ISTOTA, FUNKCJE I ZNACZENIE RACHUNKOWOŚCI

1. Etapy rozwoju rachunkowości

W każdej firmie niezależnie od jej wielkości, formy organizacyjnej i własnościowej, poziomu wykształcenia jej właściciela itp., możemy wyróżnić następujące etapy rozwoju rachunkowości:

1. Liczenie występuje w każdym nawet najprościej zorganizowanym przedsiębiorstwie. Przedsiębiorca liczy ile zakupił środków produkcji, ile zużył dni roboczych, ile pieniędzy uzyskał za sprzedane produkty itp.

1. Rachowanie jest bardziej złożoną formą liczenia. Przedsiębiorcy już nie wystarczy wiedzieć ile środków zużył, ile uzyskał produktów ale zaczyna rachować czyli kalkulować, które środki są tańsze, a które bardziej wydajne, czy lepiej sprzedać uzyskane produkty tu czy tam, teraz czy potem.

Zarówno liczenie jak i rachowanie przedsiębiorca wykonuje na ogół w pamięci. W miarę jednak wzrostu rozmiarów produkcji lub w związku z koniecznością przedstawienia rachunku komuś z zewnątrz np. właścicielowi firmy lub urzędom podatkowym czy bankom liczenie i rachowanie w pamięci zaczyna zawodzić lub nie wystarczać. Powstaje więc konieczność posługiwania się informacją oraz liczbą na piśmie czyli dokumentowania.

2. Dokumentowanie to nie tylko sporządzanie odpowiednich zapisków gospodarczych ale także przyjmowanie dokumentów z zewnątrz, odpowiednie ich segregowanie i przechowywanie. Dokumenty jeżeli są kompletne mogą stanowić podstawę do sporządzenia tzw. rocznego zamknięcia finansowego i na jego podstawie ustalenia wyniku finansowego firmy.

3. Ustalenie wyniku finansowego firmy polega na porównaniu wszystkich kosztów (wydatków) związanych z funkcjonowaniem firmy poniesionych w danym roku obrachunkowym z uzyskanymi przychodami. Aby jednak przedsiębiorca odniósł pełną korzyść ze swych zapisków i w następnym roku uniknął błędów popełnianych w roku ubiegłym, powinien dokonać analizy przyczyn uzyskanych wyników.

4. Analiza działalności gospodarczej polega więc na szczegółowym przeanalizowaniu przebiegu procesów produkcyjnych w minionym okresie w oparciu o posiadane dokumenty oraz informacje zachowane w pamięci i na tej podstawie określenie istotnych przyczyn (najczęściej błędów) powodujących określone wyniki gospodarowania.

5. Planowanie gospodarcze polega na zaprogramowaniu zmian w organizacji firmy jako całości oraz w poszczególnych jej działach i gałęziach. Zmiany te powinny usprawnić dotychczasową działalność firmy i przyczynić się do wzrostu dochodu.

2. Rys historyczny rachunkowości

Ludzkość wcześniej posiadła umiejętność prowadzenia rachunków, aniżeli pisania. Przykładem tego jest prowadzenie zapisów liczbowych w postaci wycinanych karbów na kijach. Ludzie, którzy to robili zwani byli karbowymi, co jest synonimem włodarza, nadzorcy robotników.

W starożytnym Egipcie prowadzone były księgi, w których zapisywane były dobra materialne Faraona. Z tego okresu pochodzą m.in. takie pojęcia jak: saldo, tabela. Wykształciła się w owym czasie tzw. księgowość tabelaryczna.

W średniowieczu na dworach władców feudalnych rozwinął się rodzaj księgowości, której głównym zadaniem było ewidencjonowanie wpływów i wydatków oraz ustalanie stanu majątku właściciela na określony dzień. Majątek ten w postaci daniny, podatków i innych opłat gromadzono zwykle w murowanej i sklepionej piwnicy zwanej „camera”. Stąd pochodzi nazwa księgowości z tego okresu - księgowość kameralna. Stosowany był w niej rachunek wyłącznie ilościowy. Obroty w naturze nie były przeliczane na ich wartość pieniężną. Nie liczono też opłacalności przedsiębiorstwa.

Wyższą formą księgowości, ukształtowaną pod koniec średniowiecza była tzw. księgowość kupiecka. Rozwinęła się ona głównie we Włoszech i Hiszpanii gdzie działalność handlowa odgrywała coraz większą rolę. Posługiwano się w niej m.in. kontem księgowym, sporządzano spisy inwentaryzacyjne i bilanse zamknięcia, które umożliwiały ustalenie wyniku finansowego i opłacalności poszczególnych transakcji handlowych.

W XIV w. pojawiła się w miastach włoskich księgowość podwójna prowadzona w dwu księgach. Zapisy były dokonywane najpierw w układzie chronologicznym w dzienniku, na podstawie którego przenoszono je następnie do księgi głównej zawierającej konta. Na zasadzie zapisu podwójnego jest oparte funkcjonowanie kont księgowych również we współczesnych jednostkach gospodarczych.

Rewolucja przemysłowa w XVIII w. dała nowy impuls dla rozwoju rachunkowości na potrzeby kapitalistycznych przedsiębiorstw przemysłowych. Powstał i rozwinął się nowy dział rachunkowości - rachunek kosztów.

Aktualnie wraz z postępem gospodarczym i naukowo-technicznym rozszerza się zakres rachunkowości, powstają nowe metody rachunku kosztów, wzrasta znaczenie i liczba sprawozdań finansowych, wprowadza się do rachunkowości coraz doskonalsze maszyny księgujące aż do komputerów włącznie.

3. Pojęcie rachunkowości i jej funkcje

Przez pojęcie rachunkowości rozumie się naukę zajmującą się doskonaleniem systemu ewidencji gospodarczej wyrażającej się w liczbowym ujmowaniu procesów produkcji wraz z zaopatrzeniem i zbytem, a także analizą przyczyn powodujących określone wyniki gospodarowania.

Rachunkowość jest najbardziej sformalizowanym systemem, który charakteryzuje się następującymi cechami:

• wyrażanie wszystkich operacji gospodarczych w mierniku pieniężnym,

• dokonywanie zapisów księgowych wyłącznie na podstawie dokumentów.

• stosowanie do zapisów operacji gospodarczych specyficznych urządzeń księgowych zwanych kontami,

• realizacja zasady podwójnego zapisu,

• zachowanie ciągłości ewidencji księgowej,

• wzmocnienie kontroli wewnętrznej rachunkowości poprzez inwentaryzację.

Najważniejszym zadaniem rachunkowości jest zapewnienie prawdziwego i rzetelnego obrazu sytuacji finansowej jednostki gospodarczej. Ponadto spełnia ona wiele innych funkcji, spośród których na podkreślenie zasługują następujące:

• funkcja informacyjna (pomoc w zarządzaniu),

• funkcja kontrolna (zapobiega nadużyciom),

• funkcja sprawozdawczo-analityczna (różni użytkownicy sprawozdań),

• funkcja dowodowa (postępowanie sądowe, podatkowe).

Użytkownicy informacji pochodzących z rachunkowości:

A. Wewnętrzni

• właściciele firmy.

• zarząd firmy,

• związki zawodowe (pracownicy).

B. Zewnętrzni

• urzędy skarbowe, ZUS,

• kredytodawcy,

• kontrahenci

• konkurujące firmy,

• inwestorzy,

• wywiadownie gospodarcze,

• władze lokalne,

• instytucje planistyczne i statystyczne.

4. Podstawowe działy rachunkowości

Rachunkowość składa się z następujących działów:

a) księgowość,

b) rachunek kosztów,

c) sprawozdawczość finansowa.

Księgowość ewidencjonuje chronologicznie i systematycznie poszczególne operacje gospodarcze wyłącznie na podstawie dokumentów. Pozwala określić przebieg procesów gospodarczych, uzyskany wynik i stan środków majątkowych oraz ich źródła pochodzenia.

Księgowość w stosunku do innych części składowych rachunkowości stanowi dział usługowy. Dostarcza ona bowiem niezbędnych danych liczbowych dla rachunku kosztów i sprawozdawczości.

Rachunek kosztów obejmuje kalkulacje, analizę i planowanie kosztów. Służy do oceny sytuacji w zakresie ponoszenia kosztów, ich kontroli i podejmowania decyzji gospodarczych.

Sprawozdawczość finansowa stanowi zestawienie informacji charakteryzujących stan majątkowy i sytuację finansową oraz efekty działalności firmy sporządzone na określony moment i w określonej formie.

Współczesna rachunkowość tworzy całościowy i zwarty system ciągłego oraz systematycznego gromadzenia i przetwarzania danych oraz prezentacji informacji ekonomiczno-finansowych (schemat 1).

Schemat 1

Proces informacyjny rachunkowości

Dane Gromadzenie Obserwacja

danych Pomiar i wycena

Dokumentacja

Przetwarzanie Ewidencja

danych Rozliczanie

Kalkulacja

Weryfikacja

zapisów

Infor- Prezentacja Sprawozdawczość (ex post)

macje informacji Analiza

Planowanie (ex ante)

Źródło: Kiziukiewicz T. i in. 1995. Rachunkowość, zasady prowadzenia w jednostkach gospodarczych. Wydawnictwo „Ekspert” Wrocław.

Przetwarzanie danych polega na wpisaniu udokumentowanych operacji gospodarczych na odpowiednie konta. Następnie stosując określone procedury rozlicza się i grupuje zgromadzone dane liczbowe według różnych kryteriów. Na przykład składniki kosztów rozdziela się według rodzajów, według miejsc ich powstawania, a także według nośników kosztów, czyli w powiązaniu z wytwarzanymi produktami. W celu większego uwiarygodnienia zapisów na kontach są one okresowo weryfikowane w drodze inwentaryzacji oraz sporządzania zestawienia obrotów i sald.

Prezentacja informacji ekonomiczno-finansowych wyraża się w sporządzaniu różnego rodzaju sprawozdań, analiz i przygotowywaniu planów rozwoju całej firmy oraz poszczególnych jej działów i działalności.

Szczegółowy zakres rachunkowości obejmuje następujące elementy: dokumentację, księgowość ilościowo-wartościową, inwentaryzację, wycenę aktywów i pasywów, rachunek kosztów (kalkulacje) i sprawozdawczość finansową (schemat 2).

Dokumentacja polega na sporządzaniu pisemnych dowodów dokonania operacji gospodarczych.

Księgowość ilościowo-wartościowa ujmuje w sposób chronologiczny i systematyczny wszystkie operacje gospodarcze w odpowiednich księgach rachunkowych.

Inwentaryzacja polega na spisaniu z natury stanu faktycznego poszczególnych składników majątkowych, porównaniu tego stanu ze stanem księgowym, obliczeniu różnic inwentaryzacyjnych, ich wyjaśnieniu i odpowiednim zaksięgowaniu.

Wycena składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia dokonywana jest w oparciu o odpowiednie metody i przepisy szczegółowe ze szczególnym respektowaniem zasady ostrożnej wyceny.

Rachunek kosztów polega na odpowiedniej ich ewidencji w różnych układach (rodzajowym, przedmiotowym i nośnikowym) ich rozliczeniu oraz wyliczeniu kosztów jednostkowych.

Sprawozdawczość finansowa obejmuje bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów finansowych oraz dane uzupełniające.

5. Rachunkowość finansowa i zarządcza

W praktyce krajów zachodnich w ramach rachunkowości wyróżnia się:

• rachunkowość finansową,

• rachunkowość zarządczą (menedżerską).

Rachunkowość finansowa zwana transakcyjną czy zewnętrzną jest nastawiona na zaspakajanie przede wszystkim potrzeb zewnętrznych użytkowników informacji finansowych. Zasadniczy jej element stanowi sprawozdawczość. Odnosi się przede wszystkim do przeszłości firmy.

Schemat 2

Zakres rachunkowości

RACHUNKOWOŚĆ

DOKUMENTY KSIĘGOWE

(operacji gospodarczych)

KSIĘGI RACHUNKOWE

Konta syntetyczne Konta analityczne

Zestawienie sald

kont syntetycznych kont analitycznych

INWENTARYZACJA

WYCENA AKTYWÓW (składników majątku)

i PASYWÓW (źródeł finansowania składników majątku)

RACHUNEK KOSZTÓW

Ewidencja Rozliczanie Kalkulacja

kosztów kosztów

SPRAWOZDANIA FINANSOWE

Bilans Rachunek Inne

sprawozdawczy wyników sprawozdania

Rachunkowość zarządcza ma charakter wewnętrzny, służy potrzebom decyzyjnym i jest wykorzystywana przez menedżerów do zarządzania firmą. Opiera się na rachunku kosztów i przychodów, planowaniu i zarządzaniu finansami. Skierowana jest na przyszłość firmy.

Rachunkowość w gospodarce rynkowej jest międzynarodowym językiem biznesu umożliwiającym przepływ informacji o wynikach i pozycji finansowej jednostek gospodarczych.

6. Kategorie pomiaru procesów gospodarczych w rachunkowości

Elementarnymi powszechnie znanymi kategoriami rachunkowości są wpłaty i wypłaty.

Wpłatą określa się napływ gotówki lub pieniądza bankowego. Większość wpłat wynika ze sprzedaży produktów. Wpłat dokonują także dłużnicy w celu spłaty pożyczki, wpłaty powstają z tytułu sprzedaży maszyn i nieruchomości, z odsetek od ulokowanych środków pieniężnych w banku, z tytułu dywident itp.

Wypłaty związane są z zakupem materiałów, usług, spłatą odsetek od zaciągniętych kredytów, opłatą pracy, podatków, dywident itp.

Wpłaty i wypłaty mogą być realizowane gotówką, przelewem bankowym, czekami, wekslami lub innymi papierami wartościowymi. Porównanie wpłat i wypłat dokonanych w określonym czasie pozwala ustalić nadwyżkę lub deficyt płatniczy. Rachunek wpłat i wypłat umożliwia określenie zdolności płatniczej firmy. W małych zakładach rzemieślniczych wykorzystywany jest także do ustalenia wyniku finansowego dla celów podatkowych. Jednak w firmach większych o rozwiniętej działalności gospodarczej rachunek wpłat i wypłat nie jest odpowiedni do ustalania wyniku finansowego.

Następną grupą kategorii rachunkowościowych są wpływy i wydatki. Różnią się od wpłat i wypłat głównie uwzględnianiem operacji kredytowych. O ile wpłata prowadzi bezpośrednio do powiększenia ilości pieniądza, o tyle wpływ może prowadzić zaledwie do zwiększenia praw do pieniądza.

Analogicznie wypłaty oznaczają zawsze bezpośredni (niezwłoczny) odpływ środków pieniężnych, zaś wydatki są często tylko zapowiedzią ubytków pieniądza.

Reasumując można stwierdzić, że wpływy obejmują przyrost gotówki (czyli wpłaty), przyrost należności oraz ubytek długów.

Wydatki natomiast obejmują zmniejszenie gotówki (czyli wypłaty), przyrost długów (czyli zobowiązań) oraz zmniejszenie należności (np. upusty cenowe z powodu wad towarów).

Wydatki i wpływy akcentują każdorazowo przejście ze sfery pieniądza do sfery dóbr i odwrotnie. Wydatek oznacza więc zakup towaru za pieniądze lub obietnicę pieniądza. Wpływ jest to sprzedaż towaru za pieniądze lub obietnicę pieniądza.

Wpływy i wydatki są nieprzydatne zarówno do określania wypłacalności firmy jak i ustalania wyniku finansowego.

Najbardziej odpowiednimi kategoriami do ustalania wyniku finansowego firmy są koszty i przychody.

Koszt powstaje wtedy, gdy nastąpi zużycie czynnika wytwórczego np. surowca, pracy, energii itp.

Przychód oznacza powstanie nowej wartości np. sprzedaż towarów, sprzedaż papierów wartościowych.

Samo zakupienie i złożenie w magazynie surowca do produkcji oznacza jedynie wydatek lub wypłatę, dopiero zużycie tego surowca w procesie produkcji spowoduje powstanie kosztu.

Wpłaty i wypłaty oraz wpływy i wydatki dotyczą zagadnienia gospodarki finansowej, podczas gdy koszty i przychody odzwierciedlają osiągnięty przez firmę wynik.

---