LOGISTYKA ZAOPATRZENIA I DYSTRYBUCJI

1. Charakterystyka przedmiotu projektowania

1. Charakterystyka firmy w aspekcie logistyki zaopatrzenia i dystrybucji

Wstęp

Zakład Przetwórstwa Owocowego Smakuś s.c. istnieje od 1994 roku. Przedsiębiorstwo zostało zlokalizowane na obrzeżach miejscowości Siedlce na ulicy Sokołowskiej 115. Podstawową dziedziną działalności spółki jest produkcja szerokiego asortymentu soków. W początkowej fazie działalności przedsiębiorstwo nie posiadało własnej przetwórni, a półprodukty do wytworzenia asortymentu pozyskiwano z przetwórni w Sokołowie Podlaskim. Zatrudnienie kształtowało się na poziomie 70 osób. W 1998 roku dzięki efektywnym metodom zarządzania przedsiębiorstwo zgromadziło dostateczną ilość kapitału, umożliwiającego wybudowanie własnej przetwórni. Zatrudnienie wzrosło do 110 pracowników i utrzymuje się na niezmiennym poziomie do dnia dzisiejszego.

Zaopatrzenie

• indywidualni rolnicy dostarczający na własny koszt owoce i warzywa

• podpisane umowy z punktami skupu owoców i warzyw

• opakowania kartonowe i szklane

• dostawca wszelkiego rodzaju konserwantów wykorzystywanych przy produkcji soków

• dostawca środków czystości i higieny

Dostawcy głównych surowców jakimi są owoce i warzywa znajdują się w promieniu 100 kilometrów natomiast odległość pozostałych kontrahentów nie odgrywa tak ważnej roli ze względu na mniejsze częstotliwości dostaw

Dystrybucja

• regionalne centra dystrybucji zlokalizowane w Siedlcach, Lublinie i Białej Podlaskiej

• podpisane umowy z hurtowniami artykułów spożywczych (Warszawa, Biała Podlaska, Sokołów Podlaski)

• sklepy firmowe w Siedlcach i Warszawie

• podpisane umowy ze sklepami oferującymi artykuły spożywcze znajdujące się w regionie Siedlec

Odbiorcy znajdują się w promieniu 150 km od miejsca lokalizacji przedsiębiorstwa

1.1 Charakterystyka przedsiębiorstwa

Przedsiębiorstwo Smakuś prowadzi działalność produkcyjną polegającą na wytwarzaniu szerokiego asortymentu soków. W procesie produkcyjnym wykorzystywane są zarówno owoce jak i warzywa. Firma rozpoczynając swoją działalność w 1994 roku skoncentrowała się głównie na produkcji wyrobu strategicznego jakim jest sok jabłkowy i pomidorowy. Ze względu na charakter prowadzonej działalności gospodarczej spółka nie posiada oddziałów gdyż cały proces produkcyjny odbywa się w macierzystym zakładzie.

W początkowej fazie funkcjonowania przedsiębiorstwa za czynności związane z zaopatrzeniem i dystrybucją byli odpowiedzialni członkowie zarządu.. Dynamiczny rozwój spółki a tym samym zwiększenie zarówno liczby dostawców jak i odbiorców wymusił na kierownictwie Zakładu Przetwórstwa Owocowego Smakuś utworzenie działów odpowiedzialnych za główne funkcje przedsiębiorstwa, a mianowicie działu zaopatrzenia, dystrybucji, produkcji i magazynowania.

1. Charakterystyka produktu

Przedsiębiorstwo posiada dosyć zróżnicowany asortyment produktów do których należy zaliczyć:

• Sok jabłkowy

• Sok wieloowocowy

• Sok pomarańczowy

• Sok pomidorowy

• Sok marchwiowo - truskawkowy

• Sok bananowy

• Sok grejpfrutowy

• Sok brzoskwiniowy

• Sok porzeczkowy

• Sok winogronowy

Produkt strategiczny - sok jabłkowy i pomidorowy

Pierwszy z nich pozyskiwany jest z jabłek charakteryzujących się najwyższymi cechami jakościowymi. Natomiast drugi z nich wytwarzany jest z pomidorów także wysokiej jakości. Cykl produkcyjny obu wyrobów przebiega tak samo.

2. Rynek zbytu

1.3.a Regionalne Centra Dystrybucji

Firma posiada własne centra dystrybucji, oferujące cały dostępny asortyment produktów. Zostały one zlokalizowane w Siedlcach, Białej Podlaskiej. Umożliwiają one przy mniejszych nakładach środków finansowych zapewnić przedsiębiorstwu lepszy dostęp do potencjalnych klientów, znajdujących się poza obszarem bezpośredniego transportu do odbiorców. Wyżej wymienione centra dystrybucji rozpoczęły swoją działalność w latach 1998-2004

1.3.b Hurtownie

Wraz z rozpoczęciem działalności produkcyjnej nawiązaliśmy współpracę z wieloma hurtowniami artykułów spożywczych zlokalizowanych na terenie całego województwa Mazowieckiego. W 1998 r. nawiązaliśmy również współpracę z hurtowniami innych województw. Przy podejmowaniu decyzji o wyborze lokalizacji dystrybucji swoich wyrobów, firma brała pod uwagę okres funkcjonowania hurtowni na poszczególnych rynkach. Przy wyborze potencjalnych kooperantów kierowano się okresem obecności na rynku wynoszącym 5 lat.

1.3.c Pozostali odbiorcy

Przedsiębiorstwo podpisało kontrakty ze sklepami oferującymi artykuły spożywcze oraz z większymi centrami handlowymi w promieniu 100km od Siedlec. Transportem towaru zajmuje się dział dystrybucji ZPO Smakuś. Natomiast punkty znajdujące się w pobliżu centrali we własnym zakresie zaopatrują się w produkty firmy.

1.4 Rynek zaopatrzenia

• Barwniki naturalne

• Zagęszczacze

• Substancje słodzące

• Aromaty

• Regulatory kwasowości

• Substancje wzbogacające

Środki higieniczne

• Umywalki

• Katrin: Zintegrowany system kontroli higieny

• Pralki rękawic i zmywarki fartuchów

• Szafa myjąca do 200 litrowych pojemników i kadzi

• Zmywarki skrzynek i form

• Urządzenia do mycia i dezynfekcji

• Podłogowe kratki ściekowe

• Rynny i kraty

• Zabezpieczenia ścian

• Wyposażenie przebieralni (szatni)

• Pozostały sprzęt myjący i inny

• Środki czystości

1.6 Infrastruktura procesów logistycznych

1.6.a Infrastruktura transportowa

Zakład Przetwórstwa Owocowego Smakuś s.c. w swoim taborze transportowym posiada:

• Dwa samochody osobowe marki Honda Acord przeznaczone do dyspozycji najwyższego szczebla kierownictwa

• Samochód osobowy marki Honda Civic przeznaczone do użytku przedstawiciela handlowego

• Trzy samochody marki Ford Tranzit przeznaczone do lokalnej dystrybucji towarów

• Trzy wózki widłowe do transportu wewnątrzzakładowego

• Urządzenia ręczne przeznaczone do transportu niewielkiej liczby towarów

Przedsiębiorstwo zlokalizowane jest przy drodze asfaltowej, umożliwiającej dojazd zainteresowanych dostawców jak i odbiorców do siedziby spółki bez względu na warunki atmosferyczne, a teren zakładu przeznaczony do manewrowania środków transportu wyłożony jest kostką brukową.

1.6.b Infrastruktura magazynowa i manipulacyjna

Przedsiębiorstwo posiada magazyn i chłodnię. Magazynem jest zamknięty i podzielony na określone części. Przechowywane w nim są wszystkie surowce niezbędne w procesie produkcyjnym. Jego konstrukcja oparta jest na ścianach wykonanych z pustaka żużlowego, odizolowanych termicznie za pomocą styropianu oraz dachu pokrytego blachą trapezową. W części służącej do przechowywania środków czystości zainstalowane zostały odpowiednie kratki ściekowe a ściany pokryte zostały płytkami ceramicznymi. Łączna powierzchnia tego magazynu wynosi 150 m2, z czego około dwóch trzecich stanowi powierzchnia składowa. Chłodnia należy do grupy magazynów specjalnych. Przechowujemy w nim owoce i warzywa przeznaczone do produkcji. Jego konstrukcja, podobnie jak poprzedniego magazynu oparta jest na ścianach wykonanych z pustaka żużlowego, odizolowanych termicznie za pomocą styropianu oraz dachu pokrytego blachą trapezową. Dodatkowo na ścianach zewnętrznych zainstalowane są agregaty utrzymujące odpowiednią temperaturę. Całkowita powierzchnia chłodni wynosi 200m2. Wszystkie ściany w magazynach specjalnych wyłożone są płytkami ceramicznymi. Poza tym magazyn i chłodnia wyposażone są w system wentylacyjny oraz urządzenia przeciwpożarowe.

1.6.c Infrastruktura informatyczna

Przedsiębiorstwo posiada wewnątrzzakładową sieć komputerową, założoną, serwisowaną i administrowaną przez Matrix S.A. Systemy Informatyczne, mieszczącą się w Siedlcach przy ulicy Sienkiewicza 15. Jest ona niezbędnym elementem efektywnego funkcjonowania procesów logistycznych przedsiębiorstwa. System informatyczny ZPO Smakuś w znacznym stopniu ułatwia działanie znaczącej części funkcji realizowanych w firmie. Należy do nich zaliczyć: prowadzenie ewidencji i rozrachunków, obejmujące między innymi dokumentację dotyczącą dostawców i odbiorców, umów, zamówień i dostaw, sprzedaży wyrobów i kosztów oraz wspomaganie działalności operacyjnej przez szybkie przesyłanie informacji w poziomie( klient - punkt sprzedaży) i w pionie ( zakład produkcyjny - regionalne centra dystrybucji). Sieć informatyczna składa się z 5 jednostek połączonych ze sobą w sposób równorzędny. Umożliwia ona korzystanie za pomocą każdego przyłączonego komputera ze wszystkich urządzeń w sieci, a tym samym dostęp do danych zapisanych na twardych dyskach każdego z przyłączonych komputerów. W przedsiębiorstwie używane są programy komputerowe ułatwiające prowadzenie finansów i księgowości oraz zarządzanie kadrami, dystrybucję i gospodarkę materiałową. Dodatkowo do użytku przedstawicieli handlowych zakupione zostały dwa komputery. Dostęp do Internetu również wspomaga realizacją podstawowych funkcji logistycznych, dotyczących w szczególności transportu, magazynowania, podtrzymywania procesów informacyjno - decyzyjnych (utrzymywanie kontaktów w trybie on-line między dostawcą a odbiorcą), utrzymywania zapasów, procesu zamawiania dostaw, obsługi klienta.

1.6.d Infrastruktura produkcyjna

ZPO „Smakuś” posiada w sumie 4 linii produkcyjne. Pierwsza z nich zlokalizowana jest w pierwszym ogniwie procesu produkcyjnego. Linia produkcyjna składa się z dwóch części, a mianowicie z czyszczenia owoców i ich przetwarzania. W pierwszej z nich występują po sobie następujące etapy: czyszczenie i sortowanie. Natomiast w drugiej z nich można wyróżnić następujące stanowiska: robienie z owoców przecierów, tworzenie soków na bazie naturalnej wody źródlanej. Uboczne artykuły przeznaczone są na sprzedaż rolnikom jako pasze i kompost. Ostatnim etapem jest pakowanie soków w odpowiednie kartony i butelki o określonej pojemności.

1.6.e Infrastruktura zbytu

W firmie wyodrębniona jest jednostka odpowiedzialna za działania związane z dystrybucją wyrobów spółki. Zakład Przetwórstwa Owocowego „Smakuś” posiada punkty zbytu do których można zaliczyć regionalne centra dystrybucji oraz sklepy. Dodatkowo korzystamy także z obcych punktów dystrybucji naszych wyrobów, jakimi są hurtownie i detaliczne sklepy spożywcze.

W sektorze produkcji soków istnieje dość duża konkurencja. Do najważniejszych konkurentów w tej dziedzinie gospodarki i obszarze naszego działania trzeba zaliczyć: Hortex, Kubuś, Tymbark, Siódme niebo, Fortuna.

II. Projekt podsystemu logistyki zaopatrzenia

1. Cele podsystemu logistyki zaopatrzenia

Celem podsystemu logistyki zaopatrzenia jest zapewnienie przedsiębiorstwu zasilania w dobra rzeczowe niezbędne do wykonywania zadań. Na dobra te w przypadku ZPO Smakuś składają się głównie surowce takie jak owoce, warzywa oraz barwniki, konserwanty. Do pozostałych materiałów należy zaliczyć elementy takie jak: zasilanie energetyczne, zasilanie w wodę oraz elementy kooperacyjne (nowe maszyny, części zamienne, środki BHP i przeciw pożarowe, elementy wyposażenie pomieszczeń biurowych, stroje robocze)

2. Zadania podsystemu logistyki zaopatrzenia

Dział zaopatrzenia posiada wykwalifikowaną kadrę posiadającą odpowiednie zdolności do współpracy z dotychczasowymi kooperantami oraz nawiązywaniu kontaktów handlowych z potencjalnymi odbiorcami i dostawcami.

Na podstawie zebranych informacji ( Internet, ogłoszenia prasowe, reklama, katalogi specjalistyczne) specjalista do spraw zaopatrzenia gromadzi oferty potencjalnych dostawców. Następnie są one analizowane w głównej mierze pod względem ceny, jakości świadczonych usług, terminowości i kompletności dostaw, lokalizacji, okresu działalności na rynku. Kolejnym etapem jest wyselekcjonowanie najbardziej korzystnych ofert i negocjowanie cen i warunków współpracy

3. Procesy i funkcje podsystemu zaopatrzenia

3.a Sfera realna

Dostawy owoców i warzyw kierowane są do chłodni, gdzie następuje rozładunek i przygotowanie ich do dalszego przerobu. Po zakończeniu sortowania poddawane są kontroli przydatności do spożycia oraz kontroli jakości, następnie trafiają do przetwórni. W przetwórni następuje rozporcjowanie na poszczególne części z uwzględnieniem ich późniejszego przeznaczenia. Następnie półprodukty trafiają do hali produkcyjnej, gdzie są poddawane finalnej obróbce. Produkty finalne, po skontrolowaniu trafiają do magazynu wyrobów gotowych, a te które nie spełniają wymagań jakościowych sprzedawane są po obniżonych cenach. Wyroby gotowe spełniające wszystkie wymogi są segregowane w partie na podstawie zamówień dostawców. Następnie są one ładowane na samochody dostawcze odbiorców lub na własne środki transportu, po czym kierowane są do punktów zbytu.

Pozostałe półprodukty dostarczane przez kontrahentów są kontrolowane pod względem jakości i ilości złożonego zamówienia w momencie ich przeładunku z samochodów dostawczych do magazynu. W przypadku wystąpienia niezgodności dostawa jest poddawana procedurze reklamacyjnej. Następnie wyżej wymienione półprodukty kierowane są do odpowiedniego etapu produkcji

3.b Procesy informacyjne obsługujące procesy realne

Dział zaopatrzenia zbiera wszystkie potrzebne informacje umożliwiające zaplanowanie potrzeb materiałowych. Na podstawie aktualnego planu produkcji, sprzedaży wyrobów gotowych, stanu zapasów w magazynach oraz ilości dostarczanych owoców i warzyw sporządzana jest odpowiednia struktura zamówień. W przypadku spadku poziomu zapasów magazynowych mogących wpłynąć na przerwanie procesu produkcji specjalnie wyznaczony pracownik ma za zadanie poinformować o tym kierownika działu zaopatrzenia.

4. Określenie źródeł dostaw i ich analiza

Zakłady Przetwórstwa Owocowego Smakuś są uzależnione od kilku źródeł dostaw. Surowce takie jak barwniki, konserwanty, zagęszczacze, koncentraty są dostarczane przez hurtownię tych materiałów. Materiały takie jak środki higieniczne dostarcza nam firma zlokalizowana w Warszawie. Z kolei w maszyny i urządzenia stosowane w przemyśle przetwórczym zaopatruje nas również firma z Warszawy.

Przy wyborze dostawców kierownik działu zaopatrzenia kierował się następującymi kryteriami wyboru, a mianowicie ceną, jakością, niezawodnością, kondycją finansową, terminami realizacji zleceń, lokalizacją oraz kosztami transportu.

Kierownik do spraw zaopatrzenia korzysta z czterech podstawowych metod przy określaniu cen oferowanych przez potencjalnych dostawców: z analizy rynków towarowych, z katalogu z cenami, z ofert cenowych i negocjacji.

Odnosząc się do jakości specjalista do spraw zaopatrzenia porównuje faktyczną jakość produktu przesłanego przez dostawcę z wymaganiami użytkownika. Dodatkowo zwraca uwagę na takie czynniki jak: okres użytkowania produktu, łatwość jego naprawy, wymagania związane z konserwacją, łatwość w użyciu i niezawodność.

Odnosząc się do niezawodności w/w specjalista wymaga od kontrahentów firmy regularnych i terminowych dostaw. Brany jest również pod uwagę okres gwarancji przyznawany przez dostawcę oraz stosowana przez niego procedura reklamacyjna.

Ważnym czynnikiem branym pod uwagę jest również kondycja finansowa dostawców. Kryterium to miało szczególne zastosowanie w firmie przy zakupie usług transportowych od przewoźników samochodowych, gdyż w tej branży notuje się względnie dużo przypadków bankructwa.

Ze względu na charakter działalności firmy lokalizacja dostawców ma kluczowe znaczenie. W związku z tym ZPO Smakuś, dbając o odpowiednie warunki transportu, wybrał dostawców znajdujących się w najbliższym regonie prowadzenia działalności. Pozostali dostawcy są również zlokalizowani niedaleko przedsiębiorstwa, przez co możliwe jest obniżenie kosztów transportu oraz dostarczanie surowców w razie nagłego wzrostu popytu na produkty firmy.

Wybór dostawców dostarczających podstawowe surowce i materiały opiera się na metodzie punktowej.

W tej metodzie wyróżnia się następujące metody postępowania:

• Określenie podstawowych kryteriów wyboru, a wśród nich - pewnych cech mierzalnych (cena, jakość, terminy dostaw, dodatkowe usługi) - parametrów

• Ustalenie zasad punktacji w odniesieniu do poszczególnych kryteriów i ich cech mierzalnych

• Wprowadzenie wag dla poszczególnych kryteriów i parametrów, ponieważ mogą one mieć różne znaczenie dla przedsiębiorstwa

• Obliczenie liczby punktów uzyskanych przez poszczególnych dostawców

• Wybór dostawcy

5. Określanie wielkości zamówień

Zamówienia na surowce typu barwniki, konserwanty, zagęszczacze, środki higieniczne, itp. składane są raz w miesiącu. W przemyśle przetwórstwa owocowo-warzywnego występują wahania sezonowe dotyczące zapotrzebowania na artykuły służące do produkcji. Dlatego też konieczne jest zaopatrzenie się w środki produkcji w okresie letnie i jesiennym. W okresach przedświątecznych notuje się pewną zwyżkę popytu na nasze produkty. W tych okresach może się zwiększyć zapotrzebowanie spółki na podstawowe surowce przeznaczone do produkcji.

Dzienne zapotrzebowanie na podstawowy środek produkcji wynosi około 1000 kg owoców i warzyw w ośmiogodzinnym cyklu pracy, a w okresach przedświątecznych około 1400 kg. Zużycie pozostałych środków produkcji kształtują się miej więcej na równym poziomie, gdyż takie surowce jak konserwanty stosowane są w niezbyt dużych ilościach. Natomiast wszelkie podzespoły mechaniczne maszyn i urządzeń pracujących na hali produkcyjnej są zamawiane doraźnie w razie wystąpienia awarii lub nieoczekiwanego, czy szybszego niż przeciętne zużycia. Środki czystości są wykorzystywane w jednakowym stopniu, gdyż wszelkie zabiegi higieniczne są wykonywane w ściśle określonych terminach.

III. Projekt podsystemu dystrybucji

1. Cele podsystemu logistyki dystrybucji

Celem podsystemu logistyki dystrybucji jest przemieszczanie wyrobów wytworzonych w Zakładach Przetwórstwa Owocowego Smakuś na rynek.

2. Zadania podsystemu dystrybucji

Do jednego z najważniejszych zadań logistyki dystrybucji zalicza się utrzymywanie odpowiedniego poziomu obsługi klienta. Stąd spółka traktuje dystrybucję jako metodę dostarczania towarów do finalnego odbiorcy oraz całokształt działań, których celem jest przybliżenie jej wyrobów konsumentom. Do szczegółowych zadań dystrybucji realizowanych w ZPO Smakuś należy zaliczyć:

• Dostarczanie odbiorcom wyrobów posiadających wysoką jakość, trwałość, gwarancję przechowywania oraz estetyczne opakowanie mające nie tylko funkcję ochronną, ale także przyciągające wzrok klienta

• Skracanie czasu dostaw do punktów dystrybucji umożliwiających zwiększenie czasu przydatności do spożycia

• Stworzenie sieci informacyjnej pozwalającej na szybki przepływ informacji dotyczących zapotrzebowania na wyroby firmy, a tym samym dostarczanie ich w odpowiednim czasie

• Pracę przedstawicieli handlowych, która umożliwi lepsze zrozumienie klienta i pozyskiwanie nowych odbiorców

• Zatrudnienie w dziale dystrybucji odpowiednio wykwalifikowanej kadry pozwalające na usprawnienie dokumentacji przesyłowej, należyte jej wypełnianie. Kadra ta jest również odpowiedzialna za zapewnienie dostaw zgodnych ze specyfikacją zmówienia

• Zastosowanie istniejącej sieci informatycznej w celu unowocześnienia terminów fakturowania

3. Określenie kanałów dystrybucji

ZAKŁAD PRZETWÓRSTWA OWOCOWEGO SMAKUŚ s.c

REGIONALNE SKLEPY

CENTRUM DETALICZNE HURTOWNIE

DYSTRYBUCJI

BARY SKLEPY RESTAURACJE BARY SKLEPY RESTAURACJE

DETALICZNE DETALICZNE

KONSUMENT

.

Firma posiada własne centra dystrybucji, oferujące cały dostępny asortyment produktów. Wraz z rozpoczęciem działalności produkcyjnej nawiązaliśmy współpracę z hurtowniami artykułów spożywczych w województwie. W 1998 roku nawiązaliśmy również współpracę z hurtowniami w całym kraju.

Przedsiębiorstwo podpisało również kontrakty ze sklepami oferującymi artykuły spożywcze oraz z większymi centrami handlowymi.

4. Wprowadzenie możliwych zmian w dystrybucji

5. Dystrybucja w koncepcji obsługi klienta

Kryteria wyboru punktów dystrybucji wyrobów ZPO Smakuś w dużej mierze wykluczają jednostki gospodarcze mogące w nieuczciwy sposób prowadzić działania kooperacyjne ze spółką.

KONIEC

---