Zdarzenie gospodarcze - są to fakty, zaszłości, występujące w procesie danej jednostki, powodujące zmiany ilościowe lub jakościowe w składnikach majątkowych lub źródłach ich pochodzenia (źródła finansowania):
Zdarzenie wewnętrzne - dotyczy danej jednostki np. wydania do biura z magazynu papieru.
Zdarzenie zewnętrzne - w zdarzeniu występują dwa podmioty np. zakup z zakładów papierniczych papieru do własnego biura.
Zdarzenie gospodarcze wymaga udokumentowania. Musi wystąpić dowód gospodarczy.
Operacja gospodarcza - każde udokumentowane zdarzenie i podlegające ewidencji.
Cechy charakterystyczne zdarzeń gospodarczych:
Istnieje określony termin nastąpienia danego zdarzenia.
Konieczne jest wyrażenie wartościowe danego zdarzenia.
Dane zdarzenie gospodarcze rozpatruje się z punktu widzenia wpływu na majątek lub źródła finansowania danego konkretnego podmiotu.
Zdarzenie powoduje co najmniej dwa skutki w wartości majątku, względnie w źródłach jego finansowania.
To, co jest zdarzeniem gospodarczym musi być udokumentowane w danej jednostce.
Dowód księgowy (forma dokumentu księgowego) - dowód sporządzony na piśmie, stwierdzający wystąpienie danego zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego faktycznym przebiegiem.
Zmiany zachodzące w przedsięb podczas procesów produkcyjnych *zdarz gosp) ewidencjonowane są w księgowości na podstawie odpowiednich dokumentów.
Dokumentacja - jest czynnością polegającą na sporządzeniu dokumentów, w których przedstawiamy jest ilościowy i wartościowy skutek zaistniałych zdarz gosp
Funkcje dowodu księgowego:
-funkcja dokumentu (prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa- dowody księgowe wchodzą do dokumentacji jednostki)
- funkcja dowodowa (prawidłowo wystawiony d.k jest dokumentem i jednocześnie dowodem na to, że opisane w nim operacje gospodarcze rzeczywiście wystąpiły w określonym miejscu i czasie w wymiarze ilościowym, wartościowym lub ilościowo- wartościowym)
- funkcja księgowa (dowód jest podstawą księgowania)
- f. informacyjna ( dane z dowodu księgowego stanowią podstawowe źródła informacji o zdarzeniach gospodarczych)
- f. kontrolna (d.k stanowi podstawę kontroli operacji gospodarczych)
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego.
Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych.
Opis operacji oraz jej wartości, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych.
Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.
Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Dowód księgowy opiewający waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.
Dowody księgowe powinny być:
Rzetelne - to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, która dokumentują.
Kompletne - zawierające co najmniej dane określone ustawą.
Wolne od błędów rachunkowych.
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Kontrola dowodów księgowych:
- merytoryczna- sprawdzenie czy faktycznie dana operacja miała miejsce
- formalna - dokonywana w pionie rachunkowym, sprawdzenie czy zawiera wszystko co przewiduje ustawa
- rachunkowa - błędy rachunkowe
Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:
Przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenia daty. Poprawki takie musza być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub
przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów dokonywane tylko zapisami dodatnimi a nie ujemnymi.
Podział dokumentów ze względu na pochodzenie:
Zewnętrzne - otrzymane od obcych jednostek; dotyczą dwóch podmiotów.
Wewnętrzne - dotyczą operacji gospodarczych wyłącznie wewnątrz danej jednostki.
Podział dokumentów ze względu na charakter:
Źródłowe - pierwotne; stanowią pierwsze pisemne potwierdzenie danego zdarzenia gospodarczego.
Wtórne - podstawą ich wystawienia są zazwyczaj inne dokumenty.
Podział dokumentów ze względu na jednostkę wystawiającą:
Dowody własne - faktura wystawiona przez zakład.
Dowody obce - dostawane przez kupującego np. wyciąg bankowy.
Przechowywanie dokumentacji jednostki prowadzącej rachunkowość
Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlegające trwałemu przechowywaniu
Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
- księgi rachunkowe - 5 lat
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
- dowody księgowe dot wpływów ze sprzedaży detalicznej - od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, ni krócej jednak niż od dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
- dowody księgowe dot wieloletnich inwestycji rozpoczętych pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym
- dokumentacje przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości- przez okres nie krótszy od 5 lat od wpływu jej ważności
- dokumenty dot rękojmi i reklamacji- 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat
- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat
Okresy przechowywania ustalone w ust 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Bilans majątkowy - wartościowe zestawienie zasobów finansowych pozostających w dyspozycji jednostki (aktywa) ze źródłami ich finansowania (pasywa) sporządzone w określonej formie i na określony dzień nazywany momentem bilansowym.
Kapitał- suma wartości, które zostały postawione do dyspozycji jednostki w celu realizacji własnych zadań
Kapitał - (bilansowe znaczenie) - źródło finansowania aktywów
Wpływ operacji na bilans majątkowy. Operacje:
Bilansowe - dotyczą zmian wartościowych w aktywach lub pasywach,
Wynikowe - bezpośrednio powodują zmianę wyniku finansowego; zmieniają się poziomy przychodów, kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych.
Operacja bilansowa:
Nie powoduje zachwiania równowagi bilansowej; występuje przeważnie w dwóch składnikach. Ze względu na rodzaj zmian, jakie wywołują wyróżniamy typy:
operacje wywołujące zmiany tylko po stronie aktywów (A); jeden ze składników rośnie, drugi maleje:
podjęto gotówkę z rachunku bankowego i wpłacono do kasy,
na rachunek bankowy wpłynęły należności od odbiorców,
zakupiono przelewem bankowym pakiet akcji na dłuższy okres.
operacje powodujące zmiany tylko po stronie pasywów (P); jeden ze składników rośnie, drugi maleje:
spłacono zobowiązanie wobec dostawcy, zaciągając kredyt bankowy,
przeznaczono część zysku z roku ubiegłego na powiększenie zakładowego funduszu socjalnego.
operacje powodujące zwiększenie zarówno po stronie aktywów i pasywów (AP+), po jednym składniku o tą samą kwotę:
zaciągnięto kredyt bankowy, którego kwotę bank przekazał na rachunek bankowy,
udziałowiec wniósł jako wkład do firmy gotówkę.
operacje powodujące zmniejszenie zarówno po stronie aktywów i pasywów (AP-), po jednym składniku o tą samą kwotę:
uregulowano płacąc z rachunku bankowego zobowiązanie wobec urzędu skarbowego,
spłacono ratę kredytu bankowego płacąc z rachunku bankowego,
wypłacono pracownikom wynagrodzenie za ostatni miesiąc płacąc gotówką z kasy.
Konto księgowe - jest to urządzenie ewidencyjne, które służy do klasyfikacji księgowej ewidencji oraz kontroli stanu składników majątkowych i źródeł ich finansowania.
Konto - jest to dwustronna tabela (rachunek) stosowana zarówno w rachunkowości, jak i innych naukach ekonomicznych do rejestracji, planowania i bilansowania przeciwstawnie skierowanych strumieni, tj. przychodów (zwiększeń) lub rozchodów (zmniejszeń) odpowiednio sklasyfikowanych obiektów majątkowych, ale także kosztów i efektów (przychodów) finansowych danego podmiotu w pewnym okresie. [Brzezin]
Konto księgowe pozwala na:
- ujęcie stanu początkowego każdego składnika aktywów i pasywów
- dokładne rejestrowanie wartościowego ujęcia procesu produkcyjnego oraz zmian zachodzących w poszczególnych składnikach aktywów i pasywów
- ustalenie stanu końcowego każdego składnika majątku oraz źródeł jego finansowania, a także ustalenie wysokości składników aktywów i pasywów.
Ze względu na treść ekonomiczną dokonanych na koncie zapisów możemy wyróżnić następujące grupy kont:
- konta bilansowe - salda tych kont na koniec okresu wykazuje się w bilansie, ich podstawowym zadaniem jest określenie stanu i zmian aktywów i pasywów
- konta wynikowe (procesowe) - służą do ewidencji operacji wynikowych związanych z osiąganiem zysku lub ponoszeniem strat
- konta pozabilansowe - służą do ewidencji specjalnie wyodrębnionych określonych operacji; ewidencja na tych kontach może odbywać się bez zachowania zasady podwójnego zapisu
- konta korygujące- mają charakter kont pomocniczych do kont bilansowych i dlatego występują one tylko wówczas, gdy dokonuje się ewidencji na koncie bilansowym (podstawowym); na koniec okresu saldo konta korygującego zwiększa lub zmniejsza saldo konta bilansowego (podstawowego)
- konta rozliczeniowe - na koniec okresu nie wykazują sald, gdyż w ciągu okresu następuje rozliczenie zmian ujmowanych na tych kontach
Zasada podwójnego zapisu zdarzeń gospodarczych (ewidencji) - zgodnie z tą zasadą każda operacja powinna być ujęta co najmniej na dwóch kontach; po dwóch przeciwstawnych stronach tych kont; w tej samej kwocie (równość na stronie Wn jednego konta i na stronie Ma drugiego konta).
Plan kont obejmuje usystematyzowany WYKAZ KONT stosowanych w księgach rachunkowych danej jednostki gospodarczej. Poza wykazem kont plan kont powinien określać:
- wybraną technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych
- przyjęte zasady księgowania na kartach
- zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej (analitycznej) w księgach pomocniczych oraz powiązanie ksiąg pomocniczych z księgą główną
W Polsce istnieje ustawowy obowiązek ustalania sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w oparciu o obowiązujące ogólne zasady prowadzenia rachunkowości ujęte w prawie bilansowym. Opracowany plan kont powinien uwzględniać specyfikę działalności danej jednostki gospodarczej a także umożliwić taki zakres informacji o procesie gospodarczym, aby dostarczyć potrzebne informacje do podejmowania decyzji.
Przy przygotowaniu zakładowego planu kont dla danej jednostki pomocny może być wzorcowy plan kont opracowany dla podmiotów gospodarczych przez Stowarzyszenie księgowych w Polsce.
Otwieranie i zamykanie kont
Założenie konta polega na wpisaniu jego nazwy oraz symbolu cyfrowego, jaki został mu nadany w zakładowym planie kont.
Otwarcie konta - polega na zaksięgowaniu na jednej z jego strony stanu początkowego z bilansu otwarcia. Jeśli dany składnik w bilansie nie występował, otwarcie następuje poprzez zaksięgowanie pierwszej operacji gospodarczej na koncie.
Obrót konta - suma zapisów po jednej ze stron konta, gdyż zapisane na danym koncie operacje gospodarcze podlegają okresowemu sumowaniu, tworząc własne obroty kont. Suma operacji gospodarczych zaksięgowanych po stronie Wn nosi nazwę obrotów debetowych, a na stronie Ma - obrotów kredytowych.
Saldo konta - różnica pomiędzy obrotami konta, przyjmująca nazwę większego obrotu: saldo debetowe, saldo kredytowe. Na koniec okresu ustala się różnicę między obrotami strony Wn i strony Ma. Powstałe saldo nosi nazwę salda końcowego (Sk)
Saldo końcowe - danego konta jest równocześnie saldem początkowym (Sp) tego konta w następnym okresie.
Kapitał podstawowy - kapitał zakładowy, tworzony z pierwotnych wkładów wspólników, akcjonariuszy, współwłaścicieli. W trakcie działalności jednostka może przeznaczyć część zysków na podwyższenie kapitału zakładowego:
Kapitał rezerwowy - z zysku pozostawionego w jednostce na ustabilizowanie sytuacji finansowej firmy; przeszacowanie pewnych wartości w jednostce; rezerwy celowe na przewidywane straty; kapitał rezerwowy z aktualizacji wycen (wzrost wartości majątku rzeczowego - różnica między ceną zakupu, a obecną, szacowaną ceną zakupu):
Aktywa - uporządkowane od najmniej płynnych do najłatwiej zamienialnych na pieniądze.
Pasywa - uporządkowane od najbardziej stałych do najbardziej wymagalnych.