Firma Konsultingowa ,,Pełna Wiedza”
Opis procedury organizacji szkoleń
Wydarzenie inicjujące proces:
Moment złożenia zamówienia na organizację szkolenia przez klienta.
Klient przychodzi do firmy „ Pełna Wiedza” ze swoim zamówieniem na organizację szkolenia. Muszą być w nim zawarte informacje o preferowanym miejscu, terminie oraz zakresie merytorycznym szkolenia. W zamówieniu powinna być podana liczba uczestników.
Przebieg procesu:
Przyjęcie zamówienia
Osobą przyjmującą zamówienie klienta na organizację szkolenia jest pracownik sekretariatu, którego obowiązkiem jest na podstawie dostępnych informacji i zasobów, określić czy wykonanie zamówienia jest możliwe do zrealizowanie przez firmę. Zamówienie, które według pracownika sekretariatu jest możliwe do wykonania, przekazywane jest natychmiast do Vice Prezesa ds. organizacji szkoleń. Następnie on podejmuje decyzję o realizacji szkolenia bądź jego odrzuceniu. W sytuacji nieobecności Vice Prezesa ds. organizacji szkoleń, zlecenie trafia do Prezesa, który podejmuje decyzję dotyczącą wykonania lub nie wykonania szkolenia. Jeżeli zamówienie zostanie odrzucone, to należy pisemnie powiadomić o decyzji klienta, składającego to zamówienie. Natomiast zamówienie, które zostało zaakceptowane przez Vice Prezesa lub Prezesa, kierowane jest do działu organizacji szkoleń i konferencji.
Wybór eksperta
Na podstawie zrealizowanych szkoleń i zebranych dotychczas danych ekspertów z poza firmy, pracownik działu organizacji szkoleń i konferencji, dokonuje wyboru eksperta, który będzie w stanie opracować program szkolenia i je przeprowadzić. W sytuacji, gdy ekspert odmawia przeprowadzenia szkolenia, pracownik poszukuje innego eksperta.
Opracowanie projektu szkolenia
Wybrany ekspert, po otrzymaniu informacji o zamówieniu klienta od pracownika działu organizacji szkoleń i konferencji, sporządza program szkolenia. Następnie przekazuje ten program do sekretariatu firmy konsultingowej, która przesyła go do zaakceptowania klientowi. Jeżeli klient nie zaakceptuje programu, to ekspert musi wprowadzić do niego odpowiednie zmiany.
Przygotowanie projektu
Po zaakceptowaniu przez klienta programu, ekspert opracowuje materiały szkoleniowe dla uczestników i przekazuje je do działu wydawnictw, który sporządza ich odpowiednią ilość.
Pracownik działu organizacji szkoleń i konferencji poszukuje odpowiedniego lokalu na organizowane szkolenie, jeśli nie jest możliwa jego organizacja w siedzibie klienta.
Przeprowadzenie szkolenia
Ekspert przeprowadza szkolenie zlecone przez klienta. Uczestnicy szkolenia, po jego zakończeniu, wypełniają ankiety dotyczące oceny szkolenia. Następnie na podstawie wyników ankiet, pracownik firmy konsultingowej działu organizacji szkoleń i konferencji, sporządza ocenę szkolenia i eksperta, która zostaje wprowadzona do bazy danych o ekspertach, z którymi firma współpracuje.
Rozliczenie szkolenia po jego zakończeniu
Po zakończeniu szkolenia dokonywane są płatności wynikające z wykonanych usług na rzecz klienta oraz rozliczenie firmy konsultingowej z ekspertem. Dokonuje się czynności związanych z księgowością zgodnie z procedurą „Księgowanie”.