POLITECHNIKA OPOLSKA

INFORMATYKA II

INŻYNIERIA OPROGRAMOWANIA

Adam Czech

Modelowanie biznesowe

na przykładzie

firmie wynajmującej samochody „Car 4 you”

1.Opis procesów biznesowych

Firma „Car 4 you”, to firma wynajmująca samochody, istnieje na rynku od kilku lat. Przez ten czas wyrobiła sobie wśród klientów opinie dobrze działającej i stabilnej firmy, co pozwoliło jej zapewnić sobie pewną pozycję na ryku usług samochodowych i stworzyć sieć salonów wynajmujących samochody . Aby firma działała jeszcze sprawniej wyposażenie jej w odpowiedni program jest konieczne. Program powinien ułatwić prace i między innymi w zakresie:

• prowadzenia bazy danych (dane klientów, marki i modele samochodów, miejscowości wypożyczenia i odstawienia samochodów, daty ubezpieczeń samochodów i terminy przeglądów technicznych, stan samochodów)

• prowadzenia sekretariatu (korespondencja, terminarze spotkań itp.)

• prowadzenia księgowości (księgi przychodów i rozchodów, bilanse, księgi handlowe)

• obsługi sprzedaży usług (wystawianie rachunków i faktu, rozliczanie się z warsztatami samochodowymi w wypadku napraw)

Funkcjonowanie firmy opiera się na segmentach:

1. Organizowanie zakupu nowego pojazdu

2. Organizowanie wynajęcia pojazdu

3. Organizowanie remontu oraz konserwacji pojazdów

Pragnąc osiągnąć wyższą jakość oferowanych usług, staramy się wychodzić klientom naprzeciw takimi środkami jak Biuro Obsługi Klienta w którym czynności wynajęcia samochodu są skracane do minimum lub możliwość wynajęcia samochodu przez internet lub telefonicznie, z możliwością dostarczenia pojazdu w wyznaczone przez klienta miejsce.

W Biurze Obsługi Klienta, czyli w miejscu zawierania i rozliczania transakcji, program komputerowy powinien pozwolić na wystawienie faktury, rachunku, otwierania zleceń, prezentację cenników oraz przygotowanie wstępnych kosztów wypożyczenia samochodu. Program powinien mieć także dostęp do archiwum, bazy danych samochodów i karty sprawności pojazdu. Dzięki temu byłby dostęp do danych jak często klient wynajmuje samochód czy samochody są sprawne i przystosowane do wyjazdu na drogę. Utworzenie bazy pozwoli na uniknięcie problemów związanych z nieporozumieniami z klientami firmy. Możliwe byłoby także prowadzenie danych o stanie technicznym pojazdu i jeśli wystąpiłaby taka konieczność oddać samochód do serwisu lub zakupienie nowego pojazdu.

ORGANIZOWANIE ZAKUPU NOWEGO POJAZDU

Opracowanie zapotrzebowania na zakup pojazdu, czy sprawdzenie stanu technicznego posiadanych pojazdów i stwierdzenie czy potrzebne są nowe jednostki w flocie. Jeżeli takie zapotrzebowanie istnieje, musi zostać ogłoszony przetarg na zakup nowych samochodów. Przyjęcie zgłoszeń firm oferujących sprzedaż samochodów i wybór z nich najlepszej dla naszej firmy nie tylko pod względem finansowych ale również prędkością wykonania zamówienia jak i dostęp do części zastępczych i serwisu. Po wyborze najlepszej oferty następuje podpisanie umowy na zakup, jak złożenie zaliczki. Po wykonaniu przez oferenta zamówienia następuje przyjęcie zakupionych pojazdów, co oznacza sprawdzenie dostarczonych samochodów. Jeżeli wszystko zostanie zatwierdzone następuje wystawienie faktury za zakup samochodów i przekazanie jej do zaksięgowania. Sporządzenie protokołu przejęcia pojazdu. Po załatwieniu wszystkich formalności z firmą która sprzedaje samochody następuje przygotowanie zakupionych pojazdów do użytkowania czyli wystawienie karty pojazdu, zarejestrowanie samochodu w miejscowym urzędzie jak również uiszczenie opłat wynikających z kosztami tablic rejestracyjnych. Zgłoszenie pojazdu do użytkowania.

ORGANIZOWANIE WYNAJĘCIA POJAZDÓW

Przyjęcie zgłoszenia od klienta w Biurze Obsługi Klienta, internetowo bądź telefonicznie. W przypadku zgłoszenia internetowego wykonywany jest telefon potwierdzający chęć wynajmu samochodu. Po potwierdzeniu zamówienia informacje zawarte w kwestionariuszu internetowym wystarczą do zrealizowania zamówienia i wysłania wiadomości o gotowości pojazdu do odbioru osobistego bądź dostarczenia go w wybrane przez klienta miejsce. Natomiast gdy zamówienie następuje osobiście lub telefonicznie wszystkie szczegóły typu model, marka, ilość miejsc w samochodzie oraz wszystkie potrzebne dane są pobierane bezpośrednio od klienta, również w przypadku telefonicznego złożenia zamówienia klient może zdecydować czy samochód ma zostać dostarczony w jakieś szczególne miejsce. Jednakże przy osobistym złożeniu zamówienia w Biurze Obsługi Klienta samochód zostaje przygotowywany od razu i klient może od razu wyjechać wypożyczonym samochodem. Oczywiście podczas wszystkich rodzai zamówień zostaje określona kwota wynajmu jak i daty, początku i końca, wynajmu. Na życzenie klienta zostanie wystawiona faktura lub paragon, klient zobowiązany jest również na pozostawienie pewnej kwoty w depozycie co jest formą zabezpieczenia dla naszej firmy gdyby samochód został uszkodzony lub zdewastowany. Po uiszczeniu depozytu i kwoty za dni wynajmu, samochód zostaje przekazany klientowi.

ORGANIZOWANIE REMONTU I KONSERWACJI POJAZDÓW

Po każdym miesiącu samochody firmy zostają sprawdzane pod kątem usterek technicznych, jak również zadrapań lakieru, wgnieceń karoserii i sprawdzenie wnętrza pojazdu w poszukiwaniu przetarć dziur lub jakiegokolwiek widocznego zmęczenia materiału. Jeżeli jakiekolwiek usterki techniczne, bądź skazy w karoserii i wnętrzu zostaną odkryte samochody zostają przewiezione do serwisu który został wskazany w umowie kupna z firmą która wygrała przetarg. Wystawienie faktury przez serwis za naprawy. Uregulowanie kosztów naprawy widniejące na fakturze wystawionej przez serwis. Co 6 miesięcy samochody zostają oddane do serwisu na wymianę płynów, tarcz hamulcowych i klocków, jak również sprawdzenie dokładne czy aby nie pojawiły się jakieś przecieki których nie wiedziano podczas wcześniejszych kontroli.

2.Specyfikacje procesów

1. Organizowanie zakupu nowych pojazdów

   1. Opracowanie zapotrzebowania na zakup pojazdów

   2. Przygotowanie przetargu na zakup

   3. Wyłonienie zwycięzcy przetargu

   4. Zakup pojazdów

2. Przyjęcie zakupionych pojazdów

   1. Sprawdzenie dostarczonych pojazdów

   2. Przekazanie faktury zakupu pojazdów do zaksięgowania

   3. Sporządzenie protokołu przejęcia pojazdów

3. Przygotowanie nowych pojazdów do użytkowania

   1. Wystawienie karty pojazdów

   2. Zarejestrowanie pojazdów w urzędzie komunikacji

   3. Zgłoszenie pojazdów do oznakowania

   4. Uiszczenie opłat związanych z rejestracją i otrzymaniu tablic rejestracyjnych

   5. Oddanie samochodów do użytkowania

4. Organizowanie wynajęcia pojazdów

   1. Przyjęcie zgłoszenia klienta w Biurze Obsługi Klienta, internetowo lub telefonicznie

   2. Określenie wymagań klienta

   3. Określenie daty wynajmu

   4. Określenie kwoty wynajmu

   5. Sprawdzenie czy firma posiada samochód zgodny z wymaganiami klienta

   6. Przygotowanie samochodu zgodnie z wymaganiami klienta

   7. Wystawienie faktury

   8. Uiszczenie opłaty przez klienta wraz z depozytem

   9. Wypożyczenie samochodu

5. Organizowanie remontu oraz konserwacji pojazdów

   1. Analiza zużycia samochodów

   2. Comiesięczne oględziny floty przez pracowników firmy odpowiedzialnych za samochody

   3. Oddanie samochodu do serwisu jeżeli jest taka konieczność

   4. Co półroczne oddanie samochodów do serwisu samochodowego

   5. Wystawienie przez serwis faktury za konieczne naprawy

   6. Zapłacenie wystawionej faktury

3. Słownik systemu

KLIENT	Składa zlecenie wynajmu pojazdu
PRZEDSTAWICIEL ZAKŁADU	Osoba uprawniona do przyjmowania zleceń i wydawaniu pojazdu klientom.
SERWISANT	Osoba wyznaczona do dokonywania comiesięcznych oględzin pojazdów i jeśli zaistnieje potrzeba zgłoszenie usterek i przewiezienie samochodu do serwisu samochodowego.
ZLECENIE WSTĘPNE	Dokument zawierający informacje o chęci wynajęcia pojazdu.
ZLECENIE	Dokument zawierający informacje o rodzaju i okresu wynajmu samochodu.
KARTA KLIENTA	Zawiera następujące dane: w przypadku osoby fizycznej: imię nazwisko adres zamieszkania: miejscowość kod pocztowy ulica numer domu/bloku mieszkania numer dowodu osobistego numer PESEL numer NIP telefon komórkowy telefon stacjonarny adres e-mail numer identyfikacyjny karty klienta w przypadku firmy: nazwa firmy adres firmy/adres korespondencyjny miejscowość kod pocztowy ulica numer domu/bloku numer mieszkania numer NIP numer REGON telefon komórkowy telefon stacjonarny adres e-mail numer identyfikacyjny karty klienta
PARKING SAMOCHODOWY	Miejsce, w którym samochody czekają na wynajęcie. Jest to plac na terenie zakładu, ogrodzony, zamknięty i chroniony.
KLIENT PIERWOTNY	Klient składający zlecenie po raz pierwszy.
SAMOCHÓD PIERWOTNY	Samochód który został właśnie zakupiony i nie był jeszcze wypożyczony.
KARTA POJAZDU	Zawiera następujące dane: dane samochodu marka samochodu model samochodu typ pojazdu numer rejestracyjny pojemność skokowa silnika wskazanie licznika przejechanych kilometrów moc silnika numer identyfikacyjny życiorys techniczny samochodu szczegółowy opis przeprowadzonych napraw jaki serwis samochodowy wykonał naprawy data wykonanych napraw czas pobytu samochodu w warsztacie koszt wykonanych usług numer identyfikacyjny w książce pojazdu
RACHUNEK	Zaświadczenie o wypożyczeniu samochodu. Zawiera informacje o cenie wypożyczenia pojazdu.
WYPOŻYCZONY POJAZD	Pojazd, który został wydany klientowi i w danym czasie nie jest dostępny dla innych klientów.
PRZEDŁUŻENIE ZLECENIENIA	Informacja od strony klienta o przedłużeniu wynajmu.
KIEROWCA	Osoba zatrudniona w firmie, która dowozi samochody w wyznaczone przez klienta miejsce.
OCHRONA	Osoby zatrudnione do ochrony parkingu, na który stoją nie wypożyczone samochody.
KSIĘGOWY/WA	Osoba zatrudniona w firmie zajmująca się finansami firmy, księgowaniem rachunków i faktur.
FAKTURA	Zawierająca: dane identyfikacyjne dokumentu numer faktury data wystawienia faktury strony wynajmujące sprzedawca nabywca dane do rozliczenia obowiązujących podatków podsumowanie cyframi słownie informacje o uzgodnionych terminach i formie zapłaty informacje dodatkowe sposób odbioru miejsce dostawy
KWESTIONARIUSZ INTERNETOWY	Zwierający; dla osób fizycznych imię nazwisko adres zamieszkania miejscowość kod pocztowy ulica numer domu/bloku numer mieszkania numer dowodu osobistego numer PESEL numer NIP telefon stacjonarny telefon komórkowy adres e-mail sposób zapłaty sposób odbioru samochodu w przypadku dowozu samochodu miejscowość ulica numer domu/bloku numer mieszkania dla firm: nazwa firmy adres firmy miejscowość kod pocztowy ulica numer domu/bloku numer mieszkania numer NIP numer REGON telefon stacjonarny telefon komórkowy adres e-mail sposób zapłaty sposób odbioru samochodu w przypadku dowozu samochodu do klienta miejscowość kod pocztowy ulica numer domu/bloku numer mieszkania

1. Diagram DFD

   1. Procesy ogólne

2. Organizowanie zakupu nowych pojazdów

3. Przyjęcie zakupionych pojazdów

4. Przygotowanie nowy pojazdów do użytkowania

5. Organizowanie wynajęcia pojazdu

6. Organizowanie remontu oraz konserwacji pojazdu

1. Opis funkcjonowania systemu informatycznego oraz wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne

Zaprojektowany system informatyczny dla wypożyczalni ułatwia i przyśpiesza obsługę klientów, poprawia działanie księgowości w firmie oraz unowocześnia standardy. Klient składający zlecenie może wybrać z zaprezentowanego asortymentu, a jego dane są na bieżąco aktualizowane w karcie klienta. Program generuje szkic umowy, faktury i potwierdzenia zaliczek. Baza danych przechowuje informacje o przeprowadzonych zleceniach, asortymencie i klientach. Dzięki systemowi informatycznemu firma prezentuje się nowocześnie i bardzo ułatwia klientowi korzystanie ze swych usług.

1. Wymagania funkcjonalne

Definiując, są to wymagania wpływające na funkcjonalność w działaniu systemu. Z założenia zaprojektowany system ma za zadanie usprawnić oraz zautomatyzować działanie wypożyczalni. System odpowiada za przyjmowanie zleceń. Dzięki interfejsowi graficznemu, klient ma możliwość złożenia i sprecyzowania zamówienia. Podczas tej czynności system ma za zadanie przedstawić aktualnie dostępny asortyment wypożyczalni wraz z jego cechami, dla przykładu ilość spalanej benzyny przez wypożyczany samochód, ilość osób które mogą jeździć samochodem. System zweryfikuje, czy wymagany asortyment znajduje się aktualnie na stanie, czy trzeba klienta skierować do sąsiedniej placówki. Po dokonaniu zamówienia, system ma za zadanie sprawdzić dane klienta w bazie danych. Jeśli klient jest niezarejestrowany czyli korzysta z usług firmy pierwszy raz, zostaje założona jego kartka klienta w bazie danych systemu. Po wykonanej usłudze system generuje fakturę dla klienta. Na takie główne wymagania funkcjonalne kładziony jest nacisk przy kontakcie z klientem. W pozostałych dziedzinach firmy system musi odpowiadać za takie funkcje jak zbieranie danych o przeprowadzonych zleceniach, aktualizacja danych w bazie kart klientów oraz dopisywanie terminów przeglądów technicznych asortymentu w firmie. System ma za zadanie porządkować sprawy zamówień czyli segregować zamówienia wykonane i bieżące. Karty klientów muszą być na bieżąco aktualizowane przy nowych zleceniach lub ewentualnych problemach z płatnością lub uszkodzeniem wypożyczonego pojazdu przez klienta. System ma obowiązek przypominać o mijających terminach przeglądów technicznych asortymentu w danych placówkach dzięki czemu samochody będą zawsze najwyższej jakości pod względem technicznym. Pracownicy parkingu mają możliwość wprowadzać dane o stanie technicznym pojazdów. Do danych o klientach, asortymencie i zleceniach dostęp mają pracownicy rezydujący w biurze obsługi klienta. Za cały system odpowiada administrator systemu informatycznego który ma dostęp do wszystkich informacji. Podsumowując, główne wymagania funkcjonalne dla systemu to:

W strefie odpowiedzialnej za kontakt z klientem:

• przyjmowanie zleceń,

• prezentacja asortymentu wraz z przydatnymi jego cechami,

• weryfikacja zlecenia pod względem dostępności asortymentu,

• wyszukiwanie asortymentu dostępnego w innej placówce,

• generowanie szkicu umowy,

• generowanie faktury i jej wydruk.

W strefie odpowiedzialnej za pracę biura obsługi klientów i księgowości:

• gromadzenie danych o kliencie w jego karcie klienta,

• gromadzenie danych dotyczących przeprowadzonych zleceń,

• segregacja zleceń wykonanych i bieżących.

W strefie odpowiedzialnej za pracę parkingu:

• aktualizowanie informacji o stanie technicznym samochodów,

• przypominanie o datach przeglądów technicznych.

1.2. Wymagania niefunkcjonalne

Własności i ograniczenia systemu poza jego głównymi funkcjami. Wymagania niefunkcjonalne zostały zawarte w poszczególnych kategoriach:

• efektywności,

• współpracy,

• zabezpieczeń,

• mobilności,

• pamięciowych,

• prawnych.

Pierwsza kategoria czyli efektywność opiera się na zachowaniu odpowiedniego stosunku między wizerunkiem systemu, a jego kosztami. System powinien charakteryzować się stosunkowo prostym interfejsem graficznym, jednak dającym duże możliwości wyszukującemu asortymentu klientowi. Klient mógłby przeglądać dostępną gammę pojazdów do wypożyczenia i na bieżąco edytować swoje zamówienie. Interfejs ten nie powinien jednak posiadać wygórowanych wymagań sprzętowych, a co za tym idzie, sprzęt potrzebny do obsługi systemu mógłby być stosunkowo tani.

Kategoria współpracy zapewnia połączenie z poziomu aplikacji wszystkich placówek w jedną sieć. Placówki muszą mieć wgląd w aktualnie dostępny asortyment, podczas wyszukiwania go przez klienta. Zachowując niewielki koszt tych operacji, współpraca między placówkami zapewnia maksymalny poziom bieżącego zaopatrzenia. Usprawnia to działanie i współpracę wszystkich placówek firmy bez względu na oddalenie się ich od siebie.

Firma bardzo duży nacisk kładzie na ochronę danych osobowych klientów, jak i wszystkich danych firmowych. W związku z tym, system informatyczny powinien być wyposażony w nowoczesne środki ochrony antywirusowej aktualizowane regularnie. Stałe połączenie z siecią Internet zawsze wiąże się z zagrożeniem płynącym z ataków hakerów lub wirusów. Zastosowane środki ostrożności takie jak skanery antywirusowe działające bez przerwy w tle systemu, zapewniają bezpieczeństwo klientowi, jego danym oraz danym firmy.

Kategoria mobilności opiera się głównie na tym, aby zapewnić dostęp do systemu z wielu różnych miejsc. Klient może wysłać zamówienie korzystając zarówno z interfejsu na stronie internetowej firmy, jak i na miejscu, w biurze obsługi klienta. Pracownicy parkingu wyposażeni są w specjalne terminale, dzięki którym na bieżąco wprowadzają dane o stanie technicznym pojazdów do bazy danych asortymentu. Terminale korzystają ze stałego połączenia bezprzewodowego z siecią w firmie. Ułatwia i usprawnia to pracę ludzi na parkingach.

Dla bezpieczeństwa danych zachowywanych w pamięci systemu, wymaga się aby sporządzał on okresowe kopie zapasowe, które można przechowywać na przenośnych nośnikach zewnętrznych. Dostęp do tych danych posiadają tylko wytypowane do tego osoby w firmie, a autoryzacja praw następuje po podaniu hasła dostępu. Zapewnia to pełne bezpieczeństwo oraz brak utraty danych systemu nawet w wypadku chwilowej niedyspozycji samej aplikacji.

Sprawa kategorii prawnej określa, iż system jako aplikacja autorska jest własnością firmy. Jest zarejestrowany i generowane przez niego faktury mają pokrycie prawne. Klient jest prawnie zobowiązany po podpisaniu wygenerowanej umowy z firmą.

Diagram DPU

1. Diagram przykładów użycia

Diagram przedstawia wspólne wymagania funkcjonalne.

Diagram przedstawia wymagania pracownika BOK

Diagram przedstawia wymagania pracownika parkingu

1. Diagram klas

2. Przykładowy Diagram Klas

1. Diagram sekwencji – jest drugim typem diagramu interakcji. Diagram sekwencji posiada dwa wymiary: pionowy – reprezentujący czas, oraz poziomy – reprezentujący obiekty.

• Kupno pojazdów

• Wynajem pojazdu

• Realizacja zamówienia

1. Diagram stanów