wykład IV
09.11.2011
Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych określony w polityce rachunkowości
Przepisy prawa bilansowego (UoR, MSSF) dopuszczają możliwość przyjęcia przez przedsiębiorstwo zasad funkcjonowania rachunkowości według własnych koncepcji, pod warunkiem jednak, że będą one zgodne z zasadami rachunkowości określonymi w tych przepisach.
Przedsiębiorstwo musi honorować z jednej strony zasady i reguły określone w UoR, a z drugiej strony ażeby te zasady i reguły były dostosowane do wielkości i specyfikacji działalności danego przedsiębiorstwa.
UoR wyznacza tylko pewne ramy dopuszczalnych rozwiązań, spośród których podmiot dokonuje własnego wyboru.
Dokonany wybór określonych zasad i rozwiązań w zakresie rachunkowości musi być odpowiednio udokumentowany.
Istota polityki rachunkowości
Polityka rachunkowości konkretnego przedsiębiorstwa obejmuje sposoby stosowania tych spośród zasad, które w ocenie kierownictwa jednak są najbardziej odpowiednie dla przedstawienia rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji finansowej oraz rezultatów prowadzonej działalności (wyniku finansowego), w zgodzie z ogólnie akceptowanymi zasadami rachunkowości.
Polityka rachunkowości jest jednym z narzędzi realizacji założonych celów przedsiębiorstwa.
Opracowując politykę rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie wszystkich zdarzeń istotnych dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki przy zachowaniu zasady ostrożności.
Wszystkie dopuszczone przez UoR rozwiązania, które jednostka zdecyduje się stosować , muszą zostać opisane w dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.
W sprawach nieregulowanych przepisami UoR przyjmując zasady (politykę) rachunkowości jednostka może stosować krajowe standardy rachunkowości, a w przypadku braku odpowiedzi standardu krajowego – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.
Każda jednostka gospodarcza powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności dotyczące:
Określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych
Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie
Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym co najmniej:
Zakładowego planu kont, ustalającego wykaz ksiąg księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej
Wykaz ksiąg rachunkowych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych
Opisu systemu przetwarzania danych a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użycia komputera – opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur, funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji
Opisu systemu służącego ochronie danych …
Przyjęte zasady rachunkowości powinno się stosować w sposób ciągły.
Przy stosowaniu przyjętych zasad rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości.
Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacji dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć w przyszłości obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego.
Dokumentacja polityki rachunkowości obowiązuje przez okres wieloletni, ale może wystąpić konieczność jej aktualizacji, która powinna być dokonywana na bieżącą przez kierownika jednostki.
Aktualizacja często wywoływana w przypadku zmiany zasad rachunkowości przez daną jednostkę wskutek oddziaływania czynników zewnętrznych (no. Zmiana przepisów prawa, włączenie w grupę kapitałową) lub wewnętrznych (np. zmiana rodzaju działalności, zmiana systemu finansowo-księgowego).
W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia swojej sytuacji majątkowej jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego (bez względu na datę podjęcia decyzji), zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą.
Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga:
Określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe, jeżeli zostały one sporządzone za okres w którym powyższe rozwiązania uległy zmianie
Podania w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, przyczyny tych zmian oraz określenia liczbowo ich wpływu na wynik finansowy
Zapewnienia porównywalności danych sprawozdania finansowego dotyczącego roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian.
Za opracowanie i aktualizację polityki rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.
Opracowana dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości firmy jest zazwyczaj przedmiotem badania przez biegłych rewidentów, którzy sprawdzają czy jest ona zgodna z UoR.
Ponadto UoR zawiera polecenie ujawnienia przyjętej polityki rachunkowości w formie publikacji, stanowiącej element ogłoszonego przez jednostkę rocznego sprawozdania finansowego.
Zakładowy plan kont
Zakładowy plan kont jest istotnym elementem dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Każde konto księgowe, będące podstawowym urządzeniem umożliwiającym rejestrację jednorodnych zdarzeń gospodarczych, wymaga przypisania mu odpowiedniej nazwy, a tym samym treści ekonomicznej zgrupowanych na tym koncie operacji.
Ponieważ każde przedsiębiorstwo ma swoją charakterystyczną strukturę organizacyjną oraz wynikające z niej własne potrzeby informacyjne, ważne jest, aby zakładowy plan kont był sporządzany z odpowiednią dokładnością.
Konstruując zakładowy plan kont, jednostka musi kierować się przepisami UoR, przepisami podatkowymi oraz mieć na uwadze wszelkie potrzeby informacyjne otoczenia.
Zakładowy plan kont powinien obejmować następujące zagadnienia:
Wykaz kont księgi głównej
Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych
Zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej.
Wykaz kont księgi głównej zawiera nazwy i symbole liczbowe kont syntetycznych, na których dany podmiot prowadzi ewidencję operacji gospodarczych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. UoR nie określa ani nazw, ani symboli kont księgi głównej, dając podmiotowi swobodę w tym zakresie.
Przepisy i regulacje odnoszące się do zasad konstrukcji zakładowego planu kont są bardzo elastyczne.
Przepisy umożliwiają jednostce zwiększanie bądź zmniejszanie liczby szczególnych kont syntetycznych poprzez dzielenie lub łączenie kont zakładowego planu kont. Dzięki temu, gromadzone na kontach informacje są odpowiednio dostosowane do potrzeb konkretnego podmiotu.
Konstrukcja zakładowego planu kont może zostać zlecona księgowym zatrudnionym w danym przedsiębiorstwie, bądź innym specjalistom spoza firmy, którzy posiadają odpowiednie kompetencje w tym zakresie.
Aby ułatwić przedsiębiorstwom opracowanie zakładowego planu kont pomocny może okazać się wzorcowy plan kont stanowiący zbór profesjonalnie opracowanych propozycji.
W opracowanym Zakładowym Planie Kont muszą się również znaleźć przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, czyli grupowania i księgowania operacji gospodarczych na kontach księgi głównej.
W praktyce księgowej określa się te zasady w postaci tzw. komentarza do poszczególnych kont. Komentarz w formie opisowej, podaje które grupy operacji gospodarczych będą ujmowane na danym koncie, po której stronie konta będą one księgowane, z jednoczesnym podaniem kont korespondujących (przeciwstawnych).
W ramach Zakładowego Planu Kont należy również określić dla jakich składników aktywów i pasywów będą prowadzone księgi pomocnicze (konta analityczne) oraz w jaki sposób będą one powiązane z kontami księgi głównej.
Konieczne jest prowadzenie kont pomocniczych dla środków trwałych, rozrachunków, operacji zakupu i sprzedaży, dla kosztów, a także dla innych istotnych dla jednostki składników majątku.
W ramach zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych występuje możliwość wyboru jednej z metod prowadzenia tych ksiąg dla danego składnika majątkowego, w postaci:
Ewidencji ilościowej
Ewidencji ilościowo-wartościowej
Ewidencji wartościowej