Do zakresu rachunkowości należy prowadzenie ksiąg rachunkowych, na podstawie dowodów księgowych, będących zbiorem zapisów zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Zgodnie z ustawą jednostka powinna posiadać dokumentację, opisującą w języku polskim, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z obowiązującej już dłuższy czas, choć często „ulepszanej” ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W myśl tejże ustawy księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki, jak również w siedzibie przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej.

Omawiając szerzej funkcję dowodową, zagadnienia dokumentacji operacji gospodarczych regulują przepisy art. 20-21 ustawy o rachunkowości oraz rozdział 13 rozporządzenia Ministra Finansów z 21 grudnia 1995 r. W sprawie wykonania przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym.

Ustawa określa jedynie minimum wymogów, jakim powinien odpowiadać dowód księgowy, natomiast ww. rozporządzenie wyznacza jedynie wymagania w zakresie dokumentacji VAT ukierunkowane na ochronę interesów fiskusa. W obydwu przypadkach wymienione przepisy nie chronią dostatecznie interesów firmy przed ujemnymi dla niej skutkami, jakie mogą wynikać z niewłaściwego przez nią dokumentowania operacji gospodarczych. W nawiązaniu do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wskazana byłaby nieco szersza wiedza o klasyfikacji, przeznaczeniu i wymaganiach w zakresie dowodu księgowego, aby zdać sobie sprawę z jego znaczenia w prowadzeniu i samoobronie firmy przed niepożądanymi dla niej skutkami. Każda, bowiem operacja gospodarcza powodująca zmianę aktywów i pasywów, przychodów i kosztów podlega udokumentowaniu dowodem stwierdzającym jej wykonanie. Dowód ten stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych i określony jest mianem dowodu księgowego. Zbiór tych dowodów wyrażających przebieg dokonanych operacji nazywa się dokumentacją księgową.

Zdarzenie gospodarcze i operacja gospodarcza.

Zacznę od wyjaśnienia i rozróżnienia dwóch pojęć, zdarzenia gospodarczego i operacji gospodarczej, pomoże to w zrozumieniu definicji dowodu księgowego.

Zdarzenie gospodarcze to działanie konkretnych osób wyrażające się w podejmowaniu pewnych decyzji np. zawieraniu umów, podejmowaniu zobowiązań. Każde zdarzenie gospodarcze musi być udokumentowane. Potwierdzeniem zaistnienia zdarzenia gospodarczego jest dokument. Przykładowo można tu wymienić: wysyłanie zamówienia na materiały, zawarcie umowy o pracę, otrzymanie oferty zakupu itp. Jednakże w wyniku zaistnienia zdarzenia gospodarczego nie zawsze następuje zmiana w stanie naszego majątku np. w momencie podpisywania umowy zlecenia nie wypłacamy od razu wynagrodzenia. Ma to miejsce dopiero w momencie przedstawienia rachunku przez zleceniobiorcę.

Operacja gospodarcza to zdarzenie gospodarcze, które powoduje zmianę w stanie naszego majątku np.; wypłacenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia, zakupu towaru czy usługi. Dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej jest dowód księgowy. Stanowi on podstawę do dokonania zapisu w książkach finansowych.

Jest to np. faktura, rachunek, rachunek do umowy zlecenia, KP, KW, itd.

Zasady dokumentowania operacji gospodarczych.

Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych zmierzonych

czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan prawny.

W odróżnieniu od innego dokumentu, dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczych i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych.

Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach. W świetle znowelizowanej ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 roku, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”.

Ustawa honoruje podział dowodów księgowych na następujące grupy:

Zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahenta w oryginale,

Własne zewnętrzne - przekazywane w oryginale kontrahentowi,

Własne wewnętrzne - dotyczące zdarzeń wewnątrz jednostki.

Dowody zewnętrzne obce są sporządzane przez inne jednostki (kontrahentów, banki, urzędy). Dowody służą jednostce otrzymującej do udokumentowania ich operacji gospodarczych polegających na sprzedaży albo przekazaniu jednostce składników majątkowych, świadczeniu jej robót, usług i innych czynności. W jednostce otrzymującej, dowód własny kontrahenta jest dowodem obcym dokumentującym zakup w powyższym zakresie.

Dowody własne zewnętrzne służą do udokumentowania operacji polegających na sprzedaży kontrahentom składników majątkowych i usług oraz przekazywania im składników majątkowych, oraz usankcjonowanych przepisami prawa świadczeń jednostki na rzecz budżetów lub instytucji, świadczeń umownych na rzecz kontrahentów oraz świadczeń dobrowolnych.

Dowody własne wewnętrzne stanowią udokumentowanie:

operacji gospodarczych wewnętrznych, tj. takich, w których uczestniczą tylko komórki

organizacyjne jednostki księgującej dowód,

kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów,

ustalenia powstałych strat i osiągniętych zysków,

stwierdzenia ilości i wartości uzyskanych od dostawców składniku majątku, robót i usług

oraz innych świadczeń,

powierzenia składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom,

operacji gospodarczych, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, gdy dowody te nie wpłynęły do jednostki w terminie umożliwiającym zaksięgowanie kompletu operacji gospodarczych.

Jednostka może także dokonywać zapisów na podstawie następujących dowodów:

Zbiorczych,

Korygujących poprzednie zapisy,

Zastępczych,

Rozliczeniowych.

Zbiorcze (zestawienie dowodów księgowych, polecenia księgowania) - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.

Korygujące poprzednie zapisy - służące do korekt poprzednich zapisów, sprostowań.

Zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego ( w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji; nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług VAT).

Rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych - czyli dotyczące wszelkich przeksięgowań przewidzianych w zakładowym planie kont i ewentualnie w innych przepisach, wg dozwolonych zasad i kryteriów.

Warunki uznawania dowodu księgowego za prawidłowy

Mimo występującej w praktyce różnorodności dokumentów, każdy dokument, z reguły ma wiele istotnych cech wspólnych wszystkich dokumentom. Posiadanie tych cech jest warunkiem koniecznym do uznania go za prawidłowy dowód księgowy. Prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i powinien zawierać:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego - tj. podanie nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub innego oznaczenia np. kodu oraz numeru identyfikacyjnego tego dokumentu (tj. kolejnego numeru dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej),

określenie rodzaju dowodu (np. faktura VAT, KP, KW, polecenie przelewu, PZ, WZ, RW, OT, LT, list płac, rachunek za prace zleconą),

określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej ( ogólnie ujmując tj. sprzedającego i kupującego); w dowodach wystawionych przez jednostkę na potrzeby wewnętrzne, określenie wystawcy oraz nazw i adresów stron może być zastąpione nazwami lub symbolami komórek organizacyjnych jednostki,

datę sporządzania dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej, opis operacji gospodarczej i jej wartość oraz dane ilościowe, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych; jeżeli dowód opiewa na walutę obcą, to powinien zawierać przeliczenie jej wartości według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji ( wartość w dowodzie może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, co zostanie potwierdzone stosownym wydrukiem),

własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie ( z uwzględnieniem wymagań określonych przepisami w zakresie podatku VAT),

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia urządzeniach księgowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz, o ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów, sposobu ujęcia dowodu na kontach wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za kwalifikowanie dowodu do ujęcia księgach.

Dowody księgowe zawsze są dokumentami źródłowymi lub wtórnymi ( zbiorczymi, sporządzonymi z dowodów źródłowych) w formie nośnika papierowego. Dla ważności formalno-prawnej dowodów nie ma znaczenia, czy będą sporządzone ręcznie czy techniką komputerową przez użytkowane systemy informatyczne. O ważności dowodu decyduje jego zawartość wymagana wg obowiązujących przepisów, a nie technika jego sporządzenia.

Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i zrozumiały. W dowodach księgowych dozwolone jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów.

Dowody księgowe powinny być sporządzone w języku polskim, a w przypadku, gdy stroną w operacji jest kontrahent zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku obcym.

Wszelkie dokumenty przed ich zaksięgowaniem winny być poddane szczególnej kontroli. Kontrola ta ma na celu ustalenie prawidłowości samych dokumentów oraz prawidłowości operacji gospodarczych przedstawionych w tych dokumentach.

Każdy dowód księgowy powinien być sprawdzony pod względem:

merytorycznym,

formalno-rachunkowym.

Kontrola merytoryczna dokumentów polega na ustaleniu prawidłowości danych zawartych w dokumentach, tzn. czy odpowiadają one rzeczywistości, jak również na stwierdzeniu czy określona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz zgodna z obowiązującymi przepisami. Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej zobowiązany jest zazwyczaj kierownik właściwej jednostki organizacyjnej.

Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a szczególności nazwy, adresy, przedmioty i datę dokonania operacji, podpisy stron, itp., oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje zazwyczaj upoważniony przez głównego księgowego pracownik działu księgowości.

Wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów i formalno-rachunkowej wino być stwierdzone i uwidocznione na dokumencie w postaci podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz daty jej dokonania. W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w dowodzie księgowym, główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona zwraca dokument właściwej komórce (osobie) w celu dokonania odpowiednich zmian lub poprawek ( o ile obowiązujące przepisy, np. o podatku od towaru i usług, nie stanowią inaczej). Tak sprawdzony dokument księgowy, zawierający podpis dyrektora (właściciela) i głównego księgowego stanowi podstawę księgowania w odpowiednim urządzeniu księgowym.

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią te egzemplarze dowodów, które przeznaczone są dla służby finansowo-księgowej. W szczególnie uzasadnionych przypadkach (zaginięcie, zniszczenie) zezwala się na dokonywanie zapisów księgowych w oparciu o duplikat dokumentu pod warunkiem dokonania szczegółowego sprawdzenia okoliczności braku odpowiedniego dokumentu i po uzyskaniu akceptacji głównego księgowego. W celu uniemożliwienia wielokrotnego księgowania tego samego dokumentu, dział księgowości zobowiązany jest do oznaczania danego dokumentu numerem księgowym (numer pozycji rejestru itp.), zadekretowania na odpowiednie konta księgowe i uzyskania podpisu głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

Poprawianie błędów w dowodach księgowych

Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały (długopisem, atramentem lub pismem maszynowym).

Powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują, kompletne, zawierające, co najmniej dane określone jw. oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami (np.chemicznymi). Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawiane w ściśle określony sposób:

dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem (faktura korygująca - załącznik nr.1), (o ile inne przepisy, np. o podatku od towaru i usług, nie stanowią inaczej),

w dowodach księgowych wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty - z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb - oraz wpisanie poprawnej treści, daty poprawki i złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej ( o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej); nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr.

Przechowywanie dowodów księgowych

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w siedzibie zarządu jednostki lub w siedzibach jej zakładów (oddziałów). Dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku oraz w podziale na okresy sprawozdawcze. W toku opracowania dokumentacji księgowej za przechowanie tej dokumentacji odpowiedzialni są pracownicy otrzymujący kolejno dokumentację zgodnie z ustaleniami instrukcji obiegu dokumentów. Po dokonaniu wszystkich księgowań za każdy okres sprawozdawczy wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę tych księgowań powinny być ułożone w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg i przechowywania tak, aby odszukanie każdego z dowodów nie nastręczało trudności oraz aby zapewnić ich nienaruszalność. W ten sam sposób powinny być przechowywane w siedzibie jednostki dowody księgowe po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczyły.

Archiwowane zbiory dokumentacji księgowej powinny być oznaczone:

nazwą jednostki,

symbolem lub nazwą zbioru i numerów w zbiorze,

symbolem kategorii akt (wraz z liczbą lat przechowywania),

wskazaniem roku obrotowego i okresu sprawozdawczego, którego dotyczą.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych (z wyłączeniem list płac, dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych od nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów, pod warunkiem posiadania urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Archiwowane zbiory dowodów mogą być udostępnione i wydane poza siedzibą jednostki na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienie jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.

Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części do wglądu na terenie jednostki, wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

Dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane, co najmniej przez okres 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

Od tej generalnej zasady są następujące wyjątki:

karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentownych oraz podatkowych (nie krócej jednak niż 5 lat),

dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuję się 1 rok p terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Ponadto dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym - przechowuje się przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia (polityki) rachunkowości - przechowuje się przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Druki ścisłego zarachowania

Jednostka samodzielnie określa rodzaje druków, które z chwilą ponumerowania traktowane są jako druki ścisłego zarachowania - formularze objęte ilościową kontrolą zużycia.

W jednostce najczęściej obowiązują następujące druki ścisłego zarachowania:

arkusze spisu z natury,

dokumenty kasowe „KP” i „KW”, (załącznik nr.2)

karty drogowe,

dowody wydania „WZ”, (załącznik nr.3)

dowody wydania materiałów „RW”,

przepustki materiałowe,

faktury VAT, (załącznik nr.4)

inne dokumenty w zależności od potrzeb.

Dla wymienionych druków i dokumentów, wyznaczona osoba upoważniona powinna prowadzić kontrolki druków ścisłego zarachowania. Niektóre z wymienionych dokumentów mogą być drukowane przy pomocy systemów informatycznych, w których procedury kontroli dbają o zachowanie kolejności i ciągłości numeracji lub wydawane przez osoby upoważnione wg potrzeb poszczególnych ogniw organizacyjnych jednostki (działy nadają numery i dbają o ich ciągłość oraz prowadzą rejestry dla poszczególnych rodzajów dowodów).

Za prawidłową gospodarkę drukami ścisłego zarachowania odpowiedzialność ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika działu. Zobowiązany jest on do przechowywania ich w zamkniętym pomieszczeniu.

Przed wydaniem druków do użytkowania dokonuje on:

ponumerowania druków każdego rodzaju nadając im bieżący numer kolejno w danym roku obrotowym, jeżeli druki wystawiane są w kilku egzemplarzach oznacza się tym samym numerem oryginał i wszystkie kopie,

wpisania poszczególnych druków do książki druków ścisłego zarachowania,

wydania druków za pokwitowaniem w książce druków ścisłego zarachowania,

przed wydaniem nowej partii druków rozliczenia z poprzednio wydanych.

Sposób rozliczania druków ścisłego zarachowania określa Główny Księgowy.

Organizacja obiegu i kontroli dokumentów w jednostce

Znowelizowane przepisy ustawy o rachunkowości (jako i poprzednio obowiązujące) nie określają zasad obiegu czy też systemu kontroli wewnętrznej dokumentów księgowych, stanowiących podstawę dokonywanych zapisów w księgach rachunkowych jednostki. Jednakże doświadczenia lat poprzednich oraz praktyka dowodzą, że właściwie zorganizowany obieg dokumentów księgowych w znacznym stopniu wpływa na prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, ponieważ sprawne funkcjonowanie kontroli wewnętrznej ma szczególne znaczenie dla wiarygodności danych pozyskiwanych z ksiąg rachunkowych.

Dokumenty występujące w jednostce zawierają zazwyczaj informacje dotyczące różnych komórek organizacyjnych i w związku z tym jeszcze przed ich zaewidencjonowaniem są przez te komórki kontrolowane i odbywają określoną drogę obiegu wewnętrznego. Przechodzenie dokumentów przez różne komórki organizacyjne od momentu ich wpływu do jednostki lub od momentu ich sporządzania, aż do chwili ich zarejestrowania i złożenia w archiwum nazywane jest obiegiem dokumentów.

Na obieg dokumentów składają się poniżej wymienione, podstawowe czynności:

przyjmowanie dowodów z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie) dowodów własnych,

gromadzenie i grupowanie dowodów oraz przeprowadzanie wstępnej kontroli,

kontrola (sprawdzenie) dowodów pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym,

przetwarzanie dowodów na inne dowody np. zbiorcze, rozliczeniowe,

ujęcie danych z dowodów w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych), w tym uwzględnieniem potrzeb rozliczeń z tytułu podatków i ubezpieczeń oraz analiz wewnętrznych,

przechowywanie bieżące, tj. do końca roku obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze, archiwowanie akt przez okres ustawowo wymaganych.

Zorganizowanie obiegu dokumentów księgowych i systemu ich kontroli wewnętrznej w jednostce należy do kompetencji zarządu tej jednostki. To kierownictwo jednostki podejmuje decyzję w zakresie potrzeby stosowania takiej instrukcji i ewentualnie zleca jej opracowanie, z uwzględnieniem struktury organizacyjnej firmy i specyfikacji prowadzonej działalności.

Podstawę opracowania instrukcji obiegu dokumentów powinna stanowić inwentaryzacja występujących w jednostce dowodów księgowych, której celem powinno być:

zidentyfikowanie wszystkich dokumentów,

zweryfikowanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych uczestniczących w obiegu dowodów,

określenie i zlokalizowanie ogniw organizacyjnych (zgodnie ze strukturą jednostki) uczestniczących w obiegu każdego dokumentu,

wytyczenie dróg (kanałów przepływu) dla poszczególnych dokumentów z przyporządkowaniem czynności dla każdego ogniwa organizacyjnego.

Obieg dokumentów księgowych w jednostce może być przedstawiony kilkoma metodami:

- metoda graficzna - polega na oznakowaniu dowodów księgowych, czynności, ogniw i kanałów przepływu oraz innych elementów systemu obiegu dokumentów za pomocą znaków graficznych i przedstawieniu całości w logicznym powiązaniu lub przy dużej ilości dokumentów w oddzielnych schematach graficznych dla każdego dowodu;

- metoda tabelaryczna - polega na utworzeniu tablic przepływu dowodów księgowych, z wykorzystaniem symboli, skrótów nazw i znaków umownych, odpowiednio zdefiniowanych i objaśnionych dla potencjalnych użytkowników dokumentacji;

- metoda opisowa - polega na opisaniu całego systemu obiegu dowodów księgowych, tj. dla wszystkich dowodów, opisanie poszczególnych czynności, przypisanych wszystkim ogniwom organizacyjnym w logicznym powiązaniu;

- metoda kartotekowa - polega na wprowadzeniu dowolnej ilości kart stanowiących całość systemu obiegu dokumentów księgowych, gdzie każda karta obejmuje jeden dokument. Metod ta wymaga wcześniejszego opracowania karty wzorcowej, na której zostaną następnie odpowiednio przedstawione obiegi poszczególnych dokumentów.

Dowody księgowe dotyczące płac, wpłat i wypłat, rozliczeń podatkowych i amortyzacji.

Dowody księgowe dotyczące płac.

W jednostkach o nieskomplikowanej działalności, które zatrudniają głównie pracowników umysłowych, wynagrodzenia dokumentowane są za pomocą miesięcznej listy płac.

Natomiast w jednostkach wytwórczych, wytwarzających szeroki asortyment skomplikowanych produktów (wyrobów, robót i usług), stosuje się dokumentację umożliwiającą nie tylko sporządzenie listy płac, ale także odniesienie kosztów wynagrodzeń na wytwarzane produkty.

Do podstawowych dokumentów, które służą do ewidencji rezultatów pracy oraz płac pracowników fizycznych, można zaliczyć:

Karty zarobkowe - ujmuje się w nich ogół prac wykonanych przez pracowników w ciągu pewnego okresu. Stosuje się je wtedy, gdy pracownik wykonuje stale takie same czynności związane z wytwarzaniem wyrobu lub miejscem pracy.

Karty zleceniowe - ujmuje się w nich czynności wykonywane przez zespół pracowników. Karty te stosuje się wtedy, gdy kilku pracowników wykonuje jeden wyrób.

Karty robocze (karty płacy) - są wystawiane na poszczególne operacje produkcyjne, zgodnie z procesem technologicznym. Są najczęściej stosowanym dokumentem płac, zwłaszcza w przemyśle przetwórczym. Karta robocza dotyczy jednej operacji produkcyjnej, a tym samym jednego produktu oraz jednego pracownika, stąd łatwość ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz kosztu wytwarzanego produktu.

Do wad systemu dokumentacji płac opartego na kartach roboczych można zaliczyć:

dużą liczbę dokumentów źródłowych (kary roboczych), nad których obiegiem łatwo stracić kontrolę, a które wymagają sumowania w przekroju wytwarzanych wyrobów oraz w przekroju pracowników;

trudność powiązania ilości wykonywanej produkcji z otrzymywanym przez pracownika zarobkiem.

Aby umożliwić kontrolę płac nieprzewidzianych normami, celowe jest odrębne dokumentowanie płac zgodnych z operacjami lub normami ustalonymi w opracowaniach technologicznych oraz odrębne dla odchyleń od tych wielkości. Dlatego też na prace dodatkowe i dopłaty, nieprzewidziane w ustalonej technologii pożądane jest wystawienie dodatkowych kart pracy na podstawie akceptowanych wniosków. Taki system dokumentacji ułatwia wstępną kontrolę zakłóceń w produkcji i stwarza warunki do operatywnego zapobiegania powstawaniu podobnych zakłóceń w przyszłości.

Karty dopłat wystawiane są na takich samych formularzach, co karty pracy.

Dokumenty źródłowe płac są wykorzystywane do sporządzania:

- karty wynagrodzeń,

- list płac,

- rozdzielników płac.

Jeśli stosuje się karty zleceń lub karty robocze to na ich podstawie sporządza się karty wynagrodzeń. Służą one do ustalenia miesięcznego lub dwutygodniowego zarobku każdego robotnika. Zapisy na kartach wynagrodzeń następują bieżąco w miarę napływu odpowiednich dokumentów źródłowych. Po zakończeniu okresu, za który sporządza się kartę wynagrodzeń, oblicza się zarobek brutto.

Listy płac ujmują łączne wynagrodzenie pracownika za okres obrachunkowy.

Podstawa sporządzania list płac są:

- dla pracowników umysłowych - miesięczne płace podstawowe, wynikające z umowy o pracę powiększone o np. premie uznaniowe,

- dla pracowników fizycznych - zarobki wynikające z uprzednio sporządzonych kart wynagrodzeń.

Ustalona w ten sposób suma wynagrodzenia brutto jest następnie w liście płac pomniejszona o wszelkiego rodzaju potrącenia obowiązkowe i dobrowolne.

Do potrąceń obowiązkowych zalicza się podatek dochodowy od osób fizycznych oraz potrącenia na podstawie tytułów egzekucyjnych i wykonawczych.

Do potrąceń dobrowolnych zalicza się te sumy, na potrącenie, których w liście płac pracownik wyraził zgodę na piśmie, np. składki i spłaty zaciągniętych pożyczek z kasy zapomogowo - pożyczkowej, składki na rzecz związków zawodowych, należności z tytułu niedoborów i szkód uznane przez pracownika itp.

Rozdzielnik płac służy do podziału wynagrodzeń według miejsc pracy, na których one powstały oraz celu wykonywanej pracy. Jest sporządzany na podstawie kart roboczych lub innych dokumentów płacowych i list płac pracowników umysłowych.

Jednostki gospodarcze opłacają składki na ubezpieczenie społeczne, fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych od wynagrodzeń. Mają zarazem obowiązek wypłaty ubezpieczonym i rozliczenie z ZUS zasiłków w razie choroby i macierzyństwa oraz zasiłków rodzinnych i wychowawczych należnych ubezpieczonym.

Naliczone składki, a także wypłacone w imieniu ZUS zasiłki należne ubezpieczonym, wykazywane są w deklaracjach sporządzonych dla ZUS:

deklaracja rozliczeniowa jednostek gospodarczych zobowiązanych do imiennych rozliczeń - w przypadku gdy zakład pracy zatrudnia do 20 pracowników;

deklaracja rozliczeniowa zakładów pracy uprawnionych do bezimiennych rozliczeń - przy zatrudnieniu ponad 20 pracowników.

Dowody księgowe dotyczące wpłat i wypłat.

Środki pieniężne jednostki gospodarczej są gromadzone w kasie lub na rachunkach bankowych. Przychody i rozchody tych środków mogą następować w formie gotówkowej i bezgotówkowej.

Obrót gotówkowy polega na przyjmowaniu i wydatkowaniu gotówki. Obejmuje on w zasadzie wpłaty i wypłaty gotówki z kasy lub z rachunku bankowego.

Obrót bezgotówkowy polega na regulowaniu zobowiązań i inkasowaniu należności przez przelewanie określonych sum z rachunku bankowego dłużnika na rachunek bankowy wierzyciela. Najczęściej stosowaną u nas formą rozliczeń bezgotówkowych jest polecenie przelewu.

W niektórych przypadkach wzajemne rozliczenia kontrahentów są przeprowadzane za pomocą innych form rozliczeń bezgotówkowych, do których zalicza się czeki rozrachunkowe i akredytywy.

Przeważnie w każdej jednostce gospodarczej wyodrębniona jest kasa, prowadzona przez kasjera, który zajmuje się przyjmowaniem, wypłacaniem i przechowywaniem gotówki, za którą jest odpowiedzialny.

Wszystkie operacje kasowe wymagają udokumentowania właściwymi dowodami wpłaty lub wypłaty, w których zlecono kasjerowi przyjęcie lub wypłacenie odpowiedniej sumy pieniężnej.

Wszystkie wpłaty do kasy są przeważnie dokumentowane dowodami wpłaty „KP” (kasa przyjmie), które są wystawiane na znormalizowanym druku.

Wypłaty gotówki z kasy następują na podstawie:

źródłowych dokumentów kasowych uzasadniających wypłatę, do których zalicza się podstemplowane przez bank dowody wpłat własnych, faktury obce, listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek i ich rozliczenie;

dokumentów zastępczych: „dowodów wypłaty - KW” wystawianych w tych wypadkach, gdy brak jest odpowiedniego dokumentu źródłowego.

Wszystkie operacje kasowe ujmuje się bieżąco w raporcie kasowym. Raport kasowy może być podsumowany codziennie lub za okresy kilkudniowe. W raporcie kasowym wyprowadza się stan gotówki na koniec okresu, dla którego raport jest sporządzany. Stan ten wynika z różnicy między wpisanym do raportu kasowego stanem początkowym gotówki w kasie, powiększonym o przychody i pomniejszonym o rozchody.

Rzeczywisty stan gotówki w kasie powinien być zgodny ze stanem wykazanym w raporcie kasowym.

Dowody księgowe dotyczące rozliczeń podatkowych.

Podatek od towarów i usług VAT jest podatkiem obciążającym w ostatecznym rozrachunku konsumpcję w kraju. Każdy sprzedawca dolicza VAT należny do wartości sprzedawanych przez siebie towarów, usług lub wyrobów. Tym samym faktury dostarczane odbiorcom wraz z zakupionymi przez nich materiałami, towarami i usługami, zawierają policzony przez dostawcę VAT, stanowiący dla odbiorcy podatek naliczony. Każda jednostka jest z reguły jednocześnie dostawcą i odbiorcą. Z urzędem skarbowym rozlicza się ona z różnicy między VAT należny a naliczony. Tym samym opodatkowaniu podlega różnica między wartością sprzedaży a wartością zakupu.

Opodatkowanie VAT może nastąpić przy zastosowaniu stawki:

22% - stosowanej do większości wyrobów, towarów i usług,

7% - którą liczy się do niektórych towarów i materiałów związanych z gospodarką rolną i leśną, ochroną zdrowia, przeznaczonych dla dzieci, itp.,

0% - stosowanej przy eksporcie towarów, wyrobów i usług, sprzedaży niektórych rodzajów wydawnictw i leków.

Istnieją także zwolnienia od podatku VAT.

Rozliczenia z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT dokonuje się za pomocą „Deklaracji dla podatków od towarów i usług VAT-7”. Deklaracja ta odzwierciedla całokształt rozliczeń dokonanych na kontach, na których prowadzona jest ewidencja VAT („Naliczony VAT”, „Należny VAT”, oraz „Rozrachunki z tytułu VAT”).

Od wynagrodzeń wynikających ze stosunku pracy jednostki gospodarcze mają obowiązek potrącać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych według zmiennej skali podatkowej 19%, 30% i 40% wynagrodzeń brutto, zależnej od wysokości dochodów. Zaliczka na ten podatek jest potrącana również od przychodów z tytułu osobistego wykonywania umowy zlecenia lub umowy o dzieło, a także przychodów z praw majątkowych

Potrącane przez zakład pracy zaliczki na podatek dochodowy są odprowadzane do właściwego urzędu skarbowego. Do tego celu wykorzystuje się następujące deklaracje:

PIT-4 - deklaracja na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy sporządzania, co miesiąc dla pracowników jednostki gospodarczej (w podobnej formie jest sporządzona deklaracja na koniec roku na wzorze PIT-11),

PIT-8b - informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (od osób fizycznych nie będących pracownikami jednostki).

Dowody księgowe dotyczące amortyzacji.

Składniki majątku trwałego z upływem czasu zużywają się. Wymaga to uwzględnienia w ich ewidencji zużycia, jako korekty ich wartości początkowej. W tym celu dokonywane są odpisy amortyzacyjne, korygujące wartości nabycia majątku trwałego. Odpisy amortyzacyjne są wliczone do kosztów działalności. Wysokość odpisów amortyzacyjnych wynika z określonego przez Ministra Finansów wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych.

Ewidencję środków trwałych można prowadzić w formie:

- ksiązki inwentarzowej - zawiera ona wykaz posiadanych środków trwałych, ich charakterystyki i nadane im numery inwentarzowe,

- karty szczegółowej - otwiera się ją na podstawie dowodu przyjęcia środka trwałego do użytkowania dla każdego obiektu inwentarzowego w momencie jego przyjęcia do użytkowania. Poza numerem inwentarzowym, symbolem klasyfikacji rodzajowej, nazwą, datą przyjęcia do użytkowania i szczegółami charakterystycznymi danego środka trwałego, zmian tej wartości, okresu użytkowania i stawki amortyzacyjnej.

- tabeli amortyzacyjnej - służy do obliczania amortyzacji w przekrojach dostosowanych do potrzeb rachunku kosztu i ewidencji środków trwałych. Tabele amortyzacyjne otwiera się na podstawie danych kart szczegółowych na początek danego roku. Aktualizowane na bieżąco o przychody i rozchody tabele amortyzacyjne mogą być wykorzystywane przez szereg lat, jeśli w tym czasie nie nastąpiły poważniejsze zmiany w wycenie środków trwałych, organizacji jednostki lub sposobie ewidencji kosztów.

Podsumowując w kilku słowach dowody księgowe w myśl artykułu 22 ustawy o rachunkowości powinny być rzetelne, ponadto powinny być kompletne, dokumenty powinny być również wolne od błędów rachunkowych, z tego powodu nie dopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Jednak w przypadku późniejszego stwierdzenia błędu, zarówno błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba, że inne przepisy stanowią inaczej.

Rodzaj dowodu księgowego	Stosowany skrót i nazwa
Dowody kasowe	KP - kasa przyjmie KW - kasa wypłaci RK - raport kasowy wniosek o zaliczkę rozliczenie pobranej zaliczki
Dowody materiałowe	Pz - przyjęcie zewnętrzne Wz - wydanie zewnętrzne Rw - rozchód wewnętrzny Zw - zwrot wewnętrzny Mm - przesunięcie materiału Pw - przyjęcie wyrobów protokół inwentaryzacji
Dowody bankowe	WB - wyciąg bankowy Pp - polecenie przelewu czek gotówkowy, rozrachunkowy, weksel, bankowy dowód wpłaty, bankowy dowód wypłaty
Dowody dotyczące środków trwałych	OT - przyjęcie środka trwałego do używania LT - likwidacja środka trwałego PT - nieodpłatne przejęcie, przekazanie środka trwałego MT - zmiana miejsca używania środka trwałego
Dowody dotyczące wynagrodzeń	Lp - lista płac deklaracja ZUS
Dowody kupna - sprzedaży	FV - faktura VAT FK - faktura VAT korygująca rachunek
Dowody wewnętrzne	PK - polecenie księgowania nota księgowa nota korygująca

1

---