3. Analiza pracy

Pojęcie analizy pracy:

Najprościej rzecz ujmując, analiza pracy to badanie mające na celu dokładny opis konkretnej pracy, odnoszące się najczęściej do stanowiska pracy, a także roli organizacyjnej, kompetencji czy też zawodu.

Analiza pracy – proces zbierania i analizowania informacji o :czynnościach wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy, wymaganiach wobec osób wykonujących tą pracę, kontekście w jakim jest wykonywana praca

Metody analizy pracy

1. Obserwacja :

• obserwacja migawkowa, która polega na rejestrowaniu czynności pracownika w regularnych odstępach czasu. Metoda ta jest oparta na rachunku prawdopodobieństwa, wymaga więc specjalnych kwalifikacji i dokładnego przestrzegania jej założeń metodycznych. Po pierwsze konieczne jest ustalenie odpowiedniej liczby obserwacji, po drugie momenty prowadzenia obserwacji powinny być dobrane w sposób losowy, po trzecie przedział czasowy, w którym będą prowadzone obserwacje, musi być odpowiednio długi, tak aby uchwycić zmiany w procesie pracy.

• Samoobserwacja – autoopis – w praktyce do analiz stanowisk pracy dość często się ją wykorzystuje. Polega ona na prowadzeniu obserwacji własnej pracy przez pracownika zapisywaniu dokonanych spostrzeżeń w karcie samoobserwacji, często nazwanej dziennikiem pracy na stanowisku. Zaletą tej metody jest możliwość zastosowania jej do wielu stanowisk pracy w organizacji, przy zachowaniu ustalonych standardów na wszystkich badanych stanowiskach. Wadą jest obciążenie pracowników dodatkowym zadaniem, oraz możliwość wystąpienia przekłamań lub subiektywnych ocen. Dlatego też zastosowanie tej metody wymaga wcześniejszego przeszkolenia pracowników, po zebraniu zapisów dokonania ich weryfikacji.

• Desk audit –demonstrowanie pracy przez pracownika ekspertowi

1. Kwestionariusze, ankiety – jest zestawem pytań na które odpowiadają wytypowani pracownicy, najczęściej ci, których praca jest poddana badaniu. Za pomocą tej metody można badać cechy samej pracy lub zachowania organizacyjne pracowników. Do badania cech służy tzw. Spis zadań, który zawiera szczegółową listę obowiązków, zadań oraz skalę ocen określających częstotliwość ich wykonywania, stopień ich trudności, a także ich ważność znaczenia. Kwestionariusze muszą być sprawdzone przez kierowników lub analityków, którzy je przygotowali. Zaletą tej metody jest próba zastosowania ilościowych elementów charakteryzujących pracę. Wadą zaś częstokroć nadmierna liczba elementów charakteryzujących pracę, co zwiększa czasochłonność i pracochłonność tej metody

2. Wywiady– jest ukierunkowaną rozmową, która ma na celu uzyskanie informacji o badanej pracy od osoby, która je wykonuje, nadzoruje lub też współdziała przy jej realizacji. Wykorzystuje się tą metodę do analiz pracy biurowej, administracyjnej. Przeprowadzenie takiego wywiadu wymaga specjalnych umiejętności ze strony prowadzącego wywiad analityka, gdyż musi on umieć identyfikować i oceniać zachowania pracownicze. Wadą wywiadu jest jego pracochłonność i czasochłonność oraz trudność w opracowaniu jego wyników w sposób umożliwiający porównanie z wynikami innych wywiadów

3. Analiza dokumentacji jako metodą badania pracy ma różną przydatność, w zależności od rodzaju, jakości i sposobu wykorzystania. Dokumentacja techniczna i organizacyjna zazwyczaj zawiera normatywne (postulowane) cechy czy też parametry pracy, dlatego też należy dokonywać porównania stanu rzeczywistego z postulowanym, w celu dokonania korekty usprawnień w poddanych badaniu procesach pracy. Dokumentacja ekonomiczna – rejestrująca fakty, pozwala uzyskać informację o wydajności pracy, jakości pracy czy też wykorzystaniu czasu pracy w ujęciu porównywalnym w czasie. Z kolei dokumentacja personalna dostarcza wiedzy o pracownikach tj o ich wykształceniu, stażu pracy, zdobytych kwalifikacjach, chorobach zawodowych itp. Oznacza to, że analiza dokumentacji może być metodą pomocniczą przy analizie pracy.

4. Analiza wytworów pracy – metoda pośrednia i uzupełniająca

Wybór metody analizy pracy zależy od charakteru pracy aby jednak mieć wiarygodny wynik należy przeprowadzić 2 metody.

Stanowisko pracy-to najmniejsza w strukturze organizacyjnej pozycja organizacyjna, wydzielona ze względu na określoną czynność zawodową lub zespół tych czynności wykonywanych przez jednego pracownika, w pełnym lub nie pełnym wymiarze czasu pracy. Z kolei czynność zawodowa to działanie ukierunkowane na osiągnięcie konkretnego wyniku, którego przebieg wyznaczony jest przez cele i warunki, w jakich jest ono realizowane

Opis stanowiska pracy-jest instrumentem organizatorskim zawierającym wszechstronną charakterystykę pracy wykonywanej na danym stanowisku oraz zestaw wymagań stawianych osobie zajmującej to stanowisko, które wynikają z celów i zadań wykonywanych na tym stanowisku

Pytanie egzaminacyjne:

Czym jest opis stanowiska ?

1. Opis pracy

2. Profil zawodowy

Elementy opisu stanowiska pracy/Opis stanowiska powinien udzielać odpowiedzi na następujące pytania

1. Nazwa stanowiska

2. Główny cel uzasadniający stworzenie stanowiska-Jaka jest racja istnienia stanowiska w strukturze organizacyjnej, czyli w jakim celu zostało utworzone

3. Zakres obowiązków- Jakie jest zakres zadań,

4. Odpowiedzialność - Jakie jest zakres uprawnień, odpowiedzialności

5. Miejsce danego stanowiska w organizacji- Jakie jest usytuowanie stanowiska w strukturze? -stanowisko nadrzędne, stanowiska podległe

6. Zakres i rodzaj współpracy z innymi stanowiskami –z jakimi podmiotami (wewnętrznymi, zewnętrznymi) jaka jest współpraca ( regularna, sporadyczna) jest realizowana

7. Kontakty zewnętrzne stanowiska

8. Warunki pracy i wyposażenie stanowiska

9. Profil wymagań osobowych: Jakie są wymagania kwalifikacyjne/kompetencyjne dla danego stanowiska

• Wykształcenie

• Doświadczenie

• Umiejętności

• Cechy osobowości

Profil kompetencji – to uporządkowany zestaw kompetencji zawodowych (wiedzy umiejętności, cech osobowości, postaw zachowań) charakterystyczny dla danego stanowiska, roli organizacyjnej lub zawodu, który jest wykorzystywany jako wielofunkcyjne narzędzie w procesie zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji.