Kontrola finansowo-księgowa
Andrzej Rzeczycki grupa 424
Dla sprawnego funkcjonowania zespołu pracowniczego konieczne jest opracowanie regulaminu wynagrodzeń i regulaminu pracy. Jest to konieczne, jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej pięciu pracowników. Kontrolę wynagrodzeń w firmie należałoby zacząc właśnie od sprawdzenia tychże regulaminów.
Regulamin wynagrodzeń powinien zawierać:
szczegółowy opis każdego wypłacanego składnika wynagrodzenia, wraz z warunkami jego uzyskania,
załącznik w postaci tabeli stawek wynagrodzenia zasadniczego,
załącznik w postaci tabeli stawek dodatków,
załącznik w postaci tabeli stanowisk pracy, wymaganych kwalifikacji oraz taryfikacji wynagrodzeń.
Regulamin pracy powinien zawierać prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika, a w szczególności:
organizację pracy, wyposażenie pracowników w narzędzia i odzież roboczą,
system i rozkład czasu pracy,
terminy dodatkowych dni wolnych od pracy,
termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzeń,
wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, zwolnienia od pracy i urlopy wypoczynkowe.
Pracodawca zakłada również i prowadzi dla każdego pracownika akta osobowe. Akta składają się z trzech części i obejmują:
Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, orzeczenia lekarskie),
Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (np. umowa o pracę, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji, pisma dotyczące udzielenia urlopu bezpłatnego lub wychowawczego),
Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. rozwiązanie umowy o pracę, kopia świadectwa pracy), .
Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika również:
Kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:
pracę w niedzile i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych opraz w dodatkowe dni wolne od pracy, dyżury
urlopy
zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
w stosunku do młodocianych, czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich szkolenia zawodowego,
Imienna kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
Kartę ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Ponadto do dokumentacji pracowniczej należy zaliczyć dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami, chociaż nie ma ona charakteru indywidualnego.
Najczęściej jednak kontrolowanym dokumentem jest lista płac.
Na wynagrodzenie za pracę składają się:
wynagrodzenie zasadnicze,
dodatek funkcyjny,
premia uznaniowa,
dodatek stażowy,
dodatek za pracę w warunkach szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych, dodatek za pracę w godzinach nocnych,
wynagrodzenie za czas postoju,
zryczałtowany dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych,
dodatek za obsługę pojazdów silnikowych.
Oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracownikom przysługują inne świadczenia i dodatki, takie jak:
nagroda jubileuszowa,
jednorazowa odprawa pieniężna (pracownikom odchodzącym na emeryturę lub rentę),
ekwiwalent za pranie i naprawę odzieży roboczej,
nagroda za efektywne działanie w zakresie obniżki kosztów, poprawę opłacalności eksportu, podjęcie nowej produkcji oraz z zakresu gospodarki materiałowej,
wynagrodzenie z Funduszu Nagród Dyrektora,
dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych i nocnych,
dodatek za pracę w warunkach szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych,
dodatek funkcyjny,
premia.
Przed skontrolowaniem listy płac należy skontrolować dokumentację związaną z przyjęciem pracownika do pracy, nieobecnościami w pracy. Kontrola polega na sprawdzeniu, czy:
prawidłowo zastosowano stawki właściwe dla danej pracy
karty pracy są wystawiane przed, a nie w trakcie lub po wykonaniu zadań,
poszczególni pracownicy nie mają jednocześnie kilku kart pracy,
karty pracy są wystawiane na roboty faktycznie wykonane,
są potrącane z pensji wytworzone braki, czy stosuje suię właściwe dodatki (np. za prace szkodliwe) oraz wynagrodzenia za czas nieprzepracowany
liczba godzin nadliczbowych jest proporcjonalna do zakresu wykonywanych prac, czy prace te są odpowiednio udokumentowane,
obok normalnej pracy nie wypłaca się premii pracownikom administracyjnym za prace, które powinni wykonywać w czasie pracy.
Lista płac powinna zawierać co najmniej następujące dane:
okres, za który obliczono wynagrodzenie
nazwisko i imię pracownika
wynagrodzenie zasadnicze
dodatki i dopłaty
wynagrodzenie brutto
potrącenia według poszczególnych tytułów
wynagrodzenie netto
pokwitowanie odbioru
Kontrolując listy płac należy zwrócić szczególna uwagę na to, czy:
wykazane zarobki wynikają z kart pracy i są zgodne z kartami wynagrodzeń,
czy w listach płac nie figurują tzw. „martwe dusze”,
czy w celu przywłaszczenia powstałej nadwyżki nie wypłaca się jakichkolwiek wynagrodzeń bez ujęcia ich w listach płac,
czy wypłaty są zgodne z regulaminem wynagrodzeń,
są potwierdzone pobrania wynagrodzeń i czy podpisy nie budzą podejrzeń,
czy listy płac SA podsumowane i podpisane przez osoby do tego upoważnione (dyrektora, właściciela, głównego księgowego)
prawidłowo obliczono zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i czy przelano je do właściwego urzędu,
składki ubezpieczeniowe naliczane są od właściwej podstawy,
prawidłowo liczone są koszty uzyskania przychodu,
pracownicy złożyli oświadczenie w sprawie stosowania ulgi w podatku dochodowym.
Kontrolując umowy zlecenia i umowy o dzieło należy zbadać:
legalność umów o prace zlecone i umów o dzieło,
merytoryczną zasadność umów,
prawidłowość ustalenia kosztów uzyskania przychodu (zwykle 20%, a w przypadku praw autorskich 50%),
terminowość rozliczeń finansowych za wykonane usługi,
czy stałe odnawianie umowy zlecenia nie kwalifikuje się jako umowy o pracę,
czy opłacane są składki na ubezpieczenie społeczne od umów zlecenia trwających dłużej niż 14 dni.
Obowiązki przedsiębiorstwa, jako płatnika składek w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, powodują iż konieczne jest również skontrolowanie dokumentów dotyczących rejestracji oraz rozliczania dokumentów ZUS-owskich. Przedsiębiorstwo jest również płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, więc kontrola finansowo-księgowa dotyczy również tych dokumentów, czyli PIT-ów.