1.Uruchamianie programu

Aby uruchomić program należy z paska zadań wybrać polecenie Start - Programy -Microsoft Excel. W oknie aplikacji pojawi się nowy pusty skoroszyt o nazwie Zeszyt1.

Skoroszyt lub zeszyt to zbiór arkuszy. Arkusz to zbiór wierszy i kolumn, obszar roboczy programu MS Excel. Komórka to miejsce przecięcia wiersza i kolumny.

2. Podstawowe elementy ekranu MS Excel

Arkusz kalkulacyjny zbudowany jest w formie tabeli, która składa sięz 65536 wierszy ponumerowanych kolejnymi liczbami (1, 2, 3,…) i 256 kolumn oznaczonych symbolami A, B, C, …, Z, AA, AB, …,IV.

Pasek menu
Pasek menu pojawia się zawsze na górze ekranu — udostępnia użytkownikowi poszczególne polecenia programu Excel. Klikniecie wybranego słowa powoduje wyświetlenie listy poleceń.

Pasek formuły
Wyświetla zawartość aktywnej komórki arkusza, jak również jej adres lub odwołanie.

Standardowy pasek narzędzi
Znajdują się na nim przyciski umożliwiające skorzystanie z podstawowych poleceń programu Excel. Podobny pasek znajduje się we wszystkich aplikacjach pakietu Office.

Pasek narzędzi formatowania
Znajdują się na nim przyciski umożliwiające skorzystanie z poleceń formatujących..

Okno skoroszytu
Okno skoroszytu jest to obszar, w którym będziesz podczas pracy z Excelem będziesz wykonywał większość operacji. Jest ono podzielone na kolumny i wiersze, na przecięciu których znajdują się poszczególne komórki. Tworząc arkusz wprowadzasz do komórek dane lub formuły.

Pasek stanu
W pasku stanu wyświetlane są różnego rodzaju informacje dotyczące bieżącego arkusza.

3. Podstawowe elementy okna skoroszytu

Wskaźnik aktywnej komórki

Wskaźnik aktywnej komórki ma postać pogrubionego, kolorowego obramowania komórki. Komórka aktywna jest to komórka, do której w danym momencie wprowadzasz dane.

Nagłówki kolumn

Są to uszeregowane alfabetycznie etykiety kolumn arkusza.

Nagłówki wierszy

Są to uszeregowane kolejno etykiety wierszy arkusza.

Karty (zakładki) arkusza

Każdy skoroszyt utworzony w programie Excel składa się z jednego lub więcej arkuszy. Zakładki pozwalają na szybkie przełączanie się pomiędzy poszczególnymi arkuszami skoroszytu. Aby skorzystać z danej zakładki, wystarczy ustawić na niej wskaźnik myszki a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki.

4. Poruszanie się po arkuszu

Za pomocą myszy

Wygląd wskaźnika myszki zależy od jego położenia w oknie Excela oraz elementu, na który wskazuje.
W oknie dokumentu wskaźnik myszki zazwyczaj przybiera postać pogrubionego znaku plus.
Jeżeli wskaźnik myszki zostanie ustawiony nad dowolną opcją menu programu to przyjmuje on dobrze znaną postać strzałki skierowanej w lewo.

Na pasku formuły albo kiedy umieścimy wskaźnik myszki nad aktualnie edytowaną komórką to przyjmie on postać litery I.

Jeżeli umieścimy wskaźnik na obrzeżu zaznaczonego obszaru, to przyjmie on postać standardowej strzałki z czterema małymi strzałkami na końcu

Wyróżniamy cztery podstawowe techniki pracy z myszką:

Wskazywanie — oznacza takie ustawianie wskaźnika myszki, w którym strzałka wskaźnika znajduje się w obszarze wskazywanego elementu

Kliknięcie — oznacza naciśnięcie i następujące po nim zwolnienie lewego bądź prawego przycisku myszki (np. w celu zaznaczenia komórki aktywnej, umiejscowienia punktu wstawiania czy wybierania przycisku na pasku zadań).

Podwójne kliknięcie — jak sama nazwa wskazuje, oznacza dwa kliknięcia następujące po sobie w szybkiej sekwencji (np. w celu otwarcia danego elementu czy zaznaczenia słowa do edycji).

Przeciąganie— oznacza wciśnięcie przycisku myszki i jego przytrzymanie przy jednoczesnym przesuwaniu myszki (np. w celu zmiany rozmiarów okna, zaznaczania wielu komórek czy rysowania różnych elementów).

Menu

Wszystkie polecenia Excela są dostępne poprzez odpowiednie menu. Excel posiada trzy rodzaje menu:

Menu personalizowane — pojawiają się tylko w menu głównym. Menu personalizowane śledzą sposób korzystania z poszczególnych poleceń i pokazują tylko najczęściej używane polecenia.

Pełne menu— pojawiają się w menu głównym po dwukrotnym kliknięciu jego nazwy, po otworzeniu menu personalizowanego i odczekaniu krótkiej chwili lub też po kliknięciu na małą podwójną strzałkę zlokalizowaną na dole każdego menu personalizowanego.

Menu podręczne —pojawia się w pobliżu wskaźnika myszki w sytuacji, kiedy klikniesz prawym przyciskiem myszki na wybranym elemencie.

Wybieranie polecenia z menu głównego

1. Ustaw wskaźnik myszki na nazwie menu, z którego chcesz wybrać dane polecenie.
2. Kliknij lewym przyciskiem myszki — na ekranie pojawi się wybrane menu
lub
Jeżeli dane polecenie znajduje się w podmenu, to kliknij na wybranym podmenu — na ekranie zostanie wyświetlone podmenu, następnie odszukaj i kliknij wybrana nazwę polecenia
3. Kliknij na wybranej nazwie polecenia

Poruszanie się po arkuszu za pomocą klawiatury

Po arkuszu można poruszać się strzałkami, a także używać klawiszy skrótów. Klawisze skrótu to kombinacje klawiszy, które pozwalają na wywołanie danego polecenia bez konieczności korzystania z menu. Przykładowo, klawiszem skrótu dla polecenia Edycja - Kopiuj jest kombinacja CTRL-C

4.Okna dialogowe

Podobnie jak większość innych aplikacji pracujących w systemie Windows, Excel do komunikacji z użytkownikiem wykorzystuje tzw. okna dialogowe.

Excel korzysta z całego szeregu różnych okien dialogowych, które można podzielić na dwie główne kategorie:

Okna dialogowe służące do wyświetlania informacji:

Okna dialogowe udostępniające szereg opcji wyboru:

Podstawowe elementy składowe okien dialogowych:

Zakładki— pojawiają się w górnej części okien dialogowych; pozwalają na przełączanie się pomiędzy poszczególnymi grupami opcji. Aby zmienić zakładkę na inną, wystarczy ustawić na niej wskaźnik myszki i kliknąć lewym przyciskiem myszki.

Pola tekstowe— pozwalają na wprowadzanie informacji z klawiatury. Aby przenieść kursor z jednego pola do drugiego możesz użyć klawisza Tab lub po prostu kliknąć kursorem myszki w nowym polu.

Pola list — udostępniają cały szereg opcji do wyboru. Jeżeli lista zawiera więcej opcji, niż może być wyświetlone jednocześnie, to posługując się paskiem przewijania możesz przejrzeć resztę opcji. Aby wybrać żądaną opcję wystarczy na niej kliknąć kursorem myszki — dana opcja zostanie podświetlona i jednocześnie pojawi się w polu tekstowym na górze pola listy.

Pola wyboru— pozwalają na włączanie bądź wyłączanie poszczególnych opcji. W celu zmiany stanu pola (włączone/wyłączone) wystarczy kliknąć na nim lewym przyciskiem myszki.

Przyciski opcji — pozwalają na wybranie tylko jednej opcji z całej grupy. Kliknij na wybranej opcji — zostanie ona zaznaczona; opcja wybrana uprzednio przestanie być aktywna.

Listy rozwijane — podobnie jak przyciski opcji, pozwalają na wybranie tylko jednej opcji z całej grupy. Lista opcji jest wyświetlana jak swego rodzaju menu z którego możesz wybrać żądaną opcję.

Obszary podglądu — umożliwiają wcześniejsze zapoznanie się z rezultatami wprowadzonych zmian, zanim użytkownik zatwierdzi wybór naciśnięciem przycisku OK.

Przyciski — pozwalają na wywoływanie innych okien dialogowych, zatwierdzanie wprowadzonych zmian i zamknięcie okna (przycisk OK), anulowanie wprowadzonych zmian i zamknięcie okna (przycisk Anuluj).

5.Przewijanie zawartości dokumentu w oknie aplikacji

Aby przewijać zawartość dokumentu w górę lub w dół wystarczy kliknąć odpowiednią strzałkę na pasku przewijania. Aby przewinąć zawartość dokumentu w dół, wystarczy kliknąć na dolnej strzałce paska przewijania.

6. Kończenie pracy w MS Excel.

Można użyć wielu sposobów:

Z menu Plik wybrać polecenia Zamknij
Kliknąć ikonę zamknij na pasku tytułowym programu
Nacisnąć kombinacje klawiszy ALT+F4
Wybrać polecenie Zamknij z menu sterowania okna programu

Spowoduje to:

Otwarte dokumenty zostają zamknięte.

Jeżeli otwarty dokument zawiera poprawki, które jeszcze nie zostały zachowane w pliku na dysku, to na ekranie pojawi się okno dialogowe, które pozwala na ich zapisanie:

Zakończenie pracy programu Excel.