferencji, bądź wyjazdów służbowych.

Wyręczanie kierownika w stosunkach z interesantami zewnętrznymi polega na właściwym informowaniu zgłaszających się osobiście lub telefonicznie osób, kierowaniu ich do pracowników, którzy mogą merytorycznie załatwić daną sprawę, przygotowanie materiałów potrzebnych kierownikowi do rozmów z interesantami.

Wyręczanie kierownika urzędu w stosunkach z kierownikami i pracownikami danej jednostki polega na utrzymaniu stałych kontaktów z kierownikami bezpośrednio współpracującymi z kierownikiem urzędu i informowaniu kierownika urzędu o sprawach czy zdarzeniach (mniej ważnych), które nie wymagają potrzeby przeprowadzenia bezpośrednich rozmów z pracownikami, informowanie pracowników urzędu o spotkaniach czy zebraniach z kierownikiem urzędu.

Podobny do zaprezentowanego sposób ujęcia zadań i zakres obowiązków sekretariatów przedstawia T. Kilngofer.

Według autorki prace najczęściej wykonywane można podzielić na trzy grupy:

- prace związane z planowaniem (prowadzone są periodyczne i dotyczą planowania wyjazdów służbowych, odpraw pracowników - raz w tygodniu) planowania terminów stałych spotkań, szkoleń, czy urlopów,

- prace związane z organizowaniem wykonywane są w okresie przeprowadzającym zaistnienie danego zjawiska lub faktu i dotyczą np. przygotowania wyjazdu służbowego kierownika urzędu, czy organizowania posiedzeń zarządu gminy,

- prace związane z wykonywaniem to kierowanie ruchem telefonicznym, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, kontakty bezpośrednie z interesantami, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji.

W zakończeniu należy podkreślić, iż czynności wykonywane przez sekretarki czy asystentki wymagają odpowiednich kwalifikacji i kultury osobistej w szczególności przy przyjmowaniu interesantów.

7. Organizacja pracy kancelarii ogólnej.

Kancelaria jest komórką organizacyjną powołaną do wykonywania podstawowych czynności kancelaryjnych, tj. punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Kancelaria udziela informacji, ale także:

- przyjmuje, segreguje i rejestruje pisma i dokumenty wpływające,

- przekazuje pisma do właściwych komórek organizacyjnych,

- przyjmuje i rejestruje wpływy specjalne i wartościowe, do wpływów specjalnych zgodnie z instrukcją z 22. XII. 1999r. zaliczmy: telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, pocztę elektroniczną, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe. Kancelaria wpisuje wpływy specjalne do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego ds. organizacyjnych w urzędzie i sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie dostarcza adresatom za pokwitowaniem.

- odbiera pisma z komórek organizacyjnych celem ich ekspedycji. Kancelaria ekspediuje (śle) pisma zgodnie z zamieszczoną dyspozycją, co do sposobu wysyłania (list zwykły, polecony, ekspres, poczta dworcowa).

- przechowuje akta. Akta spraw w toku przechowywane są przez pracownika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię. Pracownik przechowuje akta w kolejności ich wpływu, natomiast kancelaria prowadzi terminarz, w którym odnotowuje terminy załatwionych spraw. Raz do roku kancelaria przekazuje akta do archiwum zakładowego.

Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem przesyłek adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, a także przesyłkę przesyłek wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem.

Odrębne postępowanie dotyczy dokumentów z klauzurą „zastrzeżone”.

Kierownikowi (np. urzędu gminy) kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję:

- adresowaną do kierownika urzędu,

- dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

- pochodzącą od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, starosty oraz od organów gmin oraz organów związków międzygminnych,

- zastrzeżona dla kierownika urzędu,

- dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,

- skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,

- protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Pisma wpływające do instytucji, kancelaria porządkuje w sposób następujący:

- poczta pilna i specjalna,

- poczta służbowa i osobista - listy i pisma,

- poczta skierowana do kierownika urzędu,

- paczki, czasopisma,

- poczta błędnie doręczona.

5 i 6. Zasady organizacji indywidualnych stanowisk pracy.

Elementami strukturalnymi instytucji są:

1) komórki organizacyjne występujące pod różnymi nazwami, np. departament, wydział, referat. Mogą mieć budowę jednoszczeblową, gdy dzielą się tylko na stanowiska pracy albo wieloszczeblową, gdy dzielą się na komórki niższych szczebli.

2) stanowiska pracy (np. doradcy prawnego, sekretarza w gminie). Najmniejszym elementem strukturalnym instytucji jest stanowisko pracy, będące jednoosobowym podmiotem zorganizowanego działania. W strukturze organizacyjnej występują dwa rodzaje stanowisk:

- stanowiska kierownicze, będące samodzielnymi komórkami organizacyjnymi,

- stanowiska wykonawcze, nie samodzielne, stanowiące część składową wieloosobowych komórek organizacyjnych.

Ponadto w większych instytucjach o rozwiniętej organizacji, elementami strukturalnymi są jednostki organizacyjne. Wyróżniają się tym, że mają wszystkie cechy instytucji i zależnie od zakresu przedmiotowego badań mogą być uważane bądź jako element strukturalny większej całości bądź jako odrębna instytucja np. urząd wojewódzki. Zawsze posiada określony stopień samodzielności.

Zasady organizacji indywidualnych stanowisk pracy:

- zadania - zadania i obowiązki są wynikiem podziału pracy. W literaturze przedmiotu podkreśla się, iż zadania są formą uszczegółowienia obowiązków, informacją o formie i zakresie specjalizacji i stanowisk komórek organizacyjnych.

- kompetencje (instrumenty prawne realizacji zadań, decyzji) - uprawnienia do podejmowania decyzji są implikacją ustalonych zadań i obowiązków w administracji publicznej. Zakres kompetencji decyzyjnych jest wyznaczony przepisami prawa administracyjnego materialnego jak i przepisami proceduralnymi.

- odpowiedzialność - zakres odpowiedzialności jest wyznaczony przez miejsce i rolę stanowiska w organizacji. Wyznaczając zakres odpowiedzialności należy określić nie tylko, za co pracownik odpowiada, ale i warunki, w jakich odpowiedzialność należy egzekwować. Można mówić o odpowiedzialności moralnej, odpowiedzialności regulowanej przepisami prawa m. in. przez prawo pracy, prawo cywilne, prawo administracyjne i karne. Kodeks pracy przewiduje m. in. odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną i odpowiedzialność za powierzone mienie.

Zasady organizacji indywidualnych stanowisk pracy:

1) przystosowalności - podstawowa teza tej zasady to: „ właściwy człowiek na właściwym miejscu”. Stanowiska pracy powinny być tak obsadzone, aby np. człowiek z wyższym wykształceniem mógł wykorzystać poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe i umiejętności.

2) mierników - polega na tym, że spis zadań i obowiązków nie może podlegać swobodnym interpretacjom, ale do każdego zadania powinien być dołączony miernik jego wykonania tj. efekty zależne od pracownika.

3) proporcjonalnej wagi powierzonych zadań i obowiązków - zakłada eliminację rozbieżności oceny wykonania zadań przez przełożonego jak i przez pracownika.

4) równomierności bodźców i nacisków - zwana prawem Greshama, a w Polsce prawem Kopernika. Polega na zastępowaniu (eliminacji) problematyki mniej konkretnej przez bardziej konkretną. Ściśle się wiąże z zasadą mierników, bowiem jeśli zadanie jest dokładnie sprecyzowane i miernik jego wykonania to każde niedociągnięcie jest zauważalne przez przełożonego, zatem występuje element nacisku, odwrotna sytuacja implikuje element bodźca.

5) wywodliwości - cele i zadania na stanowisku pracy powinny dać się wyprowadzić ze zadań wyższego szczebla, bądź stopnia, czy też potrzeb administrowania.

6) racjonalnej reszty - to są inne zadania zlecone przez przełożonego. Zadania te muszą się mieścić w zadaniach instytucji, nie mogą figurować w spisie zadań innych stanowisk pracy. Muszą pochodzić od przełożonego a jeśli jest inicjatywa pracownika muszą być uzgodnione z przełożonym.

7) automatycznego zastępstwa nieobecnych - w każdym wykazie zadań i obowiązków winna być zawarta informacja o konieczności opanowania problematyki dwóch sąsiednich stanowisk pracy. Jest to konieczne, aby zapewnić ciągłość i harmonijność pracy w administracji.

8) harmonizacji działań między poszczególnymi stanowiskami pracy - pomiędzy stanowiskami pracy nie powinno być luk ani dublowań. Proces pracy powinien przepływać bez większych zakłóceń z uwzględnieniem systemu zarządzania informacją pozwalającego na prowadzenie, aktualizowanie i korzystanie z danych zgromadzonych wewnątrz instytucji w celu załatwiania spraw administracyjnych.

---