Politechnika Radomska

Katedra Informatyki

RAPORT NR…1..

Temat projektu

Wykonawca raportu:

1	Nazwisko	Imię	Nr albumu	e-mail wykonawcy
		…………..	………….	………..	…………………..

Data sporządzenia wersji raportu:…25-04-2006

Radom 2005/2006

SPIS TREŚCI

1.Założenia wstępne

Podstawa wykonania raportu

Raport został wykonany na zajęcia z przedmiotu „Projektowanie systemów informatycznych” na Wydziale Nauczycielskim Politechniki Radomskiej im K.Pułaskiego w Radomiu.

Zleceniodawca

Zleceniodawcą projektu jest Wykładowca.

2. Charakterystyka hotelu

Prezentacja hotelu

Hotel „Monica” istnieje od 5 lat. Obiekt znajduje się na obszarze Puszczy, co nadaje specyficzny mikroklimat. Hotel oferuje 50 pokoi w układzie 1-2-3 osobowym oraz 2 apartamenty. Każdy pokój posiada łazienkę, telewizor i klimatyzację. Dostępny jest salon fryzjersko-kosmetyczny, siłownia, masaż, basen.

Hotel posiada również salę konferencyjną, bankietową do 250 osób oraz 2 przytulne sale kominkowe do 50 osób. „Monica” zapewnia gościom hotelowym i gościom z zewnątrz urozmaicony jadłospis i profesjonalną obsługę kelnerską w restauracji hotelowej.

Dodatkową atrakcją dla klientów są przejażdżki konne, wieczorne zabawy przy ognisku i wędkowanie.

Struktura organizacyjna

Hotel posiada w swojej strukturze organizacyjnej następujące działy:

• KSIEGOWOŚĆ

• USŁUGI

• SALON FRYZJERSKO-KOSMETYCZNY

• SIŁOWNIA

• MASAZ

• BASEN

• GASTRONOMIA

• RESTAURACJA

• KUCHNIA

• SŁUŻBA PIETER

• RECEPCJA

• MARKETING I SPRZEDAŻ

• ADMINISTRACJA

• OBSŁUGA TECHNICZNA

• PRALNIA

• PARKING

Rys Graficzny schemat organizacji hotelu „Monica”

GASTRONOMIA HOTELOWA to specyficzny rodzaj działalności zaspokajająca potrzebę wyżywienia:

• osób zakwaterowanych w pokojach hotelowych - indywidualnych i grupowych - śniadania , obiady, kolacje

• gości - indywidualnych z zewnątrz w restauracji hotelowej

• organizacje konferencji, sympozjów, spotkań integracyjnych i biznesowych

• realizowanie zleceń w zakresie przygotowywania uroczystych obiadów, bankietów, bufetów i imprez rodzinnych a także usług cateringowych.

SŁUŻBA PIĘTER

Komórka odpowiadająca za przygotowanie jednostek mieszkalnych do użytkowania

MARKETING I SPRZEDAŻ

Komórka, która fizycznie niczego w hotelu nie produkuje, bez niej jednak współczesny zakład hotelowy nie ma racji bytu

By klient trafił do hotelu potrzebny jest szereg działań rynkowych, które w efekcie powinny przekonać klienta do wyboru tego właśnie a nie innego hotelu.

RECEPCJA

Na drodze klienta, który już staje się Gościem (a więc przekracza progi hotelu) staje kolejna komórka, realizująca zarówno funkcje marketingowe, sprzedażowe jak i odpowiadająca za bezpośrednią obsługę gościa.

Obsługuje ona pobyt Gościa od chwili otrzymania z komórki marketingu i sprzedaży informacji (najczęściej w postaci wpisu do komputerowego systemu recepcyjnego) o przyjęciu rezerwacji dla danego Gościa, aż po opuszczenie przez Gościa terenu hotelu - czyli przesłania dokumentów związanych ze zrealizowanym pobytem Gościa do księgowości hotelu.

KSIĘGOWOŚĆ

Księgowość prowadzi pełną dokumentacyjną obsługę hotelu - do niej spływają wszelkie dokumenty finansowo-księgowe jakie pojawiają się w codziennym życiu hotelu. Faktury za zakupy, dowody dostaw, faktury za zakupione usługi, wydatki dokonywane na potrzeby pracowników, inwestycje, przedpłaty, zadatki, faktury pro-forma dla kontrahentów, rachunki kredytowe, faktury dla gości, rozliczanie imprez firmowych itp.
Tysiące dokumentów jakie generuje każdy działający obiekt - są tu przerabiane zgodnie z obowiązującymi przepisami fiskalno-księgowymi.

Uszczegółowienie struktury poszczególnych działów firmy:

MARKETING I SPRZEDAŻ

• Kierownik

• Specjalista ds. Sprzedaży

• Specjalista ds. Imprez Okolicznościowych

• Specjalista ds. Reklamy i Promocji

KSIĘGOWOŚĆ

• Główny Księgowy

• Komórka finansowo-księgowo-ekonomiczna

• Kasa Hotelu

GASTRONOMIA

• Kierownik Gastronomii

• Specjalista ds. Rozliczeń Gastronomii

• Zmywaczki

• Sprzątaczki

RESTAURACJA

• Kierownik Sali

• Kelner

• Młodszy Kelner

• Barman

• Praktykant

KUCHNIA

• Szef Kuchni

• Zastępca Szefa Kuchni

• Szef Zmiany

• Kucharz

• Młodszy Kucharz

• Pomoc Kuchni

• Praktykant

SŁUŻBA PIĘTER

• Kierownik Służby Pięter

• Pokojowa

• Korytarzowy

• Magazynier

• Sprzątaczka

RECEPCJA

• Kierownik Recepcji

• Recepcjonista-Klucznik

• Recepcjonista-Kasjer

• Praktykant

ADMINISTRACJA

• Kierownik

• Specjalista ds. adm-techn

• Specjalista ds. Zaopatrzeniowych

OBSŁUGA TECHNICZNA

• Kierowca

• Elektryk

• Hydraulik

PRALNIA

• Brygadzistka

• Praczki

• Prasowaczki

Dyrektorowi Głównemu bezpośrednio podlegają:

• SEKRETARKA

• SPECJALISTA DS. BEZPIECZEŃSTWA I HIGIENY PRACY

• SPECJALISTA DS. KADR I PŁAC

• RADCA PRAWNY

• INFORMATYK ZARZĄDZAJĄCY SIECIĄ

Otoczenie wewnętrzne i zewnętrzne oraz współpraca z otoczeniem

OTOCZENIE POŚREDNIE

• Obowiązujące zasady działania ustalone przez organy władzy i administracji

• Kultura, tradycja, religia społeczeństwa

• Sytuacja polityczna i ekonomiczna

• Warunki przyrodniczo-demograficzne

• Poziom postępu naukowo-technicznego i możliwości korzystania z jego najnowszych osiągnięć

OTOCZENIE BEZPOŚREDNIE (ZEWNĘTRZNE)

• Bank

• Urząd Skarbowy

• ZUS

• Zakład Ubezpieczeniowy

• Firma zapewniająca ochronę

• Hotele konkurencyjne

• Klienci

• Dostawcy

• Agencje marketingowe

Rys Otoczenie zewnętrzne hotelu Monica

Specyfikacja procesów biznesowych, pomocniczych i wspomagających

W hotelu „Monica” zostały wyróżnione następujące procesy biznesowe, pomocnicze i wspomagające działalność:

• Proces Marketingu

• Reklama internetowa

• Reklama prasowa

• Reklama zewnętrzna (bilbordy)

• Reklama wydawnicza (ulotki, broszury)

• Reklama radiowa

• Promocja bezposrednia (marketing bezpośredni)

• Proces Marketingu Mix

• Proces Pozyskiwania Klientów

• Badania Rynku

• Proces Zamówienia

• Proces Zatrudniania Personelu

• Proces Planowania i Organizacji Imprez Okolicznościowych

• Proces Szkolenia Pracowników

• Proces Sprzedaży Posiłków

• Promocja Sprzedaży

• Proces Obsługi Klienta

• Proces Świadczenia Usług Zewnętrznych

• Proces Obsługi Rejestracji Klienta

• Proces Rozliczenia Klienta za Usługi

PROMOCJA SPRZEDAŻY

• Promocyjne obniżki cen, nawet do 30% ceny wyjściowej

• Pokazy, degustacje

• Premie w postaci innego produktu dołączonego bezpłatnie przy zakupie asortymentu promowanego

• Darmowe napoje w nieograniczonej ilości za dopłatą

• Niższe ceny w określonych dniach

• Obniżki cen przy zamówieniach grupowych

• Niższa cena przy kolejnym pobycie w hotelu (za okazaniem rachunku)

• Danie dnia oferowane w atrakcyjnej cenie

BADANIA RYNKU

• Analiza popytu, czynników go kształtujących i jego elastyczności oraz zmian, jakie zachodzą i jakie są spodziewane w przyszłości

• Analiza podaży, czynników ją kształtujących i jej elastyczności oraz zmian, jakie zachodzą i jakie są spodziewane w przyszłości

• Analiza relacji miedzy podażą i popytem i czynników ją kształtujących oraz zmian, jakie zachodzą i jakie są spodziewane w przyszłości

• Analiza pozycji hotelu na rynku

• Analiza słabych i mocnych stron hotelu w porównaniu z konkurencją

• Analiza szans i zagrożeń dla hotelu wynikających z otoczenia i wewnętrznych warunków działania hotelu

PROCES POZYSKIWANIA KLIENTÓW

ETAP I

• Przygotowanie wstępne, np. wizyty u nowych potencjalnych klientów, udział w targach, analiza aktualnych katalogów adresowych

• Podjęcie decyzji określającej najlepszą w danych warunkach, formę kontaktów z potencjalnym klientem

ETAP II

• Spotkanie z potencjalnym klientem hotelu

Od pierwszego wrażenia, jakie sprzedawca wywrze na kliencie i atrakcyjności propozycji zależy dalszy przebieg rozmów

• Prezentacja oferty sprzedażowej

• Pokonywanie oporów klienta (co do ceny, jakości, funkcjonalności,...)

Przełamanie lub osłabienie zastrzeżeń klienta następuje poprzez rzeczową argumentację, rady, racjonalną lub emocjonalną perswazję, sugestie.

ETAP III

• Zadania po pozyskaniu klienta

Obejmuje zadania wynikające z udzielonej gwarancji, zgłoszenie gotowości dalszej współpracy

3.Opis stanu obecnego

Opis głównych zadań istniejącego systemu informatycznego

Istniejący w hotelu „Monica” system informatyczny ma za zadanie zbieranie i ewidencję informacji dotyczących danych pracowników, klientów, otoczenia, oraz innych podmiotów gospodarczych i instytucji współpracujących z hotelem. Gromadzone są informacje dotyczące realizowanych zadań oraz świadczonych usług mających miejsce w hotelu Monica. Do zadań istniejącego systemu należy również prowadzenie księgowości firmy, rozliczanie z ZUS i Urzędem Skarbowym, korespondencja z klientami i dostawcami.

Hotelowi należy przedstawić nowy usprawniony sposób zarządzania wspomagany przez zintegrowany system informatyczny. Realizacja systemu ma zoptymalizować procesy zarządzania hotelem oraz dostarczyć dane do podjęcia decyzji dotyczących kolejności i zakresu inwestycji związanych z systemem.

Użytkownicy systemu

Użytkownikami systemu informatycznego są uprawnieni do tego pracownicy zatrudnieni w hotelu „Monica”.

Środowisko, zasoby sprzętowe, urządzenia do wprowadzania i wyprowadzania danych

Firma posiada 8 komputerów. W sprzęt komputerowy wyposażone są następujące stanowiska:

Dyrektor ( 1 komputer)

Sekretarka (1 komputer)

Główny księgowy (1 komputer)

Specjalista ds. Kadr i Płac (1 komputer)

Informatyk zarządzający siecią (1 komputer)

Recepcja (1 komputer)

Administracja (1 komputer)

Marketing i Sprzedaż (1 komputer)

4.Charakterystyka użytkowników

Pracownicy obsługujący istniejący system informatyczny są odpowiednio przygotowani i posiadają doświadczenie oraz potrzebne wiadomości w zakresie obsługi sytemu.

5. Wymagania na nowy system

Nowy system będzie wykorzystywał zasoby danych istniejącego systemu, ale wprowadzone zostaną istotne zmiany mające na celu usprawnienie funkcjonowania hotelu „Monica”.

Wprowadzany system powinien być bardziej dostosowany do potrzeb hotelu, wydajny i efektywniejszy. Głównym celem nowego systemu jest usprawnienie działów Usług, Gastronomii oraz Marketingu i Sprzedaży a także Procesu Obsługi Klienta, Sprzedaży Posiłków i Marketingu.

Celem pośrednim będzie zapewnienie sprawnej i wydajnej komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami hotelu, a przez to skrócenie czasu potrzebnego do realizacji zadań.

Powinien on również charakteryzować się bezpieczeństwem i sprawną ochroną posiadanych danych.

Nowy system będzie wykorzystywał zasoby danych gromadzonych w istniejącym systemie.

6. Opis proponowanego systemu

Charakterystyka nowego systemu

W nowym systemie informatycznym wszystkie komputery połączone zostaną siecią lokalną z dostępem do Internetu.

Zwiększona zostanie liczba posiadanych przez firmę komputerów (do 19). Stanowiska które zostaną wyposażone w nowoczesny sprzęt komputerowy to:

Dyrektor (1 komputer)

Sekretarka (1 komputer)

Specjalista ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (1 komputer)

Specjalista ds. Kadr i Płac (1 komputer)

Informatyk zarządzający siecią (2 komputery)

Główny Księgowy (1 komputer)

Komórka finansowo-księgowo-ekonomiczna (3 komputery)

Kasa hotelu (Księgowość) (1 komputer)

Recepcja (2 komputery)

Administracja (Kierownik) (1 komputer)

Specjalista ds. Adm-Technicznych (1 komputer)

Specjalista ds. Zaopatrzenia (1 komputer)

Marketing i Sprzedaż (Kierownik) (1 komputer)

Specjalista ds. Sprzedaży (1 komputer)

Specjalista ds. Reklamy i Promocji (1 komputer)

Głównym zadaniem wprowadzanego systemu jest usprawnienie działów Usług, Gastronomii, Marketingu i Sprzedaży a także procesu Obsługi Klienta, Sprzedaży Posiłków oraz Marketingu. Wśród zmian jakie mają ułatwić to zadanie należy wymienić m.in. świadczenie usług na wyższym poziomie. Dzięki temu możliwe będzie pozyskanie nowych klientów i utrzymanie już istniejących.

Nadzór nad prawidłowym działaniem sytemu będzie sprawował administrator. Stanowisko to powinien objąć pracownik posiadający doświadczenie w zakresie kontroli podobnych systemów. Zostanie on zatrudniony na umowę zlecenie na okres 12 miesięcy. Nowy system będzie wymagał przeszkolenia pracowników firmy w zakresie obsługi systemu.

Wprowadzenie takiego systemu umożliwi komunikację pracowników pomiędzy poszczególnymi działami i stanowiskami w hotelu. Dostęp do danych zgromadzonych w systemie będzie uzależniony od zajmowanego przez danego pracownika stanowiska pracy i zakresu jego obowiązków. Dlatego też zalecane jest wprowadzenie haseł dostępu.

Obowiązkiem administratora będzie okresowa archiwizacja danych posiadanych przez hotel.

Konieczne będzie wprowadzenie ochrony danych hotelu przed niepożądanym wejściem z zewnątrz, umożliwi to Firewall. System będzie również chroniony programem antywirusowym.

Różnice pomiędzy dotychczasowym a proponowanym systemem

Nowy system ma na celu usprawnienie procesu Obsługi Klienta, Sprzedaży Posiłków i Marketingu a także działu Usług, Gastronomii oraz Marketingu i Sprzedaży.

Zwiększona zostanie liczba stanowisk (działów) hotelu posiadających sprzęt komputerowy

Wszystkie komputery posiadane przez hotel połączone zostaną siecią lokalną

Zatrudniony zostanie dodatkowy pracownik (administrator) odpowiedzialny za kontrolę systemu.

Pracownicy będą posiadali dostęp do określonych danych uzależniony od obowiązków.

Zautomatyzowanie realizacji zamówień i przesyłania danych pomiędzy działami.

Opis funkcjonalności systemu

Rys Funkcjonalność systemu wspomagającego zarządzanie hotelem MONICA

Rozrysowany wyżej schemat funkcjonalności wprowadzanego nowego systemu ma za zadanie :

• Zintegrowanie działania systemu całej firmy przez serwer systemu

• Wspomaganie działania następujących działów firmy:

• USŁUGI

• KSIĘGOWOŚĆ

• GASTRONOMIA

• ADMINISTRACJA

• MARKETING I SPRZEDAŻ

7. Ewolucja systemu

Nowy system w odróżnieniu od już istniejącego umożliwi większą kontrolę ze strony kierownictwa hotelu nad realizowanymi procesami a przez co kontrolę prawidłowego działania hotelu.

W proponowanym systemie możliwa jest późniejsza ewolucja uwzględniająca zmiany posiadanego sprzętu komputerowego jak i uprawnień poszczególnych pracowników. Możliwe będzie rozszerzenie obecnego systemu o nowe stanowiska i zwiększony wachlarz świadczonych usług przez hotel Monica..

3

Założenia do systemu wspomagającego procesy zarządzania dla hotelu „Monica”

---