Istota rachunkowości

RACHUNKOWOŚĆ - to system ciągłego i systematycznego gromadzenia i przetwarzania informacji ekonomicznych umożliwiających rejestrację stanu i zmian majątku jednostki, źródeł finansowania, dokonywanych operacji i wyników działalności.

Obowiązek prowadzenia rachunkowości mają wszystkie osoby prawne i fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą.

Rachunkowość jest prowadzona w następujących jednostkach:

• przedsiębiorstwa państwowe

• spółdzielnie

• spółki

• przedsiębiorstwa prywatne

• jednostki budżetowe (szkoły, szpitale)

• gospodarstwa domowe w formie uproszczonej

Zapisy dokonywane na kontach nie tylko powinny być wpisywane starannie, czytelnie. Zapisy powinny być jasne i zwięzłe.

Podstawowym zadaniem rachunkowości jest bieżąca rejestracja zdarzeń gospodarczych w sposób prawidłowy, kompletny, systematyczny i wiarygodny.

Rachunkowość musi się kierować kryteriami:

• wiarygodność (dane prawdziwe)

• użyteczność (wyniki muszą być tak przedstawione, aby wszystko było zrozumiałe)

• prawidłowość (zgodnie z zasadami rachunkowości)

W małych jednostkach gosp. prowadzona jest rachunkowość uproszczona gdzie prowadzi się księgi rozchodów i przychodów. Natomiast w dużych zakładach jest ona rozszerzona i znacznie obszerniejsza.

Rachunkowość wyróżniają następujące cechy:

• wartościowe opisywanie działalności gospodarczej

• stosowanie metody bilansowej i zasady podwójnego zapisu

• wykorzystywanie specyficznego urządzenia ewidencyjnego o nazwie „konto”

• obowiązek udokumentowania zapisów

• weryfikacja zapisów za pomocą inwentaryzacji

• przestrzeganie zasady ciągłości

Nadrzędnym celem rachunkowości jest opracowanie informacji związanych z prawdziwą działalnością gosp. Dlatego PODSTAWOWYMI FUNKCJAMI są:

1. funkcja informacyjna - polega na dostarczaniu danych na potrzeby wewnętrzne jednostki czyli dla kierownictwa (koszty, przychody, efektywność), a także dla organów zewnętrznych tj. urząd skarbowy, urząd statystyczny, banki (tylko wtedy gdy chcemy kredyt), inwestorzy (jeśli się domagają), obowiązkowo musi dostarczyć dane tej jednostce, która powołała ją do życia.

2. funkcja kontrolna - polega na ochronie mienia (przed kradzieżą, zniszczeniem) i przyczynia się do racjonalnego wykorzystania posiadanych zasobów, polega na kontroli każdej operacji i jej udokumentowaniu.

3. funkcja analityczna - polega na interpretacji danych liczbowych opisujących działalność gospodarczą jednostki (interpretujemy koszty, przychody itd. czy można by było je zmniejszyć bądź zwiększyć)

4. funkcja sprawozdawcza - polega na sporządzaniu sprawozdań finansowych i statystycznych oraz zestawień liczbowych dostosowanych do potrzeb odbiorców zewnętrznych i wewnętrznych.

5. funkcja optymalizacyjna - polega na stworzeniu podstaw do dokonywania wyboru optymalnych wariantów działania poprzez dostarczanie informacji opisujących sytuacje decyzyjne w przedsiębiorstwie

6. funkcja dowodowa - polega na wykorzystaniu urządzeń księgowych (dokumentów, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych) jako dowodów w ewentualnym procesie sądowym

FORMY RACHUNKOWOŚCI - to zespół urządzeń ewidencyjno - technicznych służących do realizacji procesu rejestracji zdarzeń gospodarczych zgodnie z określonymi regułami dotyczącymi zapisów. W skład formy rachunkowości wchodzą:

• zespół ściśle określonych urządzeń księgowych (obejmują: konta księgowe, zestawienia, księgi, sprawozdania itp.)

• sposób dokonywania zapisów w tych urządzeniach

• zastosowanie środków technicznych do dokonywania zapisu

Najistotniejszym czynnikiem formy rachunkowości jest zapis księgowy

1. chronologiczny - to rejestrowanie wszystkich operacji bez względu na ich charakter, kolejno według czasu dokonywania operacji księgowych. Rejestrujemy w urządzeniu księgowym zwanym dziennikiem

2. systematyczny - rejestrowanie operacji zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Rejestrujemy na koncie księgowym

Mamy 4 podstawowe formy rachunkowości:

1. TABELARYCZNA (AMERYKAŃSKA) - łączy się w niej dziennik i księgę główną w jednolitą całość w postaci księgi tabelarycznej. Konsekwencją tak sformułowanej istoty jest to, że połączono zapisy chronologiczne z zapisami systematycznymi. Forma tabelaryczna jest stosowana w małych firmach, posługujących się uproszczonym planem kont.

Podstawowe zalety tej formy to:

• duża przejrzystość zapisów i techniczna dogodność księgowania

• łatwość znalezienia błędów

• łatwość uzgodnienia obrotów i sald kont systematycznych z dziennikiem oraz z kontami analitycznymi

A wady tej formy to:

• ograniczona liczba kont w księdze głównej

• nie podatność na mechanizację zapisu

• ograniczona możliwość podziału pracy

2. REJESTROWA - podstawowymi urządzeniami księgowymi są rejestry, konta syntetyczne i analityczne, większość zdarzeń księgowych ujmowane jest w rejestrach które mogą być:

• proste - to zestawienia okresowe poszczególnych rodzajów dowodów źródłowych a tym samym pełnią funkcję wyspecjalizowanych dzienników (rejestr kasowy, bankowy, kosztów prostych, są do rozliczenia)

• złożone - obowiązuje zasada zapisywania wszystkich dokumentów związanych z daną operacją gosp., w jednym wierszu, oczywiście we właściwych kolumnach dla poszczególnych dokumentów zwanych zapisem liniowym

(Rejestr - to dokument w którym zawarte są dane dotyczące jednego działu)

Rejestrowa forma rachunkowości ma zastosowanie w wielu przedsiębiorstwach.

Zalety tej formy to:

• duża przejrzystość zapisów w rejestrach, co ułatwia kontrolę i analizę zapisów

• zmniejsza pracochłonność prac ewidencyjnych poprzez ograniczenie liczby zapisów

A do wad należą:

• skomplikowana budowa rejestrów

• mała podatność na mechanizację pracy

3. PRZEBITKOWA - podstawą jest dziennik przeznaczony do ewidencji chronologicznej występujący samodzielnie i konto księgowe przeznaczone odrębnie dla każdego konta syntetycznego. Zbiór tych kont tworzy księgę główną. Następną podstawą tej formy są odpowiednie urządzenia techniczne zwane aparatem przebitkowym umożliwiającym równoczesne dokonanie zapisu chronologicznego i syntetycznego. Zapisów księgowych dokonuje się jednocześnie na koncie i w dzienniku. Zapis na koncie jest oryginałem, a w dzienniku kopią.

Zalety tej formy to:

• możliwość zastosowania maszyn księgowych

• możliwość prowadzenia dowolnej ilości kont

• zagadnieniowy podział pracy

Wadą tej formy jest pracochłonność

4. INFORMATYCZNA - funkcjonowanie rachunkowości informatycznej odbywa się przez przetwarzanie danych, przez które rozumie się proces tworzenia informacji. Polega on na wydobywaniu informacji z danych księgowych za pomocą procesów komputerowych. Treść i zakres tych informacji dostosowane jest do potrzeb podejmowania decyzji umożliwia zarządzanie jednostką gospodarczą. Informatyka ma różne możliwości:

• przyspieszenie tworzenia i obiegu informacji

• możliwość wzbogacenia informacji w zakresie stopnia jej szczegółowości i zróżnicowania przekroju

• usprawnienia prac ewidencyjnych i analitycznych - obliczeniowych

• zmniejsza uciążliwość prac księgowych

Księgami rachunkowymi w rachunkowości informatycznej są:

• zbiór danych zawierające chronologiczne i kompletne treści dowodów zwane dziennikami

• zbiory danych tworzone systematycznie wg. kont, zestawionych danych kont (zestawienie obrotów i sald)

• wydruki będące zewnętrzną postacią urządzeń księgowych (tabologramy)

Księgi rachunkowe prowadzone są w urządzeniach pamięci komputerowej, a na wydruki przenosi się:

• dziennik

• zestawienie obrotów i sald wszystkich kont

• zestawienie zapisów wg kont lub wg innych cech przewidzianych w programie i opisanych w dokumentach systemu

Do zalet tej formy zaliczamy:

• łatwy dostęp do informacji

• możliwość szybkiego wyszukania błędu

• przejrzystość zapisu

• skracanie czasu obliczeń

• nieograniczona liczba kont

Do wad zaliczamy:

• łatwość skasowania danych

• łatwość utraty danych w wyniku zaniku prądu

• pliki z danymi mogą ulec uszkodzeniu

• łatwy dostęp do informacji osobom nieupoważnionym

---