Sztuka efektywnego zarządzania czasem

Co to jest priorytet?

Priorytet to sprawa szczególnie ważna, która musi być załatwiona w pierwszej kolejności.

Słownik Języka Polskiego PWN

Ustalanie priorytetów

Macierz Eisenhower'a

Macierz Eisenhowera jest jednym z popularnych sposobów rozplanowania czasu. Swoją budową przypomina układ współrzędnych, gdzie rzędną jest ważność danego działania natomiast odciętą – jego pilność.

Interpretacja

Wszystkie zadania jakie tutaj trafiają należy wykonać najszybciej jak się da (mają bowiem największy priorytet). Obszar ten niestety jest nierozerwalnie związany ze stresem oraz pośpiechem.

Zadania znajdujące się w tej części nie mają terminu realizacji (lub jest on odległy) oraz są dla ciebie istotne. Działania w tej ćwiartce sprawiają, że wewnętrznie wzrastasz i jesteś bliżej sukcesu. Dodatkowo obniżasz poziom stresu załatwiając sprawy zanim staną się pilne.

Dzisiaj upływa termin uregulowania rachunku za prąd- sprawa pilna aczkolwiek nie koniecznie ważna dla ciebie. Nie musisz tego osobiście robić, wystarczy że przekażesz to zadanie na przykład komuś z rodziny. Część zadań z tego obszaru możesz spróbować powierzyć komuś innemu, zyskując w ten sposób trochę czasu na sprawy ważne.

Jeżeli coś nie jest ani ważne ani pilne to po co przeznaczać na to czas? Takim pożeraczem czasu często jest telewizja, komputer, internet.

Które stwierdzenie jest fałszywe:

METODA ABCDE

A” to zadania najważniejsze

„B” to zadania mniej ważne

„C” to rzeczy, które dobrze byłoby zrobić

„D” oznacza delegację

„E” to eliminacja

Zasada Pareto

Zasada Pareto opisuje wiele zjawisk, w których 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.

Zasada Pareto nazywana jest zasadą 80/20 lub 80 na 20.

Zastosowanie

Zasada pozwala wybierać priorytety oraz ułatwia organizację czasu, przez co osiągamy maksymalne wyniki w minimalnym czasie.

Ułatwia też organizację pracy w grupie, zależnie od użyteczności i umiejętności jej członków.

Jak działa zadsada Pareto?

Zastosowanie w praktyce:

20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw

20% słownictwa wystarczy by móc czytać 80% tekstów w języku

20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia

Czy zawsze 80/20?

Oczywiście, że nie. Są to wartości przybliżone, można powiedzieć – obrazowe. Czasem jest to stosunek 75/25, innym razem 82/18.

Elastyczny czas pracy

Uelastycznienie czasu pracy oznacza zróżnicowanie form jego organizacji.

Istnieje wiele systemów elastycznego czasu pracy.

Wśród nich wyróżnia się:

indywidualny rozkład czasu pracy

system skróconego tygodnia pracy

system pracy weekendowej

zadaniowy czas pracy

Zadaniowy system czasu pracy

Cel: Minimalizacja bezkonstruktywnego przebywania w pracy.

Zasady:

wyznaczanie zadań na okres dłuższy niż 1 dzień, podsumowanie wyników pracy w ustalonych odstępach czasu, wykluczenie możliwości codziennego ustalania zadań.

Elastyczny system pracy przynosi pozytywne efekty, kiedy spełnione zostają pewne zasady.

wykonawca zadania charakteryzuje się samodyscypliną, wysokim poczuciem odpowiedzialności i zdolnością do samokontroli

zasady wykonania zadania oraz systemem oceniania efektów pracy zostały jasno określone

istnieje stała, systematyczna i konsekwentna komunikacja z poszczególnymi osobami w zakresie postępów ich prac

system jest ważnym i systemowym elementem kultury organizacyjnej

dotyczy całej grupy osób a nie pojedynczego pracownika

Pozytywne efekty elastycznego czasu pracy

Poświęć czas, by zyskać na czasie

Przed przystąpieniem do wykonania zadania należy poświęcić czas na zaplanowanie czynności.

Czynność planowania pomaga zaoszczędzić od 5 do 10 % czasu pracy.

Dlaczego warto planować?

Poświęcając czas na planowanie można zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań.

Która z czynności pozwala zaoszczędzić czas:

Optymalny czas planowania

W pewnym momencie proces planowania osiąga punkt optymalny, od którego czas poświęcony na planowanie przestaje być efektywny (przesadne planowanie).

Na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć pewien czas na samo planowanie, nie więcej jednak niż 1%.

Co masz zrobić jutro, zrób dzisiaj

Im dłużej zwlekasz, tym całkiem proste zadanie do wykonania staje się coraz trudniejsze, coraz ciężej Ci się do niego zabrać i coraz bardziej się stresujesz, gdy masz je wykonać.

Efekt:

Na wykonanie zadania tracisz dwa razy więcej czasu!

Gdy poznamy przyczyny odkładania spraw na później, łatwiej nam będzie unikać tego zjawiska.

1.Unikanie odpowiedzialności i ryzyka za sprawy, które przerażają i wydają się trudne do realizacji.

2.Przytłoczenie rozmiarami i złożonością zadania.

3.Zbyt długie analizowanie każdego zadania i wszystkich możliwych rozwiązań.

4.Brak umiejętności hierarchizowania i klasyfikowania na ważne i mniej ważne.

Skutki odkładania spraw na później

Odkładanie wykonania zadań skutkuje ich nagromadzeniem się i koniecznością realizacji wielu nielubianych czynności na raz

Test

Pora sprawdzić w praktyce, czy dobrze radzisz sobie z planowaniem czasu.

Rozwiąż test, policz ile udzieliłaś/eś odpowiedzi

a), b) i c).

Wynik odczytasz klikając na znak ?, znajdujący się na końcu testu.

Czy potrafisz planować?

Twój kalendarz jest:

a) Czysty i uporządkowany

b) Pusty. Rzadko z niego korzystasz, bo nie lubisz sobie przypominać jak szybko mijają dni

c) Pełny. Nie domyka się, wciąż coś w nim dopisujesz

Jest 16:59, za minutę kończysz pracę. W ostatniej chwili szef poprosił cię o raport…

a) Robisz go najszybciej jak tylko potrafisz, chcesz mieć to z głowy

b) Dostałaś polecenie służbowe, więc musisz je wykonać, nawet jeśli przez to spóźnisz się na dawno zaplanowane spotkanie

c) Jesteś wściekła na szefa za popsucie twojego starannie zaplanowanego harmonogramu dnia

Jak zazwyczaj wygląda twój dzień?

a) Całkiem nieźle - zarówno pracę jak i czas wolny mam dobrze rozplanowane

b) Chaotycznie - nigdy nie udaje mi się wszystkiego dokończyć

c) Jeden wielki pośpiech - zawsze pod koniec dnia jestem wykończona/y

Czym jest dla ciebie czas?

a) Nieskończonym biegiem wydarzeń

b) Ograniczeniem, utrudnieniem w dotarciu do celu

c) Ścieżką, która rozciąga się przed tobą

Czy udaje ci się wygospodarować odrobinę wolnego czasu tylko dla siebie?

a) Tak, to pozwala mi pozostać przy zdrowych zmysłach i zachować równowagę

b) Nigdy - wciąż jestem zabiegana, mam za dużo spraw na głowie

c) Rzadko - tylko, jeśli znajdę wolne miejsce w swoim terminarzu

Rozwiązanie

Większość odpowiedzi a)

Doskonale radzisz sobie z zarządzaniem czasem. Pracujesz efektywnie. Gratulacje!

Większość odpowiedzi b)

Potrafisz wykonać pracę w terminie jednak musisz jeszcze popracować nad planowaniem. Pomoże Ci to zaoszczędzić czas i uniknąć stresu.

Większość odpowiedzi c)

Zdecydowanie nie radzisz sobie z planowaniem swojego czasu. Spróbuj uporządkować swoje środowisko pracy. Nie zapominaj o ustaleniu priorytetów. Pamiętaj, że nie wszystkie zadania musisz wykonać sam/a. Poproś o pomoc innych.

Zadanie

Rozwiąż zadanie, stosując zasadę Pareto.

Prawidłowe rozwiązanie poznasz klikając na znak ?, znajdujący się pod treścią zadania.

Życzymy powodzenia!

Zadanie

Załóżmy hipotetyczną sytuację, dwie osoby uczą się na egzamin:

Tomek zdaje egzamin na 3, a Dorota zdaje na 5.

Dlaczego?

Tomek nie wiedział czego dokładnie trzeba się nauczyć, a Dorota wiedziała i wybrała tylko to co rzeczywiście miało być na egzaminie. Dorota wiedziała czym jest to 20%, która część to ta właściwa to ta którą trzeba sie zająć., aby uzyskać 80% efektów (w tym wypadku oceny). Tomek natomiast nie wiedział i próbował sie nauczyć wszystkiego, co nie było możliwe w takim czasie. Efekty: Dorota zaoszczędziła czas i dostała lepsza ocenę, Tomek stracił masę czasu i ledwo zdał egzamin.

Jeśli nie udało Ci się poprawnie rozwiązać zadania, przeczytaj ponownie informacje na temat

Przeciążenie pracą

Do przeciążenia pracą prowadzi brak wiedzy na temat zarządzania czasem.

Dzięki znajomości technik efektywnego zarządzania czasem możemy wyeliminować swoje złe nawyki.

Do przeciążenia pracą prowadzą:

1. Wielozadaniowość

2. Nie korzystanie z bloków czasu

3. Nie zapisywanie zadań do wykonania

4. Brak planowania

Brak przerw w pracy

Nagradzaj swój umysł i ciało przerwami, a odwdzięczą Ci się lepszą pracą – a więc większą efektywnością. Unikniesz efektu przepracowania!

Po godzinie Twoja efektywność spada o połowę.

Im dłużej wykonujesz jakąś czynność, tym bardziej się męczysz i nie zauważasz, że robisz to mniej skutecznie.

Dlatego uwzględnij w swoim planie przerwy. Krótkie na „rozruszanie się” i napicie, dłuższe na ćwiczenia, spacer, lunch, itp.

Praca w bałaganie

Czy wiesz, że...

brak porządku w miejscu pracy powoduje zmieszenie efektywności a w konsekwencji prowadzi do przeciążenia pracą.

Badania udowodniły, że osoby pracujące na nieuporządkowanym biurku, tracą przeciętnie półtorej godziny dziennie.

Czas ten poświęcają na rozpraszanie swojej uwagi rzeczami zalegającymi na biurku, oraz na szukaniu potrzebnych przedmiotów.

To stracone 7,5 godziny tygodniowo, czyli prawie cały dzień pracy!

Przeciążenie pracą

Przeciążenie pracą pociąga za sobą negatywne skutki!

Negatywne skutki :

brak umiejętności określania, które z wykonywanych przez ciebie czynności są ważne, a które możesz zaniechać,

nieefektywne dysponowanie czasem,

wydłużenie czasu pracy,

brak możliwości kontrolowania wszelkich zakłóceń, które odrywają cię od pracy

zmniejszenia efektywność i narastanie stresu

Przeciążenie pracą zwiększa poziom stresu

Dzieje się tak, ponieważ:

Zegar biologiczny

Zegar biologiczny umożliwia dostosowanie procesów życiowych organizmu do cyklicznie zmieniających się pór doby, tak by m.in. praca i wypoczynek przypadały na godziny dzienne, a sen następował w nocy.

Zegar biologiczny może ulegać „rozregulowaniu” w wyniku warunków środowiskowych i obyczajów współczesnego człowieka.

Zmieniony tryb życia jako wynik pracy zmianowej, a zwłaszcza pracy nocnej, może przyczyniać się do nieprawidłowego biegu zegara biologicznego i w konsekwencji dolegliwości zdrowotnych.

Rytm dnia

Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem.

Mówi się zazwyczaj o rannych ptaszkach czyli skowronkach

albo nocnych markach, czyli sowach.

Skowronki

Preferują pracę w porach rannych, rozpoczynają dzień wcześnie, a wykonywana przez nich praca jest najefektywniejsza w godzinach przedpołudniowych.

Sowy

Dla tej grupy osób najdogodniejsza jest praca w godzinach popołudniowych, a nawet nocnych.

Wydajność pracy w ciągu dnia

Wykres

Krzywa koncentracji uwagi na podstawie REFA (Komisji Badań Nad Pracą) za: Lothar J. Seiwert (1998) "Jak organizować czas"

Wydajność człowieka podlega w ciągu dnia okresowym wahaniom, zachodzącym w naturalnym i dającym się przewidzieć rytmie.

W pewnych porach nasz organizm funkcjonuje lepiej, zarówno pod względem psychicznym jak i fizjologicznym.

Praca zajmująca w najlepszym okresie funkcjonowania organizmu tylko 10 minut, może zabrać parokrotnie więcej czasu, kiedy zabieramy się za nią w nieodpowiedniej porze.

Koncentracja uwagi

Wykres

Krzywa koncentracji uwagi na podstawie REFA (Komisji Badań Nad Pracą) za: Lothar J. Seiwert (1998) "Jak organizować czas"

Warto pamiętać, że zegar biologiczny człowieka, do normalnego funkcjonowania potrzebuje również relaksu.

Jeśli pracujesz bez przerwy spada nie tylko Twoja wydajność ale także koncentracja!

Warto dobrze skorzystać z przerwy w pracy, ze względu na:

1. stan umysłu i możliwość jego odświeżenia (dzięki temu po przerwie będziemy efektywniej pracować, nie zostaniemy w nadgodzinach, a po powrocie do domu nie będziemy się czuli jak po dobie w kamieniołomie).

2. stan organizmu, nasze mięśnie i samopoczucie fizyczne (dobrze wykorzystana przerwa, to odpoczynek dla kręgosłupa mi mięśni i szansa na dotlenienie tkanek).

Fałszywe stwierdzenie dotyczące symptomów zmęczenia to:

Jak wykorzystać efektywnie przerwę w pracy?

Nie należy wykorzystywać przerwy na wysyłanie prywatnych e-maili czy surfowanie po sieci. Dla naszego organizmu to żaden wypoczynek.

Przerwa jest po to, aby nasz mózg mógł oderwać się od tego, czym zajmujemy się przez 8 godzin dziennie.

Dlatego właśnie nie należy rozmawiać w czasie przerwy o pracy i zadaniach.

Spacer pozwoli oderwać się od obowiązków.

Bez względu na to, jak bardzo jesteśmy zapracowani powinniśmy znaleźć czas i poświęcić go naszemu organizmowi.

Powinniśmy znaleźć czas na:

- jedną godzinę relaksu przed snem;

- jedną godzinę dziennie na rozwijanie własnego hobby czy też poprawy swojego stanu zdrowia;

- trzydzieści minut trzy razy w tygodniu na ćwiczenia fizyczne;

-czas na spokojne spożywanie posiłków.

Cicha godzina

W harmonogramie dnia należy umieścić czas na tzw. cichą godzinę.

Idea cichego czasu jest prosta:

należy ustalić blok czasu bez niespodzianek, który umożliwi nam skoncentrowanie się na pracy. Wymaga to wyłączenia telefonów, odmowy przyjmowania gości oraz skierowania prośby do współpracowników, by nam nie przeszkadzano.

Złodzieje czasu

"Złodzieje czasu" to czynniki znajdujące się poza naszymi nawykami a tkwiące w środowisku pracy. Są to czynniki, które odnoszą się do organizacji naszego środowiska pracy.

Najczęściej jesteśmy nieświadomi, że takie zachowania bądź strategie zawodowe przyczyniają się do spadku naszej wydajności oraz do nie wywiązywania się z powierzonych zadań, nie dotrzymywania terminów i nawarstwiania niezałatwionych spraw.

Ile czasu

człowiek rzeczywiście przeznacza na wykonywanie w życiu różnych pożytecznych

i zbędnych czynności?

1. Na przebywanie w miejscu pracy przeznaczamy około 13 pełnych lat życia, z czego sama, czysta

praca pochłania tylko 5 lat, zebrania i spotkania 2 lata, a picie kawy, narzekanie

na ciężką pracę, pogawędki w pracy i nicnierobienie – 6 lat

2. sen, odpoczynek i relaks po pracy – 25 lat,

3. jedzenie – 2 lata,

4. przebywanie w kolejkach i poczekalniach – 2 lata,

5. oglądanie telewizji – 10 lat, w tym 2 lata na oglądanie reklam.

Najczęściej występujące "pożeracze czasu" to:

1. Przerwy na telefon

2. Spotkania

3. Przypadkowi goście

4. Brak jasno sprecyzowanych obowiązków i zakresu odpowiedzialności.

5. Nie dokładne, nieprawidłowe i opóźnione informacje

6. Nieumiejętność mówienia „nie

Walcz z brakiem dyscypliny

Pamiętaj, aby przed zabraniem się za przyjemności, najpierw wykonać swoją pracę.

Przerwy na telefon

Należy wyrobić sobie umiejętności odrzucania niepotrzebnych rozmów oraz wpoić zasady ekonomicznego i efektywnego sposobu rozmowy.

To co bezwzględnie powinno cechować nasz rozmowy to konkretność tematyczna oraz zwięzłość.

Spotkania

Należy zadać sobie kilka pytań planując spotkanie:

- czy można je czymś zastąpić

- czy są inne mniej czasochłonne sposoby (faksy, e-maile, telefony itd.)

- czy spotkanie ma określone ramy czasowe (czas zakończenia powinien być podany zanim rozpocznie się zebranie)

Zjawienie się niespodziewanego gościa w biurze podczas pracy:

Asertywne NIE

Brak umiejętności asertywnego mówienia "nie" intensywnie obniża efektywne gospodarowanie czasem.

Jego efektem jest chaos organizacyjny.

Brak umiejętnego odmawiania wynikający z obawy przed sprawieniem zawodu, może stać się źródłem, że inni będą to wykorzystywać i narzucać nam wiele zadań, nienależących do naszych obowiązków.

Modyfikacja własnych zachowań

Narzędziem pomagającym w pracy nad sobą i modyfikacją swoich zachowań jest tzw. rejestr tygodnia.

Prowadzenie rejestru tygodnia pomoże nam w wyeliminowaniu czynności oraz nawyków tracenia czasu. Ułatwi nam to wprowadzenie zmian w naszym zachowaniu i rezygnację z czynności, które lubimy np. rozmów z kolegami w czasie pracy.

Rejestr tygodnia

Powinniśmy go opracować w oparciu o przebieg najbardziej reprezentatywnego dnia naszej pracy.

Jak wykonać rejestr?

1. Na koniec każdego dnia należy w uprzednio przygotowanych rubrykach wpisać czas spędzony na poszczególnych czynnościach.

2. Następnie na koniec tygodnia powinniśmy podsumować nasze zapisy, aby otrzymać w miarę dokładne dane, którego dnia i na co zużyliśmy czas.

Dzięki takiemu rejestrowi będziemy mieć ogląd w jaki sposób rozkłada się nasz czas w ciągu tygodnia.

Analiza rejestru tygodnia

Analizując rejestr tygodnia należy dokonać rozróżnienia na czas zasadniczy i uboczny.

Czas zasadniczy jest tym, który musimy zużytkować ze względu na nasze obowiązki wynikające z pracy, natomiast uboczny, poświęcony na np. pogawędki.

Przyglądając sie rejestrowi powinniśmy analizować go na trzech obszarach:

I. Ty i Twoje zadania (realizacja obowiązków zawodowych)

II. Ty w stosunku do samego siebie (brak skupienia, odkładanie na później, nastrój itd.)

III. Ty i inni (asertywne odmawiane pogawędek w trakcie pracy, praca za innych itd.).

Jeżeli dojdziemy do wniosku, że:

- najmniej efektywnie gospodarujemy czasem w obszarze I, to oznacza to, że musimy gruntownie zmienić nasze nawyki zawodowe.

-jeśli problemy związane są z obszarem II, należy trenować koncentrację, pamięć i nauczyć się podejmować decyzje.

-problemy w III obszarze, mówią nam, że prawdopodobnie w naszych stosunkach zawodowych są czynniki, na które warto zwrócić większą uwagę.

Pamiętaj!

Przez całe życie uczymy się pewnych wzorców, które wynikają z naszego trybu życia. Dlatego zmiana złych nawyków nie może być natychmiastowa.

Im dłużej

będziemy się zajmować pracą nad modyfikacją własnych zachowań, tym będzie to łatwiejsze i bardziej efektywne.

3 pomocne pytania

Zmiany najlepiej zacząć od zadania sobie 3 pytań:

1.Dlaczego tak postępuję w stosunku do własnych zadań, samego siebie czy innych?

2.Jakich zmian mógłbym dokonać, aby być bardziej efektywnym i mieć korzyści?

3.Jak te zmiany przeprowadzić?

Analiza podanych pytań pozwoli na dostrzeżenie Twoich mocnych i słabych stron związanych z organizacją czasu pracy.

Zarządzanie sobą obejmuje takie czynności jak:

Teoria modyfikacji zachowań wg B. F. Skinera

Teoria Skinera wyjaśnia rolę nagród w wywoływaniu zmiany zachowań lub w utrzymywaniu przez pewien czas zachowań nie zmienionych.

Jest to podejście do motywacji, zgodnie z którym zachowanie wywołujące nagrody będzie prawdopodobnie powtarzane, a prawdopodobieństwo powtórzenia się zachowań pociągających za sobą karę jest mniejsze.

Łańcuch modyfikacji zachowań wg Skinera

B. F. Skiner uważał, że głównym sterownikiem zachowań ludzkich jest środowisko społeczne.

Dlatego też zmieniając środowisko, można zmienić jednocześnie zachowanie jednostki i modyfikować jej reakcje - osłabiając je lub wzmacniając.

Skiner wyróżnia kilka technik modyfikacji zachowań innych ludzi.

1. pozytywne wzmacnianie:

konsekwencja poprzedniego zachowania, ocenionego pozytywnie i pożądanego w przyszłości,

2. uczenie unikania: uciekanie od nieprzyjemnych i niekorzystnych następstw mających miejsce po realizacji jakiegoś zadania,

3.wygaszanie: to redukowanie niepożądanych i niechcianych zachowań lub też zachowań i działań nie przynoszących oczekiwanej nagrody,

4.karanie: najbardziej radykalny środek zmiany zachowania, wywiera skutek natychmiastowy, przez zakazanie wykonywania, choć nie zawsze uzasadniony etycznie.

Każdy menadżer może wykorzystać teorię Skinera w praktyce.

Przykład:

Pracownicy mogą otrzymywać odzież roboczą, sprzęt sportowy, a nawet wycieczki do Disneylandu jako nagrodę za wyróżniające osiągnięcia.

Jak wyeliminować niepożądane zachowania u pracowników, aby nie czuli do nas żalu i niechęci?

5 kroków do zmiany zachowania pracowników:

krok 1

Rozmowę zacznij od pochwały i uznania dla pracy podwładnego.

krok 2

Zwróć uwagę na błędy ludzi oraz niedoskonałość człowieka (każdy popełnia błędy, tylko maszyny się nie mylą itp.)

krok 3

Zanim zaczniesz krytykować pracownika powiedz najpierw o swoich błędach, omyłkach i słabych stronach.

krok 4

Chwal wszelkie, nawet najdrobniejsze zmiany zachowania w pożądanym przez Ciebie kierunku.

krok5

Zachęcaj. Spraw, aby pracownik

poczuł, że wszelkie błędy są bardzo łatwe do wyeliminowania.

Środki motywacji:

Teoria wzmocnienia

Teorie wzmocnienia nazywane są także teoriami wzmocnienia pozytywnego lub modyfikacji zachowań.

Teoria Skinera opiera swe założenia na teorii wzmacniania.

Istnieją dwa rodzaje wzmocnienia i podtrzymywania zachowania oraz dwa osłabiania lub redukcji.

Wzmocnienie zachowania:

1. wzmocnienie pozytywne- wzmacnianie zachowania poprzez go z pożądanymi następstwami

2. unikanie- wzmacnianie zachowania poprzez dopuszczenie do unikania niepożądanych następstw

Osłabienie zachowania:

1. kara- osłabienie zachowania poprzez powiązanie go z następstwami niepożądanymi

2. eliminacja- osłabienie zachowania poprzez niedopuszczenie do pożądanych następstw

Harmonogram stosowania wzmocnień

1. Ustalona częstotliwość

Wzmocnienie stosowane w stałych odstępach czasu, niezależnie od zachowania.

2. Zmienna częstotliwość

Wzmocnione stosowane w zmiennych odstępach czasu, niezależnie od zachowania

3. Ustalony stosunek

Wzmocnienie stosowane po stałej liczbie zachowań, niezależnie od czasu

4. Zmienny stosunek

Wzmocnienie stosowane po zmiennej liczbie zachowań, niezależnie od czasu.

Zadanie 1.

Spróbuj teraz podać przykład działań menadżera wobec pracowników, dzięki którym osiągnie efekt:

1. wzmocnienia pozytywnego

2. unikania

3. kary

4. eliminacji.

Jeśli nie jesteś pewna/y czy udzieliłaś/eś poprawnych odpowiedzi przeanalizuj przykłady znajdujące się obok.

1. wzmocnienie pozytywne- podwyżki płac, awanse i nagrody za dobrze wykonaną pracę

2. unikanie- reprymenda za spóźnienie- pracownik jest motywowany do wykazania punktualności w celu uniknięcia niemiłych następstw, jakie może pociągnąć za sobą spóźnianie się

3. kara- nagana za pozorowanie pracy- następstwa niemiłe zmniejszają prawdopodobieństwo ponownego zdecydowania się pracownika na dane zachowanie

4. eliminowanie- ignorowanie dowcipów pracownika- niepożądane zachowanie (opowiadanie dowcipów) będzie występowało coraz słabiej, by w końcu zupełnie zaniknąć.

Zadanie 2.

Zastanów się teraz czy lepsze efekty przyniesie:

1. schemat o stałej częstotliwości wzmacniania, np. w postaci comiesięcznych wypłat zarobków

czy

2. schemat o zmiennej częstotliwości wzmacniania, np. opierający się na niezapowiedzianych wizytach szefa lub inspekcjach.

Spróbuj uzasadnić swój wybór.

Jakie jest poprawne rozwiązanie?

Lepsze efekty przyniesie zastosowanie schematu o zmiennej częstotliwości wzmacniania,

ponieważ

kiedy pracownicy nie wiedzą, kiedy mogą się spodziewać wizyty szefa, na ogół starają się utrzymać przez cały czas rozsądnie wysoki poziom wysiłku.

Optymalna organizacja czasu pracy niekoniecznie zakłada pracowanie ciężej, a raczej mądrzej.

Planowanie pomaga nam w optymalizacji czasu pracy.

Szczegółowe reguły planowania

Efektywność planowania można zwiększyć, kierując się szeregiem reguł,

np. zapisywanie w rezultatach, sprawdzanie realizacji planów itd.

Spróbuj odpowiedzieć na pytanie:

Czy lepiej jest zanotować w swoim kalendarzu „Umówić się na spotkanie z klientem”

czy

„Zadzwonić do klienta w sprawie spotkania”?

Jeśli masz wątpliwości czy dobrze odpowiedziałaś/eś na pytanie zapoznaj się z informacjami na kolejnym slajdzie. Poprawne rozwiązanie znajdziesz po kliknięciu na znak ?.

1. Zapisywanie w rezultatach

Lepiej jest zapisać w kalendarzu

„Umówić się na spotkanie z klientem”

zamiast

„Zadzwonić do klienta w sprawie spotkania”.

Listę zadań należy przeanalizować pod względem ważności, pilności i czasu trwania poszczególnych czynności.

Wyznaczanie dat zakończenia zadań powoduje wzrost dyscypliny i unikniecie opóźnień.

Konieczne jest wyznaczanie czasu na planowanie i na twórcze myślenie.

Sprawdzanie samego siebie będzie powodowało wzrost motywacji do zrealizowania zadań.

Konsekwencja:

Terminy

Planując, należy wyznaczać daty zakończenia zadań.

Wyznaczanie dat zakończenia zadań powoduje wzrost dyscypliny i uniknięcie opóźnień.

Pozbywanie się poczucia równowagi

Zaniedbywanie jednego obszaru bezpośrednio odbija się na pozostałych.

Ze względu na wymiar aktywności wyróżniamy:

1. Planowanie proaktywne- spełnia ważną rolę w zarządzaniu sobą w czasie; umożliwia podejmowanie inicjatywy.

2. Planowanie reaktywne- polega na planowaniu działań na skutek nieprzewidzianych zdarzeń, cudzych próśb itp.

Strategie planowania

Strategie planowania wybieramy w zależności od długości odcinka czasu, jaki rozpatrujemy.

1. Planowanie dłuższego okresu czasu- metoda Gantta

2. Planowanie krótszego okresu- metoda Alpen

3. Planowanie krótkiego odcinka czasu(do tygodnia) - metoda TRZOS

Metoda Gantta

Dzięki graficznemu przedstawieniu działań, widoczne jest ich następstwo i możliwa kontrola postępu całego przedsięwzięcia.

Metoda ALPEN

Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN:

1.Zestawienie zadań

2.Ocena czasu trwania czynności

3.Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane

4.Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności

5.Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw nie załatwionych

Metoda TRZOS

T- terminy zadań( należy je spisać)

R- ramy czasowe( określić według reguły 60% planowania, 40% na działania spontaniczne)

Z- zaplanować rezerwy czasu

O- ograniczyć działania do priorytetowych

S- skontrolować rezultaty

Określanie celów:

SMART

S- specific (dokładny)

M- measurable (mierzalny)

A- achievale (osiągalny)

T- time orientem (zorientowany w czasie)

Zaplanowane cele najlepiej spisać.

Cele należy zapisywać, ponieważ dzięki temu:

1.Szybciej i sprawniej osiągniesz swoje cele.

2.Zaoszczędzisz sporo czasu.

3.Lepiej się zmotywujesz.

4.Rozeznasz się we własnych celach i działaniach, jakie powinieneś podjąć.

5.Zredukujesz stres.

Efektywne używanie technik wyznaczania celów, niesie za sobą pozytywne skutki.

Powoduje to, że ludzie:

- mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów

- lepiej się koncentrują

- przejawiają więcej zaufania do siebie

- efektywniej działają

- potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania

Znudzenie pracą

Znudzenie pracą jest przyczyną niesprawności w wykonywaniu zadań

Powody znudzenia pracą:

- zbyt mało zadań do wykonania

- wykonywanie jedynie prostych, nierozwijających czynności

- wykonywania tej samej pracy przez dłuższy czas.

Okres mniejszego natężenia pracy należy traktować jako naturalny element, wynikający z cyklu pracy.

Zastanów się jak można wykorzystać czas z pożytkiem w pracy, podczas zmniejszonej ilości zadań do wykonania.

Realizacja celów i planów

Umiejętność realizacji celów i planów jest kluczowym czynnikiem

usprawniającym pracę własną.

Dobrze sprecyzowane cele nigdy nie zawodzą.

Zawodzi ich realizacja.

Sukces to zaledwie 10% wizji, ale aż 90% realizacji!

Dobra realizacja to:

Jak osiągnąć zamierzony efekt realizacji celu?

1. Musisz skoncentrować swój czas i swoje zasoby tylko i wyłącznie na tym, co jest niezbędne do osiągnięcia pełnego sukcesu.

2. Musisz ciągle utrzymywać się w dobrej formie fizycznej i psychicznej. Bez tego nie zdołać wykrzesać w sobie ognia entuzjazmu, który pozwoli ci przejść obronną rękę przez wszystkie napotkane na swojej drodze przeszkody.

3. Otocz się ludźmi z doświadczeniem, wizją i praktycznym podejściem do rzeczywistości. Pozytywnie doświadczeni ludzie powiedzą ci, co masz zrobić, żeby coś zrobić, a nie dlaczego coś nie ma szans powodzenia.

Jak planować z wykorzystaniem narzędzi zarządzania czasem?

Zastanów się czy znasz jakieś narzędzia zarządzania czasem.

Planując swój czas potrzebujemy organizera, który ułatwi nam to zadanie

Wyboru organizera należy dokonać w zależności od sposobu zapamiętywania przez nas informacji.

Rodzaje organizerów

Jest łatwo dostępny. Niestety ciężko w nim wprowadzać zmiany. Nie ma też funkcji przypominania.

Można wybrać ich formę i postać (np. żółte karteczki lub kalendarz). Istnieje możliwość pobrania ich za darmo z internetu. Posiadają szereg funkcji.

Są poręczne. Mają funkcję zrówno dźwiękową, jak i obrazkową. Umożliwiają wprowadzanie poprawek oraz posiadają funkcję przypomnienia.

Wśród elektronicznych narzędzi zarządzania czasem znajduje się

Remember the Milk (RTM).

Nie jest to typowy kalendarz, tylko lista zadań, przydatna szczególnie dla osób, którym w ciągu dnia co chwilę pojawia się nowe zadanie - na jutro, na środę, na przyszły tydzień.

Prowadzenie narad i obrad

Narady i obrady są formą wymiany informacji między większą liczbą osób.

Narady i obrady są często najskuteczniejsza formą komunikowania się, szczególnie wtedy, gdy poszukuje się wspólnie nowych rozwiązań problemów.

Efekty narad i obrad zależą od dobrego zaplanowania, przygotowania i umiejętnego przygotowania zebrania.

O dobrym przygotowaniu narady lub obrad decyduje liczba osób biorących w nich udział.

Dużą wagę należy przywiązywać do problemów organizacyjnych. Powinny one być dokładnie przemyślane i we właściwym czasie rozwiązane.

Zarówno organizacja narad, jak i obrad skupia w sobie wiele różnych procesów, z których najważniejsze można by podsumować za pomocą dwóch słów: komunikacja i edukacja.

Przyczyny organizowania obrad i narad:

1. Rozwiązywanie problemów

2. Podejmowanie decyzji

3. Praca wytwórcza

4. Przekazywanie informacji

5. Omówienie postępu prac

Prowadzenie spotkań

1. Ustal jasny cel spotkania

2. Zadbaj o komunikację

3. Pozwól na wymianę poglądów

4. Angażuj wszystkich

5. Zapisz wnioski

Prowadzący spotkanie powinien dbać o to, żeby nie było ono monotonne. Obniża to efektywność pracy.

Koordynowanie prac

Nie wszystkie zadania musimy wykonywać sami.

Delegowanie pomaga odciążyć nas i uniknąć przepracowania.

Delegowanie jest to przekazywanie swoim podwładnym części własnej odpowiedzialności.

Zalety delegowania

1. Pomaga przełożonemu odciążyć się i zyskać czas na ważne zadania;

2. Pomaga wykorzystać widzę i doświadczenie podwładnych;

3. Rozwija inicjatywę, samodzielność i kompetencję pracowników;

4. Odciąża kanały komunikacyjne poprzez unikanie pytań zwrotnych;

5. Wpływa pozytywnie na motywację pracowników

Delegować można:

Motywacyjna funkcja delegowania

Pracownik ma także poczucie, że może się samorealizować oraz czynić ciągłe postępy w swoim rozwoju zawodowym.

Spróbuj wymienić 3 powody, dla których przełożeni nie popierają delegowania zadań?

Jak oceniasz słuszność takiego podejścia?

3 przykładowe odpowiedzi:

1. Przełożeni obawiają się, że stracą kontrolę nad przebiegiem pracy, gdy tylko wypuszczą ją z rąk;

2. Przełożeni nie mają zaufania do kompetencji i zaangażowania pracownika;

3. Przełożeni obawiają się, że stracą część swojego autorytetu, jeżeli ich dotychczasowe zadania będą wykonywane przez podwładnych.