Nowoczesne koncepcje zarządzania W7

TBM

Przyczyny rozwoju koncepcji zarządzania czasem

□ skracanie cykli życia produktów,

□ skracanie cyklu przygotowania nowego wyrobu,

□ krótkie terminy realizacji zaopatrzenia,

□ nasycenie rynku,

□ wzrost wymagań w stosunku do dotrzymywania terminów,

□ wzrastająca produktywność.

Kształtowanie optymalnej struktury procesu

Wg. K Hassinga oszczędność czasu można również osiągnąć dzięki:

□ ograniczeniu wielkości partii

□ przyspieszeniu obiegu informacji

□ zdecentralizowaniu kompetencji decyzyjnych

□ zwiększeniu odpowiedzialności

□ zmianie kolejności czynności

□ eliminacji czynności

□ równoległemu przebiegowi procesów

Zespół

□ ma prawo do wspólnego ustalania celów

□ występują w nim intensywne, wielostronne relacje między członkami

□ dominuje w nim praca zespołowa i duch zespołowy

□ jest spójny

Zespoły

□ łatwiej osiągają kompromis

□ łatwiej się komunikują

□ szybciej rozwiązują konflikty

□ dbają o płynny przebieg procesów

□ sprzyjają ogólnemu wzrostowi jakości pracy

co w znacznym stopniu wpływa na skrócenie czasu trwania procesów a w końcowym rezultacie prowadzi do jego oszczędności

Pomiary

Powinny dotyczyć:

■ czasu trwania cyklu lub procesu

■ punktualności

■ czasu potrzebnego na dostosowanie się do procesu (procesów)

■ czasu potrzebnego na opracowanie nowych produktów lub procesów

Bariery kulturowe

Bariery kulturowe wynikają z oporu zmian mają ogromne znaczenie gdyż utrudniają wprowadzanie nowego sposobu myślenia i nowych wartości.

Rozwiązanie problemów kulturowych pozwoli na skok ilościowy lecz ich niedocenianie może zburzyć całą koncepcję zarządzania czasem.

W przypadku wprowadzenia TBM przyczynami sprzeciwu mogą być:

□ zmiana koncepcji / właściwości produktów (bariera produktowa)

□ radykalne zmiany procesów (bariera procesowa)

□ zmiana dotychczasowych założeń, sposobów postępowania myślenia (bariera kulturowa)

Tego typu problem możemy rozwiązać przy pomocy klimatu zaufania, tolerancji, otwartości, akceptacji i szacunku

Procesy uczenia się

□ Ulepszanie procesów jest możliwe przy ciągłym ich badaniu (pomiarach) Firma powinna opierać się na danych historycznych w celu ciągłego porównywania i ulepszania procesów,

□ Wyciąganie wniosków z popełnionych błędów, pozwoli na ich ograniczenie co skróci czas trwania procesu.

Co to jest CZAS?

□ jest wartościowym kapitałem

□ nie jest na sprzedaż

□ nie daje się zaoszczędzić ani zmagazynować

□ nie daje się rozmnożyć

□ ucieka stale i nieodwołalnie

□ czas to życie

□ nie można go zatrzymać

„Czas to pieniądz, a pieniądz to więcej niż czas”

Zarządzanie czasem

czyli jak dążyć do sukcesu dzień po dniu jak być zadowolonym i szczęśliwym oraz nie zmarnować swojego czasu

"Z czasu albo się nas ograbia,

albo się go od nas wyłudza, a to,

co pozostaje, znika niepostrzeżenie" - Seneka

Efektywność osobista

= osiąganie rezultatów przy optymalnym wykorzystaniu zasobów

Jak być efektywnym ?

1. mieć ceł;

2. wiedzieć jakie zadania przyczynią się do osiągnięcia celu;

3. znaleźć czas na TE zadania;

OSOBA EFEKTYWNA = OSOBA ZAJĘTA

Efektywne zarządzanie czasem pomoże:

□ zdobyć rozeznanie co do przyszłych działań i planów

□ zachować większą swobodę twórczego działania a lepiej radzić sobie ze stresem

□ zyskać więcej wolnego czasu

□ konsekwentnie i systematycznie realizować cele, by nadać życiu sens i kierunek.

Najczęściej popełniane błędy

• Odwlekanie

• Perfekcjonizm

• Pracoholizm

Głównym celem zarządzania czasem jest umożliwienie wykorzystywania w pełni czasu przeznaczonego na karierę zawodową i życie prywatne

Głównymi mankamentami popełnianymi przez menedżerów są:

□ Zbyt długi dzień pracy (od 8,5 do 14,5 godzin pracy)-powinno być 8-9 godzin,

□ Zbyt rozdrobniona struktura dnia pracy (wykonują 43-583 różnych czynności dziennie)-powinno być 10-15 czynności,

□ Bardzo niski stopień planowości pracy kierowników skutkuje realizacją tylko 20% zaplanowanych czynności, powinno być 60-70%,

□ Do menedżerów dociera zbyt wiele nieistotnych informacji, które nie są wcześniej selekcjonowane,

□ Nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie wynoszą zaledwie 2-4%,

□ Kierownicy przeznaczają na zebrania i narady aż 20-60% swojego czasu.

Cztery generacje zarządzania czasem

1. lista rzeczy do zrobienia

2. zadania wpisane w kalendarz

3. zadania wraz z priorytetami

4. Nasze życiowe cele

Metody zarządzania czasem

1. Określanie celów-

dzięki temu wiadomo na czym trzeba się skoncentrować, co usprawnić i jakie są przeszkody. Określanie celów umożliwia skoncentrowanie się na właściwych zadaniach, daje długookresową wizję i krótkookresową motywację, pomaga również zorganizować zasoby.

Wyznaczanie celów

□ Metoda SMART

■ Specific Ściśle określony

■ Measurable Mierzalny

■ Actionable Wymagający działania

■ Realistic Realny

■ Time lined Określony w czasie

Które cele są SMART?

• Metoda SMART

Które z przykładów są SMART?

- Nauczę się pierwszej pomocy

+ W ciągu roku zdam prawo jazdy

- Wylecę w kosmos w ciągu dwóch lat

- W tym roku schudnę
- Będę się dobrze uczył
- Moja koleżanka, Magda jutro przestaje palić

+ W środę pójdę kupić dwa chleby

Metody zarządzania czasem

2. Planowanie

przez zwiększanie czasu na planowanie można zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań i zyskać czas.

System planowania czasu: w życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

- Plany wieloletnie(od 3 lat albo więcej),
- Plany roczne(od 1 do 3 lat),
- Plany kwartalne(od 3 miesięcy do 1 roku),

- Plany miesięczne i plany tygodniowe(od 1 tygodnia do 3 miesięcy).

Wybrane zasady i reguły postępowania:

- Plan czynności (należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu),

- Realistyczne planowanie (należy planować tylko taką ilość zadań, która jest możliwa do wykonania),

- Terminy wykonania (należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw),

- Priorytety (hierarchia ważności załatwiania spraw),

- Czas na planowanie i aktywność twórczą

Zalety planowania w osobistym zarządzaniu czasem

□ Określanie celów zawodowych i prywatnych,

□ Lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych,

□ Realistyczna ocena celów w aspekcie niewielkiej ilości czasu,

□ Oszczędzanie czasu i uzyskiwanie go na rzeczywiście ważne zadania i cele,

□ Orientacja we wszystkich projektach, zadaniach i czynnościach pod względem czasu.

□ Koncentracja na rzeczywiście ważnych zadaniach i zapewnieni wykonania,

□ Realistyczne wyznaczanie i dotrzymywanie terminów,

□ Czas do dowolnej dyspozycji w ciągu dnia,

□ Dobre stosunki z pracownikami,

□ Zmniejszenie stresu pozwalającego na zwiększenie wydajności pracy,

□ Więcej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji terminów, mniej niecierpliwości,

---