Organizacja - od gr. organon: narzędzie, instrument, przyrząd

Rozumienie rzeczowe

Splot działań ludzi, którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany, aby wykorzystując dostępne zasoby, osiągnąć określone cele.

Definicyjne atrybuty organizacji:

• złożoność

• celowość

• wewnętrzne uporządkowanie

system zamknięty:

*

zarządzanie w systemie zamkniętym (administrowanie):

• zasoby, którymi dysponuje zarządzający, są względnie pewne i wyraźnie określone. Wysiłek zarządzającego w niewielkim stopniu koncentruje się na pozyskiwaniu potrzebnych zasobów - skupiony jest przede wszystkim na przekształcaniu ich w rezultaty

• otoczenie organizacji jest stosunkowo stabilne, a zmiany w nim zachodzące w niewielkim stopniu wpływają na proces osiągania celów. Zarządzanie odbywa się w warunkach znacznej pewności nie tylko warunków wewnętrznych, lecz także zewnętrznych.

• ze względu na stabilność warunków przekształcania zasobów w rezultaty, zarządzanie opiera się przede wszystkim na wypróbowanych i powtarzalnych sposobach postępowania.

Zarządzanie w systemie otwartym (menedżerskie):

• wyjściowym warunkiem osiągnięcia celów organizacji jest zapewnienie odpowiednich zasobów. Ich dostępność jest ograniczona, a pozyskiwanie odbywa się w warunkach konkurencji.

• otoczenie organizacji jest zmienne i niepewne, co znacznie komplikuje proces przekształcania zasobów w rezultaty. Efekt końcowy jest niepewny.

• zarządzanie w takich warunkach musi wykazywać dużą elastyczność i innowacyjność. Tylko ciągłe poszukiwania lepszych rozwiązań i sposobów działania może zredukować niepewność osiągnięcia pożądanego rezultatu.

Definicja H. J. Leavitta:

Organizacja jako otwarty system społeczno-techniczny, działający w określonym otoczeniu, składający się z czterech złożonych elementów/podsystemów:

• celów i zadań

• ludzi

• wyposażenia materialno-technicznego i technologicznego

• struktury

Zarządzanie to podejmowanie decyzji mających na celu przekształcanie zasobów organizacji w zaplanowane rezultaty.

Zarządzanie jako kształtowanie procesu przekształcania zasobów w celu osiągnięcia rezultatów

Zarządzanie to zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, tj. kierowanie ludźmi, i kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne) i wykorzystywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny. (R.W.Griffin)

Zarządzanie - działalność kierownicza polegająca na ustalaniu celów i powodowaniu ich realizacji w organizacjach podległych zarządzającemu. (Encyklopedia zarządzania)

Zarządzanie: proces planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania pracy członków organizacji oraz wykorzystanie wszelkich dostępnych zasobów organizacji do osiągnięcia jej celów. Zarządzanie to praktyka świadomego i ustawicznego kształtowania organizacji. (J.A.F.Stoner, R.E.Freeman, D.R.Gilbert)

Zarządzanie to proces współdziałania z innymi i działania poprzez innych w celu osiągania organizacyjnych celów w zmieniającym się otoczeniu. Zasadniczą kwestią tego procesu jest sprawne i skuteczne wykorzystanie ograniczonych zasobów. (R. Kreitner)

Cztery modelowe sytuacje pomiaru jakości zarządzania

SKUTECZNOŚĆ	SPRAWNOŚĆ	OPIS SYTUACJI
zadawalająca	zadawalająca	Menedżer skutecznie realizuje postawione zadania, a jednocześnie mądrze i oszczędnie gospodaruje ograniczonymi zasobami. Wie, w jaki sposób osiągać rezultaty przy najmniejszym zaangażowaniu zasobów. Wie, kiedy realizacja celów przekracza próg bezpiecznego wykorzystywania urządzeń, finansów, informacji, pracy ludzkiej.
zadawalająca	niezadawalająca	Menedżer realizuje postawione zadania, ale przy zbyt dużym zaangażowaniu zasobów; nie zwraca wystarczajacej uwagi na koszty; poddaje się bezkrytycznie presji zadań; stosuje - świadomie lub nie - filozofię zarządzania "wyniki za wszelką cenę"
niezadawalająca	zadawalająca	Menedżer potrafi racjonalnie gospodarować przydzielonymi mu zasobami, ale nie potrafi skutecznie realizować postawionych zadań. Jest gospodarny, ale nieskuteczny.c
niezadawalająca	niezadawalająca	Menedżer nie dość, że marnuje przydzielone mu zasoby, to jeszcze nie potrafi osiągać zadawalających rezultatów

SZCZEBEL ZARZĄDZANIA	PRZYKŁADOWE STANOWISKA	TYPOWY ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI	WYMAGANE KOMPETENCJE
Kierownictwo naczelne	dyrektor, prezes, zastępca dyrektora, członek zarządu	* planowanie strategiczne w firmie i ustalanie misji organizacji * odpowiedzialność za wyniki firmy wobec udziałowców * reprezentowanie organizacji wobec znaczących osób i instytucji zewnętrznych * podejmowanie decyzji o najpoważniejszych dla firmy skutkach (np. zakupu innych firm, wejścia na nowe rynki, zmiany polityki kadrowej, nowych inwestycjach badawczo-rozwojowych itp.) *nadzorowanie pracy menedżerów średniego szczebla	* znajomość funkcjonowania całej organizacji * umiejętność trafnej analizy otoczenia firmy i wynikających szans i zagrożeń * umiejętności nawiązywania i podtrzymywania korzystnych stosunków ze strategicznymi podmiotami otoczenia firmy (główni kredytodawcy, centrale związkowe, agencje rządowe itp.)
Kierownictwo średniego szczebla	kierownik wydziału (oddziału), filii, departamentu, zakładu, przedstawicielstwa	* planowanie operacyjne: przekładanie strategii organizacji na język zadań średnio- i krótkookresowych * nadzorowanie i koordynacja pracy menedżerów niższeg szczebla * kierowanie komórkami operacyjnymi (a więc takimi, w których następuje bezpośrednie przekształcanie nakładów w produkty i usługi) * równoważenie oczekiwań naczelnego kierownictwa z możliwościami realizacyjnymi jednostek organizacji	* znajomość obszaru zarządzania (marketingu, finansów, zasobów ludzkich itp.) i kierowanej jednostki * umiejętność kierowania niższą kadrą kierowniczą; umiejętność doboru kierowników pierwszej linii * umiejętność godzenia wielu potrzeb i nacisków
Kierownictwo pierwszej linii (niższego szczebla)	kierownik sekcji, zmiany, pracowni, mistrz, brygadzista	* bezpośrednie nadzorowanie i koordynowanie pracy wykonawczej	* znajomość ludzi i zadań, które wykonują podwładni

Metafory organizacji Garetha Morgana

* Planowanie - polega na określaniu celów organizacji i sposobów ich osiągnięcia (jakie rezultaty powinny być uzyskane, w jaki sposób i kto ma to wykonać). Planowanie wymaga gromadzenia informacji o zasobach, potrzebach i szansach organizacji, obmyślania różnych wariantów działania i wybór najbardziej odpowiedniego. W zależności od szczebla kierowania stosowane są różne horyzonty czasowe planowania i różne techniki. Zakres i formy planowania zależą od wielu czynników: charakteru działalności, stopnia niepewności warunków zewnętrznych i wewnętrznych, wielkości organizacji, umiejętności kadry kierowniczej itp.

* Organizowanie - polega na tworzeniu struktur organizacyjnych optymalnych z punktu widzenia celów organizacji - a więc na grupowaniu czynności, zadań i pracowników, tworzeniu stanowisk pracy, komórek organizacyjnych, określaniu trwałych form współpracy, sposobów wymiany informacji, delegowaniu i rozgraniczaniu uprawnień itp. W zakres organizowania wchodzi także określanie regulaminów i procedur organizacyjnych, ukierunkowujących rutynowe działania członków organizacji [1].

* Zabezpieczenie kadr - zadaniem kierownika jest zatrudnienie właściwych ludzi i przydzielenie im odpowiednich do ich kwalifikacji i motywacji zadań. Zabezpieczenie kadr polega również na dbałości o rozwój umiejętności zawodowych pracowników, właściwym ocenianiu wyników pracy, budowaniu sprzyjającej atmosfery w zespole itp. Działania te podejmowane są m. in. po to, aby nie odchodzili ludzie, na których organizacji najbardziej zależy.

* Kierowanie ludźmi - istotą kierowania jest nie tylko przekazanie pracownikom poleceń, lecz także takie oddziaływanie na podwładnych, aby pracowali wydajnie i z zaangażowaniem. Można wskazać trzy podstawowe aspekty kierowania ludźmi - motywowanie, przywództwo i komunikowanie treści niezbędnych dla należytego wykonywania zadań.

* Kontrolowanie to zespół działań mających na celu upewnienie się, że organizacja funkcjonuje zgodnie z wyznaczonymi celami i przyjętymi standardami. Kontrolowanie obejmuje ludzi, zasoby materialne, informacyjne i finansowe, a także wyniki działania organizacji. Polega, mówiąc najkrócej, na:

(1) określeniu obszaru kontroli, a więc tego, co zamierzamy kontrolować;

(2) określeniu norm procesów lub stanów podlegających kontroli (określeniu tego, jak być powinno);

(3) określeniu narzędzi pomiaru procesów lub stanów, które zamierzamy poddać kontroli;

(4) pomiarze tych procesów lub stanów (określeniu tego, jak jest);

(5) porównaniu wyników pomiaru z normami, a więc identyfikacji ewentualnych rozbieżności;

(6) sformułowaniu wniosków pokontrolnych i podjęciu ewentualnych działań korygujących.

Metafory organizacji Garetha Morgana

KATEGORIA	ROLA	OPIS ROLI
INTERPERSONALNE	1. Reprezentant	Reprezentowanie organizacji/zespołu na zewnątrz i w stosunkach wewnętrznych; obowiązki ceremonialne (np. witanie nowych osób w zespole, przyjmowanie gości, podpisywanie okolicznościowych dokumentów; celebrowanie ważnych dla organizacji wydarzeń)
	2. Lider	Przewodzenie i motywowanie pracowników
	3. Łącznik	Budowa i podtrzymywanie sieci kontaktów wewnątrz i zewnątrz organizacji/zespołu - poziomych i pionowych
INFORMACYJNE	4. Monitorujący	Zbieranie i analizowanie wszelkich informacji na temat sytuacji wewnętrznej i zewnętrznej organizacji/komórki (uczestnictwo w konferencjach, wysłuchiwanie plotek, rozmowy z kontrahentami itp.)
	5. Nadajnik	Przykazywanie wyselekcjonowanych informacji oraz wartości innym członkom organizacji/zespołu (okólniki, odprawy, instrukcje itp.)
	6. Rzecznik	Przekazywanie wyselekcjonowanych informacji na zewnątrz organizacji/zespołu - reprezentowanie organizacji, wyrażanie opinii, puszczanie w obieg oficjalnych i nieoficjalnych informacji, wygłaszanie przemówień itp.
DECYZYJNE	7. Innowator	Planowanie i inicjowanie zmian w organizacji - w odpowiedzi na pojawiające się problemy i szanse
	8. Rozwiązujący pojawiające się problemy	Zażegnywanie kryzysów, reagowanie na zewnętrzne naciski na grupę, usuwanie zakłóceń, podejmowanie interwencji itp.
	9. Przydzielający zasoby	określanie budżetu, przydział środków itp.
	10.Negocjator	rokowania i negocjacje ze związkami zawodowymi, dostawcami, pracownikami itp.

---