Przyjęcia – forma pracy dyplomatycznej

• Znaczenie i zadania przyjęć

• Rodzaje przyjęć

• Zapraszanie gości

• Powitania i toasty

• Gospodarze i goście – wzajemne powinności.

Zadania przyjęć

• W działalności dyplomatycznej głównym zadaniem przyjęć jest umożliwienie nawiązania i pogłębienia kontaktów z przedstawicielami władz i innych instytucji kraju przyjmującego, z dyplomatami, uzyskanie od nich opinii o aktualnych sprawach politycznych, ekonomicznych, kulturalnych, przedyskutowanie problemów z osobami o odmiennych poglądach, zjednanie przyjaciół

• Przyjęcia są również doskonałym terenem obserwacji. Udział w przyjęciach umożliwia ustalenie, kto z kim utrzymuje stosunki, kto kim się interesuje.

Rodzaje i formy przyjęć

W działalności dyplomatycznej mamy następujące rodzaje i formy przyjęć

• Lampki wina: 12:00-13:00 (na stojąco)

• Śniadania: 12:30-14:00 (na siedząco)

• Kawy i herbatki: 16:00-18:30 (na siedząco)

• Koktajle: 16:00-20:00 (na stojąco)

• Aperitify: 18:00-18:30 (na stojąco)

• Przyjęcia bufetowe: 20:00 (na stojąco)

• Obiady i obiady bufetowe: 20:00 (na siedząco)

Śniadania i obiady

• Są najwystawniejsze i najbardziej zaszczytne z przyjęć

• Śniadanie trwa około 2 a obiad 3 godzin

• Menu śniadań jest – w porównaniu z obiadami – mniej obfite, różni się również pod względem jakości. Podaje się w zasadzie zupy klarowne, a nie zawiesiste, bądź też w ogóle zup się nie podaje. Podczas śniadań serwuje się natomiast dania z jarzyn, jaj i grzybów.

• Na śniadania mężczyźni przychodzą w ubraniach wizytowych, kobiety w kostiumach lub sukienkach wizytowych. W czasie obiadów mężczyzn obowiązuje ubranie wizytowe, smoking a nawet frak, kobiety – sukienka wizytowa lub długa suknia.

• Obiad jest wyższą formą przyjęcia niż śniadanie.

Kawa. Herbatka

• Obejmują niezbyt liczne grono osób, od 2-3 do 20. Odbywane bez obsługi kelnerskiej

• Uczestnikami tego rodzaju przyjęć są przeważnie same kobiety (zazwyczaj sami mężczyźni spotykają się na bankietach).

• Menu jest skromne: kawa, śmietanka, cukier, ciasta, soki, woda mineralna, ewentualnie likier lub koniak; herbatka, mleko, plastry cytryny, cukier, kanapeczki, ciasta

• Cecha charakterystyczną jest skromny poczęstunek w saloniku oraz miła i bezpośrednia atmosfera.

Obiad bufetowy (Buffet dinner)

• Jest odmianą obiadu, bywa urządzaniu o 20:00, ale dopuszczalna jest również 19:30, a nawet 19:00.

• Cechą charakterystyczną są bufety z potrawami i napojami

• Obiad rozpoczyna się podając aperitif, następnie gospodyni zaprasza do jadalni. Pierwsze wchodzą kobiety, za nimi mężczyźni, na końcu gospodarz.

• Goście nie pozostają na tym samych miejscach przez cały czas, zmieniają je i w ten swobodny sposób powstają coraz to nowe grupy, co umożliwia kontaktu z wieloma uczestnikami przyjęcia.

Koktajl

• Gości nie musi być wielu, nie powinno się jednak zapraszać mniej niż 20-30 osób

• Koktajle urządzane są w godzinach popołudniowych, między głównymi posiłkami (śniadaniem i obiadem).

• Przed koktajlem wynosimy z pomieszczenia kanapy i fotele – nie usuwamy natomiast stołów i stolików. Stawiamy na nich kanapeczki, słodycze, etc. Stoliki wykorzystują również goście, odstawiając na nie szklanki, kieliszki, które z kolei kelnerzy możliwie szybko odnoszą do kuchni

• Cechą koktajlu jest tworzenie się grupek, rozpadanie i powstawanie nowych, co stwarza dogodne warunki do zawierania znajomości i nawiązywania kontaktów.

Lampka wina

• Jest przyjęciem odbywającym się na stojąco i nie trwa dłużej jak godzinę

• Gospodarze znajdują się cały czas przy wejściu, to witając, to żegnając zaproszonych gości

• Forma przyjęcia bardzo zbliżona do koktajlu

• Występują jednak trzy różnice: pora dnia, kiedy organizowane jest przyjęcie, długość jego trwania oraz to, ze goście uczestniczą w nim zazwyczaj bez współmałżonka

• Urządzane jest z okazji święta narodowego, powitania i pożegnania członka personelu dyplomatycznego, przyznania nagrody, odznaczenia.

Aperitif

• To forma przyjęcia bardzo zbliżona do koktajlu i lampki wina

• Aperitif jest jednak tylko wprowadzeniem do innego przyjęcia (śniadania, obiadu) lub stanowi zakończenie jakiejś uroczystości (np. na zakończenie konferencji prasowej, podczas przerwy w przedstawieniu, koncercie itp.)

• Czas przeznaczony na aperitif to 15-30 minut (lampka wina, godzina, koktajl dwie)

• Menu jest najskromniejsze spośród wszystkich przyjęć, np. wermut czy campari z tonikiem oraz soki, a jako dodatki – solone migdały i paluszki.

Przyjęcie bufetowe

• Spośród przyjęć odbywających się na stojąco jest to najbardziej uroczysta forma przyjęcia

• Wszyscy goście przybywają punktualnie (podobnie jak przy innych przyjęciach) – jedynie gości honorowy „spóźnia się” 10-15 minut

• Gospodarze witają gości, a po przybyciu gościa honorowego towarzysza mu udając się do jadalni. Miejsce gospodarzy zajmuje najstarszy rangą współpracownik z małżonką

• Obowiązujące stroje to ubranie wizytowe, smoking lub frak

• Zazwyczaj na początku przyjęcia wygłaszane są toasty. Oprócz toastów mogą mieć miejsce występy orkiestry, chóru, artystów oraz tańce.

Koncert

• Na koncerty zapraszani są członkowie rządu, członkowie personelu dyplomatycznego, przedstawiciele różnych ministerstw, reprezentacji świata kultury i nauki oraz inne osoby

• Koncerty rozpoczynają się zazwyczaj o 20:30 i trwają około 1,5 godziny

• Koncert rozpoczyna krótkie przemówienie gospodarza, który wita gości i informuje o programie spotkania

• Po koncertach bywają organizowane przyjęcia, choć częściej są to aperitify. W tym przypadku ważniejsza jest „uczta duchowa” niż poczęstunek

• Ubiorem odpowiednim jest smoking, choć coraz częściej „przyzwala się” na zakładanie ubrania wizytowego

Przyjęcia prywatne i oficjalne

• Poza herbatką i kawą, które mają charakter prywatny, pozostałe rodzaje przyjęć mogą być zarówno przyjęciami oficjalnymi jak i prywatnymi

• tym, jaki charakter będzie miało przyjęcie dowiadujemy się już z samej formy zaproszenia

• Śniadania, obiady prywatne ograniczają się do przyjęcia najczęściej do 6-8 zaprzyjaźnionych ze sobą osób, natomiast oficjalne: 10, 30, 40 i więcej osób, dobranych według kryteriów podyktowanych potrzebami służby.

Ranga protokolarna przyjęć

Siedzące

1. Obiad

2. Obiad bufetowy

3. Śniadanie

4. Kawa, herbatka

Stojące

1. Przyjęcia bufetowe

2. Koktajl

3. Lampka wina

4. Aperitif

Bankiet – wykwintne przyjęcie. Bankietem nie jest kawa i herbatka, śniadanie, aperitif, ani lampka wina ani koktajl. Bankietem może być obiad bufetowy, przyjęcie bufetowe bądź bal. Bal jest obiadem szczególnym organizowanym w okresie karnawału, stąd raczej używa się słowa bal, bo panie się muszą odpowiednio przygotować i raczej przez to nikt nie pisze bankiet mając na myśli bal, ale mógłby być bo jest to bardzo uroczyste przyjęcie, a nie jakieś tam przy szklance wina, koreczku serowym, krakersiku i już bankiet.

Zaproszenia

• Gości zapraszamy osobiście, telefonicznie (zwłaszcza na przyjęcia nieoficjalne), listowne lub za pomocą kart zaproszeniowych

• Zaproszenia piszemy w 3 osobie liczby pojedynczej i wypełniamy ręcznie, bardzo starannie, czarnym tuszem choć coraz częściej robi się to czarnym atramentem albo za pomocą komputera.

• U dołu zaproszenia, po prawej lub lewej stornie mogą znajdować się skróty: R.S.V.P (repondez s’il vous plait – proszę o odpowiedź) czasami z dopiskiem en cas d’empechement/regrets only (w razie niemożności przybycia) lub P.M. (pour memoire/pro memoria – ku pamięci) oraz numer telefonu

• Jeśli goście zostali zaproszeni telefonicznie i potwierdzili swój udział, zaproszenie wysyła się jedynie dla pamięci. W takim przypadku przekreśla się skrót R.S.V.P. i numer telefonu, a obok pisze P.M

Zapraszanie gości

• Na przyjęcia zaproszenia wysyła się z dość dużym wyprzedzeniem – kilku a nawet kilkunastodniowym (w zależności od rangi przyjęcia)

• Sugerujący ubiór dopisek odnosi się zawsze do stroju męskiego, nawet wtedy gdy zapraszana jest para małżeńska, czy sama kobieta

• Osoby, które zostały poproszone o potwierdzenie obecności, robią to w ciągu 24 godzin

• W razie nie możności przybycia w dobrym tonie jest podanie powodu absencji

Tekst kart zaproszeniowej informuje:

1. Kto zaprasza (sam czy z żoną)

2. Kogo zaprasza (samego czy z małżonką)

3. formie przyjęcia (śniadanie, obiad, lampka wina itp.)

4. Na czyją cześć lub z jakiej okazji (przyjęcie jest wydane)

5. miejscu i czasie przyjęcia

6. obowiązującym stroju

Powitania

• w czasie oficjalnych przyjęć osoby witające stoją w kolejności: gospodarz, gospodyni

• w powitaniu gości – oprócz gospodarzy – mogą brać udział również inne osoby, np. przewodniczący delegacji, na której cześć przyjęcie jest wydane. Kolejność osób witających będzie wówczas następująca: gospodarz, gospodyni, przewodniczący delegacji

• goście dostosowują się do ustalonego porządku, witają się z gospodarzami po kolei

• uwaga: jak zawsze w sytuacjach oficjalnych, mężczyzna wita się pierwszy.

Toasty

• Są nieodłącznym elementem śniadań i obiadów

• Nie powinny być jednak wygłaszane w czasie spożywania poszczególnych potraw

• Najodpowiedniejszym momentem jest czas po zjedzeniu dania mięsnego, a więc wtedy, gdy wszyscy są już nasyceni i na stole pojawia się deser i szampan.

• Jeśli do deseru nie podaje się szampana, toast można wygłosic wznosząc kieliszek innego wina, ale nie wódki

• Toasty zazwyczaj i w pierwszej kolejności wygłaszają: gospodarz roaz gosć honorowy

• Najlepszy toast – to krótki toast!

Gospodarze i goście – wzajemne powinności

Powinności gospodarzy

• Pełna harmonia: menu, napojów, dekoracji stołu, porządku w mieszkaniu

• Witają przybywających i zegnają opuszczających przyjęcie

• Nie pozostawiają gości samych

• Traktują wszystkich na równi, wszystkich mają w polu widzenia i dla wszystkich są jednakowo uprzejmi. Wyróżniają jedynie gościa honorowego

• Nie spoglądają na zegarek nawet wówczas, gdy pobyt gości się przedłuża, nie włączają radia, telewizorów itp., chyba ze goście wyrażą takie życzenie.

• Gospodarze nie inicjują rozmów telefonicznych, nie nakłaniają do gry w karty, oglądania zdjęć itp.

• Nigdy nie podkreślają wkładu pracy w przygotowanie przyjęcia

• Do pomieszczeń w których przebywają goście nie wprowadzają psów i kotów

• Ubierają się wedle przyjętych zasad, wykazując raczej pewną skromność niż chęć górowania; nie przyjmują jednak gości w codziennym ubraniu

• Nie zmuszają do jedzenia i picia, nie nakłaniają do pozostania, jeśli goście zdecydowali się już pożegnać.

Powinności gości

• Jeśli już przyjmują zaproszenie – nie zawodzą, nie odmawiają w ostatniej chwili

• Przychodzą we właściwym czasie: na śniadanie, obiad, obiad bufetowy i przyjęcie bufetowe – punktualnie; na herbatkę i kawę – zaraz po oznaczonej godzinie, na koktajl i lampkę wina – nieco później, lecz nie pod koniec przyjęcia; spóźnienie się jest dużym nietaktem w stosunku do gospodarzy i innych zaproszonych

• Nie krytykują organizacji przyjęcia, doboru i rozsadzania gości, nie obmawiają gospodarzy i innych współuczestników przyjęcia, nie okazują niezadowolenia czy złego humoru.

• Nie skracają pobytu ani tez nie przedłużają go ponad przyjęte normy czasowe: śniadanie – 2 godziny, obiad, obiad bufetowy, przyjęcie bufetowe – 3 godziny; po kawie, herbacie wychodzą nie później jak o 18:30

• Jednym z podstawowych obowiązków gościa jest rewanż. Forma rewanżu powinna być podobna. Np. rewanżując się za obiad zapraszamy na obiad lub śniadanie. Zaproszenie, z którego nie możemy skorzystać, również pociąga za sobą konieczność rewanżu.